Tổ chức và hoạt động của văn phòngtổng công ty xây dựng công trình giao thông 8 Văn phòng là một bộ phận của Hành chính học. Nó nghiên cứu về tổ chức hoạt động của một bộ phận công việc quan trọng trong công sở Nhà nớc và các cơ quan Nhà nớc. Tổ chức tốt hoạt động của văn phòng sẽ tạo đợc trình độ, năng lực của các công sở và giải quyết tốt quan hệ giữa công sở và công chức. Văn phòng là bộ phận tổng hợp giúp thủ trởng, ban lãnh đạo thực hiện chức năng, nhiệm vụ và điều hành công việc của cơ quan, tổ chức; trực tiếp thực hiện các nghiệp vụ hành chính trong cơ quan, đơn vị. I. Chức năng nhiệm vụ của văn phòng tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8 Căn cứ thông t số 04/1998/TB-BLĐTBXH ngày 04 tháng 4 năm 1998 của Bộ Lao động Thơng binh và Xã hội hớng dẫn xây dựng tiêu chuẩn và thi nâng ngạch viên chức chuyên môn nghiệp vụ trong doanh nghiệp nhà nớc kèm theo bản tiêu chuẩn viên chức chuyên môn nghiệp vụ dùng để xây dựng tiêu chuẩn các chức danh viên chức. Căn cứ điều lệ tổ chức và hoạt động của Tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8 theo quyết định số 2667/QĐ-TCCB-LĐ ngày 7 tháng 10 năm 1996 của bộ trởng Bộ Giao thông Vận tải và hớng dẫn số 277VB/TCCB-LĐ ngày 9 tháng 6 năm 1999 của Tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8. Văn phòng của Tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8 xây dựng chức năng, nhiệm vụ, tiêu chuẩn viên chức và định biên trình chủ tịch hội đồng quản trị và Tổng giám đốc duyệt nh sau: 1. Chức năng: Văn phòng Tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8 có chức năng tham mu giúp việc cho hội đồng quản trị và Tổng giám đốc trong quản lý, điều hành công việc về các mặt cụ thể sau: - Tổng hợp tình hình chung của các đơn vị trực thuộc để báo cáo với lãnh đạo Tổng công ty chỉ đạo quản lý, điều hành mọi công việc của Tổng công ty. - Tổ chức các cuộc hội nghị của Tổng công ty các ngày lễ lớn của Tổng công ty, các cuộc ký kết các hợp đồng trong và ngoài nớc, tổ chức các lễ khởi công, động thổ, khánh thành các dự án, mời và đón tiếp khách trong nớc và ngoài nớc dự các hội nghị và ngày lễ trên của Tổng công ty. Giải quyết công việc đối nội và đối ngoại của Tổng công ty. - Tổ chức quản lý hành chính từ Tổng công ty đến các công ty đơn vị trực thuộc. - Quản lý công văn bản đi, đến và hồ sơ lu trữ tài liệu theo chức năng ngành dọc căn cứ theo điều lệ văn th lu trữ của nhà nớc và pháp lệnh lu trữ quốc gia. - Thừa lệnh Tổng giám đốc ký sao lục các văn bản pháp quy của nhà nớc có liên quan đến việc điều hành công việc của Tổng công ty, giải quyết cấp giấy tờ nối trên. - Tổ chức, quản lý mạng lới thông tin liên lạc toàn Tổng công ty. - Tổ chức chỉ đạo công tác y tế của Tổng công ty, phòng bệnh chăm sóc sức khoẻ ban đầu cho CBCNV và chỉ đạo theo ngành dọc của tổ chức y tế. - Tham mu cho lãnh đạo Tổng công ty và thủ trởng cơ quan để giải quyết công tác trong cơ quan nh sau: - Tổ chức thờng trực và bảo vệ cơ quan giữ vững an toàn trật tự và an ninh trong cơ quan, đảm bảo cho cơ quan làm việc đợc duy trì. - Quản lý và tổ chức bố trí sắp xếp lái xe phục vụ tốt công tác cho lãnh đạo và các phòng đi công tác. - Nghiên cứu bố trí sắp xếp nơi làm việc trong cơ quan. 2. Nhiệm vụ Nhiệm vụ chính của văn phòng tổng công ty gồm: - Theo dõi Tổng hợp mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng công ty hàng tháng, hàng quý hàng năm.Vào ngày cuối tháng nhận báo cáo của các công ty, đơn vị trực thuộc về các lĩnh vực : - Thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh - Tình hình hoạt động chung của đơn vị. - Những vớng mắc và đề nghị với tổng công ty giúp đỡ,giải quyết Đầu tháng trình những vấn đề lên chủ tịch hội đồng quản trị và Tổng giám đốc giải quyết. - Xây dựng lịch làm việc hàng tuần của Chủ tịch HĐQT và Tổng giám đốc. - Thông báo và mời dự hội nghị sơ tổng kết các cuộc giao ban và họp đột xuất của lãnh đạo Tổng công ty.Tham gia và ghi chép biên bản các cuộc họp giao ban của HĐQT, của Tổng giám đốc, thông báo kết luận những vấn đề quan trọng của HĐQT,của Tổng giám đốc để các bộ phận có liên quan thực hiện. - Các cuộc họp hoặc tập huấn chuyên đề do các phòng chức năng tổ chức phải đợc lãnh đạo tổng công ty duyệt và đồng ý và văn phòng thông báo mời các thành phần dự họp. - Lập dự toán và thuê mớn hội trờng,địa điểm để tổ chức các cuộc hội nghị, các ngày lễ lớn của tổng công ty, và ký kết hợp đồng dự án, lễ khởi công động thổ và lễ khánh thành dự án. - Tiếp nhận công văn giấy tờ ở các nơi gửi đến, căn cứ theo tính chất các loại công văn trình lãnh đạo Tổng công ty rồi tiếp nhận lại sau khi có ý kiến giải quyết của lãnh đạo để phân phối cho các phòng nghiệp vụ đảm bảo chính xác, kịp thời, nhanh chóng. - Theo dõi, đôn đốc giải quyết công văn giấy tờ gửi đi, có biện pháp giúp lãnh đạo Tổng công ty và các phòng nghiệp vụ giải quyết tốt công văn giấy tờ đảm bảo tính thơì gian và đúng với qui định,thủ tục nguyên tắc hành chính. Phát hiện và có biện pháp uốn nắn kịp thời những trờng hợp sai sót. Tất cả công văn đi do thủ tr- ởng, phó thủ trởng cơ quan ký đều phải đợc chánh, phó văn phòng xem xét về các mặt thủ tục, thể thức trớc khi đa ký và đa gửi (Điều 11 - Điều lệ về công văn giấy tờ, công tác lu trữ). - Nhận các bản thảo công văn của các phòng nghiệp vụ lý duyệt cho đánh máy và photocopy. Chỉ giải quyết cho đánh máy và photocopy các bản thảo có chữ ký mũi của các đồng chí lãnh đạo phòng và đã đợc lãnh đạo Tổng công ty duyệt phê chuẩn. - Tiếp nhận công văn hồ sơ lu trữ của các đơn vị trong toàn Tổng công ty. H- ớng dẫn chỉ đạo các đơn vị trực thuộc Tổng công ty về mặt nghiệp vụ văn th lu trữ. - Quản lý tốt giấy giới thiệu, giấy đi đờng và các giấy tờ công văn khác thuộc phạm vi văn bản pháp qui của nhà nớc. - Quản lý sử dụng các loại con dấu của Tổng công ty theo đúng chế độ và điều lệ của văn th lu trữ và nghị định 62 của chính phủ. - Sao chép lại các văn bản pháp qui của nhà nớc có liên quan đến Tổng công ty để hớng dẫn các công ty đơn vị thực hiện. - Quản lý nhà nớc, tài sản của cơ quan bao gồm những trang thiết bị phục vụ làm việc sinh hoạt trong cơ quan. - Có kế hoạch sửa chữa nhà cửa, bàn ghế, tủ, máy điều hoà, máy vi tính, xe ô tô, nớc trong cơ quan. Trang bị mua sắm thay thế bàn ghế tủ đã h hỏng. - Lập kế hoạch dự toán chi tiêu hàng năm cho cơ quan bao gồm chi tiêu trong các cuộc hội nghị, tiếp khách, mua sắm trang thiết bị cho cơ quan và sửa chữa lớn cho cơ quan hàng năm, hàng quý và đột xuất. - Ký kết các hợp đồng sửa chữa cải tạo nhà làm việc, ô tô con, thuê mớn hội trờng, địa điểm phục vụ cho hội nghị và các lễ lớn. - Đảm bảo thông tin liên lạc kịp thời chính xác, bí mật giữa Tổng công ty với các chúng tôi đơn vị trực thuộc để giúp cho lãnh đạo Tổng công ty chỉ đạo điều hành sản xuất kinh doanh đợc kịp thời, hớng dẫn về mặt nghiệp vụ cho các đơn vị trực thuộc về quản lý, sử dụng mạng vô tuyến điện. -Theo dõi và quản lý Fax đi, đến của Tổng công ty. -Quan hệ với các cơ quan:trung tâm tần số, tổng cục bu điện, Bộ Nội vụ(A22) để in phép, gia hạn giấy phép và quản lý thông tin liên lạc từ tổng công ty đến các công ty đơn vi trực thuộc. - Có kế hoạch chỉ đạo công tác y tế của Tổng công ty.Theo dõi và thông báo kịp thời các đợt dịch bệnh phát sinh để chỉ đạo các đơn vị phòng chống dịch bệnh, vệ sinh môi trờng,giải quyết tốt bệnh nghề nghiệp, bệnh xã hội.Theo dõi và chăm sóc sức khoẻ cho cán bộ công nhân viên cơ quan. - Làm tốt công tác thờng trực và bảo vệ cơ quan. Quản lý và theo dõi,phân loại khách đến làm việc với lãnh đạo Tổng công ty và các phòng chức năng, các cơ quan đoàn thể của Tổng công ty - Tuần tra kiểm soát để giữ vững an ninh, trật tự an toàn xã hội và phòng chống hoả hoạn, các tệ nạn cờ bạc, rợu chè trong cơ quan. - Quản lý tốt xe ô tô con của văn phòng Tổng công ty. Bố trí sắp xếp phơng tiện ô tô phục vụ cho lãnh đạo và các cơ quan đoàn thể, các phòng chức năng nghiệp vụ đi công tác đợc kịp thời. - Sửa chữa xe ô tô, điện, nớc trong cơ quan kịp thời đáp ứng cho làm việc trong ngày của cơ quan. Phục vụ video cho các cuộc hội nghị, ngày lễ của Tổng công ty. - Đảm bảo vệ sinh khu vực cơ quan sạch sẽ, đáp ứng cho những hoạt động cơ quan. Ii. Thực trạng văn phòng ở tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8 1. Công tác nhân sự và hoạt động của văn phòng của TC.TY xây dựng công trình giao thông 8. Với chức năng là bộ phận tham mu giúp việc cho Tổng giám đốc, văn phòng đã luôn thực hiện đầy đủ,chính xác và kịp thời các nhiệm vụ mà cấp trên giao phó, truyền đạt những chủ trơng chính xác của Đảng và Nhà nớc theo đúng chính sách nhiệm vụ đợc giao. Bộ máy tổ chức hành chính của văn phòng TC.TY đã căn cứ và khối lợng và độ phức tạp của công việc, cho nên, cán bộ công nhân viên văn phòng đợc định biên là 22 ngời với 9 bộ phận. *Chánh văn phòng (một ngời) có nhiệm vụ sau : - Tổ chức đôn đốc, kiẻm tra giám sát và quản lý các bộ phận của cấp dới, tham gia công tác tại bộ phận tổng hợp, giúp lãnh đạo tổng hợp,xây dựng các đề án, kế hoạch sản xuất, kế hoạch đầu t chiều sâu, tái sản xuất mở rộng theo hớng phát triển của TC.TY theo từng thời kỳ. - Viết các báo cáo tổng kết, chuẩn bị nội dung cho lãnh đạo họp, dự hội nghị, tổ chức các cuộc họp tổng kết, hội nghị, khách hàng, phối hợp các công đoàn tổ chức, đại hội công nhân viên chức hàng năm. Trên cơ sở tổng hợp ý kiến của các đơn vị chức năng, giúp lãnh đạo xây dựng các đề án tổ chức,lập kế hoạch xây dựng cơ bản trình lãnh đạo duỵêt. *Phó văn phòng (một ngời) có nhiệm vụ : - Giúp chánh văn phòng để hoàn thành nhiệm vụ chung của văn phòng thay mặt chách văn phòng giải quyết điều hành công việc chung của văn phòng khi chánh văn phòng đi vắng. -Chủ trì nghiên cứu, đề xuất và tổ chức thực hiện các công việc đợc phân công. -Tổ chức thực hiện, hớng dẫn, theo dõi, kiểm tra nghiệp vụ và đề xuất những biện pháp chỉ đạo, uốn nắn những sai lệch trong việc thực hiện nhiệm vụ đợc giao. - Trực tiếp phụ trách mạng lới y tế có kế hoạch chỉ đạo công tác y tế từ TC.TY tới các đơn vị trực thuộc và theo ngành dọc của y tế. -Hợp đồng thuê mớn nhân công ngắn hạn phục vụ cho công tác đột xuất của cơ quan; thuê hội trờng phục vụ cho hội nghị tổng kết và chuyên đề của TC.TY, cùng chánh văn phòng tổ chức các lễ động thổ khởi công và khánh thành các dự án của TC.TY. -Xây dựng các nguyên tác phối hợp công tác giữa các bộ phận trong văn phòng. *Công tác quản trị (một ngời) có nhiệm vụ : - Xây dựng kế hoạch mua sắm trang thiết bị, phơng tiện làm việc,hợp đồng thuê mớn cải tạo,sủa chữa nhà làm việc của cơ quan, điện, nớc, điện thoại, và theo dõi quản lý tài sản của các phòng làm việc của cơ quan. - Hàng năm thực hiện thực hiện kiểm kê tài sản cố định cũng nh tài sản trang bị cho cơ quan làm việc. -Tổ chức xây dựng cơ chế quản lý chuyên môn nghiệp vụ nh: y tế, thống kê số liệu, chế độ báo cáo . -Đề xuất các phơng án thuộc cơ chế quản lý thuộc lĩnh vợc chuyên môn nghiệp vụ mình phụ trách với lãnh đạo TC.TY. -Lập kế hoạch dự toán chi tiêu của cơ quan hàng năm và các hội nghị, lễ động thổ, khánh thành công trình, sửa chữa lớn về nhà cửa, ô tô của công ty. -Đặt in lịch, sổ tay in lịch, quảng cáo cho TC.TY hàng năm. *Cán sự văn th lu trữ (một ngời) - Hàng ngày,cán sự văn th lu trữ tiếp nhận công văn giấy tờ của các cơ quan hữu quan và các cơ quan đơn vị trực thuộc gửi đến; - Vào sổ và quản lý tốt công văn, quyết định gửi đi đảm bảo nhanh chóng, kịp thời, đúng nguyên tắc; - Tiếp nhận công văn hồ sơ lu trữ toàn công ty ; - Hớng dẫn các cơ quan đơn vị về nghiệp vụ văn th lu trữ, bảo quản tốt công văn giấy tờ; - Quản lý và sử dụng tốt con dấu của tổng công ty, các loại giấy tờ khống chỉ, giấy giới thiệu, giấy đi đờng.; - Quản lý, lu trữ hồ sơ tài liệu theo quy định mua sắm và phân phối văn phòng phẩm hàng tháng cho cơ quan; - Thông báo các cuộc họp của tổng công ty. Số lợng công văn, giấy tờ đến cơ quan ngày không ngừng tăng, tơng đơng với sự tăng lên của công văn thì cũng là sự tăng khối lợng công việc của văn phòng. Năm Văn bản đến Văn bản đi 1998 900 510 1999 1015 600 2000 1075 700 Để đảm bảo nâng cao chất lợng của công tác này, Tổng công ty đã có những quy định cụ thể cho việc giải quyết công văn đến và đi.Trong công tác chỉ đạo nghiệp vụ, văn phòng thờng xuyên có công văn hớng dẫnđến các công ty đơn vị trực thuộc thực hiện tốt các nghị định 142CP ngày 28/9/1963 của HĐBT về điều lệ công tác công văn, giấy tờ và công tác lu trữ Nghị định 62/CP của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu. *Nhân viên đánh máy vi tính và photocopy (một ngời ) - Thực hiện các nghiệp vụ kỹ thuật thờng xuyên và đánh máy chữ bằng máy vi tính và máy photocopy tài liệu cho cơ quan. Sử dụng thành thạo tác dụng, tính năng của máy vi tính, máy photocopy để thực hiện công việc đợc giao; - Nhận các bản thảo công văn đánh máy của các phòng nghiệp vụ gửi đến để đánh máy đảm bảo bí mật, chính xác, kịp thời; - Photocopy các tài liệu do các phòng nghiệp vụ, cho các cơ quan đoàn thể của tổng công ty; - Các tài liệu đánh máy, tài liệu photocopy phải đợc ghi chép số lợng để thanh quyết toán giấy tờ và văn phòng phẩm phục vụ cho công việc in ấn; Ghi sổ theo dõi các bản thảo công văn đánh máy photocopy đúng số lợng bản thảo đợc duyệt; - Thực hiện nghiêm chỉnh qui chế về bảo quản và sử dụng máy vi tính, máy photocopy đợc trang bị cho cơ quan. *Kỹ thuật viên sửa chữa ô tô, điện, nớc, quay camera (1 ngời) - Thực hiện các nghiệp vụ kỹ thuật về sửa chữa ô tô, điện nớc thờng xuyên, sử dụng thành thạo những dụng cụ trang thiết bị để thực hiện công việc đợc giao; - Quản lý kỹ thuật nghiệp vụ chuyên môn đợc giao nh: hớng dẫn theo dõi, kiểm tra xe ô tô con của văn phòng thờng xuyên để đảm bảo cho hoạt động đợc thờng xuyên, thực hiện đúng qui trình kỹ thuật, qui trình công nghệ, qui phạm, tiêu chuẩn, định mức; - Hớng dẫn cho công nhân lái xe những thao tác kỹ thuật, những h hỏng thờng xảy ra trên đờng và đột xuất để lái xe xử lý khi gặp phải; -Trực tiếp sửa chữa ô tô, điện, nớc cho cơ quan tổng công ty. - Quản lý máy camera, video của cơ quan, phục vụ các cuộc họp ký kết hợp đồng, động thổ và các ngày lễ, kỷ niệm của cơ quan; - Đề xuất biện pháp cải tiến kỹ thuật trong phạm vi công việc phụ trách; - Phát hiện những bất hợp lý trong thực hiện bảo dỡng sửa chữa ô tô và đề xuất biện pháp xử lý, khắc phục kỹ thuật theo trách nhiệm đợc giao. *Nhân viên bảo vệ, thờng trực cơ quan (4 ngời): - Xây dựng đợc kế hoạch để triển khai thực hiện nhiệm vụ công việc bảo vệ, thờng trực cơ quan; - Theo dõi quá trình thực hiện công việc đợc giao về bảo vệ an ninh trật tự an toàn trong cơ quan 24/24 giờ trong ngày; - Thực hiện nghiêm chỉnh chức năng, nhiệm vụ của bảo vệ thờng trực cơ quan đợc chính phủ qui định; - Thực hiện tốt công tác quản lý ngời c trú lại trong cơ quan làm việc; Theo dõi khai báo tạm trú, tạm vắng với cơ quan phờng nơi đặt trụ sở của cơ quan; - Có trách nhiệm ngăn ngừa nghiêm cấm những cá nhân tổ chức đánh bạc rợu chè gây rối trật tự trong khu vực cơ quan; - Đảm bảo công tác phòng cháy chữa cháy trong cơ quan, tham gia tập huấn phòng cháy chữa cháy với công an thành phố. *Nhân viên tạp công (1 ngời): - Có kế hoạch để triển khai thực hiện tốt nhiệm vụ công tác tạp công, thu dọn vệ sinh trong cơ quan tổng công ty. - Hàng ngày quét dọn sạch sẽ hành lang, cầu thang, khu vệ sinh, nhà làm việc của cơ quan tổng công ty. - Quản lý máy bơm và bơm nớc lên tầng để có nớc sử dụng cho khu vệ sinh. - Lau chùi các gơng ở các khu công trình phụ, cầu thang, cửa kính, cửa chớp ở các phòng làm việc của cơ quan. - Mua các dụng cụ phục vụ cho công tác nh: xà phòng, chổi, giấy vệ sinh, . *Công tác thông tin của văn phòng(1 ngời) - Thực hiện các nhiệm vụ kĩ thuật thờng xuyên lập lại (thông tin và xử lý số liệu ); - Văn phòng thu thập các thông tin qua nhiều kênh để giúp cho việc xây dựng báo cáo, chỉ đạo sản xuất kinh doanh của tổng công ty, cung cấp phổ biến thông tin, sử dụng thông tin một cách có hiệu quả, Đảm bảo thông tin liên lạc đợc thông suốt phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng công ty; - Quan hệ với các cơ quan chức năng để làm thủ tục nh :xin phép mở mạng thông tin liên lạc mới; - Quản lý tốt máy FAX của cơ quan, Phát hiện những bất hợp lý trong công tác thông tin liên lạc ở Tổng công ty và đề xuất biện pháp xử lý, khắc phục kỹ thuật theo trách nhiệm đợc giao; - Đảm bảo thông tin liên lạc đợc thông suốt phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng công ty. * Về công tác tổng hợp cho lãnh đạo (1 ngời) - Trọng tâm của mặt công tác này là xây dựng việc chỉ đạo thực hiện các chủ trơng của tổng công ty, cụ thể là giúp lãnh đạo cơ quan xây dựng các kế hoạch, truyền đạt kịp thời các quyết định, kiểm tra các đơn vị trong việc triển khai, thực hiện các chủ trơng của lãnh đạo Tổng công ty. Công tác văn phòng giúp lãnh đạo Tổng công ty chỉ đạo xây dựng kế hoạch công tác chuyên môn,phối hợp các phòng nghiệp vụ ban hành các văn bản nhằm triển khai thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ, chơng trình công tác của Tổng công ty. Cụ thể: +Thờng xuyên nắm bắt tình hình, phản ánh kịp thời với lãnh đạo việc chỉ đạo, thực hiện công tác kiểm tra, các văn bản, các báo cáo về tình hình số liệu của các đơn vị trớc khi trình ký,tổng hợp các tình hình chung của Tổng công ty để báo cáo cho lãnh đạo; +Thừa lệnh lãnh đạo tiếp khách đến quan hệ, giao dịch công tác với tổng công ty, lập các chơng trình làm việc của khách với lãnh đạo; +Thực hiện chấn chỉnh ban hành văn bản đúng thủ tục và thể thức nhằm đạt đợc hiệu quả cao; [...]... lực của Tổng công ty trong việc nâng cao mức sống cho cán bộ công nhân viên, đó là một vấn đề bức xúc của doanh nghiệp hiện nay Sơ đồ hoạt động của Văn phòng Tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8 Văn phòng tổng công ty hiện đợc tổ chức gồm 9 bộ phận với 22 cán bộ công Chánh văn phòng nhân viên, trực tiếp lãnh đạo là một Chánh văn phòng và một phó văn phòng giúp việc Tổ chức văn phòng tổng công. .. động sản xuất kinh doanh của Tổng công ty đạt hiệu quả cao, Văn phòng luôn duy trì các mối quan hệ ngang - dọc, trên dới, trong nội bộ cơ quan và cả các tổ chức bên ngoài Văn phòng Tổng công ty Xây dựng Công trình giao thông 8 có mối quan hệ với các công ty, đơn vị trực thuộc, các phòng chức năng nghiệp vụ, các tổ chức đoàn thể, quần chúng khác để nắm vững tình hình sản xuất kinh doanh, tính chất công. .. gồm các công việc về tổ chức, quản lý các loại văn bản đi và đến - Tổ chức quản lý các tài liệu hồ sơ Tổ chức quản lý công văn mật - Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu Quy trình tổ chức quản lý công văn đến cũng nh tất cả các cơ quan khác, nó thuộc về nguyên tắc Khi công văn đợc chuyển qua bộ phận văn th thì ngời làm công tác văn th phải kiểm tra xem công văn gửi có đúng địa chỉ không? nếu không đúng... chính Mọi khoản chi từ khoản của Tổng công ty đều phải đảm bảo đúng nguyên tắc, đúng mục đích và phải có chuẩn chi Ngoài công tác tài chính, các vấn đề khác của công tác hậu cần tại tổng công ty đang dần đợc hoàn thiện để công tác này thật sự đem lại hiệu quả do hoạt động chung của cơ quan Để phục vụ cho hoạt động của cơ quan, các kho đồ dùng, dụng cụ đã đợc xây dựng và tổ chức khá tốt, chu cấp kịp thời... loại công văn, mở bao th lấy nội dung ra, đóng dấu công văn đến, đọc và ghi chú nội dung Sau đó trình thủ trởng có ý kiến giải quyết rồi mới đăng ký vào sổ công văn đến.Có 3 loại sổ công văn đi và đến : Sổ đăng ký công văn thờng, sổ đăng ký công văn mật, sổ đăng ký các loại đơn th khiếu nại.Bớc cuối cùng mới phân phối chuyển giao công văn đến cho các đơn vị phòng ban có liên quan Quy trình xử lý công văn. .. - Đó là khả năng về mẫu mã, về chất lợng và khả năng truyền dẫn, khai thác và sử dụng đúng nhu cầu Nh vậy, ta không thể phủ nhận vai trò quan trọng và hết sức to lớn của công nghệ thông tin trong hoạt động của văn phòng Tổng công ty Tuy nhiên, việc sử dụng những tiến bộ khoa học của ngành công nghệ thông tin và truyền thông vào thực tiễn không chỉ ở Tổng công ty mà ở nớc ta còn rất rộng so với thế giới... công việc của cơ quan luôn liên quan đến giấy tờ, sổ sách và các vật phẩm văn phòng nh giấy, bút, mực, kéo, hồ luôn đợc đảm bảo đầy đủ Hoạt động Tổng công ty mang tính chất động khá nhiều, cán bộ thờng xuyên phải đi xuống các cơ sở, đi công tác Nhu cầu đi lại trong Tổng công ty là rất lớn Vai trò của công tác hậu cần đợc thể hiện qua việc tổ chức nơi làm việc trong cơ quan và đảm bảo cho các hoạt động. .. khi bỏ công văn đi vào phong bì nhân viên văn th phải kiểm tra các yếu tố sau: + Công văn đã đề ngày tháng cha? + Địa chỉ bên trong và bên ngoài có khớp nhau không ? + Đóng dấu vào công văn có đúng quy cách không ? Chữ ký có hợp lệ cha? - Văn th ghi số công văn, đề ngày tháng , trích yếu công văn vào sổ công văn đi, theo mẫu quy định chung -Công văn gửi đi phải lu lại ở cơ quan 2 bản (một bản do văn. .. thập thông tin và xử lý số liệu); +Quản lý kỹ thuật nghiệp vụ đợc giao nh: hớng dẫn, theo dõi, kiểm tra, đảm bảo thông tin liên lạc thông suốt phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của tổng công ty Thực hiện đúng qui trình kỹ thuật, qui trình chuyên môn nghiệp vụ, các qui định của nhà nớc, của ngành và của tổng công ty *Nhân viên lễ tân tiếp khách (1 ngời) - Khi có khách đén làm việc với lãnh đạo tổng... tổng công ty thì mời khách vào phòng khách, tìm hiểu thông tin về việc gặp mặt sau đó báo cáo với lãnh đạo để tiếp khách; - Phục vụ nớc uống cho các phòng làm việc của lãnh đạo tổng công ty Hàng ngày bảo quản lau chùi bàn ghế, ấm chén của các phong lãnh đạo và văn phòng sạch sẽ, gọn gàng, ngăn nắp; - Chuẩn bị phòng họp và phục vụ nớc uống cho các cuộc họp giao ban của lãnh đạo, giao ban của tổng công ty . trạng văn phòng ở tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8 1. Công tác nhân sự và hoạt động của văn phòng của TC .TY xây dựng công trình giao thông. Tổ chức và hoạt động của văn phòngtổng công ty xây dựng công trình giao thông 8 Văn phòng là một bộ phận của Hành chính học. Nó nghiên cứu về tổ chức hoạt