MộT Số GIảI PHáP NHằM KHắC PHụC những MặT TồN TạI Và CảI TIếN CÔNG TáC VĂN PHòNG TạI TổNG CÔNG TY XÂY DựNG CÔNG TRìNH GIAO THÔNG 8 Cải tiến và xây dựng văn phòng Tổng công ty theo hớng hiện đại, có đủ năng lực và trình độ nhằm theo kịp xu hớng phát triển sản xuất kinh doanh của đất nớc.Tổng công ty cần có những giải pháp cần khắc phục những nhợc điểm cần tồn tại, tiếp tục phát huy những khả năng còn tiềm tàng để xây dựng Tổng công ty đủ sức cạnh tranh, phát triển trong nền kinh tế Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học công nghệ đặc biệt với thành tựu về tin học, máy tính điện tử, kỹ thuật viễn thông và sự mở rộng quan hệ kinh tế. ở các doanh nghiệp lớn, mô hình văn phòng hiện đại dần dần đợc đổi mới và áp dụng khá phổ biến. Điểm yếu nhất của văn phòng nớc ta hiện nay là hoạt động văn phòng mang tính thụ động, bị động rất cao. Chức năng phục vụ hậu cần và công việc giấy tờ, sự vụ lấn át, chức năng thụ động xử lý thông tin. Do vậy yêu cầu xây dựng để đổi mới văn phòng theo h- ớng hiện đại là rất cấp bách. Hiện nay hiện đại hoá văn phòng cũng không tốn kém lắm, điều kiện để trạng bị cơ sở vật chất cũng không khó lắm, cái quan trọng là phải đào tạo con ngời thích ứng với trang thiết bị hiện đại đó, với phong cách làm việc mới, hiện đại. Trớc hết phải hiện đại chính tri thức con ngời làm việc ở văn phòng sau đó mới hiện đại hoá trang thiết bị. Vậy việc tổ chức hoạt động của bộ máy quản lý ở văn phòng của Tổng công ty XDCTGT 8 qua tìm hiểu và phân tích ngoài những mặt mạnh còn những hạn chế. Do nhận thức về vai trò văn phòng cha rộng rãi nên việc đầu t trang thiết bị vào còn ít. Qua tìm hiểu và nghiên cứu thực tế. Tôi xin mạnh dạn đề xuất một số giải pháp nhằm khắc phục những mặt còn tồn tại trong văn phòng tại Tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8. 1 1 1. Đổi mới cơ cấu tổ chức quản lý Văn phòng với vai trò là bộ máy điều hành tổng hợp một khâu then chốt tạo ra sự năng động của doanh nghiệp trong thời đại ngày nay. Do đó, văn phòng nhất thiết phải đợc đổi mới. Đổi mới phải khoa học, có hệ thống thống nhất là trong cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý, phải hiện đại hoá bộ máy điều hành, đa tiến bộ kỹ thuật khoa học vào trong văn phòng. Vậy cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý là hình thức phân công lao động trong lĩnh vực quản lý. Một mặt phản ánh cơ cấu sản xuất, mặt khác nó lại tác động tích cực trở lại sự phát triển sản xuất. Muốn đổi mới tổ chức bộ máy quản lý phải đảm bảo các nguyên tắc. +Tính tối u: Giữa các khâu, các cấp quản lý phải đợc tổ chức mối liên hệ hợp lý để đảm bảo các cấp quản lý, mang tính năng động và đi sâu vào phục vụ cho hoạt động công tác. +Tính linh hoạt: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải thích ứng linh hoạt với mọi tình huống trong và ngoài hệ thống. +Tính kinh tế: Gọn nhẹ, sử dụng kinh phí ít nhất và mang lại hiệu quả cao nhất. Muốn xây dựng đợc một bộ máy quản lý của doanh nghiệp gọn nhẹ, có hiệu lực, khắc phục bệnh quan liêu, thiếu kỷ cơng, thiếu khoa học, tham nhũng. Chúng ta không thể bằng lòng với cách làm thủ công nh hiện nay. Nên thay đổi cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý gọn nhẹ và hiệu quả kinh tế một vấn đề phức tạp cha giải quyết đợc trong thời gian ngắn. Trong thời gian sắp tới còn phải từng bớc cơ giới hoá các tác nghiệp nh sau: +Tác nghiệp văn th: Sử dụng máy bóc phong bì thay tay và bán tự động, máy đăng ký công văn, máy đánh số, máy in địa chỉ, máy đóng tem, máy phân loại công văn. +Tác nghiệp sao in: Sử dụng máy đánh chữ, máy đánh chữ tự động, máy photocopy, máy sao chụp điện. +Chuyển giao văn bản: Sử dụng hệ thống băng chuyền hơi nén, băng chuyền tự động, Telex, fax 2 2 Tổng công ty XDCTGT 8 là một tổng công ty do Bộ giao thông quản lý, tổng công ty chịu trách nhiệm chung về quản lý và điều hành các đơn vị thành viên. Do vậy công việc của ngời chánh văn phòng còn nhiều khó khăn và bộn bề, nên bố trí một th ký giúp việc cho chánh văn phòng thực hiện công việc thu thập, ghi chép thông tin, tài liệu và một số công việc khác khi cần thiết. 2. Những biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng lao động trong văn phòng của Tổng công ty XDCTGT 8. Lao động là vốn quý nhất, là yếu tố năng động linh hoạt trong sản xuất, thực hiện tốt quản lý lao động trong sản xuất sẽ đến thành công. Muốn vậy phải có biện pháp quản lý con ngời trong văn phòng. Nhân viên làm việc trong văn phòng phải là ngời có năng lực chuyên môn, có trình độ đào tạo cơ bản, có kiến thức về mọi mặt kinh tế xã hội. Bên cạnh đó họ phải là ngời có phẩm chất tốt, có sự nhiệt tình say mê với công việc. Một trong những biện pháp chủ yếu đó là kích thích tinh thần làm việc, không ngừng đào tạo, bồi dỡng kiến thức chuyên môn cho nhân viên. Tinh thần làm việc của nhân viên có ảnh hởng rất lớn đến hiệu quả công tác. Vì thế cần quan tâm đầy đủ đến quyền và lợi ích của họ. Con ngời trong văn phòng tổng công ty là yếu tố cần thiết cho mọi hoạt động. Nhân tố môi trờng luôn gắn với môi trờng xung quanh, cụ thể con ng- ời làm việc ở đây là liên tục. Do đó phải đảm bảo trật tự theo nguyên tắc tôn trọng lẫn nhau. Công việc của văn phòng tởng nh đơn giản nhng phức tạp, nên công tác quản lý phải hợp lý để có phơng pháp xử dụng lao động đợc tốt. Trong công cuộc đổi mới, việc sắp xếp lại lao động, hầu hết tất cả các cơ quan trong doanh nghiệp đều có tình trạng thừa, thiếu lao động. Thiếu là thiếu lao động có đủ trình độ chuyên môn nghiệp vụ,có năng lực, có tính sáng tạo, thừa những lao động trình độ thấp, thiếu năng động. Chính vì thế đòi hỏi các đơn vị phải giải quyết sự thừa thiếu đó để nâng của hiệu quả sử dụng lao động. 3 3 a. Sắp xếp và bố trí cán bộ nhân viên trong văn phòng hợp lý: Để tiến hành công việc này có hiệu quả cần phải: - Đánh giá lại lao động về các mặt lao động nh: trình độ chuyên môn, năng lực, tuổi đời - Tổ chức phân tích, đánh giá từng công việc về mức độ phức tạp và số l- ợng. - Xem xét thực tế công việc mà từng cá nhân, bộ phận đã phù hợp hay cha, nếu cha phù hợp thì tổ chức cho họ học tập để đảm bảo trình độ mà công việc đó yêu cầuhoặc bố trí công việc khác phù hợp hơn. Do vậy, để biết chính xác về năng lực làm việc của từng ngời và giao công việc cho đúng ngời, phù hợp với năng lực. Từ đó, tạo điều kiện cho cán bộ nhân viên trong văn phòng say mê với công việc của mình và họ phấn khởi làm việc. Chú ý giúp đỡ họ thờng xuyên nâng cao về mặt chuyên môn khoa học kỹ thuật trong quá trình làm việc của họ. Tạo điều kiện thuận lợi, tăng cờng cơ sở vật chất kỹ thuật hiện đại, chú ý cải tiến công tác. Nếu bố trí nhân sự sao cho linh hoạt để không tạo ra khoảng trống trong quá trình làm việc và đảm bảo phát triển về quy mô cũng nh trong điều kiện cần thiết bố trí quá trình hoạt động của văn phòng phải có tính liên tục, căn cứ vào bố trí ng- ời. Giao việc rõ ràng cho từng nhân viên để gắn trách nhiệm với công việc. Vậy việc bố trí nhân sự phải căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận để bố trí nhân viên cho thích hợp. b. Quản lý lao động trong văn phòng: Cán bộ lãnh đạo các bộ phận thực hiện nhiệm vụ quản lý cán bộ công nhân viên chặt chẽ. Thông qua việc kiểm tra đôn đốc nhân viên trong quá trình công tác, áp dụng nghiêm túc, thờng xuyên các hình thức khen thởng khi họ hoàn thành nhiệm vụ, nhằm khuyến khích nhân viên phát huy năng lực của mình cho sự phát triển của đơn vị. Đồng thời sử dụng các hình thức cảnh cáo, kỷ luật khi họ vi phạm nội quy, quy chế chung và riêng, đảm bảo tính nghiêm minh trong văn phòng. 4 4 Bổ sung, hoàn thiện các nội quy, quy định và lề lối làm việc trong cơ quan, chỉ đạo việc thực hiện các nội quy, quy định một cách có nghiêm túc và đồng bộ. c. Công tác đào tạo và tuyển dụng lao động trong văn phòng: Về công tác đào tạo nâng cao chuyên môn nghiệp vụ trên cơ sở phân loại lao động theo trình độ, tuổi đời đồng thời xem xét về điều kiện gia đình, bản thân và thời gian để còn có thể công tác ở đơn vị, từ đó xây dựng quy định kế hoạch đào tạo cán bộ cho phù hợp. Hiện nay hầu hết các bộ phận trong văn phòng đều đợc trang bị máy điện thoại, cần trang bị thêm máy vi tính, vì vấn đề hiện nay đòi hỏi nhiều thông tin cần thiết và kịp thời cho nên cơ quan cần phải có chính sách khuyến khích họ học thêm để nâng cao trình độ tin học văn phòng. Học tập nâng cao kỹ năng tác nghiệp văn phòng bằng nhiều hình thức. Về công tác tuyển dụng: Công tác này có ảnh hởng lớn đến chất lợng lao động để có đợc một đội ngũ cán bộ công nhân viên có đủ năng lực trình độ thì việc tuyển dụng lao động ở văn phòng cần đợc quan tâm đúng mức. Cụ thể: phải xây dựng các tiêu chuẩn tuyển chọn. Phải đảm bảo việc thực hiện đúng nội quy, quy định của Nhà nớc về công tác tổ chức thi tuyển, hợp đồng thử việc đối với lao động đợc tuyển dụng. Phải có ý thức tốt trong việc chấp hành những quy định riêng của cơ quan, đơn vị. Có đủ trình độ chuyên môn, phẩm chất đạo đức tốt cũng nh phẩm chất chính trị. 3. Đổi mới cơ chế hoạt động hành chính văn phòng. - Chuyển dần chế độ cũ sang chế độ làm việc trực tiếp, thực hiện chế độ thủ trởng, giảm cấp phó (tránh nhiều cấp trung gian) để đảm bảo mỗi công việc điều có ngời phụ trách. - Xuất phát từ cơ chế mới của quản lý nhà nớc và chức năng nhiệm vụ của cơ quan mà xây dựng một hệ thống quy chế, nội quy mới đáp ứng yêu cầu của giai đoạn mơí. 5 5 - Cải tiến quy trình soạn thảo văn bản, thực hiện nguyên tắc pháp chế ban hành văn bản và quản lý văn bản nhà nớc. -Khoa học hoá và tiêu chuẩn hoá các mẫu giấy tờ, hành chính, các thủ tục hành chính nhằm vừa đảm bảo tính pháp chế văn bản, vừa dễ dàng thuận tiện cho việc thi hành của cơ quan, đơn giản hoá công việc công văn giấy tờ, cải tiến các thủ tục hành chính, các tác nghiệp trong hoạt động văn phòng. -Nghiên cứu,từng bớc áp dụng chế độ khoán chi hành chính. -Thực hiện quy chế dân chủ doanh nghiệp do nhà nớc ban hành. 4. Đổi mới cơ cấu kinh tế. Nh đã đánh giá ở trên, Tổng công ty còn một số tồn tại về cơ cấu quản lý. Hiện nay hoạt động của phòng nghiệp vụ tham mu cho Tổng giám đốc còn chồng chéo.Để phù hợp với thực tế Tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8 nên đổi tên và thay đổi chức năng của 3 phòng nh sau : -Phòng kế hoạch tiếp thị đổi tên thành phòng khoa học dự án -Phòng dự án công nghệ đổi thành phòng kỹ thuật công nghệ -Phòng vật t thiết bị đổi tên thành phòng thiết bị Bên cạnh đó, thông qua các phòng, ban chức năng thờng xuyên đôn đốc, kiểm tra để có thể cân đối điều chỉnh, phân tích công việc, lập kế hoạch sản xuất nhằm đánh giá khả năng và triển vọng phát triển trong những năm tới. 5. Đổi mới tổ chức nhân sự. Một số cán bộ công nhân viên của Tổng công ty vẫn còn bị ảnh hởng của lề lối làm việc cũ. Họ thực hiện mệnh lệnh, chỉ thị thực hiện công việc một cách thụ động. Khi chuyển sang cơ chế mới, họ không tránh khỏi lúng túng, làm việc kém hiệu quả trong khi khối lợng công việc ngày càng nhiều đòi hỏi có sự sáng tạo, năng động. Vì vậy Tổng công ty cần có giải pháp cần khắc phục nh tổ chức thi tuyển, kiểm tra nghiệp vụ chuyên môn đối với từng nhân viên để sắp xếp lại vị trí cho phù hợp với năng lực và nhiệm vụ của từng ngời. Thờng xuyên tạo điều kiện cho những nhân viên có năng lực phát huy sáng tạo của họ. Cần tuyển dụng thêm những nhân viên có trình độ học 6 6 vấn và chuyên môn cao, có tinh thần trách nhiệm với công việc nhằm thay thế những ngời đến tuổi nghỉ hu, nghỉ chế độ hoặc không đủ trình độ, năng lực để đảm nhận công việc đợc giao. Tạo môi trờng làm việc thuận tiện, thoải mái cho cán bộ công nhân viên. Thờng xuyên chăm lo đến đời sống, điều kiện vật chất và tinh thần cho họ. Bên cạnh đó thờng xuyên thăm hỏi gia đình chính sách, gia đình khó khăn thể hiện sự quan tâm của nhà nớc đối với họ. 6. Đầu t trang thiết bị. Trang thiết bị là công cụ đắc lực hỗ trợ cho văn phòng. Hiện nay doanh nghiệp muốn đứng vững trên thị trờng thì việc đầu t mua sắm trang thiết bị là cần thiết. Với khả năng và kinh tế nh hiện nay, Tổng công ty nên trang bị thêm máy vi tính, lắp đặt hệ thống máy văn phòng, thiết bị văn phòng(điều hoà, điện thoại, bình nớc điện, hoà mạng máy tính nội bộ ) đảm bảo cho mỗi phòng một máy để hỗ trợ thêm cho công việc. Nói chung trong khả năng của mình, Tổng công ty nên cân đối lại để có sự đầu t đúng đắn về trang bị nhằm đáp ứng đủ nhu cầu của công việc và không bị lãng phí mà vẫn đạt mục tiêu đề ra. 7. Quan tâm tới vấn đề môi trờng làm việc. Tổng công ty nên tổ chức bố trí các phòng ban hợp lý và khoa học, sử dụng tốt đa khoảng trống, xây dựng các vách ngăn các bàn làm việc của nhân viên. Cách sắp xếp này vừa linh hoạt vừa tiết kiệm diện tích và chi phí,lại vừa thuận tiện trong công việc trao đổi giữa các nhân viên với nhau, nh vậy giảm đợc thời gian di chuyển tạo ra không khí làm việc cũng nh mối quan hệ gần gũi. Bên cạnh đó, cần chú ý đến các yếu tố làm ảnh hởng tới con ngời nh nhiệt độ, không khí, ánh sáng, tiếng ồn, tiện nghi sinh hoạt .để tạo cảm giác thoải mái khi làm việc. 7 7 8. Cải tiến công tác thông tin tổng hợp. Công tác thông tin tổng hợp đóng vai trò quan trọng, trong quá trình quản lý công tác này vẫn còn tồn tại một vài nhợc điểm. Để khắc phục tình trạng đó Tổng công ty cần xây dựng quy chế về chế độ báo cáo thông tin trong Tổng công ty tăng cờng cơ sở vật chất, kỹ thuật, đầu t trang thiết bị nh máy vi tính, điện thoại di động để thông tin đợc truyền một cách nhanh và thuận lợi nhất, từ đó các bộ phận kịp thời xử lý. Nh vậy để đảm bảo thực hiện tốt nhiệm vụ của văn phòng, để nâng cao chất lợng và năng suất lao động,tăng lợi nhuận và nâng cao mức sống cho các thành viên,Tổng công ty cần có các giải pháp đúng đắn, khắc phục những để bất,tồn tại, củng cố, cải tiến công tác tổ chức văn phòng kịp xu h- ớng phát triển chung cũng nh tự kiểm định sự đứng vững trong nền kinh tế sôi động hiện nay. Để khắc phục những nhợc điểm còn tồn tại trong văn phòng của Tổng công ty XDCTGT 8, tôi xin mạnh dạn đa ra những ý kiến trên mong góp phần vào việc cải tiến hơn nữa công tác văn phòng của Tổng công ty XDCTGT 8 theo hớng hiện đại hoá. kết luận Trong công cuộc xây dựng đất nớc hiện nay, Nhà nớc ta đang chủ chơng đổi mới về các mặt kinh tế - văn hoá - xã hội -hành chính . Đây là một chủ chơng đúng đắn đợc hình thành từ sự phân tích khách quan toàn diện về tình hình kinh tế văn hoá - xã hội hành chính của nớc ta cũng nh của nớc khác trên thế giới. Xuất phát từ yêu cầu đổi mới của Nhà nớc và tình hình kinh tế xã hội hiện nay, các tổ chức, cơ quan phải mạnh về mọi mặt mới có thể tạo đợc sự chuyển biết tích cực nhằm thực hiện nhiệm vụ của cơ quan mình góp phần thúc đẩy cho nền kinh tế phát triển. Tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8 là một trong những Tổng công ty mạnh của ngành giao thông vận tải, trong những năm gần đây, Tổng 8 8 công ty hoạt động có nhiều đổi mới, ngày càng phát huy mạnh mẽ vai trò và hoàn thành tốt chức năng nhiệm vụ đợc giao trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Tổng công ty đã mạnh dạn cải tiến hoạt động về chuyên môn nghiệp vụ và cả về mặt quản lý hành chính, trớc hết là về tổ chức bộ máy và phơng pháp quản lí. Văn phòng tổng công ty là bộ phận th- ờng trực, có chức năng tổng hợp, tham mu, hậu cần giúp tổng công ty trong việc lãnh đạo, đề xuất các ý kiến, đảm bảo cho quá trình làm việc của tổng công ty đợc xuyên suốt thống nhất. Với vị trí quan trọng nh vậy, văn phòng đã củng cố, tăng cờng sắp xếp cơ cấu tổ chức nhân sự giúp cho hoạt động của tổng công ty ngày càng hiệu quả. Tuy nhiên để đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ trong giai đoạn đổi mới hiện nay, việc nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động của văn phòng tổng công ty cũng cần có sự đổi mới, hoàn thiện cao hơn. Tôi xin trân trọng cảm ơn sự quan tâm và giúp đỡ của TS. Võ Văn Tuyển và các cán bộ Tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8 đã giúp đỡ tôi hoàn thành bản Luận văn này. Những chữ ký hiệu viết tắt đợc dùng Trong báo cáo chuyên đề Tặ CHỉC.TY: Tổng công ty CBCNV: Cán bộ công nhân viên KHCN: Khoa học công nghệ XHCN: Xã hội chủ nghĩa Cơ QUAN QUảN Lí NHà NC: Cơ quan SXKD: Sản xuất kinh doanh DN: Doanh nghiệp KHKT: Khoa học kỹ thuật 9 9 HĐBT: Hội đồng Bộ trởng CTXDCTGT8: Công ty xây dựng công trình giao thông 8 HĐQT: Hội đồng quản trị Tài liệu tham khảo 1. Phạm Hng Văn phòng hiện đại và nghiệp vụ hành chính văn phòng 1996 NXB Thành phố Hồ Chí Minh. 2. Nguyễn Hữu Thân Quản trị hành chính văn phòng 1998 NXB Thống kê. 3. Nguyễn Hữu Tri Võ Văn Tuyển Những vấn đề cơ bản về Văn bản học NXB Thống Kê - Hà nội 1999. 4. Học viện hành chính quốc gia Giáo trình về quản lý hành chính Nhà n- ớc Tập 2- in lần thứ 8 Hà nội 1999. 5. Những văn bản pháp luật về dân chủ và quy định đảm bảo thực hiện NXB Lao Động 1999. 10 10 [...]... kinh doanh Ngành Quản trị văn phòng, đặc biệt là TS Võ Văn Tuyển cùng tập thể cán bộ công 11 11 nhân viên trong Văn phòng Tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8 Lời cam đoan ****** Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi Số liệu và tài liệu nêu trong luận văn là trung thực, các kết quả nghiên cứu do chính tôi thực hiện theo sự hớng dẫn của TS Võ Văn Tuyển cùng sự giúp 12... tài liệu nêu trong luận văn là trung thực, các kết quả nghiên cứu do chính tôi thực hiện theo sự hớng dẫn của TS Võ Văn Tuyển cùng sự giúp 12 12 đỡ nhiệt tình của các cán bộ công nhân viên trong Văn phòng Tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8 13 13 Mục lục 14 14 ...6 Nghiệp vụ văn phòng Trờng Đại học dân lập Phơng Đông Hà nội 2000 7 Báo cáo tổng kết năm 1998 của TCTXDCTGT8 8 Báo cáo tổng kết năm 1999 của TCTXDCTGT8 9 Báo cáo tổng kết năm 2000 của TCTXDCTGT8 10 Chức năng và nhiệm vụ của TCTXDCTGT8 11 Quy chế và điều lệ của TCTXDCTGT8 Lời cảm ơn ****** Qua luận văn tốt nghiệp này cho phép tôi đợc bày tỏ lời cảm ơn sâu . PHụC những MặT TồN TạI Và CảI TIếN CÔNG TáC VĂN PHòNG TạI TổNG CÔNG TY XÂY DựNG CÔNG TRìNH GIAO THÔNG 8 Cải tiến và xây dựng văn phòng Tổng công ty theo hớng. khắc phục những mặt còn tồn tại trong văn phòng tại Tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8. 1 1 1. Đổi mới cơ cấu tổ chức quản lý Văn phòng với vai