MỘT SỐ MẸO ĐỂ THUYẾT TRÌNH POWERPOINT HIỆU QUẢ I Chuẩn bị trước thuyết trình Trước mở PowerPoint, bắt đầu việc xác định điều sau Những thủ thuật đảm bảo bạn chuẩn bị đầy đủ cho thuyết trình bạn Hiểu biết cơng cụ bạn Bài thuyết trình bạn khơng phải nói slide đơn lẻ Nó thông điệp bạn muốn truyền đạt Trước điền vào số liệu thống kê, thông tin đầy đủ, suy nghĩ câu chuyện thảo luận, lại theo thứ tự Viết Hãy bắt đầu Word Google doc, "cốt truyện" kịch toàn thuyết trình để tạo cho bạn ý tưởng cách trình bày thơng tin "phơ ra", cách người xem thấy theo thứ tự Nêu bật quan trọng Một thuyết trình bao gồm phần quan trọng Bất điều bạn làm hướng đến điều này-một văn bản, dự án, thiết kế sản phẩm mới-không cần phải chia sẻ toàn Chọn điểm quan trọng, để phần lại "phụ lục" để tham khảo phần hỏi đáp cuối Biết khán giả bạn Cách mà bạn nói chuyện phịng đầy chun gia y tế khác so với cách mà bạn nói chuyện với phịng đầy doanh nhân trẻ Thực tế, thứ khác Chủ đề bạn chọn lựa, ngôn ngữ mà bạn sử dụng, ví dụ bạn đưa để minh họa, đơi chút hài hước thiết kế đặc biệt với đối tượng mục tiêu bạn Luyện tập! (Vâng, sẵn sàng) Làm quen với thuyết trình khơng q sớm, lưu ý đến điểm mà bạn muốn nhấn mạnh Khi trình bày, nói lớn, bạn bắt đầu truyền "cảm hứng" vào tài liệu thông báo số việc làm hay, người khác lại không cần phải nói vịng vịng trước làm việc II Thiết kế thuyết trình PowerPoint bạn Điều thứ hai bạn (thông tin bạn truyền tải cách bạn trình bày) slide PowerPoint bạn Nếu không thiết kế tốt, PowerPoint gây ngắt quãng tập trung (chưa tính đến chất lượng nội dung) Dưới số thủ thuật thiết kế dùng thuyết trình để đảm bảo điều không xảy với bạn Giữ cho slide đơn giản Hãy nhớ (hiệu quả) Một slide lộn xộn slide khơng liền mạch Nó gây nhầm lẫn cho khán giả: phần slide mà nên tập trung vào? Tôi nên đọc slide hay ý đến người thuyết trình? Nói cách khác, cách đơn giản, nhìn trực quan hấp dẫn người xem, giữ chúng điều cốt lõi thuyết trình bạn Dưới ví dụ slide lộn xộn so với slide gọn gàng: Giới hạn từ slide Thêm điểm cuối cùng— hiệu Nếu có thể, tránh sử dụng nhiều bullet với Thu gọn nội dung thành vài từ đơn giản Khán giả nghe, không cần phải đọc Sử dụng đồ họa ảnh chất lượng cao Mọi người thích thú với phần trình bày bạn trình bày trực quan bạn hấp dẫn Người dùng thường xem thiết kế hấp dẫn để sử dụng nhiều Tương tự vậy, họ xem trình diễn Powerpoint hấp dẫn ngày ấn tượng Hãy đảm bảo sử dụng đồ họa ảnh chất lượng cao phần trinh bày bạn Sử dụng biểu đồ đồ thị có liên quan xác Biểu đồ đồ thị gây tập trung chúng không sử dụng chỗ Đảm bảo thông tin bạn thiết kế đơn giản rõ ràng khán giả khơng cố gắng dành tồn thời gian để giải mã trục X theo lời bạn nói chẳng hạn Tìm hiểu thêm trình bày liệu PPT viết sau đây: 10 Sử dụng mẫu chất lượng cao, tươi Bạn thấy mẫu PowerPoint cũ trông giống giấy bị hỏng sử dụng mực loang lổ? Vâng, bạn khán giả Các mẫu bị xem rời rạc chúng thô sơ cảm thấy cũ Bạn cần chọn thiết kế tuyệt vời 11 Chọn phơng chữ thích hợp Phơng chữ phần quan trọng việc thu hút khán giả Sự lựa chọn phông chữ nghệ thuật chữ có sức ảnh hưởng nhận thức người xem, chúng nguyên dẫn đến đặc điểm thương hiệu cơng ty bạn trở nên tích cực tiêu cực Hãy đảm bảo phông chữ bạn chọn chuyên nghiệp đại! 12 Chọn màu sắc tốt Tương tự lựa chọn font chữ, màu sắc tác động đến nhận thức khán giả Việc chọn màu sắc lỗi thời kết hợp cho thuyết trình bạn khiến khơng hiệu Dưới ví dụ mẫu thuyết trình PowerPoint đại: 13 Định dạng rõ ràng + đơn giản, tất tạo nên khác biệt! 14 Hãy chắn tất đối tượng canh chỉnh Một cách đơn giản để tạo trình chiếu thiết kế tốt đảm bảo tất thứ slide được chủ động canh chỉnh Để thực điều này: giữ phím Shift + chọn tất đối tượng mà bạn muốn, sau chọn tùy chọn Arrange, áp dụng Alignment Type 15 Giới hạn dấu câu Đây nơi dành cho dấu chấm Bạn nhấn mạnh dấu chấm bạn (trong nói chuyện) Bạn đừng lạm dụng dấu câu (Hãy để chúng lại nhà!!!) 16 Tránh việc lạm dụng định dạng Điều đơn giản: khơng cần phải chữ đầu dịng đề viết hoa phải có tiêu đề cho tất đầu dịng Nếu có thể, gạch đầu dòng tất Xin nhắc lại, đơn giản tốt! III Luyện tập, luyện tập, luyện tập! Cách truyền đạt có lẽ quan trọng nội dung thực tế Dưới cách để nhận thức phần trình bày riêng bạn, cách thuyết trình chun gia thực thụ 17 Tơi xin nói lại lần - Luyện tập Hãy thực điều Thường xuyên thường xuyên Thực hành với tạm dừng, cử ngôn ngữ thể Bạn nên thực hành khoảng cho phút phát biểu bạn 18 Thực hành với đếm thời gian Sự qn chìa khóa để tạo nên thuyết trình PowerPoint hiệu Khoảng thời gian nên tương tự (giống ý tưởng) bạn luyện tập Điều đặc biệt thời gian thuyết trình trước khán giả cần kết thúc 19 Làm thuyết trình chậm Ngày nay, nhiều diễn giả giỏi cố tình nói chậm lại Bạn có hội để nhấn mạnh, chín chắn hơn, làm cho thông tin bạn hiểu dễ dàng 20 Tạm dừng thường Tương tự thủ thuật trước Tạm dừng thường xuyên hơn, cho phép nhấn mạnh điểm ngấm thơng tin Bạn cần điểm có khoảng trống chút trước vào phần 21 Ghi lại Sử dụng máy ghi âm điện thoại bạn Đánh giá phê phán thân Hãy xem xét:  Việc tạm dừng bạn có ngắn hay dài q khơng?  Bạn nói chậm vừa phải khơng? Hay chậm?  Có bạn lo lắng giọng nói bạn thực cao chuột phim Cinderella? Hãy ln ln nghe giọng nói bạn thu lại; đừng căng thẳng với Sử dụng khoảng thời gian để điều chỉnh 22 Chọn ba điểm nhấn phịng Nếu bạn nhìn chằm chằm vào chỗ (hay chí vật đeo người, người) suốt thời gian, trình bày bạn không hiệu (và vụng về.) Mọi người bị bạn làm phân tâm bạn tự hỏi bạn nhìn chằm chằm vào Hãy thử điều này: chọn ba điểm phịng (thông thường: trái, giữa, phải) dành thời gian để trực tiếp quan sát điểm phịng Ngồi ra, nên tập trung vào giữ trình bày vấn đề 23 Thay đổi độ dài câu bạn Điều thú vị dễ dàng giúp cho khán giả theo dõi Hãy suy nghĩ ngắn có sức thuyết phục Hoặc dài phức tạp để ảnh hưởng sâu sắc 24 Điều chỉnh! Khơng nói giọng đều để trình bày tồn thuyết trình Hãy điều chỉnh để nâng cao hạ thấp giọng nói bạn Nếu khơng người mời bạn ra, bạn giống giáo viên Charlie Brown 25 Thực hành trước gương Bạn trông quan trọng giọng nói bạn Giả vờ thể bạn có trị chuyện thơng thường, cho phép bàn tay bạn để di chuyển với phát biểu bạn-nhấn mạnh trọng tâm 26 Sử dụng tùy chọn “Present Mode” luyện tập Cuối sẵn sàng, bạn nhấn nút Present PowerPoint, đảm bảo bạn sử dụng tùy chọn Present Mode Điều cho phép bạn (và có bạn) xem thêm ghi slide-chỉ trường hợp bạn qn đó! 27 Thực hành với khán giả mới! IV Thời gian trình bày! Khi thời gian thuyết trình đến, điều động lại trí nhớ vài thủ thuật 28 Hít thở sâu Hít thở sâu chứng minh giảm căng thẳng Nó cách đơn giản giúp bạn lấy lại bình tỉnh cảm thấy tốt vào thời điểm Đến phút cuối trước bắt đầu 29 Làm tâm trạng bạn phấn chấn lên Tự kể cho câu chuyện đùa xem video clip hài hước Đương nhiên, thực điều trước thuyết trình Nghiên cứu gần kết luận người hạnh phúc làm việc suất cao Hiệu suất nhiều tập trung thực tốt 30 Nhắc nhở thân phải chậm Khi căng thẳng lo lắng (hoặc hai), thường có xu hướng nói nhanh Hãy nhận thức, hít thở sâu nhắc nhở thân phải chậm! 31 Hãy giả bạn thực làm Đi phía trước với tự tin Nếu bạn hành động tự tin, bạn bắt đầu cảm thấy tự tin Di chuyển từ từ với vẻ từ tốn, nói rõ ràng, nở nụ cười, mặc đẹp, bạn xuất với tất tự tin trước người (không có vấn đề để cảm thấy e dè) Tìm hiểu thêm cách để vượt qua nỗi sợ hãi bạn trở thành người nói tự tin V Việc không nên làm Quan trọng nhất, tập trung vào bạn làm cho thuyết trình bạn tốt Điều có nghĩa là, có vài điều quan trọng khơng cần cần đề cập đến 32 Dừng lại với hiệu ứng âm Hiệu ứng âm — giống tiếng sột soạt sử dụng giáo sư trường đại học bạn dấu gạch đầu dòng PowerPoint-làm đứt quãng lỗi thời Đừng làm điều 33 Đừng sử dụng hiệu ứng chuyển đổi Flashy Xin lặp lại, việc gây đứt quãng lỗi thời 34 Hãy cẩn thận với Clipart Điều chí khơng cần phải nói, xin vui lịng, đừng sử dụng clipart Thay vào đó, sử dụng đồ họa chuyên nghiệp 35 Đọc trực tiếp từ giấy bạn Đọc từ giấy giống bạn không chuẩn bị trước Nhiều người làm số khơng Như quy tắc chung, bạn nên trình bày bạn biết rõ chủ yếu nhớ điểm 36 Đọc trực tiếp từ Notecards Giống trước đo lường, bạn tham khảo notecards bạn, tất cần — điểm tham chiếu 37 Đọc trực tiếp từ PowerPoint bạn thuyết trình Nếu bạn dành tồn thời gian thuyết trình nhìn vào hình, khán giả bạn Họ tách rời với bạn nói phần trình bày bạn dẫn đến thất bại Chúc bạn may mắn! ... để tạo nên thuyết trình PowerPoint hiệu Khoảng thời gian nên tương tự (giống ý tưởng) bạn luyện tập Điều đặc biệt thời gian thuyết trình trước khán giả cần kết thúc 19 Làm thuyết trình chậm Ngày... kết hợp cho thuyết trình bạn khiến khơng hiệu Dưới ví dụ mẫu thuyết trình PowerPoint đại: 13 Định dạng rõ ràng + đơn giản, tất tạo nên khác biệt! 14 Hãy chắn tất đối tượng canh chỉnh Một cách đơn...II Thiết kế thuyết trình PowerPoint bạn Điều thứ hai bạn (thông tin bạn truyền tải cách bạn trình bày) slide PowerPoint bạn Nếu khơng thiết kế tốt, PowerPoint gây ngắt quãng tập