Đang tải... (xem toàn văn)
CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ KIỂM TOÁN NỘI BỘ 1.1 Bản chất của kiểm toán nội bộ Kiểm toán nội bộ ra đời xuất phát từ yêu cầu của quá trình quản lí Một quy trình quản lí bao gồm 3 trách nhiệm cơ bản: + Lập kế hoạch: Thiết lập các mục tiêu; phác thảo các phương pháp sử dụng các nguồn lực (vốn, máy móc thiết bị, con người…) để dạt được mục tiêu đã định. + Tổ chức: Quá trình tập hợp con người, máy móc thiết bị, tiền vốn…phân bổ vào các bọ phận trong tổ chức, thiết kế các chính sách, định mức…. cho quá trình tổ chức hoạt động. + Chỉ đạo: Bao gồm việc xét duyệt, hướng dẫn, giám sát quá trình hoạt động của tổ chức, định kì so sánh giữa thực tế với kế hoạch… Để thực hiện các trách nhiệm đó, quản lí phải đưa ra các chính sách, thủ tục định trong tổ chức. Quy mô của doanh nghiệp ngày càng tăng thì chính sách, thủ tục ngày càng phức tạp hình thành hệ thống mạng kiểm soát. Đó chính hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp. Hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp hệ thống các thủ tục, chính sách được thiết kế thực hiện trong doanh nghiệp để thực hiện các mục tiêu quản lí. được thiết kế điều hành bởi các quản lí doanh nghiệp, các bước: 1. Thiết kế thủ tục kiểm soát 2. Thực hiện các thủ tục kiểm soát 3. Kiểm tra sự tuân thủ các thủ tục kiểm soát 4. Đánh các thủ tục kiểm soát
CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ KIỂM TOÁN NỘI BỘ 1.1 Bản chất kiểm toán nội - Kiểm toán nội đời xuất phát từ u cầu q trình quản lí - Một quy trình quản lí bao gồm trách nhiệm bản: + Lập kế hoạch: Thiết lập mục tiêu; phác thảo phương pháp sử dụng nguồn lực (vốn, máy móc thiết bị, người…) để dạt mục tiêu định + Tổ chức: Quá trình tập hợp người, máy móc thiết bị, tiền vốn…phân bổ vào bọ phận tổ chức, thiết kế sách, định mức… cho trình tổ chức hoạt động + Chỉ đạo: Bao gồm việc xét duyệt, hướng dẫn, giám sát trình hoạt động tổ chức, định kì so sánh thực tế với kế hoạch… - Để thực trách nhiệm đó, nhà quản lí phải đưa sách, thủ tục qui định tổ chức Qui mô doanh nghiệp ngày tăng sách, thủ tục ngày phức tạp hình thành hệ thống mạng kiểm sốt Đó hệ thống kiểm soát nội doanh nghiệp - Hệ thống kiểm soát nội doanh nghiệp đươc hiểu hệ thống thủ tục, sách thiết kế thực doanh nghiệp để thực mục tiêu quản lí - HTKSNB thiết kế điều hành nhà quản lí doanh nghiệp, baogồm bước: Thiết kế thủ tục kiểm soát Thực thủ tục kiểm soát Kiểm tra tuân thủ thủ tục kiểm soát Đánh gía thủ tục kiểm sốt Cơng việc thiết kế thực thủ tục kiểm soát thường nhà quản lí cấp cao, nhà quản lí cấp nhân viên tác nghiệp thực Công việc kiểm tra tuân thủ đánh giá thủ tục kiểm sốt nhà quản lí thực Tuy nhiên qui mô doanh nghiệp lớn đến mức độ đó, phận doanh nghiệp tách ra, chun mơn hóa cơng việc kiểm tra đánh giá hệ thống kiểm soát nội doanh nghiệp Đó kiểm tốn nội Như chất kiểm toán nội phận độc lập doanh nghiệp tiến hành công việc kiểm tra đánh giá hệ thống Kiểm toán nội chức thẩm định độc lập thiết lập tổ chức nhằm kiểm tra đánh giá hoạt động tổ chức hoạt động phục vụ cho tổ chức - KiĨm to¸n: KiĨm tra sù chÝnh x¸c số học cđa tồn tài sản, có chức xác minh với trình độ cao - Nội bộ: Công việc kiểm toán tổ chức nhân viên tổ chức tiến hành (khác với kiểm toán độc lập) - Độc lập: Công việc kiểm toán không bị ràng buộc lực kể ngời lÃnh đạo cao cấp đơn vị phạm vi, hiệu thẩm tra, việc làm chậm trễ Báo cáo, phát kết luận - Thm nh: ánh giá kiểm toán viên nội triển khai kết luận - Đợc thiết lập: Xác nhận tổ chức đà định rõ vai trò kiểm toán nội - Kim tra đánh giá: Vai trò ca kiểm toán viên nội phát việc v nhận định, đánh giá Hoạt động tổ chức: Phạm vi quyền hạn công việc kiểm toán nội tác động đến tất hoạt động tổ chức Phc v: Kết cuối kiểm toán nội hỗ trợ nhà quản lý Đối với tổ chức: Khẳng định phạm vi trợ giúp cho tổ chức đó, bao gồm nhân viên, Hội đồng quản trị, cổ đông Ngoi ra, núi v bn cht ca kiểm tốn nội - Theo hiƯp héi kiĨm to¸n viên nội (Institute of Internal Auditors- IIA): KTNB hoạt động đảm bảo t vấn mang tính độc lập, khách quan đợc thiết lập nhằm tăng thêm giá trị cải thiện cho hoạt động tổ chức KTNB giúp cho tổ chức hoàn thành mục tiêu thông qua việc đa cách tiếp cận có hệ thống kỷ cơng nhằm đánh giá cải thiện tính hữu hiệu quản trị rủi ro, kiểm soát giám sát - Theo VSA 610 Sử dơng t liƯu cđa KTNB: Là phận hệ thống kiểm soát nội đơn vị, có chức kiểm tra, đánh giá tính phù hợp, hiệu quả, tuân thủ pháp luật qui định hệ thống kế toán hệ thống kiểm sốt nội đơn vị 1.2 Các chuẩn mực nghề nghiệp kiểm toán nội Các chuẩn mực nghề nghiệp KTVNB Viện kiểm toán viên nội thơng qua 6/1978 điều chỉnh tính đến 3/1993 - Chuẩn mực 100: Tính độc lập – Kiểm toán viên nội phải độc lâp với hoạt động mà họ kiểm tốn 110 VÞ trÝ tỉ chức: Vị trí tổ chức KTNB phải đủ để hoàn thành trách nhiệm kiểm toán 120 Khách quan: KTV phải khách quan trình thùc hiƯn kiĨm to¸n - Chuẩn mực 200: Tinh thơng nghề nghiệp – Kiểm toán viên nội phải đào tạo thành thạo bồi dưỡng nghề nghiệp 210 Nhân viên: phận KTNB phải đảm bảo trình độ thành thạo nghề nghiệp KTVNB thích hợp với công việc kiểm toán mà họ thực 220 Kiến thức, kỹ chuyên môn bổ trợ: Bộ phận KTNB phải có đợc hay cố gắng đạt đợc kiến thức, kỹ chuyên môn bổ trợ cần thiết để hoàn thành trách nhiệm kiểm toán 230 Giám sát: Bộ phận KTNB phải cung cấp đảm bảo rằngcác KTNB đợc giám sát cách đắn KTV nội 240 Tuân thủ chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp: KTVNB phải tuân thủ chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp 250 Kiến thức, kỹ kiến thức bổ trợ: KTVNB phải có kiến thức, kỹ chuyên môn bổ trợ cần thiết để hoàn thành công việc kiểm toán nội 260 Truyền đạt quan hệ đối nhân: KTVNB phải khéo léo quan hệ đối nhân có khả truyền đạt hiệu 270 Đào tạo liên tục: KTV phải trì lực thông qua đào tạo liên tục 280 Thận trọng nghề nghiệp mức: KTVNB phải thận trọng nghề nghiệp mức trình thực hiƯn KTNB - Chuẩn mực 300: Phạm vi cơng việc – Phạm vi kiểm toán nội phải bao gồm việc xem xét đánh giá tính đầy đủ hiệu hệ thống kiểm soát nội tổ chức chất lượng thành tích thực nhim v c giao 310 Tính trung thực đáng tin cậy thông tin: KTVNB phải kiểm tra tính trung thực đáng tin cậy thông tin tài hoạt động nh phơng pháp ghi nhận, đo lờng, phân loại báo cáo thông tin 320 Việc tuân thủ sách, kế hoạch, thủ tục, luật pháp quy định: KTVNB phải xem xét hệ thống đợc thiết lập để đảm bảo tuân thủ sách, kế hoạch, thủ tục, luật pháp quy định ảnh hởng quan trọng đến hoạt độngvà báo cáo; đồng thời, phải xác định xem tổ chức có tuân thủ thực tế không 330 Bảo vệ tài sản: KTVNB phải xem xét phơng thức bảo vệ tài sản thấy cần thiết phải kiểm tra tồn tài sản thực tế 340 Sử dụng tiết kiệm hiệu nguồn lực: KTVNB phải đánh giá việc sử dụng tiết kiệm hiệu nguồn lực 350 Hoàn thành mục đích mục tiêu đợc thiết lập cho hoạt động chơng trình: KTVNB phải xem xét hoạt động chơng trình để đảm bảo kết chúng với mục đích mục tiêu đa định hay không đồng thời hoạy động hay chơng trìng có đợc thực nh kế hoạch không - Chun mực 400: Q trình cơng việc kiểm tốn – Cơng việc kiểm toán phải bao gồm vạch kế hoạch kiểm tốn, xem xét đánh giá thơng tin, thơng báo kết qủa điều tra nghiên cứu kĩ 410 Lập kế hoạch kiểm toán: KTVNB phải lập kế hoạch cho KT 420 Kiểm tra đánh giá thông tin: KTVNB phải thu thập, phân tích, giả thích, ghi chép thông tin làm sở cho kết kiểm toán 430 Truyền đạt kết quả: KTVNB phải báo caó kết công việc kiểm toán 440 Theo dõi sau kiểm toán: KTVNB phải theo dõi sau kiểm toán để đảm bảo hành động thích hợp đà đợc tiến hành cho phát kiểm toán đà báo cáo - Chun mc 500: Quản lí phận kiểm tốn nội - Người phụ trách kiểm tốn nội phải quản lí đắn phận kiểm tốn nội 510 Mơc tiêu, quyền hạn trách nhiệm: Trởng KTNB phải có đợc quy định văn mục tiêu, quyền hạn trách nhiệm phận KTNB 520 Lập kế hoạch: Trởng KTNB phải thiết lập kế hoạch để hoàn thành trách nhiệm phận KTNB 530 Chính sách thủ tục: Trởng KTNB phải đa sách thủ tục văn để hớng dẫn cho KTV 540 Quản lý phát triển nhân sự: Trởng KTNB phải thiết lập chơng trình tuyển dụng phát triển nguồn nhân lực cho phận KTNB 550 Kiểm toán viên độc lập: Trởng KTNB phải phối hợp nỗ lực với KTV độc lập 560 Bảo đảm chất lợng: Trởng KTNB phải thiết lập trì chơng trình bảo đảm chất lợng để đánh giá hoạt động phận KTNB 1.3 Mục đích, chức năng, nhiệm vụ nội dung cơng việc kiểm tốn nội 1.3.1 Mục đích kiểm toán nội bộ: - Xem xÐt sù trung thực độ tin cậy thông tin tài hoạt động, phơng pháp ghi chép báo cáo thông tin Việc kiểm tra bao gồm việc xem xét phơng pháp xác định, đo lờng, phân loại, lập báo cáo kiểm tra chi tiết nghiệp vụ, khoản mục, số d tài khoản thủ tục kiểm soát thông tin kinh tÕ tµi chÝnh - Xem xÐt hƯ thèng cã đợc thiết lập phù hợp với sách, kế hoạch quy định đơn vị nh Nhà nớc Xác định thực tế cỏc chớnh sỏch t đợc tuân thủ nh th no KTNB có trách nhiệm kiểm tra, đánh giá thờng xuyên để đa kiến nghị nhằm hoàn thiện hệ thống kế toán HTKSNB - Xem xét phơng thức bảo vệ tài sản kiểm tra tồn taị tài sản - Xem xét hoạt động chơng trình có đáp ứng c mục tiêu đà đề kh«ng Lợi ích kiểm tốn nội Kiểm tốn nội đem lại cho doanh nghiệp nhiều lợi ích Đây cơng cụ giúp phát cải tiến điểm yếu hệ thống quản lý doanh nghiệp Thông qua công cụ này, ban giám đốc hội đồng quản trị kiểm soát hoạt động tốt hơn, quản lý rủi ro tốt hơn, tăng khả đạt mục tiêu kinh doanh Một doanh nghiệp có kiểm tốn nội làm gia tăng niềm tin cổ đông, nhà đầu tư thị trường chứng khoán hệ thống quản trị Các thống kê giới cho thấy cơng ty có phịng kiểm tốn nội thường có báo cáo hạn, báo cáo tài có mức độ minh bạch xác cao, khả gian lận thấp cuối hiệu sản xuất kinh doanh cao so với cơng ty khơng có phịng kiểm tốn nội Tuy nhiên, có thực tế khơng phải doanh nghiệp thấy hết lợi ích có biện pháp để thực hóa lợi ích Nhiều doanh nghiệp theo đuổi mục tiêu tăng trưởng nóng khơng cân ba mục tiêu bắt buộc phát triển bền vững Đó tăng trưởng, hiệu kiểm soát Kết tam giác ba mục tiêu không thực mở rộng ba góc q trình tăng trưởng cách đồng Thay vào bị co méo hai góc kia, tăng trưởng có đạt, hiệu kiểm soát lại giảm sút không ngang tầm với tăng trưởng 1.3.2 Chức kiểm toán nội bộ: - Kiểm tra - Xác nhận - Đánh giá 1.3.3 Nhiệm vụ kiểm toán nội - Kiểm tra tính phù hợp, hiệu lực hiệu HTKSNB - Kiểm tra xác nhận chất lượng, độ tin cậy thông tin kinh tế, tài báo cáo tài chính, báo cáo quản trị trước trình kí duyệt - Kiểm tra tuân thủ nguyên tắc hoạt động, quản lí kinh doanh, tuân thủ luật pháp, sách, chế độ tài chính, kế tốn; sách, nghị quyết, định Hội đồng quản trị, Ban giám đốc doanh nghiệp - Phát sơ hở, yếu kém, gian lận quản lí, bảo vệ tài sản doanh nghiệp; đề xuất giải pháp nhằm cải tiến hệ thống quản lí, điều hành kinh doanh ca doanh nghip 1.4 Các loại kiểm soát nội 1.4.1 Tính chất kiểm sốt: Q trình kiểm soát cần thiết tất lĩnh vực hoạt động người, bên tổ chức toàn xã hội Trong hầu hết khía cạnh nội dung ngun tắc sử dụng anh em nhiệm vụ kiểm toán viên nội phục vụ tổ chức nên cách tiếp cận tập trung vào kiểm sốt áp dụng vào hoạt động tổ chức Việc áp dụng theo trọng tâm thường coi “kiểm sốt nội bộ” (internal control) Đó lĩnh vực cần quan tâm dự định thường dùng chữ “kiểm sốt” cho rộng rãi Vì kiểm sốt hoạt động tổ chức phận hoạt động có tổ chức nên tồn hầu hết cấp độ tổ chức quan tâm nhiều người tổ chức Bản chất kiểm soát hiểu rõ giai đoạn (khâu) chủ yếu tồn q trình quản lý Q trình quản lý việc lập kế hoạch xây dựng mục tiêu có liên quan Việc lập kế hoạch trợ giúp việc tổ chức cung cấp nguồn lực cần thiết - kể người Sau nhà quản lý có hoạt động rõ ràng nhằm đạt mục tiêu xây dựng Nhưng thông thường hành động nghiệp vụ tự chưa coi đầy đủ Mọi việc thực theo dự định Những kiến thức dự đoán không tự coi tốt Hơn nữa, quần chúng người, sai lầm có xảy điều kiện môi trường thay đổi Do đó, chúng tơi cần: biện pháp hành động phụ thêm để có ý kiến thích hợp (appropriate readings) tiến chúng tơi làm cho hành động tương lai đảm bảo đạt mục tiêu tốt Chúng cần đến thủ tục bảo đảm loại hành động mong muốn ngăn ngừa loại hành động khơng mong muốn Chức kiểm sốt đem lại biện pháp, hành động thủ tục cần thiết Rõ ràng chức kiểm sốt khơng thể tồn chúng tơi khơng có mục tiêu Nếu muốn tới đâu khó mà biết biện pháp hành động cần thiết để đưa đến Điều cho thấy rõ việc thực hoạt động phụ trợ đưa lần trở lại trình quản lý thực tế hoạt động quản lý thực hành động phụ thêm xem lại q trình cụ thể có hành động quản lý Như vậy, kiểm soát tồn “khâu” độc lập trình quản lý đồng thời lại phận chủ yếu q trình Chức kiểm soát minh họa đơn giản thuyên buồm định đến bến cảng định trước với ngày dự kiến Với thơng tin nội hành trình xác định, có xác định nơi ghé qua, bị gió ngược hay có vấn đề kỹ thuật nên thuyền không Vậy cần đổi hướng, tốc độ phải thay đổi Và cần thiết phải xem lại ngày đến nơi theo chương trình Chức kiểm sốt xem xét đánh giá ảnh hưởng tình hình tiến trình tìm cho hành động hỗ trợ cần thiết Như góp phần giúp liệu thời gian để đến nơi cách tiện lợi 1.4.2 Các loại kiểm sốt Trong lúc kiểm sốt ln ln liên hệ trực tiếp gián tiếp với mục tiêu - tính chất phạm vi mục tiêu thay đổi linh hoạt cách thức thực hành kiểm sốt thay đổi Nhìn chung có ba loại kiểm sốt: a Kiểm sốt hướng dẫn Một loại kiểm sốt tiêu biểu thơng qua định dạng kiện giúp có hành động trung gian góp phần đạt mục tiêu lớn Những việc trung gian rõ ràng rộng đặc điểm chung cảnh báo cần có hoạt động quản lý kịp thời Trong trường hợp người lái thuyền nói trên, hai thuyền trơi phía có nghĩa địi hỏi hành động hướng đến rõ ràng Có nhiều tiêu chuẩn đánh giá trình chế tạo sản phẩm cho thấy điều kiện thực tế khác địi hỏi có cơng việc chế biến riêng Một việc hạ giá người bán buôn thành vấn đề cho nhà chế tạo ô tô chấp nhận thị trường sút sản phẩm ô tô cần điều chỉnh lịch trình sản xuất Cịn trường hợp khác có số rộng rãi xu hướng kinh tế cảnh báo thay đổi điều kiện gây hành động bảo vệ hành động tìm hội khác b Kiểm sốt “Có” “Khơng” Kiểm sốt loại kiểm soát nhằm vào chức bảo vệ cách máy móc, hay nói cách khác giúp bảo đảm đạt kết mong muốn Với hình thức đơn giản nhất, tiêu thức kiểm soát chất lượng mà thơng qua có phận sản phẩm với đặc điểm kỹ thuật qua Trong ví dụ minh họa khác, kiểm sốt thơng qua bắt buộc loại hình kinh doanh từ đảm bảo cá nhân cụ thể phải thực việc tóm lượt hoạt động có liên quan Việc thiết kế nhiệm vụ tổ chức tạo hội đảm bảo cần thiết qua đánh giá định kinh doanh chủ yếu hành động thực Nhân tố chung có kế hoạch kiểm sốt lập sẵn có cách đặt để điều kiện bình thường giúp vào hành động bảo vệ cải tiến c Kiểm soát sau hành động Loại kiểm soát thứ ba trùng với hai loại kiểm soát bàn trên, phân biệt hoạt động quản lý xảy sau, tiến hành theo hình thức có hiệu hồn cảnh thời Hoạt động sửa chữa sản phẩm hỏng hoạt động thay đổi chủ trương hay tiến trình Hoặc hành động thải hồi hay tái tuyển nhân viên Hoạt động sau việc làm hay phải nghiên cứu thêm triển khai Công việc phân tích kiểm tốn viên nội thường trực tiếp định tới chất phạm vi loại hành động sau việc có hiệu nhất, dù hành động hướng tương lai Ở đây, kiểm soát cần hiểu xem xét lại khứ hướng vào cải tiến nhng hot ng tng lai 1.4.3 Các loại thủ tục kiĨm so¸t Trong viƯc øng dơng c¸c thđ tơc kiĨm soát, vấn đề quan trọng hiểu đợc khái niệm kiểm soát phòng ngừa, kiểm soát phát kiểm soát bù đắp * Kiểm soát phòng ngừa: Là thủ tục kiểm soát đợc thiết kế để ngăn chặn sai phạm điều kiện dẫn đến sai phạm Kiểm soát phòng ngừa thờng đợc tiến hành trớc nghiệp vụ xảy * Kiểm soát phát hiện: thủ tục kiểm soát đợc thiết kế nhằm phát sai phạm điều kiện dẫn đến sai phạm Kiểm soát phát thờng thực sau nghiệp vụ đà xảy Kiểm soát phát kiểm soát phòng ngừa có quan hƯ bỉ sung cho viƯc thùc hiƯn c¸c mục tiêu kiểm soát Thế mạnh kiểm soát phòng ngừa ngăn chặn sai phạm trớc xảy giảm đợc thiệt hại Nhng thủ tục kiểm soát phòng ngừa giảm đợc rủi ro xuống không chi phí cho kiểm soát phòng ngừa nhiều trờng hợp cao Khi ®ã, kiĨm so¸t ph¸t hiƯn sÏ gióp ph¸t hiƯn sai phạm lọt lới kiểm soát phòng ngừa Một ý nghĩa quan trọng kiểm soát phát răn đe, làm tăng ý trách nhiệm nhân viên trình thực kiểm soát phòng ngừa * Kiểm soát bù đắp: Là khái niệm bù đắp yếu thủ tục kiểm soát thủ tục kiểm soát khác.Cơ sở việc sử dụng kiểm soát bù đắp quan hệ chi phí lợi ích 1.5 Kiểm toán viên nội 1.5.1 Đạo đức nghề nghiệp KTVNB Qui định Hiệp hội kiểm toán viên nội (IIA) ban hành năm 1998 - Trung thực khách quan, cần mẫn việc thực nghĩa vụ trách nhiệm - Trung thành lĩnh vực đơn vị Tuy nhiên không tham gia hành vi phạm pháp sai trái - Không tham gia hoạt động mâu thuẫn với quyền lợi đơn vị có ảnh hưởng đến khả xét đoán khách quan - Khơng nhận vật có giá trị nhân viên, khách hàng, nhà cung cấp doanh nghiệp khác có liên quan đến đơn vị làm tổn hại đến xét đốn nghề nghiệp - Chỉ thực cơng việc xét thấy có khả hồn thành với đầy đủ chun mơn nghiệp vụ - Phải tuân thủ chuẩn mực nghề nghiệp - Phải bảo mật thơng tin có q trình kiểm tốn - Phải khơng ngừng tham gia học tập, đào tạo để nâng cao trình độ nghiệp vụ, để nâng cao hiệu chất lượng công việc * Theo Chn mùc thùc hµnh nghỊ nghiƯp kiĨm toán nội IIA ban hành năm 2001: Kiểm toán viên nội phải khách quan; có khả chuyên môn thận trọng nghề nghiệp mức * Theo Chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp kế toán, kiểm toán: Ngời làm kiểm toán phải trực, khách quan, có lực chuyên môn tính thận trọng, tính bảo mật, có t cách nghề nghiệp tuân thủ chuẩn mực chuyên môn * Thông t số 171 ngày 22/12/1998 BTC Hớng dẫn thực kiểm toán nội DNNN có bổ sung tiêu chuẩn đối víi KTV néi bé: Trường hợp Kiểm tốn viên nội chưa có đại học chuyên ngành kinh tế, tài chính, kế tốn quản trị kinh doanh tối thiểu phải có trình độ trung cấp chun ngành kinh tế tài quản trị kinh doanh, công tác thực tế lĩnh vực quản lý tài kế tốn năm, làm việc doanh nghiệp năm trở lên không thấp trình độ chun mơn nghiệp vụ kế tốn trưởng doanh nghiệp 1.5.2 Tiêu chuẩn KTVNB - Có phẩm chất trung thực, khách quan - Đã tốt nghiệp đại học chuyên ngành kinh tế, tài chính, kế tốn quản trị kinh doanh - Đã cơng tác thực tế lĩnh vực quản lí tài chính, kế tốn từ năm trở lên, có năm làm việc doanh nghiệp nơi giao nhiệm vụ kiểm toán viên - Đã qua huấn luyện nghiệp vụ kiểm toán nội theo nội dung chương trình thống BTC cấp chứng 1.5.3 Trách nhiệm KTVNB - KTVNB thực nhiệm vụ theo kế hoạch kiểm toán Tổng giám đốc giám đốc phê duyệt Chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc giám đốc chất lượng, tính trung thực, hợp lí báo cáo kiểm tốn thơng tin tài chính, kế tốn kiểm tốn - Trong q trình thực kiểm toán, KTVNB phải tuân thủ luật pháp, tuân thủ nguyên tắc chuẩn mực nghề nghiệp kiểm tốn, sách chế độ hành Nhà nước - KTV phải khách quan, đề cao tính độc lập q trình kiểm tốn Khơng ngừng nâng cao lực chuyên môn, cập nhật kiếm thức, giữ gìn đạo đức nghề nghiệp - Tuân thủ nguyên tắc bảo mật số liệu, tài liệu kiểm tốn (ngoại trừ trường hợp có u cầu tòa án nghĩa vụ liên quan đến tiêu chuẩn nghiệp vụ) 1.5.4 Quyền hạn kiểm toán viên nội - Được độc lập chuyên môn, nghiệp vụ Không bị chi phối can thiệp thực kiểm tốn trình bày ý kiến báo cáo kiểm tốn - Có quyền u cầu phận, cá nhân kiểm tốn phận có liên quan cung cấp thông tin, tài liệu phục vụ cho cơng tác kiểm tốn - Được kí xác nhận báo cáo kiểm toán nội nhân tiến hành chịu trách nhiệm thực theo nhiệm vụ kiểm toán giao - Nếu ý kiến đề xuất, giải pháp kiến nghị, ý kiến tư vấn cho cơng việc cải tiến, hồn thiện cơng tác quản lí, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh, ngăn ngừa sai sót, gian lận, việc làm sai trái doanh nghiệp - Được bảo lưu ý kiến trình bày báo cáo kiểm tốn nội bộ, quyền đề nghị quan chức nhà nước xem xét lại định Tổng giám đốc, giám đốc bãi nhiễm kiểm toán viên Chơng 2: Tổ chức kiểm toán nội doanh nghiƯp 2.1- Tỉ chøc bé m¸y kiĨm to¸n néi bé Nguyên tắc chung: Bộ phận kiểm toán nội phải chịu trực thuộc người đủ quyền lực (trực thuộc lãnh đạo cấp cao doanh nghiệp) để ủng hộ cho độc lập kiểm toán nội bộ, đảm bảo phạm vi kiểm toán rộng rãi, bảo đảm xem xét đầy đủ báo cáo kiểm toán có biện pháp thích đáng sở kiến nghị kiểm tốn viên Có mơ hình tổ chức kiểm tốn nội để đảm bảo tính độc lập * Mơ hình lí tưởng Bộ phận kiểm toán nội tổ chức trực thuộc ủy ban kiểm toán Ủy ban bao gồm số thành viên hội đồng quản trị, người không tham gia điều hành hoạt động doanh nghiệp Ủy ban giám sát hoạt động tài doanh nghiệp Theo mơ hình ủy ban kiểm tốn quản lí trực tiếp phận kiểm tốn nội đảm bảo tính độc lập kiểm tốn nội tồn hoạt động doanh nghiệp Hội đồng quản trị Ủy ban kiểm tốn Trách nhiệm quản lí Kiểm tốn nội Tổng giám đốc Trách nhiệm báo cáo Cán quản lí trung gian Cán quản lí nghiệp vụ * Mơ hình thực tế Trên thực tế, thành viên ủy ban kiểm tốn thường khơng chun trách, họ thường họp vài lần năm nên việc quản lí phận kiểm tốn nội khó khăn Do thực tế, phận kiểm tốn nội thường đặt điều hành Tổng giám đốc Ủy ban kiểm toán chịu trách nhiệm việc phê chuẩn định bổ nhiệm hay bãi 10 có nh thiết kế cần phải điều chỉnh cho phù hợp với tình hình giai đoạn Giám sát có vai trò quan trọng kiểm soát nội giúp cho kiểm soát nội trì đợc hữu hiệu qua thời kỳ khác Giám sát thờng xuyên diễn trình hoạt động, nhà quản lý nhân viên thực trách nhiệm Giám sát định kỳ thờng thực qua chức kiểm toán nội đơn vị, qua phát kịp thời yếu hệ thống để đa biện pháp cải thiện Kiểm toán độc lập loại kiểm toán từ bên cung cấp giám sát định kỳ, nhiên phạm vi thờng hẹp õy trình theo dõi đánh giá chất lượng kiếm soát nội để đảm bảo việc triển khai, điều chỉnh cải thiện liên tục Hệ thống hoạt động tốt nếu: * Doanh nghiệp có hệ thống báo cáo cho phép phát sai lệch so với tiêu, kế hoạch định Khi phát sai lệch, doanh nghiệp triển khai biện pháp điều chỉnh thích hợp * Việc kiểm tốn nội thực người có trình độ chun mơn thích hợp người có quyền báo cáo trực tiếp cho cấp phụ trách cao cho ban lãnh đạo * Những khiếm khuyết hệ thống kiểm soát nội phát kiểm toán nội kiểm toán độc lập báo cáo trực tiếp kịp thời với cấp phụ trách cao hơn, kể ban lãnh đạo để điều chỉnh lúc * Doanh nghiệp yêu cầu cấp quản lý trung gian báo cáo với lãnh đạo trường hợp gian lận, nghi ngờ gian lận, vi phạm nội quy, quy định doanh nghiệp quy định luật pháp hành có khả làm giảm uy tín doanh nghiệp gây thiệt hại kinh tế Nếu Hệ thống kiểm sốt nội doanh nghiệp có đủ năm thành phần tất nội dung nêu đảm bảo hệ thống chắn mang lại lợi ích quản lý kinh tế to lớn cho doanh nghiệp C¸c bé phËn cđa kiĨm so¸t néi Kiểm soát nội Bộ Nội dung phận Môi trHành động, sách ờng thủ tục phản ánh kiểm nhận thức, thái độ soát nhà quản lý kiểm soát tầm quan trọng kiểm soát Đánh giá Các nhân tố - Triết lý quản lý phong cách hoạt động - Cơ cấu tổ chức - Phơng pháp uỷ quyền tham gia Hội đồng quản trị Ban kiểm soát - Trình độ phẩm chất đội ngũ cán nhân viên - Chính sách nhân - Sự trung thực giá trị đạo đức Nhận dạng, phân tích - Nhận dạng, phân tích 50 rủi ro quản lý rủi ro Các hoạt động kiểm soát Các sách thủ tục ngời quản lý thiết lập để thực mục tiêu kiểm soát Thông tin truyền thông Giám sát Hệ thống thu nhận, xử lý, ghi chép, báo cáo thông tin nội với bên Sự đánh giá thờng xuyên định kỳ ngời quản lý hệ thống kiểm soát nội nhằm xem xét hoạt động có nh thiết kế không cần phải điều chỉnh cho phù hợp với giai đoạn quản lý rủi ro khiến cho mục tiêu đơn vị không thực đợc - Nhận dạng, phân tích quản lý rủi ro phát sinh từ biến động môi trờng kinh doanh - Phân chia trách nhiệm đầy đủ - Uỷ quyền đắn cho nghiệp vụ hoạt động - Bảo vệ tài sản vật chất thông tin - Kiểm tra độc lập - Phân tích rà soát - Chứng tõ - Sỉ s¸ch - B¸o c¸o - Gi¸m s¸t thờng xuyên - Giám sát định kỳ (kiểm toán nội bộ, kiểm toán từ bên ) 3.2 Mt s chu trình kiểm sốt kiểm tốn nội - Kiểm sốt nội chu trình mua hàng - Kiểm sốt nội chu trình bán hàng - Kiểm sốt nội chu trình tồn kho 3.2.1 Kiểm sốt nội chu trình mua hàng 3.2.1.1 Chứng từ, báo cáo sổ kế toán a Chứng từ: - Phiếu yêu cầu mua hàng: Được lập phận doanh nghiệp có nhu cầu mua hàng Phiếu yêu cầu mua hàng bao gồm thông tin chủng loại, mặt hàng, số lượng, thời gian nhận hàng… Phiếu gửi phận mua hàng phải chấp nhận người quản lí phận yêu cầu - Đơn đặt hàng: Chứng từ lâp lập phận mua hàng xác định yêu cầu doanh nghiệp với nhà cung cấp mặt hàng, giá cả, chất lượng, thời gian, địa điểm, phương tiện giao hàng, toán… Khi đơn đặt hàng chấp nhận trở thành hợp đồng pháp lí ràng buộc hai bên 51 - Phiếu nhập kho: Chứng từ phận nhận hàng lập số lượng, chất lượng, qui cách hàng thực nhận - Hóa đơn bán hàng người bán (HĐGTGT, HĐBH): Đây chứng từ xác định quyền sở hữu hàng hóa chuyển cho người mua nghĩa vụ toán người mua người bán - Chứng từ toán (Phiếu chi, báo nợ…): Là chứng từ dùng hệ thống toán theo chứng từ nhằm ghi nhận thông tin liên quan đến tốn cho hóa đơn - Chứng từ hàng mua trả lại (Biên kiểm nhận hàng hóa…): Chứng từ phận mua hàng lập hàng mua không yêu cầu, trả lại người bán Chúng từ ghi đầy đủ mặt hàng, số lượng, giá đơn vị số tiền hàng mua trả lại b Sổ sách: - Sổ kế toán tổng hợp: + Theo hình thức NKC: Nhật kí chung, nhật kí mua hàng, sổ TK + Theo hình thức NKCT: NKCT số 1,2,5; Bảng kê số 8; Sổ TK - Sổ kế toán chi tiết: Sổ chi tiết hàng hóa, sổ chi tiết tốn người bán… c Báo cáo: - Báo cáo kiểm soát: Là báo cáo với mục đích tổng hợp tất thay đổi tập tin liệu để dảm bảo tất liệu cập nhật xử lí đầy đủ + Báo cáo tổng giá trị mua hàng, báo cáo cung cấp để kiểm sốt xử lí hệ thống có xác đầy đủ không; + Báo cáo liệt kê tất đơn dặt hàng mua, tất phiếu nhập kho, tất sec toán…nhằm giúp cho việc kiểm sốt liệu có cập nhật xử lí đầy đủ, xác khơng - Báo cáo đặc biệt: Là báo cáo lập theo yêu cầu người sử dụng thơng tin phục vụ cho việc điều hành hoạt động xử lí lập kế hoạch + Báo cáo hóa đơn mua hàng chưa tốn + Báo cáo phân tích khoản phải trả theo thời hạn nợ + Báo cáo nhu cầu tiền tốn + Báo cáo thơng tin nhà cung cấp 3.2.1.2 Luân chuyển chứng từ qui trình xử lí nghiệp vụ mua hàng, tốn - Bộ phận yêu cầu: Lập Phiếu yêu cầu mua hàng Bộ phận phận doanh nghiệp có nhu cầu cần bổ sung nguyên vật liệu, hàng hóa, tài sản cố định… + Yêu cầu nguyên vật liệu lập quản đốc phân xưởng kế toán kho + Yêu cầu mua hàng lập phận bán hàng kế toán kho… Phiếu yêu cầu mua hàng lập liên, liên lưu, liên gửi phận mua hàng, liên gửi kế toán theo dõi toán - Bộ phận mua hàng: Đây phận có chức lựa chọn nhà cung cấp, xác định điều kiện có liên quan tới việc mua hàng giá cả, điều kiện toán, điều kiện giao hàng, bảo hành…Bộ phận lập Đơn đặt hàng lập liên, gửi cho người cung cấp, kế toán toán phải trả, phận yêu cầu mua hàng cho phận nhận hàng lưu - Bộ phận nhận hàng: Chức nhận hàng nên tách khỏi chức kho hàng nhằm nâng cao hiệu kiểm soát Bộ phận có chức nhận, đếm, kiểm tra chất lượng hàng lập Phiếu nhập kho( Báo cáo nhận hàng) Phiếu nhập kho lập liên, gửi đến phận mua hàng, phận yêu cầu, phận kế tốn lưu Người giám sát bơ phận 52 cho nhiệm vụ đối chiếu Phiếu nhập kho Đơn đặt hàng để tiếp tục xử lí nghiệp vụ mua hàng - Bộ phận kho hàng: Đây phận bảo quản vật tất loại hàng tồn kho Khi nhận hàng thủ kho phải kí nhận vào Phiếu nhập kho gửi Phiếu nhập kho cho phận kế toán - Bộ phận kế toán toán: Kế toán phải đối chiếu loại chứng từ gồm Phiếu yêu cầu mua hàng, đơn đặt hàng, phiếu nhập kho hóa đơn người bán trước ghi sổ làm thủ tục tốn Sau hồn tất thủ tục tốn cho người bán, chứng từ toán lưu hồ sơ chứng từ toán Hàng tháng phận kế toán kiểm tra sổ chi tiết, cộng sổ chuyển số tổng phận kế toán tổng hợp (nếu kế tốn thủ cơng) - Bộ phận tài vụ: Kiểm tra chứng từ toán cách đối chiếu với chứng từ liên quan; chấp nhận chứng từ toán lập séc tốn đến hạn Sec phải cấp có thẩm quyền kí phát hành, số sec ghi chứng từ tốn sau chuyển chứng từ toán cho kế toán theo dõi toán Sec gửi kèm theo giấy báo trả tiền cho người bán sau ghi vào nhật kí chi Hàng ngày cộng sổ nhật kí chi, cuối tháng chuyển số tổng phận kế toán tổng hợp để kiểm tra, đối chiếu ghi sổ Nếu thực kế tốn máy tính việc ghi nhận, xử lí, lưu trữ khác biệt so với kế tốn thủ cơng tùy thuôc vào khác biệt tổ chức hệ thống 3.2.1.3 Tổ chức hệ thống theo dõi chi tiết toán với người bán: Các kiểu tổ chức theo dõi khoản phải trả - Hệ thống theo dõi theo người bán: Là hệ thống mà hóa đơn bán hàng phân loại ban đầu để theo dõi ghi sổ theo người bán Hệ thống sử dụng sổ chi tiết theo dõi chi tiết quan hệ toán bao gồm lần mua, lần toán, số dư hành theo người bán… Ví dụ mơ tả sổ chi tiết qui trình xử lí hệ thống theo dõi người bán SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN Tài khoản 331 “Phải trả người bán” Đối tượng: Công ty ABC Chứng từ Ngày Nội dung Số Ngày TK đối ứng Thời hạn toán xxx Số phát sinh Đã trả Phải trả Dư đầu kì xx x X Mua chưa tốn NVL 152 xx x X Thanh toán HĐ 101 ………… 111 Cộng SPS 53 Số dư Đã trả Phải trả xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx 31 Dư cuối kì xxx Qui trình xử lí hình thức theo dõi tốn theo người bán: Nhận hóa đơn Kiểm tra, đối chiếu chứng từ liên quan Phân loại theo người bán, ghi sổ chi tiết phải trả người bán Thanh toán tiền Ghi giảm khoản phải trả người bán (Liên quan đến chiết khấu thương mại, chiết khấu toán, giảm giá hàng mua hàng mua trả lại…) Ưu điểm: Theo dõi rõ ràng quan hệ toán theo người bán, dễ dàng cung cấp số nợ theo người bán Nhược điểm: Khó khăn theo dõi nợ tới hạn tốn, nhiều khơng tốn kịp thời để hưởng ưu đãi chiết khấu tốn, khó khăn cung cấp thơng tin để tổng hợp nhu cầu tiền cần để toán theo mốc thời gian ngày, tuần, tháng… - Hệ thống theo dõi toán theo chứng từ: Đay hệ thống theo dõi tốn theo hóa đơn bán hàng người bán Hóa đơn bán hàng phân loại theo ngày dự định trả tiền ghi chép việc phân loại chứng từ tốn Như hệ thống khơng mở sổ chi tiết cho người bán mà lại mở chứng từ tốn cho hóa đơn bán hàng, sổ ghi chứng từ toán hồ sơ chứng từ chưa toán + Chứng từ toán: Là chứng từ ghi lại thông tin liên quan tới ngày dự định trả tiền, số tiền phải trả, chi tiết việc trả tiền + Ghi sổ chứng từ toán: Sổ có cấu tạo tương tự dùng thay cho nhật kí mua hàng + Hồ sơ chứng từ chưa toán: Là hồ sơ gồm nhiều ngăn đánh số theo ngày cần toán tháng để lưu trữ chứng từ chưa toán theo ngày cần toán Tới ngày cần toán cần lấy tất chứng từ lưu để tốn Qui trình xử lí hình thức theo dõi toán theo chứng từ: Lập chứng từ toán Ghi sổ chứng từ toán Thanh toán Ghi sec toán vào sổ chi sec, sổ chứng từ toán Ưu điểm: Kiểm soát việc toán, đảm bảo toán hạn, cung cấp thông tin để lập yêu cầu tiền tốn xác Kiểu tổ chức tạo kiểm soát nội tiền tốt Nhược điểm: Do chứng từ toán lập cho hóa đơn bán hàng nên thời gian lập Ngồi hình thức khơng sử dụng sổ chi tiết người bán nên khó khăn tổng hợp tốn số dư theo khách hàng Vì ưu nhược điểm hai cách thức tổ chức nên số doanh nghiệp tổ chức kết hợp hai kiểu theo dõi theo người bán theo dõi toán theo chứng từ nhằm tăng cường ưu điểm việc theo dõi quan hệ toán kiểm soát chi tiền 3.2.1.4 Các hoạt động kiểm soát nội chu trình mua hàng Trong chu trình mua hàng, rủi ro thường xảy xử lí nghiệp vụ là: 54 - Yêu cầu mặt hàng mua không cần thiết Phiếu yêu cầu mua hàng lập người không ủy quyền Không đặt hàng mua Hàng nhận không phù hợp đơn đặt hàng chủng loại, số lượng, chất lượng Hàng nhận người không ủy quyền, nhiệm Thanh tốn khơng người bán tốn cho hàng khơng nhận - Thanh tốn khơng kì hạn làm ảnh hưởng đến quan hệ mua bán Để quản lí tốt vấn đề này, cần có thủ tục kiểm sốt nội thích hợp KIỂM SỐT CHO NGHIỆP VỤ MUA HÀNG Hoạt động Mua hàng tồn kho Trả lại hàng kiểm soát Ủy quyền - Ủy quyền: Phụ trách phận có - Ủy quyền: Phụ trách phận xét duyệt nhu cầu; Nhân viên mua hàng có nhu cầu; - Xét duyệt: Quản lí mua hàng Xét duyệt: Quản lí mua hàng Phân chia Mua hàng kế toán phải trả Mua hàng kế toán phải trách nhiệm Kế toán hàng hóa kho hàng trả Nhận hàng kho hàng Kế tốn hàng hóa kho hàng Nhận hàng kho hàng Bảo vệ an Hàng hóa Hàng trả lại tồn tài sản - Phiếu nhập kho lập nhận - Chỉ xuất hàng trả lại có hàng chứng từ trả lại hàng mua - Phiếu nhập kho đánh số phiếu xuất kho trước - Các phận liên quan kiểm - Kiểm só lượng, chất lượng tra cách độc lập số lượng nhận hàng hàng xuất trả - Các phận liên quan kiểm tra hàng cách độc lập Chứng từ Yêu cầu mua hàng: Debit memo (?): - Dựa điểm bổ sung số - Được lập phận mua lượng bổ sung hàng Đặt hàng mua: - Được đánh số trước - Chỉ lập có yêu cầu mua Bộ chứng từ mới: hàng - Debit memo gửi trực - Được đánh số trước tiếp cho kế toán phải trả - Chọn người bán từ danh sách - Các chứng từ phải người bán chấp nhận đánh số trước - Kiểm tra cẩn thận điều kiện - Các chứng từ liên quan: Bộ giá toán chứng từ gốc 55 Bộ chứng từ toán: - Kiểm tra đối chiếu - Hóa đơn người bán chứng từ - Các chứng từ đánh số trước - Các chứng từ liên quan chứng từ: Yêu cầu mua hàng, phiếu nhập kho - Kiểm tra đối chiếu chứng từ KIỂM SỐT NGHIỆP VỤ CHI TIỀN Hoạt động kiểm sốt Ủy quyền xét duyệt Phân chia trách nhiệm Bảo vệ an tồn tài sản Chứng từ Ghi sổ kế tốn - Ủy quyền: Kế toán phải trả, thủ quĩ - Xét duyệt: Trưởng tài vụ Kế toán phải trả thủ quĩ kế toán ngân hàng Thủ quĩ kế toán ngân hàng kế toán ghi sổ Kế toán phải trả kế toán ghi sổ Sec: - Được lập dựa chứng từ tốn - Đánh sơ trước - Chỉ kí sec điền đầy đủ nội dung - Sec nên kí người có giá trị lớn - Sec gửi nhân viên khác với người viết sec - Sec phải gửi sau kí duyệt - Lưu lại sec bị hủy không sử dụng Chứng từ gốc: - Kiểm tra tính đầy đủ xác chứng từ gốc - Đóng dấu chi tiền vào sau ki sec Chi tiết kế toán phải trả Ghi sổ tổng hợp 3.2.2 Kiểm sốt nội chu trình bán hàng 3.2.2.1 Chu trình bán hàng Chu trình doanh thu gồm nghiệp vụ kế toán ghi nhận kiện phát sinh liên quan đến doanh thu tốn Có kiện kinh tế chu trình doanh thu - Nhận đặt hàng khách hàng - Giao hàng hóa cho khách thực hoạt động dịch vụ - Yêu cầu khách hàng toán - Thu tiền Trong trường hợp bán hàng thu tiền ngay, kiện kinh tế xảy đồng thời nên hệ thống kế toán ghi chép kiện nghiệp vụ kế tốn Trường hợp bán chịu kiện kinh tế tạo nghiệp vụ kế toán thời điểm khác 56 * Nhận xử lí đơn đặt hàng khách hàng: Bộ phận bán hàng nhận yêu cầu từ khách hàng, kiểm tra thông tin hàng yêu cầu, lập lệnh bán hàng, chuyển phận tín dụng chấp thuận bán chịu cuối phận trả lời đặt hàng mua khách hàng Chứng từ ghi nhận hoạt động Đơn đặt hàng lệnh bán hàng - Đơn đặt hàng: chứng từ người mua gửi tới xác định nhu cầu chủng loại, số lượng hàng, thời gian, địa điểm giao hàng, phương thức vận tải, điều kiện toán… - Lệnh bán hàng: Là chứng từ nội phận bán hàng lập cho phép phận liên quan thực xuất kho, giao hàng cho khách Lệnh bán hàng mơ tả thơng tin hàng hóa, số lượng, giá bán, khách hàng… Nếu bán chịu lệnh bán hàng chuyển sang phận tín dụng để xét duyệt Thông tin lệnh bán hàng gửi cho phận kho làm để xuất hàng, cho phận gửi hàng làm để đóng gói, cho khách hàng để xác nhận đặt hàng chấp thuận cho phận kế toán để theo dõi toán * Gửi hàng cho khách hàng: Bộ phận gửi hàng giao hàng cho khách theo thời hạn giao hàng địa điểm định Bộ phận lập giấy gửi hàng vận đơn Vận đơn chứng từ giao nhận hàng phận gửi hàng người vận tải * Lập hóa đơn bán hàng: Đây chứng từ xác định quyền sở hữu hàng hóa chuyển cho người mua nghĩa vụ toán người mua người bán Chứng từ bao gồm thông tin hàng bán chủng loại hàng, số lượng hàng, đơn vị tính, tiền, điều kiện toán…Chứng từ lập liên, dùng để lưu, gửi cho khách hàng cho kế toán tốn * Thu tiền: Khi phận tín dụng thu sec toán, phải lập bảng kê sec chuyển sec cho thủ quĩ cho kế toán theo dõi toán * Giấy báo trả tiền:Là chứng từ gửi cho người mua kèm hóa đơn bán hàng Khi người mua toán tiền, người mua gửi lại giấy báo trả kèm số tiền toán nhằm mục đích giúp người bán ghi xác người toán, số tiền nội dung toán * Trường hợp hàng bị trả lại xóa nợ phải thu Nếu bị trả lại hàng, phận nhận hàng lập phiếu nhập kho cho số hàng bị trả lại Căn vào phiếu nhập kho biên kiểm nhận hàng hóa người mua, kế tốn theo dõi toán ghi giảm khoản nợ phải thu khách hàng 3.2.2.2 Tổ chức kế tốn xử lí nghiệp vụ a Luân chuyển chứng từ, xử lí nghiệp vụ: - Bộ phận bán hàng: Đay phận giao dich, đàm phán trực tiếp với khách hàng điều kiện bán hàng, toán, chiết khấu thương mại…nhận đặt hàng khách hàng, lập “Lệnh bán hàng” - Bộ phận tín dụng: Kiểm tra chấp thuận điều kiện bán chịu, điều kiện toán cho khách hàng Trong xử lí xóa nợ phải thu, phận kiểm tra, xem xét sách nợ cho khách hàng, xác định dự phịng phải thu khó địi cho doanh nghiệp - Bộ phận tài vụ: Trong nghiệp vụ xử lí hàng bị trả lại giảm giá, phận tài vụ người chấp thuận cuối chứng từ ghi nhận nghiệp vụ Loại nghiệp vụ đòi hỏi hai phận chức riêng biệt tham gia xét duyệt chúng loại nghiệp vụ địi hỏi phải kiểm sốt cẩn thận - Bô phận kho hàng: Đây phận quản lí hàng kho - Bộ phận gửi hàng: Có nhiệm vụ chuyển hàng trực tiếp thuế đơn vị vận tải chuyển hàng cho khách hàng Bộ phận thường phân chia độc lập với phận kho hàng để tăng cường tính kiểm sốt nội hàng tồn kho 57 - Bộ phận nhận hàng: Trong xử lí nghiệp vụ hàng bị trả lại, phận nhận hàng kiểm tra hàng bị trả lại, ghi nhận chủng loại, số lượng nhận phiếu nhập kho - Bộ phận lập hóa đơn: Đây phận lập chứng từ “Phiếu kế toán” làm hạch toán nghiệp vụ - Bộ phận kế toán nợ phải thu: Ghi chép sổ chi tiết phải thu khách hàng, lập “Báo cáo nợ phải thu khách hàng” “Báo cáo phân tích khoản nợ phải thu theo thời hạn nợ” - Bộ phận kế toán tổng hợp: Ghi chép sổ thực lập báo cáo tổng hợp - Bộ phận quĩ: Thu tiền, thực thủ tục gửi vào ngân hàng b Các kiểu tổ chức theo dõi kế tốn phải thu Có hai kiểu theo dõi phải thu khách hàng, hệ thồng chuyển số dư hệ thống tốn theo hóa đơn Hai phương pháp khác chi tiết theo dõi phải thu, theo dõi toán báo cáo phải thu khách hàng Việc tổ chức thực thủ công máy b.1 Hệ thống tốn theo hóa đơn Tổ chức theo hệ thống này, người mua tốn nợ đích danh theo hóa đơn bán hàng, cịn người bán theo dõi chi tiết khoản phải thu, thu, dư nợ chi tiết theo hóa đơn chưa tốn Như vậy, báo cáo khách hàng liệt kế tất hóa đơn chưa tốn tính đến thời điểm lập báo cáo, phân tích chúng theo thời hạn nợ Trường hợp số tiền tốn khơng khớp với số tiền theo hóa đơn hệ thống tự động trừ vào số tiền tốn hóa đơn (thường hóa đơn cũ nhất) Tuy nhiên người bán thường đưa sách chiết khấu nhằm khuyến khích khách hàng trả tiền xác theo hóa đơn để tiệ cho việc theo dõi, đối chiếu Ưu: Việc xác định khoản chiết khấu tốn rõ ràng tốn theo hóa đơn cụ thể Nhược: Địi hỏi chi phí cao, nhiều thời gian theo dõi chi tiết theo hóa đơn b.2 Hệ thống chuyển số dư: Tổ chức theo hệ thống này, khách hàng khơng tốn xác theo hóa đơn mà dựa tổng nợ báo cáo nợ phải thu khách hàng Báo cáo hàng tháng trình bày số dư đầu kì, số phát sinh kì, số dư cuối kì khơng chi tiết theo hóa đơn Uu: phương pháp khơng theo dõi chi tiết theo hóa đơn nên thích hợp với doanh nghiệp có số lượng khách hàng lớn, khách hàng phát sinh mua nhiều lần, giá trị lần mua nhỏ Nhược: c Sổ kế toán: - Thực kế tốn thủ cơng - Thực kế toán máy: Việc lưu trữ thực tập tin liệu Khi cần thông tin liên quan hệ thống lâý số liệu từ tập tin liên quan, tính tốn, tổng hợp, lập báo cáo Trong kế toán máy, sổ kế toán hình thức kết xuất hệ thống xử lí liệu Nó cịn chức lưu trữ giấy tờ liệu xử lí, khơng cịn có chức xử lí liệu kế tốn thủ cơng Vì vậy, chất lượng hệ thống kế toán phụ thuộc nhiều vào việc tổ chức liệu d Báo cáo kế toán: Trong chu trình bán hàng, báo cáo phân thành loại theo mục tiêu cung cấp thông tin cho việc kiểm sốt hoạt động xử lí chu trình, thơng tin theo nhu cầu người sử dụng nhằm phục vụ định điều hành 58 - Báo cáo kiểm soát: + Ở mức độ kiểm soát tổng quát: Báo cáo tổng doanh thu bán hàng, báo cáo tổng hợp mã số hóa đơn… + Ở mức độ kiểm sốt chi tiết việc xử lí: Báo cáo liệt kê tất hóa đơn bán hàng, tất phiếu xuất kho, tất số tiền toán… Mục đích nhằm kiểm sốt xem liệu có cập nhật, xử lí xác khơng - Báo cáo đặc biệt: Là báo cáo lập theo yêu cầu người sử dụng thơng tin để đưa định kinh tế, tài + Báo cáo khách hàng: Đây báo cáo cung cấp thơng tin liên quan tới khách hàng tốn doanh nghiệp Báo cáo liệt kê tất nghiệp vụ bán hàng doanh nghiệp, khách hàng tốn, tổng số cịn nợ phải trả theo tổng số theo khách hàng Tác dụng báo cáo dùng để đối chiếu người mua, phát sai sót gian lận xử lí kế tốn Ngồi dùng để nhắc nợ người mua đề biệnk pháp phù hợp để khuyến khích người mua tốn sớm + Báo cáo phân tích khoản nợ phải thu theo thời hạn nợ: Thông thường báo cáo lập hàng tháng nhằm mục đích cung cấp thơng tin cho phận kiểm sốt tín dụng để đánh giá mức độ uy tín tốn khách hàng để có biện pháp địi nợ đưa điều kiện tín dụng phù hợp Mặt khác để phân tích xác định nợ phải thu khó địi + Báo cáo tiền tốn hay bảng kế thu tiền: Báo cáo cung cấp thơng tin tổng số tiền khách hàng tốn nợ ngày Báo cáo cung cấp số tổng kiểm soát tiền khách hàng toán nợ ngày, ngăn chặn thất thoát đối chiếu với số liệu ghi giảm tài khoản khoản nợ phải thu khách hàng + Báo cáo phân tích bán hàng: Đây báo cáo phân tích doanh thu bán hàng theo tiêu thức riêng báo cáo tính hình doanh thu, giá vốn, lãi gộp theo mặt hàng, khách hàng, địa điểm bán hàng…Cung cấp thông tin cho ban quản lí đánh giá lợi ích kinh doanh theo hàng hóa, theo khách hàng, theo hiệu chương trình quảng cáo, khuyến mại… - Các loại báo cáo khác khơng liên quan đến tình hình tài tình hình thực bán hàng nhân viên bán hàng, thời gian thực hoạt động xử lí đặt hàng (về thời gian trả lời khách hàng…), thời gian hoàn tất giao hàng… 3.2.2.3 Các hoạt động kiểm sốt chu trình doanh thu * Mục tiêu: Các hoạt động kiểm sốt chu trình doanh thu nhằm đạt mục tiêu sau - Tất nghiệp vụ trước thực phải ủy quyền xét duyệt đắn - Các nghiệp vụ ghi chép phải thực xảy - Các nghiệp cụ ghi chép phải ghi đầy đủ - Các nghiệp vụ phải ghi chép xác - Đảm bảo an toàn cho tài sản - Đảm bảo nâng cao hiệu hoạt động cho doanh nghiệp * Trong chu trình doanh thu, rủi ro thường xảy - Nhận chấp nhận đặt hàng khách hàng khơng có khả tốn - Nhận đặt hàng hàng hóa mà doanh nghiệp khơng có sẵn khơng có khă cung cấp - Người nhận đặt hàng không thẩm quyền - Xuất hàng chưa cho phép - Xuất hàng gửi hàng thực bơi nhân viên khơng có thẩm quyền 59 - Xuất hàng không số lượng, loại hàng - Chuyển hàng không địa điểm không khách hàng - Không ghi ghi chậm số tiền khách hàng toán - Ghi sai khách hàng tốn - Khơng nộp tiền thu… * Các hoạt động kiểm sốt thích hợp: KIỂM SỐT NGHIỆP BÁN HÀNG LẬP HĨA ĐƠN Hoạt động Bán chịu kiểm sốt Ủy quyền - Ủy quyền: Bán chịu xét duyệt - Xét duyệt: Tín dụng Phân chia trách nhiệm Hàng bị trả lại giảm giá - Ủy quyền: Dịch vụ khách hàng tín dụng - Xét duyệt: Trưởng tài vụ Dịch vụ khách hàng tín dụng Nhận hàng kho hàng Kế toán phải thu ghi sổ Hàng bị trả lại: - Đếm, kiểm hàng nhận lại - Chỉ lập phiếu kế toán ghi giảm nợ phải thu doanh thu hàng trả lại nhận hàng có phiếu nhập kho Chứng từ kế toán trả lại giảm giá hàng bán - Được lập dựa phiếu nhập kho yêu cầu khách hàng - Được đánh số trước - Được xét duyệt - Kiểm tra kĩ trước gửi khách hàng Bán hàng tín dụng Kho hàng gửi hàng Kế toán phải thu ghi sổ Bảo vệ an Hàng hóa: tồn tài sản - Chỉ thực đặt hàng có lệnh bán hàng chấp thuận - Kiểm hàng xuất, gửi hàng - Gửi hàng thực có lệnh bán hàng Chứng từ Hóa đơn bán hàng sổ kế toán - Chỉ lập dựa đơn đặt hàng, lệnh bán hàng chấp thuận, phiếu xuất kho giấy gửi hàng - Được đánh số trước - Dựa bảng giá qui định để lập hóa đơn - Kiểm tra kĩ trước giao hàng cho khách Theo dõi chi tiết Theo dõi chi tiết khoản nợ phải thu khoản nợ phải thu 60 Xóa nợ phải thu - Ủy quyền: Tín dụng - Xét duyệt: Trưởng tài vụ Tín dụng phụ trách tài vụ Thủ quĩ Kế toán phải thu ghi sổ Chứng từ kế tốn xóa nợ phải thu - Chỉ lập có chứng từ chứng minh đầy đủ - Được xét duyệt - Nếu có giá trị lớn phải có hai người chấp thuận Theo dõi chi tiết khoản nợ phải - Ghi sổ hàng ngày - Lập tổng phải thu, đối chiếu sổ hàng ngày - Gủi bảng kê chi tiết khách hàng hàng tháng - Lập báo cáo phân tích nợ hàng tháng Ghi sổ tổng hợp - Ghi nhật kí hàng ngày - Đối chiếu hàng ngày tổng kiểm soát - Ghi sổ hàng ngày - Lập tổng phải thu, đối chiếu sổ hàng ngày thu - Lập tổng phải thu, đối chiếu sổ liên quan Ghi sổ tổng hợp - Ghi nhật kí hàng ngày - Đối chiếu hàng ngày tổng kiểm soát Ghi sổ tổng hợp - Đối chiếu hàng ngày tổng kiểm soát KIỂM SỐT HOẠT ĐỘNG THU TIỀN Hoạt động kiểm sốt Phân chia trách nhiệm Bảo vệ an toàn tài sản Chứng từ Sổ kế toán Bán thu tiền Thu tiền toán - Người bán thủ quĩ - Thủ quĩ kế toán tổng hợp Tiền - Gửi ngân hàng nộp tiền hàng ngày toàn tiền thu - Đóng dấu phân loại sec tốn Chứng từ ban đầu - Vé hóa đơn bán lẻ lập trước khách tốn - Hóa đơn bán lẻ vé phải đánh số trước - Lập bảng kế thu tiền ngày đối chiếu với vé hay hóa đơn bán lẻ Ghi sổ tổng hợp - Ghi nhật kí hàng ngày - Đối chiếu hàng ngày tổng kiểm soát với phận bán hàng thu tiền hóa đơn hay vé phát hành hàng ngày 61 - Tín dụng thủ quĩ - Tín dụng kế toán phải thu - Thủ quĩ kế toán phải thu - Thủ quĩ kế toán tổng hợp - Kế toán phải thu kế toán tổng hợp Tiền - Gửi ngân hàng hàng ngày toàn tiền thu - Đóng dấu phân loại sec tốn Chứng từ ban đầu - Bộ phận tín dụng lập bảng kê nhận giấy báo trả tiền khách hàng - Bảng kê giấy báo trả phải đánh số trước Sổ chi tiết phải thu - Ghi sổ hàng ngày - Lập tổng só tiền thu, đối chiếu sổ hàng ngày - gửi báo cáo khách hàng hàng tháng Ghi sổ tổng hợp - Ghi nhật kí hàng ngày - Đối chiếu hàng ngày tổng kiểm soát với chi tiết phải thu 3.2.3 Kiểm sốt nội chu trình tồn kho 3.2.3.1 Chu trình tồn kho - Nội dung liên quan đến tổ chức quản lí, dự trữ hàng tồn kho việc sử dụng nguyên vật liệu cho sản xuất, bán - Hệ thống hàng tồn kho có hai chức chủ yếu trì ghi chép kế tốn hàng tồn kho quản trị hàng tồn kho - Mục đích việc quản trị hàng tồn kho trì mức dự trữ tối ưu nhằm tối thiểu hóa chi phí đầu tư hàng tồn kho mà đảm bảo sản xuất tiến hành bình thường cho dù sử dụng nguyên vật liệu nhiều dự tính chí người cung cấp chậm trễ việc giao hàng - Doanh nghiệp sản xuất sử dụng hệ thống hàng tồn kho để kiểm soát mức nguyên vật liệu, thành phẩm dự trữ sản xuất; Doanh nghiệp thương mại sử dụng hệ thống để quản lí dự trữ hàng hóa - Chi phí hàng tồn kho phân thành loại: Những chi phí liên quan đến lượng NVL đặt hàng + Chi phí đặt hàng: Là tất chi phí liên quan đến việc chuẩn bị lập đặt hàng mua, nhận hàng Nó bao gồm tất chi phí liên quan đến mua hàng chi phí vận chuyển, chi phí mua hàng, chi phí nhận hàng… + Chi phí dự trữ: Gồm tất chi phí bảo quản, dự trữ tiền lương nhân viên kho hàng, chi phí khấu hao tiền thuê kho, chi phí bảo hiểm hàng kho, chi phí điện, nước…Ngồi cịn xét tới chi phí hội việc dự trữ hàng tồn kho Những chi phí liên quan đến thời điểm đặt hàng để bổ sung dự trữ + Chi phí thiếu hụt: gồm tất chi phí xảy hàng tồn kho bị thiếu hụt lỗ thiếu hàng bán, định phí phải gánh chịu cao, lỗ chi phí hội, chi phí hội việc đầu tư hàng tồn kho 3.2.3.2 Tổ chức ghi chép hàng tồn kho: a Chứng từ: Các nghiệp vụ mua bán hàng tồn kho xử lí chu trình mua doanh thu nên chứng từ liên quan chứng từ trình bày chu trình mua bán hàng - Yêu cầu mua hàng - Đặt hàng - Phiếu nhập kho - Lệnh bán hàng - Phiếu xuất kho - Giấy gửi hàng - Yêu cầu nguyên vật liệu (nếu yêu cầu NVL) b Các phương pháp quản lí hàng tồn kho: - Phương pháp kiểm kê định kì - Phương pháp kê khai thường xuyên Thực tế nay, việc sử dụng phần mềm kế toán vào q trình quản lí cơng tác kế tốn, sử dụng hệ thống mã vạch ghi liệu thời điểm bán hàng nên giảm thời gian nhập liệu phương pháp KKTX phương pháp sử dụng phổ biến hiệu 62 c Báo cáo hệ thống hàng tồn kho: - Báo cáo nhập xuất hàng tồn kho: Báo cáo trình bày tổng quát tình hình nhập xuất hàng tồn kho kì loại hàng theo số lượng giá trị - Báo cáo tham vấn hàng tồn kho: Là báo cáo riêng biệt tình hình nhập, xuất bán hay sử dụng mặt hàng - Báo cáo hàng cần bổ sung: Báo cáo cung cấp thông tin mức dự trữ tối thiểu mặt hàng, cung cấp thông tin mặt hàng cần bổ sung số lượng bổ sung hiệu d Sổ kế toán hàng tồn kho - Ghi chép tay: Sổ chi tiết hàng tồn kho Sổ đóng thành tập sổ tờ rời Mỗi trang sổ mở theo dõi chi tiết hàng tồn kho theo dõi chi tiết số lượng giá trị lần nhập, xuất Sổ thể số liệu chi tiết cho số liệu sổ - Ghi chép máy: Tập tin hàng tồn kho hệ thống xử lí máy tương đương với sổ chi tiết hàng tồn kho 3.2.3.4 Các hoạt động kiểm soát nội hàng tồn kho a Các gian lận sai sót xảy hàng tồn kho - Quản lí hàng tồn kho hiệu quả: Lượng hàng tồn kho không phù hợp với nhu cầu sản xuất kinh doanh Dự trữ gây ảnh hưởng đến tính liên tục hoạt động sản xuất Ngược lại, dẫn đến tăng chi phí bảo quản ứ đọng vốn, nguy phẩm chất lỗi thời - Hàng tồn kho sử dụng lãng phí, sai mục đích - Hàng tồn kho đánh giá không phù hợp với chuẩn mưc chế độ kế toán doanh nghiệp hành: Do nhân viên kế toán hiểu sai, cố tình áp dụng sai để điều chỉnh giá trị hàng tồn kho LN theo chủ quan - Khóa sổ hàng tồn kho không thực qui định b Kiểm soát nội hàng tồn kho Trong chu trình mua bán, hoạt động có liên quan đến hàng tồn kho nên hoạt động kiểm sốt trình bày liên quan nội dung Ở nội dung nhắc lại có tính chất tổng hợp kiểm sốt xử lí ghi chép hàng tồn kho - Phân chia trách nhiệm chức liên quan đến hàng tồn kho + Bộ phận mua hàng: có chức xét duyệt thực nghiệp vụ mua hàng hóa + Bộ phận nhận hàng: Chuyên kiểm tra số lượng chất lượng hàng nhận hàng… + Bộ phận kho hàng: Bảo quản thực nhập xuất hàng hóa theo yêu cầu - Phân chia trách nhiệm bảo quản ghi chép - Ban hành sách mua hàng: + Chính sách đặt hàng: Có nhiều sách khác lựa chọn tùy thuộc vào đặc điểm yêu cầu quản lí DN, chúng nhằm vào vấn đề xác định lượng dự trữ bao nhiêu? Dự trữ tối đa khả cho phép vốn: Chính sách nhằm đảm bảo trình sản xuất kinh doanh liên tục chi phí tồn kho cao Phwong pháp thường áp dụng điều kiện vật tư khan Dự trữ mức độ cần thiết: Để xác định mức độ cần thiết, người ta thường dùng mơ hình số lượng đặt hàng tối ưu – Phương pháp EOQ (Economic order quantity) Phương pháp EOQ phương pháp tính tốn số lượng đặt hàng hợp lí để giảm tối thiểu tổng chi 63 phí đặt hàng, bảo quản hàng thiệt hại thiếu hụt hàng dự trữ Dựa nguyên tắc này, phương pháp tính đến thời điểm cần bổ sung hàng dự trữ số lượng bổ sung sau lần đặt hàng Mơ hình áp dụng điều kiện nguồn cung cấp vật tư ổn định cơng tác kế hoạch tượng đối tốt Mơ hình cung cấp cơng cụ hữu ích cho nhà quản lí + Chính sách chất lượng giá hàng mua: Nhằm xác định thứ tự ưu tiên điều kiện mua hàng Nếu mục tiêu chất lượng hàng đầu DN DN muốn chiếm lĩnh thị trường khó tính, lựa chọn hàng chất lượng cao để đảm bảo chất lượng sản phẩm đầu ra, nhiên chấp nhận giá thành cao ngược lại + Lựa chọn nhà cung cấp: Thường thực theo phương thức sàng lọc để chọn nhà cung cấp với chất lượng cao giá thích hợp; sử dụng phương pháp đấu thầu để đảm bảo tính khách quan; sử dụng sách liên kết với số nhà cung cấp, chí đầu tư cho họ để đảm bảo chất lượng yếu tố đầu vào - Thiết lập thủ tục mua hàng - Thiết lập thủ tục nhận hàng - Tổ chức xếp kho - Kiểm kê hàng tồn kho định kì, đối chiếu sổ kế tốn liên quan xử lí chênh lệch: Kiểm kê hàng tồn kho định kì giúp phát kịp thời trường hợp thiếu hụt, mát, ứ đọng, chất lượng, lỗi thời…Việc kiểm kê định kì cón giúp nâng cao trách nhiệm thủ kho - Xây dựng định mức vật tư sử dụng lập kế hoạch sản xuất: để xác định lượng vật tư cần thiết kì sản xuất - Kiểm soát hàng tồn kho phân xưởng: Đặc điểm yếu tố đầu vào nguyên liệu, đầu thành phẩm, trình sản xuất có nhiều sản phẩm dở dang mức độ hồn thành khác Các thủ tục kiểm sốt thường + Mọi hoạt động nhập, xuất phân xưởng phải kiểm sốt chặt chẽ + Định kì, xác định lượng vật tư sử dụng theo định mức đối chiếu với lượng vật tư sử dụng thực tế phân xưởng Các sai biệt đáng kể phải giải trình rõ ràng - Trong trình nhập, xuất hàng tồn kho, hoạt động kiểm soát thực trình bày chu trình mua bán 64 ... trách nhiệm: Trởng KTNB phải có đợc quy định văn mục tiêu, quyền hạn trách nhiệm phận KTNB 520 Lập kế hoạch: Trởng KTNB phải thiết lập kế hoạch để hoàn thành trách nhiệm phận KTNB 530 Chính sách... chức KTNB văn phòng trung tâm, không tổ chức KTNB đơn vị phụ thuộc, công ty con, chi nhánh, mô hình nàybảo đảm tính khách quan, độc lập KTNB thuận lợi cho việc nâng cao tính chuyên nghiệp KTNB. .. viên độc lập: Trởng KTNB phải phối hợp nỗ lực với KTV độc lập 560 Bảo đảm chất lợng: Trởng KTNB phải thiết lập trì chơng trình bảo đảm chất lợng để đánh giá hoạt động phËn KTNB 1.3 Mục đích, chức