THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ HÀNG HÓA TOP 1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty Chi nhánh công ty dịch vụ hàng hoá TOP là một doanh nghiệp tư nhân, là tổ chức sản xuất kinh doanh và hạch toán kinh tế độc lập. Địa chỉ của chi nhánh: Số A18 Nguyên Hồng, Phường Láng Hạ, Quận Đống Đa, Thành phố Hà Nội. Điện thoại:7731716 Fax:7731717 Công ty được thành lập theo quyết định số 0112007140 SỞ KẾ HOẠCH ĐẦU TƯ THÀNH PHỐ HÀ NỘI Cấp ngày: 26-11-2001 Chi nhánh hoạt động theo uỷ quyền của Công ty TNHH DỊCH VỤ HÀNG HOÁ T.O.P. Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số: 410201065 Do: phòng đăng ký kinh doanh - Sở kế hoạch đầu tư cấp ngày: 30-9-2000 Địa chỉ trụ sở chính: 115 TÂN VĨNH - PHƯỜNG 6 - QUẬN4 - TP HỒ CHÍ MINH Luật tổ chức Chính phủ ngày 30/09/1992. - Quy chế giải thể và thành lập Doanh nghiệp nhà nước ban hành kèm theo Nghị định số 388/HĐBT ngày 20 tháng 11 năm 1991 của HĐBT, nay là Chính phủ. Thông báo đồng ý thành lập Doanh nghiệp nhà nước số 79/TB ngày 13 tháng 09 năm 1993 của văn phòng chính phủ. Ngay từ những ngày đầu thành lập Công ty đã gặp rất nhiều những khó khăn như: Sự tiếp cận thị trường gặp những khó khăn trở ngại nhất định, do khách hàng còn chưa biết đến công ty. Những bỡ ngỡ trong thời gian đầu làm việc của đội ngũ nhân viên mới . Trong quá trình hoạt động do sự thay đổi biến động của cơ chế thị trường do sự cạnh tranh khốc liệt giữa các Doanh nghiệp trong và ngoài nước, do nhu cầu về chất lượng của khách hàng về các sản phẩm dịch vụ ngày một cao . trước tình hình đó lãnh đạo công ty dưới sự chỉ đạo của Tổng giám đốc, công ty đã kịp thời đưa ra những biện pháp chiến lược nhằm đẩy mạnh hoạt động cung cấp dịch vụ, đáp ứng thoả mãn nhu cầu của khách hàng, đồng thời nâng cao tính cạnh tranh của Công ty, như: mở rộng thị trường kinh doanh của công ty sang nhiều địa bàn khác như: Hải Phòng, Bắc Ninh, Quảng Ninh và một số tỉnh miền Trung . tuyển thêm những cán bộ công nhân viên có trình độ chuyên môn cao, áp dụng công nghệ cao của khoa học kỹ thuật vào công tác quản lý và kinh doanh . Nhờ thế mà đến nay, công ty dịch vụ hàng hoá T.O.P đã trở thành một công ty mạnh cả về quy mô, uy tín, và chất lượng . Trong bất kỳ một công ty nào thì vốn luôn là yếu tố quan trọng có ý nghĩa quyết định trong việc tồn tại, phát triển của công ty, đối với Công ty Dịch vụ T.O.P Hà Nội cũng vậy. Năm 2001 sau khi được thành lập công ty có vốn kinh doanh là 2174 Trđ trong đó vốn cố định: 1000 (Trđ), Vốn lưu động là: 1174 (Trđ). Nguồn vốn của công ty chủ yếu dựa vào sư đóng góp của cac thành viên trong công ty và do công ty mẹ tài trợ. Cho đến nay tổng số vốn của công ty đã tăng lên là 3650 trđ trong đó số vốn lưu động là 1670 trđ. Điều đó cho thấy công ty hoạt động là tương đối có hiệu quả. Nguồn hình thanh vốn của công ty trong năm 2005: Đvt: vnd TT Chỉ tiêu Số tiền 01 I. Các khoản phải thu 02 1.Phải thu tư khách hàng 130486221 03 2.Phải trả cho người bán hàng 298316000 04 3.Phải thu tạm ứng 497396228 05 4.Phải thu khác 0 06 II. Khác khoản phải trả 07 1.Vay ngắn hạn 1800000000 08 2.Phải trả người bán hàng 2587351417 09 3.Phải trả công nhân viên 528167846 10 Doanh thu nhận được 5220600000 11 4.Phải trả thuế 301194311 12 5.Phải trả khác 229216192 13 III Vốn chủ sở hữu 14 1.Nguồn vốn kinh doanh 3843000000 15 2.Quỹ đầu tư phát triển 75101803 16 - Quỹ dự phòng tài chính 158496801 17 - Quỹ khen thưởng 17878894 18 - Quỹ phúc lợi 14886578 19 - Quỹ dự phòng về mất việc làm 41746599 1.1. Cơ cấu tổ chức. Công ty dịch vụ hàng hoá T.O.P được tổ chức theo một cơ cấu đơn giản,dễ quản lý. Sơ đồ mô tả cơ cấu tổ chức của Công ty: GIÁM ĐỐC CÔNG TY PHÓ GIÁM ĐỐC THỨ NHẤT PHÓ GIÁM ĐỐC THỨ HAI Phòng tổ chức lao động tiền lương Phòng Marketting Phòng tiếpnhận và sử lý tờ khai Phòng tài chính kế toán Phòng hành chính y tế Phòng quản lý dự án - Giám đốc công ty: Là đại diện pháp nhân của công ty, chịu trách nhiệm trước Nhà nước về toàn bộ hoạt động của công ty. Giám đốc công ty có quyền quyết định cơ cấu tổ chức, bộ máy quản lý của công ty theo nguyên tắc đơn giản, gọn nhẹ và hiệu quả. -Phó giám đốc: là người giúp việc cho giám đốc công ty, được chỉ định thay thế để điều hành và chịu trách nhiệm trước giám đốc. Các phó giám đốc thực hiện trách nhiệm và quyền hạn theo chức năng của mình . -Phòng tài chính kế toán: Tổ chức các hoạt động về tài chính kế toán, phân tích đánh giá và báo cáo tình hình hoạt động tài chính của công ty. Kiểm tra hướng dẫn việc thực hiện chế độ tài chính kế toán và công tác tài chính kế toán của các đơn vị trực thuộc, đồng thời cung cấp số liệu kịp thời, đầy đủ và chính xác cho Ban giám đốc Công ty để điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. -Phòng quản lý dự án: Có trách nhiệm lập các dự án sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Phòng này còn có nhiệm vụ giám sát hoạt động cung cấp dịch vụ. -Phòng tổ chức lao động tiền lương: Tổ chức và quản lý lao động, tiền lương trong công ty. Phòng tổ chức lao động kế hoạch tiền lương của công ty có nhiệm vụ thực hiện các chính sách đãi ngộ về vật chất đối với những lao dộng trong công ty,phòng còn có nhiệm vụ tổ chức cơ cấu lao động trong công ty . ngoài ra còn chịu trách nhiệm về mặt quản lý hồ sơ, lý lịch của cán bộ công nhân viên trong công ty, hàng ngày phải theo dõi và quản lý nhân sụ tại công ty. -Phòng Marketing: Có nhiệm vụ phân tích, dánh giá thị trường, và tiếp thị mặt hàng dịch vụ kinh doanh của Công ty tới khách hàng, tìm hiểu và đánh giá tiềm lực của khách hàng. Đây là phòng có vai trò rất quan trọng đối với Công ty, quyết định tới sự thành đạt của Công ty. -Phòng tiếp nhận và sử lý tờ khai: Do mặt hàng dịch vụ chính mà công ty cung cấp là các dịch vụ về vận chuyển hàng hoá xuất nhập khẩu nên đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối về nội dung của tờ khai hải quan, nên Công ty thành lập phòng này với nhiệm vụ để kiểm tra nội dung của tờ khai hải quan mà khác hàng cung cấp để kịp thời phát hiện những sai sót có thể sẩy ra và thông báo lại cho khách hàng kịp thời sửa chữa. -Phòng hành chính y tế: Có trách nhiệmvề mặt quản lý hành chính của công ty, tổ chức những cuộc gặp với khác hàng, với bạn hàng trong và ngoài nước, chịu trách nhiêm chăm lo sức khoẻ cho cán bộ, công nhân viên trong công ty. Cơ cấu lao động theo trình độ học vấn. Số lao động Năm 2003 Năm 2004 Năm 2005 Số lượng Tỷ lệ % Số lượng Tỷ lệ % Số lượng Tỷ lệ % Đại học, Cao đẳng 12 30 15 37 22 50 Trung cấp 18 45 16 39 13 30 Lao động sơ cấp 10 25 10 24 9 20 Tổng số 40 100 41 100 44 100 (Nguồn: Phòng nhân sự công ty TOP) Qua bảng trên ta thấy: Do đòi hỏi của đặc thù ngành nghề kinh doanh và cung cấp dịch vụ nên lao động của công ty cũng đòi hỏi phải có một trình độ chuyên môn nhất định. 1.2. Chức năng, nhiệm vụ của công ty. 1.2.1. Chức năng Công ty Dịch vụ hàng hoá - T.O.P là một đơn vị hạch toán kinh tế dựa trên luật doanh nghiệp ngoài quốc doanh và diều lệ của công ty. Nghành nghề đăng ký kinh doanh là: dịch vụ giao nhận hàng hoá, dịch vụ đại lý vận tải, kiểm đém hàng hoá, môi giới hàng hải (chỉ hoạt động khi có điều kiện kinh doanh khi có điều kiện kinh doanh theo quy định của pháp luật); dịch vụ môi giới vận tải; dịch vụ khai thuê hải quan; Dịch vụ đóng gói, bốc xếp hàng hoá; Cho thuê kho bãi; Mua bán đồ gia dụng, hàngkim khí, vật liệu xây dựng, thiết bị máy móc và phụ tùng; Đại lý ký gửi hàng hoá; Dịch vụ thương mại; Mua bán hoá chất (trừ hoá chất độc hại mạnh), vật tư, phụ tùng ngàng công nông nghiệp, hạt nhựa, sợi lưới, hàng thủ công mỹ nghệ, gốm sứ, thực phẩm công nghệ, rau quả, máy móc công nghiệp, hàng trang trí nội ngoại thất, đồ trang sức, vật tư nghành giấy, văn phòng phẩm, các loại bằng nhựa-gỗ-kính-nhôm, thuỷ-hải sản, quần áo may sẵn, giầy dép các loại, tơ sợi, lưới đánh cá, bàn ghế, bách hoá; sản xuất giầy dép băng da; sản xuất, lắp ráp máy nổ, máy phát điện, máy móc phục vụ ngành xây dựng; cung ứng tầu biển: vật tư nhiên liệu, lương thực, thực phẩm cho tầu; đại lý tầu biển (chỉ hoạt động khi có đủ điều kệun kinh doanh theo qui định của pháp luật) 1.2.2. Nhiệm vụ. Tuỳ theo từng thời kỳ khác nhau mà Công ty dịch vụ hàng hoá T.O.P có các nhiệm vụ khác nhau,hiện tại công ty có các nhiệm vụ sau: - Xây dựng và tỏ chức thực hiện kinh doanh các sản phẩm hàng hoá dịch vụ theo quy định của luật pháp. - Khai thác và sử dụng có hiệu quả nguồn vốn, đảm bảo đầu tư làm tròn nghĩa vụđối với ngân sách nhà nước và đảm bảo nâng cao đời sống cho cán bộ, công nhân viên trong công ty - Tuân thủ các chính sách quản lý kinh tế của nhà nước - Nghiên cứu thực hiện các biện pháp nâng cao chất lượng hàng hoá, dịch vụ, mở rộng thị trường, đổi mới trang thiết bị, nâng cấp các cửa hàng để dáp ứng nhu cầu của người tiêu dùng ngày càng cao. - Thực hiện tốt công tác đào tạo bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn cho người lao động và đảm bảo an toàn lao động, trật tự xã hội, ngoài ra vì là một khâu trong quá trình lưu thông hàng hoá nên công ty TNHH dịch vụ hàng hoá TOP có nhiệm vụ tổ chức tốt công tác cung ứng và tiêu thụ hàng hoá, 2. Một số đặc điểm về sản phẩm dịch vụ chủ yếu của công ty ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của công ty TNHH dịch vụ hàng hoá TOP 2.1. Dịch vụ giao nhận là sản phẩm dịch vụ chủ yếu của công ty. Người giao nhận là gì? Khởi đầu, là đại lý uỷ thác thay mặt nhà xuất nhâph khẩu thực hiện những nhiệm vụ như bốc dỡ hàng hoá, lưu kho hàng hoá thu xếp việc chuyên trở nội, thanh toán cho khách hàng của mình . Tuy nhiên, việc mở rộng quan hệ buôn bán quốc tế và việc phát triển các phương thức vận tải trong những năm tiếp sau dẫn đến việc mở rộng phạm vi hoạt động của người giao nhận. Ngày nay, anh ta đóng vai trò quan trọng trong thương mại quốc tế. Những dịch vụ mà người giao nh n phục vụ có thể bao gồm từ công việc bình thường và đơn giản như lưu cước hay làm thủ tục thuế quan cho đến làm chọn gói các dịch vụ cho toàn bộ quá trình vận tải và phân phối hàng. 2.2.Phạm vi các dịch vụ giao nhận. Trừ phi bản thân người gửi hàng hoặc người nhận hàng muốn tự mình tham gia bất cứ khâu thủ tục và chứng từ nào đó, thông thường người giao nhận thay mặt anh ta lo liệu quá trình vận chuyển hàng hoá qua các công đoạn. Người giao nhận có thể làm các dịch vụ trực tiếp hay thông qua những người ký hợp đồng phụ hay những đại lý mà họ thuê. Người giao nhận cũng sử dụng những đại lý của họ ở nước ngoài. Những dịch vụ này nói gọn là: 2.2.1. Thay mặt người gừi hàng (người xuất khẩu) theo những chỉ dẫn của người gửi hàng, người giao nhận sẽ: - Chọn tuyến đường, phương thức vận tải và người chuyên trở thích hợp. - Lưu cước với người chuyên trở đã chọn lọc. - Nhận hàng và cấp các chứng từ thích hợp như: + Giấy chứng nhận hàng hoá của người giao nhận. + Giấy chứng nhận chuyên trở của người giao nhận v.v . - Nghiên cứu những điều khoản trong tín dụng thư và tất cả những luật lệ của chính phủ áp dụng cho việc giao hàng ở nước xuất khẩu, nước nhập khẩu cũng như ở bất cứ nước quá cảnh nào và chuẩn bị tất cả những chứng từ cần thiết. - Đóng gói hàng hoá có tính đến tuyến đường, phương thức vận tải, bản chất của hàng hóa và những luật lệ áp dụng (nếu có), ở nước xuất khẩu, nước quá cảnh, nước gửi hàng đến. - Lo liệu việc lưu kho hàng hoá nếu cần. - Cân đo hàng hoá. - Lưu ý người gửi hàng cần phải mua bảo hiểm và nếu ngưòi gửi hàng yêu cầu thì mua bảo hiểm cho hàng. - Vận chuyển hàng hóa đến cảng, lo liệu việc khai báo hải quan, lo các thủ tục chứng từ liên quan và giao hàng cho người chuyên trở. - Lo việc giao dịch ngoại hối nếu có. - Thanh toán phí và các chi phí khác bao gồm cả tiền cước. - Nhận vận đơn đã ký của người chuyên trở giao cho người gửi hàng. - Thu xếp việc chuyển tải trên đường nếu cần. - Giám xát việc vận chuyển hàng hoá trên đường đưa tới người nhận hàng thông qua những mối liên hệ với người chuyên trở và đại lý của người giao hàng ở nước ngoài. - Ghi nhận những tổn thất của hàng hoá nếu có. - Giúp đỡ người gửi hàng tiến hành khiếu nại với người chuyên trở về tổn thất hàng hoá nếu có. 2.2.2. Thay mặt người nhận hàng (người nhập khẩu). Theo những chỉ dẫn giao hàng của anh ta, người giao nhận sẽ: - Thay mặt người nhận hàng giám sát việc vận chuyển hàng hoá khi người nhận hàng lo liệu vận tải hàng. - Nhận và kiểm tra tất cả những chứng từ liên quan đến việc vận chuyển hàng hoá. - Nhận hàng của người chuyên trở và thanh toán cước nếu cần. - Thu xếp việc khai báo hải qua và trả lệ phí, thuế và những chi phí khác cho hải quan và những nhà đương cục khác. - Thu xếp việc lưu kho quá cảnh nếu cần. - Giao hàng đã làm thủ tục hải quan cho người nhận hàng. - Giúp đỡ người nhận hàng tiến hành khiếu nại đối với người chuyên trở và tổn thất hàng hoá nếu có. - Giúp đỡ người nhận hàng trong lưu kho và phân phối nếu cần. 2.2.3. Những dịch vụ khác. Người giao nhận cũng có thể làm những dịch vụ khác nẩy sinh trong quá trình chuyên trở và cả những dịch vụ đặc biệt như gom hàng. Có liên quan đến hàng công trình, công trình chìa khóa trao tay v v . Bảng 1.1. DỊCH VỤ CỦA NGƯỜI GIAO NHẬN Tư vấn / Cố vấn - Đóng gói Tuyến đường Bảo hiểm Thủ tục hải quan Chứng từ vận tải Những quy định của L/C : Lựa chọn loại nguyên liệu sử dụng : Chọn hành trình và phương tiện vận chuyển : Loại bảo hiểm cần cho hàng hoá : Khai báo hàng xuất nhâp : Những chứng từ đi kèm : Yêu cầu của ngân hàng Người tổ chức - Những lô hàng xuất nhập và quá cảnh - Gom hàng vận tải, hàng nặng, hàng công trình Hàng nhập Dỡ hàng khỏi phương tiện của người vận tải Tháo dỡ hàng hoá Khai báo hải quan Hàng xuất Lấy hàng Đóng gói và đánh ký mã hiệu Lưu cước/ Lưu khoang với người chuyên chở Giao hàng cho người chuyên trở Cấp chứng từ vận tải - Chứng từ cước phí đi kèm Giám sát hàng giao Thông báo giao hàng cho khách hàng Khai báo hải quan [...]... cho công ty 3.2 Một số biện pháp mà công ty TNHHdịch vụ hàng hóa TOP đã thực hiện để đảm bảo hiệu quả kinh doanh 3.2.1 Công ty đã chọn cho mình một quy mô hợp lý và một bộ máy quản lý tinh gọn nhưng hoạt động hiệu quả Công ty TNHH dịch vụ hàng hoá TOP là một doanh nghiệp tư nhân Công ty là chi nhánh hoạt động theo uỷ quyền của công ty TNHH dịch vụ hàng hoá TOP có trụ sở chính tại 115 Tân Vĩnh phường... tiếp đến hoạt động xuất nhập khẩu trong nước Do đó, nó sẽ ảnh hưởng đến hoạt động giao nhận quốc tế của công ty 3 Thực trạng hoạt động kinh doanh của công ty dịch vụ hàng hoá TOP 3.1 Phân tích kết quả kinh doanh 3.1.1 Kết quả tiêu thụ hàng hoá (Doanh thu bán hàng) Bảng phân tích tình hình doanh thu của công ty theo các đơn vị trực thuộc: ĐVT: Triệu đồng Các đơn vị Hà nội Hải Phòng Hưng Yên Tổng 2003 2004... Hoạt động sau bán hàng của công ty bao gồm định kỳ, gửi các bản báo giá về sản phẩm dịch vụ của công ty Công ty còn quy định nhân viên phải lập thẻ theo dõi khách hàng và thường xuyên liên tục liên hệ với khách hàng để hỏi thăm tình hình sử dụng dịch vụ của công ty, nắm bắt những ý kiến phản hồi của khách hàng Công ty làm thẻ câu lạc bộ TOP cho khách hàng, với mỗi thẻ này, khi khách hàng đi mua sắm tại... đồng kinh tế bán sản phẩm dịch vụ, theo quy định của công ty Khách hàng sẽ ứng trước 50% giá bán trên hợp đồng đã ký Khi khách hàng nhận được hoàn toàn sản phẩm dịch vụ của công ty, khách hàng sẽ trả tiếp 50% còn lại Như vậy, công ty đã nhận được một nửa tiền ứng trước của khách hàng - Đối với vốn vay ngân hàng, nguồn vốn này thường được sử dụng để mua sắm đầu vào phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh. .. Công ty dịch vụ hàng hoá T.O.P được tổ chức theo một cơ cấu đơn giản, dễ quản lý Mặc dù vậy công ty phân công thật rõ ràng cho từng bộ phận trong phòng, mỗi phòng có một chức năng, thực hiện một công đoạn của dịch vụ Có như vậy các dịch vụ của công ty mới được chuyên môn hoá cao, làm tăng chất lượng, thu hút khách hàng 3.2.2 Công ty đã có những biện pháp để thu hút những người tài đến phục vụ cho công. .. công ty đã có những hoạt động để giữ chân khách hàng thông qua việc chăm sóc khách hàng Những hoạt động sau bán hàng luôn được công ty chú ý Nó thể hiện được trách nhiệm và sự quan tâm chu đáo của doanh nghiệp đối với khách hàng Ngoài ra, nó còn khẳng định chất lượng sản phẩm dịch vụ, uy tín của doanh nghiệp trên thị trường, giúp cho doanh nghiệp giữ khách hàng cũ và thu hút khách hàng mới Hoạt động. .. có thể đẩy công ty vào trạng thái bị động phụ thuộc vào đối tác kinh doanh Trong nền kinh tế thị trường môi trường kinh doanh có nhiều biến động, công ty có thể gặp rủi ro bất kỳ lúc nào thì kế hoạc tài trợ của công ty có thể bị khủng hoảng Vì vậy, công ty cần phải đa dạng hoá các nguồn huy động vốn của mình Việc sử dụng khoảng người mua ứng trước có thể gặp rủi ro cao do thị trường kinh doanh giao... phường 6 quận 4 Thành phố Hồ Chí Minh Mặc dù vậy, công ty vẫn có tư cách pháp nhân riêng và hoạt động độc lập Do đó, công ty đã được trao quyền tự quyết trong các quyết định của mình Công ty có thể chủ động trong mọi hoạt động kinh doanh của mình, chớp lấy những cơ hội kinh doanh GIÁM ĐỐC CÔNG TY PHÓ GIÁM ĐỐC THỨ NHẤT PHÓ GIÁM ĐỐC THỨ HAI Phòng tổ chức lao động tiền lương Phòng Marketting Phòng tiếpnhận... đến dịch vụ kinh doanh giao nhận Dịch vụ giao nhận là quá trình phục vụ vận chuyển hàng hoá xuất nhập khẩu từ người xuất khẩu đến người nhập khẩu Do đó, sự biến động trên thị trường xuất nhập khẩu ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động giao nhận Khối lượng hàng hoá xuất nhập khẩu luân chuyển trong thời kỳ nào đó tăng thì doanh thu và lợi nhuận của dịch vụ kinh doanh sẽ tăng và ngược lại Ở Việt Nam hoạt động. .. thành hiện thực Việc tạo lập văn hoá doanh nghiệp đã phát huy tác dụng, mọi người trong công ty đã trở lên đoàn kết, họ cố gắng hết mình trong công việc với một tư tưởng thoả mái và đầy trách nhiệm Công ty đã thực sự trở thành gia đình thứ hai của họ 4 Một số tồn tại chủ yếu về hoạt động kinh doanh của công ty 4.1 Công tác điều tra trên thị trường chưa tốt Từ lúc thành lập đén hết năm 2004, công ty không . THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ HÀNG HÓA TOP 1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty Chi nhánh công ty dịch vụ hàng. yếu của công ty ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của công ty TNHH dịch vụ hàng hoá TOP 2.1. Dịch vụ giao nhận là sản phẩm dịch vụ chủ yếu của công ty.