Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: THs. Vũ Cương MỘI SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH KINH DOANH CỦA CÔNG TY TRAPHACO I. Định hướng phát triển của doanh nghiệp trong thời gian tới Các định hướng phát triển dài hạn của công ty có ảnh hưởng lớn đến các chính sách, các biện pháp sẽ tiến hành trong doanh nghiệp để thực hiện các mục tiêu của doanh nghiệp. Các giải pháp áp dụng cho doanh nghiệp cũng nên xuất phát từ các mục tiêu này. Trong kế hoạch phát triển dài hạn của công ty đã xác định các hướng phát triển cho doanh nghiệp như sau: - Đầu tư nâng cao nguồn lực con người, đổi mới công nghệ, thiết bị hiện đại để đẩy mạnh sản xuất, mở rộng thị trường đảm bảo tốc độ tăng trưởng cao (khoảng 30%/ năm) theo hướng công nghiệp hoá hiện đại hoá, hội nhập với nền kinh tế khu vực và thế giới. - Thực hiện đồng bộ các giải pháp: Nâng cao chất lượng nguồn nhân lực (đào tạo mới, đào tạo lại, đào tạo trong và ngoài nước), đổi mới mô hình quản lý công ty cho phù hợp với quá trình hôi nhập (công ty mẹ, công ty con sở hữu đan xen về vốn). - Tập trung nghiên cứu phát triển các sản phẩm từ dược liệu, dẫn đầu nghiên cứu phát triển thuốc từ dược liệu tại Việt Nam; giữ vững thị phần các sản phẩm truyền thống, đồng thời mở rộng thị trường quốc tế đảm bảo phát triển bền vững. - Xây dựng thành công thương hiệu Traphaco nổi tiếng và được yêu thích. Niêm yết cổ phiếu tại sở giao dịch chứng khoán TP.Hồ Chí Minh, phấn đấu cổ phiếu của Traphaco là cổ phiếu blue-chip. * Qua định hướng phát triển của doanh nghiệp trong thời gian tới, chúng ta sẽ nhận thấy hướng đầu tư tập trung của doanh nghiệp, đồng thời qua các phân 1 Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: THs. Vũ Cương tích về ưu nhược điểm của công tác kế hoạch kinh doanh ở Traphaco trong thời gian qua, tôi xin đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả của công tác lập kế hoạch kinh doanh tại công ty Traphaco. II. Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác lập kế hoạch kinh doanh của công ty Traphaco 1. Các giải pháp về nghiệp vụ kế hoạch 1.1. Các giải pháp về quy trình lập kế hoạch Qua các phân tích từ chương trước tôi xin phép trình bày một số giải pháp nhằm hoàn thiện hơn nữa các bước trong quy trình lập kế hoạch kinh doanh của Traphaco. Xuất phát từ bước đầu tiên trong quy trình, đó là giai đoạn phân tích môi trường của doanh nghiệp: trong giai đoạn này, Traphaco đã tiến hành phân tích các yếu tố tác động đến doanh nghiệp trong quá trình kinh doanh của mình. Đã xác định được những thách thức và cơ hội từ môi trường bên ngoài, và đã có những thông tin trong nội bộ doanh nghiệp. Tuy nhiên điểm yếu của bước này là chưa dự tính được qui mô thị trường trong tương lai, triển vọng của thị trường mà doanh nghiệp tiến hành kinh doanh. Hạn chế này ảnh hưởng tới các quyết định kinh doanh của doanh nghiệp, nó có thể thừa so với nhu cầu thị trường, cũng có thể chưa đáp ứng được hết nhu cầu đó. Chính vì thế để tạo thuận lợi cho các bước sau của công tác kế hoạch thì trong bước đầu tiên này, Traphaco nên tiến hành các đánh giá triển vọng thị trường của doanh nghiệp trong tương lai dựa trên các phân tích thị trường và số liệu kinh doanh của những năm vừa qua. Ở bước xác định mục tiêu của doanh nghiệp cũng có những ưu điểm và hạn chế mà doanh nghiệp cần lưu ý: Ưu điểm của Traphaco là đã xác định các mục tiêu cho mình dựa trên các phân tích môi trường bên ngoài, dựa trên các đặc thù riêng của lĩnh vực kinh doanh của mình và định hướng phát triển của ngành 2 Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: THs. Vũ Cương mình. Các mục tiêu của doanh nghiệp thể hiện sự mềm dẻo, linh hoạt khi đã xác định các mục tiêu dài hạn dưới dạng định tính. Cùng với các ưu điểm trên thì bước này của Traphaco cũng có hạn chế, khi các mục tiêu xác định mà chưa dựa trên những ước tính các nguồn lực của doanh nghiệp, các đánh giá trong nội bộ doanh nghiệp. Nó sẽ có ảnh hưởng tới các bước triển khai các mục tiêu này thành các hoạt động cụ thể. Chính vì thế trong bước này, các mục tiêu mà doanh nghiệp đưa ra nên dựa vào các phân tích các nguồn lực mà trong nội bộ đã được đánh giá trong bước phân tích môi trường mà doanh nghiệp đã thực hiện. Khi các mục tiêu dựa trên các nguồn lực mà doanh nghiệp đã có nó sẽ tạo cơ sở cho các hoạt động cụ thể thực hiện các mục tiêu này có khả năng thực hiện hơn. Trong bước lập kế hoạch chiến lược của doanh nghiệp thì kế hoạch của doanh nghiệp không dựa trên sự so sánh giữa các mục tiêu và phân tích các điều kiện môi trường, như thế sẽ không có sự điều chỉnh kế hoạch theo các giới hạn mà doanh nghiệp chịu tác động. Điều này ảnh hưởng không nhỏ tới khả năng thực hiện của các kế hoạch. Để các mục tiêu trong bản kế hoạch gắn với khả năng của doanh nghiệp thì doanh nghiệp nên thực hiện so sánh giữa các mục tiêu đó với các phân tích môi trường mà doanh nghiệp đã tiến hành. Bước triển khai kế hoạch thành các chương trình, dự án để thực hiện các mục tiêu của doanh nghiệp đã thực hiện khá thành công khi mà các dự án mà doanh nghiệp của doanh nghiệp đang hoạt động có hiệu quả và đúng hướng với những yêu cầu của thị trường hiện nay. Tuy nhiên, doanh nghiệp nên xác định rõ các công việc mình làm, trong các khoảng thời gian để đảm bảo triển khai các dự án một cách thành công, bởi vì chúng ta biết rằng các chương trình và dự án của doanh nghiệp tập trung vào những hoạt động trọng điểm nhất mà doanh nghiệp cần thực hiện. 3 Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: THs. Vũ Cương Bước đánh giá và điều chỉnh các bước của kế hoạch: ở bước này sự điều chỉnh kế hoạch thể hiện mặt tốt là có được sự góp ý của các nhà lãnh đạo, nó như là sự đảm bảo các nhu cầu cần thiết cho các hoạt động mà doanh nghiệp cần tiến hành để thực hiện các mục tiêu của kế hoạch. Tuy nhiên, trong khâu này doanh nghiệp cũng cần lưu ý sự can thiệp của các nhà lãnh đạo không nên quá sâu. Bởi vì qua quá trình tiến hành nghiên cứu phục vụ cho nghiệp vụ của mình thì các thành viên tham gia lập kế hoạch hơn ai hết là những người hiểu về môi trường mà doanh nghiệp đang chịu tác động, qua đó các mục tiêu mà kế hoạch đưa ra sẽ hợp lý phần nào. Để bước điều chỉnh kế hoạch này có hiệu quả nhất, doanh nghiệp nên tổ chức họp mặt các phòng ban để lấy ý kiến đóng góp. Qua đó sẽ tạo khả năng phối hợp các mục tiêu của lãnh đạo với ý kiến của các thành viên và khả năng của doanh nghiệp. 1.2. Giải pháp về nội dung của các kế hoạch tác nghiệp * Đối với kế hoạch Marketing: như đã phân tích thì kế hoạch Marketing của doanh nghiệp đã dự tính cho mình các công việc phải làm trong một năm và xác định nguồn kinh phí cho các hoạt động này có thể diễn ra. Tuy nhiên, Marketing không chỉ đơn giản làm nhiệm vụ quảng bá hình ảnh của doanh nghiệp, quảng cáo cho các sản phẩm của doanh nghiệp. Trong kế hoạch Marketing của doanh nghiệp cần có các giả thiết cho sự phát triển của doanh nghiệp và giải thích cho các khả năng đó. Trong kế hoạch Marketing của doanh nghiệp còn cần có đánh giá về qui mô thị trường của doanh nghiệp. Đồng thời, các hoạt động Marketing của doanh nghiệp nên được cụ thể hoá: ví dụ như thời gian và địa điểm mà doanh nghiệp thực hiện các hội chợ, hoặc các hội nhị khách hàng, và một năm thì tiến hành bao nhiêu các hoạt động như vậy. Khi cụ thể các hoạt động này, Traphaco sẽ có được sự chuẩn bị chu đáo cho các công việc mà họ định làm về các mặt có thể chủ động được. 4 Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: THs. Vũ Cương * Kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp: Kế hoạch sản xuất của Traphaco là khá đầy đủ các nội dung mà doanh nghiệp cần xác định, họ đã xác định được danh mục các sản phẩm sản xuất, số lượng cho các sản phẩm đó, và cũng đã xác định doanh thu dự tính khi bán các mặt hàng này. Nói chung, trong kế hoạch sản xuất của Traphaco đã khá đầy đủ. Nhưng nên chăng khi mà tuỳ theo thời tiết, theo mùa mà nhu cầu của người tiêu dùng có sự thay đổi, doanh nghiệp cũng nên xác định các mặt hàng nào đó mình sản xuất nhiều tuỳ theo sự biến động chung trên để dáp ứng tốt nhất nhu cầu cảu người tiêu dùng. Kế hoạch nhân sự của doanh nghiệp: Chúng ta nhận thấy Traphaco khá chú trọng đào tạo cho nhân sự trong công ty, tuy nhiên các nội dung của kế hoạch này nên xuất phát từ nhu cầu thực tế trong doanh nghiệp. Là một doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực dược phẩm, có lẽ Traphaco không cần thiết đầu tư cho các cán bộ theo học các lớp về tài chính quốc gia, hoặc quản lý. Các nội dung này thực sự không phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp. Để nâng cao chất lượng nhân sự của mình như những nội dung đã nói, Traphaco có thể cho các cán bộ của mình theo học các lớp về lĩnh vực mà doanh nghiệp thực hiện kinh doanh, đồng thời doanh nghiệp cần có kế hoạch cho các cán bộ tham gia công tác lập kế hoạch theo học các lớp về chuyên môn mà họ đảm nhận. 2. Các giải pháp về nhân sự 2.1. Nâng cao chất lượng nguôn nhân lực Dựa vào kế hoạch nhân sự của công ty, chúng ta thấy rằng: công ty rất chú trọng tới phát triển nâng cao nguồn nhân lực sao cho theo kịp với các đòi hỏi của thị trường, của các tiêu chuẩn chung. Và để đáp ứng tốt các yếu tố chuyên môn, doanh nghiệp phải có kế hoạch đào tạo phù hợp nhằm vào các vị trí có yêu cầu cao để có sự đầu tư hợp lý. 5 Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: THs. Vũ Cương Trước khi tiến hành đào tạo nhân sự doanh nghiệp phải hiểu biết về cá nhân nằm trong kế hoạch đào tạo đó. Để có được điều này, doanh nghiệp cần tiến hành hoạt động phân tích nhân sự. Phân tích nhân sự là tìm hiểu để nắm bắt được về các kỹ năng, sự hiểu biết và kỹ năng của mỗi cá nhân trong doanh nghiệp. Đối với những doanh nghiệp lớn như Traphaco thì các nhà lãnh đạo không thể hiểu biết hết về các nhân viên của mình, chính vì thế để có thể đánh giá về nhân sự thì doanh nghiệp cần có một hệ thống cung cấp các thông tin này. Việc đánh giá nội bộ này thường được phân chia theo hai đối tượng là: cán bộ quản lý và nhân viên. Với đối tượng nào thi bản phân tích cũng cần có bảng liệt kê các kỹ năng và năng lực của từng cá nhân. Bản tóm tắt này cho doanh nghiệp biết được những khả năng có trong đội ngũ nhân sự của mình để có kế hoạch đào tạo nâng cao và phát huy hết khả năng của đội ngũ đó. Qua các đánh giá về đội ngũ cán bộ cuả doanh nghiệp nói chung, và các cán bộ tham gia công tác kế hoạch nói riêng, so sánh với các phẩm chất và kỹ năng mà một nhà kế hoạch doanh nghiệp cần có mà doanh nghiệp sắp xếp kế hoạch đào tạo cho cán bộ hợp lý. Để thực hiện tốt chức năng của mình thì một nhà kế hoạch doanh nghiệp cần có những phẩm chất nhất định và cần được nhấn mạnh là: - Các nhà kế hoạch cần có lý luận tốt, có thói quen suy luận trừu tượng và có khả năng giao tiếp, tính chất của nhà ngoại giao giỏi. - Cần có chuyên môn sâu rộng về kế hoạch, và biết sử dụng các kiến thức đó vào việc soạn thảo kế hoạch, chính sách và tổ chức điều hành công tác kế hoạch hoá trong doanh nghiệp. - Nhà kế hoạch có khả năng giao tiếp ở mức độ chuyên nghiệp với các chuyên viên, chuyên gia ở các chuyên môn chức năng khác nhau như: tài chính, hành chính, marketing, và các lĩnh vực khác trong hoạt động của doanh nghiệp. 6 Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: THs. Vũ Cương - Nhà kế hoạch cần có sự yêu nghề và đã từng có kinh nghiệm trong môi trường kinh doanh, có kinh nghiệm lãnh đạo, để dựa vào các hiểu biết của mình có thể tổ chức thực hiện và quản lý các hoạt động đó. Trên đây là các tiêu chuẩn của một nhà kế hoạch doanh nghiệp, tuy nhiên trong tình hình thực tế hiện nay thì đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn trên sẽ là thách thức thực sự với chất lượng nguồn nhân lực. Thực ra doanh nghiệp không cần tất cả các thành viên tham gia lập kế hoạch đáp ứng các tiêu chuẩn trên, sự phối hợp các lĩnh vực mà từng cá nhân riêng có một cách hợp lý cũng sẽ tạo nên sức mạnh cho phòng. Nói chung lại, với nguồn nhân lực hiện tại của Traphaco: với những cán bộ đã làm việc lâu năm trong lập công tác kế hoạch và những người còn trẻ tham gia vào công tác này thì doanh nghiệp nên có chính sách đào tạo, bồi dưỡng hợp lý để phát huy hết sức mạnh của nguồn nhân lực này. Với những người đã làm việc lâu năm, đã quen với công việc và có kinh nghiệm trong hoạt động này thì ngoài việc tổ chức cho họ học về chuyên môn kế hoạch thì nên cử đi đào tạo các lớp về thị trường, tài chính… để họ có những hiểu biết rộng về các lĩnh vực trong hoạt động doanh nghiệp, như thế sẽ phục vụ tốt cho công tác lập kế hoạch sau này. Với những người trẻ tuổi thì ngoài việc tổ chức đào tạo về kế hoạch thì nên cử họ đi đào tạo các lớp về quản lý, tổ chức. Những khoá đào tạo này sẽ giúp cho các nhân viên có hiểu biết về quản lý và điều hành các hoạt động cuả doanh nghiệp nói riêng và các hoạt động trong công tác kế hoạch nói riêng. Tập trung cho nâng cao chất lượng nguồn nhân lực là một hướng đi đúng đắn, là sự đầu tư có chiều sâu cho sự phát triển bền vững lâu dài của doanh nghiệp. 2.2. Thực hiện các biện pháp khuyến khích các thành viên 7 Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: THs. Vũ Cương Với những thành công trong kết quả kinh doanh của những năm qua, Traphaco ngày càng thể hiện sự quan tâm tới người lao động, nhân viên trong công ty khi đảm bảo cuộc sống cho cán bộ công nhân viên, và trung bình mỗi năm tăng thu nhập cho người lao động từ 10 - 15%. Sự ổn định trong kinh doanh và chế độ tiền lương hợp lý sẽ tạo tâm lý thoải mái cho người lao động tập trung vào sản xuất. Doanh nghiệp có thể tiến hành thực hiện các kế hoạch đề bạt các thành viên vào các vị trí phù hợp, như thế sẽ giúp các thành viên phát huy được khả năng của mình. Các thông tin từ phân tích nhân sự sẽ giúp ích cho quá trình đánh giá khả năng thăng tiến hoặc thuyên chuyển nhân sự trong nội bộ doanh nghiệp. Chính sách này có thể khuyến khích người lao động làm việc với mong muốn được thăng tiến, và cũng có thể là sức ép để người lao động làm việc nếu không muốn bị thuyên chuyển tới những nơi mà mình không muốn. Kế hoạch đề bạt là qui trình có sự trao đổi giữa những người phụ trách kế hoạch nhân sự và các cán bộ quản lý tác nghiệp sử dụng để chuyển đổi các thông tin về nhân sự hiện tại thành các quyết định về sắp xếp nhân sự trong tương lai. Không những là biện pháp khuyến khích các thành viên tích cực làm việc, mà thông qua kế hoạch này doanh nghiệp còn xác định được nguồn thay thế cho các nhu cầu nhân sự quan trọng trong nội bộ doanh nghiệp bằng chính nguồn cung của mình, nó thể hiện sự chủ động và mang lại lợi ích lớn cho doanh nghiệp. Qua quá trình tìm hiểu về nguồn nhân sự và sự luân chuyển trong nội bộ doanh nghiệp sẽ phát hiện các ứng viên và giúp họ có sự chuẩn bị để đảm nhiệm một nhiệm vụ mới được giao. Doanh nghiệp cũng có thể tiến hành song song với đó là các biện pháp khen thưởng trong thi đua lao động, trong nghiên cứu. Các hoạt động này sẽ khuyến khích người lao động hoà mình chung vào các hoạt động, cùng nhịp phát 8 Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: THs. Vũ Cương triển của công ty. Như thế doanh nghiệp sẽ thành công trong nắm bắt tâm lý người lao động, phục vụ cho sự nghiệp phát triển doanh nghiệp. Khi có sự nỗ lực của toàn bộ tẩp thể doanh nghiệp, thì các mục tiêu của từng bộ phận đưa ra sẽ có tính tham vọng hơn, và như thế bản kế hoạch của doanh nghiệp cũng thể hiện tham vọng của doanh nghiệp. Nó sẽ phát triển hết các tiềm năng sẵn có trong doanh nghiệp, khi các mục tiêu sát hợp với khả năng của doanh nghiệp, thì có thể nói chất lượng của bản kế hoạch doanh nghiệp đã được nâng lên hơn. Sự đồng lòng này cũng sẽ giúp kế hoạch có khả năng triển khai và thực hiện thành công cao hơn. 3. Một số kiến nghị chung với công ty Để trợ giúp cho các cán bộ trong phòng kế hoạch trong thực hiện tốt công tác của mình tôi xin nêu ra một số kiến nghị với công ty Traphaco như sau: - Công ty nên tạo điều kiện hơn nữa cho các thành viên tham gia lập kế hoạch tiếp xúc với khách hàng, đối tác và tiếp cận thông tin từ thị trường. - Công ty nên cử các thành viên tham gia lập kế hoạch đi đào tạo các khoá về kế hoạch. - Các kế hoạch phát triển của công ty nên được công bố rộng rãi để các thành viên trong công ty biết được hướng phát triển của doanh nghiệp. - Công ty tạo điều kiện khuyến khích các thành viên trong công ty thể hiện khả năng của mình để phát huy nội lực của công ty. KẾT LUẬN 9 Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: THs. Vũ Cương Qua quá trình thực tập tìm hiểu thực tế lập kế hoạch trong doanh nghiệp, những hiểu biết về cách mà doanh nghiệp tiến hành công tác lập kế hoạch cho phép chúng ta so sánh giữa những gì đã nghiên cứu và thực tiễn diễn ra trong doanh nghiệp. Qua đó định hướng những giải pháp khắc phục cho những điểm yếu trong công tác lập kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp. Cũng qua quá trình thực tập này cho phép chúng ta tiếp xúc với thực tế để chuẩn bị cho quá trình làm việc thực tế sau này. Để hoàn thành quá trình thực tập này, tôi xin cảm ơn sự chỉ dẫn tận tình của giảng viên hướng dẫn, và sự giúp đỡ trong quá trình tiếp xúc thực tế đầu tiên của mình của các thành viên trong phòng kế hoạch công ty Traphaco. TÀI LIỆU THAM KHẢO 10 [...]... Vũ Cương 1 Giáo trình Kế hoạch kinh doanh –NXB Lao Động Xã Hội, 2005 2 Chiến lược doanh nghiệp, NXB Thanh niên, 1999 3 Marketing, NXB Thống kê, 2000 4 Chiến lược và sách lược kinh doanh, NXB TP Hồ Chí Minh, 1994 5 Quyết định số 12/2007/QĐ-BYT ngày 24/01/2007 6 Quyết định số 1570/2000/QĐ-BYT ngày 22/05/2000 7 Quyết định số 2701/2001/QĐ-BYT ngày 29 tháng 6 năm 2001 8 Quyết định số 11/2007/ QĐ-BYT ngày . hoạch kinh doanh tại công ty Traphaco. II. Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác lập kế hoạch kinh doanh của công ty Traphaco 1. Các giải pháp về. điểm của công tác kế hoạch kinh doanh ở Traphaco trong thời gian qua, tôi xin đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả của công tác lập kế hoạch