MỘT SỐ GIẢI PHÁP CƠ BẢN NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY TNHH MTV TỔNG CÔNG TY CNTT NAM TRIỆU 3.1.Giải pháp về công tác tham mưu Công tác tham mưu ra đời là một tất yếu khách quan xuất phát từ nhu cầu của các nhà quản lý. Hoạt động tham mưu cung cấp cho lãnh đạo Tổng công ty những thông tin hữu ích làm căn cứ cho việc ra những quyết định quản lý. Như phần thực trạng chương 2 đã phân tích thì hiện nay văn phòng Tổng công ty chỉ làm công tác tham mưu trong lĩnh vực hành chính quản trị văn phòng. Các mặt hoạt động khác của Tổng công ty là do các phòng ban chuyên môn thực hiện việc tham mưu trực tiếp cho lãnh đạo Tổng công ty. Cách thức tham mưu này đã tiết kiệm được thời gian chuyển tải thông tin vì thông tin được chuyển thẳng từ các phòng ban chuyên môn tới lãnh đạo Tổng công ty mà không cần phải thông qua bộ phận văn phòng. Mặt khác, nội dung thông tin tham mưu cho từng lĩnh vực hoạt động của Tổng công ty vì thế cũng mang tính chuyên sâu, cụ thể hơn. Tuy nhiên cách thức tham mưu này có nhược điểm là làm tản mạn nội dung thông tin, gây khó khăn trong việc hình thành các phương án điều hành tổng hợp của lãnh đạo Tổng công ty. Để khắc phục được vấn đề trên Tổng công ty cần tổ chức lại hoạt động tham mưu tại văn phòng theo hai hướng: Thứ nhất, văn phòng nên có bộ phận làm công tác tham mưu để trợ giúp lãnh đạo Tổng công ty trong công tác quản lý, điều hành. Thứ hai, văn phòng là đầu mối tiếp nhận các phương án tham mưu từ các bộ phận chuyên môn để tập hợp thành hệ thống thống nhất trình lãnh đạo Tổng công ty hoặc đề xuất với lãnh đạo những phương án hành động tổng hợp trên cơ sở các phương án riêng biệt của các bộ phận chuyên môn. Như vậy văn phòng vừa thể hiện là trung tâm của công tác tham mưu vừa là nơi tiếp nhận, phối hợp với các phòng ban chuyên môn làm công tác tham mưu cho lãnh đạo Tổng công ty. Cách thức tổ chức hoạt động tham mưu tại văn phòng theo hai hướng trên sẽ giúp cho hoạt động của công tác này được thuận lợi hơn đồng thời tăng cường được hiệu quả của công tác thông tin và cùng với công tác hậu cần tạo thành một hệ thống trợ giúp đắc lực cho lãnh đạo Tổng công ty. 3.2. Giải pháp về công tác thông tin Sinh viªn: Ph¹m ThÞ Thu Th¶o Líp: QT 901P 11 Qua nhiều năm tháng, tầm quan trọng của thông tin liên lạc đã được con người thừa nhận. Thông tin có vai trò to lớn trong tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội. Thông tin là một trong những nguồn lực quý báu của tổ chức, là yếu tố quyết định đến sự thành công hay thất bại của tổ chức đó. Một số người nhìn nhận thông tin liên lạc như là những phương tiện để họ liên lạc với nhau trong một tổ chức nhằm đạt được mục đích chung. Đó là chức năng cơ bản của thông tin liên lạc. Thực vậy, không thể hoạt động nhóm mà không có thông tin liên lạc vì sẽ không thực hiện được sự điều phối và trao đổi. Do vậy, việc tổ chức, nắm bắt thông tin cho việc ra quyết định trở thành mục tiêu hàng đầu cho các cấp quản lý. Để thực hiện tốt công tác thông tin Tổng công ty cần: - Thông tin được coi là hệ thống huyết mạch của Tổng công ty. Nếu thông tin không được cung cấp đầy đủ, kịp thời thì lãnh đạo Tổng công ty không thể có cơ sở để ra những quyết định kịp thời, chính xác, có tính hiệu lực và hiệu quả. Bởi vậy Tổng công ty cần ban hành văn bản một cách rõ ràng, chuẩn mực về chế độ thông tin. Trong văn bản này cần yêu cầu các phòng ban, đơn vị phải cung cấp thông tin kịp thời hoặc phải nộp những văn bản, tài liệu theo đúng quy định, đảm bảo về thời hạn. Nếu vẫn còn hiện tượng chậm trễ trong việc cung cấp và báo cáo thông tin thì cần phải có các biện pháp xử lý kịp thời. - Để nâng cao hiệu quả hoạt động của Tổng công ty không thể tách rời hoạt động của các phòng ban bộ phận. Sự phối hợp của các đơn vị, phòng ban có tốt thì mới đảm bảo cho mọi hoạt động của Tổng công ty được thực hiện một cách liên hoàn và có hiệu quả. Vì vậy Tổng công ty cần tạo ra sự phối hợp đồng bộ, chặt chẽ trong quá trình thực thi nhiệm vụ giữa các phòng ban, bộ phận. Tổng công ty nên ban hành văn bản quy định rõ ràng về thời gian giải quyết công việc của các phòng ban, đơn vị. Ví dụ: quy định về thời gian giải quyết yêu cầu cung cấp trang thiết bị văn phòng, làm thủ tục cho nhân viên đi công tác… - Lãnh đạo Tổng công ty không thể kiểm tra, giám sát việc thực hiện chế độ thông tin của các phòng ban, bộ phận, do đó trưởng các bộ phận phải thường xuyên đôn đốc, nhắc nhở đơn vị mình thực hiện nghiêm túc chế độ thông tin. - Văn phòng Tổng công ty cần đưa ra chế độ bảo dưỡng định kỳ máy móc, trang thiết bị văn phòng nhằm đảm bảo cho công tác thông tin được thông suốt và hiệu quả. - Các phòng ban, bộ phận cần tăng cường nghiên cứu Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000 liên quan đến công việc do đơn vị mình phụ trách. 3.3. Giải pháp về công tác văn thư - lưu trữ Sinh viªn: Ph¹m ThÞ Thu Th¶o Líp: QT 901P 22  Công tác văn thư Nhân viên văn thư phải không ngừng nâng cao kiến thức về trình độ chuyên môn nghiệp vụ bằng cách tham gia các khoá bồi dưỡng về nghiệp vụ văn phòng. Nâng cao trình độ nghiệp vụ văn phòng sẽ giúp nhân viên văn thư rút ngắn được thời gian giải quyết công việc mà vẫn đem lại hiệu quả cao. Bên cạnh đó, cán bộ văn phòng phải không ngừng học hỏi, tích luỹ kinh nghiệm làm việc, tạo dựng được mối quan hệ tốt, tìm được tiếng nói chung và là trợ thủ đắc lực của Chánh văn phòng. Có như vậy mới đạt được hiệu quả công việc ở mức cao nhất. Tổng công ty đã ban hành thông báo hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản song việc thực hiện vẫn còn bị xem nhẹ. Để giải quyết vấn đề này, trưởng các bộ phận khi nhận văn bản trình ký cần phải xem xét kỹ lưỡng không chỉ về nội dung mà còn về thể thức văn bản để hạn chế việc xảy ra sai sót. Trong công tác quản lý văn bản Tổng công ty cần bổ sung một số mẫu cụ thể như sau: Mẫu 3.3: Sổ chuyển giao văn bản 1 2 3 4 5 6 Ngày chuyển Số và ký hiệu văn bản Số lượng văn bản Người, đơn vị nhận Ký nhận Ghi chú … Mẫu 4.1: Sổ đăng ký văn bản đến 1. 2 3 4 5 6 7 8 9 Ngày đến Số đến Tên cơ quan Số và ký hiệu Ngày tháng của văn bản Tên loại và trích yếu Cá nhân hoặc đơn vị nhận Ký nhận Ghi chú … Mẫu 4.2: Sổ đăng ký văn bản đến mật 1. 2 3 4 5 6 7 8 9 5 5+1 Ngày đến Số đến Tên cơ quan Số và ký hiệu Ngày tháng của văn bản Mức độ mật Tên loại và trích yếu Cá nhân hoặc đơn vị nhận Ký nhận Ghi chú … Sinh viªn: Ph¹m ThÞ Thu Th¶o Líp: QT 901P 33  Công tác lưu trữ Hiện nay công tác lưu trữ tại Tổng công ty thực hiện theo mô hình phân tán, không tập trung tức là các phòng ban, đơn vị, bộ phận tự lưu các hồ sơ, tài liệu liên quan đến hoạt động tác nghiệp tại đơn vị mình. Điều này đã gây không ít khó khăn cho nhân viên văn thư cũng như các phòng ban khác khi cần tra cứu để phục vụ cho công việc. Thêm vào đó, do không được lưu trữ tập trung nên các hồ sơ, tài liệu không được bảo quản theo các tiêu chuẩn kỹ thuật, dễ bị rách nát, mối mọt, hư hỏng. Như vậy, hiệu quả công việc của CBNV sẽ không cao, công tác lưư trữ không đảm bảo được yêu cầu về tính chính xác, kịp thời. Để giải quyết khó khăn đó Tổng công ty cần có phòng lưu trữ tập trung để đảm bảo cho việc bảo quản cũng như sử dụng tài liệu. Lãnh đạo các phòng ban cũng như bộ phận văn thư cần thực hiện nghiêm túc việc quản lý và bảo quản tài liệu. Trước hết là việc ban hành quy định mang tính chất bắt buộc đối với các phòng ban trong việc tự giác nộp tài liệu vào phòng lưu trữ chung theo quy định của Tổng công ty. Bên cạnh đó nhân viên làm công tác lưu trữ cần thực hiện nghiêm quy chế về quản lý và bảo quản văn bản đồng thời tăng cường kiểm tra chặt chẽ việc bảo quản tài liệu trong kho lưu trữ. Tại phòng lưu trữ chung các hồ sơ, tài liệu có thể phân chia thành các loại như: văn bản kỹ thuật, kế hoạch, văn bản kế toán tài chính, các văn bản thuộc phạm vi tổ chức hành chính, văn bản quy phạm pháp luật và tương đương…Mỗi loại phải có tủ riêng để lưu trữ. Với mỗi loại lại được chia ra thành các đơn vị nhỏ hơn và được đánh số, ký hiệu cụ thể để làm danh mục hồ sơ và thuận tiện cho việc tra cứu. Để đảm bảo tốt việc bảo quản, lưu trữ hồ sơ, tài liệu kho lưu trữ cần duy trì nhiệt độ phòng tử 18-20, phòng được phun thuốc chống mối mọt và thường xuyên được vệ sinh sạch sẽ. 3.4. Giải pháp về công tác hậu cần Để làm tốt công tác hậu cần văn phòng Tổng công ty cần: - Có chế độ bảo dưỡng định kỳ máy móc, trang thiết bị văn phòng, hạn chế tối đa tình trạng hỏng hóc gây ảnh hưởng đên tiến độ thực hiện công việc của CBNV. - Đảm bảo việc cung ứng văn phòng phẩm kịp thời, nhanh chóng. - Rút ngắn thời gian giải quyết yêu cầu lắp đặt, sửa chữa trang thiết bị văn phòng. 3.5. Nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ và thái độ phục vụ của nhân viên văn phòng Sinh viªn: Ph¹m ThÞ Thu Th¶o Líp: QT 901P 44 Trình độ chuyên môn nghiệp vụ là yếu tố quyết định đến năng suất lao động và hiệu quả làm việc của nhân viên văn phòng. Không có trình độ chuyên môn nghiệp vụ nhân viên văn phòng sẽ không thể hoàn thành tốt công việc của mình và hỗ trợ các đồng nghiệp khi cần thiết. Để nâng cao được trình độ chuyên môn nghiệp vụ của nhân viên văn phòng Tổng công ty nên thực hiện những biện pháp sau: Thứ nhất, vấn đề tuyển dụng đầu vào cần được thực hiện nghiêm túc. Hiện nay không chỉ riêng tại bộ phận văn phòng mà tại các phòng ban khác của Tổng công ty vẫn xảy ra tình trạng nhân viên được tuyển dụng không đáp ứng được yêu cầu của vị trí cần tuyển. Điều này gây khó khăn cho Tổng công ty vì phải bỏ ra một khoản chi phí để đào tạo lại, nhân viên phải mất thời gian để làm quen với công việc. Để hạn chế tình trạng này Tổng công ty chỉ nên tuyển những người được đào tạo theo đúng chuyên ngành, có đủ năng lực và kỹ năng cần thiết để đáp ứng yêu cầu của công việc. Bởi lẽ muốn có trình độ chuyên môn nghiệp vụ tốt người cán bộ văn phòng phải được đào tạo một cách bài bản và hệ thống. Đào tạo là con đường ngắn nhất đề họ có được nghiệp vụ chuyên môn và ít bị thất bại nhất. Nhờ có đào tạo, rèn luyện mà họ có được kỹ năng tốt, những phẩm chất, tư chất cần có. Ngoài việc tham mưu về công tác nhân sự của văn phòng Chánh văn phòng cần tham mưu cho lãnh đạo Tổng công ty về nhân sự của Tổng công ty nói chung. Thứ hai, Tổng công ty cần cử CBCNV tham gia các lớp tập huấn nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho từng bộ phận khi có các lớp học tương ứng nhằm nâng cao khả năng thích ứng của mọi CBCNV đối với công việc do mình phụ trách. Tổng công ty cũng có thể mời cán bộ giảng viên của những trường đại học uy tín về giảng dạy để bồi dưỡng kiến thức nghiệp vụ văn phòng cho CBNV như nghiệp vụ văn thư – lưu trữ; nghiệp vụ tổ chức các cuộc họp, hội nghị; lập chương trình, kế hoạch công tác cho lãnh đạo…; bổ sung, cập nhật những văn bản mới nhất của Nhà nước trong lĩnh vực hành chính văn phòng. Sau mỗi khoá đào tạo văn phòng Tổng công ty cần có kế hoạch kiểm tra, đánh giá hiệu quả làm việc của CBCNV trước và sau khi đào tạo để từ đó có căn cứ bố trí lại từng vị trí công tác cho phù hợp. Thứ ba, Tổng công ty cần nâng cao ý thức của CBCNV trong việc tự học tập, tự bồi dưỡng trình độ chuyên môn thông qua hoạt động thực tế, thông qua sách báo, tài liệu đặc biệt là những tài liệu chuyên ngành. Có thường xuyên cập nhật những kiến thức mới ngày càng sâu rộng thì người cán bộ văn phòng mới có thể Sinh viªn: Ph¹m ThÞ Thu Th¶o Líp: QT 901P 55 đáp ứng được những nhiệm vụ trước mắt và đáp ứng được những công việc trong tương lai. Văn phòng là bộ mặt của Tổng công ty, là nơi tiếp nhận các mối quan hệ đối nội, đối ngoại của Tổng công ty vì vậy thái độ phục vụ của nhân viên văn phòng là rất quan trọng. Thái độ phục vụ của nhân viên văn phòng có nhiệt tình, ân cần, chu đáo mới khiến cho khách đến liên hệ, giao dịch công tác có ấn tượng ban đầu tốt đẹp không chỉ về Tổng công ty mà còn về đội ngũ CBNV làm việc tại đây. Để nâng cao thái độ phục vụ của nhân viên, văn phòng Tổng công ty cần thường xuyên cử CBNV tham gia các khoá học về kỹ năng giao tiếp. Đây là một việc làm cần thiết bởi văn phòng là một xã hội được thu nhỏ nên nó cũng phải được ứng xử theo các quy tắc của xã hội như hiệu ứng trước giao tiếp, các giá trị truyền thống…Có kỹ năng giao tiếp tốt, nắm được các quy luật tâm lý người cán bộ văn phòng mới có thể tận dụng được những mặt tích cực và tránh được những mặt tiêu cực để từ đó làm giảm bớt những mâu thuẫn vốn có trong văn phòng và loại trừ được những trở ngại có ảnh hưởng xấu đến công việc. Đồng thời kỹ năng giao tiếp cũng giúp người cán bộ văn phòng có thái độ ứng xử đúng đắn với lãnh đạo, đồng nghiệp và đối tác của Tổng công ty. Thứ tư, nâng cao năng lực kỹ thuật sử dụng các phương tiện hiện đại đặc biệt là các phương tiện tin học. Hiện nay Tổng công ty đã trang bị cho các phòng ban, bộ phận một số máy móc, thiết bị phục vụ công việc như máy phô tô, máy in, máy tính, máy fax…nhưng không phải nhân viên nào cũng sử dụng thành thạo. Thông thường họ chỉ được hướng dẫn một vài thao tác đơn giản mang tính phục vụ cho chuyên môn của mình mà chưa được học cách bảo quản, lau chùi, xử lý các sự cố kỹ thuật đơn giản trong quá trình vận hành máy móc. Do vậy CBCNV phải tự nghiên cứu, tìm hiểu và nâng cao hiểu biết về sự tiến bộ của công nghệ, cách bảo quản và sử dụng có hiệu quả các loại máy móc dùng trong văn phòng thông qua các loại sách báo và các hình thức khác; tránh trường hợp sự hư hỏng nhẹ của máy móc làm gián đoạn công việc. Văn phòng Tổng công ty cũng có thể cử chuyên viên của tổ tin học đến hướng dẫn cách sử dụng, bảo quản và xử lý các sự cố kỹ thuật thông thường cho nhân viên ở các phòng ban. Thứ năm, nâng cao trình độ ngoại ngữ của đội ngũ nhân viên văn phòng. Tổng công ty có lịch sử 43 năm xây dựng và trưởng thành. Trong quá trình phát triển Tổng công ty đã không ngừng nâng cao vị thế và uy tín của mình với thị trường trong nước và quốc tế. Tổng công ty nhận được ngày càng nhiều hợp đồng của các doanh nghiệp nước ngoài. Vì vậy trình độ ngoại ngữ của đội ngũ nhân viên văn Sinh viªn: Ph¹m ThÞ Thu Th¶o Líp: QT 901P 66 phòng có vai trò không nhỏ trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng công ty. Tuy nhiên trình độ ngoại ngữ của hầu hết cán bộ văn phòng Tổng công ty không đủ đáp ứng việc thu thập, xử lý và truyền gửi các thông tin bằng tiếng nước ngoài. Khi có công văn đến bằng tiếng nước ngoài cán bộ văn thư gặp khó khăn trong quá trình xử lý do không nhận định được công văn này gửi cho ai, không kiểm soát được mức độ cần thiết của thông tin nêu trong công văn để tiến hành gửi kịp thời cho người có trách nhiệm. Mỗi khi có công văn đến bằng tiếng nước ngoài nhân viên văn thư phải tìm người dịch hộ hoặc chuyển cho thư ký Tổng giám đốc dịch. Trong tổ thư ký chỉ có một nhân viên có bằng cử nhân tiếng anh vì vậy công việc nhiều khi không được giải quyết kịp thời. Để khắc phục vấn đề này Tổng công ty nên mở lớp học tiếng anh cho CBCNV vào thời gian hợp lý và tạo điều kiện cho họ đi học. Tổng công ty cũng cần có kế hoạch kiểm tra trình độ ngoại ngữ định kỳ đối với CBNV Tổng công ty, nhất là tại các phòng ban chuyên môn thường có mối quan hệ làm việc trực tiếp với các đối tác nước ngoài như phòng Xuất nhập khẩu, phòng KCS, các ban quản lý dự án, văn phòng Tổng công ty…Đây là yếu tố đóng góp vào thành công của Tổng công ty vì khi có ngoại ngữ đội ngũ CBNV có thể tiếp xúc được với những tri thức mới, kỹ thuật mới để ứng dụng vào sản xuất, vào công việc thường ngày. 3.6. Xây dựng kế hoạch hoạt động năm của văn phòng và cụ thể cho từng bộ phận công tác Xây dựng kế hoạch hoạt động năm của văn phòng Tổng công ty là một việc làm cần thiết. Thông qua kế hoạch hoạt động năm văn phòng có thể biết được những công việc nào cần phải hoàn thành, những mục tiêu nào cần phải hướng tới, ai là người chịu trách nhiệm thực hiện, thực hiện như thế nào và kết quả ra sao. Việc cụ thể kế hoạch công tác cho từng bộ phận làm nhân viên có thể chuyên sâu từng lĩnh vực, từng hoạt động công vụ của văn phòng từ đó loại bỏ được sự chồng chéo trong thực hiện công việc, góp phần nâng cao năng suất, chất lượng công việc văn phòng. Cuối mỗi năm văn phòng Tổng công ty cần tiến hành sơ kết, tổng kết tình hình các mảng hoạt động của văn phòng. Trong quá trình đó văn phòng phải tiến hành phân tích tình hình thực hiện chương trình kế hoạch năm về các nhiệm vụ, mục tiêu, biện pháp thực hiện và các nhân tố ảnh hưởng. Văn phòng Tổng công ty cũng cần dự kiến các mục tiêu phát triển của năm sau trên cơ sở thực trạng hoạt động và xu thế phát triển của thời đại; xác định thế mạnh và những nguồn tiềm năng mà văn phòng cần phải khai thác để thực hiện các Sinh viªn: Ph¹m ThÞ Thu Th¶o Líp: QT 901P 77 mục tiêu phát triển của năm tới. Bên cạnh đó văn phòng Tổng công ty cần xây dựng những giải pháp mang tính khả thi để thực hiện có hiệu quả các mục tiêu dự kiến. Hiện nay chương trình, kế hoạch hoạt động năm của Tổng công ty chủ yếu nằm trong nghị quyết của đại hội CNVC và chỉ hướng vào những mục tiêu lớn như doanh thu; lợi nhuận; thu nhập doanh nghiệp; bàn giao, hạ thuỷ những con tàu nào… Chương trình, kế hoạch của Tổng công ty không hướng vào những công việc mang tính chất sự vụ. Trên thực tế chỉ có một số phòng ban của Tổng công ty có chương trình, kế hoạch làm việc cụ thể cho từng thời kỳ như: ban Tuyên giáo, ban Dân vận, Uỷ ban kiểm tra, phòng An toàn lao động (kế hoạch tập huấn công tác bảo hộ lao động định kỳ hàng năm), phòng Tổ chức - Tiền lương (kế hoạch dài hạn về công tác đào tạo, bồi dưỡng và phát triển nhân sự)… Đại đa số các phòng ban chưa xây dựng chương trình làm việc cụ thể mà bị động chờ sự phân công nhiệm vụ của cấp trên, sau khi thực hiện công việc không tổ chức đánh giá, rút kinh nghiệm. Điều này có ảnh hưởng tới chất lượng thực hiện công việc. Để khắc phục nhược điểm tồn tại này Chánh văn phòng cần tham mưu cho lãnh đạo Tổng công ty trong việc lập chương trình, kế hoạch công tác cho bộ phận văn phòng nói riêng mà còn phải xây dựng chương trình làm việc cụ thể tới từng phòng ban, bộ phận trong Tổng công ty. 3.7. Tăng cường nghiên cứu quy trình hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000 trong hoạt động văn phòng Tổng công ty đã áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO từ năm 2003. Hệ thống quản lý chất lượng này đã được cụ thể hoá bằng văn bản và phổ biến tới các đơn vị, bộ phận trong toàn Tổng công ty trong đó có quy định rõ các quy trình trong thực thi công vụ của văn phòng nói riêng và các phòng ban chức năng nói chung như: quy trình tuyển dụng nhân sự; giải quyết khiếu nại của khách hàng; quy trình đóng tàu thuỷ; các hành động cải tiến, khắc phục và phòng ngừa…Mặc dù các quy trình này đã được tập hợp thành bộ hồ sơ gửi tới các phòng ban nhưng vẫn còn xảy ra tình trạng nhân viên làm việc theo kinh nghiệm, chưa hiểu và nắm rõ các quy trình trong hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000. Để giải quyết vấn đề trên văn phòng Tổng công ty nói riêng và các bộ phận, phòng ban chức năng nói chung cần nâng cao ý thức của CBNV trong việc nghiên cứu quy trình hệ thống quản lý chất lượng liên quan đến công việc do mình phụ trách. Có như vậy các hoạt động công vụ mới được thực hiện một cách nhất quán, đồng bộ, nâng cao được hiệu quả công việc. Sinh viªn: Ph¹m ThÞ Th u Th¶o Líp: QT 901P 88 Trên đây là một số nhận xét, kiến nghị của em đối với công tác văn phòng dựa trên cơ sở tìm hiểu, phân tích và đánh giá thực trạng tình hình hoạt động của Tổng công ty. Với mục tiêu phấn đấu trở thành một trong những đơn vị hàng đầu của ngành CNTT Việt Nam thì việc hoàn thiện và không ngừng nâng cao hiệu quả công tác văn phòng lại càng cấp thiết và trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Vì vậy, em mong những giải pháp trên sẽ được quan tâm, xem xét và sớm đưa vào thực tiễn để phần nào khắc phục được những thiếu sót còn tồn tại và thúc đẩy hiệu quả hoạt động của bộ máy văn phòng tại Tổng công ty. KẾT LUẬN Tổng công ty Công nghiệp tàu thuỷ Nam Triệu có bề dày 43 năm xây dựng và trưởng thành, đang trên đà phát triển lớn mạnh hoà cùng với tình hình phát triển kinh tế đất nước. Qua quá trình thực tập tại công ty, được sự quan tâm giúp đỡ của các phòng ban đã giúp em nắm bắt, thâm nhập thực tế và củng cố, hoàn thiện kiến thức lý luận tiếp thu được trong nhà trường. Đây cũng là điều kiện thuận lợi cho em đi sâu nghiên cứu tình hình thực tế công tác văn phòng ở Tổng công ty. Sinh viªn: Ph¹m ThÞ Th u Th¶o Líp: QT 901P 99 Từ việc nghiên cứu, phân tích thực trạng hoạt động văn phòng tại Tổng công ty trên các mặt như công tác thông tin, công tác văn thư - lưu trữ, công tác hậu cần…em đã rút ra được những nhận xét, đánh giá về kết quả đã đạt được, những mặt còn hạn chế và nguyên nhân của hạn chế đó. Trên cơ sở đó đề xuất những kiến nghị nhằm hoàn thiện tốt hơn nữa công tác văn phòng tại Tổng công ty. Do phạm vi đề tài rộng, nội dung mang tính tổng hợp cao, trình độ chuyên môn, nhận thức còn hạn chế nên bài khoá luận không tránh khỏi thiếu sót. Em rất mong nhận được sự góp ý, chỉ bảo của các thầy cô. Cuối cùng em xin gửi lời cảm ơn đến các phòng ban, đơn vị thuộc Tổng công ty CNTT Nam Triệu đã tạo mọi điều kiện thuận lợi, giúp đỡ em trong quá trình thực tập và làm tốt nghiệp. Đặc biệt, em xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến Thạc sỹ Trần Thị Ngà - Giảng viên Trường Học viện Hành chính Quốc gia đã giúp em hoàn thành bài khoá luận này. Em xin chân thành cảm ơn Hải Phòng, ngày 10 tháng 6 năm 2009 Sinh viên Phạm Thị Thu Thảo Sinh viªn: Ph¹m ThÞ Th u Th¶o Líp: QT 901P 1010 [...]... nhà quản trị văn phòng đòi hỏi phải có trình độ chuyên môn nghiệp vụ hành chính 19 1.2 Công tác văn phòng 19 1.2.1 Khái niệm công tác văn phòng 19 1.2.2 Vị trí và ý nghĩa của công tác văn phòng 19 1.2.3 Hiệu quả của công tác văn phòng 20 Chương 2 THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY TNHH MTV TỔNG CÔNG TY CNTT NAM TRIỆU 22 2.1 Tổng quan về Tổng công. .. 2.5.3.1 Công tác tham mưu…………………………………………………… 44 2.5.3.2 Công tác tổng hợp……………………………………………………….46 2.5.3.3 Công tác thông tin 47 2.5.3.4 Công tác văn thư - lưu trữ .52 2.5.3.5 Công tác tổ chức hội nghị .68 2.5.3.6 Công tác hậu cần .72 2.5.3.5 Công tác phục vụ 81 Chương 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP CƠ BẢN NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY TNHH MTV TỔNG... trạng công tác văn phòng tại Tổng công ty CNTT Nam Triệu 37 2.5.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng .37 2.5.2 Điều kiện làm việc của văn phòng .41 Sinh viªn: Ph¹m ThÞ Thu Th¶o Líp: QT 901P 1313 2.5.2.1 Công tác sắp xếp, bố trí văn phòng 41 2.5.2.2 Trang thiết bị của văn phòng 42 2.5.2.3 Môi trường làm việc .43 2.5.3 Thực trạng về công tác văn phòng của Tổng công ty. .. TỔNG CÔNG TY CNTT NAM TRIỆU 82 3.1 Giải pháp về công tác tham mưu…………………………………………….82 3.2 Giải pháp về công tác thông tin 83 3.3 Giải pháp về công tác văn thư - lưu trữ 84 3.4 Giải pháp về công tác hậu cần 86 3.5 Nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ và thái độ phục vụ của nhân viên văn phòng …………………………………………………………………… 86 3.6 Xây dựng kế hoạch hoạt động năm của văn phòng. .. Chương 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN PHÒNG VÀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG .3 1.1 Những vấn đề cơ bản về văn phòng 3 1.1.1 Khái niệm văn phòng 3 1.1.2 Vị trí của văn phòng .4 1.1.3 Vai trò của văn phòng 4 1.1.4 Chức năng của văn phòng 5 1.1.4.1 Chức năng tham mưu, tổng hợp 5 1.1.4.2 Chức năng hậu cần 6 1.1.5 Nhiệm vụ của văn phòng .7 1.1.5.1... về Tổng công ty CNTT Nam Triệu .22 2.1.1 Giới thiệu chung 22 2.1.2 Quá trình hình thành và phát triển .22 2.1.3 Ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh 24 2.1.4 Hình thức hoạt động quản lý 24 2.1.5 Các sản phẩm chính 25 2.2 Cơ cấu tổ chức của Tổng công ty CNTT Nam Triệu 25 2.2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức 26 2.2.2 Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban ... và xử lý thông tin trong cơ quan, đơn vị 14 1.1.6.7 Công tác hậu cần .15 1.1.6.8 Công tác quản lý nguồn nhân lực 15 1.1.7 Sự cần thiết phải tổ chức khoa học văn phòng 16 1.1.8 Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động văn phòng .16 1.1.9 Một số nguyên tắc hoạt động của văn phòng .17 Sinh viªn: Ph¹m ThÞ Thu Th¶o Líp: QT 901P 1212 1.1.9.1 Nguyên tắc pháp chế .18 1.1.9.2... vụ của các phòng ban 27 2.2.2.1 Tổng giám đốc 27 2.2.2.2 Các phó tổng giám đốc 27 2.2.2.3 Các phòng ban 28 2.3 Những thuận lợi và khó khăn của Tổng công ty CNTT Nam Triệu .34 2.3.1 Thuận lợi 34 2.3.2 Khó khăn 35 2.4 Hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng công ty trong những năm gần đây 35 2.4.1 Công tác đầu tư xây dựng 35 2.4.2...TÀI LIỆU THAM KHẢO 1 Quản trị hành chính văn phòng (Mike Harvay – Nhà xuất bản Thống kê) 2 Tài liệu môn học “Quản trị văn phòng , “Kỹ năng thư ký” (ThS Trần Thị Ngà - Học viện Hành chính Quốc Gia) 3 Nghiệp vụ hành chính văn phòng (ThS Trần Thị Thu Hương – Nhà xuất bản Tổng hợp TP Hồ Chí Minh) 4 Một số khóa luận khác cùng đề tài Sinh viªn: Ph¹m ThÞ Thu Th¶o Líp:... Duy trì hoạt động thường nhật của cơ quan nói chung và văn phòng nói riêng .10 1.1.6 Nội dung hoạt động văn phòng trong cơ quan, tổ chức .11 1.1.6.1 Tổ chức bộ máy và phân công công việc 11 1.1.6.2 Điều hành công việc văn phòng 11 1.1.6.3 Xây dựng quy chế làm việc 12 1.1.6.4 Tổ chức các cuộc họp, hội nghị 12 1.1.6.5 Nghiệp vụ văn thư - lưu trữ 13 1.1.6.6 . MỘT SỐ GIẢI PHÁP CƠ BẢN NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY TNHH MTV TỔNG CÔNG TY CNTT NAM TRIỆU 3.1 .Giải pháp về công tác tham mưu Công. VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY TNHH MTV TỔNG CÔNG TY CNTT NAM TRIỆU 22 2.1. Tổng quan về Tổng