NGHIỆP VỤ KIỂM TRA CHỨNG TỪ VÀ THANH TOÁN L/C 1.Quy định chung Điều 1: Tiếp nhận và kiểm tra chứng từ 1.1. Bộ phận cấp dịch vụ có thể tiếp nhận chứng từ ghi rõ loại chứng từ, số lượng và ngày nhận chứng từ L/C trong các trường hợp sau: - Nhận từ bộ phận hành chính/ văn phòng của chi nhánh - Khách hàng xuất trình trực tiếp tại quầy giao dịch cuả MSB 1.2. Sau khi tiếp nhận chứng từ chi nhánh phải kiểm tra sự phù hợp của các chứng từ L/C và các sửa đổi (nếu có) và giữa các chứng từ với nhau, phù hợp với “Các quy tắc và thực hành thống nhất về tín dụng chứng từ” của phòng thương mại quốc tế và các thông lệ tập quán khác mà L/C có dẫn chiếu. Việc kiểm tra chứng từ phải được thực hiện khẩn trương, chính xác với thời gian không quá 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận chứng từ. 1.3. Kết quả của việc kiểm tra chứng từ cụ thể là các điểm phù hợp hay không phù hợp (nếu có) phải được ghi vào phiếu kiểm tra chứng từ (tham khảo mẫu 03/LC- MSB). Việc kiểm tra chứng từ thông qua 2 người là nhân viên nghiệp vụ và lãnh đạo bộ phận cấp dịch vụ. 1.4. Đối với những bộ chứng từ mà các cán bộ bộ phận cấp dịch vụ không có khả năng xác định được ở một vài điểm nào đó có sự phù hợp hay không phù hợp. Bộ phận cấp dịch vụ phải báo cáo lãnh đạo chi nhánh bằng văn bản để xin ý kiến quyết định. 1.5. Hạch toán ngoại bảng - Đối với chứng từ L/C nhập khẩu Ghi nhập tài khoản chứng từ đòi tiền L/C của ngân hàng nước ngoài gửi đến MSB chờ thanh toán: Trị giá hối phiếu - Đối với chứng từ L/C xuất khẩu Ghi nhập tài khoản chứng từ thanh toán L/C xuất khẩu đòi tiền nước ngoài: Trị giá hối phiếu Điều 2: Thông báo tình trạng bộ chứng từ 2.1. Việc thông báo tình trạng bộ chứng từ cho khách hàng (tham khảo mẫu 04/LC- MSB đối với L/C nhập có bất hợp lệ hoặc ghi mẫu06/ LC- MSB đối với L/C xuất) - Có điện gắn mã của ngân hàng nước ngoài thông báo cho MSB tình trạng bộ chứng từ L/C nhập khẩu - Bộ chứng từ xuất trình đã được thông qua các cấp kiểm soát kiểm tra lại 2.2. Chi nhánh MSB cũng tiến hành thông báo tình trạng bộ chứng từ tới a. Ngân hàng xuất trình chứng từ đòi tiền theo L/C do MSB mở khi bộ chứng từ có những điểm không phù hợp mà chưa được ngân hàng xuất trình thông báo trước đó cho MSB bằng điẹn mã và khách hàng không/ chưa chấp nhận hoặc chưa có ý kiến gì về bộ chứng từ. Điện thông báo tình trạng bộ chứng từ đáp ứng đủ các yêu cầu sau: - Được gửi trong vòng 7 ngày làm việc kể từ khi nhận được chứng từ - Ghi rõ những điểm không phù hợp - Ghi rõ chi nhánh MSB đang giữ chứng từ chờ sự định đoạt của họ (We are holding the documents at your disposal) b. Ngân hàng mở L/C trong trường hợp bộ chứng từ xuất khẩu có điểm không phù hợp khi: - Khách hàng yêu cầu điện hỏi ngân hàng mở trước khi đòi tiền và/ hoặc: - L/C cho phép đòi tiền bằng điện 2.3. Chi nhánh MSB không tiếp tục thực hiện dịch vụ đối với chứng từ L/C trong các trường hợp sau: - Chuyển sang nhờ thu hoặc trả lại chứng từ L/C nhập khẩu bất hợp lệ cho ngân hàng nước ngoài. Khi đó bộ phận cấp dịch vụ thực hiện: Ghi xuất ngoại bảng tài khoản chứng từ đòi tiền L/C của ngân hàng nước ngoài gửi đến MSB chờ thanh toán: Trị giá hối phiếu - MSB chủ động hoặc theo đề nghị của khách hàng trả lại bộ chứng từ L/C xuất khẩu cho người xuất trình. Khi đó bộ phận cấp dịch vụ thực hiện: Ghi xuất tài khoản chứng từ thanh toán L/C xuất khẩu đòi tiền nước ngoài: Trị giá hối phiếu Điều 3: Thanh toán L/C nhập khẩu 3.1. Chi nhánh MSB với tư cách là ngân hàng mở L/C trả tiền theo chỉ dẫn của ngân hàng đòi tiền khi có một trong các điều kiện sau: - Chứng từ xuất trình hoàn toàn hợp lệ. Hối phiếu được ký dưới dạng để trống hoặc theo lệnh của MSB - Ngân hàng nước ngoài điện có mã thông báo bộ chứng từ hoàn toàn phù hợp ( L/C cho phép đòi tiền bằng điện) - Đến hạn thanh toán L/C trả chậm, trả dần đã được chấp nhận - Khách hàng có văn bản chấp nhận thanh tóan bộ chứng từ có bất hợp lệ do chủ tài khoản và kế toán trưởng (nếu có) ký. Trong trường hợp này, nếu bất hợp lệ thuộc các yếu tố liên quan đến mô tả hàng hoá và L/C được thanh toán bằng tiền vay MSB khách hàng còn phải đáp ứng các điều kiện bổ sung nêu tại khoản 4.3 Điều 4 4.2. Chi nhánh MSB có trách nhiệm đôn đốc khách hàng chuyển đủ tiền để đảm bảo thanh toán L/C trả ngay theo cam kết tại yêu cầu mở tín dụng khoản nhưng không trễ hơn ngày làm việc thứ bảy kể từ khi nhận được chứng từ hoặc ngày làm việc thứ ba kể từ khi nhận được điện đòi tiền của nước ngoài. Đối với L/C trả chậm, Bộ phận cấp tín dụng và Bộ phận cấp dịch vụ phải theo dõi đôn đốc khách hàng và tham mưu giám đốc chi nhánh lập văn bản yêu cầu khách hàng chuyển tiền về MSB theo hợp đồng bảo lãnh đã ký 4.3. Chi nhánh MSB chỉ giao chứng từ cho khách hàng khi họ đã chấp nhận bộ chứng từ và đáp ứng một trong các điều kiện sau: - Khách hàng đã chuyển đủ tiền để thanh toán L/C - Khách hàng đã hoàn thành thủ tục giải ngân theo hợp đồng tín dụng và chuyển đủ phần tiền còn lại để thanh toán L/C - Khách hàng đã chấp nhận thanh toán L/C trả chậm vào ngày đáo hạn 4.4. Đối với những bộ chứng từ L/C trả ngay hoàn toàn phù hợp nhưng khách hàng không chuyển đủ tiền thì bộ phận cấp dịch vụ phải báo cáo ngay cho giám đốc chi nhánh đồng thời chuyển hồ sơ sang bộ phận cấp tín dụng để thực hiện theo các bước sau: a) Xác định nguyên nhân khách hàng không thanh toán đúng hạn L/C, loại trừ các yếu tố bất khả kháng của người mua, người ban nếu không có yếu tố bất khả kháng thì tiến hành thực hiện các bước tiếp theo dưới đây: b) Yêu cầu khách hàng hoàn thiện thủ tục nhận nợ bắt buộc, ký giấy xác nhận nhận nợ bắt buộc với lãi suất 150% lãi suất vay trong hạn cao nhất để thực hiện thanh toán L/C cho nước ngoài theo nghĩa vụ của người bảo lãnh là ngân hàng mở L/C c) Quản lý hàng hóa và quản lý nguồn thu từ việc bán hàng hóa d) Nếu khách hàng không nhận nợ bắt buộc thì chi nhánh dùng các biện pháp để thu giữ hàng hóa đồng thời thực hiện thanh toán L/C cho nước ngoài theo đúng nghĩa vụ của ngân hàng mở L/C và tiến hành khởi kiện khách hàng trong trường hợp cần thiết: e) Chi nhánh có trách nhiệm báo cáo về trụ sở chính toàn bộ những chi tiết về L/C nguyên nhân dẫn đến phải cho vay bắt buộc và/ hoặc trả thay cho khách hàng và hướng giải quyết để thu hồi nợ, tiền trả thay 4.5. Việc xử lý các vi phạm của khách hàng trong việc chuyển tiền về MSB để thanh tóan L/C trả chậm đến hạn được thực hiện theo hợp đồng bảo lãnh và quy định hiện hành của MSB 4.6. Hạch toán ngoại bảng Ghi xuất tài khoản chứng từ đòi tiền L/C của ngân hàng nước ngoài gửi đến MSB chờ thanh toán: Trị giá hối phiếu Ghi xuất tài khoản cam kết trong nghiệp vụ L/C: Trị giá cam kết mà MSB đã hết trách nhiệm Điều 5: Thanh toán L/C xuất khẩu 5.1. Chi nhánh MSB tiến hành đòi tiền ngân hàng nước ngoài theo L/C xuất khẩu khi khách hàng đã xuất trình hối phiếu và các chứng từ theo yêu cầu của L/C tại MSB và hoàn thành các thủ tục sau: - Xuất trình yêu cầu thanh toán chứng từ theo hình thức L/C (Mẫu 06/LC-MSB) - Xuất trình bản gốc L/C và bản gốc các sửa đổi (nếu có) kèm theo bản gốc các thông báo của ngân hàng thông báo L/C - Có ý kiến bảo lưu các bất hợp lệ (nếu có) ghi trên yêu cầu thanh toán chứng từ theo hình thức L/C 5.2. Căn cứ theo các điều kiện của L/C, chi nhánh MSB có thể đòi tiền theo một trong các cách sau: - Gửi thư (tham khảo mẫu 07/LC-MSB) kềm hối phiếu đã ký hậu phù hợp và các chứng từ cho ngân hàng mở và / hoặc ngân hàng trả tiền. Thư gửi chứng từ cũng cần nêu rõ các bất hợp lệ (nếu có) mà ngân hàng mở L/C đã chấp nhận bằng điện. - Đối với L/C cho phép đòi tiền bằng điện: Ngoài việc gửi thư như trên và chỉ rõ “ Việc đòi tiền bằng điện được thực hiện ngày . tránh thực hiện 2 lần” (T.T Reimbursement claim is effected on please avoid duplication). Chi nhánh lập điện mã hoặc MT742 (nếu bằng Swift) xác nhận sự phù hợp của chứng từ chỉ dẫn ngân hàng nước ngoài trả tiền. - Xuất trình chứng từ tại quầy của ngân hàng khác để tái chiết khấu, thương lượng hoặc nhờ thu nếu thấy thuận lợi, hiệu quả hơn. 5.3. Khi gửi bộ chứng từ, lập điện đòi tiền, cán bộ nghiệp vụ và lãnh đạo bộ phận cấp dịch vụ phải ký hậu và ghi chú số tiền hối phiếu xuất trình vào L/C gốc. Nếu L/C do ngân hàng khác thông báo phải lập thêm hồ sơ theo dõi. 5.4. Khi tiến hành gửi bộ chứng từ đòi tiền (và điện thanh toán nếu có) các cán bộ bộ phận cấp dịch vụ cần phải theo dõi chặt chẽ việc thực hiện thanh toán của ngân hàng nước ngoài. Căn cứ thông báo của dịch vụ bưu chính về ngày giao chứng từ hoặc tùy theo từng khu vực địa lý của ngân hàng nước ngoài, cán bộ nghiệp vụ có thể tính toán một cách tương đối về thời gian luân chuyển, kiểm tra chứng từ để làm cơ sở tra soát và phạt chậm trả đối với ngân hàng nước ngoài (nếu như việc thanh toán đã bị thực hiện chậm). Nếu qua 3 ngày kể từ ngày điện đòi tièn, 12 ngày kể từ ngày gửi thư đòi tiền kèm chứng từ mà không nhận được báo có hoặc chấp nhận thanh toán của ngân hàng nước ngoài, chi nhánh phải điện tra soát yêu cầu ngân hàng nước ngoài trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền. 5.5. Tùy theo nội dung trên yêu cầu thanh toán chứng từ theo hình thức L/C mà khách hàng đã xuất trình, việc thanh toán tiền cho khách hàng được thực hiện theo một trong ba cách thức sau: a) Chiết khấu: - Hạn mức chiết khấu: Bộ phận quản lý tín dụngtrụ sở chính xem xét và phối hợp với bộ phận quan hệ quốc tế trình tổng giám đốc để quyết định cấp hạn mức chiết khấu cho các ngân hàng đại lý. - Chi nhánh MSB chỉ xem xét chiết khấu bộ chứng hoàn hảo, thời hạn thanh toán dưới 1 năm. Bộ phận cấp dịch vụ chi nhánh MSB căn cứ vào hạn mứuc chiết khấu còn lại của ngân hàng phát hành L/C, dựa trên giá trị hối phiếu và tính toán số ngày cần thiết để đòi tiền theo thông lệ (đối với L/C trả ngay) hoặc số ngày đến hạn thanh toán (đối với hối phiếu L/C trả chậm đã được chấp nhận) sẽ trình giám đốc chi nhánh quyết định giá chiết khấu của bộ chứng từ tuân thủ “ Hướng dẫn nghiệp vụ chiết khấu giấy tờ có giá ngắn hạn” hiện hành của tổng giám đốc. Trên cơ sở giá chiết khấu, chi nhánh MSB thanh toán cho khách hàng sau khi trừ đi các phí dịch vụ của MSB. b) Thương lượng: Bộ phận cấp dịch vụ thẩm định việc thương lượng theo “ Quy định về chiết khấu hối phiếu của bộ chứng từ xuất khẩu theo L/C” hiện hành của tổng giám đốc. c) Khi nhận được tiền do ngân hàng nước ngoài thanh toán: Chi nhánh MSB sẽ thanh toán tiền L/C cho khách hàng sau khi trừ các khoản chi phí liên quan 5.6. Hạch toán ngoại bảng - Khi gửi chứng từ đòi tiền nước ngoài: Ghi xuất tài khoản chứng từ thanh toán L/C xuất khẩu đòi tiền nước ngoài: Giá trị hối phiếu Ghi nhập tài khoản chứng từ thanh toán L/C xuất khẩu đòi tiền ngân hàng nước ngoài: Trị giá hối phiếu - Khi nước ngoài thanh toán Ghi xuất tài khoản chứng từ thanh toán L/C xuất khẩu đòi tiền ngân hàng nước ngoài: Trị giá hối phiếu 2.Quy trình nghiệp vụ C. Tiếp nhận và kiểm tra bộ chứng từ. Đơn vị thực hiện Nội dung thực hiện 1/Chi nhánh 1.Nhân viên Chi nhánh tiếp nhận bộ chứng từ L/C  Vào sổ theo dõi giao nhận chứng từ.  Ghi ngày, tháng, năm nhận chứng từ.  Ký và đóng dấu RECEIVED trên Covẻing letter 2.Kiểm tra số lượng, loại chứng từ xuất trình so với liệt kê chứng từ trên Chỉ dẫn đòi tiền ( Cover letter). 3.Kiểm tra bề mặt bộ chứng từ để đảm bảo rằng các thông tin trên hồ sơ không bị tẩy xõa, sửa chữa hoặc có dấu hiệu giả mạo. Lưu ý: Nếu phát hiện hoặc nghi ngờ bộ chứng từ có dấu hiệu giả mạo, nhân viên Chi nhánh thông báo tới TTTT để cùng xử lý. 2/Chi nhánh 1.Lập giấy đề nghị thực hiện giao dịchphù hợp với loại nghiệp vụ đề nghị thực hiện )Mẫu 01) 2.Lập phiếu kiểm tra chứng từ (Mẫu 03). 3/Chi nhánh 1.Fax/Scan toàn bộ hồ sơ liên quan gửi tới TTTT.  Toàn bộ các chứng từ đã được liệt kê trong phiếu kiểm tra chứng từ (Mẫu 03)  Phiếu kiểm tra chứng từ  Giấy đề nghị thực hiện giao dịch đã được phê duyệt 2.Theo dõi tình trạng giao dịch đã chuyển Lưu ý: Chi nhánh phải thông báo kịp thời cho TTTT về tình trạng bộ chứng từ đòi tiền: a. Chi nhánh đã ký hậu vận đơn cho Khách hnàg đi nhận hàng trước khi bộ chứng từ đòi tiền về đến Chi nhánh hay chưa? b. Chi nhánh đã phát hành bảo lãnh nhận hàng/ủy quyền nhận hàng hay chưa? 4/Trung tâm Thanh toán 1.Tiếp nhận fax/scan do chi nhánh gửi. Đóng dấu ghi nhận ngày, giờ nhận fax/file 2.Kiểm tra tình trạng bộ chứng từ theo Quy trình nghiệp vụ và các tiêu chuẩn kiểm tra bộ chứng từ hiện hành. Thời gian kiểm tra tối đa là một ngày làm việc kể từ sau ngày nhận được Fax/can của Chi nhánh. 3.Lập phiếu kiểm tra chứng từ. 4. Đăng ký giao dịch vào hệ thống TF-SIBS: nhập theo dõi bộ chứng từ đòi tiền theo L/C và thực hiện việ thu phí của các giao dịch (nếu có) đồng thời lập điện thôing báo tình trạng sai sót của bộ chứng từ tùy theo quyền định đoạt của NHNN hoặc từ chối thanh toán gửi dến NHNN ( Nếu chứng từ có sai sót) 5. Thông báo cho Chi nhánh biết kết quả kiểm tra bộ chứng từ bằng Fax, filehoặc phương tiện truyền tin khác. 5/Chi nhánh 1.Căn cứ vào thông báo của TTTT, chi nhánh laapj công văn thông báo tình trạng bộ chứng từ cho Khách hàng. 2. Theo dõi, đôn đốc Khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán. 6/Chi nhánh Lưu ý: 1. Đối với bộ chúng từ không có sai sáot:  Thông báo kết quả kiểm tra chứng từ ghi rõ ngày đến hạn phải thanh toán/ chấp nhận thanh toán.  Đối với L/C trả ngay: Chi nhánh phải đôn đốc người yêu cầu phát hành L/C thanh toán đúng hạn, nếu quá thời hạn thanh toán yêu cầu nhận nợ vay bắt buộc và trả lãi chậm trả thanh toán cho NHNN.  Đối với L/C trả chậm: Trong vòng 04 ngày làm việc kể từ sau ngày Chi nhánh nhận chứng từ, nếu khách hnàg không đưa ra ý kiến, Chi nhánh lập đề nghị thực hiẹn giao dịch gửi TTTT yêu cầu lập điịen MT7XX xác nhận với NHNN việc chấp nhận thanh toan bộ chứng từ đòi tiền vào ngày đến hạn. 2. Đối với bộ chứng từ có sai sót:  Trong vòng 04 ngày làm việc kể từ ngàu Chi nhánh nhận chứng từ, nếu chưa nhận được ý kiến gì của Khách hàng về bộ chứng từ, hoặc chưa nhận được điện thông báo óc mã của Ngân hàng xuất trình thông báo về các sai sót của bộ chứng từ, Chi nhánh phải gửi Đề nghị thực hiện giao dịch cho TTTT yêu cầu lập điện MT734/799/999 từ chối thanh toán gửi đến NHNN. Trường hợp từ chối thanh toán bộ chứng từ, Chi nhánh sẽ chuyển trả bộ chứng từ kèm thư từ chối do TTTT lập.  Căn cứ vào quyết định của Khách hàng đối với bộ chứng từ, Chi nhánh lập đề nghị thực hiện giao dịch liên quan để gửi TTTT. 7/Trung tâm Thanh toán 1.Căn cứ vào đề nghị của Chi nhánh, TTTT tiến hành lập điện Swift trong phân hệ TF-SIBS:  Thông báo tình trạng bộ chứng từ trong trường hợp bộ chứng từ có bất hợp lệ  Lập điện chấp nhận thanh toán và thu phí chấp nhận thanh toán trường hợp L/C trả chậm  Lập điện hủy L/C và thông báo chuyển trả bộ chứng từ bất hợp lệ cho NHNN  Lập thư từ chối thanh toán và chuyển trả bộ chứng từ cho NHNN  Lập điện tra soát liên quan L/C 2. Thông báo kết quả giao dịch cho Chi nhánh. 3. Hoàn tất giao dịch lưu hồ sơ L/C gồm:  Các hồ sơ chứng từ Chi nhánh Fax/Scan gửi  Các điện giao dịch ( bản Draft) liên quan đã được ký duyệt  Các phiếu hạch toán liên quan (Nếu có)  Các chứng từ khác liên quan 4. Lưu báo cáo TF2213P theo ngày D. Thanh toán L/C D1. Thanh toán L/C dựa trên thư đòi tiền gửi kèm bộ chứng từ đòi tiền của Ngân hàng nước ngoài Đơn vị thực hiện Nội dung thực hiện 1/Chi nhánh 1.Nhân viên Chi nhánh tiếp nhận hồ sơ từ Khách hàng:  Hồ sơ nhận nợ vay thanh toán bộ chứng từ ( nếu thanh toán L/C bằng nguồn vốn vay).  Công văn ( đầy đủ chữ ký của Kế toán trưởng và Giám đốc) chấp nhận thanh toán bộ chứng từ L/C theo như tình trạng bộ chứng từ mà Chi nhánh đã thông báo ( hợp lệ hoặc bất hợp lệ) hoặc chứng nhận chứng từ trong tình trạng chưa được kiểm tra. 2. Hoàn thiện các thủ tục về hồ sơ tín dụng (nếu có) 3. Phê duyệt nguồn ngoại tệ: xác định số ngoại tệ bán, tỷ giá hạch toán; Lập đề nghị Phòng DVKH hoặc TTTT hạch toán . 4. Ký hậu vận đơn cho Khách hàng( nếu có) 5. Thực hiện bàn giao chứng từ cho Khách hàng theo quy định. Khách hàng sẽ phải ký nhận chứng từ ghi rõ đã nhận đầy đủ bộ chứng từ, ngày tháng, tên người nhận Cover letter. Lưu ý: Trong trường hợp L/C trả chậm, Chi nhánh sẽ giao chứng từ cho Khách hàng khi:  Nhận được công văn nhận chứng từ của Khách hàng do Kế toán trưởng và Giám đốc ký nêu rõ chấp nhận thanh toán bộ chứng từ L/C khi đến hạn thanh toán theo như tình trạng bộ chứng từ mà Chi nhánh đã thông báo (hợp lệ hoặc bất hợp lệ) hoặc nhận chứng từ trong tình trạng chưa được kiểm tra.  Khách hàng ký chấp nhận thanh toán trên hối phiếu  Chi nhánh đảm bao được nguồn thanh toán bọ chứng từ đòi tiền theo L/C và sẽ thực hiện thu tiền khi đến hạn thanh toán L/C  Lập phiếu đề nghị thực hiện giao dịch (mẫu 01) yêu cầu TTTT lập điện chấp nhận thanh toán cho NHNN. 2/Chi nhánh 1. Lập phiếu đề nghị thực hiện giao dịch (mẫu 01) 2. Fax/Scan hồ sơ đề nghị thực hiện giao dịch đã được phê duyệt gửi TTTT trong dố nêu rõ các nội dung :  Số tham chiếu của bộ chứng từ thanh toán L/C liê quan.  Số tiền thanh toán  Chi tiết số tiền thu phí liên quan (nếu khcáh hàng đặc biệt)  Tên và tài khỏảntích nợ của Khách hàng để thanh toán và thu phí liên quan đến thanh toán bộ chứng từ đòi tiền theo L/C Lưu ý: Chi nhánh ahỉ đảm bảo dủ nguồn vốn tyhanh toán trứôc khi gửi đề nghị cho TTTT. 3/Trung tâm Thanh toán 1. Căn cứ vào phiếu đề nghị của Chi nhánh và chỉ dẫn thanh toán của NHNN lập điện thanh toán trong ngày trên hệ thống TF-SIBS. 2. Thực hiện hạch toán thanh toán và thu các loại phí liên quan của giao dịch. 3. Thông báo cho Chi nhánh biết kết quả thực hiện. 4. Lưu hồ sơ L/C và báo cáo TF2213P: a) Lưu hồ sơ L/C:  Đề nghị thực hiện giao dịch thanh toán Chi nhánh gửi qua Fax/Scan.  Các điện giao dịch đã được ký duyệt  Các phiếu hạch toán liên quan đa được ký duyệt  Các chứng từ khác liên quan (nếu có) b) Lưu báo cáo TF2213P theo ngày:  Điện thanh toán L/C (bản copy) đã được ký duyệt  Bản copy Covể letter  Các phiếu hạch toán liên quan đã được ký duyệt 4/Chi nhánh 1. Sử dụng chức năng vấn tin trong chương trình TF-SIBS để kiểm tra xem giao dịch đã được TTTT thực hiện qua chưa. 2. In ấn và ký điện Swift và các chứng từ giao dịch liên quan 3. Hoàn tất các giao dịch đã được TTTT thực hiện và tiến hành lưu hồ sơ: a. Lưu hồ sơ L/C  Bản gốc đề nghị thực hiện giao dịch  Bản photo Cover letter có ký nhận bộ chứng từ của Khách hàng; Hối phiếu.  Bộ photo các chứng từ đòi tiền theo L/C  Bản photo vận đơn ký hậu (nếu có)  Bản photo bảo lãnh ủy quyền nhận hàng và 01 bản gốc vận đơn (nếu có)  Các điện giao dịch liên quan đã được ký duyệt  Các phiếu hạch toán liên quan đã được ký duyệt  Các chứng từ khác theo quy định của từng nghiêp vụ cụ thể (nếu có) b. Lưu theo báo cáo TF2213P chi nhánh:  Điện thanh toán L/C đã đựoc ký duyệt  Điện chấp nhận thanh toán L/C đã được ký duyệt( L/C trả chậm).  Cover letter có ký nhận chứng từ của Khách hàng.  Bản gốc hối phỉếu.  Các phiếu hạch toán liên quan đã được ký duyệt D2. Thanh toán L/C dựa trên điện đòi tiền của Ngân hàng nước ngoài Đơn vị thực hiện Nội dung thực hiện 1/Chi nhánh 1. Phối hợp với TTTT tư vấn cho Khách hàng trước khi quyết định phát hành L/C được phép đòi tiền bằng điện;  Thực hiện thanh toán L/C dựa trên điện đòi tiền từ Ngân hàng đòi tiền( Claiming bank) xác nhận bộ chứng từ L/C hoàn toàn phù hợp cho dù Ngân hàng phát hành (Maritime Bank ) (Issuing Bank) chưa nhận bộ chứng từ đòi tiền theo L/C.  Nếu yêu cầu nêu rõ tên Ngân hàng hoàn trả (Reimbursing bank) thì Ngân hảng hoàn trả phải là Ngân hàng đại lý mà Maritime Bank có mở tài khoản và hoạt động giao dịch thường xuyên.  Trường hợp không nêu rõ tên Ngân hàng hoàn trả thì Maritime Bank sẽ là ngân hàng nhạn lệnh đòi tiền thanh toán từ Ngân hàng đòi tiền. 2. Thông báo cho Khách hàng thời hạn thanh tóanbộ chứng từ L/C khi nhận được thông báo từ TTTT. 3. Đôn đốc khách hàng và chuẩn bị nguồn thanh toán theo thời hạn đã được TTTT thông báo. 4. Lập đề nghị giao dịch thanh toán khi đến hạn thanh toán. 5. Khi nhận bộ chứng từ từ Ngân hàng đòi tiền gửi về, Chi nhánh thực hiện các bước đề nghị kiểm tra bộ chứng từ như 1 bộ chứng từ bình thường. 6. Lưu hồ sơ : a. Lưu hồ sơ L/C  Bản gốc đề nghị thực hiện giao dịch  Bản photo Cover letter có ký nhận bộ chứng từ của Khách hàng; Hối phiếu.  Bộ photo các chứng từ đòi tiền theo L/C  Bản photo vận đơn ký hậu (nếu có)  Bản photo bảo lãnh ủy quyền nhận hàng và 01 bản gốc vận đơn (nếu có)  Các điện giao dịch liên quan đã được ký duyệt  Các phiếu hạch toán liên quan đã được ký duyệt  Các chứng từ khác theo quy định của từng nghiêp vụ cụ thể (nếu có) b. Lưu theo báo cáo TF2213P chi nhánh:  Điện thanh toán L/C đã đựoc ký duyệt  Điện chấp nhận thanh toán L/C đã được ký duyệt( L/C trả chậm).  Cover letter có ký nhận chứng từ của Khách hàng.  Bản gốc hối phỉếu.  Các phiếu hạch toán liên quan đã được ký duyệt 2/Truing tâm thanh toán 1. Trường hợp L/C nêu rõ Ngân hàng hoàn trả có quan hệ tài khỏan Nostro, uy tín, TTTT sẽ tiến hành như sau: a. Lập điện ủy quyền hoàn trả gửi cho Ngân hàng hoàn trả ngay khi phát hành L/C được phép đòi tiền bằng điện(MT740) ghi rõ:  Số L/C, loại tiện và số tiền ủy quyền thanh toán (bao gồm cả phần dung sai được phép)  Tên Ngân hàng đòi tiền.  Phí các bên liên quan sẽ phải thanh toán.  Ngân hàng hoàn trả phải có thông báo cho Maritime Bank về thời gian thanh toán bộ chứng từ đòi tiền theo L/C khi nhận được điện đòi tiền từ Ngân hàng đòi tiền  Có cụm từ “Subject to URR725” b. Lập điện sửa đổi hoàn trả (MT747) gửi cho Ngân hàng hoản trả (MT740) do yêu cầu của câc bên liên quan. c. Nhận điện thông báo thanh toán từ Ngân hàng hoàn trả va fthông báo cho Chi nhánh về thời gian thanh toán. 2. Trường hợp L/C khong nêu rõ Ngân hàng hoan trả, TTTT sẽ thực hiện thanh toná L/C trong vòng 3 ngày làm việc kể từ sau ngày nhận điện đòi tiền từ Ngân hàng đòi tiền (lập điện MT202) 3. TTTT tiến hành lưu hồ sơ chứng từ : c) Lưu hồ sơ L/C:  Đề nghị thực hiện giao dịch thanh toán Chi nhánh gửi qua Fax/Scan.  Các điện giao dịch đã được ký duyệt  Các phiếu hạch toán liên quan đa được ký duyệt  Các chứng từ khác liên quan (nếu có) d) Lưu báo cáo TF2213P theo ngày:  Điện thanh toán L/C (bản copy) đã được ký duyệt  Bản copy Covể letter  Các phiếu hạch toán liên quan đã được ký duyệt 3/Trung tâm thanh toán Lưu ý : trong quá trình thực hiện thanh toán L/C dựa vào điện đòi tiền từ Ngân hàng đòi tiền, nếu phát sinh lãi châm trả thanh toán, lãi phát sinh do thanh tóan L/C trước khi nhận bộ chứng từ bất hợp lệ, TTTT sẽ dựa vào các điều khoản URR725 để phân định trách nhiêm giữa các bên phải tra những khoản phí phát sinh. . NGHIỆP VỤ KIỂM TRA CHỨNG TỪ VÀ THANH TOÁN L/C 1.Quy định chung Điều 1: Tiếp nhận và kiểm tra chứng từ 1.1. Bộ phận cấp dịch vụ có thể tiếp nhận chứng từ. từ chối thanh toán gửi đến NHNN. Trường hợp từ chối thanh toán bộ chứng từ, Chi nhánh sẽ chuyển trả bộ chứng từ kèm thư từ chối do TTTT lập.  Căn cứ vào