Thuỷ thuaọt tin hoùc Nguyeón Tuy ẹũnh Email :chamchochac@yahoo.com.vn CC TH THUT CN THIT KHI S DNG MICROSOFT WORD 2003 Microsoft Word cú th núi l phn mm ng dng c s dng nhiu nht Vit Nam. Phiờn bn nm 2003 ang thnh hnh mc dự cho n nm 2008, Microsoft ó tung ra trờn th trng phn mm nhiu sn phm mi hn. Hc tin hc vn phũng khụng tht s quỏ khú, tuy nhiờn vic x lý cỏc vn ny sinh trong quỏ trỡnh son tho cng khú hn nhiu, bi vỡ cỏc vn ú khụng nhng nhiu m cũn rt a dng, mt phm vi rng hn ni dung cỏc giỏo trỡnh ó gii thiu. Bi vit nhm mc ớch cung cp cho bn c nhng th thut ngn gn, chớnh xỏc, giỳp cỏc bn gii quyt nhng nhu cu ny sinh trong thc t s dng phn mm. 1- Tt cỏc tớnh nng kim tra chớnh t, chc nng t ng ỏnh s ., hn ch cỏc li do tớnh t khp (AutoText v AutoCorrect) trong Microsoft Word Khi ci t Microsoft Word, tớnh nng t ng dũ li chớnh t c t ng kớch hot. Tuy nhiờn tớnh nng nay ch tht s cú ớch khi on vn bn l ting Anh, cũn vi vn bn ting Vit, nú s to ra cỏc ng võn mu xanh, ngay di nhng t cú du, iu ú ht sc khú chu, bn nờn tt tớnh nng ny bng cỏch vo menu Tools > Option, chn Tab Spelling & Gramma , sau ú bn hóy chc chn rng bn ó khụng chn ti cỏc ụ check spelling as you type , check gramma as you type v check gramma with spelling. Trong quỏ trỡnh son tho, chc cú nhiu ln bn thy khú chu vỡ cỏc chc nng t ng ỏnh s hay t ng thờm cỏc bullet sau mi ln xung dũng. Tt nht bn hóy tt tớnh t ng ca nú bng cỏch vo menu Tools > AutoCorrect Option , bn hóy cho tab Autoformat as you type , bn Thủ thuật tin học Nguyễn Tuy Đònh Email :chamchochac@yahoo.com.vn hãy chắc chắn rằng hai tuỳ chọn là automatic bulleted lits và automatic numbered list đã khơng được chọn. Trong văn bản đơi khi có những đoạn văn bản xuất hiện nhiều lần, khi đó bạn sẽ gán cho nó một giá trị đại diện ngắn hơn bằng cách sử dụng tính năng AutoCorrect. Bạn vào Tools > AutoCorrect Option, chọn tab AutoCorrect, trong ơ Replace bạn gõ từ đại diện, ví dụ bạn gõ: Cộng hồ. Trong ơ with bạn gõ cụm từ đầy đủ mà hay xuất hiện, ví dụ: Cộng hồ xã hội chủ nghĩa Việt Nam. Sau đó ấn nút Add. Như vậy trong khi soạn thảo văn bản, mỗi khi bạn gõ: Cộng hồ và ấn nút cách, máy sẽ từ chuyển thành: Cơng hồ xã hội chủ nghĩa Việt Nam. Đây là một tính năng khá hay, tuy nhiên cũng sẽ gây khơng ít phiền tối cho bạn nên cũng khơng nên q lạm dụng. Để xố thiết lập AutoCorrect, bạn chọn thiết lập đó trong danh sách ngay phía dưới và ấn nút delete. 2- Một số thao tác chú ý khi làm việc với bảng Thao tác làm việc với bảng rất hay gặp trong khi sử dụng Microsoft Word. ở đây chúng ta coi như các thao tác tạo bảng, chèn hàng, chèn cột, định dạng, căn lề dữ liệu trong bảng là các thao tác cơ bản đã biết, và chúng ta chỉ xét những thao tác sau đây: - Kỹ thuật đánh số tự động trong bảng Nếu bạn là một lớp trưởng của một lớp có 100 thành viên. Bạn phải lên danh sách lớp sử dụng Microsoft Word. ở cột thứ tự bạn đã gõ các số bằng tay. Một năm sau, một số thành viên có danh sách nằm ở tốp giữa của lớp bạn chuyển lớp, vì thế bạn phải làm lại danh sách và phải đánh lại số thứ tự trong danh sách ấy, điều đó thật q vất vả. Thực ra cũng giống Thủ thuật tin học Nguyễn Tuy Đònh Email :chamchochac@yahoo.com.vn như Excel, Microsoft Word cho phép bạn đánh số từ động trong bảng, khi bảng thêm một dòng thì số thứ tự tăng lên đồng bộ, và khi ta xố đi một dòng thì số thứ tự tự động giảm đồng bộ, cho dù vị trí của hàng bị xố nằm ở bất kỳ nơi đâu trong bảng. Sau đây là các thao tác đánh số tự động trong Microsoft Word: Bước 1: Bạn tạo một bảng mới, có 3 hàng 3 cột chẳng hạn. Cột đầu tiên sẽ là cột được chọn để đánh số thứ tự. Bước 2: Bơi đen vùng cần đánh số tự động trên cột đầu tiên, vào menu Format> bullets and numbering ., chọn tab Numbered , chọn vào ơ thứ 2 bên cạnh ơ None, sau đó ấn vào nút customize… Trong ơ Number format bạn gõ 1, trong số Number style bạn chọn kiểu đánh số (kiểu latinh, La mã…), ơ Start at bạn gõ giá trị bắt đầu, và ấn OK. Như vậy bạn đã đánh số tự động trong bảng, bạn hãy thử xố hay chèn một dòng vào bảng để kiểm tra xem cột được đánh số có thay đổi theo hay khơng. Có một cách để chèn một dòng nhan vào trong bảng là đặt con trỏ vào dòng phía trên của vị trí cần chèn và ấn nút Tab liên tục cho tới khi dòng mới được chèn vào bảng. - Kỹ thuật giữ ngun tiêu đề các cột khi bảng có độ dài trải rộng trên nhiều trang giấy Khi độ dài của bảng vượt ta ngồi phạm vi một trang giấy, phần tiêu đề của các cột chỉ hiện thị ở trên trang đầu tiên, còn các trang sau thì rất kho để biết được tiêu đề cột là gì. Để giải quyết khó khăn này, bạn thực hiên các thao sau: Thuỷ thuaọt tin hoùc Nguyeón Tuy ẹũnh Email :chamchochac@yahoo.com.vn Bc 1: To mt bng gm 5 hng, 5 ct, hng u tiờn cha tiờu ca mi ct nh sau: Th t, H v tờn, Ngy sinh, Quờ quỏn, in thoi. Bn hóy bụi en hng cha tiờu cỏc ct ca bng, sau ú vo menu Table > Table Properties , chn tab Row . Bn hóy chn tu chn repeat as header row at the top of each page , sau ú n OK. Bc 2: kim tra xem tiờu ca cỏc ct cú c gi nguyờn khi sang trang hay khụng, bn a con tr vo mt dũng trong bng, n Tab liờn tc chốn thờm dũng vo trong bng, chốn n khi di vt quỏ mt trang, bn s thy dũng u tiờn ca trang tip theo l tiờu ca cỏc ct trong bng. Khi ú thỡ dựng bng cú di bao nhiờu i chng na, bn vn luụn hiu c ý ngha ca cỏc ct trong bng l gỡ. - K thut chuyn ni dung trong bng thnh ngoi bng v ngc li Khi bn lờn mng ly ti liu, bn copy ti liu v, vụ tỡnh bn copy c phn bng ca nú, bn thy tht mt cụng khi a s d liu ny ra khi bng. Thc ra Microsoft Word cú sn cụng c giỳp bn thc hin vic ú ch bng mt cỏi nhỏy chut. . Bn hóy bụi en mt phn d liu ca nm trong bng, vo menu Table > Convert > Table to Text , n OK, thỡ ton b khung bng bao quanh d liu b mt. Ngc li, nu ta mun bin dng Text thnh Table, bn bi en on vn bn cn lm sau ú cng vo menu Table >Convert > Text to Table. 3- Bo mt v cm sa ni dung vn bn Bo mt ti liu vn bn cng l mt nhu cu thng gp. i vi mi ti liu, Microsoft Word cú hai cp bo mt, mt l: cm khụng cho sa Thủ thuật tin học Nguyễn Tuy Đònh Email :chamchochac@yahoo.com.vn đổi nội dung , tuy nhiên vẫn truy nhập được file và xem được nội dung văn bản . Cấp độ thứ hai cao hơn, đó là cấm truy nhập vào văn bản , khơng cho đọc nội dung . Trong Microsoft Word có một nhược điểm là các đối tượng, đặc biệt là đối tượng hình ảnh có hiện tượng “trơi”. Đây là hiện tượng mà các hình ảnh trên tài liệu bị dịch chuyển vị trí so với lúc thiết kế. Việc ngăn cấm khơng cho chỉnh sửa sẽ giải quyết hồn tồn vấn đề “trơi”. Cách cấm khơng cho sửa đổi nội dung văn bản như sau: Mở file cần cấm sửa chữa nội dung ra, sau đó vào menu Tools >Protect Document . Nhìn sang cái Panel mới hiện ra bên phải, bạn hãy chọn vào ơ Allow only this type of editting this document . Tại một hộp sổ xuống ở ngay phía dưới, bạn hãy chọn tuỳ chọn Filling in Forms . Sau đó bạn ấn vào nút Yes, Start Enforcing Protection. Một hộp thoại mới hiện ra, bạn gõ password vào ơ phía trên và gõ lại y ngun vào ơ phía dưới. Bạn phải nhớ rõ password này nếu con muốn chỉnh sửa được tài liệu này. Hiện tượng của văn bản sau sau khi bị khố là bạn khơng thể bơi đen, khơng thể gõ thêm hay xố nội dung của tài liệu được . Để mở khố cho văn bản, đưa văn bản về trạng thái có thể chỉnh sửa được, bạn mở văn bản ra, vào menu Tools> Unprotect Document , hộp thoại mới hiện ra, bạn gõ password đã thiết lập cho tài liệu vào và ấn OK, tài liệu sẽ được mở khố. ở cấp độ thứ hai, bạn mở văn bản cần bảo mật ra, vào menu Tools >Options , chọn tab Security , trong ơ password to open bạn gõ mật khẩu để mở tài liệu. Phía dưới, trong phần Password to Modify là mật khẩu để cấm việc chỉnh sửa. Để nâng cao độ bảo mật th ì bạn nên đặt hai mật khẩu này là khác nhau . Sau khi bạn ấn OK, máy u cầu bạn xác nhận lại mật khẩu, nếu Password to Modify được thiết lập bạn phải gõ lại mật khẩu này, ngược Thuỷ thuaọt tin hoùc Nguyeón Tuy ẹũnh Email :chamchochac@yahoo.com.vn li, nu Password to Modify khụng c thit lp, bn gừ vo ụ xỏc nhn l mt khu ó gừ trong phn Password to open . Nu bit c Password to open , bn cú th xem c ni dung ti liu nhng khụng chnh sa c . Bn ch cú th chnh sa c khi bit thờm mt khu Password to open . Cũn nu khụng bit mt khu Passwod to open thỡ coi nh bn khụng th lm gỡ vi tp tin ú . Nu khụng mun dựng mt khu na thỡ bn m ti liu ú ra v xoỏ trng hai ụ Password to open v Password to Modify v n OK. 4- K thut to mc lc t ng cho ti liu Nu cỏc bn s dng Microsoft Word vit cỏch quyn sỏch, lun vn, sỏng kin kinh nghim, bn s phi lm mt thao tỏc rt tt thi gian v nhm chỏn ú l phi ln li tng phn, tng mc lm mc lc. ú l cha k vic sau khi ó lm mc lc xong ri m bn mun sa cha ni dung ti liu, vit thờm hay b i mt on no ú,phúng to th nh c ch, cn lcú th s nh hng n s trang v cú th bn phi lm li mc lc. Hin nay cỏc bi lun cú biu hỡnh v, ngi ta cng phi yờu cu cú phn mc lc cho c phn hỡnh nh minh ho, ch khụng riờng gỡ phn mc lc cho ni dung. hn ch nhng khú khn trong vic lm mc lc, Microsoft Word cung cp cho chỳng ta k thut to mc lc t ng. -To mc lc cho phn ni dung Vớ d mt on ni dung ti liu ca bn nh sau: . Thuỷ thuaọt tin hoùc Nguyeón Tuy ẹũnh Email :chamchochac@yahoo.com.vn I- Tỡnh hỡnh th gii v Vit Nam cui th k XIX du th k XX 1- Tỡnh hỡnh th gii 2- S chuyn bin v kinh t, xó hi Vit Nam II- Cỏc phong tro yờu nc Vit Nam cui th k XIX u th k XX . Vn ca chỳng ta l s ỏnh mc lc t ng cho cỏc tiờu ln nh I v cỏc tiờu nh hn nh 1. Cỏc bc nh sau: Bc 1: Thit lp cỏc Heading cho cỏc tiờu : bụi en tiờu I, chn phn Style (l menu s xung gn ch chn Font ch, xem nh) , v chn tu chn l Heaing 1 . Tip theo li bụi en tiờu 1, chn phn Style v chn tu chn l Heading 2 . Tip tc bụi en tiờu 2 v chn phn Style l Heading 2 . Bụi en tiờu II, chn phn Style v chn tu chn l Heaing 1 . Tng quỏt hoỏ ta thy rng, cỏc tiờu ln thỡ Heaing 1, cỏc tiờu cp nh hn Heaing 2v bn cú th phn nhiu cp hn v s dng cỏc Heaing 3 . Chỳ ý l hai tiờu cựng cp thỡ phi c thit lp cựng mt Heading. Bc 2: To mc lc t ng: a con tr n trang vn bn cn to mc lc, vo menu Insert , chn Reference, chn Index and Table , hp thoi Index and Table hin ra, bn hóy chn tab Table of Content . Trong hp thoi ny, hóy chc chn rng hai tu chn Show page numbers v right align page numbers ó c chn, phn Tab leader l kiu ng tng ng trang, phn Formats bn giỏ tr l From Template . Sau ú bn n OK bn s thy mt mc lc ca vn bn trờn ó c to. V t õy, mc Thuỷ thuaọt tin hoùc Nguyeón Tuy ẹũnh Email :chamchochac@yahoo.com.vn lc s c ỏnh da vo kh nng t ng xỏc nhn tiờu ca Microsoft Word, nờn dự bn cú thay i ni dung ti liu ca bn ra sao, thỡ phn mc lc ny s t ng thay i theo, chớnh xỏc vi tng tiờu ca bn. -To mc lc cho nh minh ho Cng tng t phn to mc lc cho ni dung, bc u tiờn ca phn to mc lc cho phn minh ho chớnh l to cỏc Heaing cho cỏc tiờu ca nh. Khỏc vi cỏc tiờu ca ni dung, cỏc tiờu ca nh khụng cú s phn cp nờn ton b cỏc tiờu nh ta s dựng thng nht mt dng Style l Heading 1. Vy ta hóy thit lp Style Heading 1 cho tiờu ca cỏc anh minh ho . Bc 2: to mc lc t ng: a con tr n trang vn bn cn to mc lc, vo menu Insert, chn Reference, chn Index and Table , hp thoi Index and Table hin ra, bn hóy chn tab Table of Figures . Cỏc tu chn cng nh phn trờn ó núi, bn n OK mỏy t ng to mc lc. Chỳ ý: Vit thit lp cỏc Heading cho cỏc tiờu cú th lm thay i Font v c ch ca cỏc tiờu , do vy sau khi thit lp xong Heaing cho tiờu bn cú th thit lp li Font v c ch phự hp cho tiờu m khụng s lm nh hng n vic lm menu t ng ca chỳng ta. 5- K thut phõn on ti liu to nhng on ti liu cú nhng nh dng khỏc nhau Trờn mt vn bn gm nhiu trang, khụng phi khi no ta cng phi cú nhng nh dng ging nhau. Vớ d: Trang ny thỡ l trỏi 3cm, trang kia thỡ ch l 2cm, hoc trang ngang v trang dc xen k nhau, hoc l phn tiờu trờn, tiờu di (Header and Footer) ca cỏc trang chn v trang l l Thuỷ thuaọt tin hoùc Nguyeón Tuy ẹũnh Email :chamchochac@yahoo.com.vn khỏc nhau (iu ny bn thy rt nhiu trong cỏc quyn sỏch hin nay) , khi ú chỳng ta phi s dng k thut phõn on ti liu phõn vn bn thnh cỏc phn khỏc nhau, mi phn chỳng ta cú th ỏp dng cỏc nh dng riờng v l, Header v Footer, trang ngang hay trang dcbi vỡ nu khụng phõn on, khi bn nh dng, nh dng ú s ỏp dng cho tt c mi trang ca vn bn. phõn on, bn a con tr vo mt dũng trờn vn bn. Sau ú bo Insert > BreakMt hp thoi hin ra, trong phn break type chn page break, trong phn section break type cú 4 la chn nh sau: - Next page : t ngt trang trang k tip: t trang k tip, bn cú th nh dng khỏc so vi trang hin ti. - Continuous : t ngt trang ngay trang hin ti. - Even page : t du ngt trang chn tip theo. - Odd page : t du ngt trang l tip theo. Nh vy tu trng hp nh dng tng trang vn bn m ta t con tr v chn loi ngt phự hp. Mt s tỡnh hung c th trong k thut ngt trang: a) To trang ngang xen k trang dc Nu khụng s dng ngt trang thỡ vn bn ca chỳng ta hoc tt c u l trang ngang, hoc tt c u l trang dc. Gi s ta cú tỡnh hung: vn bn cú 50 trang, t trang 1 n trang 25 l trang dc, t trang 26 n 30 l trang ngang v t trang 30 n 50 li l trang dc, thỡ ta lm nh sau: Thuỷ thuaọt tin hoùc Nguyeón Tuy ẹũnh Email :chamchochac@yahoo.com.vn Bc 1: Vo menu File > Page Setup , trong tab Margins , chn kiu giy l Portrail (giy dc), sau ú a con tr n u trang 25, vo menu Insert > Break > Next Page . Con tr t ng chuyn n u trang 26. Bc 2: Li vo File > Page Setup chn sang kiu giy ngang (Landcape) . Bn thy t trang 26 n 50 ton b chuyn sang giy ngang, cũn t trang 1 n 25 l giy dc. Bc 3: Li a con tr n trang 30, li vo Insert > Break Next page , con tr t ng chuyn n u trang 31. Li vo menu File>Page Setup thit lp li ch trang dc. Nh vy bn ó thy vn bn ca mỡnh cú trang ngang xen ln trang dc. T nay, bn khụng cn phi vt v a cỏc trang ngang sang file vn bn khỏc x lý m cú th x lý ngay trong file ú. iu ny cũn giỳp bn gii quyt khú khn trong vic ỏnh s trang cỏc ti liu cú trang ngang xen k trang dc. b) To Heaer v Footer trang chn v trang l khỏc nhau Bn hóy xem sỏch, thy rt nhiu sỏch cú dng Header v Footer, v trang chn ghi tờn tỏc gi, trang l ghi tờn tỏc phm, lm th no ton c iu ú trong vn bn. Bc 1: Vo File > Page Setup , chn tab Layout . Trong phn Header and Footer cú 2 tu chn: - Different odd and even : Header, Footer trang chn v l l khỏc nhau. [...]... v cỏc trang l thỡ li ging trang 3 6- Mt s th thut khỏc - Thay i n v o trờn thc Mc nh sau khi ci t Microsoft Word, n v ca thc l Inches, Nu cn thay i n v o trờn thanh thc thỡ vo Tool>Options, chn tab General, trong ụ Measurement Units chn n v o ca Vit Nam hay dựng l cm - Cu nguy d liu Microsoft Word cú kh nng t lu ti liu hin thi sau khi m, bn rt nờn chn tin ớch ny v thit lp thi gian gia hai ln t ng lu... cho bn c nhng kin thc v k nng cn thit nht cho cụng tỏc vn phũng Vi hng k thut t ng hoỏ c gii thiu chc chn s lm gim bt s vt v, s lóng phớ thi gian cho nhng bn c thng xuyờn phi lm vic vi phn mm Miccrosoft Word . THUT CN THIT KHI S DNG MICROSOFT WORD 2003 Microsoft Word cú th núi l phn mm ng dng c s dng nhiu nht Vit Nam. Phiờn bn nm 2003 ang thnh hnh mc dự cho n nm. thật q vất vả. Thực ra cũng giống Thủ thuật tin học Nguyễn Tuy Đònh Email :chamchochac@yahoo.com.vn như Excel, Microsoft Word cho phép bạn đánh số từ động