Chứng từ nhập Chứng từ xuất Thẻ kho Sổ chi tiết TK152 Bảng tổng hợp chi tiết Sổ tổng hợp THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BÁNH KẸO HẢI HÀ 2.1. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần bánh kẹo Hải Hà Hiện tại Công ty đang áp dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết NVL, quy trình hạch toán như sau: Sơ đồ 2.1: Quy trình hạch toán chi tiết NVL 2.1.1. Tổ chức kế toán chi tiết nguyên vật liệu.  Thủ tục nhập kho: Căn cứ vào kế hoạch thu mua NVL, phòng vật tư sẽ tiến hành thăm dò thị trường, tìm kiếm nhà cung cấp. Sau khi tìm được nhà cung cấp, tiến hành thỏa thuận các điều kiện hợp đồng: Đơn giá, số lượng, chất lượng, hình thức thanh toán, phương thức vận chuyển,…phòng vật tư gửi đơn đặt hàng và bắt đầu ký kết hợp đồng. Sau khi việc mua bán giữa hai bên: Công ty và bên nhà cung cấp được thỏa thuận xong, cán bộ phòng vật tư phụ trách việc mua NVL sẽ mang hóa đơn GTGT về để làm căn cứ ghi sổ kế toán. Hóa đơn này do nhà cung cấp lập và giao cho Công ty. Hóa đơn GTGT có 3 liên, trong đó hóa đơn mà Công ty nhận được là liên 2 (màu đỏ) ghi rõ tên, địa chỉ nhà cung cấp, địa chỉ người mua (Biểu số 2.1). Khi hàng được vận chuyển về Công ty, phòng KCS sẽ tiến hành kiểm tra chất lượng vật tư xem có đảm bảo về quy cách, phẩm chất, chất lượng và số lượng sản phẩm. Kết quả kiểm nghiệm sẽ được ghi vào biên bản kiệm nghiệm vật tư (Biểu số 2.2). Biên bản này được lập là căn cứ xác định chất lượng, số lượng và quy cách NVL nhập kho, đồng thời là căn cứ để quy trách nhiệm trong thanh toán và bảo quản. Sau khi kiểm nghiệm vật tư, chỉ nhập những vật tư đáp ứng đủ tiêu chuẩn, đạt yêu cầu, những vật tư không đáp ứng yêu cầu, Công ty sẽ lập biên bản và sẽ gửi biên bản này cùng những chứng từ có liên quan đến nhà cung cấp để trả lại hàng hoặc giải quyết theo thỏa thuận với nhà cung cấp. Biểu số 2.1: HÓA ĐƠN HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 2 (giao cho khách hàng) Ngày 20 tháng 5 năm 2009 Mẫu số: 01GTKT – 3LL Ký hiệu: AK/2009B Số: 00789324 Đơn vị bán hàng: Công ty cổ phần thực phẩm Minh Dương Địa chỉ: Minh Khai – Hoài Đức – Hà Nội Số TK: Số điện thoại: (034) 3661 818 MS : Họ và tên người mua hàng: Công ty cổ phần bánh kẹo Hải Hà Đơn vị: Địa chỉ: 25 Trương Định – Hai Bà Trưng – Hà Nội. Số TK:146 020 102 0926 Hình thức thanh toán: Trả chậm. MS: STT Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 =1 X 2 1 Đường gluco kg 5.750 18.000 103.500.000 2 Bột mỳ Kg 6.350 16.000 101.600.000 3 Sữa bột béo Kg 7.460 7.500 55.950.000 Cộng tiền hàng: 261 050 000 Thuế suất: 10% Tiền thuế GTGT: 26.105.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 287.155.000 Số tiền viết bằng chữ: Hai trăm tám mươi bảy triệu một trăm năm mươi năm nghìn đồng. Người mua hàng (ký, ghi rõ họ, tên) Người bán hàng (ký, ghi rõ họ, tên) Thủ trưởng đơn vị (ký, đóng dấu, ghi rõ họ, tên) Biểu số 2.2: BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ Đơn vị: Công ty CPBK Hải Hà Địa chỉ: 25- Trương Định- Hai Bà Trưng – Hà Nội BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ Ngày 20 tháng 5 năm 2009 Số: 00389455 - Căn cứ theo hóa đơn GTGT số 00789324 của Công ty cổ phần thực phẩm Minh Dương - Phòng KCS thuộc Công ty cổ phần bánh kẹo Hải Hà thực hiện kiểm nghiệm vật tư theo hóa đơn trên thực hiện kiểm nghiệm các loại vật tư: ST T Tên vật tư ĐV T Phương thức kiểm nghiệm Số lượng theo CT Kết quả kiểm nghiệm Ghi chú Đúng yêu cầu Không đúng yêu cầu A B C D 1 2 3 E 1 Đường gluco kg Cân và kiểm tra chất lượng 5.750 5.750 0 2 Bột mỳ kg Cân và kiểm tra chất lượng 6.350 6.350 0 3 Sữa bột béo kg Cân và kiểm tra chất lượng 7.460 7.460 0 Ý kiến của ban kiểm nghiệm: Lượng nguyên vật liệu đúng về quy cách về chủng loại, chất lượng và số lượng ghi trên hóa đơn. Toàn bộ lượng NVL trên đủ tiêu chuẩn nhập kho. Đại diện kỹ thuật (ký, họ tên) Thủ kho (ký, họ tên) Trưởng ban (ký, họ tên) Cán bộ cung ứng của phòng vật tư căn cứ vào hóa đơn GTGT của người bán (Biểu số 2.1), biên bản kiểm nghiệm vật tư (Biểu số 2.2) lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho (Biểu số 2.3) sẽ được chuyển cho người phụ trách phòng ký xác nhận rồi được chuyển cho thủ kho. Thủ kho kiểm nhận hàng bằng phương pháp kiểm kê, ký phiếu nhập kho sau khi ghi số lượng thực nhập. Phiếu này được lập thành 3 liên có đầy đủ chữ ký của những người có liên quan. Liên 1: Lưu tại phòng vật tư Liên 2: Giao cho thủ kho để ghi vào thẻ kho Liên 3: Giao cho người giao hàng để làm cơ sở thanh toán Phiếu nhập kho cũng được áp dụng trong trường hợp nhập kho vật tư do Công ty tự sản xuất, NVL sử dụng không hết phải thu hồi về kho hoặc thừa phát hiện trong kiểm kê. Vật liệu sau khi hoàn thành các thủ tục nhập kho sẽ được thủ kho sắp xếp vào đúng nơi quy định, đảm bảo tính khoa học, hợp lý cho việc bảo quản, tiện cho công tác theo dõi tình hình nhập – xuất – tồn kho. Biểu số 2.3: PHIẾU NHẬP KHO Đơn vị: Công ty CPBK Hải Hà Địa chỉ: 25- Trương Định- Hai Bà Trưng – Hà Nội PHIẾU NHẬP KHO Ngày 20 tháng 5 năm 2009 Nợ: TK 152 Số: 15S BICH Có: TK 331 - Họ và tên người giao: Công ty cổ phần thực phẩm Minh Dương - Theo hóa đơn GTGT số 00789324 ngày 20 tháng 5 năm 2009 - Nhập tại kho: Kho BICH ST T Tên hàng hóa, dịch vụ ĐV T Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực nhập A B C 1 2 3 4 1 Đường gluco kg 5.750 5.750 18.000 103.500.000 2 Bột mỳ kg 6.350 6.350 16.000 101.600.000 3 Sữa bột béo kg 7.460 7.460 7.500 55.950.000 Cộng 19.560 19.560 - 261.050.000 Thuế suất: 10% Tiền thuế GTG T: 26.105.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 287.155.000 Tổng số tiền (viết bằng chữ): Hai trăm tám mươi bảy triệu một trăm năm mươi năm nghìn đồng. Số chứng từ gốc kèm theo: 1 Ngày 20 tháng 5 năm 2009 Người lập phiếu (ký, họ tên) Người giao hàng (ký, họ tên) Thủ kho (ký,họ tên) Thủ trưởng đơn vị (ký, họ tên)  Thủ tục xuất kho: NVL của Công ty chủ yếu được dùng để xuất cho các xưởng sản xuất. Việc xuất kho này là theo bảng định mức. Trong quá trình tiến hành sản xuất sản phẩm, các xí nghiệp: Xí nghiệp bánh, xí nghiệp kẹo Chew, căn cứ vào nhu cầu vật tư và dựa trên các định mức, lập phiếu yêu cầu lĩnh vật tư. Dựa trên phiếu đó, thủ kho sẽ xuất vật tư và ghi số lượng thực xuất vào “Sổ xuất vật tư” (Biểu số 2.4). Sổ xuất vật tư được mở cho từng kho theo mẫu sau: Biểu số 2.4: SỔ XUẤT VẬT TƯ Đơn vị: Công ty CPBK Hải Hà Địa chỉ: 25- Trương Định- Hai Bà Trưng – Hà Nội SỔ XUẤT VẬT TƯ Tháng 5 năm 2009 Kho: BICH ST T ngày Tên vật tư ĐVT SL xuất XN nhận hàng Chữ ký cán bộ nhận hàng … 7 07/5 Bột mỳ kg 122,3 XN bánh 8 07/5 Sữa bột béo kg 125,7 XN bánh 9 07/5 Đường kính kg 98,7 XN bánh … 89 22/5 Lecithin kg 15,1 XN kẹo 90 22/5 Tinh bột sắn kg 165,2 XN bánh … Đồng thời, khi nhận vật tư xuất từ các kho, các xí nghiệp cũng theo dõi số lượng vật tư nhận trên “Sổ lĩnh vật tư” (Biểu số 2.5), sổ này được mở cho từng loại NVL mà xí nghiệp nhận và theo dõi từng lần nhận vật tư trong tháng. Biểu số 2.5: SỔ LĨNH VẬT TƯ Đơn vị: Công ty CPBK Hải Hà Địa chỉ: 25- Trương Định- Hai Bà Trưng – Hà Nội SỔ LĨNH VẬT TƯ Tháng 5 năm 2009 Xí nghiệp: Bánh Vật tư: Đường kính ngày ĐVT Số lượng lĩnh Cộng dồn Chữ ký của thủ kho … 07/5 kg 98,7 398,7 08/5 kg 102,0 500,7 09/5 kg 278,5 779,2 … Tổng cộng Tồn cuối tháng Số lượng thực dùng 5.550,1 557,5 4.992,6 Trên sổ lĩnh vật tư, dòng tổng cộng chính là giá trị cộng dồn tại ngày cuối cùng của tháng đó. Mặt khác, vào ngày cuối tháng, nhân viên thống kê tại xí nghiệp tiến hành tổng hợp lượng NVL tồn (nếu có) trong kho của xí nghiệp, tính ra số lượng NVL còn tồn kho sau đó ghi vào dòng “Tồn cuối tháng” trên sổ lính vật tư của từng NVL tương ứng. Từ đó tính ra “Số lượng thực dùng” bằng cách lấy giá trị dòng “Tổng cộng” trừ đi giá trị dòng “Tồn cuối tháng”. Ngoài ra, trên sổ lĩnh vật tư có cột chữ ký của thủ kho và sổ xuất vật tư có chữ ký của cán bộ nhận hàng, việc ký chéo như vậy giúp cho Công ty theo dõi tình hình thực hiện nhập, xuất, tồn vật tư và trách nhiệm của người thực hiện. Bên cạnh đó, nhân viên thống kê tại xí nghiệp còn lập “Báo cáo vật tư” (Biểu số 2.6) nhằm theo dõi số lượng NVL tiêu hao thực tế trong quá trình sản xuất từng loại mặt hàng bánh, kẹo để kiểm tra tình hình thực hiện định mức sử dụng vật tư. Biểu số 2.6:Báo cáo vật tư Đơn vị: Công ty CPBK Hải Hà Địa chỉ: 25- Trương Định- Hai Bà Trưng – Hà Nội Báo cáo vật tư Sản phẩm: Bánh bông lan Số lượng nhập kho: 13.250 kg HHĐM: 1,12% HHTT: 1,27% ST Tên vật tư TK ĐVT Vật tư sử ĐM HH Chênh T ĐƯ dụng /tấn /tấn lệch /tấn 1 Đường kính kg 560 112,5 2 113,41 0,89 2 Bột mỳ kg 3.540 1.546 1.552 6 3 Vitamin B kg 145 14,51 15,05 0,54 4 Váng sữa kg 2.760 225,3 226 - 0,7 5 lecithin kg 157 56,14 55,41 - 0,73 6 bơ kg 16 5,41 5,13 - 0,28 7 Sữa bột béo kg 1.544 512,6 2 513,52 0,89 8 Khí ga kg 457 125 127 2 9 Băng dính to Cuộ n 25 18 18 0 10 Túi đựng cái 2.875 2.651 2.651 0 … Nhân viên thống kê (ký, họ tên) Giám đôc Xí nghiệp (ký, họ tên) Cuối tháng, căn cứ vào các sổ: Sổ xuất vật tư, sổ lĩnh vật tư, báo cáo vật tư, phòng vật tư có số lượng từng loại vật tư sử dụng trong thực tế, sau đó tiến hành lập phiếu xuất kho cho từng xí nghiệp (Biểu số 2.7). Phiếu xuất kho được lập theo từng kho, cho những vật tư ở cùng một kho xuất cho xí nghiệp trong tháng. Do giá NVL được tính theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ nên các phiếu xuất kho chỉ theo dõi về mặt số lượng NVL thực xuất. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên: Liên 1: Lưu tại phòng vật tư Liên 2: Giao cho thủ kho để ghi vào thẻ kho Liên 3: Giao cho người nhận vật tư Biểu số 2.7: PHIẾU XUẤT KHO Đơn vị: Công ty CPBK Hải Hà [...]... phòng vật tư và phòng kế toán đã có sự kết nối với nhau nên giảm bớt phần công việc của kế toán vật tư Các bước thực hiện phần hành kế toán NVL như sau: Bước 1: Kiểm tra danh mục vật tư mới xem đã cập nhập thông tin và mã hóa vật tư mới chưa Nếu có những vật tư mới mà chưa nhập mã vào máy tính thì tiến hành nhập theo “danh mục vật tư” Bước 2: Nhận dữ liệu từ phòng vật tư Tại phòng vật tư đã tiến hành... Khí ga Băng dính to Túi đựng Cộng 2.2 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại công ty cổ phần bánh kẹo Hải Hà Công ty sử dụng phương pháp hạch toán NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên Công ty sử dụng phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ Do đó, giá trị NVL mua ngoài không bao gồm thuế GTGT đầu vào 2.2.1 Tài khoản sử dụng: TK 152: nguyên liệu, vật liệu Tài khoản này dùng để phản ánh... BỘ Công ty cổ phần PHIẾU XUẤT KHO bánh kẹo Hải Hà KIÊM VẬN CHUYỂN NỘI 25- Trương Định – Hai BỘ Phát hành theo Công văn số 3460/CT-AC ngày 16/3/2004 của Cục thuế Bà Trưng – Hà Nội Ngày 10 tháng 5 năm 2009 Liên 1: lưu TP Hà Nội Mẫu số: 03PXK-3LL Ký hiệu: PA/2009T Số: 001835 Căn cứ lệnh điều động số 04 ngày 10 tháng 5 năm 2009 của công ty về việc vận chuyển nguyên vật liệu cho Nhà máy bánh kẹo Hải Hà. .. được kế toán tiêu thụ nhập số liệu vào phần hành của mình và đến cuối kỳ xác định kết quả Biểu số 2.9: HÓA ĐƠN GTGT Công ty cổ phần bánh kẹo Hải Hà Phát hành theo Công văn số 3460/CT-AC ngày 16/3/2004 của Cục thuế TP Hà Nội Mẫu số: 03PXK-3LL Ký hiệu: AA/2009T Số: 091835 HÓA ĐƠN GTGT Liên 1: lưu 25- Trương Định – Hai Bà Trưng – Hà Nội Ngày 20 tháng 5 năm 2009 ISO 9001:2000 HACCP CODE: 2003 Đơn vị bán hàng:... 9001:2000 HACCP CODE: 2003 Đơn vị bán hàng: Công ty cổ phần bánh kẹo Hải Hà Địa chỉ: 25 Trương Định – Hai Bà Trưng – Hà Nội Điện thoại: (04).38631764/38631361 Fax: 38632501 Họ và tên người mua hàng: Công ty cổ phần Hải Hưng Địa chỉ: 15 Trần Phú – Hà Đông – Hà Nội Điện thoại: (034) 3315635 Fax: (84-4) 8631683 Hình thức thanh toán: trả chậm ST T 1 2 3 Tên vật tư Mã số Tinh bột sắn BICH 213 Đường kính... “Báo cáo vật tư” lên phòng kế toán, kế toán vật tư tiến hành đối chiếu: Định mức của từng loại NVL để sản xuất sản phẩm mà phòng kế toán nhận được từ phòng vật tư phải khớp với các định mức trên “Báo cáo vật tư”, cũng như so sánh tổng số lượng của từng loại NVL xuất kho cho sản xuất giữa “Phiếu xuất kho” và tổng số lượng NVL tiêu hao thực tế trên “Báo cáo vật tư” phải khớp với nhau Kế toán vật tư lập... kiểm tra  Tại phòng kế toán tài chính: Khi chưa có nối mạng giữa phòng vật tư và phòng kế toán, khi nhận được các chứng từ nhập – xuất vật tư do thủ kho gửi lên, kế toán vật tư phân loại theo từng kho, sắp xếp theo trình tự thời gian và nhập dữ liệu, các thông tin về nhập – xuất vào máy tính theo đúng quy định Từ màn hình giao diện của phần hành kế toán hàng tồn kho, kế toán vật tư chọn danh mục “phiếu... chi phí phải trả, dự phòng phải trả” Sổ cái TK 152   Ta có quy trình ghi sổ kế toán vật tư như sau: Chứng từ gốc về vật tư bảng phân bổ vật tư NK- CT số 1,2,4,7,10 Sổ chi tiết TK 331 Bảng kê số 4, 5, 6 NK - CT số 7 NK - CT số 5 Sổ cái TK 152 Báo cáo kế toán Ghi chú: : ghi hàng ngày : ghi cuối tháng : Đối chiếu, kiểm tra Sơ đồ 2.2 Quy trình ghi sổ kế toán vật tư 2.2.3 Kế toán tăng nguyên vật liệu •... thanh toán cho người bán Hình thức này được áp dụng phổ biến tại Công ty CP BK Hải Hà Đây là phương thức thanh toán trả chậm vì nhà cung cấp của Công ty chủ yếu là những nhà cung cấp truyền thống, đã có sự tin cậy vào uy tín của Công ty Kế toán mở “Sổ chi tiết thanh toán với người bán” (Biểu số 2.17) Sổ này được dùng để theo dõi việc thanh toán với người bán theo từng đối tượng, từng thời hạn thanh toán. .. tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Trường hợp Công ty bán NVL cho khách hàng, Công ty sẽ lập hóa đơn GTGT thành 3 liên: - Liên 1: Lưu tại kho - Liên 2: Giao cho khách hàng - Liên 3: Lưu tại phòng kế toán Khi đó, kế toán vật tư cũng chỉ quan tâm đến số lượng NVL xuất mà không quan tâm đến giá liệu trên hóa đơn GTGT (Biểu số 2.9) Cuối tháng, kế toán xác định đơn giá bình quân cả kỳ dự trữ và xác . THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BÁNH KẸO HẢI HÀ 2.1. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần bánh kẹo Hải Hà Hiện tại. 00789324 của Công ty cổ phần thực phẩm Minh Dương - Phòng KCS thuộc Công ty cổ phần bánh kẹo Hải Hà thực hiện kiểm nghiệm vật tư theo hóa đơn trên thực hiện