TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI VÀ XÂY DỰNG LAM SƠN I. TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN: Căn cứ vào chức năng kinh doanh và yêu cầu quản lý kinh tế tài chính của công ty, công tác kế toán của Công ty cổ phần tư vấn đầu tư thương mại và xây dựng Lam Sơn được tổ chức theo phương thức trực tuyến. Đây là phương thức phù hợp với cách thức kinh doanh của công ty. Hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty chủ yếu diễn ra trong quá trình sản xuất ở các đội sản xuất và đội thi công, do đó Công ty phải trực tiếp chỉ đạo, quản lý, giám sát tới từng đội về phương thức hạch toán để theo dõi một cách chính xác tình hình tài chính của Công ty. Với trung tâm hạch toán là phòng tài vụ kế toán, cuối mỗi kỳ, kế toán các đội phải đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin tài chính về phòng tài vụ để quyết toán và lập báo cáo kế toán. Như vậy, mô hình tổ chức bộ máy kế toán của Công ty cổ phần tư vấn đầu tư thương mại và xây dựng Lam Sơn là mô hình tập trung có thể khái quát mô hình đó theo mô hình sau. Sơ đồ 1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của Công ty cổ phần Phòng tài vụ kế toán bao gồm 6 thành viên, đứng đầu là kế toán trưởng, mỗi thành viên phụ trách một hay một số phần hành cụ thể. * Kế toán trưởng( Kiêm trưởng phòng kế toán): Là người phụ trách chung, chịu trách nhiệm trước giám đốc và cấp trên về những sự chính xác, trung thực và kịp thời của các thông tin, số liệu từ phòng tài vụ kế toán cung cấp lên * Kế toán tổng hợp và tập hợp chi phí: Kiểm soát chứng từ hoàn về từ các đội, tiến hành tập hợp các chi phí sản xuất và tính giá thành cho từng công trình xây lắp. Thực hiện tập hợp tất cả các số liệu phát sinh trong tháng, quý, tiến hành xác định kết quả và lập các bảng, biểu kế toán. * Kế toán TSCĐ kiêm thủ kho, thủ quỹ: Thực hiện quan hệ rút tiền qua ngân hàng, cấp phát tiền cho các đội xây lắp. Theo dõi tài sản cố định, tính khấu hao TSCĐ, quản lý kho tàng, tài sản của Công ty Kế toán trưởng kiêm trưởng phòng kế toán Kế toán tổng hợp v tà ập hợp chi phí Kế toán tiền lương, công nợ Kế toán vật tư, NVL, công nợ Thủ quỹ, Kế toán TSCĐ Kế toán thanh toán * Kế toán thanh toán: Theo dõi nguồn tiền gửi, tiền vay của công ty đối với ngân hàng cũng như đối với các đối tác quan hệ. Lập các thủ tục thanh toán với các chủ đầu tư, đối chiếu theo dõi từng khoản phải thu khách hàng * Kế toán vật tư, theo dõi quỹ tiền mặt, kế toán thuế: Có nhiệm vụ thực hiện các bước công việc hạch toán, nhập xuất vật tư, theo dõi kho, theo dõi hạch toán thu chi quỹ tiền mặt, Theo dõi các loại thuế trong tháng, thực hiện báo cáo thuế và nộp thuế cho ngân sách Nhà nước. * Kế toán tiền lương, công nợ: Phụ trách tiền lương, tiền thưởng, BHXH, các khoản khấu trừ vào lương, các khoản thu nhập khác, chi tiết các khoản công nợ, phải thu, phải trả, tạm ứng. Thực hiện hạch toán kế toán tất cả các khoản thanh toán trong nội bộ Công ty và theo dõi thanh toán với nhà cung cấp *Kế toán các đội xây lắp: Làm nhiệm vụ theo dõi mọi hoạt động kinh tế phát sinh ở các đội xây dựng, các đội trực thuộc tiến hành hạch toán theo hình thức báo sổ. Kế toán đội theo dõi tình hình vật tư, chi phí sản xuất phát sinh, lao động, ., để tập hợp chứng từ chuyển về phòng kế toán làm căn cứ cho việc kế toán chi phí và lập báo cáo kế toán Ơ phòng kế toán sau khi nhận được các chứng từ ban đầu, theo dõi sự phân công của công việc, kế toán sẽ tiến hành kiểm tra phân loại, xử lý chứng từ ghi sổ, tổng hợp, cung cấp thông tin cho việc quản lý và phân tích kinh tế. Tại các đơn vị bố trí một kế toán làm nhiệm vụ theo dõi chi tiết vật tư, tiền mặt, thanh toán lương, thu thập chứng từ chuyển về Công ty và kiêm nhận công tác thống kê. Về vật tư khi cung ứng cho đội được hạch toán thẳng vào chi phí vật liệu của từng công trình đồng thời ghi vào sổ theo dõi thanh toán với các đơn vị. Về tiền khi các đội tạm ứng hoặc được thanh toán thì hạch toán vào tài khoản tạm ứng. Sau đó đội chi trả cho đối tượng nào thì lập chứng từ chuyển về Công ty để hạch toán vào chi phí đồng thời làm chứng từ hoàn tạm ứng cho đơn vị và cũng ghi sổ theo dõi thanh toán với các đội. Với mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung, với trung tâm là phòng tài vụ kế toán, Công ty có điều kiện tập hợp tất cả hoạt động tài chính phát sinh trong quá trình hoạt động của mình. Nắm vững tình hình tài chính của công ty, từ đó giúp lãnh đạo công ty có thể ra được những quyết định đúng đắn, phù hợp với hoạt động của công ty II. TèNH HèNH TỔ CHỨC CễNG TÁC KẾ TOÁN ÁP DỤNG TẠI CễNG TY. Căn cứ tình hình sản xuất kinh doanh, căn cứ vào khả năng cơ sở vật chất kỹ thuật và yêu cầu thông tin kinh tế, Công ty cổ phần tư vấn đầu tư thương mại và xây dựng Lam Sơn đã lựa chọn và vận dụng hình thức Nhật ký chứng từ vào công tác kế toán. Hình thức sổ này đã được công ty áp dụng từ nhiều năm trước bởi những nhân viên kế toán có trình độ và kinh nghiệm lâu năm trong nghề đảm nhận. Bởi thế, có thể nói hình thức sổ mà công ty áp dụng được tuân thủ đúng theo chế độ kế toán hiện hành Hệ thống sổ bao gồm: - Sổ tổng hợp: Sổ Nhật ký chứng từ Bảng kê Sổ cái các tài khoản. Bảng phân bổ - Các sổ chi tiết Quy trình ghi sổ kế toán Công ty cổ phần tư vấn đầu tư thương mại và xây dựng Lam Sơn: Sơ đồ 2: Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký- chứng từ : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Quan hệ đối chiếu Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc đã được kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào các nhật ký chứng từ hoặc bảng kê, các bảng tổng hợp ghi có các tài khoản, sổ chi tiết có liên quan Cuối kỳ ( Cuối quý) phải chuyển số liệu tổng cộng của bảng kê, sổ chi tiết vào nhật ký chứng từ, các bảng tổng hợp ghi có các tài khoản. Đối với các loại chi phí sản xuất kinh doanh phát sinh nhiều lần hoặc mang tính chất phân bổ, các chứng từ gốc trước hết được tập hợp và phân loại trong các bảng phân bổ, sau đó lấy số liệu kết quả của bảng phân bổ ghi vào các bảng kê và nhật ký chứng từ có liên quan. Cuối quý khoá sổ, cộng số liệu trên các nhật ký chứng từ, kiểm tra, đối chiếu số liệu trên các nhật ký chứng từ với các sổ kế toán chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các nhật ký chứng từ ghi trực tiếp Chứng từ gốc Sổ(thẻ) kế toán chi tiết Sổ quỹ Bảng phân bổ Bảng kê Nhật ký – Chứng từ Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái Báo cáo kế toán vào sổ cái. Đối với các chứng từ có liên quan đến các sổ kế toán chi tiết thì được ghi trực tiếp vào các sổ có liên quan. Cuối quý, công tác sổ kế toán chi tiết và căn cứ vào sổ kế toán chi tiết lập các bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản để đối chiếu với sổ cái. Số liệu tổng cộng ở sổ cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong các nhật ký chứng từ, bảng kê và các bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập báo cáo tài chính. Hệ thống sổ kế toán bao gồm các sổ sau: - Các bảng kê (BK): + BK số 1- Ghi nợ tài khoản 111 + BK số 2- Ghi nợ tài khoản 112 + BK số 4 - Ghi nợ tài khoản 154,621,622,627 + BK số 11- Tài khoản 131 - Các sổ nhật ký chứng từ (NKCT): + NKCT số1- Ghi có tài khoản 111 + NKCT số2- Ghi có tài khoản 112 + NKCT số 4- Ghi có tài khoản 311, 341 + NKCT số 5- Ghi có tài khoản 331 + NKCT số 7- Tập hợp chi phí SXKD - Bảng tổng hợp ghi có các tài khoản: 133, 141, 142, 144, 152, 153, 333, 334 ,335, 336, 338, 511, 515, 711 - Sổ chi tiết các tài khoản: 131,138, 141, 142, 152, 153, 334, 336, 338 - Sổ chi tiết TSCĐ và khấu hao: - Bảng phân bổ khấu hao - Bảng phân bổ vật liệu - Bảng phân bổ chi phí sản xuất - Bảng phân bổ tiền lương - Sổ cái các tài khoản - Bảng tổng hợp TSCĐ tăng, giảm hiện có Một kỳ kế toán của công ty tương ứng với một quý trong năm.Vì vậy, định kỳ cuối mỗi quý, kế toán mới thực hiện khoá sổ kế toán, lập báo cáo tài chính. Công ty cổ phần tư vấn đầu tư thương mại và xây dựng Lam Sơn là doanh nghiệp xây dựng cơ bản, chuyên nhận thầu xây lắp những công trình, thời gian hoàn thành kéo dài nên việc hạch toán định kỳ một tháng là không phù hợp. Như vậy, việc định kỳ mỗi quý Công ty thực hiện báo cáo kế toán là rất phù hợp với tính chất sản xuất kinh doanh của công ty. Về sổ sách kế toán, công ty sử dụng các sổ chi tiết, tổng hợp khá linh hoạt. Công ty có lược đi một số sổ chi tiết và bảng tổng hợp chi tiết như: - Sổ chi tiết chi phí xuất kinh doanh sản xuất kinh doanh 621,622,627 - Bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với người bán * Chế độ kế toán áp dụng: Công ty áp dụng chế độ kế toán Việt Nam ban hành theo Quyết định số 1141/TC/QĐ/CĐ kế toán ngày 01/11/1995, Quyết định số 167/2000/QĐ-BTC ngày 25/10/2000 và Thông tư số 89/2002/TT-BTC ngày 09/10/2002 của Bộ tài chính. - Niên độ kế toán: Niên độ kế toán của Công ty bắt đầu từ ngày 01/ 01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm. - Hiện nay trong danh mục tài khoản của công ty có 43 tài khoản và sử dụng nhiều tài khoản cấp 2, phục vụ cho việc phân tích các báo cáo kế toán và phục vụ yêu cầu quản trị của doanh nghiệp, 2 tài khoản ngoài bảng cân đối kế toán( TK 004- Nợ khó đòi đã sử lý, TK 009- Nguồn vốn khấu hao cơ bản) Các tài khoản được công ty sử dụng có nội dung và kết cấu đúng theo quy định của chế độ kế toán hiện hành, áp dụng từ ngày 1/1/1999. Hệ thống tài khoản này là cơ sở để lập bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh. Công ty áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ trong hạch toán hàng tồn kho nhưng trong danh mục tài khoản không có tài khoản 611 để hạch toán theo phương pháp kiểm kê định kỳ. Như vậy, công ty chỉ tiến hành theo dõi và ghi sổ hàng tồn kho vào thời điểm đầu kỳ và cuối kỳ kế toán, còn hạch toán trên sổ sách giống như phương pháp kê khai thường xuyên . TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI VÀ XÂY DỰNG LAM SƠN I. TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN: Căn cứ vào chức năng kinh doanh và. quản lý kinh tế tài chính của công ty, công tác kế toán của Công ty cổ phần tư vấn đầu tư thương mại và xây dựng Lam Sơn được tổ chức theo phương thức trực