Phân tích cơng việc PHÂN TÍCH CƠNG VIỆC File đính kèm cĩ hai Bảng câu hỏi phân tích cơng việc. Bảng đầu tiên dành cho các cơng việc văn phịng và hành chính. Bảng thứ hai dành cho những người cĩ trách nhiệm quản lý và ra quyết định ảnh hưởng đến doanh nghiệp. Hãy coi cả hai bảng là xuất phát điểm để nghiên cứu nhu cầu của doanh nghiệp bạn. Mỗi bảng cần được điều chỉnh cho phù hợp điều kiện thực tế của bạn. Những nội dung nêu ở đây cĩ thể áp dụng ngay, hoặc là tiền đề để sáng tạo ra các hoạt động phù hợp hơn với doanh nghiệp của bạn. Bản đầu tiên cho thấy những nhiệm vụ cĩ tính chất thường xuyên của một cán bộ văn phịng hoặc hành chính. Bản này cĩ một cột ghi tần suất sử dụng nhân viên cho mỗi cơng việc (D: hàng ngày, W: hàng tuần, M: hàng tháng, O = khác). Điều đĩ sẽ giúp bạn xác định xem những nhiệm vụ chính là gì. Bản thứ hai được sử dụng khi bạn muốn tuyển một người quản lý hay đốc cơng. Trong trường hợp này, bản chất cơng việc thường quan trọng hơn so với tần suất của một hoạt động cụ thể nào đĩ. Hãy tập trung vào dạng quyết định mà người đĩ phải ra, đối tượng giám sát và những nội dung cơng việc mà người này phải quản lý. File này dưới dạng RTF cĩ thể sử dụng được với hầu hết các chương trình xử lý văn bản chạy trong mơi trường Windows. Bảng phân tích cơng việc mẫu DANH MỤC CƠNG VIỆC VĂN PHỊNG THƯỜNG NGÀY Hoạt động Tần suất D W M Y Đánh máy nhãn hiệu, thư, phong bì, và hĩa đơn.     Xác định cách trình bày, định dạng và đánh máy văn bản hồn chỉnh.     Ng ày 13/10/09 Page 1 of 6 Phân tích cơng việc Đọc kiểm tra và sửa lỗi.     Chuẩn bị mẫu báo cáo tài chính hay thống kê.     Đánh máy lời đọc và chỉnh sủa lại.     Chuyển đổi bản ghi âm thành văn bản .     Ghi, đánh máy và phân phát biên bản họp.     Soạn thảo mẫu thư chuẩn để trả lời thư từ thường ngày.     Sắp xếp các cuộc hẹn khơng cần xin phép trước, sắp xếp các cuộc họp, hội nghị và sắp xếp các chuyến đi bao gồm cả việc đặt chỗ trước.     Chuẩn bị phịng họp và hội nghị.     Lưu trữ, xử lý, phát hành và cập nhật các bản ghi, hồ sơ và tài liệu.     Lưu trữ các bản ghi và hồ sơ mật, và xử lý các thư từ và bản ghi mật.     Mở, chọn lọc và phân phát thư.     Trả lời điện thoại, lọc và chuyển các cuộc gọi, kiểm tra và theo dõi trên máy ghi âm, chuyển người gọi đến đơn vị thích hợp.     Chuẩn bị, xử lý và kiểm tra hĩa đơn, phiếu thanh tốn, séc và phiếu thu. `     Lưu trữ và báo cáo hoạt động chi tiêu.     Tiếp đĩn khách và giới thiệu đến các phịng/ban thích hợp.     Lưu trữ và cập nhật danh mục địa chỉ thư.     Nhập dữ liệu bằng máy tính và kiểm tra.     Ng ày 13/10/09 Page 2 of 6 Phân tích cơng việc Xử lý các bảng lương.     Tính tốn, vào sổ và kiểm tra số liệu, theo dõi và chỉnh sửa các sai sĩt.     Duy trì kho lưu trữ các đồ dùng văn phịng, yêu cầu mua mới, và phân phát đến các phịng/ban.     Lên lịch và theo dõi việc sửa chữa thiết bị và các hợp đồng dịch vụ.     Giữ khĩa và chìa khĩa các kho lưu trữ và các trang thiết bị khác, và phân phát đến các phịng/ban.     Giới thiệu và đào tạo nhân viên mới.     Lên lịch làm việc cho đồng nghiệp nếu được yêu cầu.     Giữ tiền mặt và các giấy tờ cĩ giá trị chuyển nhượng khác.     Giữ két tiền mặt.     Xin chữ ký cho các văn bản mang tính pháp lý.     Chỉ dẫn cho mọi người về các nhân viên và vị trí của họ trong cơ quan.     Lưu trữ các biên lai thu và chi tiền.     Xem xét các đơn/người nộp đơn xin việc và tiến hành phỏng vấn sơ tuyển.     Thu thập và đĩng quyển .     Sao tài liệu.     Ghi ngày tháng và đĩng dấu các văn bản.     Đề xuất ý kiến cải tiến cơng việc và các thủ tục hành chính. Ng ày 13/10/09 Page 3 of 6 Phân tích cơng việc     Sửa đổi cách làm việc và các thủ tục.     Lưu trữ các văn bản hướng dẫn quy trình thủ tục và thơng tin.     Lập ngân sách hoạt động để trình phê duyệt.     Nghiên cứu, lập bảng và tĩm tắt thơng tin về các báo cáo thường xuyên, định kỳ hay báo cáo đặc biệt.     Trực tiếp trình bày những phát hiện của mình hoặc bằng văn bản, hoặc bằng miệng.     Ghi và kiểm tra việc ghi sổ sách, tài khoản, báo chí, … các loại nhật ký, và sổ cái chung.     Cân đối các tài khoản và làm khớp các số liệu sổ sách     Hãy chỉ ra những thiết bị nào được sử dụng thường xuyên như là một phần nhiệm vụ cơng việc: Máy tính tay Camera Máy tính tiền tự động/két tiền lẻ Máy vi tính Thiết bị viết chính tả Máy fax Thiết bị vi phim Máy Photocopy Máy dán tem Thiết bị an tồn Máy phân loại Tổng đài điện thoại Chương trình xử lý văn bản Các thiết bị khác: ________________ Các hoạt động khác: Ng ày 13/10/09 Page 4 of 6 Phân tích cơng việc DANH MỤC CƠNG VIỆC QUẢN LÝ/GIÁM SÁT THƯỜNG NGÀY Phân tích định kỳ khối lượng cơng việc và các nhu cầu của người lao động trong một đơn vị tổ chức. Đề xuất thay đổi trình độ nhân viên trong một đơn vị cơng việc. Xem xét tài liệu cho một vị trí cơng việc mới và cho vị trí đã cĩ sự sửa đổi. Trình để được phê duyệt việc sửa đổi một vị trí cơng việc. Phỏng vấn các ứng viên đến xin việc và ra quyết định tuyển người hoặc đưa ra đề xuất chọn lựa. Hướng dẫn người dưới quyền mới những quy trình thủ tục và chính sách, các quy tắc trong cơng việc, và cấp độ thực hiện cơng việc cần đạt được. Điểm qua các nhiệm vụ của vị trí cơng việc này. Lập kế hoạch, ủy quyền, truyền đạt và kiểm sốt các cơng việc đã giao và các dự án đặc biệt cĩ liên quan đến cấp dưới. Thiết lập và duy trì các mục tiêu hoặc mục đích cơng việc cụ thể và các tiêu chuẩn định tính và định lượng của cơng việc mà cấp dưới phải đạt được. Đào tạo, phát triển, tạo động lực cho cấp dưới nâng cao kết quả cơng việc hiện tại và chuẩn bị cho những cơng việc ở cấp cao hơn. Xác định những thay đổi đáng kể trong nghĩa vụ và nhiệm vụ chính của cấp dưới bằng cách thường xuyên xem xét nhiệm vụ của họ. Ng ày 13/10/09 Page 5 of 6 Phân tích cơng việc Đánh giá kết quả thực hiện của cấp dưới. Dẫn chứng tài liệu và thảo luận về kết quả thực hiện hiện nay và trước kia bằng báo cáo trực tiếp. Thơng báo kết quả cho người phụ trách. Xem xét lại lương của cấp dưới và đề xuất thay đổi căn cứ vào chính sách và thủ tục. Đề xuất các vấn đề nhân sự như bổ nhiệm, thưởng theo kết quả lao động, bãi nhiệm v v… căn cứ vào chính sách và hướng dẫn về ngân sách và chính sách. Thơng báo cho các nhà quản lý cấp trên và cấp dưới về những diễn biến cĩ ảnh hưởng đến nhiệm vụ cơng việc. Đảm bảo truyền đạt đúng. Duy trì kỷ luật, đề xuất và quản lý hành động sửa lỗi căn cứ vào chính sách và quy chế. Truyền đạt và quản lý các chương trình nhân sự theo đúng thiết kế và mục đích. Duy trì việc lập hồ sơ chính xác cho tất cả cấp dưới. Các nhiệm vụ khác: Ng ày 13/10/09 Page 6 of 6 . Phân tích cơng việc PHÂN TÍCH CƠNG VIỆC File đính kèm cĩ hai Bảng câu hỏi phân tích cơng việc. Bảng đầu tiên dành cho các cơng việc văn phịng. xuất ý kiến cải tiến cơng việc và các thủ tục hành chính. Ng ày 13/10/09 Page 3 of 6 Phân tích cơng việc     Sửa đổi cách làm việc và các thủ tục. 