Đang tải... (xem toàn văn)
Bài viết đề xuất các giải pháp hoàn thiện các vấn đề còn tồn tại trong chu trình này tại Công ty, nhằm góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh tại doanh nghiệp. Mời các bạn cùng tham khảo bài viết để nắm chi tiết hơn nội dung nghiên cứu.
Nghiên cứu trao đổi Hồn thiện cơng tác kế tốn chu trình bán hàng - thu tiền Agifish Trần Kim Tuyến* Nhận: 29/2/2020 Biên tập: 10/3/2020 Duyệt đăng: 15/03/2020 Việc ghi nhận doanh thu cách xác kịp thời, đóng vai trị quan trọng sách kinh doanh nhà quản lý hiệu kinh doanh doanh nghiệp Bài viết phân tích thực trạng chu trình kế tốn bán hàng - thu tiền (chu trình doanh thu) CTCP Xuất nhập thủy sản An Giang (Agifish) - doanh nghiệp đứng đầu sản lượng kim ngạch xuất cá tra, cá basa fillet đông lạnh nước Trên sở đó, tác giả đề xuất giải pháp hồn thiện vấn đề cịn tồn chu trình Cơng ty, nhằm góp phần nâng cao hiệu kinh doanh doang nghiệp Từ khóa: Chu trình bán hàng – thu tiền, Cơng ty Cổ phần Xuất Nhập Thủy sản An Giang Đặt vấn đề Hoạt động sản xuất - kinh doanh doanh nghiệp (DN) tổng hợp nhiều chu trình, như: chu trình bán hàng – thu tiền (chu trình doanh thu), chu trình chi phí, chu trình sản xuất, chu trình nhân sự,… Trong đó, chu trình bán hàng – thu tiền chu trình quan trọng DN Việc kiểm sốt tốt chu trình bán hàng thu tiền nội dung quan trọng nhà quản lý đặc biệt quan tâm Vì chu trình tạo thu nhập, lợi nhuận cho công ty, quản lý tốt chu trình đảm bảo cơng ty thu hồi khoản doanh thu bán hàng, cung cấp cho khách hàng sản phẩm chất lượng, giảm thiểu rủi ro làm thiệt hại từ đầu đến cuối chu trình bán hàng – thu tiền nâng cao uy tín, sức cạnh tranh công ty thị trường Trải qua 33 năm hình thành phát triển, Agifish gặt hái nhiều thành công, sản phẩm cá basa, cá fillet đơng lạnh Cơng ty thị trường ngồi nước tin dùng Mỹ, Trung Quốc, Hàn Quốc, nước Đông Nam Á,… Tuy nhiên, sức ép cạnh tranh gay gắt từ đối thủ ngành thị trường tiêu thụ khó khăn kinh tế giới suy giảm địi hỏi Cơng ty phải có sách biện pháp nhằm gia tăng lợi nhuận, giữ vững thương hiệu, ổn định sản xuất chất lượng, để đạt hiệu tốt kinh doanh Để đạt mục tiêu đó, địi hỏi Cơng ty không dừng lại việc phát triển sản phẩm có chất lượng cao, tập trung phân phối vào kênh siêu thị tồn quốc, mà cịn phải cải tiến chế điều hành, xếp lại sản xuất hợp lý để kiểm sốt tốt chi phí, giảm thiểu rủi ro thất thoát doanh thu, nhằm nâng cao hiệu hoạt động sản xuất - kinh doanh Việc làm tốt cơng tác kế tốn chu trình bán hàng – thu tiền (chu trình doanh thu) hỗ trợ DN thực mục tiêu Vài nét chu trình bán hàng – thu tiền Chu trình bán hàng - thu tiền (chu trình doanh thu) tập hợp hoạt động kinh doanh hoạt động xử lý thơng tin liên quan đến q trình bán hàng, cung cấp dịch vụ nhận tiền toán khách hàng Với đặc điểm chức trên, chu trình bán hàng - thu tiền giao tiếp quan hệ với đối tượng hệ thống bên ngồi khách hàng (u cầu hàng hóa dịch vụ thực toán tiền cho DN); chu trình chi phí, chu trình sản xuất (cung cấp hàng hóa, dịch vụ cho chu trình doanh thu); chu trình nhân (tuyển nhân lực, tính lương thu nhập người lao động); toán qua ngân hàng (nếu có) Nội dung hoạt động thực chu trình doanh thu chuyển ghi nhận vào hệ thống xử lý, lập báo cáo cung cấp thông tin theo yêu cầu đối tượng sử dụng thơng tin liên quan đến chu trình doanh thu Trình tự thực hoạt động thay đổi, tùy theo đặc điểm kinh doanh DN Quá trình bán hàng, cung cấp dịch vụ thu tiền trải qua bốn hoạt động sau: * Khoa Kinh tế - Quản trị kinh doanh Trường Đại học An Giang, Đại học Quốc gia TP.HCM Tạp chí Kế tốn & Kiểm tốn số tháng 4/2020 107 Nghiên cứu trao đổi - Hoạt động nhận đặt hàng: Tiếp nhận yêu cầu khách hàng, xem xét khả điều kiện để đáp ứng yêu cầu khách hàng thông tin cho khách hàng kết xử lý yêu cầu đặt hàng khách hàng - Hoạt động xuất kho, cung cấp hàng hóa, dịch vụ: Tiến hành xuất kho, giao hàng thực lao vụ, dịch vụ cung cấp cho khách hàng Đồng thời, xác nhận nội dung thực thực tế q trình cung cấp hàng hóa, dịch vụ - Hoạt động lập hóa đơn, theo dõi cơng nợ: Hoạt động tổ chức ghi nhận nghiệp vụ bán hàng, cung cấp dịch vụ thực nhằm xác nhận, theo dõi, quản lý đánh giá q trình bán hàng, cung cấp hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng - Hoạt động thu tiền: Xác nhận nội dung nghĩa vụ toán khách hàng, đảm bảo thu đầy đủ, xác, kịp thời hoạt động bán hàng, cung cấp dịch vụ Thực trạng kế tốn chu trình bán hàng – thu tiền Agifish 3.1 Các hoạt động chu trình bán hàng – thu tiền Cũng chu trình kế tốn khác, chu trình kế tốn bán hàng – thu tiền bao gồm nhiều chức năng, nhiệm vụ; đó, chức nghiệp vụ hoạt động Mỗi hoạt động thực tạo thông tin mang nội dung, chức hoạt động chuyển đến hoạt động khác có liên quan Việc thu thập, lưu trữ luân chuyển liệu, thông tin chu trình phải dựa sở nội dung hoạt động, phương thức xử lý hoạt động, chức phận DN tham gia thực hoạt động chu trình doanh thu Chu trình gồm chức 108 chức phân rã thành chức mức chi tiết hơn: Hoạt động đặt hàng Khách hàng có nhu cầu mua hàng đến phận kinh doanh Công ty gặp nhân viên bán hàng Đối với đơn hàng miền ngoài, nước ngoài, khách hàng gọi điện, gửi email đặt hàng để lập đơn đặt hàng Nhân viên bán hàng nhận đơn đặt hàng ghi đầy đủ yêu cầu khách hàng thông tin số lượng, loại hàng, giá cả, địa điểm, ngày giao hàng,… nhập vào phần mềm xét duyệt đơn đặt hàng dựa bảng báo giá Ban Giám đốc đưa Bảng báo giá lưu hành nội lưu theo ngày Ngoài ra, hoạt động bán hàng cho khách hàng dựa vào khả trả nợ khách hàng Sau đó, phận kinh doanh dựa vào đơn đặt hàng để lập hợp đồng mua bán gửi cho Giám đốc xét duyệt Nếu hợp đồng xác, Giám đốc gửi lại hợp đồng cho phận kinh doanh điều động sản xuất dựa hợp đồng Trường hợp khách hàng nợ tiền, tùy theo điều khoản cụ thể hợp đồng mua bán, Công ty định khơng bán cho khách hàng giảm số lượng cung cấp hàng cho khách hàng chưa tốn hết hợp đồng mua bán trước ký Hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ Bộ phận kế hoạch điều động sản xuất (trực thuộc Phòng Kinh doanh) chuyển lệnh điều động sản xuất (lệnh xuất kho) cho phân xưởng sản xuất (bộ phận sản xuất), sau phận sản xuất chuyển lệnh xuất kho nhận hợp đồng duyệt cho thủ kho (bộ phận kho) Tạp chí Kế tốn & Kiểm toán số tháng 4/2020 Hoạt động xuất kho, giao hàng sử dụng nhiều chứng từ, tạo điều kiện thuận lợi để phận rà soát kiểm tra đối chiếu với Bộ phận kho giao hàng chịu trách nhiệm q trình nên xảy sai sót, mát hai phận chịu trách nhiệm Hoạt động ghi nhận, theo dõi q trình bán hàng Bộ phận kế tốn sau nhận phiếu xuất kho xử lý biên nhận hàng Kế tốn tốn kiểm tra cơng nợ khách hàng tiến hành tính tốn, nhập liệu vào phần mềm dựa liệu khách hàng liệu hàng tồn kho để tiến hành ghi nhận nghiệp vụ bán hàng lập hóa đơn GTGT Mỗi ngày, nhân viên bán hàng phận kinh doanh đối chiếu hợp đồng, phiếu xuất kho phiếu giao hàng,… tổng hợp vào bảng kê bán hàng Sau tháng, phận kế toán đối chiếu kiểm tra với phận kho có khớp với hay khơng Khi có khách hàng gọi điện đặt hàng (khách hàng nước ngồi), Cơng ty lập hóa đơn thương mại cho khách hàng Hoạt động thu tiền Kế toán toán dựa vào bảng đối chiếu công nợ kiểm tra lập phiếu thu Thủ quỹ sau nhận phiếu thu làm thủ tục thu tiền xong cập nhật vào liệu khách hàng ghi sổ quỹ Kế toán ngân hàng nhận giấy báo có ngân hàng, sau xem xét ghi giảm cơng nợ phải thu khách hàng tăng khoản mục tiền gửi ngân hàng khách hàng Trong chu trình, tất khâu từ phát sinh đến kết thúc có tách biệt chức năng: xét duyệt nghiệp vụ, bảo quản tài sản chức Nghiên cứu trao đổi kế tốn Chứng từ Lưu đồ 1: Q trình ln chuyển chứng từ phận tham gia luân chuyển nhanh chóng, kịp vào CTBHTT thời qua phận, phòng ban, đáp ứng kịp thời nhu cầu khách hàng Điển hình, hoạt động xuất kho phân chia nhiệm vụ trách nhiệm rõ ràng cho phận: lập hóa đơn, xuất kho giao hàng Các phận cá nhân phụ trách để họ kiểm tra lẫn Tuy nhiên, cơng ty tồn số vấn đề chưa giải Hiện tại, việc theo dõi công nợ kế tốn vật tư, bao bì phụ trách Bộ phận kế tốn phịng tổ chức hành xem xét lại cấu nhân để tuyển dụng thêm kế toán viên phụ trách cơng việc kế tốn cơng nợ Điều giúp giảm bớt áp lực công việc cho kế toán viên khác, nâng cao hiệu chất lượng cơng việc chung phịng kế tốn tài vụ 3.2 Chứng từ sử dụng Lưu đồ 2: Hoạt động thu tiền mặt tiền chuyển khoản khách hàng chu trình - Hóa đơn GTGT; - Bảng báo giá; - Phiếu thu; - Hợp đồng mua bán - Giấy báo có; - Các chứng từ khác có liên quan: phiếu xuất kho, ủy nhiệm chi, biên nhận hàng, phiếu giao hàng 3.3 Tổ chức tài khoản sử dụng chu trình TK 5111 - Doanh thu bán hàng TK 5112 - Doanh thu bán thành phẩm TK511201 – Doanh thu bán thành phẩm đông lạnh xuất TK511202 – Doanh thu bán thành phẩm đông lạnh nội địa Tạp chí Kế tốn & Kiểm tốn số tháng 4/2020 109 Nghiên cứu trao đổi TK511203 – Doanh thu bán thành phẩm GTGT nội địa TK511204 – Doanh thu bán thành phẩm GTGT xuất TK511206 – Doanh thu bán mỡ cá, bột cá TK511212 – Doanh thu bán cá nuôi TK 5113 - Doanh thu cung cấp dịch vụ TK511305 – Doanh thu cho thuê đất TK511308 – Doanh thu dịch vụ kiểm kháng sinh TK511309 – Doanh thu cung cấp điện ATM F9 Bên cạnh đó, để xây dựng giá cho mặt hàng phù hợp theo dõi xác giá vốn mặt hàng, công ty sử dụng chi tiết TK 632 sau: TK 6321 - Giá vốn hàng bán hàng hóa TK632108 – Giá vốn hàng bán hàng hóa khác TK 6322 - Giá vốn hàng bán thành phẩm TK 632201 – Giá vốn hàng bán thành phẩm đông lạnh xuất TK 632202 – Giá vốn hàng bán thành phẩm đông lạnh nội địa TK 632203 – Giá vốn hàng bán thành phẩm GTGT nội địa TK 632204 – Giá vốn hàng bán thành phẩm GTGT xuất TK 632206 - Giá vốn hàng bán thành phẩm (bột cá, mỡ cá) TK 632212 - Giá vốn hàng bán thành phẩm cá nuôi TK 632219 - Giá vốn hàng bán thành phẩm (cá giống) TK 6323 - Giá vốn cung cấp dịch vụ TK 632305 - Giá vốn cung cấp dịch vụ - thuê đất TK 632308 - Giá vốn cung cấp dịch vụ - dịch vụ kiểm nghiệm TK632309 - Giá vốn cung cấp dịch vụ - điện ATM 110 TK Tiền mặt có tài khoản chi tiết như: - Tại văn phịng Cơng ty: TK 111101: Tiền mặt VNĐ, TK 111201: Tiền mặt USD, TK 111301: Tiền mặt EU,… -Tại chi nhánh TP.HCM: TK 111102; Tiền mặt VNĐ, TK 111102: Tiền mặt USD; TK 111103: Tiền mặt EU,… TK Tiền gửi ngân hàng có tài khoản chi tiết như: - Tại ngân hàng Vietcombank: TK 112101 - Tiền gửi ngân hàng VNĐ, TK 112201- Tiền gửi ngân hàng USD - Tại ngân hàng PG Bank: TK 112110 - Tiền gửi ngân hàng VNĐ, TK 112210 - Tiền gửi ngân hàng USD,… TK 131 để theo dõi nợ phải thu khách hàng, chi tiết sau: - TK 1311- Phải thu khách hàng nội địa - TK 1312- Phải thu khách hàng xuất 3.4 Sổ kế tốn chu trình Ghi chép tay: Hình thức ghi chép tay khơng phổ biến Trong chu trình, kế toán toán chịu trách nhiệm ghi chép nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào nhật ký thu tiền, sổ lại ghi chép máy Ghi chép máy: Kế toán viên nhập liệu vào phần mềm AGF máy tính, phần mềm xử lý lưu trữ liệu thành hệ thống thông tin kế tốn Sau đó, phần mềm tính tốn, tổng hợp lại thành loại sổ sách mà kế toán viên cần Phần mềm kế toán thiết kế dễ sử dụng, giúp cho kế toán viên dễ dàng tiếp cận sử dụng, tiết kiệm thời gian hạch toán, ghi chép sổ sách nhiều, giúp tạo kịp thời sổ Một số đề xuất hoàn thiện Thứ nhất, với hoạt động đặt hàng Nhân viên bán hàng sau nhận đơn đặt hàng Tạp chí Kế tốn & Kiểm toán số tháng 4/2020 phê duyệt chấp nhận đơn hàng cần tiến hành ghi chép, so sánh, đối chiếu đơn đặt hàng với thơng tin hóa đơn GTGT, hợp đồng mặt hàng, số lượng, giá bán, số tiền,… để phát sai sót hay bỏ sót thơng tin đặt hàng, giúp cho q trình lập hóa đơn, lập chứng từ có liên quan hạn chế sai sót, đảm bảo cung cấp hàng hóa xác, kịp thời cho khách hàng tránh mát cho công ty Khi khách hàng đặt hàng qua điện thoại, email nhân viên bán hàng nên gọi điện gửi thư xác nhận qua email cho khách hàng thông báo việc bán hàng thực hợp đồng, đảm bảo ghi nhận thơng tin xác khách hàng Khách hàng kiểm tra thông tin đặt hàng, đối chiếu lại phản hồi lại cho công ty thơng tin có sai lệch Thứ hai, với hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ Chứng từ hóa đơn GTGT luân chuyển qua nhiều phận nên dễ xảy tình trạng chứng từ Cơng ty nên thiết kế chứng từ có xác nhận nhận hàng tốn tiền mua hàng cho cơng ty Hiện tại, công ty phải bỏ số tiền lớn để lưu kho, vận chuyển hàng đặc tính sản phẩm phải bảo quản nhiệt độ định Cơng ty có nhiều xí nghiệp không tập trung, nằm điạ bàn khác nhau, phát sinh chi phí vận chuyển khơng thể tránh khỏi phát sinh cao Vì vậy, Cơng ty cần cân nhắc tính tốn mức tiêu thụ, khả sản xuất hợp lý để cắt giảm chi phí Thứ ba, với hoạt động ghi nhận, theo dõi trình bán hàng Việc lập hóa đơn dễ phát sinh rủi ro, nhân viên bỏ sót nghiệp vụ bán hàng không nhập thông tin ghi sai thông tin hóa đơn, ghi chép chênh lệch số lượng Vì vậy, kế tốn viên nên thường xun kiểm tra, đối chiếu Nghiên cứu trao đổi số liệu sổ chi tiết sổ tổng hợp, kiểm tra thông tin khơng sử dụng đến xóa bỏ bớt để hệ thống xử lý nhanh Mỗi tháng, kế tốn cơng nợ nên phân tích khả trả nợ khách hàng để đưa sách bán hàng đắn, nhằm hỗ trợ việc theo dõi nợ phải thu Nếu khách hàng nợ tiền Cơng ty nhiều xem xét khả cung cấp bán hàng cho khách hàng này, tránh thất tài sản có biện pháp kịp thời thu hồi nợ phải thu Công ty cần lập báo cáo quản trị thu thập thơng tin khách hàng tình hình tiêu thụ, phản hồi ý kiến khách hàng với sản phẩm cơng tác chăm sóc khách hàng, đặc biệt giá bán; khả toán khách hàng nhằm điều chỉnh giá cách hợp lý cho khách hàng Thứ tư, hoạt động thu tiền Công ty cần trì cơng việc thực kiểm kê tiền mặt hàng ngày, nhằm hạn chế rủi ro thất nguồn tiền Mặt khác, Cơng ty cần xây dựng mức tồn quỹ thích hợp cho tình hình Kế toán toán kế toán ngân hàng phải đối chiếu thông tin cập nhật vào phần mềm ngày, nhằm giúp phát sai sót kịp thời chỉnh sửa; giúp hạch tốn xác tài khoản phải thu khách hàng tài khoản tiền gửi ngân hàng Lưu ý khác Chun viên máy tính Cơng ty cần bồi dưỡng nâng cao kiến thức từ khóa học đào tạo chun ngành, thực cơng tác bảo trì, kịp thời khắc phục cố xảy liên quan đến hệ thống máy tính Việc xây dựng bảo trì phần mềm cần quan tâm hệ thống lưu liệu áp dụng nhằm hạn chế việc mát liệu sau xảy cố Mỗi kế toán viên phải đảm bảo nguồn liệu đầu vào cập nhật xác khơng bỏ sót nghiệp vụ, thơng tin Ngồi ra, Cơng ty cần thiết kế thêm thủ tục kiểm sốt dấu âm đơn giá Có vậy, xảy rủi ro, chứng từ ghi nhận đầy đủ tạo nguồn liệu đáng tin cậy Nguồn thông tin đầu sở để xác định kết hoạt động kinh doanh nên quan tâm Do đó, cần ban hành qui định cụ thể công ty giúp cho việc bảo mật hệ thống thông tin hiệu quả, tăng cường biện pháp đảm bảo an tồn thơng tin chuyển qua hệ thống mạng máy tính Cơng ty cần trì quy định khách hàng xuất phải tốn tiền mua hàng vịng tuần khách hàng nhận hàng Sau tuần bên mua chưa tốn tiền hàng theo cam kết hợp đồng, Cơng ty tính lãi 0,03%/ngày/giá trị đơn hàng bắt đầu tính lãi kể từ ngày đầu tuần thứ sau khách hàng nhận hàng Với khách hàng nội địa, tùy vào hợp đồng mua bán quy định cụ thể mức lãi suất khách hàng toán trễ hạn chịu phạt với quy định (số tiền hợp đồng*lãi suất qui định/ngày hợp đồng) Việc giúp cho Công ty thu hồi vốn kinh doanh kịp thời, giúp tạo lòng tin cho khách hàng, cung cấp cho họ sản phẩm tốt giá ưu đãi Tại Cơng ty có xây dựng showroom trưng bày bán thực phẩm chế biến, Công ty cần đẩy mạnh quảng bá showroom đến khách hàng, thay khách hàng phải đến siêu thị hay trung tâm thương mại lựa chọn nhiều sản phẩm từ thương hiệu khác Công ty cần mở rộng showroom thị trường tỉnh Vừa qua, sản phẩm da cá basa chiên giòn bày bán giới thiệu đến người tiêu dùng có bao bì, mẫu mã tiện lợi, dễ bảo quản, trở thành ăn vặt ưa thích, nên sản phẩm này, Cơng ty cần nghiên cứu thêm vị giới trẻ để có thêm thị phần sản xuất Đẩy mạnh nghiên cứu, tận dụng phụ phẩm từ cá basa để có thêm nguồn thu nhập Cơng ty Cổ phần Vĩnh Hoàn xây nhà máy sản xuất Collagen Gelatin từ da cá Tra, Công ty Cổ phần Đầu tư Phát triển đa quốc gia IDI sản xuất dầu cá cao cấp đem nguồn lợi lớn cho Công ty Kết luận Cũng tất chu trình nghiệp vụ khác, việc quản lý tốt chu trình bán hàng thu tiền cần thiết Mục tiêu quản lý chu trình đảm bảo tất nghiệp vụ liên quan theo dõi cách đầy đủ xác Có nhiều rủi ro khác xảy chu trình, vấn đề nhà lãnh đạo DN phải lường trước nhận diện loại rủi ro có biện pháp quản lý hiệu Qua trình nghiên cứu thực tế Agifish, tác giả đưa số giải pháp phù hợp với quy mơ, đặc điểm tình hình sản xuất - kinh doanh Cơng ty, giúp hồn thiện cơng tác kế tốn, chứng từ sổ sách kế tốn chu trình bán hàng thu tiền Với giải pháp khơng góp phần quản lý có hiệu nguồn tiền, tài sản, hàng hóa Cơng ty, mà cịn hạn chế rủi ro, sai sót ảnh hưởng đến hoạt động bán hàng Công ty. Tài lệu tham khảo Tập thể tác giả môn Hệ thống thơng tin Kế tốn, 2015, Giáo trình Hệ thống thơng tin kế tốn tập 2, trường Đại học Kinh tế TP.HCM, NXB Kinh tế TP.HCM Thông Tư 200/2014/TT – BTC, ngày 22/12/2014, việc ban hành chế độ kế tốn DN Tài liệu kế tốn Cơng ty Cổ phần Xuất Nhập Thủy sản An Giang Truy cập từ web: http://agifish.com.vn/ Truy cập từ web: https://finance.vietstock.vn/AGF/ho-so-doanh-nghiep.htm Truy cập từ web: https://hvnclc.vn /danh-sach-chinh-thuc-604-doanh-nghiephang-viet-nam-chat-luong-cao-2020/ Tạp chí Kế tốn & Kiểm tốn số tháng 4/2020 111 ... hàng, đảm bảo thu đầy đủ, xác, kịp thời hoạt động bán hàng, cung cấp dịch vụ Thực trạng kế tốn chu trình bán hàng – thu tiền Agifish 3.1 Các hoạt động chu trình bán hàng – thu tiền Cũng chu trình. .. như: - Tại ngân hàng Vietcombank: TK 112101 - Tiền gửi ngân hàng VNĐ, TK 11220 1- Tiền gửi ngân hàng USD - Tại ngân hàng PG Bank: TK 112110 - Tiền gửi ngân hàng VNĐ, TK 112210 - Tiền gửi ngân hàng. .. https://finance.vietstock.vn/AGF/ho-so-doanh-nghiep.htm Truy cập từ web: https://hvnclc.vn /danh-sach-chinh-thuc-604-doanh-nghiephang-viet-nam-chat-luong-cao-2020/ Tạp chí Kế toán & Kiểm toán số tháng 4/2020 111