Đang tải... (xem toàn văn)
Trong việc tổ chức và hoạt động của tất cả các cơ quan hành chính nhà nước hay doanh nghiệp. Bộ phận văn phòng luôn là bộ phận đảm bảo cho hoạt động của cơ quan diễn ra một cách có hệ thống, giúp ta có cái nhìn tổng quan và chi tiết hơn trong quá trình thực hiện công việc tại cơ quan mình. Vì vậy, chúng ta không thể phủ nhận vai trò của nhà quản trị văn phòng trong cơ quan, tổ chức. Là một bộ phận có vai trò quan trọng như vậy, đòi hỏi ở người lãnh đạo văn phòng là người luôn mang một tinh thần trách nhiệm cao, nắm vững các kỹ năng tổ chức, đánh giá hiệu quả công việc trong văn phòng của cơ quan đó, và một trong những kỹ năng quan trọng nhất là kỹ năng tổ chức, kiểm tra, đánh giá công tác văn phòng ở cơ quan. Kiểm tra, đánh giá công tác văn phòng trong cơ quan là trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong tổ chức, thiết lập bộ phận văn phòng; tuyển chọn đội ngũ nhân sự; tổ chức xây dựng các văn bản của cơ quan cũng như tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, đánh giá về công tác văn phòng. Để làm tốt chức năng này đòi hỏi người lãnh đạo văn phòng cần thực hiện tốt công tác kiểm tra, đánh giá trong đơn vị. Tạo nên các nguyên tắc thống nhất trong triển khai các công việc có liên quan. Là một sinh viên thuộc chuyên ngành Quản trị văn phòng của trường Đại học Nội vụ Hà Nội, sau khi được đào tạo lý luận về các kỹ năng của nhà quản trị văn phòng, em nhận thấy kỹ năng tổ chức và quản lý công tác hành chính của nhà quản trị văn phòng là kỹ năng vô cùng quan trọng. Qua quá trình khảo sát tại Công ty Điện lực Hai Bà Trưng để phục vụ cho quá trình học tập học phần “Quản trị văn phòng doanh nghiệp” trên cơ sở lý luận áp dụng vào thực tiễn, em đã lựa chọn đề tài “Tìm hiểu về công tác kiểm tra, đánh giá trong quản trị văn phòng doanh nghiệp tại Công ty Điện lực Hai Bà Trưng” để làm bài thi kết thúc học phần của mình
LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành đề tài em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới giảng viên mơn Quản trị Văn phịng Doanh nghiệp tận tâm hướng dẫn qua giảng lớp trao đổi, hướng dẫn vấn đề thực đề tài Cảm ơn hướng dẫn giúp đỡ tận tình Thầy suốt trình thực đề tài LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan cơng trình nghiên cứu em suốt thời gian qua Em xin chịu hồn tồn trách nhiệm có khơng trung thực thơng tin sư dụng cơng trình nghiên cứu MỤC LỤC Ảnh: Trụ sở Công ty Điện lực Hai Bà Trưng Tên, địa chỉ, số điện thoại Công ty Điện lực Hai Bà Trưng - Địa quan: Số 88 Võ Thị Sáu, phường Thanh Nhàn, quận Hai Bà - Trưng, Hà Nội Điện thoại: 02422185180 Mã số thuế: 0100101114-004 Fax: 02422225222 Vài nét Công ty Điện lực Hai Bà Trưng Nhà máy Đèn Bờ Hồ, tiền thân Tổng Công ty Điện lực TP Hà Nội ngày khởi công xây dựng vào ngày 06/12/1892 phố Frăng-xi-Gác-ni-ê bên cạnh Hồ Hoàn Kiếm (Nay số 69 Đinh Tiên Hoàng) với hai tổ máy phát điện chiều công suất 500 KW Ngày 10/10/1954 dòng điện Hà Nội tỏa sáng đón quân ta tiến tiếp quản Thủ đô Ngay sau đó, Nhà máy đèn Bờ Hồ Hà Nội giao quản lý lưới điện hầu hết tỉnh thành Trung du Bắc bộ, Tỉnh có Chi nhánh Điện Giai đoạn từ năm 1964 đến năm 1975: Trong giai đoạn chiến tranh diễn ác liệt lan rộng tỉnh phía Bắc, Thủ đô Hà Nội nhiều trạm điện, cột điện, đường dây bị phá hủy hư hỏng Để kịp thời khắc phục cố lưới điện chiến tranh, năm 1965 Chi nhánh Điện Hai Bà Trưng thành lập, lúc đầu có 35 CBCNV, trụ sở làm việc 296 phố Bạch Mai Có thể khẳng định từ Chi nhánh Điện Hai Bà Trưng thành lập năm 1965 giải tán thành lập Đội Quản lý HN vào năm 1971, CBCNV Chi nhánh với số lượng ít, khối lượng cơng việc nhiều, vật tư, thiết bị, phương tiện vận tải thiếu, lưới điện liên tục bị đánh phá với truyền thống lao động cần cù, sáng tạo người thợ điện Thủ đô, Chi nhánh ln hồn thành nhiệm vụ giao, giữ vững dòng điện phục vụ sản xuất, chiến đấu trọng điểm kinh tế, xã hội Quận Sau năm lưới điện Quận Hai Bà Trưng Đội quản lý Điện Hà Nội quản lý, ngày 01/5/1979 Công ty Điện lực Miền bắc Quyết định thành lập lại Chi nhánh, nhiệm vụ lúc chữa chì tiểu tu lưới điện hạ Việc làm công tơ cho khách hàng đội Mắc dây đặt điện đảm nhận, ghi số công tơ, treo tháo công tơ phân xưởng Đồng hồ, thu tiền điện phòng Kinh doanh Ngày 13/01/1999 Hội đồng Quản trị Tổng Công ty Điện lực Việt Nam ban hành Quyết định số 11/ĐVN/HĐQT-TCCB-LĐ Về việc thành lập lại Điện lực Hai Bà Trưng Xí nghiệp trực thuộc Cơng ty Điện lực TP Hà Nội Điện lực Hai Bà Trưng phân công nhiệm vụ Kinh doanh điện năng, Quản lý vận hành lưới điện phân phối, sưa chữa cải tạo lưới điện phân phối số dịch vụ khác có liên quan Điện lực Hai Bà Trưng đơn vị hạch tốn phụ thuộc Cơng ty Điện lực TP Hà Nội, có tư cách pháp nhân, mở tài khoản Ngân hàng, sư dụng dấu riêng để giao dịch, ký kết hợp đồng kinh tế chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn phân cấp, ủy quyền Giám đốc Công ty Điện lực TP Hà Nội Từ năm 1980 đến năm 2004, lưới điện Quận Hai Bà Trưng phát triển, có 277 trạm công cộng, 177 trạm khách hàng, có 80.631 khách hàng Sản lượng điện tăng, tổn thất điện giảm từ 34.48% xuống 7% Khi thành lập năm 1965 Điện lực có 33 CBCNV, đến năm 2004 có 330 người Đảng có 40 Đảng viên, Chi đoàn Thanh niên có 87 Đoàn viên, 07 đồng chí Giám đốc Điện lực, hệ lãnh đạo CBCNV sau tôn trọng, giữ gìn khơng ngừng phát huy thành lớp người trước Với nỗ lực CBCNV, năm 2001 Điện lực Nhà nước tặng thưởng Huân chương lao động Hạng ba (theo Quyết định số 315/2001/QĐ-CTN ngày 19/4/2001 Chủ tịch Nước việc tặng thưởng Huân chương lao động) Từ ngày 01/4/2009 Công ty Điện lực TP Hà Nội chuyển tách công tác quản lý Bảo hiểm xã hội phòng Tổ chức Lao động Công ty quản lý Điện lực Hai Bà Trưng (theo Quyết định số 2136/QĐ-ĐLHN ngày 23/3/2009 V/v giao nhiệm vụ quản lý BHXH cho Điện lực Hai Bà Trưng) Ngày 14/4/2010 Tập đoàn Điện lực Việt Nam Quyết định số 237/QĐ-EVN Về việc đổi tên Điện lực Chi nhánh điện trực thuộc Tổng Công ty Điện lực TP Hà Nội (Trong đó có Điện lực Hai Bà Trưng đổi tên thành Công ty Điện lực Hai Bà Trưng, trực thuộc Tổng Công ty Điện lực TP Hà Nội) PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trong việc tổ chức hoạt động tất quan hành nhà nước hay doanh nghiệp Bộ phận văn phịng phận đảm bảo cho hoạt động quan diễn cách có hệ thống, giúp ta có nhìn tổng quan chi tiết q trình thực cơng việc quan Vì vậy, khơng thể phủ nhận vai trò nhà quản trị văn phòng quan, tổ chức Là phận có vai trò quan trọng vậy, đòi hỏi người lãnh đạo văn phịng người ln mang tinh thần trách nhiệm cao, nắm vững kỹ tổ chức, đánh giá hiệu cơng việc văn phịng quan đó, kỹ quan trọng kỹ tổ chức, kiểm tra, đánh giá công tác văn phòng quan Kiểm tra, đánh giá cơng tác văn phịng quan trách nhiệm lãnh đạo văn phòng tổ chức, thiết lập phận văn phòng; tuyển chọn đội ngũ nhân sự; tổ chức xây dựng văn quan tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, đánh giá cơng tác văn phịng Để làm tốt chức đòi hỏi người lãnh đạo văn phòng cần thực tốt công tác kiểm tra, đánh giá đơn vị Tạo nên nguyên tắc thống triển khai công việc có liên quan Là sinh viên thuộc chuyên ngành Quản trị văn phòng trường Đại học Nội vụ Hà Nội, sau đào tạo lý luận kỹ nhà quản trị văn phòng, em nhận thấy kỹ tổ chức quản lý cơng tác hành nhà quản trị văn phịng kỹ vơ quan trọng Qua q trình khảo sát Cơng ty Điện lực Hai Bà Trưng để phục vụ cho trình học tập học phần “Quản trị văn phịng doanh nghiệp” sở lý luận áp dụng vào thực tiễn, em lựa chọn đề tài “Tìm hiểu công tác kiểm tra, đánh giá quản trị văn phịng doanh nghiệp Cơng ty Điện lực Hai Bà Trưng” để làm thi kết thúc học phần Lịch sử nghiên cứu Đã có nhiều đề tài nghiên cứu sinh viên trường thực tập Công ty Điện lực Hai Bà Trưng Tuy nhiên, có số đề tài cập nhật đến lĩnh vực hành văn phịng khái quát sơ qua, chưa sâu vào vấn đề để xem xét giải Qua trình tìm hiểu lịch sư nghiên cứu vấn đề này, chưa có viết khảo sát khách quan chi tiết đưa ý kiến, đề xuất giải pháp cho quan công tác kiểm tra, đánh giá cơng tác văn phịng Đối tượng, phạm vi nghiên cứu - Đối tượng đề tài: Công tác kiểm tra, đánh giá cơng tác văn phịng Cơng ty Điện lực Hai Bà Trưng - Phạm vi đề tài: Công tác kiểm tra, đánh giá cơng tác văn phịng công ty Bài nghiên cứu sư dụng văn bản, giấy tờ, báo cáo đề tài công tác hành văn phịng Cơng ty Đặc biệt, tình hình thực tế phạm vi đề tài đề cập tới Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu - Mục đích nghiên cứu: Tìm hiểu thực tiễn cơng tác hành văn phịng Đặc biệt công tác kiểm tra, đánh giá công tác văn phịng cơng ty Qua đó, giúp đưa đề xuất giải pháp nhằm nâng cao công tác kiệm tra, đánh giá lãnh đạo văn phịng Cơng ty cơng tác văn phịng quan Đồng thời, giúp thân có nhìn khái quát kỹ nhà quản trị văn phòng - Nhiệm vụ nghiên cứu: + Tìm hiểu sở lý luận kiểm tra đánh giá quản trị văn phòng + Đánh giá thực tiễn hoạt động kiểm tra, đánh giá cơng tác văn phịng Cơng ty + Đưa số đề xuất nhằm góp phần nâng cao trách nhiệm lãnh đạo văn phòng Công ty Điện lực Hai Bà Trưng công tác tổ chức, kiểm tra, đánh giá Cơ sở phương pháp luận phương pháp nghiên cứu Để đánh giá thực tiễn về công tác kiểm tra, đánh giá quản trị văn phịng doanh nghiệp Cơng ty Em sư dụng số phương pháp nghiên cứu như: + Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Để lấy thơng tin đầy đủ, xác tơi sư dụng phương pháp để khai thác kế thừa thông tin có từ trước + Phương pháp phân tích, tổng hợp: Dựa thơng tin có, xuyên suốt trình khảo sát đánh giá, sư dụng phương pháp để chọn lọc đúc kết thông tin + Phương pháp khảo sát thực tế, vấn: Để lấy thông tin trực tiếp, xác phục vụ q trình nghiên cứu + Phương pháp quan sát: Giúp nhận xét trực quan việc tổ chức, bố trí, xếp cơng việc liên quan đến công tác văn thư quan + Phương pháp mô tả: Mô tả sơ lược thực trạng triển khai hoạt động kiểm tra, giám sát + Phương pháp thống kê: Tổng hộp số liệu liên quan đến hoạt động kiểm tra giám sát, so sánh thay đổi qua năm Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài cán bộ, nhân viên đơn vị thực nhiệm vụ chuyên môn theo phân công thực nội quy, quy chế hoạt động Văn phòng; chịu trách nhiệm trực tiếp trước Lãnh đạo Văn phịng việc theo dõi tồn diện hoạt động cán bộ, nhân viên phịng Trưởng phịng Lãnh đạo Văn phịng phân cơng đảm nhiệm số công việc cụ thể chuyên mơn thuộc nhiệm vụ phịng Trưởng phịng có trách nhiệm thẩm định chịu trách nhiệm nội dung công việc, nghiệp vụ cán bộ, nhân viên trực thuộc trước Lãnh đạo Văn phòng Trưởng phòng có trách nhiệm xây dựng chương trình, kế hoạch, nội dung cơng tác phịng; đơn đốc, theo dõi cán bộ, nhân viên phịng thực chương trình cơng tác; tổng hợp báo cáo việc thực chương trình cơng tác đơn vị hàng tháng, quý, năm theo quy định Trưởng phòng chịu trách nhiệm việc chuẩn bị nội dung chủ trì sinh hoạt giao ban phòng định kỳ hàng tháng đột xuất để đánh giá rút kinh nghiệm việc thực chương trình công tác, việc thực nội quy, quy chế công ty, đơn vị, đôn đốc giải công việc thuộc phạm vi phịng phụ trách, trao đổi chun mơn, nghiệp vụ; chủ trì đánh giá thi đua khen thưởng hàng tháng/năm cán bộ, nhân viên, viên chức phịng Phân cơng cấp phó phụ trách số nhiệm vụ cụ thể phòng phải chịu trách nhiệm liên đới việc thực nhiệm vụ ủy quyền Thực nhiệm vụ cụ thể theo Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức, Quy chế hoạt động phòng nhiệm vụ khác Lãnh đạo Văn phòng giao Trưởng phòng phải chịu trách nhiệm giải công việc cấp Phó ủy quyền (ngoại trừ trường hợp Lãnh đạo Văn phòng trực tiếp phân công cho cấp Phó) Chuyên viên chịu điều hành kiểm tra Lãnh đạo Văn phịng thơng qua Chun viên Văn phịng phụ trách Trưởng phòng; đồng thời, làm việc trực tiếp với Giám đốc Lãnh đạo Văn phòng nội dung công việc phân công theo dõi có yêu cầu; chịu trách nhiệm cá nhân trước Giám đốc Lãnh đạo Văn phịng cơng việc mình; Thực nghiêm túc chủ trương sách chung Đảng Công ty Chấp hành tổ chức thực nghiêm túc quy định pháp luật, Quy chế làm việc , Nội quy, Quy chế làm việc Văn phịng, phịng cơng tác, Quy tắc ứng xư văn hóa nơi công sở Học tập, nghiên cứu để không ngừng nâng cao đạo đức tác phong, văn hố cơng sở, chun mơn nghiệp vụ Đề xuất, tham mưu cho Lãnh đạo Lãnh đạo Văn phịng xư lý văn bản, hồ sơ cơng việc theo lĩnh vực, ngành phân công theo dõi pháp luật, hạn định, quy trình bảo lưu ý kiến phiếu trình; Chủ động cập nhật thông tin, văn đạo cấp trên; theo dõi thống kê số liệu, lưu trữ tài liệu có liên quan đến công việc phụ trách nhằm đảm bảo việc quản lý chặt chẽ, xác để tham mưu, đề xuất, giải công việc có sở theo pháp luật phù hợp với tình hình thực tế; đồng thời, thực việc giao nộp hồ sơ, tài liệu cho Lưu trữ hành công ty theo quy định Giữ gìn đồn kết nội bộ, thống phối hợp công tác Chấp hành nghiêm chỉnh phân công, quản lý, điều hành lãnh đạo; tuyệt đối giữ bí mật theo quy định bảo vệ bí mật cơng ty; tăng cường ý thức tổ chức kỷ luật công ty Chịu trách nhiệm trước pháp luật vấn đề tham mưu, đề xuất theo lĩnh vực phân công Thực việc bảo quản trang thiết bị, tài sản khác giao sư dụng làm việc, phục vụ cho công tác; sư dụng tiết kiệm có hiệu quả, tránh lãng phí điện, nước, điện thoại, nhiên liệu vật dụng khác Cán bộ, nhân viên trước nghỉ hưu, chuyển công tác, công tác, học tập dài hạn phải bàn giao hồ sơ tài liệu tài sản Văn phịng mà quản lý cho Trưởng phòng cán thay Đối với trường hợp bàn giao có thời hạn, trở lại nhận nhiệm vụ có trách nhiệm tiếp nhận, hệ thống lại công việc làm thay, đảm bảo công việc theo dõi liên tục, đồng Cán bộ, nhân viên có trách nhiệm chuyển đến phận Văn thư để cập nhật vào chương trình quản lý văn đến Văn phịng tồn cơng văn, hồ sơ, thư từ chuyển đến qua bưu điện nhân viên công ty khác đưa đến trực tiếp, cán công chức họp mang ; thụ lý hồ sơ sau phận văn thư làm thủ tục đăng ký theo quy định, trường hợp đặc biệt thụ lý hồ sơ theo đạo Lãnh đạo Công ty Điện lực Hai Bà Trưng sau đó phải thực lại thủ tục đăng ký phận văn thư theo quy định Cán bộ, nhân viên ứng tiền phục vụ cho cơng tác chậm 30 ngày sau chuyến cơng tác phải tốn số tiền tạm ứng cho công ty Tham mưu đề xuất tổ chức thực có hiệu cải cách hành chính, ứng dụng tin học xư lý cơng việc hàng ngày Tham gia tích cực đầy đủ hoạt động phong trào, sinh hoạt đồn thể, trực cơng ty theo phân cơng Nhìn chung Cơng tác phân công, phối hợp công việc phận Lãnh đạo Văn phòng quan tâm đạo sát thực theo Quy định Việc phân công phối hợp phận giúp cho tiến độ cơng việc hồn thành cách nhanh chóng, kịp thời tiến độ tránh chồng chéo 2.2.6 Kiểm tra, đánh giá cơng tác xây dựng văn hóa Văn hố doanh nghiệp tồn giá trị văn hố gây dựng nên suốt q trình tồn phát triển doanh nghiệp, trở thành giá trị, quan niệm tập quán, truyền thống ăn sâu vào hoạt động doanh nghiệp chi phối tình cảm, nếp suy nghĩ hành vi thành viên doanh nghiệp để theo đuổi thực mục đích doanh nghiệp Trong trình phát triển, văn hóa doanh nghiệp bước hình thành tồn cơng ty Văn hóa khía cạnh đó có thể hiểu chuẩn mực, giá trị văn hóa thể thông qua việc ứng xư công việc, với khách hàng, cấp với cấp dưới, đồng nghiệp với Những quy chuẩn thể qua quy chế quản lý nội công ty xây dựng áp dụng nhiều năm tác động sâu đến tư tưởng điều chỉnh phong cách làm việc cán công nhân viên chức công ty Hàng năm, công tác kiểm tra, đánh giá thu hiều kết như: Tình hình chấp hành giờ giấc làm việc cơng ty tốt Đồng phục mặc theo quy định vào Thứ Hai, Tư, Sáu hàng tuần Trang phục khơng cầu kì, bắt mắt tạo thoải mái tự tin cho nhân viên mặc Đây lễ phục dự buổi lễ họp Ngoài ra, việc đeo thẻ đến công ty cán công nhân viên thực nghiêm túc Thẻ cán bộ, công nhân viên ghi rõ Họ tên, quan, chức danh, số hiệu Tất tạo nên nét văn hóa riêng cơng ty Đồng phục – Nét văn hóa đẹp Công ty Tinh thần tương thân, tương ái, phát triển cộng đồng trở thành nét đẹp văn hóa cơng ty với nhiều hoạt động thiết thực cộng đồng xã hội như, hỗ trợ huyện nghèo tỉnh Lai Châu (Than Uyên, Tân Uyên Phong Thổ) xóa đói, giảm nghèo theo chương trình 30a Chính phủ; vượt qua khó khăn vốn, triển khai dự án đưa điện nông thôn, miền núi, hải đảo ; hỗ trợ địa phương xây dựng trường học, cầu đường, nhà tình nghĩa, ủng hộ đồng bào bị thiên tai lũ lụt Ngoài ra, Văn hóa cơng ty cịn thể cam kết bảo vệ môi trường Uu tiên sư dụng công nghệ tiên tiến, công nghệ “xanh, sạch” thân thiện với môi trường Công ty hưởng ứng, động viên, khuyến khích tồn thể CBCNV nâng cao nhận thức tham gia tích cực vào hoạt động bảo vệ mơi trường, ứng phó với biến đổi khí hậu; giữ gìn phát triển mơi trường sống quan cộng đồng *Tiểu kết: Trong chương 2, em trình bày khái quát tổ chức hoạt động Công ty Điện lực Hai Bà Trưng Bên cạnh đó làm rõ thực trạng công tác kiểm tra, đánh giá công tác văn phịng Cơng ty Những nội dung chương giúp em tìm ưu điểm, nhược điểm, nguyên nhân đưa giải pháp tốt để nâng cao công tác kiểm tra, đánh giá công tác văn phịng mà tơi đề cập chương CHƯƠNG GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CÔNG TÁC KIỂM TRA, ĐÁNH GIÁ TRONG VĂN PHỊNG CƠNG TY CỔ PHẦN XÍCH LÍP ĐƠNG ANH 3.1 Nhận xét, đánh giá 3.1.1 Ưu điểm Văn phịng Cơng ty đơn vị thực tốt nhiệm vụ mình, ln đầu công tác thi đua Công ty Tập thể đội ngũ cơng nhân viên Văn phịng có nhiều năm liền Lãnh đạo Công ty trao tặng cờ thi đua “ĐƠN VỊ HOÀN THÀNH XUẤT SẮC NHIỆM VỤ” Cán công nhân viên làm công tác Văn phòng nhân tố trung tâm, chủ thể Văn phòng Đội ngũ nhân viên làm việc Văn phòng chủ yếu hệ trẻ có lòng nhiệt huyết, tư duy, sáng tạo đào tạo chuyên môn bản; trang thiết bị văn phòng dần đại hóa trang bị đầy đủ trở thành yếu tố đóng góp nên thành công công việc.Văn phòng tạo điều kiện, quan tâm tới việc xây dựng, đào tạo đội ngũ cán có trình độ chun mơn, có phẩm chất trị tốt tác phòng nghiêm túc, động, nhanh nhẹn, cởi mở có tinh thần trách nhiệm cao Công tác Quản trị văn phịng hồn thành chức tham mưu tổng hợp phục vụ hậu cần cho hoạt động quan Văn phịng Cơng ty thực tốt cơng tác lập kế hoạch Trong trình lập kế hoạch có phối hợp cán văn phòng lãnh đạo văn phòng, có xem xét, theo dõi, kiểm tra thường xuyên lãnh đạo văn phòng, giúp cho việc xây dựng kế hoạch xác, đảm bảo đường lối, chủ trương quan Công tác lập kế hoạch thực chặt chẽ từ kế hoạch dài hạn, kế hoạch ngắn hạn với kế hoạch năm, q, tháng Chương trình cơng tác tuần giúp cho đơn vị chủ động công việc Các chương trình, kế hoạch thơng báo rộng rãi giúp cho lãnh đạo đơn vị nắm bắt thông tin nhanh chong, chủ động điều chỉnh công việc Các lãnh đạo văn phòng ý tới cơng tác kiểm tra, đánh giá cơng việc văn phịng để kịp thời phát sai sót, đề xuất biện pháp điều chỉnh, bổ sung Lãnh đạo văn phịng phối hợp với lãnh đạo Cơng ty để ban hành quy chế quan, công tác quản lý vào nề nếp Việc xếp, phân cơng nhiệm vụ Văn phịng khoa học, đảm bảo công việc không bị chồng chéo, lộn xộn, đồng thời khai thác sáng tạo cán bộ, cơng chức phân cơng Vì vậy, cơng việc giải cách nhanh chóng, hiệu tốt Việc đôn đốc thực quy chế làm việc, quy chế cơng tác văn phịng quan tâm đạo từ phía Lãnh đạo Cơng ty Trang thiết bị văn phòng bổ sung, mua sắm dần thay trang thiết bị cũ qua sư dụng nhiều năm đại hoá phù hợp với phát triển khoa học kỹ thuật công nghệ Các máy móc, phương tiện kĩ thuật áp dụng cơng tác văn phịng ngày đa dạng như: máy vi tính, máy fax, máy photocopy, máy chiếu, thiết bị phục vụ họp trực tuyến, … Ngay bàn, ghế làm việc cải tiến rõ nét: từ ghế cố định xuất nhiều ghế xoay Chính việc đổi tăng cường phương tiện thiết bị đại phù hợp với công việc góp phần quan trọng nâng cao suất chất lượng công tác văn phòng quan Việc đưa phần mềm ứng dụng vào cơng tác Văn phịng đem lại hiệu tích cực Đó phần mềm: Bộ phần mềm văn phịng Microsoft Office; Phần mềm chuyển PDF sang WORD; Phần mềm khôi phục liệu Recuva; … Góp phần nâng cao nghiệp vụ văn thư quan, đơn vị 3.1.2 Nhược điểm Bên cạnh thành tích đạt được, cơng tác hành văn phịng nói chung cơng tác kiểm tra, đánh giá văn phòng số hạn chế, cần khắc phục: Đội ngũ cán làm công tác Văn phòng chưa đào tạo chuyên nghiệp Còn thiếu số mẫu sổ quản lý văn như: Sổ đăng ký văn mật đi; Sổ chuyển giao văn đi; Sổ gưi văn bưu điện; Sổ sư dụng lưu; Sổ chuyển giao văn đến; Sổ theo dõi giải văn đến; Sổ đăng ký văn Mật Việc tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ công tác Văn thư, Lưu trữ chưa triển khai Công tác soạn thảo ban hành văn banh văn gặp nhiều lỗi sai quy trình lẫn thể thức Việc lập hồ sơ hành giao nộp tài liệu vào lưu trữ quan chưa quan tâm Vẫn hạn chế nhỏ việc chậm trễ cơng việc, khơng hồn thành tiêu, thời hạn giao Hiện cơng tác Văn phịng chưa đầu tư phần mềm quản lý: Phần mềm quản lý văn bản; Phần mềm quản lý công tác lưu trữ,… Nên hiệu quản lý, việc đại hóa công tác văn phòng hạn chế Việc tuân thủ giờ giấc, nội quy làm việc số cán cơng chức cịn yếu kém, tình trạng muộn sớm cịn diễn 3.1.3 Ngun nhân Cơng tác Văn phịng nói chung cơng tác kiểm tra, đánh giá cơng tác văn phịng cịn bộc lộ số hạn chế số nguyên nhân sau: - Về công tác đạo, kiểm tra, đánh giá lãnh đạo Văn phòng, lãnh đạo đơn vị cơng tác Văn phịng chưa thực sát - Tránh nhiệm trưởng phòng, ban, trung tâm, đơn vị trực thuộc việc kiểm tra, giám sát nghiệp vụ văn thư, lưu trữ chưa tốt Đặc biệt, phần lớn lãnh đạo đơn vị chưa nắm rõ quy định, nghiệp vụ cơng tác văn thư, lưu trữ nên sảy tình trạng kiểm tra, giám sát Việc tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ công tác Văn thư, Lưu trữ chưa triển khai Đây nguyên nhân gây nên hạn chế việc thực nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đơn vị - Việc chưa ban hành số nội quy, quy chế cơng tác văn phịng ảnh hưởng đến hiệu quả, nề nếp hoạt động - Nghiệp vụ số cán bộ, công chức quan chưa vững, đặc biệt nghiệp vụ thực máy vi tinh, mạng Internet, số trang thiết bị văn phòng… chưa thực thành thạo - Việc ứng dụng CNTT vào quản lý, điều hành cịn nhiều hạn chế - Cơng tác tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ chưa quan tâm mức - Thái độ, ý thức, làm việc số cán công nhân viên chưa thực tốt 3.2 Giải pháp 3.2.1 Đổi phong cách quản lý, điều hành cơng tác văn phịng Lãnh đạo Văn phịng Cơng ty có vai trị quan trọng q trình quản lý, điều hành cơng tác văn phịng, hoạt động Văn phịng Cơng ty có hiệu quả, có đảm bảo mục tiêu hay không phụ thuộc nhiều vào người lãnh đạo văn phịng mà cụ thể phong cách quản lý, điều hành lẽ phong cách quản lý, điều hành tạo nên khác biệt tổ chức thước đo đánh giá hiệu hoạt động Văn phịng Cơng ty Trước nhu cầu thay đổi cơng tác văn phịng, thực trạng q trình cải cách hành nhà nước hội nhập quốc tế đổi phong cách Lãnh đạo, điều hành cơng tác văn phịng điều tất yếu khách quan Yêu cầu đặt phải đổi toàn diện theo hướng toàn diện phù hơp với tình hình thực tiễn Cơng ty yêu cầu cải cách hành nhà nước bùng nổ công nghệ thông tin thông qua nội dung: đổi tư duy, quan điểm Lãnh đạo; đổi phương pháp, phương thức Lãnh đạo điều hành 3.2.2 Giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động kiểm tra, đánh giá công tác văn phịng Cơng nghệ thơng tin với thành tựu cơng nghệ tin học, máy tính cơng nghệ truyền thơng làm cho cơng tác văn phịng nói chung, cơng tác quản lý, điều hành cơng tác văn phịng nói riêng nhanh chóng, đại chất lượng số lượng Chính vậy, cần đẩy mạnh việc ứng dụng CNTT cơng tác văn phịng nhằm nâng cao hiệu cơng tác nâng cao uy tín, chất lượng hoạt động quản lý điều hành cơng tác văn phịng Cụ thể: - Trong xây dựng, triển khai chương trình, kế hoạch cơng tác: Đề xuất Lãnh đạo Văn phịng nói chung, Lãnh đạo Văn phịng Cơng ty nói riêng cần nghiên cứu tình hình thực tiễn Cơng ty Văn phịng Cơng ty để tham mưu, đề xuất với Cơng ty trưởng việc xây dựng phần mềm làm công cụ hỗ trợ, đảm bảo thống việc thực hiện, triển khai chương trình, kế hoạch cơng tác Công ty 3.2.3 Nâng cao nhận thức Lãnh đạo quan, Lãnh đạo Văn phòng tầm quan trọng kiểm tra, đánh giá cơng tác văn phịng Cơng tác văn phịng cơng tác quan trọng khơng thể thiếu hoạt động tất quan, tổ chức nói chung, Công ty nói riêng Công ty Điện lực Hai Bà Trưng muốn thực tốt chức năng, nhiệm vụ khâu phải tổ chức tốt cơng tác văn phịng Văn phịng Cơng ty phận tổ chức giúp việc trực tiếp cho Lãnh đạo quan, nơi tổng hợp, xư lý, phân tích thơng tin phục vụ việc định quản lý điều hành Lãnh đạo Vì vậy, Văn phịng tổ chức làm việc khoa học, trật tự, nếp việc quản lý điều hành cơng việc Văn phịng, quan, tổ chức thông suốt, chất lượng, thúc đẩy việc triển khai hiệu nhiệm vụ chuyên môn quan, tổ chức, đơn vị Muốn công tác văn phịng, hoạt động quản lý cơng tác văn phòng đạt đổi chất lượng nâng cao điều kiện tiên nhận thức Lãnh đạo Cơng ty, Lãnh đạo Văn phịng Lãnh đạo Cơng ty, Lãnh đạo Văn phịng nhận thức vai trị, ý nghĩa cơng tác có phương pháp quản lý, điều hành, đầu tư, quan tâm mức Nhận thức họ cụ thể hóa qua việc: xây dựng văn quy định cụ thể, chi tiết nội dung cơng tác văn phịng; trọng khâu tuyển dụng, đào tạo, khen thưởng, kỷ luật, đời sống cán Công ty, công chức; đầu tư ngân sách, sở vật chất, ứng dụng cơng nghệ thơng tin Ngồi ra, Văn phịng Cơng ty ngồi thực tốt chức hậu cần mình, cần làm tốt chức tham mưu, tổng hợp cho Lãnh đạo Công ty vấn đề phạm vi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn để nâng cao vị Văn phịng Cơng ty Cơng ty máy tổ chức Công ty giúp Lãnh đạo Công ty thấy Văn phịng có vị trí đặc biệt quan trọng, thiếu nó quan khó có thể hoạt động tổ chức điều hành công việc cách bình thường *Tiểu kết Trong chương 3, em trình bày số ưu – nhược điểm, nguyên nhân đưa số giải pháp nhằm nâng cao hiệu cơng tác kiểm tra, đánh giá văn phịng Công ty Điện lực Hai Bà Trưng Em hy vọng với giải pháp đưa chương góp phần nâng cao chất lượng cơng tác văn phịng Cơng ty KẾT LUẬN Nhìn chung, hoạt động kiểm tra, đánh giá cơng tác văn phịng Công ty Điện lực Hai Bà Trưng đáp ứng yêu cầu khách quan hoạt động chung quan Bên cạnh đó hoạt động cịn Cơng ty lộ số hạn chế cần nghiên cứu đưa nững giải pháp nhằm đổi công tác Nâng cao nhận thức Lãnh đạo quan, Lãnh đạo Văn phòng tầm quan trọng công tác kiểm tra, đánh giá văn phòng điều cần thiết Bên cạnh đó, lãnh đạo Văn phòng người giữ vai trò chủ chốt, chịu trách nhiệm cao quản lý, điều hành cơng tác văn phịng đổi đổi phong cách quản lý, điều hành công tác văn phòng lãnh đạo Văn phòng giải pháp quan trọng Cùng với đổi phong cách quản lý, điều hành cơng tác văn phịng giải pháp tổ chức, nhân nhằm đảm bảo máy văn phòng gọn nhẹ với chức năng, nhiệm vụ cụ thể cho đơn vị nâng cao trình độ, điều kiện làm việc cho cán bộ, công chức Cuối giải pháp thể chế, ứng dụng công nghệ thơng, đầu tài chính, tư sở vật chất hoạt động quản lý, điều hành công tác văn phòng Giải tốt vấn đề góp phần làm cơng tác văn phịng nói chung, hoạt động kiểm tra, đánh giá cơng tác văn phịng nói riêng hoàn thiện, đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính, đại hóa văn phịng Do thời gian, kỹ vốn kiến thức hạn chế định Việc khảo sát, đánh giá thực trạng khơng tránh khỏi thiếu sót, mang tính chủ quan thân việc khảo sát, thu thập thơng tin tổng hợp số liệu Chính vậy, em mong nhận cảm thông ý kiến đóng góp quý báu quý thầy, giúp việc đánh giá xác thực trạng đề xuất giải pháp nhằm nâng cao công tác kiểm tra, đánh giá văn phịng Cơng ty Điện lực Hai Bà Trưng TÀI LIỆU THAM KHẢO GS.TS Nguyễn Thành Độ, Th.S Nguyễn Ngọc Diệp – Th.S Trần Phương Hiền (2012), Giáo trình quản trị văn phịng, NXB Đại học Kinh tế Quốc dân, Hà Nội TS Nguyễn Ngọc Hiền (2006), Tài liệu bồi dưỡng kỹ quản lý văn phịng, Học viện Hành Quốc gia Nguyễn Hải Sản (2010), Quản trị học, NXB Thống kê, Hà Nội Đại học Khoa học xã hội & Nhân văn (2005), Quản trị văn phòng – Lý luận thực tiễn (Kỷ yếu hội thảo), NXB Đại học Quốc gia, Hà Nội ... kiển tra, đánh giá quản trị văn phòng doanh nghiệp Chương 2: Thực trạng công tác kiểm tra, đánh giá cơng tác văn phịng Cơng ty Điện lực Hai Bà Trưng Chương 3: Các giải pháp nhằm nâng cao công tác. .. công tác kiểm tra, đánh giá cơng tác văn phịng Cơng ty Điện lực Hai Bà Trưng CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC KIỂM TRA, ĐÁNH GIÁ TRONG QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 1.1 Khái niệm 1.1.1 Khái niệm kiểm tra... pháp cho quan công tác kiểm tra, đánh giá cơng tác văn phịng Đối tượng, phạm vi nghiên cứu - Đối tượng đề tài: Công tác kiểm tra, đánh giá công tác văn phịng Cơng ty Điện lực Hai Bà Trưng - Phạm