NGUYỄN THU TRANG, NGUYỄN VĂN KHOA TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN THỰC TẬP NGHỀ NGHIỆP (Khối ngành kinh tế) TRƯỜNG ĐẠI HỌC LÂM NGHIỆP - 2014 NGUYỄN THU TRANG, NGUYỄN VĂN KHOA TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN THỰC TẬP NGHỀ NGHIỆP (Khối ngành kinh tế) Hà Nội, 2014 LỜI NÓI ĐẦU Thực tập nghề nghiệp tài liệu hướng dẫn biên soạn theo nhu cầu, chương trình, mục tiêu đào tạo Khoa kinh tế Quản trị kinh doanh trường Đại học Lâm nghiệp duyệt Tài liệu phục vụ cho chương trình thực tập nghề nghiệp sinh viên khối ngành Kinh tế, nhằm trang bị cho sinh viên kiến thức kỹ thực hành kỹ văn phịng thiết bị văn phịng Nhóm tác giả phân công biên soạn tài liệu sau: Bài thực hành số đến số Th.S Nguyễn Thu Trang biên soạn Bài thực hành số đến số 13 Th.S Nguyễn Văn Khoa biên soạn Trong trình biên soạn, chúng tơi cố gắng bám sát mục tiêu đào tạo yêu cầu tài liệu hướng dẫn Song, kiến thức lý thuyết văn phịng thiết bị văn phịng ln đổi khơng ngừng, tài liệu khó tránh khỏi thiếu sót Vì vậy, mong góp ý bạn đọc Thư đóng góp ý kiến xin gửi địa chỉ: Khoa kinh tế Quản trị kinh doanh, trường Đại học Lâm nghiệp Việt Nam Tập thể tác giả BÀI THỰC HÀNH SỐ TỔ CHỨC VĂN PHÒNG Thời lượng: tiết thực hành Mục đích - Sinh viên cần nắm cách thức bố trí văn phòng làm việc; - Biết trang thiết chủ yếu văn phòng nguyên tắc đặt vị trí trang thiết bị Yêu cầu Sinh viên hiểu cách thức bố trí đặt trang thiết bị văn phịng làm việc mơt cách khoa học thuận tiện Nội dung thực hành - Giới thiệu dạng văn phòng chủ yếu nay; - Các cách thức bố trí văn phịng làm việc; - Nguyên tắc đặt thiết bị văn phòng Nội dung chi tiết 4.1 Văn phòng chức năng, nhiệm vụ văn phòng - Văn phòng máy làm việc tổng hợp trực tiếp quan chức năng, phục vụ cho việc điều hành lãnh đạo; nơi thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý; đồng thời đảm bảo điều kiện vật chất kỹ thuật cho hoạt động chung toàn quan, tổ chức - Chức chính: phục vụ điều hành lãnh đạo quan bảo đảm điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động quan - Nhiệm vụ chung văn phòng: + Lập kế hoạch thu thập, xử lý, truyền đạt thông tin quan; + Tổ chức thu thập, tổng hợp xử lý thông tin để giúp lãnh đạo định; + Theo dõi, đôn đốc việc thực định; + Biên tập, phát hành quản lý văn bản, hồ sơ; + Tổ chức buổi hội họp, sinh hoạt, tiếp khách quan; + Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại quan; + Quản lý thực đạo quan việc sử dụng kinh phí, sở vật chất, trang thiết bị máy móc, vật tư, quan 4.2 Phương pháp bố trí văn phịng (nơi làm việc) 4.2.1 Những yêu cầu chung cần thiết nơi làm việc: - Phù hợp với tính chất quy mơ hoạt động quan: trụ sở quan phải thể mặt quan, tương thích với vị trí - Tính thuận lợi phục vụ cơng việc: mơi trường xung quanh thích hợp (khơng q ồn ào), trang bị phương tiện đầy đủ (ln hồn thiện, cải tiến) phục vụ cho công vụ sinh hoạt cá nhân, cách thức tổ chức tạo tâm lý tích cực, giảm căng thẳng, mệt nhọc - Tính dễ dàng liên hệ giao dịch - Tính bảo mật 4.2.2 Sắp xếp, bố trí nơi làm việc 4.2.2.1 Cơ sở bố trí nơi làm việc - Chức năng, nhiệm vụ phận văn phòng - Cơ cấu tổ chức văn phòng: + Các phận lãnh đạo, văn phịng: cần bố trí nơi dễ giao dịch có tư Các phịng làm việc bố trí theo nguyên tắc bảo đảm giải dây chuyền giải cơng việc, phịng ban có quan hệ thường xuyên với bố trí gần , phịng ban tiếp khách bố trí gần lối vào … + Nhiệm vụ độc lập có mối quan hệ mật thiết với bố trí nơi làm việc - Phịng làm việc phải bảo đảm phát huy hết tác dụng tích cực yếu tố tác động đến suất lao động thoáng mát, nhiệt độ, tiếng ồn, ánh sáng, màu sắc… - Có hệ thống bảng dẫn hành tồn quan, phịng làm việc, chức danh cơng vụ để dễ tìm, liên hệ cơng tác 4.2.2.2 Các dạng văn phịng chủ yếu * Văn phòng “mở” Hiện quan, Doanh nghiệp có xu hướng xếp hệ thống văn phòng mở Các phòng ban ngăn cách vách ngăn kính, mica trong, vng cao khoảng 2m… - Ưu điểm: + Tiết kiệm chi phí diện tích; + Dễ giám sát quản lý; + Thuận tiện việc giao tiếp nhân viên công việc; + Dễ tập trung hoạt động văn phòng; + Dễ thay đổi cần thiết Hình 1.1 Văn phịng bố trí mở * Văn phịng bố trí kín (văn phịng “đóng”) Hệ thống văn phịng đóng ngăn cách phịng riêng Ưu điểm đảm bảo tính an tồn, bí mật, riêng tư, phù hợp với cơng việc địi hỏi tập trung cao Tuy nhiên, có nhược điểm chiếm diện tích, tăng chi phí việc chi trả tiền điện, trang thiết bị văn phịng, khó kiểm tra làm trì trệ luồng cơng việc Hình 1.2 Văn phịng bố trí kín 4.2.2.3 Các yếu tố gây ảnh hưởng đến khả làm việc văn phòng - Ánh sáng: đầy đủ, thích hợp làm giảm mệt mỏi, giảm sai sót nâng cao hiệu Ánh sáng nơi làm việc phải đạt độ đồng Nên tận dụng tối đa ánh sáng thiên nhiên - Màu sắc: có tác dụng tâm lý đến người làm việc văn phòng khách đến Màu sắc phản chiếu ánh sáng đa dạng Sau số khái niệm phản chiếu ánh sáng: + Màu trắng: 85%; màu trắng ngà: 77%; Màu kem: 66%; Màu xám bạc: 50%; màu xanh da trời: 50%; Màu xanh 40% Nói chung văn phịng dùng màu trắng trần nhà, màu mát tường trước mặt nhân viên làm dịu mắt Các phịng tiếp tân nên dùng màu vui vẻ, trung hoà tránh đơn điệu; phòng tầng hầm kho nên dùng màu sáng phản chiếu ánh sáng cao - Âm thanh: Tiếng ồn nhân tố mơi trường có nhiều ảnh hưởng đến hiệu văn phòng Cần sử dụng vách ngăn cách âm số trang thiết bị để giảm tiếng ồn, tránh dùng nhiều vật dụng kim loại, gỗ cứng Bảo đảm an toàn dùng thiết bị điện, thực phòng cháy, chữa cháy theo quy định - Tiện nghi vệ sinh: tiện nghi vệ sinh thuận tiện không gây phiền phức, khó chịu 4.3 Các trang thiết bị đồ dùng văn phòng chủ yếu 4.3.1 Thiết bị văn phịng Là thiết bị dùng cho cơng tác thu thập xử lý thơng tin • Máy vi tính (Computer) • Máy in laser • Máy Scanner • Máy photocopy • Máy fax • Máy hủy hồ sơ • Máy điện thoại • Máy ghi âm, ghi hình • Thiết bị hội nghị Hình 1.3 Các thiết bị văn phòng chủ yếu 4.3.2 Các đồ dùng văn phòng • Bàn, ghế • Tủ đựng hồ sơ • Giá đựng tài liệu 5.1.2.2 Cài đặt LOGO (Tên mặc định đầu dịng tít) để Fax hiển thị tên chủ quản lý máy Fax, địa chỉ: MENU=> SYSTEM SETUP => [#]->[0]->[2] => YOUR LOGO>SET-> dùng bàn phím để vào tên công ty, chủ nhân, địa chỉ, số điện thoại (được 30 ký tự) vd: Ct Ha An X Mai Chuong My Ha Noi 0433456668 => SET nhớ 5.1.2.3 Vào số Fax mình: MENU=> SYSTEM SETUP => [#]->[0]->[3] => YOUR FAX NO >SET-> dùng bàn phím để vào tên công ty, chủ nhân; vd: 0433456668 => SET ghi nhớ 5.1.2.4 Chế độ nhận Fax: Có chế độ nhận Fax + Chế độ nhận Fax tự động: MENU=> SYSTEM SETUP => AUTO ANSWER: ON => [#]->[7]>[7] ->FAX ONLY Bạn yên tâm nhận tất Fax gửi đến (Tự động in Fax gửi đến) + Chế độ TEL / Fax MENU=> SYSTEM SETUP => AUTO ANSWER: OFF => [#]->[7]>[3] ->TEL/FAX Tất gọi đến tín hiệu Fax máy tự động nhận không đổ chuông, tín hiệu điện thoại máy đổ chng lần, sau lần đổ chuông máy chuyển sang tín hiệu Fax + Chế độ nhận Fax thủ cơng: MENU=> SYSTEM SETUP => AUTO ANSWER: OFF => [#]->[7]->[3] >TEL Khi có chng đổ bạn nhấc điện thoại để nghe, tín hiệu Fax bạn ấn phím [FAX/START] đặt ống nghe xuống máy tự nhận Fax cho bạn 5.1.2.5 Các thao tác FAX thông thường: Ta cho tờ tập tài liệu cần Fax vào khay dẫn => bấm số Fax cằn gửi tới => [FAX/START] (vd: 0433 720 095 => [FAX/START]) Đánh giá: Cho điểm thông qua kiểm tra thực hành Yêu cầu cài đặt, lập trình cho máy fax gồm Time, Date, Logo, Ring Thực xong chu trình gửi/nhận fax 66 BÀI THỰC HÀNH SỐ 11 TÊN VÙNG VÀ SỬ DỤNG TÊN VÙNG TRONG CÔNG THỨC EXCEL Thời lượng: tiết thực hành Mục đích - Giúp dễ nhớ vùng, bảng liệu - dễ quản lý liệu áp dụng vào công thức - Giúp công thức ngắn gọn dễ hiểu, dễ sửa chữa - cần thay đổi nội dung vùng liệu kết cơng thức thay đổi theo mà sửa lại công thức - Thực số công thức phức tạp, với số lượng lớn công thức cần xử lý - Làm đơn giản hóa Excel, gồm hàm, cơng thức phức tạp - Tránh sai sót, nhầm lẫn việc quản lý liệu hay việc lập công thức Yêu cầu Sinh viên hoàn thành tập thực hành máy theo thời lượng Nội dung thực Chọn ô, dãy ô mà ta muốn đặt tên Cách 1: Nhấp hộp Name bên trái công thức gõ nhập tên muốn đặt Nhấn Enter 67 Cách 2: Đặt tên thông qua Insert/Name/Define hay dùng tổ hợp phím tắt Ctrl+F3, hộp thoại Name Define ra, Names in workbook ta gõ tên muốn đặt, Refers to : gõ vùng tham chiếu Nếu đặt tên cho hay công thức hộp thoại Refers to gõ hay cơng thức vào Cách 3: Đặt nhãn thông qua hộp thoại Insert/Name/Label Thường sử dụng để đặt nhãn cho cột có tiêu đề, chọn cột ln tiêu đề, add vào hộp thoại Add Label Range/Add/Ok Nhãn vùng lấy theo tiêu đề cột Hình 1: Giao diện Name Manager 68 Hình 2: Giao diện Define Name (New Name) Những qui định việc đặt tên cho ô, công thức, : Các ký tự phép : Ký tự tên phải mẫu tự, ký tự gạch Các ký tự cịn lại tên mẫu tự, số, dấu chấm, ký tự gạch Các tên tham chiếu ví dụ : R1C1 hay A$1 Có thể dùng nhiều từ, khơng có khoảng trống Các ký tự gạch hay dấu chấm dùng để nối từ Ví dụ: Product_01 hay Product.01 Số ký tự : Một tên lên đến 255 ký tự Loại kiểu chữ dùng tên : Excel không phân biệt ký tự in hoa ký tự thường tên Một số ứng dụng sử dụng tên vùng Ví dụ: 69 Ta muốn nhập mã vào ơ, ô bên cạnh tên đầy đủ hàng hóa đó, hình minh hoạ, D2 ta nhập BUT01, ô E2 nhập =vlookup($D$2,$A$1:$B$6,2,0) kết ta muốn Tuy nhiên ta thấy địa làm tham chiếu cho hàm thể tọa độ khó khăn ta muốn kiểm tra xem liệu tham chiếu đâu, lại có nhiều ký hiệu tọa độ khiến bạn khó nhớ, khó sử dụng cơng thức Ta áp dụng đặt tên vùng sau: Bôi đen vùng A1:B6, đặt tên vùng DanhMuc, đặt tên ô E2 GiaTri Khi cơng thức =vlookup(GiaTri,DanhMuc,2,0) cho kết tương tự hàm tạo trên, dễ nhớ sử dụng nhanh Ví dụ Với bảng số liệu gồm cột, 101 hàng, sheet Chuyển sang sheet 2, cần làm yêu cầu Tại ô B2, nhập mã hàng, dùng công thức để xác định Tên hàng (ô C2), Nhà sản xuất (D2), Giá nhập (E2), Chi tiết (F2) Như ta cần làm tối thiểu hàm vlookup cho ô Nếu nhập cơng thức khơng dùng tên vùng, ta có C2 = vlookup ($B$2,Sheet1!$B$2:$C$101,2,0) chép công thức từ ô C2 sang D2, E2, F2 ta phải sửa giá trị công thức C2 thành sang ô D2, thành sang ô E2 Ta thấy khó theo dõi nội dung hàm, cần ý nhiều lập hàm Bây dùng tên vùng: Đặt tên vùng sheet từ B2:C101 DanhMuc 70 Đặt tên vùng sheet ô B2 GiaTri Hàm vlookup vlookup(GiaTri,DanhMuc,2,0) cho kết tương tự Như ta không cần phải nhớ dấu giá trị tuyệt đối cho tham chiếu vùng, cho giá trị, đặt tên vùng tự tham chiếu giá trị tuyệt đối cho vùng đặt tên Một tác dụng tên vùng thay cơng thức làm đơn giản hóa cơng thức Theo ví dụ trên, có u cầu sheet 2, ô B2 cho mã, ô G2 cho số lượng, H2 yêu cầu tính trực tiếp kết thành tiền Ta đặt công thức H2 =G2*(vlookup(GiaTri,DanhMuc,2,0)) Để đơn giản công thức trên, ta tạo tên DonGia cách vào Define Name, bảng New Name, mục Name nhập DonGia, mục Refer to bạn nhập =vlookup(GiaTri,DanhMuc,2,0) ấn ok Khi cơng thức H2 đơn giản hóa =G2*DonGia Việc áp dụng linh hoạt tên vùng vào cơng thức tính mang lại nhiều lợi ích, thú vị ta sử dụng excel, giúp đem lại cảm giác gần gũi, linh hoạt, đẹp mắt Ta không thấy công thức khơ khan với tọa độ, dài dịng khó hiểu với công thức ghép nối chằng chịt Mọi đơn giản nhiều, dễ tìm, dễ nhớ, dễ sử dụng không cho người viết mà cho người xem Giúp cho người sử dụng người quản lý dễ dàng kiểm soát đượccác trang tính Đánh giá Chun cần: Tham gia đầy đủ thời gian học phần (20%) Hoàn thành kiểm tra đánh giá buổi học (60%) Hoàn thành thực hành cuối học phần (20%) 71 BÀI THỰC HÀNH SỐ 12 TẠO MỤC LỤC TỰ ĐỘNG VÀ TRỘN VĂN BẢN TRONG MSWORD Thời lượng: tiết thực hành Mục đích: Hướng dẫn sinh viên nắm qui trình tạo mục lục tự động, cập nhật bảng mục lục, chỉnh sửa bảng mục lục Thơng qua q trình thực hành sinh viên tự tạo mục lục cấu trúc phù hợp với chương mục văn mẫu Học viên biết cách trộn file chứa liệu nguồn thường trình bày dạng bảng biểu đơn giản table, sheet (của Excel, Access) bảo đảm đủ số cột, hàng nội dung ô với file văn mẫu trình bày hồn chỉnh văn kết kết hợp hai file cho trước Yêu cầu Chuẩn bị trước file văn gồm nhiều chương, mục để tạo mục lục cho tài liệu Sau thực hành phải có sản phẩm mục lục ghi đề mục với số trang, theo trình tự trình bày sách, tạp chí (để đầu cuối tài liệu) Sinh viên in giấy mời, giấy báo nhập học, phiếu kq học tập, …từ file mẫu giáo viên Nội dung 4.1 Tạo mục lục tự động 4.1.1 Tạo mục lục tự động: Có bước để tạo mục lục tự động: Bước 1: Chuẩn bị tài liệu cho bảng mục lục Sau bạn định tên chương tiêu đề xuất mục lục bạn cần áp dụng số Style đặc biệt để Word thêm chúng vào mục lục tự động Các Style nằm tab Home, nhóm Styles Với chương tiêu đề làm sau: Chỉ trỏ vào tên tiêu đề chương 72 Trong nhóm Styles, chọn Heading cho cấp độ cao tên chương, Heading cấp độ tiếp theo, tên của phần chương Heading cho tiêu đề phụ Các Heading Styles bảng mục lục tự động làm việc với để tạo bảng mục lục cho tài liệu Word định mục lục Heading làm cấp độ cao bảng mục lục, Heading tương ứng với cấp độ cao thứ hai Heading cho cấp độ Bước 2: Tạo bảng mục lục cho tài liệu Sau chọn Heading Style phù hợp cho phần, đến lúc thu thập tất chúng vào bảng mục lục, lúc Word làm việc thay cho bạn Đầu tiên bạn trỏ nơi bạn muốn bảng mục lục xuất hiện, thơng thường người ta đặt mục lục đầu tài liệu Trên tab References, chọn Table of Contents, sau click Automatic Table Automatic Table bạn cảm thấy phù hợp Bảng mục lục xuất với hộp màu xanh nhạt Đó hiệu ứng để thông báo cho bạn biết mục lục tự động 4.1.2 Cập nhật bảng mục lục Sau tạo bảng mục lục cho tài liệu, bạn phải trì Bảng mục lục tự động cập nhật tài liệu mở; cịn hay tự cập nhật bạn thêm tên chương tiêu đề vào làm thay đổi số trang tài liệu Chỉ cần thực bước sau: Bạn cập nhật mục lục cách Click vào tab References sau chọn Update Table nhóm Table of Contents Khi cập nhật bảng mục lục bạn hỏi bạn muốn cập nhật toàn mục lục hay muốn điều chỉnh số trang Chọn điều chỉnh số trang bạn thêm nội dung làm tăng số trang tài liệu mà không thêm tiêu đề mới, bạn thêm thay đổi nội dung tiêu đề nên chọn Update entire table Bạn nên tránh việc sửa chữa trực tiếp vào bảng mục lục, bạn cập nhật bảng mục lục bạn liệu thay đổi Để thay đổi nội 73 dung bảng mục lục, chỉnh sửa tài liệu, không sửa trực tiếp bảng mục lục, sau click Update Table 4.1.3 Thay đổi bảng mục lục Có nhiều cách để bạn thay đổi bảng mục lục Bên cạnh việc chọn nhiều kiểu định dạng có sẵn Word, bạn tự thiết kế chi tiết bảng mục lục cho riêng mình, chẳng hạn định số cấp cho mục lục, có cho số trang xuất hay không, tạo đường nối dấu chấm tiêu đề số trang, v.v 4.2 Trộn tài liệu 4.2.1 Các bước thực Bước 1: Tạo bảng danh sách nội dung cần trộn Ví dụ: DSSV, Bảng điểm, bảng danh sách cán cần mời họp, Sau ghi lên đĩa với tên Lưu ý: Bảng bao gồm hàng cột hàng chứa tiêu đề cần trộn hoten, ngaysinh, diem, Bước 2: Mở tệp soạn thảo nội dung văn cần trộn giấy mời, giấy báo nhập học, Bước 3: Vào thực đơn Tools\ Mail Merge\ Create\ chọn From letters Chọn nút Active Window Bước 4: Chọn nút Get Data\ Open Data Source Trong hộp thoại Open Data Source ta mở tệp danh sách ghi.(DSSV) Sau chọn nút Edit main Document Bước 5: Sau trở văn cần trộn ta đưa trỏ lệnh đến mục có nội dung chung Hoten, ngaysinh, Sau vào Insert merge Field công cụ Mail Merge, chọn nội dung cột tương ứng có thực đơn Lần lượt chọn cho tất mục lại văn cịn lại ta xem cách nháy trái chuột biểu tượng Bước 6: Vào lại Tools\ Mail Merge hộp thoại ta chọn nút Merge hộp thoại xuất hiện: Trong hộp thoại ta chọn: 74 All: để trộn tất From To… để trộn từ hàng đến hàng Mục When merging Record: Để chọn không chọn việc trộn hàng khơng có liệu Cuối chọn nút Merge Tạo hiệu ứng Tạo thích: Để tạo thích ta đặt trỏ sau từ cần thích, vào Insert\chọn FootNote hộp thoại ta chọn: Auto Number để tự động chọn thứ tự thích Custom Mark: Để tự đánh số chọn kí tự đặc biệt FootNote: Để ghi dịng thích cuối trang End Note: Để ghi dịng thích sau dịng văn cần thích Chọn Options để thay đổi chế độ bắt đầu đánh số thích, kiểu đánh, Tạo thích nổi: Vào Insert\Comment đánh nội dung cần thích Cuối chọn Close 4.1.2 Chèn nội dung File khác vào văn thời: Để chèn nội dung tệp văn khác có vào văn ta soạn thảo ta thực sau: Bước 1: Đặt trỏ vị trí cần chèn Bước 2: Vào Insert\File mở tệp có nội dung cần chèn Khi nội dung văn mở xuất vị trí trỏ văn thời Đánh giá Đánh giá cách cho điểm sinh viên thực hành địa điểm thực hành 75 BÀI THỰC HÀNH SỐ 13 KỸ NĂNG TRÌNH BÀY POWER POINT Thời lượng: tiết thực hành Mục đích Hướng dẫn sinh viên biết sử dụng phần mềm Microsoft Power Point để tạo thuyết trình u cầu Hồn thành tập nhiệm vụ giao liên quan đến học Chủ động chuẩn bị tài liệu theo hướng dẫn giáo viên Nội dung 4.1 Cách tạo thuyết trình đơn giản Làm quen nhanh với PowerPoint 2007 Các thao tác 4.2 Thêm âm lời thoại Chơi file âm Chơi âm từ đĩa CD 4.3 Chuẩn bị thuyết trình Bảo vệ, in ấn chuẩn bị sẵn sàng cho thuyết trình 4.4 Cách chỉnh sửa biểu đồ, đồ thị, bảng biểu Sử dụng hiệu ứng đồ họa với SmartArt Tạo trình diễn chuyên nghiệp với slide đồ họa 4.5 Thay đổi định dạng thuyết trình Cá nhân hóa định dạng thuyết trình Khám phá sức mạnh Custom layout Đánh giá Đánh giá cách cho điểm sinh viên thực hành địa điểm thực hành 76 MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU BÀI THỰC HÀNH SỐ TỔ CHỨC VĂN PHÒNG Nội dung thực hành 4.1 Văn phòng chức năng, nhiệm vụ văn phòng 4.3 Các trang thiết bị đồ dùng văn phòng chủ yếu 4.3.1 Thiết bị văn phòng 4.3.2 Các đồ dùng văn phòng 4.3.3 Nguyên tắc đặt đồ dùng thiết bị văn phòng 10 Hướng dẫn thực 10 Đánh giá 11 BÀI THỰC HÀNH SỐ TỔ CHỨC CUỘC HỌP 12 Nội dung 12 4.1 Các dạng hội họp chủ yếu 12 4.2 Các công việc để thực họp 13 4.2.1 Chuẩn bị họp 13 4.2.2 Điều khiển họp 13 4.2.3 Công việc cần làm sau họp 14 4.3 Cách thức xếp chỗ ngồi họp 14 4.3.1 Cách thức xếp chỗ ngồi họp tiệc chiêu đãi 14 Hướng dẫn thực 18 Đánh giá 18 BÀI THỰC HÀNH SỐ THỰC HÀNH LỄ TÂN VĂN PHÒNG 19 Nội dung 19 4.1 Hoạt động lễ tân quan 19 4.1.1 Chuẩn bị khu vực lễ tân 19 4.1.2 Tổ chức phân loại khách 20 4.1.3 Tổ chức đón khách quan 21 4.1.4 Những tình thường gặp tiếp xúc với khách 24 4.1.5 Phương châm ứng xử tiếp khách 24 4.2 Tiếp khách qua điện thoại 25 4.2.1 Trả lời gọi đến 25 4.2.2 Chuyển, trì gọi 26 4.2.3 Thực lời nhắn 26 4.2.4 Thực gọi (gọi điện đi) 26 Hướng dẫn thực 27 77 Đánh giá 27 BÀI THỰC HÀNH SỐ THỰC HÀNH NGHIỆP VỤ VĂN THƯ 28 Nội dung 28 4.1 Giải quản lý văn quan 28 4.1.1 Tổ chức giải quản lý văn đến 28 4.1.2.Tổ chức giải quản lý văn 30 4.1.3 Quản lý văn nội 31 4.1.4 Quản lý văn mật 31 4.1.5 Cách sử dụng dấu công tác văn thư 32 4.2 Công tác lập hồ sơ 32 4.2.1 Công tác lập danh mục hồ sơ 33 Hướng dẫn thực 38 Đánh giá 38 BÀI THỰC HÀNH SỐ THỰC HÀNH SOẠN THẢO VĂN BẢN HÀNH CHÍNH 39 Nội dung 39 4.1 Phân loại văn hành thơng thường 39 4.2 Thể thức văn hành 39 4.2.1 Thành phần thể thức văn 42 Hướng dẫn thực 48 Đánh giá 48 BÀI THỰC HÀNH SỐ MÁY ĐẾM TIỀN VÀ MÁY SOI TIỀN 49 Nội dung 49 4.1 Máy đếm tiền 49 4.1.1 Các loại máy đếm tiền nguyên lý làm việc 49 4.1.2 Cách sử dụng 49 4.1.3 Đánh giá kết 50 4.2 Máy soi tiền 50 4.2.1 Giới thiệu chung 50 4.2.2 Cách phân biệt tiền giả 50 4.2.3 Hướng dẫn thực 51 4.2.4 Đánh giá kết 51 BÀI THỰC HÀNH SỐ IN VĂN BẢN 52 Nội dung 52 4.1 Phân biệt loại máy 52 4.2 Thực hành in máy in lasez 52 78 BÀI THỰC HÀNH SỐ MÁY SCANNER 56 Dụng cụ chuẩn bị 56 Nội dung 56 5.1 Giới thiệu thiết bị 56 5.2 Tính máy 56 5.3 Cấu tạo máy 57 5.4 Nguyên lý hoạt động 57 5.5 Các bước thực 57 5.5.1 Cài đặt 57 Đánh giá 58 BÀI THỰC HÀNH SỐ SỬ DỤNG MÁY PHOTOCOPY 59 Dụng cụ chuẩn bị 59 Nội dung 59 5.1 Các đặc điểm máy photocopy AR-5316/AR-5320 59 5.1.1 Máy photocopy laser tốc độ cao 59 5.1.2 Hình ảnh chất lượng cao 59 5.1.3 Nhiều tính copy khác 59 5.1.4 Scan one/print many (sopm) 59 5.2 Tên phận chức 60 5.3 Bảng điều khiển 61 5.4 Cách nạp giấy 61 5.5 Chức COPY 61 5.5.3 Tự động chuyển khay 63 5.5.4 Tăng, giảm tỉ lệ phóng to thu nhỏ 63 5.5.5 Chụp trang đôi (chụp sách) 63 5.6 Chức In 63 Đánh giá: Cho điểm thông qua kiểm tra thực hành 64 BÀI THỰC HÀNH SỐ 10 SỬ DỤNG MÁY FAX 65 Dụng cụ chuẩn bị 65 Nội dung 65 5.1 Giới thiệu máy fax 65 5.1.1 Tính máy: 65 5.1.2 Cài đặt bản: 65 Đánh giá: Cho điểm thông qua kiểm tra thực hành 66 79 BÀI THỰC HÀNH SỐ 11 TÊN VÙNG VÀ SỬ DỤNG TÊN VÙNG TRONG CÔNG THỨC EXCEL 67 Thời lượng 67 Mục đích 67 Yêu cầu 67 Nội dung thực 67 Đánh giá .71 BÀI THỰC HÀNH SỐ 12 TẠO MỤC LỤC TỰ ĐỘNG VÀ TRỘN VĂN BẢN TRONG MSWORD 72 Nội dung 72 4.1 Tạo mục lục tự động 72 4.1.2 Cập nhật bảng mục lục 73 4.1.3 Thay đổi bảng mục lục 74 4.2 Trộn tài liệu 74 4.2.1 Các bước thực 74 4.1.2 Chèn nội dung File khác vào văn thời: 75 Đánh giá 75 BÀI THỰC HÀNH SỐ 13 KỸ NĂNG TRÌNH BÀY POWER POINT 76 Nội dung 76 4.1 Cách tạo thuyết trình đơn giản 76 4.2 Thêm âm lời thoại 76 4.3 Chuẩn bị thuyết trình 76 4.4 Cách chỉnh sửa biểu đồ, đồ thị, bảng biểu 76 4.5 Thay đổi định dạng thuyết trình 76 Đánh giá 76 80 ... KHOA TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN THỰC TẬP NGHỀ NGHIỆP (Khối ngành kinh tế) Hà Nội, 2 014 LỜI NÓI ĐẦU Thực tập nghề nghiệp tài liệu hướng dẫn biên soạn theo nhu cầu, chương trình, mục tiêu đào tạo Khoa kinh. .. Thể thức văn thể qua sơ đồ 5 .1 40 20-25 mm 11 15 5b 5a 9a 10 a 12 15 -20 mm 10 b 30-35 mm 7a 9b 13 7c 7b 14 Sơ đồ 5 .1 Sơ đồ bố trí thành phần thể thức văn giấy A4 41 Ghi Ô số : Thành phần thể thức... tế Quản trị kinh doanh trường Đại học Lâm nghiệp duyệt Tài liệu phục vụ cho chương trình thực tập nghề nghiệp sinh viên khối ngành Kinh tế, nhằm trang bị cho sinh viên kiến thức kỹ thực hành kỹ