Đang tải... (xem toàn văn)
Tổng quan lý thuyết của môn học Kiểm soát nội bộ. Nội dung nhằm củng cố lại lý thuyết môn học dành cho những bạn đang học chuyên ngành kế toán - kiểm toán.
1 TỔNG QUAN I Định nghĩa: II Báo cáo COSO: III Cấu trúc Báo cáo COSO: IV Các phận COSO 2013: V Mối quan hệ phận hợp thành HTKSNB: VI Sự hữu hiệu KSNB: VII Vai trò trách nhiệm KSNB: Hội đồng quản trị: Uỷ ban kiểm toán: Nhà quản lí: 4 Nhà quản lý: KTV nội bộ: Nhân viên: Các đối tượng khác bên ngoài: GIAN LẬN BIỆN PHÁP PHÒNG NGỪA GIAN LẬN I Định nghĩa: II Tam giác gian lận: III Đặc điểm nhân viên: IV Đặc điểm tổ chức: V ACFE: Loại gian lận: Người thực gian lận: Người phát gian lận: Gian lận theo giới tính: Gian lận theo loại hình tổ chức: Gian lận theo quy mô tổ chức: KHUÔN MẪU HỆ THỐNG KSNB THEO COSO I Mơi trường kiểm sốt: Môi trường kiểm soát: Các nguyên tắc: Mơi trường kiểm sốt hữu hiệu: II Đánh giá rủi ro: 10 Xác định mục tiêu: 11 Nhận dạng rủi ro: 12 Phân tích rủi ro: 13 Nhận dạng đánh giá thay đổi: 14 III Hoạt động kiểm soát: 14 Tích hợp HĐKS với đánh giá rủi ro: 14 Xem xét đặc điểm đơn vị: 15 Xây dựng HĐKS cho quy trình KD: 15 Phối hợp loại hoạt động kiểm soát: 16 Xem xét cấp độ đơn vị cần áp dụng HĐKS: 18 Giải vấn đề phân chia trách nhiệm: 18 IV Thông Tin Và Truyền Thông 18 Thông tin: 19 Truyền thông: 19 V Giám sát 19 Giám sát thường xuyên: 20 Giám sát định kì: 20 KIỂM SOÁT MUA HÀNG – TỒN TRỮ - TRẢ TIỀN 20 I Đặc điểm, sai phạm mục tiêu kiểm soát: 20 Đặc điểm: 20 Sai phạm xảy ra: 21 Mục tiêu kiểm soát: 21 II Các thủ tục kiểm soát chủ yếu: 22 Thủ tục kiểm soát chung: 22 Mục tiêu kiểm soát cụ thể: 22 2.1 Khâu đặt hàng: 22 2.2 Khâu nhận hàng: 23 2.3 Khâu tồn trữ: 23 2.4 Theo dõi nợ phải trả phải trả tiền: 24 Một số gian lận thường gặp biện pháp kiểm soát tương ứng: 25 TỔNG QUAN I ĐỊNH NGHĨA: KSNB trình bị chi phối người quản lý, hội đồng quản trị nhân viên đơn vị, thiết lập để cung cấp đảm bảo hợp lý nhằm đạt mục tiêu: (1) Sự hữu hiệu hiệu hoạt động (2) Sự tin cậy BCTC (3) Sự tuân thủ luật lệ quy định II BÁO CÁO COSO: Các phận hệ thống KSNB (dự thảo) Các phận hệ thống KSNB (Báo cáo thức) Chính trực, giá trị đạo đức, lực Mơi trường kiểm sốt Mơi trường kiểm soát Mục tiêu - Đánh giá rủi ro Xử lý điều kiệu thay đổi Đánh giá rủi ro Thủ tục kiểm soát Hoạt động kiểm soát Hệ thống thông tin Truyền thông Thông tin Truyền thông Giám sát Giám sát III CẤU TRÚC BÁO CÁO COSO: P1: Tóm tắt dành cho người điều hành P2: Khn mẫu KSNB P3: Công cụ đánh giá hệ thống KSNB IV CÁC BỘ PHẬN CỦA COSO 2013: + Môi trường kiểm soát + Đánh giá rủi ro + Các hoạt động kiểm sốt + Giám sát + Thơng tin Truyền thông V MỐI QUAN HỆ GIỮA CÁC BỘ PHẬN HỢP THÀNH HTKSNB: + Quan hệ theo hàng dọc + Quan hệ theo hàng ngang + KSNB liên quan đến phận, hoạt động tổ chức tồn tổ chức nói chung 4 VI VII SỰ HỮU HIỆU CỦA KSNB: Hiểu rõ mục tiêu hoạt động tổ chức đạt mức độ nào, BCTC lập trình bày cách đáng tin cậy, Các luật lệ quy định tuân thủ Cần đánh giá: + Năm phận cấu thành HTKSNB có hữu khơng? + Nếu có, chúng có hoạt động hữu hiệu khơng? VAI TRỊ VÀ TRÁCH NHIỆM ĐỐI VỚI KSNB: Hội đồng quản trị: Phê chuẩn giám sát sách liên quan sứ mạng, tầm nhìn chiến lược Phê chuẩn giám sát sách đạo đức người quản lí đề xuất thực Giám sát hiệu hoạt động nhà quản lý Bảo đảm hoạt động HĐQT hữu hiệu Uỷ ban kiểm toán: Phần lớn thành viên Uỷ ban không nằm ban giám đốc Các thành viên HĐQT chọn Bắt buộc phải thành lập cơng ty cổ phần Phải sốt xét BCTC trước công bố BCTC công ty đại chúng Chọn lựa cơng ty kiểm tốn độc lập Công việc: - Kiểm tra BCTC hàng năm - Là cầu nối KT độc lập BGĐ Nhà quản lí: Là người chịu trách nhiệm chủ yếu hệ thống kiểm soát nội Trong đơn vị lớn: Trách nhiệm nhà quản lý cao cấp - Lãnh đạo, huy nhà quản lý cấp trung gian - Soát xét cách thức điều hành kinh doanh Trách nhiệm người quản lý cấp - Thiết kế sách, thủ tục kiểm sốt chức họ Trong đơn vị nhỏ, việc điều hành thường người chủ sở hữu đồng thời người quản lý đơn vị Nhà quản lý: Trách nhiệm: Thiết lập mục tiêu chiến lược Sử dụng nguồn lực (con người vật chất) để đạt mục tiêu định Chỉ đạo giám sát hoạt động tổ chức (từ bên bên ngoài) Nhận diện đối phó với rủi ro (bên bên ngồi) 5 KTV nội bộ: Thơng qua dịch vụ cung cấp cho phận đơn vị, góp phần làm tăng tính hữu hiệu HT KSNB Nhân viên: Kiểm soát nội liên quan đến trách nhiệm thành viên đơn vị thông qua hoạt động ngày Các nhân viên góp phần vào q trình đánh giá rủi ro hay giám sát Các đối tượng khác bên ngồi: Các kiểm tốn viên bên ngồi (như kiểm toán viên độc lập, kiểm toán viên nhà nước) Các nhà lập pháp lập quy Các khách hàng nhà cung cấp cung cấp thơng tin hữu ích thơng qua giao dịch với tổ chức Những đối tượng khác bên ngồi tổ chức nhà phân tích tài chính, giới truyền thơng GIAN LẬN BIỆN PHÁP PHỊNG NGỪA GIAN LẬN I ĐỊNH NGHĨA: Gian lận hành vi dối trá, mánh khóe, lừa lọc người khác Cịn sai sót khuyết điểm khơng lớn, sơ suất gây II TAM GIÁC GIAN LẬN: Áp lực: Khó khăn tài Hậu từ thất bại cá nhân Các khó khăn kinh doanh Bị cô lập Muốn ngang với người khác Quan hệ chủ-thợ Cơ hội Năm bắt thông tin Kĩ thực Thái độ, cá tính Gian lận phụ thuộc nhiều vào thái độ hay cá tính cá nhân III ĐẶC ĐIỂM CỦA NHÂN VIÊN: Sống mức trung bình Nợ nần cao Quá mong muốn có thu nhập cao Có mối liên hệ thân thiết với khách hàng hay nhà cung cấp Cảm giác trả lương không tương xứng với đóng góp Mối quan hệ khơng tốt chủ-thợ Có mong muốn chứng tỏ họ vượt qua kiểm soát tổ chức 6 Có thói quen cờ bạc Chịu áp lực từ/hay phụ thuộc gia đình q mức Khơng ghi nhận thành tích ĐẶC ĐIỂM CỦA TỔ CHỨC: IV Đặt nhiều niềm tin vào nhân viên chủ chốt Thiếu thủ tục phê chuẩn thích hợp Khơng u cầu công bố đầy đủ khoản đầu tư thu nhập cá nhân Không tách biệt chức bảo quản tài sản phê chuẩn Thiếu kiểm tra hay sốt xét dộc lập việc thực Khơng theo dõi chi tiết hoạt động Không tách biệt chức bảo quản tài sản với kế tốn Khơng tách biệt số chức kế toán Thiếu dẫn rõ ràng nhiệm vụ quyền hạn Thiếu giám sát kiểm toán nội Bàn cân gian lận: Cao Áp lực Thấp Cao Cơ hội Thấp Thấp Tính trung thực Cao Biện pháp ngăn ngừa hành vi ăn cắp tổ chức: Quy định rõ ràng hành vi không chấp nhận tổ chức Không ngừng phổ biến thông tin hữu ích, quy định tổ chức cho toàn thể nhân viên Thực việc phê chuẩn thực tế Công khai phê chuẩn V ACFE: Kết cơng trình nghiên cứu: Loại gian lận: Tham ô: Sử dụng quyền lực, chức vụ Lãnh đạo cấp cao Biển thủ: sử dụng cong việc Nhân viên Gian lận BCTC: giải áp lực cho công ty, làm lợi cho Ban giám đốc, quản lý Người thực gian lận: Ai người thực gian lận? Nhân viên > Nhà quản lý > Chủ sở hữu & Ban lãnh đạo Mức độ thiệt hại đối tượng gây ra? Nhân viên (44%, trung bình vụ 50,000USD) > Nhà quản lý (34%, thiệt hại trung bình 150,000USD) > Chủ sở hữu & Ban lãnh đạo (19%, trung bình vụ 850,000 USD) Người phát gian lận: Ai người phát gian lận? Mẹo – lời khuyên (chiếm 40%), kiểm toán nội (chiếm 15%) đánh giá quản lý (chiếm 13%) Gian lận theo giới tính: Nam giới chịu trách nhiệm từ 65% đến 70% gian lận Gian lận theo loại hình tổ chức: Loại hình doanh nghiệp xảy gian lận nhiều nhất? Công ty tư nhân có KSNB cá nhân làm chủ Gian lận theo quy mô tổ chức: Gian lận DN có quy mơ nhỏ lớn so với DN có quy mơ lớn Biện pháp ngăn ngừa phát gian lận: Kiểm toán độc lập Xây dựng chuẩn mực đạo đức Kiểm toán nội Kiểm tra độc lập BCTC KSNB thực Sự soát xét người quản lý BCTC Chương trình nâng cao nhận thức cho nhân viên kiểm soát Thành lập ủy ban kiểm tốn Thiết lập đường dây nóng Sốt xét định kỳ người quản lý Huấn luyện chống gian lận cho phận quản lý Huấn luyện chống gian lận cho nhân viên Ban hành sách chống gian lận Kiểm tra đột xuất Luân chuyển nhân Những gian lận phổ biến BCTC: Gian lận tài sản: Gian lận tiền: + Gian lận thu tiền: Loại gian lận Mơ tả Ví dụ Skimming Tiền bị đánh cắp trước Thu từ KH không ghi sổ ghi vào sổ Bán hàng Cash larceny Tiền bị đánh cắp sau Nhận séc tiền mặt ghi vào sổ không nhập quỹ 8 + Gian lận chi tiền: Loại gian lận Mô tả Lập hóa đơn Nhân viên nộp hóa đơn hàng hóa khơng có thực Thanh tốn chi phí khơng có thật Nhân viên u cầu cơng ty tốn khoản chi ảo Gian lận séc Sử dụng séc cho mục đích cá nhân Tiền lương Tính lương cho nhân viên khơng có thực Ghi nhận việc chi tiền Ghi nhận nghiệp vụ chi tiền khơng có thật để che dấu việc đánh cắp tiền Biển thủ tiền tồn Lấy tiền quỹ công ty quỹ Gian lận tài sản phi tiền tệ: Loại gian lận Mô tả Hàng tồn kho Đánh cắp, đánh giá sai tài sản hữu hình, tài sản phi tiền tệ: hàng tồn kho, công cụ dụng cụ,… Thông tin Nhân viên đánh cắp thơng tin mật nhân viên Chứng khốn Đánh cắp cổ phiếu, trái phiếu hay chứng khoán khác Gian lận BCTC: Che dấu công nợ chi phí: + Khơng ghi nhận nợ phải trả chi phí; + Vốn hóa khoản chi phí khơng phép vốn hóa; + Khơng lập dự phịng phải trả Gian lận doanh thu: + Bán hàng ảo + Ghi nhận doanh thu cho hàng tồn kho + Giao dịch hoán đổi + Nhồi kênh phân phối + Ưu đãi phụ + Doanh thu tăng tốc Gian lận chi phí: + Vốn hóa chi phí + Trì hỗn chi phí + Khơng ghi nhận chi phí: chi phí kiện tụng, tranh chấp + Mua hàng ảo + Dự phịng khơng Gian lận hàng tồn kho: + Đánh giá hàng tồn kho + Khai khống hàng tồn kho: tạo chứng từ phiếu kiểm hàng, Báo cáo tồn kho, thay đổi chất lượng hàng tồn kho Gian lận nợ phải thu: + Khách hàng khơng có thật + Khơng lập đầy đủ dự phịng Gian lận tài sản cố định: + Đánh giá sai tài sản qua hợp + Ghi sổ tài sản khơng có thực, khơng ghi nhận giá trị tài sản, khơng vốn hóa đầy đủ chi phí KHN MẪU HỆ THỐNG KSNB THEO COSO I MƠI TRƯỜNG KIỂM SỐT: Khn mẫu KSNB: Mơi trường kiểm sốt: MTKS tập hợp tiêu chuẩn, quy trình, cấu trúc làm táng cho việc thiết kế vận hành KSNB đơn vị Các nguyên tắc: Nguyên tắc 1: Cam kết tính trung thực giá trị đạo đức Nguyên tắc 2: HĐQT thể độc lập với người quản lý đảm nhiệm chức giám sát việc thiết kế vận hành hệ thống kiểm soát nội đơn vị Nguyên tắc 3: Dưới giám sát HĐQT, nhà quản lý xây dựng cấu, cấp bậc báo cáo phân định trách nhiệm quyền hạn phù hợp cho việc thực mục tiêu đơn vị Nguyên tắc 4: đơn vị thể cam kết sử dụng nhân lực thông qua thu hút, phát triển giữ chân cá nhân có lực phù hợp với mục tiêu đơn vị Nguyên tắc 5: Đơn vị rõ trách nhiệm giải trình cá nhân liên quan đến trách nhiệm kiểm soát họ để đạt mục tiêu thiết lập Mơi trường kiểm sốt hữu hiệu: Cam kết tính trung thực giá trị đạo đức: Phản ánh thông qua: Sứ mạng giá trị cốt lõi Các chuẩn mực hay quy tắc ứng xử Các sách ban hành thực tiễn áp dụng Các nguyên tắc điều hành Hướng dẫn, thị Thái độ cách thức xử lý sai phạm Hành động hàng ngày nhà lãnh đạo cấp đơn vị 10 (1) Quan điểm người lãnh đạo cấp cao: Xây dựng giá trị đơn vị Xác định triết lý kinh doanh Áp dụng thông điệp, quy định hành động đắn (2) Thiết lập tiêu chuẩn ứng xử: o Hướng dẫn nhân viên hành vi, hoạt động hàng ngày đưa định để đạt mục tiêu đơn vị o Khi thiết lập cần ý: Thiết lập điều xem đúng, sai Đưa hướng dẫn để phân biệt sai, đồng thời cân nhắc rủi ro có liên quan Tiêu chuẩn phải phản ánh quy định, luật lệ Nhà nước mong đợi khác bên liên quan (3) Đánh giá tuân thủ tiêu chuẩn ứng xử: Xác định nguyên nhân vi phạm tiêu chuẩn ứng xử Việc đánh giá tuân thủ quy tắc ứng xử thực người quản lý phận độc lập Các nhân viên tham gia vào trình đánh giá báo cáo vi phạm (4) Giải sai lệch kịp thời: Thực trách nhiệm giám sát: Quyền hạn trách nhiệm HĐQT Độc lập chuyên môn phù hợp Thể chức giám sát HĐQT liên quan đến: mơi trường kiểm sốt, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm sốt, thơng tin truyền thông, giám sát Thiết lập cấu trúc, quyền hạn trách nhiệm: Xác định cấu tổ chức cấp bậc báo cáo Phân định trách nhiệm quyền hạn Giới hạn việc ủy quyền Thực thi cam kết lực: Chính sách nguồn nhân lực việc áp dụng thực tế Thu hút, phát triển giữ chân cá nhân có lực Lên kế hoạch chuẩn bị cho việc kế nhiệm Đảm bảo trách nhiệm giải trình Xác lập trách nhiệm giải trình thông qua cấu, quyền hạn trách nhiệm Xác lập tiêu thức đo lường kết hoạt động, gồm có biện pháp khuyến khích khen thưởng Xem xét áp lực mức Đánh giá hiệu làm việc, khen thưởng kỷ luật II ĐÁNH GIÁ RỦI RO: Rủi ro khả kiện xảy tác động tiêu cực đến việc đạt mục tiêu 11 Đánh giá rủi ro trình nhận dạng phân tích rủi ro ảnh hưởng đến việc đạt mục tiêu, từ quản trị rủi ro Ngưỡng chịu đựng rủi ro: Là mức độ dao động tối đa chấp nhận so sánh kết đạt với mục tiêu đề Các nguyên tắc: Nguyên tắc 6: Đơn vị xác định mục tiêu cách cụ thể, tạo điều kiện cho việc nhận dạng đánh giá rủi ro liên quan đến việc đạt mục tiêu Nguyên tắc 7: Đơn vị nhận dạng rủi ro đe dọa mục tiêu đơn vị phân tích rủi ro để quản trị rủi ro Nguyên tắc 8: Đơn vị cân nhắc khả có gian lận đánh giá rủi ro đe dọa đạt mục tiêu Nguyên tắc 9: Đơn vị nhận dạng đánh giá thay đổi ảnh hưởng đáng kể đến hệ thống kiểm soát nội Xác định mục tiêu: Mục tiêu Mục tiêu Mục tiêu Hoạt động Tồn đơn vị Tài Tn thủ Từng phận Phi tài Báo cáo Mục tiêu Hoạt động Báo cáo Tuân thủ Hiệu lực hiệu hoạt động Báo cáo tài đáng tin cậy Tuân thủ quy định pháp luật Gắn với nhiệm vụ đơn vị Tăng khả huy động nguồn lực Tránh nghĩa vụ pháp lý Phụ thuộc vào tiêu chuẩn bên Phụ thuộc vào thay đổi bên Ảnh hưởng đến phân bổ nguồn lực Thay đổi theo lựa chọn nhà quản lý 12 Nhận dạng rủi ro: Rủi ro Rủi ro Rủi ro Hoạt động Tồn đơn vị Tài Tn thủ Từng phận Phi tài Báo cáo Rủi ro hoạt động Rủi ro tuân thủ Rủi ro báo cáo Không đạt mục tiêu Vi phạm pháp luật hoạt động cam VN kết DN với bên ngồi Tài sản khơng có thực tế Tài sản nguồn lực khác trình hình thành sử dụng: mát, lãng phí, hư hỏng, lạm dụng, phá hoại… Vi phạm pháp luật quốc tế Tài sản không thuộc quyền sở hữu đơn vị Vi phạm quy định… Đánh giá không giá trị tài sản khoản công nợ Doanh thu chi phí khơng khai báo đầy đủ Thơng tin trình bày khơng phù hợp với chuẩn mực kế tốn… Rủi ro toàn đơn vị Nhân tố tác động bên + Sự phát triển kỹ thuật + Thay đổi nhu cầu KH + Chiến lược hoạt động đối thủ cạnh tranh + Quy định luật pháp + Thảm họa thiên nhiên +Thay đổi kinh tế… Nhân tố tác động bên + Hệ thống thông tin + Năng lực nhân viên + Thay đổi người quản lý + Bản chất hoạt động doanh nghiệp khả nhân viên tiếp cận TS + Năng lực Hội đồng quản trị/Ủy ban kiểm toán… Rủi ro phận Rủi ro phận/ hoạt động liên quan đến việc thực mục tiêu phận/hoạt động đó: + Bộ phận bán hàng + Bộ phận sản xuất + Bộ phận cung ứng + Bộ phận kế tốn,… 13 Phân tích rủi ro: Nhận diện gian lận Loại gian lận Gian lận lập trình bày báo cáo + Doanh nghiệp có cấu sở hữu phức tạp + Lợi nhuận vượt trội + Dòng tiền từ hoạt động KD liên tục âm, bù đắp dòng tiền từ hoạt Nhận động tài (tăng vốn) + Lợi nhuận cao bất thường biết trước đợt tăng vốn + Hay thay đổi người đại diện Đe dọa mục tiêu Biện pháp Biển thủ tài sản Tham ô + Nhân viên: trộm cắp hàng hóa doanh nghiệp sử dụng tài sản cho mục đích cá nhân, khơng mang lại lợi ích cho doanh nghiệp + Nhân viên thơng đồng với nhà cung cấp, khách hàng bên thứ ba: tốn khống hóa đơn khơng có thật + Nhà cung cấp: hóa đơn bị ghi khống khơng có thật + Tham thực người có chức vụ, quyền hạn nhận hối lộ + Người thực hành vi tham phải có mục đích, động vụ lợi + Mục tiêu báo cáo + Mục tiêu tuân thủ + Mục tiêu hoạt động + Mục tiêu tuân thủ + Mục tiêu hoạt động + Mục tiêu tuân thủ + Chú ý đến điều chỉnh doanh thu bất thường + Các công ty nên tránh đặt mục tiêu không thực tế +Có chương trình đào tạo đạo đức KD + Xây dựng HT KSNB hữu hiệu, quy định chặt chẽ, phân công rõ quyền hạn nghĩa vụ + Thành lập phận KSNB đường dây nóng để thu nhận thơng tin nhanh + Kiểm tra giám sát, ngăn ngừa việc lợi dụng chức vụ, quyền hạn để vụ lợi + Tăng cường công tác kiểm tra giám sát việc tổ chức thực + Ngăn chặn, đẩy lùi hoạt động gây lãng phí, thất TS đơn vị + Nâng cao nhận thức, trách nhiệm đội ngũ cán quyền cấp sở lĩnh vực phịng, chống tham nhũng + Kiểm tra, đối chiếu sổ sách, chứng từ, hóa đơn với TS DN thường xuyên xem có trùng khớp khơng + Giám sát q trình mua bán hàng hóa với bên ngồi + Phân chia trách nhiệm cho nhân viên + Quản lý nhân viên chặt chẽ, giám sát nghiêm ngặt 14 Nhận dạng đánh giá thay đổi: Thay đổi từ bên Thay đổi từ bên + Sự thay đổi môi +Thay đổi hoạt động kinh doanh: trường hoạt động Thay đổi mơ hình kinh doanh Mua bán, hợp hoạt động KD quan trọng + Biến động môi Mở rộng hoạt động nước ngồi trường tự nhiên Tăng trưởng nhanh chóng Kỹ thuật +Thay đổi lãnh đạo chủ chốt III HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT: HĐKS tập hợp sách thủ tục nhằm đảm bảo thực thị nhà quản lý để giảm thiểu rủi ro đe dọa đến việc đạt mục tiêu đơn vị HĐKS tồn cấp độ tổ chức đơn vị, giai đoạn khác quy trình kinh doanh bao gồm kiểm sốt cơng nghệ Ngun tắc 10: Đơn vị lựa chọn xây dựng HĐKS để giảm thiểu rủi ro Nguyên tắc 11: Đơn vị lựa chọn xây dựng HĐKS chung công nghệ Nguyên tắc 12: Đơn vị triển khai HĐKS thơng qua sách thủ tục kiểm sốt Chú ý xây dựng HĐKS: Tích hợp HĐKS với đánh giá rủi ro: Xác định mục tiêu tổ chức Nhận diện rủi ro Nhận diện hậu tiềm tàng Mức độ chấp nhận BGĐ rủi ro Khơng có biện pháp khơng có Chấp nhận rủi ro 15 Chia sẻ rủi ro Tránh rủi ro Ngăn ngừa rủi ro Giảm hậu Xem xét liệu có biện pháp kiểm sốt rủi ro thích hợp áp dụng khơng? có Khơng có hành động có Rủi ro khơng kiểm sốt có mức chấp nhận không Không Không Thiết lập hay điều chỉnh hoạt động KSNB Cân đối rủi ro kiểm sốt: + Cân đối chi phí lợi ích + Cân đối hoạt động kiểm soát với rủi ro phát sinh + Nếu biện pháp kiểm soát nhiều, gây tốn kém, cần thay đổi cấu kiểm soát ngược lại Xem xét đặc điểm đơn vị: Hoạt động kiểm soát thực không giống đơn vị Vì có quy mơ khác doanh nghiệp… Xây dựng HĐKS cho quy trình KD: Quy trình kinh doanh: tập hợp hoạt động liên quan lĩnh vực hướng tới việc đạt mục tiêu đơn vị Mỗi quy trình KD sử dụng nguồn lực đầu vào để tạo kết đầu thông qua thực tập hợp hoạt động nghiệp vụ Các kiểm soát mà trực tiếp hỗ trợ cho hoạt động quy trình KD, gọi kiểm soát ứng dụng hay kiểm soát nghiệp vụ 16 Đầy đủ Kiểm sốt nghiệp vụ Mục tiêu Chính xác Có thật Phối hợp loại hoạt động kiểm sốt: Hoạt động kiểm sốt nhằm để ngăn ngừa hay để phát sai phạm kết hợp hai Hoạt động kiểm sốt thực thủ công tự động Khi thiết kế hoạt động kiểm soát phải xác định hoạt động kiểm sốt nhằm đạt mục tiêu gì, hoạt động tuân thủ thực tế thiết kế ban đầu hay không Tính hữu hiệu hoạt động kiểm sốt việc ngăn ngừa phát sai phạm tùy thuộc nhiều vào ngưỡng chịu đựng rủi ro đơn vị cho rủi ro định Các loại HĐKS phổ biến thực tế: Xét duyệt Xét duyệt: HĐKS nhằm ngăn ngừa nghiệp vụ khống nghiệp vụ không tuân thủ quy định đơn vị Thủ tục xét duyệt thực tự động thủ công Tùy theo đơn vị mà thẩm quyền xét duyệt khác cấp quản lý Thủ tục xét duyệt giúp đảm bảo mục tiêu có thật Ủy quyền: ủy thác cho thuộc cấp quyền hạn định thông qua việc ban hành sách chung Khi phê duyệt cần phải tuân thủ: Quy định cấp phê duyệt Quy định sở phê duyệt Quy định dấu hiệu phê duyệt Quy định cấp ủy quyền Cần lưu ý: Phải quan tâm nội dung hình thức Tránh chồng chéo làm tăng phức tạp, thời gian, ảnh hưởng đến tiến độ công việc Cấp phê duyệt, việc ủy quyền phê duyệt cần phân định cách rõ ràng 17 Xác minh Xác minh: thủ tục so sánh, đối chiếu hai thông tin với so sánh thơng tin với sách, quy định đơn vị thực biện pháp xử lý có khơng qn Việc xác minh thực thủ cơng tự động Thủ tục xác minh thông thường giúp đạt mục tiêu đầy đủ, xác có thật Kiểm soát vật chất Là hoạt động kiểm soát doanh nghiệp nhằm giảm thiểu: Mất mát Lãng phí Lạm dụng Hư hỏng Phá hoại cho tài sản máy móc, nhà xưởng, tiền bạc, hàng hóa, cổ phiếu, trái phiếu tài sản khác DN + Hạn chế tiếp cận tải sản + Kiểm kê tài sản + Sử dụng thiết bị + Bảo vệ thơng tin Kiểm sốt liệu thường trực Các liệu thường trực tập tin sử dụng thường xun cho q trình xử lý thơng tin Việc cập nhật bảo trì liệu cần thực để đảm bảo tính xác, đầy đủ có thật thơng tin Chỉnh hợp + Là thủ tục so sánh hai hay nhiều thơng tin với có khơng quán cần thực biện pháp cần thiết để đảm bảo tính đắn thơng tin + Thường áp dụng tiền gửi ngân hàng, khoản phải thu, phải trả + Chỉnh hợp giúp đạt mục tiêu đầy đủ, xác trình xử lý thơng tin Rà sốt Là thủ tục nhằm đánh giá xem thủ tục kiểm soát khác (như xét duyệt, xác minh, chỉnh hợp, kiểm soát vật chất,…) có thực đầy đủ, xác tuân thủ quy định đơn vị hay không Nhà quản lý thường áp dụng thủ tục rà soát nghiệp vụ hay khoản mục có rủi ro cao 18 Xem xét cấp độ đơn vị cần áp dụng HĐKS: Đơn vị cần lựa chọn xây dựng HĐKS áp dụng cấp độ đơn vị Việc kết hợp hoạt động kiểm soát cấp độ nghiệp vụ cấp độ cao tạo thành lớp kiểm sốt nhằm đối phó với rủi ro mà đơn vị gặp phải Hoạt động kiểm sốt cấp độ nghiệp vụ nhằm đối phó trực tiếp với rủi ro cụ thể Hoạt động kiểm soát cấp cao giúp phát nhóm rủi ro Giải vấn đề phân chia trách nhiệm: + Dựa nguyên tắc là: phân công, phân nhiệm bất kiêm nhiệm + Không cá nhân nắm tất khâu quy trình nghiệp vụ từ phát sinh đến kết thúc + Các chức cần tách biệt: Chức xét duyệt bảo quản Kế toán bảo quản Xét duyệt kế tốn Ngăn ngừa việc ghi nhận khơng để che dấu hiệp vụ không hợp lệ Xét duyệt Ngăn ngừa xét duyệt nghiệp vụ không hợp lệ để tham ô tài sản Bảo vệ TS Ghi chép Ngăn ngừa việc ghi nhận sai để che dấu tài sản mát + Khi phân chia chức cho phòng ban phải kèm theo phân cấp việc xét duyệt + Có thể ủy quyền sách cho cấp thừa hành thực hoạt động thường xuyên xét duyệt chung + Các nghiệp vụ quan trọng với số tiền lớn nhà quản lý cao cấp xét duyệt IV THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG Nguyên tắc 13: đơn vị thu thập, tạo lập sử dụng thơng tin thích hợp có chất lượng nhằm hỗ trợ cho vận hành kiểm soát nội Nguyên tắc 14: Đơn vị truyền thông nội thông tin cần thiết nhằm hỗ trợ cho vận hành kiểm soát nội 19 Nguyên tắc 15: Đơn vị truyền thơng với bên ngồi vấn đề có tác động tới việc vận hành KSNB Thông tin: Thông tin tin tức cần thiết giúp cá nhân, phận thực trách nhiệm Các loại thông tin: Thông tin tài Thơng tin hoạt động Thơng tin tn thủ Một thơng tin dùng cho nhiều mục tiêu khác Đơn vị cần thu thập, tạo lập sử dụng thơng tin thích hợp có chất lượng nhằm hỗ trợ cho vận hành KSNB Xác định yêu cầu thơng tin, cân đối lợi ích chi phí liên quan Thu thập nguồn liệu bên bên đơn vị Xử lý liệu thành thông tin Đảm bảo chất lượng thông tin Truyền thông: Là việc trao đổi truyền đạt thơng tin cần thiết tới bên có liên quan lẫn doanh nghiệp Giúp cho cá nhân hiểu rõ cơng việc ảnh hưởng đến cá nhân khác để từ có biện pháp khắc phục Ngồi nội Trong nội Thơng tin từ đối tượng bên ngồi cần + Từ cấp xuống cấp thu thập, xử lý báo cáo cho cấp + Từ cấp lên cấp thích hợp để giúp ứng xử kịp thời + Theo hàng ngang cá nhân hay phận doanh nghiệp + Truyền thơng cho đối tượng bên ngồi đơn vị +Đảm bảo thơng tin từ bên ngồi truyền đạt tới nhà quản lý Hội đồng quản trị cá nhân có liên quan + Xây dựng kênh truyền thông chuyên biệt + Cách thức truyền thông V + Truyền thông thông tin cần thiết cho việc vận hành hệ thống KSNB + Truyền thông cho HĐQT + Xây dựng kênh truyền thông chuyên biệt + Cách thức truyền thông GIÁM SÁT Nguyên tắc 16: Đơn vị lựa chọn, triển khai thực việc giám sát thường xuyên định kỳ để đảm bảo phận KSNB hữu hoạt động hữu hiệu Nguyên tắc 17: Đơn vị đánh giá truyền đạt khiếm khuyết KSNB kịp thời cho cá nhân có trách nhiệm để họ thực hành động sửa chữa, bao gồm nhà quản lý cấp cao HĐQT cần thiết 20 Mục đích : Nhằm đánh giá chất lượng HTKSNB điều chỉnh cho phù hợp Có hai loại giám sát : +Giám sát thường xuyên +Giám sát định kỳ Giám sát thường xuyên: Được thực đồng thời hoạt động hàng ngày đơn vị Giám sát định kì: Giám sát kiểm toán viên nội Giám sát cá nhân độc lập khác Giám sát chéo chức phận Giám sát dựa theo đơn vị ngành Tự đánh giá Đánh giá truyền đạt kịp thời khiếm khuyết HTKSNB, thực hành động cải thiện cần lưu ý: Đánh giá kết hoạt động giám sát Báo cáo khiếm khuyết HTKSNB Giám sát hành động sửa chữa KIỂM SOÁT MUA HÀNG – TỒN TRỮ - TRẢ TIỀN I ĐẶC ĐIỂM, SAI PHẠM VÀ MỤC TIÊU KIỂM SOÁT: Đặc điểm: mua hàng đặt hàng nhận hàng tồn trữ nợ phải trả trả tiền Rủi ro cao (trải qua nhiều khâu, liên quan đến tài sản nhạy cảm) dễ bị tham ô, chiếm dụng Hàng tồn kho thường khoản mục trọngyếu (chiếm tỷ trọng lớn tổng TS) 21 Sai phạm xảy ra: Giai đoạn Gian lận, sai soát Đề nghị mua hàng + Mua hàng ko cần thiết (ko phù hợp nhu cầu,…) + Hàng mua ko đảm bảo chất lượng, giá, mua cao + Hàng mua nhiều nhu cầu sử dụng + Đặt mua hàng trễ sớm + Đề nghị mua hàng trùng lắp Xét duyệt mua hàng Không xét duyệt xét duyệt ko Chọn nhà cung cấp Thông đồng (NV thông đồng với NCC để lấy hàng gian lận (NCC) với nhau) Nhận hàng + Không (chủng loại, số lượng, chất lượng,…) + Biển thủ hàng (ko nhập kho) Bảo quản Hàng mua bị cắp hay suy giảm chất lượng Theo dõi NPTra + Ghi sai (niên độ, KH, số tiền) + Không theo dõi hàng giảm giá/trả lại cho NCC Trả tiền + Ghi nhận sai (niên độ, NCC, số tiền) + Lập chứng từ khống để toán + Chi trả nhiều giá trị hàng nhận + Trả tiền chưa phê duyệt, trả tiền trễ hạn + Không theo dõi kịp thời hàng trả lại cho NCC giảm giá Mục tiêu kiểm soát: Phương pháp tiếp cận Mục tiêu Rủi ro Thủ tục Mục tiêu Kiểm soát chung: Hữu hiệu (mục tiêu sản lượng, chất lượng, quy cách) Hiệu (so sánh kết chi phí liên quan) BCTC đáng tin cậy (trình bày trung thực tiền, GVHB, Lợi nhuận, HTK, Nợ phải trả) Tuân thủ (quy định Hợp đồng kinh tế, quản lý HĐ, ngoại tệ, Thuế có liên quan) 22 Mục tiêu kiểm soát cụ thể: Khâu đặt hàng Xét duyệt Mua (giá, số lượng, chất lượng, nhu cầu, nhà cung cấp) Nhận hàng Đúng chất lượng, số lượng, thời gian,… Tồn trữ Đúng số lượng, quy cách, phẩm chất Không bị biển thủ Đảm bảo dự trữ cho trình sản xuất kinh doanh Lập HĐ trả tiền Tuân thủ pháp luật quy định Trả đối tượng, số tiền Quản lý NPTrả Theo dõi chi tiết nhà cung cấp, Trả nợ hạn Theo dõi thời hạn hưởng chiết khấu II CÁC THỦ TỤC KIỂM SOÁT CHỦ YẾU: Thủ tục kiểm soát chung: - Phân chia trách nhiệm: (C2,III,6) - Kiểm sốt q trình xử lý thơng tin: Kiểm soát người dùng, liệu Kiểm soát chứng từ, sổ sách Ủy quyền xét duyệt - Kiểm tra độc lập việc thực Mục tiêu kiểm soát cụ thể: 2.1 Khâu đặt hàng: Mục tiêu kiểm soát + Mua hàng chủng loại quy cách + Số lượng mua tối ưu + Chất lượng đạt yêu cầu + Giá hợp lý + Giá tối ưu Rủi ro + Hàng không chủng loại, quy cách + Hàng mua không cần thiết + Mua hàng không đủ + Mua hàng thừa + Đề nghị mua hàng trùng lắp + Hàng chất lượng + Giá không hợp lý + Mất chiết khấu + Mua khống + Phân chia trách nhiệm: Có cần tổ chức phận mua hàng độc lập với phận sử dụng? Tại sao? + Ủy quyền xét duyệt: Cách thức xét duyệt? Ai xét duyệt nghiệp vụ đặt hàng? 23 + Kiểm sốt chứng từ: Mục đích phiếu đề nghị mua hàng? Nêu nội dung chứng từ này? Khi không cần phiếu đề nghị mua hàng? Mục đích đơn đặt hàng? Nêu nội dung chứng từ này? + Các thủ tục đặc biệt: Làm để mua hàng giá? Làm để số lượng đặt hàng dự trữ tối ưu? Chính sách chọn nhà cung cấp? + Phân tích rà sốt: Có thể đối chiếu tiêu nào? Phân tích tỷ số nào? + Quản trị hoạt động: Có thể đối chiếu tiêu nào? Phân tích tỷ số nào? + Thơng tin truyền thơng: Các sách thủ tục rõ ràng + Thông tin với nhà cung cấp: Đơn đặt hàng Chấp nhận ĐĐH Các thay đổi trình giao dịch + Hồ sơ theo dõi ĐĐH chưa thực + Hồ sơ theo dõi ĐĐH thực 2.2 Khâu nhận hàng: Mục tiêu kiểm soát - Nhận hàng chủng loại, quy cách - Nhận hàng số lượng - Hàng nhận an toàn - Ghi chép đầy đủ nghiệp vụ nhập kho - Không nhập khống Rủi ro - Nhận hàng không chủng loại - Nhận hàng không số lượng - Hàng bị thất - Hàng nhập khơng ghi chép - Nhập khống Phân chia trách nhiệm: Có cần tổ chức phận nhận hàng độc lập với phận mua hàng kho/sử dụng? Tại sao? Ủy quyền xét duyệt: Ai xét duyệt nghiệp vụ nhận hàng? Kiểm sốt chứng từ: Có cần lập phiếu nhập/Báo cáo nhận hàng? Nếu có nội dung cần phản ánh? Bảo vệ tài sản: trình nhập hàng phải có chứng kiến phận nhận thủ kho Hàng phải nhập kho kịp thời Kho bảo quản an toàn Ghi chép kịp thời nghiệp vụ nhận hàng Kiểm kê định kỳ đối chiếu với sổ sách 2.3 Khâu tồn trữ: Mục tiêu kiểm soát Rủi ro - Hàng tồn kho khơng bị thất thốt, tham hay sử dụng sai mục đích - Kiểm sốt tình trạng phẩm chất HTK - HTK ghi chép xác sổ sách liên quan - Hàng tồn kho kiểm kê xác - Tuân thủ quy định liên quan đến HTK - Hàng tồn kho bị thất thốt, tham ơ, sử dụng sai mục đích - Hàng tồn kho bị hư hỏng, lỗi thời - Hàng tồn kho bị ghi chép sai, ảnh hưởng đến báo cáo tài - Khơng tn thủ quy định Để HTK không bị thất thốt, tham hay sử dụng sai mục đích: - Bổ nhiệm thủ kho - Tổ chức kho an toàn ngăn nắp 24 - Hạn chế tiếp cận kho - Mọi trường hợp xuất kho phải phê duyệt - Giám sát nhập xuất kho - Ghi chép thẻ kho Kiểm kê HKT: - Có kế hoạch kiểm tra chi tiết - Kiểm soát chặt chẽ việc khóa sổ trước kiểm kê - Tách biệt: hàng hóa người khác - Kiểm sốt: việc điều chuyển HTK lúc kiểm kê - Giám sát: việc cân đo đong đếm - Chọn mẫu kiểm tra kết kiểm kê (kiểm kê lại) - Báo cáo xử lý chênh lệch kiểm kê Để HTK không bị hư hỏng, lỗi thời: - Nguyên tắc FIFO - Báo cáo định kỳ hàng chất lượng - Tổ chức kho an toàn ngăn nắp - Kiểm kê kho định kỳ bất thường - Tính số vịng quay để phát mặt hàng chậm luân chuyển - Sử dụng mơ hình quản lý HTK thích hợp Để HTK không bị ghi chép sai, ảnh hưởng đến BCTC: - Sử dụng chứng từ cần thiết như: Phiếu nhập, xuất, lệnh bán hàng phiếu giao hàng với biểu mẫu đầy đủ - Ghi chép kịp thời - Đối chiếu định kỳ phận - Kiểm kê định lỳ bất thường - Sử dụng hệ thống kê khai thường xuyên - Sử dụng máy tính Các quy định liên quan đế HTK: - Thu thập quy định pháp luật liên quan bảo vệ mơi trường, phịng chống cháy nổ, an tồn lao động… - Xây dựng quy định nội chi tiết chặt chẽ - Phổ biến tổ chức huấn luyện nhân viên liên quan quy định - Tổ chức kiểm tra định kỳ đột xuất việc tuân thủ quy định 2.4 Theo dõi nợ phải trả phải trả tiền: Mục tiêu kiểm soát - Tuân thủ pháp luật quy định - Trả đối tượng, số tiền - Theo dõi chi tiết nhà cung cấp, - Trả nợ hạn Rủi ro - Ghi nhận sai (niên độ, nhà cung cấp, số tiền) - Lập chứng từ khống để tốn, quay vịng chứng từ - Chi trả nhiều giá trị hàng nhận, trả tiền cho hàng không mua - Trả tiền chưa phê duyệt, trả tiền trễ hạn - Theo dõi thời hạn hưởng - Không theo dõi kịp thời hàng trả lại cho nhà chiết khấu cung cấp giảm giá 25 Phân chia trách nhiệm: - Bộ phận kế toán NPTra cần tổ chức độc lập với phận mua hàng, kho hàng Ủy quyền xét duyệt: - Tất trường hợp tốn phải xét duyệt người có thẩm quyền phận kế toán Kiểm soát chứng từ: - Việc toán thực có đầy đủ chứng từ gốc (phiếu nhập, hóa đơn, đơn đặt hàng,…) đính kèm với phiếu chi, séc - Các chứng từ gốc phải kiểm tra tính xác, hợp lệ, hợp lý trước chấp nhận tốn - Chứng từ chi hồn thành phải lưu trữ đầy đủ theo số thứ tự phiếu chi/séc - Mở sổ theo dõi chi tiết NCC - Từ d/s NCC xác định số NCC, kiểm tra mã số trước nhận khoản phải trả - Lập báo cáo tình hình NPTra cuối kỳ có phân tích theo thời hạn trả Đối chiếu xử lý khác biệt: - Định kỳ đối chiếu phận mua hàng, nhận hàng kế toán NPTra để ghi nhận chênh lệch số liệu - Đối chiếu tổng hợp chi tiết phải trả người bán - Đối chiếu giấy báo NCC với số liệu theo dõi chi tiết - Chỉnh hợp chênh lệch với biểu mẫu thích hợp Một số gian lận thường gặp biện pháp kiểm soát tương ứng: Gian lận Biện pháp kiểm soát Mua hàng cho mục đích cá nhân Xét duyệt đề nghị mua hàng Thanh tốn khống Đối chiếu hóa đơn mua hàng với đơn đặt hàng, báo cáo nhận hàng,… Tách biệt chức (mua hàng, nhận hàng,…) Cập nhật kiểm tra d/s NCC Chọn nhà cung cấp với giá cao Tổ chức đấu thầu, kiểm tra độc lập Luân chuyển cơng tác định kỳ Thanh tốn sai Kiểm tra, đối chiếu hóa đơn mua hàng với chứng từ khác Đánh dấu lên chứng từ gốc xét duyệt toán Trộm cắp hàng Hạn chế tiếp cận Kiểm kê Gian lận kiểm kê Phổ biến đầy đủ thủ tục kiểm kê Giám sát chặt chẽ Tái kiểm ... khấu II CÁC THỦ TỤC KIỂM SOÁT CHỦ YẾU: Thủ tục kiểm soát chung: - Phân chia trách nhiệm: (C2,III,6) - Kiểm sốt q trình xử lý thơng tin: Kiểm soát người dùng, liệu Kiểm soát chứng từ, sổ sách... hoạch kiểm tra chi tiết - Kiểm sốt chặt chẽ việc khóa sổ trước kiểm kê - Tách biệt: hàng hóa người khác - Kiểm soát: việc điều chuyển HTK lúc kiểm kê - Giám sát: việc cân đo đong đếm - Chọn mẫu kiểm. .. quy cách - Nhận hàng số lượng - Hàng nhận an toàn - Ghi chép đầy đủ nghiệp vụ nhập kho - Không nhập khống Rủi ro - Nhận hàng không chủng loại - Nhận hàng không số lượng - Hàng bị thất - Hàng nhập
