THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HỘI CHỢ TRIỂN LÃM THƯƠNG MẠI CỦA CÔNG TY THC I.SƠ LƯỢC VỀ CÔNG TY 1.Quá trình thành lập Trước năm 1998, là đơn vị trực thuộc hội đồng liên minh các hợp tác xã Việt Nam, là đơn vị hành chính sự nghiệp với chức năng nhiệm vụ hỗ trợ các doanh nghiệp vừa và nhỏ đẩy mạnh công tác tiếp thị và đầu tư. Tới ngày 1/1/1998 luật Thương mại yêu cầu các doanh nghiệp hành chính sự nghiệp không được phép tổ chức hội chợ triển lãm mà chỉ có các doanh nghiệp hạch toán kinh doanh độc lập mới được phép tổ chức hội chợ triển lãm. Nên đến ngày 1/1/1999 theo quyết định số 1964/QĐ ngày 3/5/1998 của Bộ trưởng Bộ Văn hoá thông tin, Công ty trách nhiệm hữu hạn THC được ra đời hoạt động theo điều lệ doanh nghiệp đã được ban hành theo quyết định 265/QĐ-TC ngày 1/3/1995 và luật pháp hiện hành của nhà nước tên giao dịch của công ty THC. Địa chỉ của Công ty: 63 Đường Giảng Võ Hà Nội Điện thoại: 04. 7337887 – Fax: 04. 7337886 Với số vốn kinh doanh gần 1 tỷ đồng, trong 2 năm qua hoạt động kinh doanh dịch vụ của công ty đã phát triển và thu hút được nhiều thành quả đáng kể. Tuy là một doanh nghiệp trách nhiệm hữu hạn mới được thành lập năm 1999 nhưng hoạt động của công ty với đội ngũ kỹ sư, hoạ sỹ, cử nhân khoa học được đào tạo trong và ngoài nước, hiện nay tổng số cán bộ công nhân viên trong công ty bao gồm 16 người trong đó có 2 kỹ sư, 2 hoạ sỹ, 10 cử nhân, 1 thạc sỹ kinh tế. Các hoạt động kinh doanh của công ty bao gồm: - Cung cấp thông tin thị trường, giúp khách hàng hoạch định chiến lược quảng cáo, chiến dịch chiếm lĩnh thị trường của sản phẩm hoặc dịch vụ. - Quảng cáo trên các phương tiện giao thông công cộng, trên mọi phương tiện thông tin đại chúng. - Tổ chức, thiết kế và dàn dựng gian hàng triển lãm trong và ngoài trời. Trong năm 1999 mặc dù bị ảnh hưởng không nhỏ bởi cuộc khủng hoảng tài chính trong khu vực làm cho hoạt động dịch vụ của công ty bị giảm sút do bị mất khách hàng như Thái Lan, Hàn Quốc…Bên cạnh đó, sự cạnh tranh gay gắt trong hoạt động kinh doanh dịch vụ. Tuy nhiên, công ty vẫn nỗ lực cố gắng khắc phục khó khăn, duy trì công việc và đảm bảo thu nhập cho các anh chị em trong công ty. Từng bước đổi mới, đẩy mạnh, triển khai thực hiện cá biện pháp chuyên môn nghiệp vụ, quản lý tài chính…phù hợp với đặc thù kinh doanh dịch vụ. Chính vì vậy công ty vẫn đảm bảo kết quả cao trong kinh doanh, hoàn thành đầy đủ nghĩa vụ nộp ngân sách nhà nước, không phải vay nợ ngân hàng, cụ thể kết quả kinh doanh của công ty được thể hiện trong hai năm qua ở bảng sau: Bảng kết quả sản xuất kinh doanh Đơn vị: 1000 đồng STT Các chỉ tiêu Năm 1999 2000 1 Tổng doanh thu 8.000.000 12.512.000 2 Tổng chi phí - Trong đó: CPQLDN 7.880.000 2.000.000 12.000.000 4.123.000 3 Lợi nhuận trước thuế 170.000 512.000 4 Lợi nhuận sau thuế 90.000 312.000 Các chỉ tiêu lợi nhuận sau thuế mà công ty THC đã đạt được trong 2 năm 1999 và 2000: - Tỷ lệ tương đối năm 2000 so với năm 1999 = 000.90 000.312 3,467 ta thấy tỷ lệ lợi nhuận năm 2000 so với năm 1999 đã tăng lên 346,7% - Tỷ lệ tuyệt đối năm 2000 so với năm 1999 312.000 – 90.000 = 222.000 Như vậy so với năm 1999 thì lợi nhuận sau thuế của công ty đã tăng lên 222.000.000 đồng. Qua số liệu phản ánh kết quả sản xuất kinh doanh của công ty THC ta nhận thấy doanh thu từ hoat động kinh doanh của công ty có chiều hướng tốt, đi lên. Mặc dù còn gặp nhiều khó khăn nhưng công ty đã khắc phục để doanh số ngày càng tăng lên. Điều này cho thấy sự nỗ lực trong hoạt động kinh doanh của công ty tiếp tục đẩy mạnh đa dạng hoá các loaị hình quảng cáo. Cơ cấu kinh doanh của công ty được phân bố như sau: Bảng cơ cấu kinh doanh của Công ty THC Loại hình kinh doanh Năm 1999 2000 Quảng cáo 40% 20% Tổ chức hội chợ triển lãm 60% 80% 1.Cơ cấu tổ chức của công ty THC: Phòng hành chính tổng hợp tình hình chung của công ty C bao gồm hoạt động kinh doanh và các hoạt động khác mà các phòng ,chi nhánh có trách nhiệm báo cáo hàng tuần trong các buổi giao ban của công ty tập hợp có định kỳ lên ban giám đốc công ty và làm các báo cáo tổng kết hàng năm .Đồng thời đảm nhận các khâu về hành chính quản trị …Tuân thủ đúng các quy định về công tác lư trữ hồ sơ tài liệu của nhà nước và báo cáo tình hình sử lý các công vụ lên ban giám đốc Phòng tài chính kế toán :Chức năng hoạt động là thực hiện các hoạt động về tài chính kế toán của công ty ,quản lý tài sản ,nguồn vốn,quản lý nguồn tiền ,các hoá đơn chứng từ thanh toán của công ty. Phồng khách hàng :với chức năng giao dịch cho công ty phòng này thực hiện các chiến lược kinh doanh nói chung và chiến lược marketing noi riêng nhằm thu hút được nhiều khách hàng và ký kết được nhiều hợp đồng cho công ty.Với nhiệm vụ tiếp nhận đơn đặt hàng ,phòng này có vai trò đặc biệt quan trọng của toàn công ty. -Phòng nghiên cứu thị trường : Phòng khách h ngà Phòng pháp lý kinh doanh Phòng nghiên cứu thị trường Phòng tổ chức h nhà chính tổng hợp Phòng t ià chính kế toán Phòng thiết kế v thi côngà Trung tâm thiết kế và trang trí nội thất Ban Giám đốc THC Có chức năng lưu trữ và tìm kiếm thông tin về thị trường trong và ngoài nước khi công ty tổ chức một cuộc hội trợ triển lãm thì phòng này phải có trách nhiệm cung cấp các thông tin cần thiết giúp cho việc đặt chủ đề của hội trợ .Bên cạnh đó ,trong quá trình mới các doanh nghiệp tham dự các hội trợ triển lam phòng nghiên cứu thị trường ,có trách nhiệm cung cấp các thông tin cần thiết cho họ Phòng pháp lý kinh doanh : Có chức năng và trách nhiệm hoàn tất mọi thủ tục pháp lý của công ty trong các hợp đồng kinh doanh ,ngoài ra có thực hiện các dịch vụ tư vấn cho các công ty ,cũng như các hàng nước ngoài khi có nhu cầu tham ra hoạt động tại thị trường Việt Nam để làm thủ tục đang ký cho một hoạt động kinh doanh. Phòng thiết kế và thi công : Với đội ngũ nhân viên được đào tạo kỹ càng trình độ chuyên môn cao làm nhiệm vụ thiết kế và thi công các đơn đặt hàng .Có trách nhiệm thực hiện theo đúng yêu cầu được giao và phải đảm bảo đúng tiến độ ,với trình độ kỹ thuật đảm bảo vừa lòng khách hàng.Đây là bộ phận quan trọng góp phần tác động tới khách hàng tạo dựng lên hình ảnh và uy tín của công ty. Trên đây là toàn bộ cơ chế hoạt động của công ty.Tất cả các phòng ban đều có mối quan hệ qua lại giúp đỡ nhau với mục tiêu chung là phục vụ khách hàng tốt nhất .từ đó tăng hiệu quả kinh doanh của toàn công ty .Về cơ sở vật chất của công ty gồm có: Bảng 5. cơ sở vật chất của công ty. Cơ sở vật chất Đơn vị triệu đồng Già trị máy móc thiết bị 288000000 đ Diện tích công ty 200m 2 Quảng cáo và xây dựng dan hàng 200triệu đồng Với một hệ thống cơ sở vật chất còn nhiều thiếu thồn ,công ty phải luôn cố gắng cùng với nhiều nỗ lực của đội ngũ cán bộ công nhân viên đoàn kết gắn bó giúp đỡ nhau trong công việc .Công ty đã từng bước khắc phục khó khăn để đi lên trong hoạt động kinh doanh của mình 2)Thực trạng hoạt động và kết quả thu được từ việc tổ chức hội trợ triển lãm thương mại của công ty THC. a)Thực trạng hoạt động. Một cuộc hội chợ triển lãm thương mại được tổ chức bao giờ cũng phải căn cứ vào quy mô của chủ đề nhà nước tổ chức đã xác định lựa chọn .do công ty THC là công ty mới được thành lập và được tách ra từ đơn vị hành chính sự nghiệp C.hợp tác xã Việt Nam nên các hoạt động kinh doanh của công ty vẫn còn nhiều mặt chưa thể phát huy hết khả năng .Loại hình tổ chức hội chợ triển lãm là hoạt động kinh doanh chính yếu của công ty THC.Tuy nhiên với tuổi đời kinh nhiệm còn nhiều khó khăn công ty tổ chức hội chợ thương mại THC mới chính thức đi vào hoạt động từ ngày 1-1-1999. Bảng 6:Kết quả sản xuất kinh doanh năm 2000 1 tổng doan thu 2.Tổng chi phí trong đó chi phíQLDN 3.lợi nhuận trước thúê 4.lợi nhuận sau thuế 5.các khoản nộp ngân sách -thuế doanh thu -thuế XNK -thuế lợi tức 12.512.000 1200.000 4.123.000 512.000 312.000 680.000 0 200.000 b)Những kết quả thu được từ hoạt động tổ chức hội chợ triển lãm Mặc dù công ty mới đi vào hoạt động nhưng dã thu được thành tựu đáng kể.sự thành công của hội chợ triển lãm thể hiện trên doanh thu,uy tín đối với người tham dự ,cũng như là kết quả thu được của người tham dự trên bình diện tổng thể chung :các hàng có thâm nhập vào thị trường đó không phải quan hệ song phương có tiến triển tốt hay không có ký kết liên tục hết trong thời gian hội chợ triển lãm hay không … Ngoài những kết quả thu được từ hạot động tổ chức hội chợ triển lãm do chính bản thân công ty ,hoạt động này mang hiệu quả đến cho chính người tham dự và nền kinh tế xã hội Việt Nam nói chung .Người tham dự đánh giá hiệu quả của hội chợ triển lãm dựa trên số liệu hợp đồng được ký kết trong thời gian diễn ra hội chợ triển lãm ,mức độ đạt được trên mục tiêu dặt ra khi tham dự ,thông tin thu nhập được của thị trường và của đối thủ cạnh tranh.từ việc tham dự hội chợ triển lãm mà công ty nước giải khát Cocacona đã th hút được rất nhiều khách hàng tham quan và làm cho nhiều hàng giải khát trong khu vực triển lãm trở nên ế ẩm nhờ vào sự chuẩn bị chu đáo cho việc quảng các hay như công ty Bites,công ty sứ Thanh Trì thu hút được nhiều khách hàng tham quan và ký kết được nhiều hợp đồng quan trọng . Bên cạnh đó hiệu quả mang lại cho nền kinh tế nói chung từ các hội trợ triển lãm cũng rất quan trọng nó góp phần vào việc thúc đẩy mạnh sự phát triển của nền kinh tế xã hội . Sở dĩ công ty THC thu được những kết quả đáng kể như vậy từ hoạt động tổ chức hội trợ triển lãm do công ty đã tiến hành các hoạt động marketing cụ thể của mình trong việc kinh doanh. 3)Hoạt động marketing của công ty THC Với chính sách sản phẩm :Sản phẩm của công ty là sản phẩm dịch vụ ,hoàn thiện một sản phẩm dịch vụ đòi hỏi phải có sự đầu tư hợp lý để sản phẩm có chất lượng cao .Công ty đã nâng cao chất lượng sản phẩm tạo uy tín cho mình bằng các phương thức kinh doanh thu hút khách hàng tăng chất lượng phục vụ , áp dụng khoa học kỹ thuật của các nước tiên tiến phục vụ quá trình kinh doanh .Trong hoạt động tổ chức hội chợ triển lãm ,chính sách sản phẩm hội chợ quyết định trong sự thành công hay thất bại trong quá trình kinh doanh của công ty .Chất lượng của hội chợ triển lãm được đánh giá qua số lượng khách hàng đến với công ty.Hiện nay công ty đang cố gắng thu hút khách hàng tham dự hội chợ triển lãm với việc tổ chức các hội chợ phù hợp với khả năng về thời gian của công ty nhưng quy mô mỗi cuộc hội chợ triển lãm sẽ lớn hơn .các cuộc hội chợ triển lãm chuyên đề được tổ chức trong năm đáp ứng được nhu cầu kinh doanh của các doanh nghiệp nâng cao chất lượng hội chợ làm tăng các số lượng các doanh nghiệp tham dự . Với chính sách giá :hiện tại công ty đang áp dụng chính sách giá phân biệt ,sử dụng tạo sự hợp lý trong các mức giá để các doanh nghiệp có điều kiện trở thành khách hàng của công ty đáp ứng nhu cầu cần cạnh tranh trên thị trường .Công ty thực hiện giảm giá đối với các doanh nghiệp trong nước và với các doanh nghiệp liên doanh khuyến khích đội ngũ công tác viên hoạt động tích cực thông qua mức hoa hồng từ 10-15% cho người thu hút khách hàng đến với cuộc hội chợ mà công ty tổ chức .thực hiện chính sách giá cả của công ty nhằm đáp ứng thoả mãn nhu cầu của khách hàng cạnh tranh đưọc với các đối thủ đối với các doanh nghiệp nước ngoài công ty áp dụng mức phí trên thị trường chung với doanh nghiệp liên doanh công ty giảm 10% làm thu hút sự tham gia của họ .các công ty của Việt Nam sẽ được giảm 20% để họ tích cực tham gia hội chợ triển lãm . Chính sách phân phối. Sản phẩm của công ty là sản phẩm dịch vụ nên chính sách phân phôi hết sức quan trọng. Do sản phẩm hiệu chỉ phục vụ nhu cầu ở Hà Nội và Thành Phố Hồ Chí Minh chưa có khai thác nhu cầu ở các khu công nghiệp và thành phố khác trong toàn quốc công ty cần có biện pháp khai thác thị trường này. Chính sách khai thác, khuyến chương. Mục tiêu chính trong trong chiến lược Marketing của công ty là nhằm thu hút khách hàng. Vì thế các hoạt động của công ty luôn gắn liền với uy tín của dịch vụ mà công ty tạo ra. Công ty thường xuyên đẩy mạnh việc tuyên truyền, giới thiệu tổ chức công tác tiếp thị bằng các biện pháp nhiệm vụ để khẳng định vị trí của mình trong hoạt động kinh doanh .tập trung tạo niềm tin với khách hàng không ngừng giao tiếp ,tiếp thị ,trong và ngoài nước nhằm mở rộng mạng lưới khách hàng . Bên cạnh những thành công trên không phải công ty không gập những khó khăn và hạn chế mức độ cạnh tranh hiện nay để có một vị trí trong ngoại hình kinh doanh tổ chức hội chợ triển lãm không phải là loại hình rễ dàng .Tuy công ty dã tổ chức được nhiều hội chợ triển lãm thương mại như các hội chợ này thường có quy mô nhỏ ,thời gian tổ chức ngắn ,gần nhau ,chủ đề của các cuộc triển lãm thường lặp lại mà không xuất phát từ nhu cầu thực tiễn của xã hội do vậy chưa thu hút được nhiều doanh nghiệp tham gia .Hiện tại công ty chưa có được địa điểm tổ chức riêng do vậy thưòng bị động trong vấn đề chuẩn bị tổ chức .trong thời gian diễn ra triển lãm nhiều công tác gắn liền với hội chợ còn thiếu như cong tác vệ sinh dịch vụ trông xe bảo vệ thường có sự phàn làn từ phía doanh nghiệp tham gia khách đến tham quan hội chợ chủ yếu là xem chú không nhiều người có mục đích kinh doanh Công ty còn phục vụ các dịch vụ cho thuê khác nhưng giá tương đối cao việc gập những gười có chức năng để giải quyết các dắc rối là khó khăn do đó đã xuất hiện những nghi ngờ uy tín của công ty từ phía những người tham gia hội chợ. Hiện nay tình hình tổ chức hội chợ triển lam trong nước có nhiều bất hợp lý .các hội chợ triển lãm làm tổ chức trên cùng địa điểm, thời gian tăng nên so với trước đây . do đó công ty cũng gặp khó khăn trong mời khách tham dự . số lượng khách tham dự không những có ảnh hưởng lớn đến kết quả của cuộc triển lãm trên cả phương diện doanh thu và lợi ích của cuộc triển lãm mang lại. Hơn nữa là nhiều cuộc triển lãm cùng nội dung thời gian nhưng được tổ chức taọi các địa điểm khacs nhau làm cho cả người tham dự và kinh doanh không biết nên tham gia ở cuộc triển lãm nào. do đó xu hướng cạnh tranh bằng chất lượng sản phẩm dịch vụ phục vụ của công ty. Tóm lại với khẳ năng hiện có của công ty đã cố gắng sử dụng những nỗ lực Marketing của mình một cách hữu hiệu nhất để thu hút đầu tư nước ngoài, nâng cao chất lượng phục vụ, củng cố và tạo uy tín đối với mạng lưới khách hàng hiện có và không ngừng thu hút các khách hàng mới có vậy mới tồn tại trong điều kiện hiện nay. II) THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HỘI CHỢ TRIỂN LÃM Ở VIỆT NAM VÀ NHỮNG VẤN ĐỀ ĐẶT RA Ở THC. 1) Thực trạng tổ chức hội chợ triển lãm tại Việt Nam Hội chợ triển lãm vơí vai trò thúc đẩy, sản xuất giao lưu thương mại, tìm kiếm khách hàng tạo ra lực hấp dẫn khá mạnh với các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh tham gia hội chợ . Ví dụ điển hình là xí nghiệp bánh kẹo Hải Hà trong hội chợ triển lãm hàng tiêu dùng năm 1997 đã mang đến 50 loại sản phẩm bánh kẹo với mục đích chào hàng giới thiệu sản phẩm. Chính nhờ sự tham gia này mà công ty gập gỡ. Với các nhà kinh doanh sau trở thành liên doanh của mình như Nhật Bản, Hàn Quốc, Đài Loan, Singapore trong các lĩnh vực sản xuất bao bì, bánh kẹo và tiệu thụ sản phẩm. Tại hội chợ thương mại Quốc tế năm 1997 công ty Tiến Đạt đã ký hợp đồng tiêu thụ với một công ty công ty của đài loan tiêu thụ với khối lượng sản phẩm lớn. Thành công của một số nhà tổ chức khiếu các nhà tổ chức hội chợ triển lãm vào cuộc như : công ty hội chợ và quảng cáo thương mại, Công ty hội chợ Thành Phố Hồ Chí Minh ( TRAFAC SAIGON ) … Hàng năm 4 cuộc hôichợ mang tính ổn định như : Hội chợ xuân EXPO, hội chợ thu, hội chợ quốc tế hàng công nghiệp được tổ chức thì bên cạnh đó còn rất nhiều các cuộc hội chợ triển lãm chuyên đề và tổng hợp khác được tổ chức. [...]... phân tán hội chợ của công ty Điều này ảnh hưởng đến hiệu quả tổ chức của THC Vì không có địa điểm cố định để tổ chức nên công ty thường bị động trong vấn đề lêu kế hoạch tổ chức Giá cả thuê địa điểm tổ chức cao do đó giảm sức cạnh tranh của THC với các đơn vị khác Đây là một khó khăn mà THC đang tìm giải pháp khắc phục Có nhiều doanh nghiệp đang tự ý đặt giá thấp cho các cuộc tổ chức hội chợ dẫn đến... đề ch THC Vì còn là một công ty mới thành lập tuổi đời còn non kém so với các đối thủ trên thị trường tổ chức hội chợ triển lãm nên THC còn có nhiều khó khăn trong hoạt động kinh doanh loại hình dịch vụ này Do việc tổ chức thiếu đồng bộ trong việc cấp giấy phép tổ chức hội chợ nên các hội chợ tổ chức còn trùng lặp có khi còn cạnh tranh với nhau để giành giật khách tham dự Chính vì số lượng hội chợ. .. Các dịch vụ hỗ chợ triển lãm của công ty như : ti vi, video, quạt … phải đi thuê các tổ chức khác do vậy khi cho thuê giá của công ty lại cao hơn đối thủ làm mất tín nghiệm của khách hàng tham dự, có trường lượng công ty không đáp ứng được cái khách hàng cần Công ty cần khắc phục khả năng nguồn lực còn yếu kém của mình để phục vụ khách hàng tham gia tốt hơn Các chủ đề của cuộc triển lãm thường xuyên... sách mở của giao lưu kinh tế, các công ty tổ chức triển lãm của nước ngoài đã bắt đầu tham gia và thị trường Việt Nam Với uy tín tổ chức của họ trên thị trường quốc tế đã thu hút được nhiều khách tham dự, tham quan trong đó có cả khách hàng quốc tế Với một doanh nghiệp còn non trẻ trong hoạt động kinh doanh dịch vụ hội chợ như THC kinh nghiệm còn ít nên việc tạo uy thế cạnh tranh không dễ dàng THC đang... doanh thương mại hội chợ triển lãm cũng bị ảnh hưởng của mổi trường vimô và vĩ mô Các yếu tố vĩ mô ánh hưởng đến hoạt động kinh doanh loại hình dịch vụ như yếu tố về luật pháp, chính trị, tốc độ phát triển kinh tế, mở rộng hoạt động quốc tế của các doanh nghiệp là các yếu tố thuận lợi tích cực giúp các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ này tích cực mở rộng thị trường, phục vụ tốt hơn mục tiêu kinh tế xã hội. .. kém của mình để phục vụ khách hàng tham gia tốt hơn Các chủ đề của cuộc triển lãm thường xuyên lặp lại trên thị trường mà không có sự thay đổi cho phù hợp nhu cầu thị trường Trên đây là những vấn đề mà THC gặp phải trong quá trình kinh doanh . II) THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HỘI CHỢ TRIỂN LÃM Ở VIỆT NAM VÀ NHỮNG VẤN ĐỀ ĐẶT RA Ở THC. 1) Thực trạng tổ chức hội chợ triển lãm tại Việt Nam Hội chợ triển lãm. lớn. Thành công của một số nhà tổ chức khiếu các nhà tổ chức hội chợ triển lãm vào cuộc như : công ty hội chợ và quảng cáo thương mại, Công ty hội chợ Thành