PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ VÀ THEO DÕI HOẠT ĐỘNG TÍN DỤNG TẠI NGÂN HÀNG NGOẠI THƯƠNG HÀ NỘI I- PHÂN TÍCH YÊU CẦU 1. Phân tích yêu cầu của bài toán Tín dụng là hoạt động chủ yếu của bất kỳ Ngân hàng thương mại nào, nó cũng là hoạt động mang lại lợi nhuận chính cho các Ngân hàng. Tuy nhiên đây lại là hoạt động có tính rủi ro cao nhất đối với các Ngân hàng. Việc quản lý, theo dõi hoạt động cho vay có vai trò cực kỳ quan trọng trong hoạt động của các Ngân hàng thương mại. Hoạt động cho vay được tiến hành theo một trình tự nhất định gọi là quy trình cho vay. Quy trình này được bắt đầu bằng công đoạn thẩm định tính khả thi của dự án vay vốn cho đến khi hoàn thành việc thu nợ. Báo cáo thực tập này chủ yếu tập trung vào các hoạt động sau khi đã thẩm định xong tính khả thi của dự án và hợp đồng đã được ký với khách hàng, đó là quy trình cho vay. Ở đây quy trình cho vay thực hiện đến khi giao tiền cho khách hàng và thu nợ, thu lãi được giả định không tính đến các nghiệp vụ kế toán và các nghiệp vụ này tách riêng so với các nghiệp vụ tín dụng. Các nghiệp vụ kế toán của Ngân hàng Ngoại thương Hà Nội đã có phần mềm chuyên dụng thực hiện Khách hàng khi có nhu cầu vay vốn ngân hàng phải lập hồ sơ xin vay vốn gửi đến Ngân hàng. Tại Ngân hàng Cán bộ Tín dụng tiến hành thẩm định đối với hồ sơ đó. Nếu phương án cho vay có tính khả thi Ngân hàng sẽ tiến hành ký hợp đồng cho vay với khách hàng. Sau khi đã ký hợp đồng cho vay với khách hàng, cán bộ tín dụng phải thực hiện các công việc như : duyệt hợp đồng, cho vay, tính lãi vay, tính dư nợ, thu hồi nợ, gia hạn nợ, tính nợ quá hạn. Công việc đầu tiên mà Cán bộ Tín dụng phải thực hiện là duyệt hợp đồng. Mỗi hợp đồng vay sau khi duyệt phải được lưu trữ lại để theo dõi. Trong các hợp đồng lớn ( có số tiền vay lớn ), thường được chia thành nhiều tài khoản khác nhau, mỗi tài khoản có thể cho vay theo thời gian khác nhau nhưng phải nằm trong thời hạn của hợp đồng. Mỗi tài khoản vay gồm một khoản tiền nhất định, tổng số tiền vay của tất cả các tài khoản của một hợp đồng chính bằng số tiền ghi trên hợp đồng. Chẳng hạn một hợp đồng cho vay trị giá 5 tỷ đồng, thời hạn vay là 2 năm, được chia làm 3 tài khoản, một tài khoản trị giá 1 tỷ đồng và hai tài khoản trị giá 2 tỷ đồng. Khách hàng có thể vay theo từng tài khoản khác nhau vào những thời gian khác nhau, tuy nhiên thời gian vay và trả nợ phải hoàn thành trong thời hạn là hai năm. Cán bộ Tín dụng tiến hành cho vay theo từng tài khoản, mỗi tài khoản phải ghi rõ ngày cho vay và ngày bắt đầu tính lãi. Khách hàng sẽ chuyển tài khoản đó xuống phòng kế toán và nhận tiền. Để tính toán lãi vay cần phải xác định theo từng tài khoản bởi vì thời gian cho vay của các tài khoản là khác nhau. Cho nên khi tính toán lãi vay ta cần phải tính hàng tháng cho mỗi tài khoản. Mỗi tài khoản trong một tháng sẽ sinh ra một khoản lãi khác nhau, khách hàng sẽ trả lãi theo từng tài khoản này. Tại VietComBank lãi suất được quy định chung cho từng loại: đối với tiền VND hay ngoại tệ thì có các mức lãi suất khác nhau, đối với vay ngắn hạn, trung hạn và dài hạn lại có những mức lãi riêng. Để tính được lãi suất trong từng tháng đối với từng hợp đồng thì người ta chuyển lãi suất đó sang lãi suất theo ngày rồi mới tính toán. Thông thường mức lãi suất được quy định khi cho vay như sau : Đối với VND thì ghi lãi suất theo năm còn ngoại tệ thì ghi lãi theo tháng cho nên lãi suất theo ngày sẽ là : Lãi suất ngày = lãi suất năm/365 Lãi suất ngày = lãi suất tháng/30 Trên mỗi hợp đồng có ghi lãi suất chiết khấu đó là mức lãi suất mà khách hàng được hưởng. Do vậy lãi suất thực tế bằng lãi suất quy định trừ đi lãi suất chiết khấu : LS thực tính = LS quy định – LS chiết khấu: Công việc tiếp theo của quá trình là thu nợ và thu lãi. Đến kỳ thanh toán lãi khách hàng phải thanh toán số tiền lãi của hợp đồng tính đến thời điểm đó. Nếu có nhiều tài khoản thì khách hàng phải thanh toán cho từng tài khoản. Tần suất trả nợ và trả lãi của khách hàng được ghi trên hợp đồng. Đến ngày phải trả ( ngày đáo hạn ) khách hàng sẽ trả tiền cho Ngân hàng số tiền này sẽ được trừ vào số dư nợ của khách hàng tính đến thời điểm đó, thông thường khách hàng trả nợ cho Ngân hàng nhiều lần, mỗi lần phải trả một lượng tiền nào đó. Hàng tháng phải tính dư nợ cho từng khách hàng và lập các báo cáo dư nợ để theo dõi tình hình dư nợ của khách hàng và trình lên Giám đốc. Việc tính dư nợ được tính như sau : Dư nợ cuối kỳ = Dư nợ đầu kỳ + Doanh số cho vay - Doanh số thu nợ Đối với khách hàng do một lý do nào đó chưa trả nợ đúng thời hạn được thì trình hồ sơ xin gia hạn nợ, cán bộ tín dụng xem xét hồ sơ và quyết định gia hạn nợ thêm một khoảng thời gian nhất định. Mức lãi suất của các khoản nợ được gia hạn vẫn giữ nguyên như ban đầu, chỉ có thời gian trả nợ được cộng thêm vào do vậy hợp đồng sẽ thời hạn mới. Cuối mỗi tháng phải xác định các khoản nợ quá hạn để có biện pháp xử lý. Đây là các khoản nợ đã đến hạn nhưng khách hàng vẫn chưa trả mà cũng không gia thêm hạn. Đối với bài toán này yêu cầu là phải thực hiện được các hoạt động tín dụng cho vay, quản lý và theo dõi tình hình vay, trả nợ, dư nợ, cũng nư việc gia hạn nợ của khách hàng. 2. Các yêu cầu của phần mềm Để nâng cao chất lượng của hoạt động tín dụng tại Ngân hàng Ngoại thương Hà Nội cần phải dựng được một phần mềm có các chức năng thực hiện các công việc như sau : • Sau khi có hợp đồng cho vay ký với khách hàng, nó cho phép ta cập nhật và lưu trữ hợp đồng vay. • Tạo ra các tài khoản vay ( trong mỗi hợp đồng có thể có nhiều tài khoản vay, các tài khoản này được giải ngân vào thời gian khác nhau ), tiến hành cho vay theo từng tài khoản. Các tài khoản vay được tạo ra theo nguyên tắc sau : Số tài khoản có độ dài là 13 chữ số, 3 số đầu tiên ghi tên mã số chi nhánh. Số tiếp theo nếu vay ngắn hạn thì ghi số 7, vay dài hạn và trung hạn thì ghi số 8. Hai số tiếp theo ghi mã số ( bằng số ) của đồng tiền. 7 số sau là các số ta tự nhập vào. Ví dụ : - Vay ngắn hạn TK1 002 7 00 00121851 TK2 002 7 37 00003451 Trong đó 002 là mã số chi nhánh ngân hàng ngoại thương Hà Nội, 7 là cho vay ngắn hạn, 00 mã VND còn 37 là mã USD, các chữ số sau cùng là do ta nhập vào. - Vay trung và dài hạn TK1 002 8 00 00123442 TK2 002 8 37 00012342 Cũng tương tự như hai tài khoản phía trên, hai tài khoản này chỉ khác ở chữ số 8 vì cho vay là trung và dài hạn. • Tiến hành tính lãi vay đối với các khoản vay của khách hàng • Thu nợ và thu lãi • Tính dư nợ • Gia hạn nợ đối với những khách hàng có yêu cầu đã được chấp thuận • Xác định các khoản nợ quá hạn • Lập các báo cáo : Báo cáo tín dụng theo tháng, theo năm, báo cáo tín dụng theo thành phần kinh tế, theo cơ cấu cho vay, theo thời hạn vay, báo cáo nợ quá hạn • Vì hệ thống được ứng dụng trong môi trường nhiều người dùng mà hoạt động của ngân hàng luôn phải đảm bảo an toàn và bí mật cao nên cần phải thực hiện quản trị đối với người dùng. • Để đảm bảo an toàn dữ liệu của ngân hàng, phần mềm cho phép Backup dữ liệu ra các ứng dụng khác để lưu trữ và Input dữ liệu từ ứng dụng khác vào khi cần thiết. Phần mềm giúp cho cán bộ tín dụng có thể theo dõi tình hình vay nợ , trả nợ, dư nợ của từng khách hàng Các mẫu báo cáo tín dụng được sử dụng : Báo cáo tình hình cho vay: Cho vay VND và Ngoại tệ là giống nhau, chỉ khác ở đơn vị tính Mẫu 1. Báo cáo tình hình cho vay Mẫu 2. Báo cáo cho vay, thu nợ , dư nợ theo thành phần kinh tế NGÂN HÀNG NGOẠI THƯƠNG VIỆT NAM Chi nhánh : Hà Nội BÁO CÁO TÌNH HÌNH CHO VAY VND ( Tháng 10 năm 2002 ) Đơn vị : triệu đồng STT Mã CIF Khách h ngà SỐ HỢP ĐỒNG Số tiền vay 001 NGÂN HÀNG NGOẠI THƯƠNG VIỆT NAM Chi nhánh : Hà Nội DOANH SỐ CHO VAY VÀ THU NỢ, DƯ NỢ THEO THÀNH PHẦN KT Năm 2002 Đơn vị : Triệu đồng Th nh phà ần kinh tế Cho vay ngắn hạn Chovay trung v d i hà à ạn Cho vay Thu nợ Dư nợ Cho vay Thu nợ Dư nợ A/ Cho vay VND II- PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ VÀ THEO DÕI HOẠT ĐỘNG TÍN DỤNG CỦA NGÂN HÀNG 1. Phân tích, thiết kế chi tiết 1.1 Quá trình thu thập thông tin Việc thu thập thông tin được tiến hành tại phòng tin học và phòng tín dụng của ngân hàng ngoại thương Hà Nội. Các phương pháp thu thập thông tin được sử dụng trong quá trình thực hiện bao gồm : phỏng vấn, quan sát, thu thập tài liệu. Kết quả của quá trình này là các sơ đồ mô hình hoá hệ thống thông tin của hoạt động cho vay tại Ngân hàng Ngoại thương Hà Nội. Những người được phỏng vấn là các cán bộ của phòng tín dụng và phòng tin học Các tài liệu được sử dụng là : Các quy trình nghiệp vụ sử dụng tại ngân hàng ngoại thương Hà Nội, các báo cáo tín dụng của ngân hàng các năm 1999, 2000, 2001, 2002, trên trang WEB của ngân hàng ngoại thương Việt Nam, các bài báo và tạp chí. 1.2 Sơ đồ luồng thông tin Các ký pháp được sử dụng để biểu diễn sơ đồ luồng thông tin Thủ công Giao tác người – máy Tin học hoá hoàn toàn Kho lưu trữ dữ liệu T i lià ệu Thủ công Tin học hoá Dòng thông tin Điều khiển Luồng thông tin của quá trình cập nhật hợp đồng và tạo tài khoản vay cho khách hàng. Thời điểm Ngân hàng Cán bộ tín dụng Khách hàng Tạo t i khoà ản T i khoà ản vay Hợp đồng Duyệt Hợp đồng đã duyệt Cập nhật HĐ Hợp đồng T i khoà ản Hợp đồng đã nhập T i khoà ản vay Hợp đồng được duyệt Sau khi thẩm định dư án và ký kết hợp đồng Sau khi duyệt hợp đồng Sau khi tạo được tài khoản vay Sơ đồ luồng thông tin của quá trình cho vay Thời điểm Ngân hàng Cán bộ tín dụng Khách hàng T i khoà ản vay Cho vay Tính lãi vay Tiền vay Tiền vay Tiền lãi Tiền lãi Giấy yêu cầu thu lãi Giấy yêu cầu thu lãi Lập báo cáo cho vay [...]... của hệ thống : Cán bộ tín dụng Khách hàng Giám đốc Nhân viên kế toán Quản lý và theo dõi hoạt động tín dụng cho vay của ngân hàng Các yêu cầu Cho vay Thông tin phản hồi Sơ đồ khung cảnh của hệ thống hay sơ đồ mức 0 : Hợp đồng Báo cáo tín dụng Các thông tin, Các yêu cầu … Các khoản trả Các yêu cầu Các khoản vay Trong sơ đồ nàymặc dù có đề cập đến hoạt động kế toán tuy nhiên hệ thống chỉ coi nhân viên kế. .. thập từ các báo cáo tín dụng của Ngân hàng Ngoại thương Hà Nội, chúng bao gồm các thông tin sau - Mã Cif ( Customers Information File ) Mã số tín dụng ( Mỗi khách hàng đều có một mã số tín dụng ) Tên khách hàng Mã ngành kinh tế ( R ) Tên ngành kinh tế ( R ) Lĩnh vực hoạt động Địa chỉ khách hàng Điện thoại giao dịch Số Fax Loại khách hàng ( Khách hàng truyền thống hay không truyền thống ) Mã loại hình... là đối tượng chịu tác động của hệ thống thông tin trên Các hoạt động kế không được sử trong quá trình quản lý các hoạt động tín dụng cho vay của ngân hàng Trong sơ đồ trên, ta đã lờ đi các cơ sở dữ liệu của hệ thống Trên đây là sơ đồ DFD ở mức 0, từ sơ đồ khung cảnh của hệ thống như vậy ta lại phải phân rã nó ra thành sơ đồ ở mức thấp hơn đó là sơ đồ mức 1 Sơ đồ DFD đã được phân rã ở mức 1 Hợp đồng... Thiết kế CSDL bằng phương pháp mô hình hoá Phần này thực hiệ việc thiết kế CSDL băng phương pháp mô hình hoá, đây là phương pháp thiết kế dựa trên mối quan hệ của các thực thể Để biểu diễn các mối liên hệ giữa các thực thể ta sử dụng các công cụ sau : Liên kết Tên thực thể Nhờ các công cụ này ta có thể mô tả được mối liên hệ giữa các thực thể trong cùng một hệ thống Trong hệ thống quản lý và theo dõi. .. ) Số tài khoản Nơi mở tài khoản Trong các thuộc tính về doanh nghiệp ở trên ta có các thuộc tính được đánh dấu ( R ) là các thuộc tính lặp, không có các thuộc tính thứ sinh Tiến hành chuẩn hoá ta thu được các tệp với các thuộc tính như sau Tệp KHACHHANG Mã CIF Mã số tín dụng Tên khách hàng Địa chỉ khách hàng Điện thoại Fax Lĩnh vực hoạt động Loại khách hàng Mã ngành kinh tế Mã loại doanh nghiệp Số tài... thu Các báo cáo Tại xử lý thứ 6 của quá trình ta có thể phân rã tiếp ra như sau: Cán bộ tín dụng 6.1 Tính dư nợ 6.2 Gia hạn nợ 6.3 Tính nợ quá hạn Nợ và lãi đã thu Dư nợ đã tính Dư nợ Cán bộ tín dụng Dư nợ Nợ được ra hạn Nợ quá hạn Nợ quá hạn 2 Thiết kế logic 2.1 Thiết kế CSDL logic từ các thông tin đầu ra Các thông tin thu thập được từ các đầu ra : • Các thông tin về khách hàng Các thông tin này được... liệu ( DSD ): 3 Thiết kế chương trình 3.2 Tạo lập cơ sở dữ liệu của chương trình Sau khi hoàn thành giai đoạn thiết kế logic đã thu được sơ đồ cấu trúc dữ liệu của hệ thống Trong phần này sử dụng Hệ quản trị CSDL SQL để tạo lập cơ sở dữ liệu cho chương trình Dùng Microsoft SQL tạo ra các bảng của chương trình Cơ sở dữ liệu bao gồm các bảng và các tính chất của các thuộc tính : Bảng khách hàng : Khachang.dbf... Yêu cầu được duyệt Ngân hàng Báo cáo gia hạn nợ Khi có khách hàng yêu cầu gia hạn nợ Sau khi được ra hạn nợ Sơ đồ IFD của quá trình xác định các khoản nợ quá hạn Thời điểm Khách hàng Cán bộ tín dụng Các khoản nợ Xác định nợ đến hạn chưa trả Nợ đến hạn chưa trả Cập nhật các khoản nợ này Nợ quá hạn Nợ quá hạn Lập báo cáo nợ quá hạn Báo cáo nợ quá hạn áp dụng lãi suất quá hạn Ngân hàng Khoản nợ mới Khi... Thời điểm Khách hàng Cán bộ Tín dụng Lãi vay phải trả Thu lãi Thu tiền gốc Tiền lãi Phiếu thanh toán Tính dư nợ Báo cáo dư nợ In phiếu thanh toán Tiền trả gốc Tiền gốc phải trả Dư nợ Ngân hàng Lập báo cáo dư nợ Đến hạn trả lãi Đến hạn trả gốc Cuối mỗi tháng Sơ đồ IFD của quá trình ra hạn nợ : Thời điểm Khách hàng Cán bộ tín dụng Yêu cầu gia hạn nợ Duyệt yêu cầu Yêu cầu được duyệt Tiến hành gia hạn nợ... Lưu trữ các thông tin cần thiết về khách hàng Name Type Width Discript Macif Numeric 7 Mã cif ( Customers information File) Masotd Character 9 Mã số tín dụng Tenkh Character 40 Tên khách hàng Diachi Character 30 Địa chỉ khách hàng Dienthoai Numeric 12 Điện thoại Fax Numeric 12 Số Fax Taikhoanso Numeric 13 Tài khoản giao dịch Motai Character 40 Nơi mở tài khoản ( tên Ngân hàng ) Manganh Character 5 . PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ VÀ THEO DÕI HOẠT ĐỘNG TÍN DỤNG TẠI NGÂN HÀNG NGOẠI THƯƠNG HÀ NỘI I- PHÂN TÍCH YÊU CẦU 1. Phân tích yêu cầu. chuyên dụng thực hiện Khách hàng khi có nhu cầu vay vốn ngân hàng phải lập hồ sơ xin vay vốn gửi đến Ngân hàng. Tại Ngân hàng Cán bộ Tín dụng tiến hành thẩm