Cơ sở lý luận phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp I. Khái niệm về phân tích hoạt động kinh doanh 1. Khái niệm Phân tích hoạt động kinh doanh là việc phân chia các hiện tợng, các quá trình và các kết quả kinh doanh thành các bộ phận cấu thành. Trên cơ sở đó, bằng các phơng pháp liên hệ, so sánh, đối chiếu và tổng hợp lại nhằm rút ra tính quy luật và xu hớng phát triển của các hiện tợng nghiên cứu. 2. Vị trí và chức năng Trong lĩnh vực quản lý kinh tế, ngời ta sử dụng phân tích để nhận thức đợc các hiện tợng và kết quả kinh tế, để xác định quan hệ cấu thành, quan hệ nhân quả cũng nh phát hiện nguồn gốc hình thành và tính quy luật phát triển của chúng, trên cơ sở đó mà cung cấp những căn cứ khoa học cho các quyết định đúng đắn cho tơng lai. Nằm trong hệ thống các môn khoa học quản lý kinh tế, phân tích hoạt động kinh doanh thực hiện một chức năng cơ bản đó là dự toán và điều chỉnh các hoạt động kinh tế. Bởi vì trớc hết doanh nghiệp đợc quan niệm nh một hệ thống và hệ thống này là đối tợng của quản lý. Hệ thống này bao gồm nhiều bộ phận cấu thành (phòng, ban, phân xởng, tổ đội sản xuất ) và mỗi một bộ phận cấu thành có chức năng, nhiệm vụ riêng để đảm bảo cho hệ thống hoạt động bình thờng trên con đờng đã đặt ra thì đòi hỏi từng bộ phận cấu thành, dù là nhỏ nhất trong hệ thống phải hoạt động bình thờng theo đúng chức năng, nhiệm vụ của chúng. Nh vậy chỉ cần ở một bộ phận nào đó của hệ thống hoạt động không bình thờng sẽ làm cho hoạt động của cả hệ thống không bình thờng. Trong trờng hợp này, đòi hỏi ngời quản lý trên cơ sở phát hiện đợc tình hình cần phải đề ra các biện pháp loại trừ "điểm nóng" đó, điều chỉnh và khôi phục lại sự hoạt động của bộ phận đó, đảm bảo cho cả hệ thống trở lại hoạt động bình thờng. II. Sự cần thiết khách quan phải phân tích hoạt động kinh doanh Sự cần thiết khách quan phải phân tích hoạt động kinh doanh đợc thể hiện trong quá trình phát triển lịch sử của nó gắn liền với sự phát triển của sản xuất hàng hoá. Thật vậy, sự biểu hiện bớc đầu của công tác hạch toán và phân tích hoạt động kinh doanh đó là việc ngời Ai Cập, Babilon trong nền văn minh cổ đại xa đã dùng đất nung và bia đá để ghi khắc những tài liệu, ghi chép về trao đổi hàng hoá, kê khai trọng lợng hàng hoá so sánh các thu chi cùng với sự phát triển của nền sản xuất hàng hoá, những yêu cầu buổi đầu của công tác quản lý, phân tích hoạt động kinh doanh đợc kết hợp công tác kế toán, thống kê. Chủ nghĩa t bản ra đời, sản xuất hàng hoá phát triển nhanh, quy mô lớn phân tích hoạt động kinh doanh có những yêu cầu lớn hơn nhằm phục vụ đắc lực cho công tác quản lý. Khi chủ nghĩa đế quốc ra đời, sự tích luỹ t bản dẫn đến sự tích tụ sản xuất, các công ty cổ phần và các công ty xuyên quốc gia ra đời, sản xuất phát triển cực kỳ nhanh chóng về cả quy mô lẫn hiệu quả. Để chiến thắng trong cạnh tranh và quản lý tốt hoạt động sản xuất của công ty đề ra phơng án kinh doanh có hiệu quả các nhà t bản phải thờng xuyên phân tích hoạt động trên cơ sở nhiều luồng, nhiều loại thông tin. Với yêu cầu này, công tác hạch toán không đáp ứng đợc, đòi hỏi phải có một môn khoa học phân tích kinh tế độc lập với nội dung, phơng pháp nghiên cứu phong phú. Phân tích hoạt động kinh doanh tách rời khỏi hạch toán và thống kê dựa trên cơ sở hai môn khoa học đó. Ngày này, với những thành tu to lớn về sự phát triển kinh tê, văn hóa, trình độ kỹ thuật càng cao thì việc phân tích hoạt động kinh doanh càng quan trọng trong quá trình quản lý doanh nghiệp bởi mục đích cuối cùng là tìm ra phơng án kinh doanh có hiệu quả cao nhất về mặt kinh tế, xã hội, bảo vệ môi trờng trong quá trình sản xuất. ở nớc ta hiện nay, phân tích hoạt động kinh doanh đối với các đơn vị kinh tế là rất quan trọng. Phân tích hoạt động kinh doanh là công cụ để đề ra định hớng và chơng trình định hớng. Trong nền kinh tế thị trờng, để chiến thắng trong cạnh tranh đòi hỏi các đơn vị kinh tế phải thờng xuyên áp dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật, cải tiến phơng thức hoạt động, cải tiến phơng thức quản lý sản xuất kinh doanh nhằm nâng cao năng xuất chất lợng và hiệu quả. Phân tích hoạt động kinh doanh là công tác cần thiết và quan trọng để đa ra các quyết định về sự thay đổi đó. Tóm lại: Phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh là hết sức cần thiết đối với mọi nền sản xuất hàng hoá. Trong nền kinh tế nớc ta hiện nay sự cần thiết xuất phát từ yêu cầu khách quan của các quy luật kinh tế, từ việc đảm bảo chức năng quản lý kinh tế của nhà nớc và yêu cầu hiệu quả kinh tế của doanh nghiệp. III. Đối tợng và nội dung của phân tích hoạt động kinh doanh 1. Đối tợng phân tích hoạt động kinh doanh Đối tợng phân tích hoạt động kinh doanh là diễn biến của quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và tác động của các nhân tố ảnh hởng đến diễn biến của quá trình đó. 2. Nội dung của phân tích kinh doanh Phân tích kinh doanh phải phù hợp với đối tợng nghiên cứu, nội dung chủ yếu của phân tích kinh doanh là: + Phân tích các chỉ tiêu về kết quả kinh doanh nh: sản lợng sản phẩm, doanh thu bán hàng, lợi nhuận, giá thành + Các chỉ tiêu kết quả kinh doanh đợc phân tích trong mối quan hệ với các chỉ tiêu về điều kiện (yếu tố) của quá trình sản xuất kinh doanh nh: lao động, tiền vốn, đất đai Để thực hiện nội dung trên, phân tích kinh doanh đợc xác định các đặc trng về mặt lợng của các giai đoạn, trong quá trình kinh doanh (số lợng, kết cấu, quan hệ, tỷ lệ ) nhằm xác định xu h ớng và nhịp độ phát triển, xác định các nguyên nhân ảnh hởng đến sự biến động của các quá trình sản xuất kinh doanh, tính chất và trình độ chặt chẽ của mối liên hệ giữa kết quả kinh doanh với các điều kiện sản xuất kinh doanh. 3. Các chỉ tiêu và hệ thống chỉ tiêu thờng dùng cho phân tích kinh doanh 3.1. Các chỉ tiêu dùng cho phân tích kinh doanh Có nhiều loại chỉ tiêu kinh doanh khác nhau, tuỳ theo mục đích và nội dung phân tích cụ thể để có sự lựa chọn những chỉ tiêu phân tích thích hợp. Theo tính chất của chỉ tiêu có: + Chỉ tiêu số lợng: Phản ánh quy mô kết quả hay điều kiện kinh doanh nh: doanh thu bán hàng, lợng vốn + Chỉ tiêu chất lợng: Phản ánh hiệu suất kinh doanh hay hiệu suất sử dụng các yếu tố sản xuất kinh doanh nh: giá thành đơn vị sản phẩm, mức doanh lợi, hiệu suất sử dụng vốn Theo phơng pháp tính toán có + Chỉ tiêu tuyệt đối: Thờng dùng để đánh giá quy mô sản xuất và kết quả kinh doanh tại thời điểm cụ thể nh: doanh số bán hàng, giá trị sản lợng hàng hoá sản xuất + Chỉ tiêu tơng đối: Thờng dùng trong phân tích các quan hệ kinh tế + Chỉ tiêu bình quân: Là dạng đặc biệt của chỉ tiêu tuyệt đối, nhằm phản ánh trình độ phổ biến của hiện tợng nghiên cứu nh: giá trị sản lợng bình quân một lao động, thu nhập bình quân một lao động. Nh vậy để phân tích kết quả kinh doanh cần phải xây dựng hệ thống chỉ tiêu phân tích tơng đối hoàn chỉnh với những phân hệ chỉ tiêu khác nhau, nhằm biểu hiện đợc tính đa dạng và phức tạp của nội dung phân tích. 3.2. Công thức tính dùng để phân tích hiệu quả kinh doanh 3.2.1. Lợi nhuận của hoạt động kinh doanh Lợi nhuận của hoạt động kinh doanh là chỉ tiêu tổng hợp phản ánh kết quả của mọi hoạt động kinh doanh trong một thời kỳ nhất định, nó là chỉ tiêu cơ bản nhất để phân tích hiệu quả hoạt động kinh doanh. Lợi nhuận của hoạt động kinh doanh chính là phần chênh lệch giữa tổng doanh thu và tổng chi phí của hoạt động kinh doanh trong kỳ. Công thức tính của nó nh sau: Lợi nhuận = Tổng doanh thu - Tổng chi phí. 3.2.2. Tỷ suất lợi nhuận của hoạt động kinh doanh Lợi nhuận là đại lợng tuyệt đối đánh giá hoạt động kinh doanh song bản thân nó mới chỉ biểu hiện một cách đơn giản mối quan hệ so sánh giữa thu và chi, muốn đa ra đợc đánh giá sâu rộng hơn ta phải sử dụng các chỉ tiêu tỷ suất lợi nhuận hay còn gọi là chỉ tiêu doanh lợi. Tỷ suất lợi nhuận là đại lợng tơng đối dùng để đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh, nó đợc xác định thông qua sự so sánh giữa chỉ tiêu lợi nhuận với các chỉ tiêu đặc thù của mọi hoạt động kinh doanh là doanh thu, vốn và chi phí. Từ đó ta có ba chỉ tiêu tỷ suất lợi nhuận đợc tính toán nh sau: a. Tỷ suất lợi nhuận theo doanh thu: Tỷ suất lợi nhuận theo doanh thu = Lợi nhuận / Doanh thu đạt đợc Chỉ tiêu này cho biết cứ một đồng doanh thu có thể mang lại bao nhiêu đồng lợi nhuận. Tỷ suất lợi nhuận càng cao thì hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp càng tốt. Chỉ tiêu này có ý nghĩa khuyến khích các doanh nghiệp tăng doanh thu, giảm chi phí nhng điều kiện để có hiệu qủa là tốc độ tăng lợi nhuận phải lớn hơn tốc độ tăng doanh thu. b. Tỷ suất lợi nhuận theo chi phí Tỷ suất lợi nhuận theo chi phí = Lợi nhuận đạt đợc /Tổng chi phí bỏ ra Chỉ tiêu này cho biết cứ một đồng chi phí bỏ ra thì thu đợc bao nhiêu đồng lợi nhuận . Để tăng hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp thì cần hạn chế tối đa chi phí để thu lợi nhuận nhiều nhất. c. Tỷ suất lợi nhuận theo vốn: Có thể dùng chỉ tiêu tổng vốn, vốn cố định hoặc vốn lu động để tính chỉ tiêu này. Tỷ suất lợi nhuận theo vốn lu động = Lợi nhuận / Tổng vốn lu động bình quân Vốn lu động bình quân = (VLĐ đầu kỳ + VLĐ cuối kỳ)/ 2 Chỉ tiêu này cho biết cứ một đồng vốn lu động bỏ ra có thể thu đợc bao nhiêu đồng lợi nhuận. Chỉ tiêu này cho thấy hiệu quả sử dụng vốn lu động của công ty nói chung, chỉ tiêu này càng lớn thì hiệu quả kinh doanh càng cao. 3.2.3. Hiệu quả sử dụng vốn a. Số vòng quay của vốn lu động trong kỳ Số vòng quay của VLĐ = Doanh thu /Tổng vốn lu động bình quân b. Thời gian chu chuyển của vốn lu động trong kỳ Thời gian chu chuyển của VLĐ = Độ dài thời gian của kỳ KD tính bằng ngày / Số vòng quay của VLĐ trong kỳ Chỉ tiêu này phản ánh mức sản xuất, kinh doanh của toàn bộ vốn lu động. Số vòng quay của vốn lu động càng lớn chứng tỏ hiệu quả sử dụng vốn lu động cao. 3.2.4 Năng suất lao động Năng suất lao động = Kết quả hoạt động kinh doanh trong kỳ / Số lao động tham gia hoạt động kinh doanh - Nếu kết quả kinh doanh là doanh thu: NSLĐ (1) = Doanh thu / Tổng lao động - Nếu kết qủa kinh doanh là lợi nhuận : NSLĐ (2) = Lợi nhuận / Tổng lao động Chỉ tiêu năng suất lao động (1) biểu hiện hiệu quả trong việc sử dụng lực lợng lao động trong doanh nghiệp . Chỉ tiêu năng suất lao động (2) hay mức sinh lời bình quân của một lao động cho biết mỗi lao động sử dụng trong doanh nghiệp tạo ra đợc bao nhiêu lợi nhuận trong một thời kỳ nhất định. 3.2.5 Hiệu suất tiền lơng: Hiệu suất tiền lơng = Lợi nhuận đạt đợc / Tổng quỹ lơng Hiệu suất tiền lơng cho biết cứ chi ra một đồng tiền lơng đem lại bao nhiêu đồng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Hiệu suất tiền lơng tăng lên khi năng suất lao động tăng với nhịp độ cao hơn nhịp độ tiền lơng. 4. Các nhân tố ảnh hởng đến kết quả phân tích Nhân tố là những yếu tố bên trong của mỗi hiện tợng, mỗi quá trình và mỗi sự biến động của nó tác động trực tiếp đến độ lớn, tính chất xu hớng và mức độ xác định của chỉ tiêu phân tích. Chẳng hạn nh: - Chỉ tiêu doanh thu bán hàng phụ thuộc vào các nhân tố: + Lợng hàng hoá bán ra + Kết cấu về khối lợng sản phẩm bán ra + Giá bán mỗi đơn vị sản phẩm hàng hoá - Chỉ tiêu giá thành đơn vị sản phẩm phụ thuộc vào các nhân tố: Tổng mức giá thành: số lợng sản phẩm sản xuất ra. Bởi vậy khi phân tích kết quả sản xuất kinh doanh cũng không dừng lại ở việc đánh giá một cách đơn giản qua các chỉ tiêu, mà còn đi sâu phân tích các nhân tố ảnh hởng đến kết quả sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp. Nhân tố tác động đến kết quả của quá trình sản xuất kinh doanh có rất nhiều, có thể phân loại theo nhiều tiêu thức khác nhau: - Theo nội dung kinh tế của nhân tố + Những nhân tố thuộc về điều kiênk kinh doanh: số lợng lao động, số lợng vật t, tiền vốn Những nhân tố này ảnh h ởng trực tiếp đến quy mộ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. + Những nhân tố thuộc về kết quả sản xuất: thờng ảnh hởng dây chuyền, từ khâu cung ứng đến sản xuất, đến tiêu thụ và từ đó ảnh hởng đến tình hình tài chính của doanh nghiệp. - Theo tính tất yếu của nhân tố: + Nhân tố chủ quan: do sự chi phối của bản thân doanh nghiệp nh: giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm + Nhân tố khách quan: nh giá cả thị trờng, thuế xuất - Theo tính chất của nhân tố: + Nhân tố số lợng: phản ánh quy mô sản xuất và kết quả kinh doanh nh: số lợng lao động, số lợng vật t, doanh thu bán hàng + Nhân tố chất lợng: phản ánh hiệu quả kinh doanh nh: lãi xuât, mức doanh lợi, hiệu quả sử dụng vốn - Theo xu hớng tác động của nhân tố: + Nhân tố tích cực: có tác dụng làm tăng quy mô của kết quả kinh doanh. + Nhân tố tiêu cực: phát sinh và tác động làm ảnh hởng xấu đến kết quả kinh doanh. IV. Các phơng pháp phân tích hoạt động kinh doanh Để phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh, ngời ta thờng dùng các biện pháp cụ thể mang tính chất nghiệp vụ kỹ thuật. Tuỳ thuộc vào tính chất và đặc điểm riêng biệt của từng đơn vị kinh tế mà phân tích hoạt động lựa chọn từng ph- ơng pháp cụ thể để áp dụng sao cho có hiệu quả nhất. 1. Phơng pháp so sánh Đây là phơng pháp chủ yếu dùng trong phân tích hoạt động kinh doanh để xác định xu hớng, mức độ biến động của các chỉ tiêu phân tích. Để tiến hành đợc cần xác định số gốc để so sánh, xác định điều kiện để so sánh, mục tiêu để so sánh. - Xác định số gốc để so sánh: + Khi nghiên cứu nhịp độ biến động, tốc độ tăng trởng của các chỉ tiêu, số gốc để so sánh là chỉ tiêu ở kỳ trớc. + Khi nghiên cứu nhịp độ thực hiện nhiệm vụ kinh doanh trong từng khoảng thời gian trong năm thờng so sánh với cùng kỳ năm trớc. + Khi nghiên cứu khả năng đáp ứng nhu cầu của thị trờng có thể so sánh mức thực tế với mức hợp đồng. - Điều kiện để so sánh đợc các chỉ tiêu kinh tế: + Phải thống nhất về nội dung kinh tế của chỉ tiêu + Đảm bảo tính thống nhất về phơng pháp tính các chỉ tiêu + Đảm bảo tính thống nhất về đơn vị tính, các chỉ tiêu về cả số lợng, thời gian và giá trị. - Mục tiêu so sánh trong phân tích kinh doanh: + Xác định mức độ biến động tuyệt đối và mức độ biến động tơng đối cùng xu hớng biến động của chỉ tiêu phân tích. + Mức biến động tuyệt đối: đợc xác định trên cơ sở so sánh trị số của chỉ tiêu giữa hai kỳ: kỳ phân tích và kỳ gốc. + Mức độ biến động tơng đối: là kết quả so sánh giữa số thực tế với số gốc đã đợc điều chỉnh theo một hệ số của chỉ tiêu có liên quan theo hớng quy mô của chỉ tiêu phân tích. a. So sánh tuyệt đối: số tuyệt đối là mức độ biểu hiện quy mô, khối lợng giá trị về một chỉ tiêu kinh tế nào đó trong thời gian và địa điểm cụ thể. Đơn vị tính là hiện vật, giá trị, giờ công. Mức giá trị tuyệt đối đợc xác định trên cơ sở so sánh trị số chỉ tiêu giữa hai kỳ. b. So sánh tơng đối: Mức độ biến động tơng đối là kết quả so sánh giữa thực tế với số gốc đã đợc điều chỉnh theo một hệ số chỉ tiêu có liên quan theo h- ớng quyết định quy mô của chỉ tiêu phân tích. c. So sánh con số bình quân - Số bình quân là số biểu hiện mức độ về mặt lợng của các đơn vị bằng cách sau: Bằng mọi chênh lệch trị số giữa các đơn vị đó, nhằm phản ánh khái quát đặc điểm của từng tổ, một bộ phận hay tổng thể các hiện tợng có cùng tính chất. - Số so sánh bình quân ta sẽ đánh giá đợc tình hình chung, sự biến động về số lợng, chất lợng trong quá trình sản xuất kinh doanh, đánh giá xu hớng phát triển của doanh nghiệp. 2. Phơng pháp loại trừ: là phơng pháp xác định xu hớng và mức độ ảnh h- ởng của từng nhân tố đến kết quả kinh doanh bằng các loại trừ ảnh hởng của các nhân tố khác. a. Phơng pháp số chênh lệch Khái quát phơng pháp xác định ảnh hởng của các nhân tố số lợng và chất l- ợng nh sau: = x b. Phơng pháp thay thế liên hoàn Đây là phơng pháp xác định ảnh hởng của các nhân tố bằng cách thay thế lần lợt và liên tục các yếu tố giá trị kỳ gốc sang kỳ phân tích để xác định trị số của chỉ tiêu thay đổi. Xác định mức độ ảnh hởng của các nhân tố đến đối tợng kinh tế nghiên cứu. Nó tiến hành đánh giá so sánh và phân tích từng nhân tố ảnh hởng trong khi đó giả thiết là các nhân tố khác cố định. Do đó để áp dụng nó phân tích hoạt động kinh tế cần áp dụng một trình tự thi hành sau: - Căn cứ vào mối liên hệ của từng nhân tố đến đối tợng cần phân tích mà từ đó xây dựng nên biểu thức giữa các nhân tố - Tiến hành lần lợt để xác định ảnh hởng của từng nhân tố trong điều kiện giả định các nhân tố khác không thay đổi. - Ban đầu lấy kỳ gốc làm cơ sở, sau đó lần lợt thay thế các kỳ phân tích cho các số cùng kỳ gốc của từng nhân tố. - Sau mỗi lần thay thế tiến hành tính lại các chỉ tiêu phân tích. Số chênh lệch giữa kết quả tính đợc với kết quả tính trớc đó là mức độ ảnh hởng của các nhân tố đợc thay đổi số liệu đến đối tợng phân tích. Tổng ảnh hởng của các nhân tố tơng đối tơng đơng với bản thân đối tợng cần phân tích. d. Phơng pháp hiệu số % Số chênh lệch về tỷ lệ % hoàn thành của các nhân tố sau và trớc nhân tố với chỉ tiêu kế hoạch để xác định mức độ ảnh hởng của các nhân tố đến chỉ tiêu phân tích. . Cơ sở lý luận phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp I. Khái niệm về phân tích hoạt động kinh doanh 1. Khái niệm Phân tích hoạt động. động kinh doanh 1. Đối tợng phân tích hoạt động kinh doanh Đối tợng phân tích hoạt động kinh doanh là diễn biến của quá trình sản xuất kinh doanh của doanh