Đang tải... (xem toàn văn)
Hay nhất
QU N LÝ D Ph n I : M T S 1.1 ÁN KI N TH C CƠ S D án (Project) Khái ni m D án s n l c t m th i t o m t s n ph m ho c d ch v c thù (PMBOK) M t d án c hình thành m t nhóm nhà tài tr (t ch c, cơng ty, ph ) c n có m t s n ph m (ho c d ch v , s g i chung s n ph m) mà s n ph m khơng có s n th trư ng; s n ph m c n ph i c làm Như v y d án tên g i chung cho m t nhóm ho t ng (ti n trình) v i m c tiêu nh t t o c s n ph m theo mong mu n c a nhà tài tr V i ý nghĩa ó, d án thư ng c tri n khai phương ti n th c hi n m c tiêu c a t ch c (ví d : phân khúc th trư ng, qu ng bá thương hi u, m r ng s n xu t), ó ho t ng c a d án ho t ng c a t ch c r t gi ng i m: c th c hi n b i ngư i (là nhân t quy t nh c a ngu n l c), B ràng bu c b i ngu n l c gi i h n, kinh phí, kh th c hi n, th i gian,… Ph i c ho ch nh ( nh nghĩa), th c thi i u n có k t qu mong mu n Tuy nhiên, chúng có nh ng i m khác bi t nhau: Các ho t ng t ch c di n liên t c l p i l p l i Các t ch c kinh t thông thư ng ch t o m t s s n ph m nh t nh bán th trư ng, s n ph m c s n xu t b ng m t phương pháp nh t nh, khơng ho c thay i theo th i gian, s n ph m c s n xu t liên t c (ti n trình s n xu t c l p l i cho m i s n ph m) t o s lư ng l n cung c p cho th trư ng Các ho t ng c a d án l i mang n ng tính ch t t m th i c thù Tính ch t t m th i : D án ln ln có th i i m b t u th i i m k t thúc (d án ch t n t i m t kho ng th i gian nh t nh) D án k t thúc m c tiêu c a d án ã t c, ho c sau m t th i gian th c hi n, m c tiêu c a d án c nh n th c rõ không th th c hi n c ho c khơng cịn c n thi t n a (trong ó m c tiêu c a t ch c s c ti p t c c i ti n nh hư ng cho k ho ch tương lai) c tính t m th i c a d án cịn th hi n t ch c ngu n l c Khi d án c thi t l p, m t s nhân viên (c a t ch c) c t m th i i u chuy n sang làm d án cho n d án k t thúc, t t c nh ng thành viên c a d án s khơng cịn có trách nhi m v d án n a Tuy nhiên, tính ch t t m th i không áp d ng cho s n ph m c a d án, s n ph m c a d án v n s c s d ng lâu dài sau d án k t thúc, vd: d án xây c u M Thu n Tính ch t c thù : Các s n ph m/d ch v c a d án thư ng mang nhi u c tính m i, khơng gi ng v i s n ph m/d ch v ã t ng có H th ng thơng tin c xây d ng cho t ch c m t d ng s n ph m c thù ph thu c r t nhi u vào c u trúc ngu n l c, quy trình l c c a m i t ch c Ngoài ra, tính ch t c thù cịn th hi n ti n trình mà trư c ó chưa t ng c làm t o gi ng ăn trái có ch t lư ng t t, phương pháp lai gi ng nhân t o, nhà khoa h c ph i nghiên c u ng d ng công ngh m i (như di truy n h c, gen) t ng lo i tìm phương pháp cho qu t t Do phương pháp t o s n ph m chưa c bi t, chưa có kinh nghi m nên d án c n ph i c ti n hành c n th n, ng d ng t khoa h c n th c ti n làm t ng bư c có ki m ch ng b o ãm cho d án i t ng bư c n thành cơng, q trình c g i s tinh ch nh S tinh ch nh t ng bư c (Progressive elaboration) S tinh ch nh tư ng bư c m t q trình hồn thi n d n k t qu qua nhi u bư c th c hi n t o s n ph m ngày phù h p v i yêu c u ã t cho s n ph m, c minh h a hình I.1.1 T hi n tr ng ban u hình vng, sau bư c th c hi n mà m i bư c u có s so sánh k t qu v i s n ph m mong mu n (“m c tiêu”, hình trịn) làm s cho bư c tinh ch nh ti p theo, ta co s n ph m hình trịn mong mu n Hi n tr ng M c tiêu Th c hi n K t qu Tinh ch nh C n C n Khơng Hình I.1.1 Vì ti n trình th c thi d án liên quan nhi u n vi c gi i quy t tình hu ng tính c thù c a d án, s tinh ch nh t ng bư c m t cách ti p c n t t ng quát (cơ b n) n chi ti t hư ng n m c tiêu, gi m b t nh ng r i ro s thi u ki n th c kinh nghi m c a ngư i làm d án Quá trình tinh ch nh t o i u ki n ngư i làm d án nh n th c v d án ngày hoàn thi n ti p t c áp d ng s hi u bi t ó vào d án 1.2 M c tiêu Là nh ng v n c n ph i gi i quy t ( c g i toán, problem) d a ngu n l c s n có khn th i gian cho phép Bài tốn s khác bi t gi a nh ng ang có (hi n tr ng) nh ng mu n có (mong mu n), d a s nh n nh kh thi ban u v th i gian ngu n l c ang có s n làm thay i hi n tr ng theo mong mu n M c tiêu c a t ch c ho c d án k t qu mong mu n t o t ho t ng c a t ch c ho c d án ó Các m c tiêu có c i m chung ph i kh thi o lư ng c c tính giúp phân bi t m c ích m c tiêu M c ích nh ng t ch c mong mu n có g n li n v i s t n t i c a t ch c M c tiêu nh ng thành qu c th mà t ch c ã ho c s ph i t c kho ng th i gian xác nh (vd: k ho ch hàng năm) v i ngu n l c cho phép M c tiêu c dùng làm chu n m c o lư ng vi c hi n th c hóa m c ích c a t ch c Các m c tiêu c ho ch nh m t t ch c (công ty, doanh nghi p,…) dùng d n d t ho t ng c a t ch c th c hi n m c ích (lâu dài) c a t ch c ó - m c tiêu ln ln ph c v cho m c ích c a t ch c i v i d án, m c tiêu dùng hư ng d n (t p trung) ngu n l c c a d án vào nh ng ho t ng quan tr ng nh t (t o s n ph m), khơng lãng phí ngu n l c cho ho t ng không c n thi t Sau m c tiêu ã t c d án s k t thúc 1.1 "M c tiêu" P2 P3 P1 "M c ích" P4 t1 t2 t3 T Hình I.1.2 M c tiêu c a d án m c ích c a t ch c Trong t ch c ho t ng theo d ng d án, nhi u d án c ti n hành n i ti p (P1-P2-P3) ho c song hành (P1-P2 ,P4) hi n th c m c tiêu c a t ch c, nh m hư ng n s th a mãn m c ích chung (G) c a t ch c minh h a hình I.1.2 1.3 Ti n trình (Process) Ti n trình m t ho c m t chu i ho t ng liên k t t o s thay i hi n tr ng (môi trư ng) theo mong mu n (gi i quy t toán ho c hi n th c m c tiêu) Ti n trình c xem xét Hình I.1.3 c tính b n (hình I.1.3): Constraints Inputs Outputs Resources u vào (Inputs): nh ng ti n trình c n thi t t o k t qu u ra, c l y t hi n tr ng trư c ti n trình th c thi Vd: nguyên v t li u thông tin u (Outputs) thay i hi n tr ng sau th c thi ti n trình K t qu u nh ng c n ph i có (s n ph m) chuy n giao cho ti n trình khác Th i gian (Time) th i gian ti n trình th c thi Ngu n l c (Resource) ng l c th c thi ti n trình Ràng bu c (Constraints) nh ng i u ki n mà ti n trình ph i tuân th Vd: tiêu chu n qu n lý ch t lư ng ISO 9000 ti n hành, th hi n Ngu n l c: B t kỳ ti n trình u c n có ngu n l c nhóm ngu n l c b n: ngư i, công c phương pháp Con ngư i (human) c th hi n qua ki n th c, k năng/năng u, kinh nghi m s c kh e c a ngư i lao ng Con ngư i ngu n l c quan tr ng nh t t t c ti n trình nguyên nhân: Con ngư i v a ngu n l c th c hi n ti n trình (s c lao ng), ng th i quy t nh ngu n l c l i: Con ngư i t o phương pháp th c thi ti n trình i u n cơng c th c thi ti n trình Con ngư i cịn có kh ki m sốt i u n ti n trình th c thi m t cách n nh trư c tác ng thay i (r i ro) môi trư ng th c thi c a ti n trình ây tác ng tích c c nh t c a ngư i (tác ng qu n lý) i v i ti n trình Cơng c (tools) nhóm ngu n l c tr giúp ngư i th c hi n ti n trình m t cách tr c ti p nh s d ng máy – thi t b , ph n m m, ho c gián ti p b ng cách s d ng ti n thuê mư n nhân công ho c mua máy – thi t b Công c phương ti n thay th s c lao ng c a ngư i th c thi ti n trình th i gian ng n, nh m t o su t lao ng cao ho c ch t lư ng n nh (gi m c sai sót ch quan nh s d ng thi t b ho c ph n m m) Phương pháp (method) c th hi n b ng cơng ngh , k thu t, quy trình quy t c áp d ng vào ti n trình Phương pháp s áp d ng ki n th c xác nh cách th c thi ti n trình m t cách t i ưu nh t Phương pháp m t d ng ngu n l c ki n t o (conceptual resource); khơng tr c ti p t o k t qu cho ti n trình, nh nó, ta có c ti n trình t t (th a mãn c i u ki n ràng bu c m t cách ch c ch n) nh ó ti n trình s t o k t qu úng mong i Ràng bu c: t t c ti n trình u c n ph i có s ki m soát (qu n lý) b ng ràng bu c ho t ng lo i b nh ng hi u ng khơng mong i ti n trình t o (tr k ho ch, kinh phí, s n ph m ch t lư ng, ); ng th i b o m cho ti n trình ph thu c v n th c thi c Các ràng bu c c sinh t yêu c u i v i ti n trình ho c s n ph m th hi n tồn b ti n trình: u vào, u ra, th i gian ngu n l c Trong d án, có lo i ti n trình b n: ti n trình t o s n ph m (product oriented processes), ti n trình qu n lý d án (project management processes) s c c p n ph n sau 2.1 Qu n lý d án (Project Management) Khái ni m Vì ngu n l c u có gi i h n ti n trình ph i tho mãn t t c i u ki n ràng bu c, nên ti n trình u c n ph i c ho ch nh c n th n không dư th a, i u n th c hi n úng, giám sát phát hi n b t thư ng, o lư ng bi t m c hoàn thành; c g i chung qu n lý Qu n lý s áp d ng ki n th c, k năng, kinh nghi m i u n ngu n l c th c thi ti n trình gi i quy t v n Các nhà qu n lý thư ng th c hi n công vi c sau ây: Ho ch nh c n làm T ch c ngu n l c th c hi n Phân công th c hi n Hư ng d n nhân viên ang th c hi n i u n b o m th c hi n úng DO PLAN CHECK Nhóm ho t ng qu n lý b n thư ng l p i l p ACT l i theo chu kỳ, c th hi n hình I.2.1, g m Plan – Do – Check – Act (PDCA) Các ho t ng c th c hi n b ng ngư i tăng cư ng tính Hình I.2.1 ki m sốt i v i ti n trình t o s n ph m cho d án N u thi u m t ho t ng ti n trình c a d án s khơng b o m t c k t qu mong mu n chi phí tăng, tr h n ho c s n ph m ch t lư ng Các ho t ng n n t ng c a nhóm ti n trình qu n lý Qu n lý d án s áp d ng ki n th c, k năng, k thu t công c vào ho t án th a mãn yêu c u i v i d án (PMBOK) Các ho t ng qu n lý d án thư ng r t a d ng, nh m nh nghĩa ti n trình t o s n ph m th a mãn yêu c u i v i d án như: y ng d chi ti t cho Xác nh nh ng mong mu n khác c a nh ng "stakeholder" v d án Xác nh ph m vi, th i gian, chi phí, r i ro ch t lư ng cho d án Th c hi n ti n trình qu n lý d án kh i ng, ho ch nh, i u n, k t thúc… PMBOK (A Guide to the Project Management Body Of Knowlegde) PMI (Project Management Institute) t o m t tài li u qu n lý d án c ch p nh n r ng rãi, c hình thành t ki n th c kinh nghi m qu n lý t ng quát c a t ch c ki n th c kinh nghi m mang tính ph d ng rút k t t nhi u d án thu c nhi u lĩnh v c ng d ng khác M i liên quan gi a PMBOK v i lo i ki n th c khác c di n t hình I.2.2 PMBOK General Accepted Project Management Knowledge & Practice General Management Knowledge & Practice Application Area Knowledge & Practice Hình I.2.2 2.2 Gi i quy t v n (problem solving) Làm th t c m c tiêu ã ho ch nh c a t ch c yêu c u quan tr ng nh t i v i ngư i qu n lý Hơn n a, t ch c ln ln b tác ng b i thay i c a môi trư ng, bên ngồi l n bên trong, ó nhà qu n lý thư ng i m t v i vi c gi i quy t toán (Problem solving) Bài toán (problem) s khác bi t gi a hi n tr ng ang t n t i mong mu n Gi i pháp (solution) cách gi m b t s khác bi t gi a hi n tr ng mong mu n, n n t ng thi t l p ti n trình B n thân gi i pháp khơng có giá tr gì, ch có k t qu t o t gi i pháp m i có giá tr Các nhà qu n lý t gi i tốn m t mình, mà h thư ng tìm ki m s tr giúp c n thi t t nh ng chuyên viên nh ng ngư i c ng tác; làm vi c nhóm (group working) m t ti p c n ph bi n (vd: qua cu c h p) tìm ki m s tr giúp gi i quy t toán t nhi u ngư i, qua bư c b n sau: Nh n bi t tín hi u nguy ho c thách th c Các tín hi u nguy c nh n bi t qua phương ti n thông tin giao ti p gi a nhà qu n lý v i nh ng ngư i c ng tác, b ng hình th c (qua báo cáo, th ng kê, bi u ,…) ho c phi hình th c (qua dư lu n, nói chuy n) Các tín hi u v nguy ho c thách th c có th nh hư ng n ho t ng c a t ch c s c xem xét phân tích (Có nh hư ng: ang ho c s gây nh ng thay i b t l i i v i t ch c) Ví d : doanh thu có xu hư ng gi m, c th hi n báo cáo t ng k t, m t tín hi u nguy i v i t ch c nh nghĩa tốn D a tín hi u v nguy ho c thách th c, nhà qu n lý s ph i tìm hi u phân tích xác nh nguyên nhân phát sinh hi n tư ng (tín hi u nguy ã bi t) Hi n tư ng (ho c tri u ch ng, symptom) ch bi u hi n bên c a v n , d u hi u cho bi t toán ang t n t i Bài tốn ngun nhân c a hi n tư ng mà ngư i qu n lý c n ph i tìm gi i quy t Ví d : Nguyên nhân Năng su t L (hi n tư ng) Gây Nguyên nhân Qu n lý (hi n tư ng) Gây Khơng có Tiêu chu n (bài tốn) Hình I.2.3 Vi c xác nh úng toán m t ho t ng ph c t p, t n nhi u công s c c n s h p tác c a chuyên viên t nhi u lĩnh v c khác tốn c nh nghĩa q l n d n n khơng có gi i pháp kh thi ngu n l c b gi i h n; ho c ngư c l i, tốn khơng t ng qt lý gi i hi n tư ng ã bi t, ó vi c nh nghĩa rõ toán nh m gi i h n ph m vi tốn tìm gi i pháp kh thi, tránh hi u l m cho nh ng ngư i c ng tác ( t yêu c u cao ho c th p i v i gi i pháp) Tìm gi i pháp cho tốn Do khơng có gi i pháp t i phù h p v i toán, nên nhà qu n lý ph i c g ng tìm nhi u phương án khác phân tích l a ch n gi i pháp t t nh t (kh thi nh t) t phương án ã bi t v y s h tr t nhi u chuyên viên r t c n thi t Gi i pháp ph i tho mãn t i a tiêu chu n ánh giá, thư ng d a tiêu chu n: k thu t, kinh t , pháp lý, v n hành, k ho ch (th i gian) Bài toán Phương án Phương án Gi i pháp Phương án Tìm p án Phát sinh phương án tiêu chu n ánh giá Hình I.2.4 Th c thi gi i pháp o lư ng k t qu Ch n phương án sau ánh giá theo tiêu chu n Vi c th c thi gi i pháp gi i quy t tốn t Có th gi i pháp không áp ng c tr n v n yêu c u, ho c phát sinh nh hư ng khác n t ch c, ó vi c o lư ng, ánh giá k t qu th c hi n gi i pháp d a tiêu chu n ánh giá r t c n thi t xác nh ho t ng ti p theo (1) gi i pháp có c n th c hi n ti p không, (2) gi i pháp c n thay i b sung khơng (3) Có c n xem xét thay i môi trư ng th c thi gi i pháp không … (Các ho t Xác ng ki n t o m c ý tư ng) nh toán (Các ho t nh gi i pháp K t qu d ki n ng qu n lý) Nh n th c Áp d ng i ánh giá Hi n tr ng m i Hi n tr ng c (Các thay Xác K t qu th c t m c v t lý – th c t ) Hình I.2.5 2.3 Các ti n trình d án Trong d án, có lo i ti n trình b n: ti n trình t o s n ph m (product oriented processes) ti n trình qu n lý d án (project management processes) Các ti n trình t o s n ph m ti n trình c a d án chu i ti n trình t o giá tr (Value Chain) d án t c m c tiêu Ví d : Nh p nguyên v t li u Gia công, ch bi n Phân ph i s n ph m Bán s n ph m Các ti n trình qu n lý d án t o môi trư ng ho t ng t t cho ti n trình s n xu t Các ti n trình qu n lý không tr c ti p t o s n ph m mà nh nghĩa ra, d n t ti n trình s n xu t t m c tiêu c a d án, làm th a mãn yêu c u Hai nhóm ti n trình c th c hi n song hành tác lý có tác ng lên ti n trình t o s n ph m: Ho ch nh, i u n: thi t l p gi i pháp, quy t o s n ph m ng l n Các ti n trình qu n nh, hư ng d n cách th c thi ti n trình Giám sát, o lư ng: phân tích ánh giá k t qu th c hi n c a ti n trình t o s n ph m (phát hi n hi n tư ng, xác nh toán) ho ch nh i u n ti p theo Hình I.2.6 ho ch nh, i u n outputs giám sát, o lư ng ti n trình s n xu t ti n trình qu n lý inputs s 2.3.1 Các ti n trình t o s n ph m m c tiêu c a d án P1 W1 Change to W1 T1 P2 W2 Change to W2 T2 Time P3 W3 Change to W3 T3 W4 T4 Hình I.2.7 Hi n tr ng ti n trình Tr ng thái (ho c hi n tr ng) c a d án t t c nh ng mà d án ang có (“tài s n” c a d án) t i m t th i i m nh t nh, ngu n l c nh ng k t qu t o t ti n trình d án M i quan h gi a hi n tr ng ti n trình c minh h a hình I.2.7 W1 tr ng thái kh i ng c a d án (khi d án b t u), P1, P2, P3 ti n trình c ti n hành th i i m T1,T2,T3 bi n i W1 thành tr ng thái m i W2,W3,W4 tương ng (hình I.2.7) N u W4 tr ng thái làm th a mãn m c tiêu c a d án ây tr ng thái mong mu n c a d án, s khác bi t gi a W4 (mong mu n có) v i W1 (th c t ã có) thay i c n thi t mà ti n trình t o d án t c m c tiêu Như v y, d án g m nhi u ti n trình t ng bư c t o thay i c n thi t tho mãn d n m c tiêu c a N u s thay i c t o t ti n trình úng theo d ki n, ti n trình c xem bình thư ng N u nh ng thay i n m ngồi d ki n d án ã có r i ro R i ro nh ng bi n c n y sinh có th gây nh hư ng x u n d án T t c d án u có r i ro không c n ph i tránh t t c r i ro, d án c cho có nhi u r i ro l i nhu n thu c (n u tránh c nh hư ng c a r i ro này) s l n i u có nghĩa nhà qu n lý ch quan tâm làm cho r i ro không gây tác h i n d án (và t ch c), ch khơng tìm cách lo i tr r i ro R i ro xu t x t nguyên nhân chính: Các bi n c khách quan có th gây h i cho d án Ví d : ti n b m t giá l m phát Các c lư ng sai i v i công vi c c a d án Ví d : c lư ng sai chi phí ho c th i gian th c hi n d án, d n n k t qu ngu n l c không , d án b ngưng ho c tr h n Vì v y, ti n trình qu n lý r t c n thi t c a r i ro giúp cho d án tránh c nh hư ng 2.3.2 Các ti n trình qu n lý d án Các ti n trình qu n lý d án c x p vào nhóm, c minh h a hình I.2.8 Initiating processes Planning processes Executing processes Controlling processes Closing processes Hình I.2.8 Nhóm ti n trình kh i ng (Initiating processes): g m ti n trình kh i t o mơi trư ng cho d án ho c giai o n c a d án, : chu n b nhân l c, thi t l p quan h , phương pháp liên l c, th t c qu n lý, … Nhóm ti n trình ho ch nh (Planning processes): g m ti n trình nh nghĩa m c tiêu k ho ch hành ng (chính, h tr ng c u) cho d án (PLAN) Nhóm ti n trình th c thi (Executing processes): g m ti n trình liên k t ngu n l c th c thi k ho ch (DO) Nhóm ti n trình i u n (Controlling processes): g m ti n trình giám sát, o lư ng ti n d án (CHECK) xác nh hành ng i u n phù h p (ACT) Nhóm ti n trình k t thúc (Closing processes): g m ti n trình k t thúc cho d án chuy n giao k t qu , ch m d t h p ng ánh giá t ng k t Các ti n trình liên k t v i b ng inputs outputs; outputs c a m t ti n trình s inputs c a m t ho c m t vài ti n trình khác Ví d : ti n trình ho ch nh t o k ho ch (là u vào) cho ti n trình th c thi th c thi xong, k t qu c ánh giá yêu c u thay i, hi u ch nh s u vào cho ti n trình ho ch nh c p nh t l i k ho ch Các giai o n (phases / stages) chu kỳ s ng c a d án (Project Life Cycle) Chi phí nhân l c 2.4 i mb t Giai o n Kh i ng Giai o n Th c hi n Giai o n K t thúc Các chuy n giao u i m k t thúc Hình I.2.9 M t chu kỳ s ng c a d án thư ng c chia thành nhi u giai o n, m i giai o n s g m m t s ti n trình có m c ích gi ng nhau, vd: giai o n kh i ng, giai o n th c hi n, giai o n k t thúc Vi c phân chia giai o n khơng ph thu c vào nhóm ti n trình qu n lý, n a, nhóm ti n trình qu n lý thư ng c l p l i nhi u giai o n c a d án Trong m t giai o n, nhóm ti n trình có th ch ng lên hình I.2.10 Ho ch Kh i nh Th c hi n ng Giám sát, i u n K t thúc Hình I.2.10 M i giai o n c ánh d u b ng m t ho c vài k t qu chuy n giao M t k t qu chuy n giao m t s n ph m ã hoàn t t ki m ch ng c, b n báo cáo nghiên c u kh thi, b n thi t k s n ph m ho c m u th (prototype) S k t thúc giai o n c ánh d u b ng s xem xét c k t qu chuy n giao l n hi u qu th c thi c a ti n trình : Quy t nh li u d án có ti p t c sang giai o n k hay không S xem xét nh m phát hi n thay i n i b (vd: không ngu n l c), ho c thay i t bên ngồi (vd: d án khơng cịn c n thi t n a), làm cho d án không th ti p t c Phát hi n s a l i k p th i Vi c s a l i bao hàm c c i ti n v s n ph m ã ho ch nh l n s a khuy t t t c a s n ph m Phát hi n s a l i cho s n ph m c th c hi n su t d án, nh m kh c ph c khuy t t t c a s n ph m s m chi phí s a th p 2.5 Các tác nhân d án (stakeholders) Stakeholders nh ng ngư i có gi m t ho c m t vài vai trò hư ng nh t nh n s thành công ho c th t b i c a d án i v i d án, h có nh ng nh Ngư i qu n lý d án: ngư i ch u trách nhi m qu n lý d án Các thành viên d án Ví d : d án phát tri n ph n m m ó ngư i phân tích viên, thi t k viên, l p trình viên, ki m th viên Khách hàng: ngư i ho c t ch c “mua” s n ph m c a d án s d ng i di n phía khách hàng nh ng ngư i s d ng ngư i ký h p ng làm d án Chính ph quan nhà nư c ki m sốt hành v ho t ng c a d án Các mong mu n c a khách hàng ho c nhà tài tr s yêu c u cho d án Tuy nhiên mong mu n thư ng gây nhi u mâu thu n v i quan i m cá nhân khác nhau, c n ph i c dàn x p th a Qu n lý t t yêu c u c a d án công vi c b t bu c ph i làm d án thành công 2.6 Các y u t nh hư ng n d án 2.6.1 T ch c thi t l p d án Hình A: T c a d án công vi “c ng tác” c a d án ch c th c hi n d án theo cách h p tác gi a phịng ch c Các cơng vi c c m i ngư i trư ng phòng nh n th c (t ng ph n, theo chuyên môn “ch c năng”) c c phân công cho (m t ho c vài) nhân viên c a phòng th c hi n ây mơ hình gi a b ph n t ch c, khó t p trung c ngu n l c th c hi n m c tiêu Hình B: T ch c th c hi n d án theo thành l p nhóm d án ng u trư ng d án/ngư i qu n lý d án (ch u trách nhi m cao nh t v ho t ng c a d án), m i cá nhân s ph c v toàn th i gian cho d án mà ngư i ó tham gia ch u trách nhi m v i trư ng d án ây mơ hình t t qu n lý tr n v n t t c ho t ng c a d án, l i khơng n ch c (vì d án k t thúc, nh ng thành viên c n ph i c b trí cơng vi c khác vi c v i cơng ty) Hình C: Các d án c u trúc ch c c a t ch c c thành l p cân nh v m t t ti p t c làm i, có h tr Project Coordination Functional manager Functional manager Staff Staff Staff Staff Staff Staff Staff Staff Staff Functional manager Hình I.2.11 (A) Functional organization Project Coordination Project manager Project manager Staff Staff Staff Staff Staff Staff Staff Staff Staff Project manager Hình I.2.11 (B) Projectized organization Functional manager Functional manager Staff Staff Staff Staff Staff Staff Staff Staff Functional manager Proj Manager Project Coordination Hình I.2.11 (C) Balanced matric 10 Inputs Yêu c u (ph m vi) công vi c; Các r i ro d ki n gi nh, ràng bu c;Ư c tính chi phí c a d án Ngu n l c cho công vi c G m c u trúc (lo i) ngu n l c, m c c a t ng lo i, th i i m th i gian s d ng c, cư ng th c hi n,… Outputs Th i gian th c hi n công vi c Th i gian c tính trung bình (và chênh l ch) d a ngu n l c hi n có ó, n u c u trúc ngu n l c ho c môi trư ng th c hi n b thay i c tính khơng cịn phù h p Tools and Techniques Ư c lư ng n tính Ư c lư ng cho công vi c c c tính t l v i th i gian th c hi n công vi c tương t d án khác Ư c tính ch tin c y c n u công vi c th c s tương t (n i dung, cách làm, môi trư ng, ) ch không ch ch c năng, ngư i c tính có kinh nghi m c n thi t Năng su t toàn c c D a th i gian c tính trung bình i u ki n khơng có l i c ng v i th i gian kh c ph c l i TimeEstimated = TimeEstimateWithoutError × (1 + PercentOfError ) Ư c tính trung bình PERT Có xem xét r i ro tác TimeEstimated = ng n công vi c MostLikely × + Optimistic + Pessimistic (a) Most Likely (ML) Là c tính trung bình, có xác su t xãy cao nh t (b) Most Optimistic (MO) Là c tính l c quan nh t (th i gian ng n nh t, không b r i ro) (c) Most Pessimistic (MP) Là c tính bi quan nh t (th i gian dài nh t, b r i ro) 5.4 S p x p trình t ti n trình – Xác nh ràng bu c gi a ti n trình x p chúng theo th t (chu i ti n trình), l p sưu li u v ràng bu c thành i u ki n chuy n giao n i b gi a ti n trình d án Inputs Danh sách công vi c, m c ánh giá; Th i gian th c hi n t ng công vi c.; Ph m vi d án yêu c u, ràng bu c Outputs Lư c công vi c c a d án.(Project Schedule Network Diagram) vd: PERT-AON/AOA Tools and Techniques Xác nh quan h ph thu c gi a công vi c (a) Ph thu c b t bu c (Mandatory Dependencies) Ph thu c b t bu c phát sinh t b n ch t t nhiên c a cơng vi c Ví d : c n ph i phân tích hi u tốn trư c thi t k gi i pháp cho toán (b) Ph thu c ch n l a (Discretionary Dependencies) Là s ph thu c c a m t công vi c vào k t qu ho c cách th c hi n c a cơng vi c trư c ó (c) Ph thu c bên (External Dependencies) Là s ph thu c c a công vi c vào công vi c n m ngồi d án (non-project activities) Ví d : chuy n giao ph n m m cho t ch c th hư ng ph thu c vào cơng tác chu n b máy tính nơi làm vi c c a t ch c 37 Precedence Diagramming Method Th hi n m i quan h ràng bu c gi a công vi c (a) Finish-to-Start Công vi c sau b t u công vi c trư c ã k t thúc (ph bi n) (b) Finish-to-Finish Công vi c sau k t thúc cơng vi c trư c ã k t thúc (c) Start-to-Start Công vi c sau b t u cơng vi c trư c ã b t u (d) Start-to-Finish Công vi c tr ơc k t thúc c, n u công vi c sau ã b t u Ví d : Các cơng vi c ã c xác nh b ng N u m t công vi c B c n k t qu chuy n giao t cơng vi c A, ta nói B ph thu c A Vd: Cơng vi c thi t k hình (2) thi t k báo cáo (3) ph thu c vào k t qu kh o sát (1) Ngu n l c th c hi n c gi nh ch có ngư i, nh ng ngư i tham gia u có l c M i cơng vi c ã c c lư ng th i gian hồn thành (tính b ng s tu n, cho m t ngư i th c hi n) Vd: tìm hi u yêu c u c n kho ng tu n v i ngư i th c hi n Công vi c K t qu Ph thu c MO ML MP ET Tìm hi u yêu c u User Req Doc (URD) Thi t k hình Screen layout Thi t k báo cáo Report layout Thi t k CSDL Database structure 2, 3 L p tài li u Documents (DOC) 5.5 L p trình Source code 4 7.Ki m tra Software Cài User Acceptance 5, 1 1 t PERT-Action On Arc (AOA): cung ho t ng t o k t qu (s n ph m) chuy n giao cho công vi c ti p theo, ho c d án S n ph m th hi n node URD Screen design Report design Database design Source code DOC User Acceptance 8 Software product Hình II.5.1 PERT - AOA minh h a cho ví d PERT-AOA th hi n t ng quát m i liên quan gi a k t qu công vi c v i s n ph m c a d án N u có thay i m t k t qu AOA cho bi t s n ph m có liên quan, c n xem l i (Vd: n u s a Source Code DOC khơng b nh hư ng, Software Product User Acceptance b nh hư ng) PERT-AOA dùng ki m soát ch t lư ng s n ph m c a d án b ng cách theo v t công vi c t o s n ph m 38 PERT-Action On Node (AON): Th hi n ho t ng node, cung liên k t ch s ph thu c gi a công vi c PERT-AON tr giúp tính th i gian hồn thành m i cơng vi c (tính t lúc d án b t u), th i gian hoàn thành d án ET=6 ET=5.5 ET=1 ET=5 ET=2 ET=6 ET=5 Hình II.5.2 PERT-AON minh h a cho ví d 5.5 ET=3 Tính th i gian ngu n l c th c hi n d án Ư c tính t ng th i gian ngu n l c cho d án bao g m nh ng lo i ngu n l c (nhân l c, thi t b , v t li u, ) s lư ng c n cho m i lo i c n chúng Inputs Danh sách công vi c, lư c công vi c Ngu n l c s d ng c cho d án.(Rsrc.Availability) ây mô t v nh ng lo i ngu n l c mà d án có th s d ng m t ph n ho c toàn b cho ho t ng c a nó, g m lo i, s lư ng, tính ch t, th i gian i m s n sàng, … Outputs Ngu n l c mà d án s s d ng.(Rsrc.Requirement) ây òi h i ngu n l c mà d án s s d ng, g m lo i, s lư ng, tính ch t, th i i m c n dùng, th i gian, m c ,… Project Schedules: PERT charts, Gantt charts, Resource charts,… Tools and Techniques PERT-AON Th i gian hoàn thành s m nh t (TE: Time Earliest) (1) B t u t node u tiên bên trái (node 1) TE1 = ET1 (2) Theo chi u mũi tên i: TEcu i = TE u + ETcu i (3) Node có nhi u mũi tên ch n (node 8): TEcu i = Max{TE TE=18.5 TE=11 TE=5 ET=6 ET=5 u} + ETcu TE=22 TE=13 i Max{18.5, 21} ET=5.5 ET=1 TE=18 TE=21 ET=6 ET=5 ET=3 TE=11 ET=2 Hình II.5.3 PERT-AON tính th i gian hồn thành s m nh t cho m i vi c 39 PERT-AON Th i gian hoàn thành tr nh t (TL: Time Last) tính t ph i sang trái: (1) Node cu i bên ph i (node 8): TL8 = TE8 (2) i ngư c chi u c a m i tên: TL u = TLcu i - ETcu i (3) Node có nhi u m i tên ch i (node 4): TL u = Min {TLcu i - ETcu i} TL=11 TE=11 TL=21 TE=18.5 TL=5 TE=5 TL=22 TE=22 TL=13 TE=13 ET=6 ET=1 ET=5.5 Min {15.5, 13} TL=18 TE=18 TL=21 TE=21 ET=6 ET=5 ET=5 ET=3 TL=11 TE=11 ET=2 Hình II.5.4 PERT-AON tính th i gian hồn thành tr nh t cho m i vi c PERT-AON Critical Path thư gi n S (Slack time) m i node: S = TL - TE m c th i gian cho phép cơng vi c có th kéo dài (ho c b t u tr ) kho ng mà v n không làm nh hư ng n ti n c a d án Các node có S = node n m Critical Path, nh ng node không c phép tr h n b o m ti n c a d án Do c lư ng th i gian cho m i công vi c có th b sai, ho c r i ro thi u ngu n l c, công vi c Critical Path c n ph i c c ng thêm th i gian d phòng th c hi n nh ng i u ch nh c n thi t cơng vi c có tri u ch ng tr ti n Gantt chart Sau g n ngu n l c (phân công) n nh th i i m th c hi n cho công vi c PERT chart, ta s thi t l p c Gantt chart M i ngang Gantt chart th hi n m t công vi c tr c th i gian th c Mũi tên ch th t th c hi n công vi c ti p theo Chris Task Chris Task John Task John Task Martin Task John Task Martin Task Chris Task T0 T1 T2 T3 T4 T5 Time Hình II.5.5 Gantt Chart minh h a cho ví d Gantt chart th hi n (b ng hình v ) s trùng l p (overlap) gi a công vi c c lư ng m c n l c c a d án t i m i th i i m, th i i m b t u - k t thúc c a t ng cơng vi c ki m sốt ti n theo th i gian th c 40 Resource Chart (Hình tài ngun) T Gantt chart, ta có th v c hình tài nguyên theo th i gian th c Resource chart th hi n m c ngu n l c c n thi t c a d án theo th i gian th c Chênh l ch gi a ngu n l c s n sàng c a d án v i ngu n l c s d ng cho công vi c th hi n m c lãng phí cách s d ng ngu n l c Ngu n l c Ngu n l c c a d án S d ng cho d án Chris Chris T0 John T1 T2 Hình II.5.6 Hình Martin John John Martin T3 T4 tài nguyên minh h a cho ví d Chris T5 kho ng th i gian làm vi c có cư ng cao bình thư ng (Martin) có th gây r i ro cao, c n gi n công vi c (kéo dài thêm th i gian), b trí l i ngu n l c, ho c thay i c u trúc công vi c t song hành sang tu n t Resource leveling: s m c ích khác i u ch nh tăng gi m ngu n l c t i m t th i kho n ó cho (1) i u chuy n tăng cư ng ngu n l c cho công vi c ang b t i ho c tăng t c th c hi n d án cho k p th i h n milestone (2) i u chuy n cân i ngu n l c trì s n nh v m c n l c c a d án th i gian dài gi m b t m c ph c t p công tác qu n lý ngu n l c (3) i u chuy n gi m b t ngu n l c tránh lãng phí ch cho ràng bu c ph thu c bên d án gi i quy t xong 41 6.1 Qu n lý Chi phí ( Project Cost Management) Khái ni m Qu n lý chí phí nh m b o m cho d án hồn thành cơng vi c kho n kinh phí cho phép Ngồi vi c xem xét chi phí cho ngu n l c th c hi n ti n trình d án, qu n lý chi phí cịn xem xét tính hi u qu c a quy t nh vi c s d ng kinh phí, ho ch nh k ho ch th c hi n ưa d báo v k t qu Ti n trình c tính kinh phí Ư c tính m c kinh phí c n thi t trang b ngu n l c cho d án Ư c tính kinh phí c n ph i cân i gi a chi phí cho d án giá tr (l i ích) mà d án mang l i cho t ch c cho d án có s c thuy t ph c nhà tài tr Tools & techniques Xác nh giá tr c a d án i v i t ch c MOV (Measurable Organizational Value) giá tr h u ích mà d án cung c p cho t ch c góp ph n th c hi n ( t) m c tiêu chi n lư c c a t ch c MOV có tính ch t sau: (1) o lư ng c o k t qu c a d án s hư ng ho t ng c a d án vào úng m c tiêu o c a MOV c thi t l p giá tr c a chuy n giao i v i m c tiêu chi n lư c c a t ch c, c th hi n Indicators M t Indicator c nh nghĩa m t o ho c m t t p liên k t nhi u o cho phép quan sát di n bi n bên m t ti n trình, m t d án ho c m t h th ng thông tin M t Indicator thư ng m t th , bi u ho c b ng nh nghĩa mong mu n c a t ch c (hình II.6.1) Delivery Date Variance (Scheduled – Actual) Oct, 2005 Hình II.6.1 # Tasks / Projects 6.2 5-1 Có lo i Indicators: 1-7 7-14 14-21 # Days late 21-28 (a) Success Indicators: ch nh o lư ng cho tiêu chu n thành công (Critical Success Factors, CSF), quy t nh m c tiêu ã t c hay chưa (b) Progress Indicators: theo v t s ti n tri n c a cơng vi c (Ví d : Gantt chart) Hồn t t cơng vi c ã ho ch nh khơng có nghĩa m c tiêu ã t c (c) Analysis Indicators: tr AOA), ki m ch ng gi giúp phân tích k t qu c a m i công vi c (Ví d : PERTnh v d li u dùng qu n lý (2) Có giá tr i v i t ch c D án công ngh thông tin không ch thi t l p h th ng thông tin m t s n ph m thương m i, mà ph i cơng c c l c cho t ch c gi i quy t toán phát sinh t m c tiêu chi n lư c Do ó, d án ph i h u ích i v i t ch c, thư ng c xem xét v th i gian (có chuy n giao vào úng th i i m mà t ch c c n) giá tr thu v (giá tr thu v vư t tr i chi phí u tư cho d án) 42 Nh ng lý mà t ch c mong mu n (3) u tư vào d án IT c tóm lư c sau c ch p nh n MOV ph i c stackholders ch p nh n trư c ti n hành cam k t Giá tr c a MOV thư ng c t ch c xem xét d a tiêu chí hình 6.2 Khách hàng Nhi u l a ch n mua bán Ch t lư ng s n ph m t t Cách ph c v khách hàng t t Tài Gia tăng l i nhu n u tư n nh Chi phí qu n lý th p M c ích, m c tiêu, chi n lư c S n xu t Gi m rework C i ti n Value Chain Tăng kh áp ng H c h i & c i ti n C i ti n ti n trình Áp d ng cơng ngh m i Ch t lư ng cu c s ng t t Hình II.6.2 Xem xét MOV d a Balanced Score Card Tài Là l i ích thu c t d án i v i vi c qu n lý tài c a t ch c S n xu t Nh ng mà d án giúp cho t ch c vư t tr i v n hành s n xu t Các y u t quy t nh chu kỳ s ng c a s n ph m, ch t lư ng c a s n ph m, l c c a t ch c (nhân l c), su t Khách hàng Quan i m c a khách hàng v th i gian áp ng (response time), ch t lư ng s n ph m, hi u qu s n xu t c a t ch c s th sau d án k t thúc 43 H c h i & c i ti n D án giúp c c i ti n b máy c a t ch c qu n lý nhân l c, s n xu t công nghi p hay ng d ng công ngh m i, giúp cho t ch c có nhi u kh t n t i phát tri n (4) Ki m ch ng c ây c tính c h u r t quan tr ng c a MOV nh m ánh giá k t qu th c t c a d án i v i m c tiêu / m c ích c a t ch c, th hi n o th c Indicators ã thi t l p s li u Thi t l p M c ích c a t ch c Chi n lư c c a t ch c ánh giá Giá tr MOV i v i t ch c Hình II.6.3 Ki m ch ng MOV so v i m c ích c a t ch c Xác nh lo i chi phí: (a) Direct Cost: chi phí chi tr c ti p cho ngu n l c th c hi n c a d án Ví d : D án có cơng vi c t n ngày hoàn t t, c n ngư i thưc hi n ơn gi n, gi s cơng vi c khơng ịi h i thêm ngu n l c khác Chi phí tr cho ngư i th c hi n $20/gi , ó kho n ti n cơng mà ngư i ó s nh n c Ngồi ti n cơng tr cho ngư i th c hi n, d án c n ph i tr thêm chi phí cho ti n ích cho cơng vi c, ví d : • • • Chi phí cho phương ti n làm vi c ( i n, nư c, thuê máy), tính theo gi Chi phí b o h lao ng (nón, qu n áo, gi y, găng tay), tính theo tháng Chi phí t p hu n lo i phí b o hi m hàng quý ho c năm Gi s chi phí ti n ích cho cơng vi c $5/gi , chi phí th c cho cơng vi c (tính theo gi cơng) $20 / gi + $5 / gi = $25 / gi Như v y chi phí th c tr cho cơng vi c (làm ngày) gi / ngày * $25 / gi = $200 / ngày Vi c xác nh chi phí tr c ti p c th c hi n qua bư c: Xác nh lo i ngu n l c cho k ho ch th c hi n Xác nh m c Xác nh ơn giá (chi phí) c a m i lo i ngu n l c c a m i lo i ngu n l c Tính tốn chi phí cho cơng vi c Cân i ngu n l c qua vi c xem xét l i (review) ngu n l c không b s d ng m c, ie m t ngu n l c không th c p phát cho nhi u công vi c lúc (b) Indirect Cost Chi phí gián ti p ch y u cho ho t ng qu n lý, s gi vi t báo cáo m i tu n, s gi h p m i tháng N u d án ph c t p, nhi u r i ro d án cơng ngh thơng tin chi phí cho ho t ng qu n lý s cao bình thư ng (c) Sunk Cost Chi phí t n ng trư c d án Ví d : Pillot project có th b th t b i v i chi phí $25000 “Sunk Cost” i v i d án, b t k d án có t n d ng c t pillot project hay khơng (d) Learning Curve Chi phí th nghi m, thư ng g n kèm v i chi phí làm m u th “build one & throw it away!” cho d án hi u rõ tốn ho c s d ng cơng ngh m t cách hi u qu (e) Reserve Chi phí d phòng cho r i ro, nh m cung c p s linh ng c n thi t cho d án kh c ph c r i ro x y Chèn thêm buffers Critical Path v i d phịng chi phí r i ro giúp d án th c hi n ti n trình ng c u s c xãy 44 Các mơ hình tài (financial models) Các mơ hình t p trung phân tích v dịng ln chuy n ti n t , gi i quy t v n chính: (1) thu h i v n, (2) ti n l i phát sinh t d án s m c (a) Payback Phương pháp Payback xác nh thu h i c v n u tư Ví d , n u m t d án u tư $100,000 phát tri n ng d ng, ti n l i t d án $20,000 m i năm, th i gian thu h i v n $100000 / $20000 = năm Phương pháp ơn gi n, không xem xét n giá tr c a ng v n theo th i gian (b) Breakeven Tương t Payback, Breakeven xác nh i m hòa v n c a d án d a s lư ng Ví d , m t Website mua bán c xây d ng v i chi phí $100,000 m i l n bán c m t m t hàng, Website thu c $5 ti n l i Như v y, s lư ng m t hàng c n ph i bán c thu h i v n 100,000 / = 20,000 m t hàng (c) Return On Investment ROI xác nh m c l i nhu n thu h i c so v i ng v n u tư, d a t s ti n l i thu v v n u tư ban u Ví d , d án c n $100,000 t o l i nhu n $115,000, ROI s ($115,000 – $100,000) / $100,000 = 15% (d) Net Present Value NPV t p trung vào giá tr theo th i gian c a ng ti n S thay i giá tr c a ng v n kinh doanh ng v n có th sinh l i, g i ngân hàng.Giá tr c a ng v n tính theo th i gian s là: NetCashFlow NPV = I + ∑ (1 + r ) t Trong ó: I : t ng ti n v n u tư cho d án NetCashFlow = Thu c m i năm – Chi phí m i năm r : ti n lãi su t (discount rate) m i năm t : th i gian, tính theo năm Ví d , discount rate r = % năm, v n Th i h n Thu c u tư ban Net CashFlow Chi phí năm $200,000 năm $150,000 $85,000 năm $200,000 năm năm u cho d án I = $200,000, ta có NPV: Cơng th c Discount CashFlow I = - $200,000 - $200,000 $65,000 $65000 / (1 + 08)1 $60,185 $125,000 $75,000 $75000 / (1 + 08)2 $64,300 $250,000 $150,000 $100,000 $100000 / (1 + 08)3 $79,383 $300,000 $200,000 $100,000 $100000 / (1 + 08)4 $73,503 Net Present Value (NPV) năm th $77,371 N u gia tăng discount rate, NPV s b gi m 6.3 Ti n trình ki m sốt kinh phí d án Xem xét y u t thay i kinh phí d án d báo trư c v tình hình ngân sách c a d án, làm s i u ch nh k ho ch ho c công vi c c a d án s d ng kinh phí có hi u qu Inputs Reviews Là k t qu c a cu c h p (hình th c ho c phi hình th c) xem xét l i ti n trình th c hi n d án (t o giá tr c a d án) cách s d ng kinh phí c a d án cho 45 chuy n giao, milstones, ho c yêu c u tính n th i i m h p N i dung cu c h p không ch d ng l i cơng vi c ã hồn thành, mà cịn xem xét k t qu /chuy n giao so v i tiêu chu n ã c ho ch nh trư c xác nh chi phí cho cơng vi c hồn thành Status reports Các báo cáo ti n công vi c so v i yêu c u nêu BPP, công vi c c cho hoàn t t so v i BPP c bi t Forecast reports Các báo cáo d báo v xu hư ng c a công vi c ang th c hi n so v i yêu c u nêu BPP, d ki n kinh phí hồn t t cơng vi c Tools & Techniques Earned Value Analysis g m k thu t o lư ng m c hoàn thành d án t lúc b t n th i i m hi n t i, ưa d báo v k t qu s d ng kinh phí u Gi s d án A c n $40000 tháng hoàn t t 20 công vi c ơn gi n, gi s vi c có kh i lư ng c chia u tháng Chi phí cho m i vi c s $40000 / 20 vi c = $2000, kinh phí cho d án m i tháng s $40000 / tháng = $10000 th c hi n vi c / tháng Cu i tháng th nh t, d án A ch hồn t t c cơng vi c 1,2 v i chi phí tương ng cho m i vi c $2000, $3000 $3000 Budgeted At Completion BAC t ng kinh phí th c hi n t t c công vi c ã c ho ch Kinh phí $40000 BAC c a d án A nh c a d án Budgeted Cost of Work Schedule BCWS = Σ k ( BCWSk ) | t t ng kinh phí ho ch nh cho nh ng cơng vi c d tính s hoàn thành n th i i m t D án A c n ph i hoàn thành vi c (k=1 5) tháng th v i kinh phí $10000 = BCWS c a A tính n cu i tháng Budgeted Cost of Work Performed BCWP = Σ k (BCWSk) | t t ng kinh phí ho ch nh cho cơng vi c k ã hồn thành, tính n th i i m t Giá tr c g i Earned Value Trong tháng th nh t, d án A hoàn t t c vi c 1,2 (thay vi c ho ch nh), ó BCWPA|tháng $2000 * = $6000 Actual Cost of Work Performed ACWP = Σk (ACWPk) | t t ng kinh phí ã th c s chi cho cơng vi c k ã hồn thành tính n th i i m t ACWP A|tháng $2000 + $3000 + $3000 = $8000 cho cơng vi c 1,2,và ã hồn thành Cost Variance CV = BCWP – ACWP khác bi t gi a c tính v chi phí cho cơng vi c so v i th c t ph i chi cho công vi c N u CV < d án ã th c s chi nhi u so v i k ho ch CVA|tháng = $6000 - $8000 = - $2000 Schedule Variance SV = BCWP – BCWS s khác bi t (tính b ng chi phí) gi a m c d ki n ph i hồn thành cơng vi c so v i m c ã hồn thành cơng vi c th c t SVA|tháng = $6000 - $10000 = - $4000 Cost Performance Index CPI = BCWP / ACWP th hi n t l gi a kinh phí ho ch nh (d ki n) so v i chi phí th c t , d a cơng vi c ã hồn thành N u CPI < d án ã b l m chi, CPI nh th hi n m c l m chi l n Trong d án A, CPI A|tháng = $6000 / $8000 = 0.75, có nghĩa n u u tư $1 vào d án A ch nh n c có $0.75 t d 46 án N u mu n thành công, n u khơng có s thay i tích c c cách s d ng kinh phí d án A c n ph i t n m t kho n kinh phí d ki n T ng kinh phí ban u / CPI = $40000 / 0.75 = $53,333, nghĩa $13000 so v i kinh phí d ki n ban u Schedule Performance Index SPI = BCWP / BCWS th hi n m c hi u qu c a c lư ng v kinh phí cho d hi u qu c a c lư ng án SPI A|tháng = $6000 / $10000 = 0.6 N u m c v kinh phí v n ch m c 60% cho tháng k ti p, c tính th i gian hoàn t t d án A s tháng / 0.6 = 6.66 tháng Percent Scheduled for Completion PSC = ( BCWS / BCA) |t t l ph n trăm kinh phí (trên tồn b kinh phí) c p cho công vi c d ki n hoàn thành n th i i m t PSCA|tháng = $10000 / $40000 = 0.25 = 25% 10 Percent Complete PC = ( BCWP / BCA ) |t th hi n ph n trăm kinh phí c p cho cơng vi c ã th c s hồn thành n th i i m t ây ch s th hi n (g n úng) m c hoàn thành c a d án PCA|tháng = $6000 / $40000 = 0.15 = 15% BCWS SV ACWP CV BCWP % SPI Budgeted % CPI Actual Earned Hình II.6.4 BCWS, ACWS BCWP BCWS: Kinh phí th c hi n vi c th i h n t ASWP: Chi phí cho vi c ã th c hi n th i h n t BCWP: Kinh phí ã ho ch nh cho vi c ã hoàn t t 47 7.1 Qu n lý R i ro ( Project Risk Management) Khái ni m R i ro: Là nh ng i u ki n ho c s ki n không ch c ch n mà, n u xãy ra, s có tác ng t t ho c x u n m c tiêu c a d án (PMBOK) R i ro bi n c không ch c ch n s x y hay không S không ch c ch n phát sinh t s nh n th c c a d án v tương lai, d a c lư ng, gi nh ho c m t s ki n v ngu n l c, th i h n yêu c u PMBOK nh nghĩa vi c qu n lý r i ro “các ti n trình có tính h th ng xác nh, phân tích ng phó v i r i ro Nó t n d ng t i a kh xu t hi n tác ng c a bi n c tích c c, ng th i gi m thi u t i a kh xu t hi n tác ng c a bi n c tiêu c c” M c dù r i ro thư ng t o tác ng x u n d án, d án c n ph i xem xét t n d ng tác ng tích c c ho c h i phát sinh t r i ro (ie, không c g ng tránh t t c r i ro) giúp cho d án t c m c tiêu nhanh t n i v i r i ro có tác ng x u n d án, ho t ng phòng ng a c n ph i c ưu tiên ho t ng kh c ph c r i ro 7.2 Ti n trình xác nh r i ro Là ti n trình xác nh thi t l p danh sách nguy (threats) h i (opportunities) có th nh hư ng n m c tiêu c a d án M i r i ro c tính c a c l p sưu li u làm n n t ng cho k ho ch qu n lý r i ro Vi c xem xét r i ro tác ng n d án c th c hi n theo m c quan tr ng c a lĩnh v c qu n lý hình II.7.1 Internal Scope Budget MOV Schedule Quality Th nh t, chuy n giao t d án (là MOV) quan tr ng nh t, ó r i ro tác ng n MOV c n ph i c xem xét trư c tiên Th hai, xem xét r i ro tác ng lên m c tiêu qu n lý ch t lư ng, ph m vi, th i gian, chi phí, chúng nh hư ng tr c ti p n chuy n giao Th ba, xem xét y u t tác ng t môi trư ng bên bên ngồi c a d án Ví d : n u thành viên c a d án chưa c hu n Hình II7.1 Risk Framework luy n thu n th c th c hi n công vi c, sai sót ti n trình th c hi n có th xãy ra, làm cho k ho ch th c hi n b tr External Tools & techniques Learning cycle D a s ki n ã bi t, gi nh nghiên c u tìm r i ro có th x y i v i d án Các r i ro c gi l p om c nh hư ng, xác nh cách phòng ng a Cause & Effect K thu t phân tích r i ro d a quan h nguyên nhân – h u qu , y u t c phân lo i chính-ph , di n t b ng lư c Ishikawa (hình 7.2) Brainstorming D a ý ki n phát sinh t nhi u quan i m (c a nhi u ngư i) khác v d án phân lo i r i ro m c nh hư ng n d án ây m t phương pháp làm vi c theo nhóm, qua cu c h p ho c làm vi c t xa Delphi Technique Brainstorming có m t khuy t i m nh ng thành viên cu c h p thư ng ng i ưa ý ki n mâu thu n nhau, c bi t v i nh ng ngư i h ã quen bi t Delphi technique s d ng phương ti n h tr làm vi c nhóm qua “bí danh”, ý ki n c a ngư i s c chuy n cho ngư i khác yêu c u góp ý thêm 48 Pour performance Better opportunity High salary Limited opportunities Conflicts Pour working conditions Advancement New challenges Over time Key member leaves Unrealistic demands & pressures Pour team environment Job burnout Hình II.7.2 Ishikawa (cause&effect) Diagram Interviewing Ph ng v n nh ng ngư i có nhi u kinh nghi m d án ho c tương t K thu t ph thu c r t nhi u vào trình c a ngư i c ph ng v n ngư i ph ng v n, cách ph ng v n Giám sát thay i Các thay i không c chu n b trư c thư ng nguyên nhân c a r i ro tác ng tr c ti p n d án, ví d : thay i yêu c u s n ph m, thay i k ho ch làm vi c, u d n n vi c ph i làm l i (rework), t n th i gian kinh phí Do ó giám sát thay i t n i b t bên d án xác nh r i ro có th x y cho d án r t c n thi t Có thay i b n d n n r i ro d án: (a) Con ngư i Trong d án, nhân l c quy t nh s thành cơng c a ti n trình Tuy nhiên s n l c c a m i cá nhân ph thu c nhi u vào y u t khác tâm lý, s c kh e, hoàn c nh,cơ h i thăng ti n,… n u có thay i y u t này, s n l c cá nhân cho công vi c s b thay i (b) Cơng ngh Vai trị c a cơng ngh i v i ti n trình tr giúp phương pháp t i ưu cho x lý, ng th i chu n hoá ho t ng nhân cơng Cơng ngh m i có th tr giúp c l c cho d án (gia tăng MOV) Tuy nhiên, ng d ng công ngh m i ti m n nhi u tác h i nh n th c chưa y v công ngh m i c khía c nh: tích h p h th ng, ng d ng (c) C u trúc D án m t h th ng, có c u trúc liên k t nhi u thành ph n v i m c tiêu c a d án, vd: liên k t ti n trình, stakeholders, users ngư i phát tri n,… N u có s thay i c u trúc liên k t này, ch v n hành c a d án s b nh hư ng l n (d) Công vi c Các ho ch nh v yêu c u công vi c ngu n g c cho n l c cá nhân, có th g m nhi u ho t ng chu n b nghiên c u, t p hu n, tìm cơng c , s p x p l ch cá nhân, Các thay i v công vi c thư ng làm b i nh ng ã c chu n b trư c ây, khơng cịn th i gian chu n b cho thay i N u có thay 7.3 i phương di n, phương di n l i c ng s b nh hư ng Ti n trình phân tích & ánh giá r i ro Là ti n trình xác nh m c tác ng c a r i ro n d án (có th tích c c ho c tiêu c c), d án quy t nh có c n thi t l p ho t ng phòng ng a, kh c ph c hay khơng M c ích c a phân tích r i ro xác nh kh xu t hi n c a r i ro m c tác ng c a r i ro lên d án M c ích c a ánh giá r i ro xác nh th t ưu tiên c a r i ro i phó v i chúng có hi u qu nh t 49 Tools & Techniques Expect value Expect value xem xét giá tr c a r i ro i v i d án (A*B), d a xác su t x y (A) nh hư ng c a t ng r i ro (B) lên d án A*B kh thu c giá tr h u ích t r i ro, tr giúp d án quy t nh ch n l a Xác su t (A) Thư ng/Ph t (B) i m (A * B) D án hoàn t t s m 20 ngày 5% $ 200,000 $ 10,000 D án hoàn t t s m 10 ngày 20 % $ 150,000 $ 30,000 D án hoàn t t úng th i h n 50 % $100,000 $ 50,000 D án hoàn t t tr 10 ngày 20 % - - D án hoàn t t tr 20 ngày 5% - $ 50,000 - $ 3,000 Th i h n hoàn thành (các r i ro 100 % c l p nhau) Decision tree Ví d : quy t nh ch n Full test hay Limited test, d án c n phân tích phương án testing Full test c n $10,000 test 95% s l i, 5% l i n u b phát hi n d án s ph i chi thêm $2,000 s a Như v y xác su t s n ph m c ch p nh n 95% v i chi phí $10,000 i v i Limited test, xác su t c ch p nh n ch có 30% ví chi phí ki m th $8,000 V n i v i ngư i qu n lý d án ch n phương án r i ro cao (Limited test) có l i nhu n l n hay ngư c l i Pass = 95 % $10,000 $0 Full test $10,000 Fail = % $10,100 $ 2,000 Testing ? system Limited test Hình II.7.3 Decision tree Pass = 30 % $0 $8,000 Fail = 70 % $ 8,000 $13,600 Risk Impact table Probability (P) Thành viên t b nhóm 40 % Khách hàng khơng th nh nghĩa 50 % ph m vi yêu c u Th i gian áp ng không ch p 80 % nh n c /v khách hàng Cơng ngh khơng tích h p vào 60 % ph n m m R i ro (Threats) Impact (I) Score ( P*I ) 1.6 3.0 4.8 4.2 Ranking 50 7.4 Ti n trình giám sát & i phó r i ro Khi k ho ch qu n lý r i ro c thi t l p, (vào th i i m r i ro chưa xãy ra), bi u hi n c a r i ro c n ph i c giám sát liên t c theo th i gian phát hi n r i ro kích ho t k p th i ho t ng i phó v i r i ro (Hình 7.4) Th i i m hi n t i R1 Nh n th c v nguy R1, R2 “Tri u ch ng” R2 Xãy Xãy Th i gian T1 Th c thi k ho ch phòng ng a Hình II.7 Giám sát Th c thi k ho ch kh c ph c i phó r i ro i v i nguy (threats), ho t ng i phó cho r i ro c n t p trung vào phòng ng a nhi u kh c ph c N i dung c a ho t ng i phó v i r i ro bao g m: Xác nh s ki n kích ho t ti n trình i phó r i ro Xác nh ngư i giám sát r i ro th c thi ho t Xác nh ngu n l c c n thi t Thông báo cho nơi liên quan v r i ro th c thi ti n trình ng i phó r i ro i phó r i ro Tài li u tham kh o: A Guide to The Project Management Body of Knowledge, Project Management Institute, USA, 1996 Software Engineering: A Practitioner’s Aproach, 5th Edition, McGraw Hill, 2001 Information Technology Project Management: Providing Measureable Organizational Value, Jack T.Marchewka, Amazon.com, 2003 Quantitative Methods for Project Management, Dr Frank T.Anbari, International Institute for Learning, Inc 1997 51 ... ngưng ho c tr h n Vì v y, ti n trình qu n lý r t c n thi t c a r i ro giúp cho d án tránh c nh hư ng 2.3.2 Các ti n trình qu n lý d án Các ti n trình qu n lý d án c x p vào nhóm, c minh h a hình... Trong d án, có lo i ti n trình b n: ti n trình t o s n ph m (product oriented processes) ti n trình qu n lý d án (project management processes) Các ti n trình t o s n ph m ti n trình c a d án chu... pháp lý, v n hành, k ho ch (th i gian) Bài toán Phương án Phương án Gi i pháp Phương án Tìm p án Phát sinh phương án tiêu chu n ánh giá Hình I.2.4 Th c thi gi i pháp o lư ng k t qu Ch n phương án
