KHẢO SÁT HỆ THỐNG QUẢN LÝ NHÀ HÀNG 2.1) Mục đích thiết kế phần mềm quản lý nhà hàng  Phát triển từ ý tưởng về nghiệp vụ quản lý nhà hàng, niềm đam mê ứng dụng công nghệ cao vào cuộc sống, em xây dựng phần mềm quản lý nhà hàng nhằm giúp người quản lý đơn giản hơn trong công tác quản lý nhà hàng, minh bạch các hoạt động của nhà hàng từ đó kiểm soát được mọi hoạt động kinh doanh và thúc đẩy doanh thu của nhà hàng.  Xây dựng được hệ thống quản lí nhà hàng ăn uống với đầy đủ các chức năng quản lí như : nhập, xuất hàng hoá trong kho, quản lí bàn ăn (thêm, ghép, rời bàn ăn), từng nhân viên bàn, quản lí công nợ khách hàng, quản lí thẻ ưu đãi cho khách hàng, các khoản chiết khấu, hoa hồng .  Phần mềm phải có chức năng tạo các báo cáo về hàng hoá nhập/xuất/tồn kho, các báo cáo về công nợ, báo cáo về thu chi tiền mặt, thống kê doanh thu theo từng nhân viên, từng khu vực bàn ăn (nếu cửa hàng có nhiều khu vực bàn ăn khác nhau), các báo cáo kết quả kinh doanh. 2.2) Thực tế hoạt động của các nhà hàng tại Việt Nam  Trên thực tế đa phần các các nhà hàng phục vụ ăn uống đang áp dụng hình thức quản lí qua sổ sách, chứng từ một cách thủ công mà chưa áp dụng CNTT vào các công việc này.  Qua mọt thời gian khảo sát khảo sát tại các nhà hàng ăn uống (với nhiều quy mô và điạ điểm hoạt động khác nhau) em thấy mô hình chung cách thức quản lí như sau:  Bộ phận quản lý :Theo từng chu kỳ thời gian nhất định (ngày, tuần, tháng, quý) bộ phận quản lí có thể theo dõi, kiểm tra, các mặt hàng nhập/xuất/tồn để báo cáo lãnh đạo và phân tích, triển khai chiến lược kinh doanh mới.  Bộ phận kế toán : Theo dõi được các khoản thu chi về tiền mặt, các khoản thu hồi công nợ. Hầu hết các tác vụ kế toán đều được thực hiện khá thủ công với hàng đống giấy tờ sổ sách khiến cho hiệu quả công việc không cao.  Bộ phận bếp: Lên danh sách thực đơn và chế biến các món ăn.  Nhân viên phục vụ bàn : Được cung cấp thông tin về món ăn cùng với đơn giá, số lượng một cách nhanh chóng. Các nhân viên có thể làm việc theo nhóm, mỗi nhóm sẽ có một trưởng nhóm phụ trách. Các nhóm có thể làm việc theo khu vực hoặc theo thời gian. 2.3) Tính khả thi của dự án  Mức độ phức tạp : Chương trình chỉ dừng lại ở mức độ một chương trình quản lý nên không vượt quá khả năng của sinh viên. Các chức năng như kế toán tuy nằm ngoài kiến thức đã được học nhưng chỉ là các chức năng phụ với độ phức tạp ở mức có thể chấp nhận được.  Thị trường : Tuy trên thị trường đã có nhiều phần mềm quản lý nhưng các phần mềm này chỉ mang tính cục bộ chưa có khả năng áp dụng đại trà cho một số lượng lớn các nhà hàng.  Lợi ích mà phần mềm mang lại :  Nhân viên phục vụ nắm bắt thông tin về thực đơn một cách nhanh chóng và hiệu quả.  Giảm bớt gánh nặng sổ sách cho nhân viên kế toán.  Ban lãnh đạo có thể tra cứu, thống kê hàng hoá; kiểm tra chéo giữa các bộ phận một cách dễ dàng, chính xác, nhanh gọn. 2.4) Các nghiệp vụ quản lý nhà hàng 2.4.1)Nghiệp vụ quản lý kho hàng Các hoạt động chính diễn ra ở kho hàng bao gồm :  Nhập nguyên liệu từ nhà cung cấp.  Xuất nguyên liệu cho nhà bếp.  Luân chuyển hàng hoá giữa các kho (trong trường hợp hệ thống nhà hàng tại các địa điểm khác nhau).  Theo dõi, kiểm kê, đánh giá hàng hoá trong kho.  Trước mỗi ngày làm việc, ban lãnh đạo phân tích tình hình dựa vào các đơn đặt hàng trước và nhu cầu sử dụng thực phẩm trung bình trong ngày để xác định số lượng nguyên liệu yêu cầu nhà kho xuất ra. Hoá đơn xuất kho được ghi giá bằng với giá nhập cho nguyên liệu đó.  Để nhập nguyên liệu, nhà kho sẽ tiến hành việc đặt hàng từ nhà cung cấp. Việc đặt những mặt hàng nào, số lượng bao nhiêu phụ thuộc vào yêu cầu từ nhà bếp, tình hình hàng hoá còn lại trong kho và những mặt hàng bị hỏng phải lập danh sách huỷ. Hàng hoá sẽ được kiểm tra khi nhập. Sau khi hàng hoá nhập kho, nhà cung cấp yêu cầu thanh toán theo đơn hàng. Việc thanh toán giữa nhà hàng với nhà cung cấp có thể diễn ra như sau : nhà hàng thanh toán toàn bộ số tiền cho nhà cung cấp tại thời điểm nhập hàng, nhà hàng thanh toán số tiền theo nhiều đợt, nhà hàng ghi công nợ với nhà cung cấp. Hình thức thanh toán gồm : bằng tiền mặt , bằng sec, bằng chuyển khoản v v  Trong trường hợp nhà hàng có nhiều kho hoặc nhà hàng có nhiều chi nhánh và mỗi chi nhánh có một kho riêng thì phải quản lý việc luân chuyển hàng hoá giữa các kho.  Việc theo dõi, kiểm kê hàng hoá trong kho có thể diễn ra hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng nhằm mục đích :  Phát hiện những hàng hoá hỏng hoặc hết hạn sử dụng để đưa vào danh sách huỷ.  Kiểm tra số lượng hàng tồn kho thực tế từ đó xem có sai lệch so với số liệu trong sổ sách hay không. 2.4.2)Nghiệp vụ của nhà bếp  Bên quản lý nhà hàng và nhà bếp có nhiệm vụ đưa ra thực đơn các món ăn trong ngày dựa theo tình hình thời tiết, mùa vụ, nhu cầu của khách hàng.  Nhà bếp cần đưa ra công thức món ăn cơ bản bao gồm những nguyên liệu gì, khối lượng bao nhiêu … để tính toán số lượng nguyên liệu nhập xuất kho.  Nhiệm vụ chính của nhà bếp là chế biến các món ăn có trong thực đơn.Giá của từng món ăn do người quản lý xây dựng dựa trên sự phân bố các nguyên liệu có trong món ăn. Giá món ăn còn phụ thuộc vào tình hình biến động của giá cả thị trường. Nếu ban đầu nha kho nhập về một số lượng lớn nguyên liệu với giá rẻ sau đó một thời gian giá tăng lên thì các món ăn chế biến trên các nguyên liệu ấy cũng tăng giá.Trong quá trình chế biến , những nguyên liệu phụ như dầu ăn, mắm, muối… sẽ không tính vào chi phí món ăn mà sẽ được tính gộp vào chi phí nguyên liệu phụ trên một tháng.Trong quá trình chế biến, do sơ suất của đầu bếp hay nhân viên làm hỏng nguyên liệu thì phải lập ra danh sách các nguyên liệu bị hỏng và người làm hỏng để báo cáo lên bên quản lý. Cuối mỗi ngày làm việc, nhà bếp có nhiệm vụ kiểm kê lại những hàng hoá nào còn dư thừa để nhập vào kho. 2.4.3) Nghiệp vụ bán hàng  Nhà hàng sẽ được chia thành các khu vực , mỗi khu vực sẽ do một hoặc nhiều nhân viên chịu trách nhiệm. Mỗi nhân viên có thể phụ trách một hoặc nhiều khu vực. Mọi phát sinh trong mỗi khu vực bàn ăn đều tính cho nhóm nhân viên phụ trách.  Nhân viên phục vụ đưa thực đơn cho khách hàng để họ chọn lựa món ăn. Trong quá trình khách hàng chờ đợi, nhân viên có thể phục vụ khách một số đồ uống miễn phí (như nước lọc, trà đá …). Những đồ uống này không tính chi phí vào hoá đơn mà sẽ được tính riêng vào mục chi phí phục vụ miễn phí cuối tháng.  Khi khách thiết lập đơn hàng, một bản được đưa cho phòng thu ngân và một bản được đưa cho nhà bếp. Nhà bếp chế biến các món ăn có trong hoá đơn, chuyển cho phục vụ, phục vụ chuyển cho khách.  Các hoá đơn phải được sắp sếp sao cho khách vào trước sẽ được phục vụ trước, khách vào sau thì được phục vụ muộn hơn. Chú ý đối với những khách VIP thì hoá đơn phải được ưu tiên hơn. 2.4.4) Nghiệp vụ theo dõi công nợ Nhân viên kế toán sẽ theo dõi các khoản công nợ của khách hàng và công nợ của nhà hàng với nhà cung cấp. Đến kỳ hẹn thanh toán, kế toán phải hoàn tất thủ tục thanh toán công nợ với nhà cung cấp và lên lịch đòi nợ với khách hàng. Đối với những khoản nợ khó đòi cần báo cáo lên ban lãnh đạo để có phương hướng kịp thời giải quyết. 2.4.5) Nghiệp vụ chăm sóc khách hàng Người quản lí nhà hàng có thêm nhiệm vụ theo dõi khách hàng, lập danh sách với những khách hàng thường xuyên đến ăn. Cấp thẻ ưu đãi (VIP) cho khách hàng theo quy định riêng của nhà hàng. Lập danh sách khách hàng hưởng chiết khấu hoặc hoa hồng từ bán hàng. Đối với những khách quen cần có chính sách phục vụ riêng, chu đáo và nhanh chóng hơn các khách hàng khác. Đối với những khách vãng lai thì không cần thiết thêm vào danh sách khách của nhà hàng. Ngoài ra còn cần thường xuyên thu thập thông tin đánh giá của khách hàng để tổng hợp lại và gửi lên ban giám đốc. 2.4.6) Nghiệp vụ Quản lí Nhân viên Theo dõi thông tin nhân viên của nhà hàng bao gồm: Thông tin bản thân, ngày tuyển dụng, chức vụ, lương, chế độ nâng lương. Thông tin cá nhân bao gồm : họ tên, địa chỉ, tuổi, số chứng minh nhân dân, quê quán, thông tin người thân … Chế độ lương và nâng lương phụ thuộc vào chức vụ trong nhà hàng, thâm niên phục vụ, tác phong công việc, đánh giá của đồng nghiệp. Việc nâng lương có thể theo quý hoặc theo năm. . KHẢO SÁT HỆ THỐNG QUẢN LÝ NHÀ HÀNG 2.1) Mục đích thiết kế phần mềm quản lý nhà hàng  Phát triển từ ý tưởng về nghiệp vụ quản lý nhà hàng, niềm. ứng dụng công nghệ cao vào cuộc sống, em xây dựng phần mềm quản lý nhà hàng nhằm giúp người quản lý đơn giản hơn trong công tác quản lý nhà hàng, minh bạch