MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG ĐƯỜNG SẮT 1. Mục đích và phương hướng hoàn thiện 1.1. Mục đích hoàn thiện Xuất phát từ những hạn chế trong mô hình cơ cấu tổ chức của Công ty, để công ty có thể đứng vững và phát triển trong môi trường cạnh tranh ngày càng gay gắt thì nhiệm vụ trước mắt mà ban lãnh đạo phải làm là phải xây dựng và hoàn thiện hơn nữa cơ cấu tổ chức. Đây được coi là nhiệm vụ hàng đầu của tổ chức trong việc gia nhập thị trường sau cổ phần hoá. 1.2. Phương hướng hoàn thiện Hoàn thiện cơ cấu tổ chức phải tập trung vào các hướng sau đây: Thứ nhất, Xây dựng bộ máy tổ chức gọn nhẹ, các bộ phận phải đầy đủ, phù hợp với nhu cầu của công ty Thứ hai, Không ngừng củng cố nguồn nhân lực cả về số lượng và chất lượng. 2. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức Xây dựng lại bộ máy các phòng ban Vì công ty từ một xí nghiệp phát triển lên nên trong mô hình vẫn cứng nhắc của mô hình chuyên sản xuất. Vì vậy để có thể tồn tại trên thị trường có nhiều cạnh tranh thì công ty cần phải đổi mới các phòng ban. Hiện nay trong công ty phòng chuẩn bị kế hoach và kinh doanh là phòng 2 kiêm tất cả các mục về kinh tế. Điều đó làm cho các thành viên trong phòng phải đảm nhiệm nhiều việc do đó dẫn đến kết quả không hiệu quả cao.Do vậy công ty nên xây dựng thêm một phòng ban. Đây có thể được gọi là phòng kế hoach và nghiên cứu thị trường. Còn phòng chuẩn bị kế hoạch và kinh doanh đổi thành phòng chuẩn bị đầu tư và kinh doanh. Nhiệm vụ của hai phòng được phân bổ rất rõ ràng. Đối với phòng kế hoach và nghiên cứu thị trương: Phòng này sẽ có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch và phương hướng hành động cho công ty. Đồng thời nghiên cứu thị trường tìm kiếm các bạn hàng, phân tích tình hình công ty so với đối thủ cạnh tranh trên thị trường, và tìm giải pháp nâng cao được hình ảnh của công ty trên thị trường kinh doanh Đối với phòng chuẩn bị đầu tư và kinh doanh: Phòng này có nhiệm vụ chủ yếu là lập các phương án dự thầu, tìm các nhà đầu tư, tìm nguồn đầu vào.Liên hệ với các nhà cung ứng cũng như các nhà mở thầu, đàm phán kế hoạch với họ. Mặt khác, do Giám đốc công ty điều hành trực tiếp nhiều cấp dưới. Trong khi đó, nhà lãnh đạo chỉ nên quản lý từ 4 đến 5 cấp là hiệu quả nhất. Do vậy, khi mới cổ phần Giám đốc có thể điều hành nhiều phòng ban nhưng về dài thì dám đốc nên phân quyền cho cấp dưới. Theo ý kiến của tôi, Giám đốc nên lập một phó giám đốc mới chuyên về mảng kinh doanh. Phó giám đốc này sẽ đảm nhận về hoạt động kinh doanh cũng như tình hình tài chính của tổ chức và có trách nhiệm báo cáo với lãnh đạo. Làm như vậy, sẽ giảm được gánh nặng cho giám đốc, đồng thời quđó sẽ quản lý về hoạt động kinh doanh được tốt hơn do có sự quản lý tập chung của phó giám đốc. 2.2. Phối hợp hoạt động giữa các bộ phận Giảm sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận là một trong những nhược điểm lớn của mô hình trực tuyến chức năng so với mô hình trực 2 2 3 tuyến.Chính việc phân cấp tổ chức theo chức năng đã dẫn đến việc phối hợp giữa các bộ phận khác nhau về chức năng suy giảm. Điều này làm cho tiến độ công việc chậm chạp, các quyết định quản lý kém chính xác và văn hoá tổ chức bị rời rạc. Để khắc phục nhược điểm trên trong bộ máy cơ cấu của công ty ta có những giải pháp sau: Thứ nhất, dựng một sơ đồ cơ cấu đặt tại vị trí thuận tiện để mọi nhân viên đều dễ dàng nhìn thấy thường xuyên. Nhờ đó nắm vững được mối liên hệ chức năng giữa các phòng, ban để biết được những bộ phận phối hợp khi cần thiết. Thứ hai, ban lãnh đạo cần thường xuyên tổ chức những cuộc họp bao gồm các phó giám đốc hoặc trưởng phòng ở các lĩnh vực có liên quan cùng tham gia thảo luận và giải quyết vấn đề chung. Đôi khi cần triệu tập tất cả các nhân viên trong tổ chức để thông báo mục tiêu chiến lược và lấy ý kiến của mọi người. Thông qua hình thức này sẽ tạo động lực cho các thành viên của công ty được phát biểu, từ đó tạo nên sự quan trọng của mỗi thành viên trong tổ chức, góp phần tạo động lực để mọi người làm việc tốt hơn. Thứ ba, xây dựng những sứ giả thường là những nhà tham mưu hoặc những người có quan hệ tốt trong tổ chức tìm hiểu công việc của phòng ban, bộ phận qua đó thông tin trog tổ chức được tuyên truyền và trở thành thông suốt sẽ là tăng hiệu quả phối hợp Thứ tư, công bố rộng rãi những chiến lược, chính sách, kế hoach lớn cho tất cả các thành viên, bộ phận có liên quan. 2.3.Không ngừng nâng cao chất lượng nguồn nhân lực Nguồn nhân lực trong công ty có chất lượng tương đối cao. Tuy nhiên không vì lý do đó mà công ty lơi lỏng việc nâng cao chất lượng nguồn nhân lực. Do môi trường cạnh tranh ngày càng khốc liệt và khó đoán 3 3 4 trước nên công ty cần phải nâng cao chất lượng nguồn nhân lực để có thể phù hợp với những điều kiện mới. Việc nâng cao chất lượng nguồn nhân lực không chỉ nâng cao cho cán bộ nhân viên mà ngay cả nhà lãnh đạo cũng cân đươc nâng cao nhất là về chuyên môn quản lý. Do Công ty Cổ phần Tư vấn Đầu tư và Xây dựng Đường Sắt là một xí nghiệp phát triển lên nên khả năng quản lý của các nhà lãnh đạo vẫn chưa phù hợp với môi trường mới do vậy cần đặc biệt đến việc nâng cao kĩ năng quản lý cho nhà lãnh đạo 2.3.1 Hoàn thiện kĩ năng quản lý cho nhà lãnh đạo Trước hết cần đào tạo đội ngũ những nhà lãnh đạo gồm Giám đốc, các phó Giám đốc, các trưởng, phó phòng trong công ty Để hoàn thiện kĩ năng quảnl ý cần thực hiện các giải pháp cụ thể sau: Thứ nhất, Hoàn thiện kĩ năng lãnh đạo trực tiếp: Là kĩ năng làm việc với con người trong nội bộ doanh nghiệp và bên ngoài liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Thứ hai, Hoàn thiện kĩ năng uỷ quyền: Là kĩ năng mà người lãnh đạo cho phép cấp dước có quyền chịu trách nhiệm, quyền ra quyết định ở một số khâu, một số giai đoạn. Cần phải thấy rõ ở đây, là mặc dù người cấp trên giao quyền cho cấp dưới nhưng vẫn phải chịu trách nhiêm trước quản lý cấp trên trực tiếp của mình. Thứ ba, Hoàn thiện kĩ năng tư duy và xây dựng hệ thống: Đây là một trong những kĩ năng quan trọng cần phải phối hợp mọi người trong tổ chức thành một khối thống nhất đồng thời phải biết phân tích tổ chức một cách hoàn hảo trước khi ra quyết định. Đây là một kĩ năng phức tạp mà doanh nghiệp có quy mô càng lớn thì đòi hỏi càng cao. Thứ tư, Hoàn thiện kĩ năng nghiệp vụ: Mặc dù người Giám đốc là người điều hành giám sát nhưng muốn điều hành và giám sát được các bộ phận đòi hỏi người quản lý phải nắm chác được chuyên môn của các 4 4 5 cán bộ, phân hệ mình quản lý. Người Giám đốc cần phải hiểu sâu sắc công việc chuyên môn của doanh nghiệp để giúp doanh nghiệp hoạt động một cách có hiệu quả. Để hoàn thiện được những kĩ năng trên Giám đốc công ty cần cho cán bộ quản lý đi đào tạo chuyên sâu về kiến thức quản lý tại các trường đại học có uy tín hoặc tai các trung tâm có thể do quốc tế đào tạo. Bên cạnh đó công ty cũng có thể tự tổ chức các lớp học đào tạo cán bộ cấp cấp cao và thuê giảng viên trong và ngoài nước về trực tiếp giảng dạy. Hoặc có thể đi học hỏi kinh nghiệp quản lý ở các đơn vị khác. Hiện nay trong thực tế, công ty cũng đã thực hiện những việc làm này. Tuy nhiên quy mô và chất lượng vẫn chưa đảm bảo. Vì vậy công ty cần phải thực hiện hơn nữa để có chất lượng tốt hơn. Do công ty bây giờ đã hoạt động độc lập, không phụ thuộc vào Tổng công ty Đường Sắt, do vậy các cấp cán bộ cần được trang bị những kiến thức về thị trường. Để thực hiện được điều này cần: - Trang bị các kiến thức về thị trường: Bằng cách cử cán bộ quản lý tham gia cá lớp học tìm hiểu về thị trường, cơ chế thị trường để hiểu rõ những khái niệm, tác động của thị trường đến hoạt động kinh doanh của công ty. - Cho cán bộ đi ra nước ngoài học tập kinh nghiệm của các nước trên thế giới, từ đó xem các công ty này kinh doanh trong lĩnh vực xây dựng như thế nào từ đó áp dụng cho phù hợp với điều kiện môi trường kinh doanh của nước ta. - Cử cán bộ tham gia vào các buổi thảo luận lớn về những vấn đề có liên quan để học hỏi kinh nghiệm Đặc biệt chú ý đến việc đào tạo cán bộ dự thầu. Do tính chất của sản phẩm trong công ty, nên cán bộ dự thầu có vai trò rất lớn đến việc kinh doanh của công ty. Đào tạo cán bộ dự thầu sao cho việc xác định các 5 5 6 mức giá dự thầu đạt hiệu quả để công ty có thể trúng thầu là việc hết sức quan trọng nó ảnh hưởng đến sự sống còn của công ty. Vì vậy việc đào tạo này cần phải được đầu tư và đặc biệt quan tâm. 2.3.2 Hoàn thiện hơn nữa nguồn nhân lực Thứ nhất, về số lượng nguồn nhân lực : Do công ty mới từ một bộ phận thuộc Tổng công ty Đường Sắt tách ra, nên số lượng nguồn nhân lực vừa thừa lại vừa thiếu. Nguồn nhân lực trong các khâu kĩ thuật còn khá nhiều do vậy làm mất tính hiệu quả của tổ chức. Trong khi đó nguồn nhân lực về các lĩnh vực kinh doanh, tìm hiểu thị trường lại thiếu. Do đó công ty cần phải thay đổi lại cơ cấu nhân lực ở mỗi phòng ban. Ví dụ như ở các phòng kĩ thuật chỉ cần có khoảng từ 4 đến 5 kĩ sư. Mặt khác, công ty cần tổ chức tuyển dụng các cán bộ chuyên về lĩnh vực kinh tế để có thể đảm nhận công việc trong lĩnh vực kinh doanh, tìm hiểu thị trường. Thứ hai, về chất lượng nguồn nhân lực Đối với một tổ chức dù là tư nhân hay quốc doanh hay bất cứ một loại hình nào khác thì công tác đào tạo lao động luôn là một nhiệm vụ quan trọng quyết định đến sự sống còn của tổ chức. Ý thức được tầm quan trọng của công tác đào tạo, Công ty Cổ phần Tư vấn Đầu tư và Xây dựng Đường Sắt luôn tổ chức những khoá bồi dưỡng, cập nhật và nâng cao kiến thức cho cán bộ. Hiện tại công ty đang liên kết với hiệp hội tư vấn xây dựng Việt Nam VECAS tổ chức ra các khoá đào tạo chuyên môn cho cán bộ để không ngừng nâng cao chất lượng phù hợp với những thay đổi mới. Những hình thức đào tạo mà cơ quan Công ty đang thực hiện là: - Đào tạo nâng cao chuyên môn nghiệp vụ : Do nhu cầu cũng như tiêu chuẩn về lĩnh vực thiết kế đầu tư luôn thay đổi rất nhanh. Vì vậy 6 6 7 công ty liên tục liên kết với các tổ chức để bồi dưỡng các kĩ năng mới cho nhân viên. - Đào tạo chủ yếu cho cán bộ, nhân viên có kinh nghiệm và làm việc lâu năm tại công ty, hướng dẫn công việc cho nhân viên mới hoặc nhân viên có chuyên môn kém hơn mau chóng đáp ứng được môi trường làm việc của doanh nghiệp - Đào tạo tại chỗ: Đây là hình thức đào tạo mang tính thực nghiệm nhiều hơn lý thuyết. Theo hình thức đào tạo này những nhân viên được đào tạo trực tiếp những kiến thức về chuyên môn nghiệp vụ thông qua sự quan sát, hướng dẫn trực tiếp tại chỗ của những người hướng dẫn. Do vậy, xét về chi phí đào tạo hình thức nay tiết kiệm đáng kể chi phí. Tuy nhiên, hình thức đào tạo này cần kết hợp với đào tạo hệ thống chương trình đào tạo lý thuyết theo hệ thống trong một khoảng thời gian nhất định mới đạt được hiệu quả tối ưu. Bên cạnh việc đào tạo về chuyên môn, công ty cũng cần tạo cơ hội cho cán bộ, nhân viên thường xuyên thay đổi công tác để họ có thể nắm vững được nhiều kĩ năng ở các vị trí khác nhau để từ đó phát huy khả năng thực sự của họ để sắp xếp, bố trí vị trí phù hợp nhằm tận dunạg những năng lực của họ. Bên cạnh đó tao điều kiện cho họ thay đổi môi trường làm việc nhằm đưa lại những tác động tốt về mặt tâm lý nhằm cho họ hoạt động trong môi trường mà họ thấy phù hợp 2.4. Chế độ đãi ngộ hợp lý Đãi ngộ người lao động tốt là một trong những phương pháp hữu hiệu nhằm thu hút những lao động giỏi về công ty và cũng là phương pháp hữu hiệu nhằm duy trì sự gắn kết giữa người lao động với tổ chức, giữ chân những người lao động giỏi hay huy động tối đa năng lực làm việc của người lao động trong tổ chức. Vì vậy công ty cần có chế độ đãi ngọ hợp lý.Ta có thể đưa ra một số chế độ đãi ngộ hợp lsy cho công ty như: 7 7 8 - Tổ chức định kì các đợt tham quan, nghỉ mát cho cán bộ, nhân viên - Đối với các cán bộ nhân viên các bộ phận có thành tích tốt bên cạnh việc tuyên dương trước tổ chức, nhận phần thưởng về vật chất có thể thưởng cho một kì nghỉ dài cùng gia đình nhằm khuyến khích lao động phát huy năng lực, hết lòng với công việc. - Con của cán bộ nhân viên học giỏi, đạt được các giải thưởng quốc gia được cử đào tạo ở nước ngoài bằng nguồn kinh phí của công ty.Hoặc có thể tạo điều kiện tuyển dụng đối với các con em trong ngành có kết quả học tập tốt. - Đối với những cán bộ cá nhân có nhu cầu muốn được học tập nâng cao trình độ chuyên môn, cơ quan công ty nên tạo điều kiện cho họ di học với điều hiện họ phải phục vụ lâu dài khi học xong. 2.5. Xây dựng văn hoá công ty Văn hóa được sử dụng nhằm tăng sự phối hợp trong tổ chức. Văn hoá tổ chức là những giá trị, những chuẩn mực, lễ nghi hàng ngày mang tính đặc trưng của tổ chức. Chính văn hoá là chất keo dính thượng hạng để gắn kết những con người trong tổ chức làm cho các nhân viên trong tổ chức tăng cường khả năng phối hợp nhằm đạt tới một mục đích chung. Tuy nhiên văn hoá tổ chức không phải cái tự nhiên sẵn có mà nó cần được gây dựng và giữ gìn dựa trên phong cách làm việc và cách thức làm việc của tất cả cán bộ nhân viên trong cơ quan công ty. Để xây dựng một văn hoá làm việc mang đặc trưng của Công ty trong thời gian tới tôi xin kiến nghị một số giải pháp sau: Thứ nhất, tăng sự đoàn kết của toàn bộ công nhân viên trong công ty, tạo cho mọi người có một niềm tin về sự phát triển của công ty trong tương lai. Từ đó tạo ra động lực làm việc cho tất cả mọi người. Muốn làm được điều này Giám đốc phải hiểu được tâm lý của nhân viên và tìm ra những 8 8 9 giải pháp mang tính xúc tác để liên kết mọi người trong công ty. Đây là một việc rất phức tạp và nếu không khéo léo dễ gây ra kết quả ngược lại. Thứ hai, Tạo cho công nhân viên phong cách làm việc mang tác phong công nghiệp, điều này có thể thực hiện thông qua các quy chế của công ty nhưng cũng không nên cứng nhắc quá. Thứ ba, định kì tiến hành đánh giá công việc của công nhân viên. Việc đánh giá cần được thực hiện công khai, xây dựng nên những tiêu chuẩn chung để đánh giá nhằm tạo sự công bằng và không khí tích cực trong tổ chức. Thông qua việc đánh giá những cá nhân đã làm tốt được khuyến khích sẽ tạo động lực để họ tiếp tục phấn đấu vì được quan tâm, còn những cá nhân làm chưa tốt sẽ tự có ý thức phấn đấu. Bên cạnh đó, quan tâm tới nhân viên, hiểu biết công việc của nhân viên sẽ tạo được mối quan hệ ngoài công việc rất tốt giữa cán bộ và nhân viên. Từ đó tác động đến mối quan hệ trong công việc. Tất cả các giải pháp mà tôi kiến nghị ở trên có thể cơ cấu tổ chức của công ty không hẳn 100% sẽ hoàn thiện nhưng tôi tin chắc đây là những giải pháp sẽ giúp cho cơ cấu tổ chức của công ty tốt hơn và sẽ giúp cho công ty tận dụng được những cơ hội cũng như có khả năng chống đỡ được với các mối đe doạ. 3. Kiến nghị cơ cấu tổ chức mới Với các giải pháp để hoàn thiện cơ cấu tổ chức đã được đề cập ở trên tôi sẽ đưa ra mô hình cơ cấu tổ chức mới phù hợp hơn với điều kiên cạnh tranh trong giai đoạn hiện nay 9 9 10 Mụ hỡnh c cu t chc mi ca cụng ty Giám đốc Các Phó Giám đốc Phòng Tổ chức Hành Chính Phòng Nhân chính Khối Quản lý Phòng TC Kế toán Phòng CBĐT&KD Phòng Công trình 1 Phòng Công trình 2 Khối Sản xuất Phòng Địa kỹ thuật Phòng Địa hình Trung tâm QH Kiến trúc CNTT TH VT Chi nhánh, Văn phòng đại diện Chi nhánh Miền Trung VP Đại diện Miền Nam Nhóm các tổ t vấn và chuyên gia t vấn Kiến trúc T vấn giám sát XDCT 10 10 [...]... 3 Những vấn đề cốt lõi của quản lý- HAROLD KOONTZ- Nhà xuất bản Khoa học và kỹ thuật-HN-1992 4 Tạp chí xây dựng T12/2007 5 Báo cáo nguồn nhân lực của phòng Tổ chức hành chính 6 Mô hình Cơ cấu Tổ chức của phòng Tổ chức hành chính 7 Báo cáo các Công trình đã thực hiện từ Phòng chuẩn bị đầu tư và kinh Doanh 8 Giấy đăng ký Kinh Doanh của Công ty CPTVĐT & XD Đường Sắt 9 ChúngTa.com 10 Luận văn của các khoá... mình để có thể chống đỡ được các mối đe doạ, cũng như tận dụng được các cơ hội mà môi trường khách quan tạo ra Với những kiến nghị mà tôi đã nêu ra ở trên với mục đích có thể làm tài liệu tham khảo để Công ty Cổ phần Tư vấn Đầu tư và Xây dựng Đường Sắt có thể tham khảo hi vọng sẽ giúp quý Công ty có thể hoàn thiện được tổ chức của mình 12 13 13 TÀI LIỆU THAM KHẢO 1 PGS.TS Đoàn Thị Thu Hà,PGS.TS Nguyễn... nổi bật của nó hơn mô hình hiện tại của doanh nghiệp Trên cơ sở của mô hình cũ mô hình này có các điểm khác biệt cơ bản sau: Thứ nhất, Mô hình này có thêm một phòng chuyên về lĩnh vực kế hoạch và nghiên cứu thị trường Nếu như trước kia, công ty không chú ý nhiều đến lĩnh vực này, thì khi ra nhập nền kinh tế thế giới đây là vấn đề cần đặc biệt quan tâm Qua việc xây dựng thêm phòng kế hoạch và nghiên... môi trường kinh doanh nào, các tổ chức đều phải đối mặt với những mối đe doạ Các đe doạ này dù hữu hình hay vô hình đều có ảnh hưởng đến sự sống còn của tổ chức Tổ chức không thể lường hết cũng như không thể kiểm soát được các đe doạ vì chúng thuộc về môi trường khách quan Nhưng mặt khác để hạn chế được các ảnh hưởng xấu của môi trường khách quan, tổ chức có thể hoàn thiện chính mình để có thể chống... giúp công ty giải quyết về lĩnh vực thị trường vốn trước kia do phòng chuẩn bị đầu tư và kinh doanh đảm nhiệm Nếu trước kia nhiệm vụ này được giao cho phòng chuẩn bị đầu tư đảm nhiệm nhưng vì phòng này có quá nhiều công việc cần phải làm nên không nhiệm vụ này không được chú ý nhiều do vậy không mang lại hiệu quả cao Thứ hại, Mô hình này đã có sự phân cấp rõ ràng hơn Thông qua việc lập thêm một vài... phân cấp rõ ràng hơn Thông qua việc lập thêm một vài phó giám đốc chuyên về một mảng nhất định sẽ làm cho công việc có tính chuyên môn hoá hơn Giám đốc không cần phải theo dõi tất cả các công việc một cách cụ thể mà có thể thông qua phó giám đốc vẫn biết được tình hình công ty Nhờ vậy việc quản lý của giám đốc sẽ đơn giản hơn và mang lại hiệu qủa cao hơn 11 12 12 Kết luận Trong xu thế phát triển chóng . MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG ĐƯỜNG SẮT 1. Mục đích và phương hướng hoàn thiện 1.1 định đến sự sống còn của tổ chức. Ý thức được tầm quan trọng của công tác đào tạo, Công ty Cổ phần Tư vấn Đầu tư và Xây dựng Đường Sắt luôn tổ chức những