ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG CỦA DOANH NGHIỆP I. ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC: 1. Loại hình kinh doanh: • Đại lý mua bán, ký gửi hàng hóa. Mua bán, sửa chữa, bảo trì, lắp ráp dụng cụ, thiết bị - dây chuyền – thiết bị kiểm định ngành sửa chữa lắp ráp ô tô – xe máy, xe ô tô, xe máy, xe chuyên dùng, thiết bị xây dựng, máy gia công cơ khí, thiết bị áp lực, máy nén khí, máy phát điện, thiết bị ngành công nông ngư nghiệp. • Sản xuất, lắp ráp các sản phẩm cơ khí, thiết bị công nghiệp, thiết bị dạy học (không gia công cơ khí, tái chế phế thải, xi mạ điện, sản xuất gốm sứ, thủy tinh, chế biến gỗ tại trụ sở). • Mua bán máy văn phòng, thiết bị điện tử tin học, thiết bị mạng máy tính – viễn thông. • Mua bán, gia công, sản xuất hàng trang trí nội thất, thiết bị văn phòng, hàng gia dụng. • Tư vấn đầu tư (trừ tư vấn tài chính, kế toán). • Kinh doanh vận tải hàng hóa, vận chuyển hành khách bằng ô tô theo hợp đồng. 2. Đặc điểm kinh doanh: Công ty TNHH Thiết bị Công nghiệp Trường Sa là một trong những công ty hàng đầu Việt Nam trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ thương mại và kỹ thuật cho ngành sửa chữa, bảo dưỡng, sản xuất lắp ráp ô tô… Công ty Trường Sa là đối tác tin cậy của các khách hàng trên toàn quốc, có các Đại lý phân phối sản phẩm tại : Hà Nội, Nghệ An, Đà nẵng, Nha Trang, Tây Nguyên, TP.Hồ Chí Minh. a) Mạng lưới kinh doanh: • Công ty bán hàng thông qua các khách hàng là các đại lý. • Công ty chia thị trường toàn quốc thành 4 khu vực lớn: Tp HCM, Miền Bắc (Hà Nội, Nghệ An), Miền Trung – Tây Nguyên (Đà Nẵng), Nam Bộ (Nha Trang). • Các khu vực được chia thành nhiều phân vùng nhỏ hơn theo địa điểm khu vực, từng nhân viên kinh doanh. Mỗi nhân viên kinh doanh quản lý từng khu vực riêng của mình, nhân viên kinh doanh trực tiếp giao hàng và thu tiền. • Kho bãi: Ngoài mặt bằng tại trụ sở chính thì Công ty thuê kho là chính, cụ thể Công ty thuê kho Phúc Đông tại quốc lộ 1A theo hợp đồng thuê kho thì số tiền thuê hàng tháng gần 8 triệu đồng (đã bao gồm VAT). b) Cách thức mua, bán: • Mua bán thông qua các đại lý và bán lẻ, có đại lý trải đều tất cả các khu vực, không có khách hàng là nhà phân phối. • Hàng hóa bán giao cho khách hàng được giao trực tiếp tại kho tại trụ sở chính. Nếu cần thiết, Công ty sẽ điều chuyển hàng từ kho này sang kho khác. • Khách hàng của công ty: • Xưởng bảo dưỡng và đại tu ô tô; • Nhà máy lắp ráp ô tô, xe máy; • Nhà máy sản xuất ngành gỗ, bê tông; • Nhà máy sửa chữa tàu hoả, tàu thuỷ… c) Hạch toán người mua – bán: • Mỗi khách hàng đều có hạn mức tín dụng và Công ty sẽ không bán hàng nếu dư nợ phải thu lớn hơn hạn mức tín dụng của khách hàng đó. • Các giao dịch mua, bán hàng hóa phải thanh toán tiền ngay đối với bán lẻ và được thanh toán chậm so với thời hạn thanh toán 2 tháng kể từ ngày nhận hóa đơn. • Chiết khấu thanh toán 1,8% tổng số tiền thanh toán trên hóa đơn nếu thanh toán trong vòng 10 ngày kể từ ngày lập hóa đơn. • Nhưng nếu quá thời hạn thanh toán thì bộ phận kinh doanh phải chịu trách nhiệm và trừ lương nhân viên 2%. • Phương thức thanh toán bằng tiền mặt và chuyển khoản qua ngân hàng. d) Vận chuyển hàng hóa: • Công ty tại Tp.HCM sẽ nhập hàng từ phòng giao dịch tại Hà Nội chuyển vào. • Phòng Giao dịch tại số 39 Đường Ngọc Hồi, Q. Hoàng Mai, Hà Nội sẽ nhập hàng từ các nhà cung cấp nước ngoài như: Nhật Bản, Mỹ, Đài Loan, Trung Quốc…. e) Nhà cung cấp: • Hàng hóa mua vào từ các nhà sản xuất do bộ phận kinh doanh của công ty thực hiện. • Phần lớn hàng hóa của công ty là nhập từ nước ngoài, trong đó nhà cung cấp lớn nhất là từ Nhật Bản. f) Các quy định về hoa hồng – tiền thưởng: • Hoa hồng cho đại lý được giảm 12% trên giá bán đại lý. • Nhân viên kinh doanh được hưởng doanh số theo hàng qúy với mức 1,8 trên doanh số. • Ngoài ra nhân viên kinh doanh còn được hưởng chiết khấu bán hàng 1,4 trên doanh số bán. Ví dụ: máy rửa xe bọt tuyết có giá 6,8 triệu nếu nhân viên kinh doanh nào bán đúng giá thì sẽ được hưởng mức chiết khấu đó. 3. Đặc điểm hàng hóa: • Đối tượng kinh doanh của Công ty bao gồm các sản phẩm tiêu biểu sau: • Cầu nâng ô tô. • Buồng sơn sấy ô tô, đèn sấy hồng ngoại. • Máy hàn. • Thiết bị nắn khung xe tai nạn. • Thiết bị sửa chữa lốp ô tô. • Thiết bị chẩn đoán, thiết bị kiểm định. • Dụng cụ khí nén cầm tay: Súng xiết bulông, súng xiết vít, máy mài, máy mài khuôn, máy khoan, máy đánh nhám, máy đánh bóng. • Máy nén khí: Máy nén khí piston, máy nén khí trục vít. • Thiết bị rửa xe, máy bơm rửa xe cao áp, máy tạo bọt, máy dọn nội thất. • Dụng cụ thuỷ lực: Kích thủy lực, kích hơi, máy ép vòng bi, cẩu mini, giá đỡ hộ số bộ kéo nén thủy lực. • Thiết bị bảo dưỡng ô tô. • Dụng cụ cầm tay cho ngành sửa chữa lắp ráp ô tô. • Miếng vá săm lốp ô tô • Sau đây là một số mặt hàng thiết yếu và đặc điểm của các mặt hàng: • Súng xiết bulông Firebird : Tên hàng Súng xiết bulông 1 Model FB-6000L Nhãn hiệu Firebird Xuất xứ TAIWAN Cỡ đầu lắp khẩu tuýp 1" (25.4mm) Kiểu búa Liền chốt Khả năng xiết 55mm bulông Max Lực xiết Max 3100 N.m Đặc điểm: ⇒ Kích thước búa rất lớn. ⇒ Hoạt động mạnh mẽ và ổn định. ⇒ Đáp ứng công việc cường độ cao. ⇒ Chịu quá tải, quá áp rất tốt. • Súng xiết bulông Vessel: Tên hàng Súng xiết bulông 1 Model GT-S55R Nhãn hiệu Vessel Xuất xứ JAPAN Cỡ đầu lắp khẩu tuýp 1" (25.4mm) Kiểu búa Liền chốt Khả năng xiết bulông Max 55mm Lực xiết Max 3100 N.m Đặc điểm: ⇒ GT-S55R là lựa chọn tốt nhất cho ngành bảo dưỡng sửa chữa ô tô tải hạng nặng, xe máy công trình… ⇒ Kết cấu tối ưu, búa kiểu không chốt với kích thước búa đập và đe lớn hơn nhiều so với các loại súng 1” khác, do đó GT-S55R cho lực đập lớn, chịu quá tải, thích hợp với công việc nằng nhọc, cường độ cao và quan trọng hơn là độ bền tuyệt hảo. 4. Tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh: Công ty Trường Sa được tổ chức bao gồm các phòng ban-bộ phận sau: P.Giám đốc HCSN P.Giám đốc KD Hội đồng quản trị Giám đốc P.Kế toán P.Nhân sự P.Kinh Doanh P.Kỹ thuật a) Ban Giám Đốc: • Bao gồm: Giám đốc và 3 Phó Giám đốc • Giám đốc phụ trách chung, 1 PGĐ phụ trách kinh doanh, 2 PGĐ phụ trách nhân sự. b) Phòng Nhân sự - Hành chính: Phòng ban này chịu trách nhiệm về việc tuyển dụng, bố trí nhân sự theo yêu cầu, thực hiện các công tác hành chính. c) Phòng Kế toán Tài chính: Phòng ban này chịu trách nhiệm toàn bộ công tác Kế toán, Tài chính tại công ty, đứng đầu là Kế toán trưởng kiêm PGĐ nhân sự. Bao gồm: 1 KTT, 1 KT kho, 1 thủ quỹ. d) Phòng Kinh doanh: Công việc mua bán do nhân viên kinh doanh đảm nhiệm. Phòng kinh doanh chịu trách nhiệm: • Xây dựng và thực hiện các hoạt động khuyến mãi, quảng cáo cho công ty. • Mua hàng từ các nhà sản xuất, tìm kiếm nguồn hàng và nhập khẩu hàng từ nguồn nước ngoài, mua hàng theo yêu cầu của công ty. • Quản lý toàn bộ mạng lưới phân phối, bán hàng, kinh doanh dịch vụ…. e) Bộ phận điều phối kho vận: • Chịu trách nhiệm về việc vận chuyển hàng mua, hàng bán, nhập xuất kho…. • Công ty thuê người giữ kho là chính, khi lấy hàng cần có phiếu xuất kho của Kế toán, khi nhập hàng phải có phiếu nhập kho và phải có đầy đủ chữ kí. f) Ban kiểm soát: • Thực hiện công việc kiểm soát và kiểm toán nội bộ tại công ty. • Bao gồm: thủ kho, Kế toán trưởng theo dõi lượng hàng nhập-xuất-tồn có đúng với thực tế không. 5. Mục tiêu, phương hướng phát triển trong thời gian tới: Công ty phấn đấu đạt doanh số cao hơn, hướng tới mở rộng thêm thị trường, nhất là phát triển bên ngành Garage. 6. Yêu cầu quản lý: Chứng từ được ghi chép rõ ràng và được lưu trữ trên máy tính. Các chứng từ phải có đầy đủ chữ kí của người có trách nhiệm liên quan. II. ĐẶC ĐIỂM HỆ THỐNG KẾ TOÁN: 1. Hình thức tổ chức: Công ty tổ chức theo hình thức phân tán, vì qui mô của công ty chưa lớn và địa bàn hoạt động chưa rộng. Hình thức kế toán: kế toán trên máy tính: • Nhập dữ liệu và tự kết xuất. • Tự động kết xuất dữ liệu  sổ chứng từ  sổ tổng hợp. • In ra thành quyển và đóng lại rồi lưu lại (vì sổ này phải nộp nên in ra để lưu trữ). • Xuất ra báo cáo tài chính Hình thức sổ kế toán: theo hình thức sổ nhật ký chung • Sổ thể kế toán chi tiết . • Sổ tổng hợp  sổ nhật ký chung và sổ cái. 2. Kỳ kế toán: Công ty theo dõi kì kế toán theo hàng quý, mỗi quý báo cáo 1 lần. III. NHẬN XÉT: Tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh nhìn chung tương đối tốt tuy nhiên vẫn còn một số hạn chế. - Ban giám đốc nên có 2 PGĐ phụ trách kinh doanh và 1 PGĐ phụ trách nhân sự. - Phòng kế toán nên có thêm kế toán tổng hợp và không nên kiêm nhiệm kế toán trưởng và PGĐ nhân sự. Nếu có sự kiêm nhiệm thì nên kiêm kế toán trưởng và PGĐ kinh doanh. - Chưa chú trọng đến marketing. Cần thiết kế phòng marketing trong tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh. - Bộ phận điều phối kho vận nên để nhân viên của công ty như thủ kho trông coi không nên thuê ngoài vì kém an toàn. - Ban kiểm soát không nên để thủ kho và kế toán trưởng đảm nhiệm vì sẽ dễ ra tình trạng thông đồng gian lận. Chứng từ kế toán được thực hiện trên máy tính lưu trữ được số lượng lớn không thất thoát hay hư hỏng trong thời gian dài (5 năm) như làm trên sổ sách kế toán thủ công. Hơn nữa còn tiết kiệm thời gian, giảm khối lượng công việc cho nhân viên. Các chứng từ phải có đầy đủ các chữ ký của người có trách nhiệm liên quan là một điều cần thiết tuy nhiên trong quá trình luân chuyển chứng từ dễ bị mất mát và làm mất tính kịp thời của chứng từ dễ bị chồng chéo. . ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG CỦA DOANH NGHIỆP I. ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC: 1. Loại hình kinh doanh: • Đại lý mua bán, ký gửi hàng hóa toán). • Kinh doanh vận tải hàng hóa, vận chuyển hành khách bằng ô tô theo hợp đồng. 2. Đặc điểm kinh doanh: Công ty TNHH Thiết bị Công nghiệp Trường Sa