Tìm hiểu bài toán I. Phân tích hệ thống quản lý nhân sự trờng Đại Học An Ninh Nhân Dân 1. Hoạt động của trờng Đại học An Ninh Nhân Dân: Các hoạt động thực tế của công việc quản lý cán bộ là cơ sở cho việc xây dựng chơng trình, vì thế em đã thực hiện khảo sát các công việc trên thực tế tại trờng Đại Học An Ninh Nhân Dân. Do xu thế của thời đại ngày nay với lực lợng đông đúc về nhân sự và sự cần thiết phải quản lý về tất cả mọi vấn đề liên quan đối với từng ng ời đều do nhà trờng quản lý hồ sơ. Ban lãnh đạo trờng xét thấy quản lý bằng phơng pháp thủ công tốn nhiều công đoạn, nhiều ngời cùng làm một công việc mà không đạt đợc những kết quả nh ý muốn, vì vậy yêu cầu cần thiết là phải đa công tác quản lý cán bộ vào máy tính để cải tiến công việc quản lý nhân sự và đa một số nhân sự vào công tác này chuyển sang làm bộ phận khác để phát huy khả năng nhân sự và chất lợng công việc. 2. Yêu cầu của hệ thống hiện tại Quản lý hồ sơ cán bộ Trờng Đại Học An Ninh Nhân Dân là hết sức quan trọng và bí mật. Bởi vì ngành Công an có tính bí mật nhanh chóng, chính xác trong công việc quản lý cán bộ là hàng đầu. Khi ch a có sự trợ giúp của máy tính mọi việc đều làm thủ công. Khi có sự thay đổi về gia đình, cấp bậc, khen thởng, kỷ luật, chức danh . thì cán bộ tổ chức phải qua từng bớc tìm từng ngời để bổ xung sửa đổi cho phù hợp với thực tế. Sau đó lại phải lu vào hồ sơ. Vì vậy số lợng hồ sơ ngày một tăng, ngời quản lý hồ sơ cũng phải tăng theo dẫn đến quản lý cán bộ cũng gặp nhiều khó khăn. Khi lấy ra một hồ sơ cán bộ do cấp trên yêu cầu thì việc tìm kiếm gặp nhiều khó khăn tốn nhiều công sức thời gian. Điều này không những gây nhiều trở ngại, ách tắc cho công việc mà còn có thể xảy ra sai sót nhầm lẫn. Vì vậy qua thời gian thực tập, thực tế tại trờng Đại học An Ninh và đợc sự nhất trí của ban lãnh đạo trờng tôi mạnh dạn xây dựng cho trờng chơng trình Quản lý nhân sự trờng Đại học An Ninh Nhân Dân để đợc áp dụng sau khi xây dựng xong chơng trình. 3. Đánh giá hệ thống hiện tại Từ những công việc ở trên ta thấy rằng hệ thống hiện tại nếu làm thủ công thì dù cán bộ tổ chức có cố gắng và cải tiến phơng pháp làm việc đến đâu đi chăng nữa thì vẫn tồn tại những vấn đề sau: - Thời gian tìm kiếm ghi chép quá lớn, khi có thông tin cần thiết thì thời gian tổng hợp thông tin rất nhiều không đáp ứng đợc yêu cầu. - Công việc tổng hợp hết sức khó khăn, dễ bị nhầm lẫn. - Nhiều khoản mục thông tin và ghi chép không thống nhất. - Nhiều ngời làm một công việc thông tin sẽ không nhất quán và dễ xảy ra sai sót. - Khi có sự thay đổi điều chỉnh tốn nhiều thời gian. Từ vấn đề trên và điều kiện cụ thể của cơ quan cho phép việc đ a tin học vào quản lý nó sẽ làm giảm đợc rất nhiều về thời gian ít sai sót, giúp cho ngời làm công tác quản lý có thời gian nghiên cứu hoặc nghiên cứu học tập vào những công tác khác . II. Phân tích hệ thống mới : Hệ thống mới quản lý cán bộ với sự trợ giúp của máy tính, khi có hệ thống này phải đáp ứng đợc yêu cầu: - Quản lý đợc hồ sơ các cán bộ. - Thống kê đợc những tài liệu cần thống kê. - Tra cứu chính xác khi có yêu cầu. - Thông tin vào phải đợc chuẩn hoá dựa trên các thông tin có sẵn tiện lợi cho thao tác rõ ràng, giảm đợc tối đa sai sót. - Thông tin ra phản ánh đợc đối tợng quản lý, nội dung phong phú và phải nêu đợc các chủ đề. 1. Thông tin vào Phải chuẩn hoá đợc dữ liệu tránh tối đa sai sót nh họ tên , tuổi . là những thông tin chính vì chúng rất ít thay đổi trong quá trình quản lý hồ sơ cán bộ tạo thuận lợi cho ngời sử dụng. Cụ thể trong chơng trình dữ liệu đợc chuẩn hóa và kiểm tra khi nhập. Từ những hoạt động thực tế vấn đề đặt ra cho chơng trình quản lý cán bộ là phải xây dựng đợc các chức năng thích hợp tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý "Nhân sự trờng Đại học An Ninh Nhân Dân". Tuy nhiên để xây dựng chơng trình có hiệu quả chúng ta cần phải tìm hiểu kỹ những vấn đề cụ thể mà bài toán đặt ra và cách giải quyết bài toán đó. 2. Thông tin ra Sau khi hệ thống đã có dữ liệu thì công việc chính của hệ thống là phải thống kê và báo cáo đợc các yêu cầu của cấp trên. Thông tin ra của hệ thống chủ yếu là: - Báo cáo danh sách cán bộ theo trình độ. Báo cáo này cho ta biết trình độ cán bộ của nhà trờng qua đó cho biết đợc một số thông tin khác nh: Chất lợng công tác của từng cán bộ những ngời đợc khen thởng, kỷ luật . 3. Một số biểu mẫu chuẩn Ngoài việc quản lý hồ sơ lý lịch các cán bộ của từng phòng ban nhà trờng còn thờng xuyên yêu cầu cán bộ quản lý hồ sơ báo cáo theo biểu mẫu chuẩn. 4. Những yêu cầu đối với chơng trình Xuất phát từ việc tìm hiểu hoạt động thức tế tại tr ờng Đại Học An Ninh Nhân Dân, tôi xác định các yêu cầu đặt ra cho chơng trình của mình nh sau: a.Yêu cầu về quản lý hồ sơ cán bộ: Yêu cầu về quản lý hồ sơ cán bộ nh nhập thông tin về lý lịch của một cán bộ thay đổi hoặc đa vào hồ sơ lu của một cán bộ là những yêu cầu đầu tiên và quan trong nhất của hệ thống quản lý nhân sự. - Nhập dữ liệu chơng trình sẽ có một biểu mẫu nhập dữ liệu riêng và đối với những thông tin của bản hồ sơ lý lịch tơng ứng với bảng nào trong cơ sở dữ liệu thì biểu mẫu nhập dữ liệu sẽ đa ra bảng đó để ngời nhập dữ liệu làm việc một cách thuận tiện. - Vấn đề bổ xung dữ liệu cũng đợc thực hiện trên các biểu mẫu nhập thông tin. Trong các biểu mẫu này sẽ có các hộp danh sách giúp cho ng ời sử dụng lựa chọn đối tợng bổ xung. - Lu dữ liệu: khi không cần lu dữ các thông tin về một cán bộ nào đó thì chúng ta có thể chuyển hồ sơ đó vào hồ sơ lu giúp cho cơ sở dữ liệu của chúng ta gọn nhẹ hơn và hoạt động có hiệu quả hơn. Tuy nhiên để khi cần thiết có thể tra cứu đợc một số thông tin cơ bản nhất về một cán bộ nào đó thì chúng ta sẽ lu lại một vài thuộc tính cá nhân trong một tệp hồ sơ lu. - In một hồ sơ cán bộ: đây cũng là một yêu cầu quan trọng trong công việc quản lý hồ sơ nhân sự. Chức năng này giúp cho chúng ta có đ ợc một bản thông tin đầy đủ về một cán bộ nào đó khi cần thiết. Đáp ứng đợc nhu cầu liệt kê dữ liệu là chức năng không thể thiếu của một hệ thống thông tin. Đối với hệ thống quản lý nhân sự thì các yêu cầu về thông tin bao gồm: - Thống kê cán bộ theo trình độ văn hoá. - Thống kê các cán bộ theo từng nghiệp vụ riêng. - Thống kê các cán bộ theo trình độ ngoại ngữ. - Các thống kê các loại danh sách khác. b. Những yêu cầu cho phép tra cứu dữ liệu: - Những ngời có chức vụ, chức danh, cấp bậc. - Những ngời vào đảng. - Tra cứu danh sách các cán bộ do cấp trên yêu cầu, cá nhân yêu cầu có liên quan đến hồ sơ cán bộ. . chơng trình có hiệu quả chúng ta cần phải tìm hiểu kỹ những vấn đề cụ thể mà bài toán đặt ra và cách giải quyết bài toán đó. 2. Thông tin ra Sau khi hệ thống. Tìm hiểu bài toán I. Phân tích hệ thống quản lý nhân sự trờng Đại Học An Ninh Nhân