HỆ THỐNG KẾ HOẠCH & CÁC CHÍNH SÁCH CỦA DN II. Hệ thống kế hoạch của doanh nghiệp. 2.1. Hệ thống kế hoạch và quá trình xây dựng kế hoạch của doanh nghiệp. a- Hệ thống kế hoạch Hệ thống kế hoạch được lập ra nhằm mục đích qui định trình tự và trách nhiệm theo dõi và thực hiện của các phòng ban, liên qua đến quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Quy trình này cũng qui định việc theo dõi, tổng hợp tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạc chi tiết trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Hệ thống kế hoạc được lập và áp dụng cho tất cả các phòng ban, xí nghiệp và các bộ phận trực thuộc công ty, áp dụng cho tất cả các kế hoạch bao gồm kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch tái chính, kế hoạch vật tư, kế hoạch đầu tư bảo hộ lao động và các kế hoạch khác. Hệ thống kế hoạch của công ty bao gồm các kế hoạch: - Kế hoạch năm: Tập hợp bao gồm tất cả các kế hoạch vế mọi hoạt động của công ty liên quan đến sản xuất kinh doanh. Kế hoạch năm bao gồm tất cả kế hoạch sản xuất kinh doanh tổng hợp, kế hoạch tài chính kế hoạch vật tư, kế hoạc đầu tư. - Kế hoạch nhà nước: Là kế hoạch bao gồm các chỉ tiêu kế hoạch được các sở, ban, ngành yêu cầu công ty lập đăng ký với ủy ban nhân dân tỉnh để giao kế hoạch hàng năm - Kế hoạch hướng dẫn: Là các chỉ tiêu chính để hướng dẫn, chỉ đạo các xí nghiệp trực thuộc lập các kế hoạch chi tiết của đơn vị mình trình công ty duyệt. - Kế hoạch chi tiết: Là các kế hoạch hàng năm được lập chi tiết theo gợi ý của kế hoạch hướng dẫn để cụ thể các số liệu cho từng bộ phận . - Kế hoạch tổng hợp: Là kế hoạch sản xuất kinh doanh tổng hợp, bao gồm các chỉ tiêu chính của hoạt động sản xuất kinh doanh trong năm kế hoạch. - Kế hoạch tháng quý: Là bảng do bộ phận phân bổ các chỉ tiêu kế hoạch hàng năm cho phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của công ty. - Báo cáo kế hoạch tháng: Là tổng hợp các chỉ tiêu về thực hiện kế hoạch trong tháng và dự kiến cho tháng tiếp theo. - Kế hoạch chức năng: Là các kế hoạch do các phòng, ban lập theo chức năng chuyên môn quy định tại quyết định của chủ tịch-giám đốc công ty. b- Quá trình xây dựng kế hoạch. Phòng kế hoạch đầu tư có trách nhiệm lập kế hoạch hướng dẫn,cùng các bộ phận, đơn vị liên quan xây dựng kế hoạch chi tiết và tổng hợp kế hoạch năm cho toàn công ty. Khi xét thấy yêu cầu cần điều chỉnh kế hoạch thì phòng này kịp thới đưa ra các chỉ tiêu điều chỉnh. Các bộ phận tham gia lập kế hoạch chi tiết theo nhiệm vụ được phân công và có nghĩa vụ phấn đấu hoàn thành và vượt chỉ tiêu kế hoạch được giao. Các kế hoạch năm khác do các phòng, ban theo chức năng lập, trình duyệt để thực hiện. Sau khi kế hoạch được phê duyệt các phòng gửi kế hoạch được phê duyệt cho phòng kế hoạch đầu tư để theo dõi, tổng hợp, báo cáo. Các kế hoạch chức năng và niêm độ lập như sau: + Kế hoạch tái chính được phòng kế toán tái chính lập hàng năm. + Kế hoạch bảo hộ lao động, phòng chống cháy nổ do phòng kỹ thuật lập hàng năm. + Kế hoạch đào tạo, nâng cao bậc do phòng tổ chức hành chính lập theo hàng năm. + Kế hoạch đầu tư do phòng kế hoạch đầu tư lập hàng năm. + Kế hoạch vật tư do phòng kế hoạch đầu tư lập hàng năm và điều chỉnh hàng tháng để phù hợp với tính hình sản xuất kinh doanh. Phòng kế hoạch đầu tư có quyến đô đốc, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch của xí nghiệp, bộ phận trực thuộc để tổng hợp báo cáo với chỉ tịch giám đốc. 1. Thu thập dữ liệu lập kế hoạch - Phòng KHĐT công ty có trách nhiệm thu thập những dữ liệu, số liệu, thông tin liên quan phục vụ cho việc lập kế hoạch (Kế hoạch, chiến lược phát triển, kế hoạch nhà nước giao, kết quả thực hiện kế hoạch những năm trước, biến động của thị trường, chủ trương của nhà lãnh đạo…). - Các bộ phận liên quan có trách nhiệm cung cấp số liệu lập kế hoạch theo yêu cầu của phòng kế hoạch đầu tư 2. Lập kế hoạch nhà nước/Kế hoạch hướng dẫn. -Từ các dữ liệu kế hoạch, phòng KHĐT lập kế hoạch hướng dẫn các đơn vị gồm các chỉ tiêu chính thức, kế hoạch hướng dẫn phải được lập và duyệt xong trước ngày 15 thàng 12 hàng năm. - Kế hoạch Nhà Nước lập theo biểu mẫu và thời gian do cơ quan quản lý nhà nước yêu cầu. - Chủ tịch- giàm đốc công ty có trách nhiệm phê duyệt kế hoạch hướng dẫn, phê duyệt kế hoạch Nhà nước. 3. Kế hoạch chi tiết - Căn cứ và kế hoạch hướng dẫn và thực tế tại đơn cị mình, và xí nghiệp, bộ phận theo chức năng, nhiệm vụ được giao lập kế hoạch và chậm nhất sau 20 ngày kể từ ngày nhận được kế hoạch hướng dẫn phải gửi kế hoạch chi tiết cho phòng KHĐT - Căn cứ vào kế hoạch chi tiết, các bộ phận lập kế hoạch vật tư sử dụng cho thực hiện kế hoạch chi tiết của bộ phận mình theo đuổi. 4. Kế hoạch SXKD tổng hợp - Phòng KHĐT căn cứ vào các kế hoạch chi tiết, lập kế hoạch tổng hợp theo mẫu BM.10.05 - Căn cứ vào kế hoạch chi tiết, kế hoạch tổng hợp, kế hoạch vật tư của các bộ phận. Phòng KHĐT lập kế hoạch vật tư theo mẫu BM.10.06, Kế hoạch đầu tư theo biểu mẫu BM.10.04 - Chỉ tịch- giám đốc công ty xem xét và tổ chức họp thông qua kế hoạch sau cuộc họp này, phòng KHĐT chỉnh sửa các chỉ tiêu chưa phù hợp sau đó chủ tịch-giám đốc công ty phê duyệt các kế hoạch thực hiện. 5. Thực hiện kế hoạch. - Căn cứ vào kế hoạch tổng hợp chính thức, các bộ phận cân đối và lập kế hoạch chi tiết từng tháng theo biểu mẫu BM.10.09 để hoàn thành các chỉ tiêu kế hoạch được giao. - Kế hoạch chi tiết từng tháng có thể điều chỉnh theo yêu cầu của sản xuất trên nguyên tắc đảm bảo kế hoạch hàng năm công ty giao. Khi cần điều chỉnh kế hoạch, các bộ phận lập báo cáo đế nghị điều chỉnh theo BM.10.12 gửi cho phòng KHĐT công ty để tổng hợp. - Chủ tịch- giám đốc công ty quyết định việc điều chỉnh kế hoạch cho các bộ phận. 6. Đôn đốc, kiểm tra - Phòng kế hoạch đấu tư có kế hoạch nhiệm vụ thường xuyên kiểm tra, đôn đốc các bộ phận thức hiện nhiệm vụ theo kế hoạch được giao, báo cáo giám đốc nếu các bộ phận không thực hiện hoặc thực hiện kế hoạch chậm, để có phương án sử lý. 7. Đánh giá, phân tích, giao ban KH tháng sau. - Niêm độ kế hoạch tháng tính từ ngày 26 tháng trước đến 25 tháng sau, các chỉ tiêu liên qua đến công tác xây lắp được tính tứ 24 tháng trước đến 23 tháng sau. Các chỉ tiêu kế hoạch được xây dựng xác định và 25 hàng tháng, riêng các chỉ tiêu xây lắp được xác nhận vào 23 hàng tháng. - Hàng tháng, các bộ phận thực hiện xác nhận kết quả thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch. Các chỉ tiêu thực hiện phải được các phòng ban chức năng nghiêm thu, xác nhận thì mới được công nhận. - Căn cứ kết quả thực hiện nhiệm vụ, các phòng ban, xí nghiệp và các phân xưởng trực thuộc phải tự đánh giá tính hình thực hiện kế hoạch giao và lập báo cáo. Báo cáo kết quả thực hiện chỉ tiêu kế hoạch tháng lập theo biểu mẫu BM.10.10. Báo cáo thực hiện nhiệm vụ tháng lập theo mẫu BM.10.11. Tổng hợp tiêu thụ khách hàng theo mẫu BM.10.13. Báo cáo tổng hợp đồng hồ teo mẫu BM.10.14,BM.10.14b. Báo caosanr lượng nước thương phẩm theo biểu mẫu BM10.15 và gửi cho giám đốc và phóng KHĐT. - Ngoài ra các bộ phận có thể lập các báo cáo chi tiết, phân tích hoạch động thuộc chức năng, nhiệm vụ của mình để báo cáo tại hội nghị giao ban hàng tháng. - Nếu thực hiện đạt và vượt kế hoạch tháng được giao, kế hoạch tháng sau sẽ giao căn cứ vào kế hoạch chi tiết từng tháng đã đăng ký, nếu các chỉ tiêu thực hiện không đạt kế hoạch được giao tháng đó, các bộ phận sẽ đăng ký bổ sung phần thiếu hụt vào tháng khác trong năm kế hoạch đó. - Căn cứ nội dung họp tại hội nghị giao ban, giám đốc kết luận các chỉ tiêu kế hoạch giao trong tháng và kết luận của giám đốc được phòng tổ chức hành chính thông báo cho các bộ phận trong công ty bằng văn bản sau ngày họp giao ban. 8. Cập nhận và lưu hồ sơ - Sau khi cuộc họp đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch trong tháng, phòng KHĐT và các bộ phận phải lưu hồ sơ ghi nhận kết quả thực hiện kế hoạch theo từng tháng và kết quả thực hiện kế hoạch từng năm. 2.2. Các chính sách của Doanh Nghiệp.  Chính sách chất lượng - Công ty cổ phần tập đoàn Tiến Bộ luôn cam kết cung cấp các sản phẩm giàn giáo, cốp pha thép cùng các sản phẩm và dịch vụ với chất lượng cao, giá đúng, phục vụ tận tình, chu đáo. Đáp ứng ngày càng cao nhu cầu của khách hàng. - Tạo mọi điều kiện tốt nhất cho công nhân viên không ngừng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, đáp ứng được yêu cầu đổi mới công nghệ và sự phát triển liên tục của thị trường. Hàng năm sau khi thực hiện các nghĩa vụ tài chính đối với Nhà nước, lợi nhuận được phân bổ như sau: + Quỹ dự trữ bắt buộc: 5% + Quỹ phúc lợi tập thể:5% + Quỹ phát triển sản xuất kinh doanh: 10% + Quỹ khen thưởng:5% - Kiểm tra chặt chẽ nguồn nguyên liệu đầu vào, quy trình sản xuất và sản phẩm cuối cùng. Thường xuyên cải tiến để sản phẩm ngày càng tốt hơn. - Xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001÷2000, không ngừng nâng cao hiệu lực của hệ thong quản lý chất lượng.  Chính sách đào tạo tuyển dụng - Có chính sách đào tạo và bồi dưỡng tay nghề cho cán bộ công nhân viên, sẽ tăng năng suất lao động và chất lượng công việc của nhân viên. Khuyến khích họ học hỏi nhiều hơn. Các thành viên thi đua nhau rèn luyện kỹ năng tay nghề, tạo cơ sở vững chắc làm thành sức mạnh để phát triển công ty. - Tạo điều kiện cho nhân viên tiếp tục đi học để nâng cao trình độ từ trung cấp, cao đẳng lên trình độ đại học, từ đại học lên cao học.  Chính sách phân phối và marketing - Chủ yếu sử dụng bán hàng trực tiếp: Có các chương trình trao đổi trực tiếp với khách hàng tiềm năng - Công ty hỗ trợ khách hàng cước phí vận chuyển, không tính vào hoá đơn bán hàng - Đưa vào lòng dân hình ảnh thương hiệu của công ty bằng cách: tổ chức các hội thi thể thao, các giải thi đấu cầu lông của tỉnh… . HỆ THỐNG KẾ HOẠCH & CÁC CHÍNH SÁCH CỦA DN II. Hệ thống kế hoạch của doanh nghiệp. 2.1. Hệ thống kế hoạch và quá trình xây dựng kế hoạch của doanh. gồm kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch tái chính, kế hoạch vật tư, kế hoạch đầu tư bảo hộ lao động và các kế hoạch khác. Hệ thống kế hoạch của công