PHƯƠNG PHÁP SOẠN THẢO VĂN BẢN VÀ NGÔN NGỮ SOẠN THẢO VĂN BẢN 3.1. Một số nguyên tắc trong soạn thảo văn bản Một văn bản quản lý Nhà nước phải đảm bảo hai yêu cầu cơ bản: * Tính hợp pháp *Tính hợp lý Do vậy khi soạn thảo văn bản cần phải tuân theo những nguyên tắc văn bản sau: Nguyên tắc 1: Văn bản được soạn thảo theo đúng thẩm quyền luật định. Nguyên tắc 2: Hình thức đúng quy định (thủ tục, thể loại, thể thức, văn phong). Nguyên tắc 3: Xác định đúng mục đích văn bản, đúng đối tượng và căn cứ ra văn bản. Nguyên tắc 4: Phải đưa ra các biện pháp tổ chức thực hiện, thời gian và phù hợp với thực tiến. Nguyên tắc 5: Văn bản ra sau không được trái hay mâu thuẫn với văn bản ra trướcc có cùng nội dung. Văn bản cấp dưới không được trái với văn bản cấp trên, không trái với văn bản pháp lý cao hơn. Nhà quản lý khi ban hành văn bản nếu khoong tuân thủ các nguyên tắc trên( những yếu tố có tính quy luật khách quan hình thành từ thực tiễn) se dẫn đến văn bản mất đi tính thực thi, thậm chí vô hiệu. 3.2. Quy tắc trong soạn thảo văn bản 3.2.1. Quy tắc lựa chọn hình thức văn bản Khi soạn thảo văn bản, ngoài thẩm quyền còn phải tính đến các điều kiện sau: * Phạm vi điều chỉnh: - Phạm vi rộng dùng loại văn bản có hiệu lực pháp lý cao. - Những quan hệ có tính chất toàn quốc, liên ngành thì phải dùng văn bản của cơ quan trung ương. * Những quy định - Quy định cấm đoán, cưỡng chế, xử phạt: do cơ quan cấp cao trung ương ban hành. - Quy định về quyền hạn, nghĩa vụ công dân: dùng văn bản Luật. - Quy định có tính chất quản lý: do cơ quan quản lý ngành, địa phương ban hành. * Cách thức thể hiện từng loại văn bản - Nghị quyết, Chỉ thị, Thông tư là loại văn xuôi pháp luật - Luật, Nghị định, Quyết định là “văn điều khoản” * Mức độ chín muồi của các quan hệ xã hội mà văn bản điều chỉnh - Đối với các quan hệ xã hội mới hình thành cần phải khuyến khích, bảo vệ, hướng dẫn: Dùng văn bản dưới Luật, thậm chí dùng cả văn bản phụ như “điều lệ tạm thời”. - Đối với các quan hệ xã hội đã ổn định, chín muồi: dùng văn bản có hiệu lực pháp lý cao hơn. 3.2.2. Quy tắc diễn đạt Để văn bản thỏa mãn được các yêu cầu như tính hệ thống, logic dễ hiểu, người biên soạn phải nắm được các quy tắc diễn đạt. Cần trình bày, sắp xếp các sự kiện, số liệu, các nguyên tắc một cách nhất quán và có quy tắc rõ ràng. Nếu là sự kiện, nên trình bày: - Từ gần đến xa - Từ nhỏ đến lớn - Phổ biến trước, cá biệt sau - Chung trước, riêng sau Nếu là số liệu, nên trình bày: - Tổng hợp trước, chi tiết au. Và nếu đưa ra các nguyên tắc thì: - Nguyên tắc chung trước, nguyên tắc cụ thể sau Ngoài ra, việc trích dẫn cũng cần phải lưu tâm. Cần trích dẫn đúng chỗ cần chứng minh, trích đúng nguyên văn, phần trích phải có địa chỉ, xuất xứ rõ ràng và đặc biệt tránh chồng chéo, mâu thuẫn. 3.2.3. Quy tắc về cơ cấu văn bản Mỗi loại vă bản có đặc thù riêng của mình, song nhìn một cách tổng thể về cơ cấu văn bản, chúng có những điểm cơ bản sau: * Phần “ Căn cứ ban hành văn bản” Căn cứ đầu tien là văn abnr quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn. Tiếp theo là văn bản quy định những vấn đề mà nội dung văn bản đề cập. * Phần “Mục đích lý do ban hành văn bản” Đó là cơ sở để ban hành văn bản (thường là xuất phát từ yêu cầu, đòi hỏi khách quan) hoặc là với mục đích “Để chấn chỉnh”, “Nhằm tăng cường”) * Phần “Thủ tục ban hành văn bản” Thủ tục ban hành văn bản trên cơ sở đề nghị của cấp dưới. Ở đây thể hiện rõ sự phân cấp và chức năng trong hệ thống tổ chức. Ngoài ra thủ tục ban hành văn bản còn trên cơ sở: “ Theo nội dung biên bản của Hội nghị”. * Phần “Nội dung” Cơ bản có hai cách trình bày: - Dạng văn xuôi, văn chương, mục. - Dạng văn “điều, khoản”. Nếu áp dụng dạng văn xuôi theo chương, mục thì nêu đủ các sự kiện, ý tưởng, số liệu, mệnh lệnh, chế tài theo đúng ý chí của cơ quan ban hành văn bản. Ngược lại, nếu văn bản gồm nhiều quy phạm pháp luật, có thể trình bày dưới dạng “điều khoản” được thì nên thực hiện việc điều khoản hóa văn bản. Dạng này có tác dụng dễ nhớ, rất tiện cho viêc trích dẫn trong quá trình áp dụng và thi hành. Điều khoản hóa văn bản được chia thành: + Phần (viết chữ số La Mã I, II, III… và có tiêu đề) + Chương(viết chữ số La Mã I, II, III… và có tiêu đề) + Mục (viết chữ số Ả rập 1, 2, 3… hoặc A,B,C và có tiêu đề) + Điều(viết chữ số Ả rập 1, 2, 3…) + Khoản( viết chữ số Ả rập 1, 2, 3…) + Điểm, đoạn(viết chữ a, b, c trong đoạn dùng gạch đầu dòng). Trên thực tế, những quy định này chưa được áp dụng thống nhất, không ít văn bản trình bày: Chương 1, 2, 3… Mục I, II, III … Điều I, II, III… Nếu áp dụng một hệ thống nhất trên cơ sở tiện và lợi * Phần “Chủ thể thi hành” Văn bản phải nêu rõ chủ thể thi hành và chủ thể phối hợp. Nêu đích danh đối tượng thi hành. * Phần “Hiệu lực văn bản” Hiệu lực của văn bản kể từ ngày ban hành hay kể từ ngày ký. Điều này thường gây khó khăn cho người thực hiện vì chưa nắm được thông tin. Như vậy,trước ngày văn bản có hiệu lực phải có một khoảng thời gian để truyền thông trên các hệ thống phương tiện thông tin đại chúng và qua hệ thống tổ chức, các cơ quan chức năng. Việc xử lý văn bản cũ cũng cần chú ý: Nếu theo công thức “Những quy đinh trước đây trái với văn bản này đều bãi bỏ”, sẽ bất tiện vì khó xác định được văn bản nào, phần nào trái với văn bản hiện tại. Phương pháp tốt nhất là nên cụ thể: điều nào, văn bản nào(tên văn bản, số văn bản, thời gian ban hành văn bản). Và như vậy, cần trình bày: “Văn bản mới này sẽ thay thế văn bản cũ có tên … số… ngày… tháng ban hành…”; cách làm này tiện cho tra cứu và thi hành pháp luật. 3.3. Một số thủ tục trong soạn thảo văn bản 3.3.1.Thủ tục sửa đổi, bãi bỏ văn bản Khi soạn thảo van bản, người soạn thảo cần nắm được một số quy định sau: • Hủy văn bản Hủy đối với văn bản trái pháp luật, sai quy định, không đúng thẩm quyền. • Bãi bỏ Bãi bỏ đối với các văn bản có nội dung không phù hợp (quá cũ, lạc hậu…) và đối với văn bản đã sửa đổi toàn bộ. • Bổ sung, sửa đổi, điều chỉnh Khi đã thay đổi một hay một số nội dung văn bản trước đó. • Đính chính Đính chính khi có lỗi. Chú ý: Riêng Quyết định dù có lỗi gì thì cũng phải ban hành Quyết định khác điều chỉnh, sửa đổi, khong được đính chính Quyết định. Không nên dùng hình thức thu hồi văn bản vì thực tế rất khó thu hồi hết. Nguyên tắc: Phải dùng hình thức văn bản cao hơn để hủy, bãi bỏ, sửa đổi văn bản. Khi phát hiện ra sai, chính cơ quan ra văn bản phải soạn văn bản mới điều chỉnh hoặc cơ quan có thẩm quyền cao hơn sẽ ra văn bản. Những quy định cụ thể về giám sát, xử lý văn bản trái pháp luật: Điều 81 Luật ban hành VB QPPL “Theo đề nghị của UBTVQH, Chủ tịch nước, Hội đồng nhân dân, các ủy ban của QH, CP,TANDTC,VKSNDTC,MTTQVN và các tổ chức thành viên, đại biểu QH, QH xem xét, Quyết định bãi bỏ một phần hoặc toàn bộ Luật, Nghị quyết của Quốc hội trái Hiến pháp; xem xét, Quyết định bãi bỏ một phần hoặc toàn bộ văn bản QPPL của UBTVQH, Chủ tịch nước, CP,TANDTC,VKSNDTC trái Hiến pháp, Luật, Nghị quyết của QH”. Điều 82 Luật ban hành VB QPPL “UBTVQH xem xét, Quyết định đình chỉ việc thi hành một phần hoặc toàn bộ văn bản QPPL của Chính phủ, TTCP, TANDTC, VKSNDTC trái Hiến pháp, Luật, Nghị quyết của QH và trình Quốc hội Quyết định việc hủy bỏ một phần hoặc toàn bộ văn bản đó; xem xét, Quyết định bãi bỏ một phần hoặc toàn bộ van bản QPPL của CP, TT, CP, TANDTC, VKSNDTC trái Pháp lện, Nghị quyết của UBTVQH; xem xét, Quyết định bãi bỏ một phần hoặc toàn bộ Nghị quyết sai của HĐND cấp tỉnh ”. Điều 83 Luật ban hành VbQPPL “Thủ tướng xem xét, Quyết định bãi bỏ hoặc đình chỉ việc thi hành một phần hoặc toàn bộ VBQPPL của Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ, UBND cấp tỉnh trái Hiến pháp, Luật và các VB QPPL của cơ quan Nhà nước cấp trên; xem xét Quyết định đình chỉ thi hành một phần hay toàn bộ Nghị quyết của HĐND cấp tỉnh trái Hiến pháp, Luật và các VBQPPL của cơ quan Nhà nước cấp trên, đồng thời đề nghị UBTVQH bãi bỏ”. Điều 84 Luật ban hành VBQPPL “Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Thủ rưởng cơ quan thuộc cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực có quyền kiến nghị với Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc CP đã ban hành văn bản đã ban hành văn bản trái với văn bản về ngành, lĩnh vực do mình phụ trách bãi bỏ hoặc đình chỉ việc thi hành một phần hay toàn bộ văn bản đó. Nếu kiến nghị đó không được chấp nhận thì trình Thủ trướng Chính phủ Quyết định: kiến nghị với Thủ tướng Chính phủ đình chỉ việc thi hành Nghị quyết của HĐND cấp tỉnh trái với VB QPPL của QH, UBTVQH, Chủ tịch nước, CP, TT CP hoặc Bộ… lĩnh vực do Bộ phụ trách chỉ việc thi hành và đề nghị TTCP bãi bỏ Quyết định, Chỉ thị của UBND cấp tỉnh trái với VB QPPL về ngành, lĩnh vực do mình phụ trách”. Chủ tịch UBND cấp tỉnh có quyền đình chỉ việc thi hành Nghị quyết của HĐND cấp dưới sai trái và đề nghị HĐND cùng cấp bãi bỏ. 3.3.2. Thủ tục sao văn bản Trong quá trình quản lý, xuất phát từ yêu cầu thực tế mà đòi hỏi phải có thủ tục sao văn bản. - Ý nghĩa của việc sao văn bản: Một cơ quan, tổ chức khi nhận văn bản cấp trên hay tự ban hành, thông thường chỉ có một văn bản. Để triển khai đến cơ sở, văn bản cần được nhân ra nhiều bản. Trong quản lý, về nguyên tắc các văn bản gửi xuống cơ sở cần phải bảp đảm chính xác, bảo đảm tính pháp lý. - Loại sao văn bản: Có ba loại sao văn bản: + Sao y văn bản + Sao lục văn bản + Trích sao văn bản - Quy trình sao văn bản: Sao y và sao lục là sao nguyên văn bản. Sao trích là chỉ sao đoạn văn bản nào cần thiết. Quy trình sao như sau: + Phần trên là phần sao + Ngăn cách phần sao và phần thủ tục bằng một gạch ngang đậm + Phần dưới có đầy đủ thể thức của một văn bản. Cụ thể có các nội dung sau: + Tên cơ quan + Số sao, ký hiệu + Ngày, tháng + Chức vụ, họ tên người ký + Dấu của cơ quan. Phân biệt sao lục với sao y: Sao lục: là sao văn bản không phải do cơ quan mình ban hành. Sao y: là sao lại văn bản do chính cơ quan mình ban hành. Sao y khác với chứng thực bản sao mang tính chất công chứng. Mẫu SAO VĂN BẢN Phần bản SAO (Phô tô) Cơ quan Số:…/SL-VP Ngày ….tháng …. năm… (SY-TS) (HCTH) SAO LỤC (SAO Y, TRÍCH SAO) Kính gửi… Nơi nhận Thẩm quyền chức danh ký -Như trên (Ký tên –đóng dấu) -Lưu VP 3.3.3.Thủ tục chuyển sao văn bản Văn bản trước khi phát hành phải được đánh số , ghi ngày tháng, đầy đủ chữ ký, con dấu; phải vào sổ theo dõi. Khi chuyển văn bản phải gửi đúng tuyến, không gửi vượt cấp. Không được ghi ý kiến của mình vào văn bản của cấp dưới để chuyển lên cấp trên, mà phải dùng Công văn hoặc Tờ trình để ghi ý của mình. Đối với văn bản chuyển ngang cấp hoặc cấp dưới (nội bộ), có thể ghi ý kiến vào văn bản (bút phê) nhưng phải ghi rõ ngày tháng, chức vụ, họ tên. Thủ tục chuyển văn bản áp dụng các ký hiệu sau: + Dấu khẩn: khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc + Dấu mật: mật. tối mật, tuyệt mật Dấu chỉ mức độ được đóng dưới phần trích yếu của văn bản. Dấu mật, khi chuyển đóng 2 bì thư. Ngoài bì thứ hai ghi ký hiệu A - B - C A (nghĩa là tuyệt mật): Chỉ có cá nhân người có trách nhiệm được biết. B (nghĩa là tối mật): Cá nhân, đơn vị có trách nhiệm được biết. C (nghĩa là mật): Cá nhân, đơn vị có quan hệ công tác được biết. 3.3.4. Thủ tục quản lý văn bản Công tác Công văn giấy tờ đóng một văn trò không nhỏ vào hoạt động quản lý ở một tổ chức, cơ quan. Công văn, giấy tờ sau đây gọi tắt là “Công văn” được chia thành hai loại cơ bản sau: + Công văn, thư từ, tài liệu do cơ quan nhận được của các nơi khác gửi đến gọi tắt là “Công văn đến” + Công văn, tài liệu do cơ quan gửi cho nơi khác gọi tắt là “Công văn đi”. Những sổ sách ghi chép, những bản thảo các loại Công văn, những tài liệu dùng trong nội bộ cơ quan gọi tắt là “giấy tờ của cơ quan”. [...]... ký văn bản lại soạn là : T/L Hiệu trưởng… 3.4 Ngôn ngữ soạn thảo văn bản 3.4.1 Ngôn ngữ và văn phong Để soạn văn bản, trước hết người viết văn bản phải nắm được các kỹ năng sử dụng ngôn ngữ nói chung, hiểu rõ đặc điểm của từng loại văn bản trên các phương diện như văn phong, câu cú và cách sử dụng từ Khi soạn văn bản cần phân biệt loại văn phong khác nhau: -Văn viết khác với văn nói (khẩu ngữ) -Văn. .. đạt theo kiểu rắc rối + Tính đại diện quyền lực Văn bản do một cá nhân biên soạn Công văn do một thủ trưởng trả lời công dân; song ý tưởng, quan điểm, thái độ là xuất phát từ công vụ, có nghĩa là cá nhân thay mặt cơ quan, Nhà nước giải quyết công việc .Văn bản soạn thảo phải mang đầy đủ tinh thần đó 3.4.2 Dấu câu trong soạn thảo văn bản Để văn bản soạn thảo ra khỏi mắc các sai lầm như tối nghĩa, khó... tượng, hình ảnh Câu văn ngắn gọn, không tùy tiện dùng chữ vân vân (hay ba chấm)… + Tính khuôn mẫu Văn bản hành chính đòi hỏi có một sự thống nhất từ trung ương đến địa phương Một số phần hay lọai văn bản được tạo Mẫu bởi cơ quan chức năng có thẩm quyền và thống nhất áp dụng Tránh sáng tạo riêng, thêm bớt theo chủ quan cảu người soạn thảo văn bản + Tính đại chún Văn bản hành chính được soạn ra phải mang... Công văn đi” do thủ trưởng, phó thủ trưởng cơ quan ký, đều phải được chánh, phó văn phòng hoặc trưởng, phó phòng hành chính xem xét về các mặt thủ tục, thể thức trước khi đưa ký và gửi đi” Những công việc chính của công tác Công văn là: -Nhận và vào sổ “Công văn đến” - Xem và phân phối “Công văn đến” - Theo dõi việc giải quyết Công văn - Nghiên cứu Công văn - Khởi thảo Công văn - Sửa chữa, dự thảo, ... Công văn - Sửa chữa, dự thảo, duyệt bản thảo - Đánh máy Công văn, xem lại bản đánh máy - Ký Công văn - Vào sổ và gửi “Công văn đi” - Làm sổ ghi chép tài liệu - Làm các loại biên bản - Lập hồ sơ và nộp hồ sơ tài liệu lưu trữ Trên đây là những yêu cầu, quy định và nguyên tắc chung nhất cho công tác quản lý Công văn Song thực tiễn cho thấy rằng, công tác quản lý Công văn đòi hỏi một sự cụ thể, chi tiết... chương khác với văn chính luận -Văn hành chính khác với văn phong khoa học Chẳng hạn đặc điểm ngôn ngữ hành chính: Ngôn ngữ hành chính là phương tiện truyền đạt mệnh lệnh, truyền tải các quyết định quản lý và đặc biệt ở đây nó mang tính quyền lực đơn phương Xuất phát từ đặc điểm trên mà ngôn ngữ hành chính đòi hỏi: + Tính chính xác cao Dùng từ đơn nghĩa, tránh hiểu nước đôi, không dùng từ địa phương, không... thức- trí thức -Khẩu(mồm) - khẩu(người) 3.4.4 Từ khóa trong soạn thảo văn bản Nhìn chung, ngôn ngữ nào cũng tồn tại một bộ từ khóa Đó là một hệ thống các cụm từ cố định dùng trong các tình huống cụ thể Về mặt nào đó, đây là cách diễn đạt theo thói quen, có tính cố định, để biểu đạt các trạng thái của lời nói Người soạn thảo văn bản, nhất là hệ thống văn bản quản lý cần nắm vững hệ... khóa, tạo thuận lợi cho việc soạn văn bản Chúng ta xem xét một số trạng thái sau: • Để mở đầu đoạn văn: Để: - thực hiện tốt… -bảo đảm chất lượng… -kỷ niệm… -phục vụ cho công tác biên soạn Theo: -phản ánh của … -công văn số… -quy chế… -yêu cầu… -thỏa thuận… Trên: -cơ sở quy chế… -cơ sở tập hợp danh sách… Hoặc: + căn cứ vào… + phúc đáp Công văn • Để liên kết các phần văn bản: + Dưới đây là… + Về vấn... số lượng “Công văn đến”, phải phân loại tỉ mỉ và có ghi chú rõ ràng cho từng loại Công văn như: - Công văn phải triển khai thực hiện - Công văn yêu cầu trả lời - Công văn yêu cầu báo cáo - Thời gian thực hiện, trả lời, báo cáo… Để giải quyết kịp thời Công văn, cán bộ quản lý Công văn ở địa vị cơ sở nên lên kế hoạch cụ thể (kế hoạch tuần, kế hoạch tháng) cho việc giải quyết hệ thống Công văn Thông qua... thích và bộ phận khác trong câu, ngăn cách các bộ phận giải thích với bộ phận được giải thích Đặt giữa tên riêng hay con số để chỉ sự liên kết Để trích dẫn các câu thoại Đặt ở đầu các bộ phận liệt kê, khi mỗi bộ phận trình bày riêng thành một dòng Sau dấu gạch ngang không viết hoa, trừ ở đầu dòng 3.4.3 Từ Hán- Việt trong soạn thảo văn bản Hệ thống văn bản quản lý Nhà nước, đặc biệt một số văn bản . PHƯƠNG PHÁP SOẠN THẢO VĂN BẢN VÀ NGÔN NGỮ SOẠN THẢO VĂN BẢN 3.1. Một số nguyên tắc trong soạn thảo văn bản Một văn bản quản lý Nhà nước. khi ký văn bản lại soạn là : T/L Hiệu trưởng… 3.4. Ngôn ngữ soạn thảo văn bản 3.4.1. Ngôn ngữ và văn phong Để soạn văn bản, trước hết người viết văn bản phải