Thông tin Thông tin Thông tin Dữ liệu Dữ liệu Dữ liệu QUY TRÌNH XÂY DỰNG HỆ THỐNG IESS HỆ THỐNG BÁN HÀNG ĐIỆN TỬ THÔNG MINH A. CƠ SỞ PHƯƠNG PHÁP LUẬN 1. HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 1.1. Tổng quan về hệ thống thông tin quản lý 1.1.1. Tầm quan trọng của thông tin đối với doanh nghiệp • Tháp quản lý thể hiện tính chất thông tin theo cấp quyết định: Hình 1: Tháp quản lý • Các đầu mối thông tin của tổ chức doanh nghiệp: Cấp chiến thuật Cấp chiến lược Quyết định Quyết định Quyết định Cấp chiến thuật Cấp tác nghiệp Xử lý giao dịch Nhà nước và cấp trên Khách hàng Doanh nghiệp cạnh tranh Doanh nghiệp có liên quan Doanh nghiệp sẽ cạnh tranh Nhà cung cấp DOANH NGHIỆP Nhà nước và cấp trên Nhà nước và cấp trên Doanh nghiệp Ngân hàngNhà cung cấp Cơ quan hành chínhNhà thầu Khách hàng Đại lý Nguyên vật liệu, Nhiên liệu, dịch vụ Dịch vụ tài chính Thanh toán Thanh toán chi phí Bán thành phẩm Dịch vụ Thanh toán Thanh toán Thanh toán Sản phẩm cuối cùng Sản phẩm cuối cùng Thanh toán Sản phẩm cuối cùng Nguồn Kho dữ liệu Phân phátThu thập Xử lý vàlưu trữ Đích Hình 2.a, 2.b: Mối quan hệ giữa hệ thống và môi trường bên ngoài doanh nghiệp 1.1.2. Hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp * Khái niệm cơ bản: Có rất nhiều cách định nghĩa khác nhau về hệ thống thông tin tuy nhiên theo cách hiểu của các nhà tin học thì : Hệ thống thông tin là một tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu …thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một tập các ràng buộc được gọi là môi trường. Nó được thể hiện bởi những con người, các thủ tục, dữ liệu và các thiết bị tin học hoặc không tin học. Đầu vào (Inputs) cua hệ thống thông tin được lấy từ các nguồn (Sources) và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng vời các dữ liệu đã được lưu trữ từ trước. Kết quả xử lý (Outputs) được chuyển đến các đích (Destination) hoặc cập nhật vào kho lưu trữ dữ liệu. Hình 3: Mô hình hệ thống thông tin * Phân loại các hệ thống thông tin trong tổ chức 1. Phân theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra • Hệ thống thông tin xử lý giao dịch TPS (Transaction Processing System) • Hệ thống thông tin quản lý MIS (Management Information System) • Hệ thống trợ giúp ra quyết định DSS (Decision Support System • Hệ thống chuyên gia ES (Expert System) • Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh ISCA (Information System for Competitive Advantage) 2. Phân loại hệ thống thông tin trong tổ chức doanh nghiệp Chiến lược Chiến thuật Tác nghiệp Mô hình logic(Góc nhìn quản lý) Mô hình vật lý ngoài(Góc nhìn sử dụng) Mô hình vật lý trong(Góc nhìn ký thuật) Mô hình ổn định nhất Cái gì? Để làm gì? Cái gì ở đâu? Khi nào? Như thế nào?Mô hình hay thay đổi nhất Hình 4: Phân loại hệ thống thông tin * Mô hình biểu diễn hệ thống thông tin Cùng một hệ thống thông tin có thể được mô tả khác nhau tuỳ theo quan điểm của người mô tả. Có ba mô hình đã được đề cập tới để mô tả cùng một hệ thống thông tin: mô hình logic, mô hình vật lý ngoài và mô hình vật lý trong. Thông tin nộiThông tin viếtThông tin nóiThông tin hình ảnhThông tin dạng khácThông tin ngoạiThông tin viếtThông tin nóiThông tin hình ảnhThông tin dạng khác HTTTQL thu nhận Xử lý các dữ liệu thô (lọc cấu trúc hoá) Xử lý (Áp dụng các quy tắc quản lý) Thông tin cấu trúc Phân phát Thông tin kết quả NSDNSD Hình 5: Các mô hình của hệ thống thông tin * Tầm quan trọng của hệ thống thông tin hoạt động tốt Việc xây dựng hệ thống thông tin thực sự là giải pháp cứu cánh trong việc nâng cao khả năng cạnh tranh của một doanh nghiệp trước đối thủ và là giải pháp hữu hiệu để giải quyết vấn đề mà tổ chức gặp phải. Thực tế cho thấy một tổ chức thường xây dựng hệ thống thông tin khi họ gặp phải những vấn đề cản trở hoặc hạn chế không cho phép họ thực hiện những điều mong đợi hay muốn có ưu thế mới, năng lực mới để đạt được mục tiêu và nắm lấy cơ hội trong tương lai. Hoạt động tốt hay xấu của hệ thống thông tin được đánh giá thông qua chất lượng thông tin mà nó cung cấp. Hình 5: Quá trình xử lý thông tin của hệ thống (HTTQL: Hệ thống thông tin quản lý – NSD: Người sử dụng) Tiêu chuẩn chất lượng của hệ thống thông tin như sau: * Khả năng ứng dụng mạng trong hệ thống thông tin quản lý: 1. Ứng dụng trong quản lý bán hàng: - Bán hàng từ chi nhánh: Một công ty muốn tăng tốc độ hệ thống tiếp nhận đơn đặt hàng bằng cách phát triển một mạng tiếp nhận gồm các đầu cuối được đặt ở các văn phòng chi nhánh. Từ các chi nhánh nhân viên bán hàng có thể truy cập trực tiếp vào các máy tính lớn ở văn phòng tổng; họ có thể nhập vào một đơn đặt hàng từ xa; xác định khả năng tài chính trên thẻ tín dụng của khách hàng và lượng hàng hiện có trong kho ngay tức thời và gửi phiếu xuất tới bộ phận bán hàng trong vài giây. - Bán hàng trên địa bàn: Nhân viên có thể được trang bị một máy tính xách tay có thể nhập đơn đặt hàng ở bất cứ nơi nào trong địa bàn công tác. Họ có thể làm việc đó trong phòng ở khách sạn, trên ô tô, tại nhà của khách hàng bằng cách kết nối không dây hoặc qua Internet Phone. - Khả năng in ấn tại bàn làm việc: Thông qua việc chia sẻ tài nguyên máy in trong mạng của hệ thống, nhân viên có thể in các hoá đơn, báo cáo nhanh chóng, giảm bớt chi phí di chuyển hay mua sắm thiết bị. • Độ tin cậy • Tính đầy đủ • Tính thích hợp • Tính dễ hiểu • Tính được bảo vệ • Tính đúng thời điểm .- Nhắn tin và hỗ trợ ra quyết định: Hệ thống mạng với các phần mềm thông dụng có thể hỗ trợ nhân viên nhắn tin trao đổi với nhau và nhà quản lý, ban lãnh đạo có thể ra quyết định tác nghiệp tốt hơn. - Cơ sở dữ liệu trực tuyến: có thể cung cấp các thông tin hữu ích nhằm hỗ trợ khách hàng khi mua sản phẩm của doanh nghiệp. 2. Mạng máy tính cục bộ (LAN) - Mạng LAN (Local Area Network): nối các máy vi tính hoặc các đầu cuối trong phạm vi địa lý hẹp (trong một văn phòng, toà nhà hoặc một khuôn viên) bằng những đường truyền riêng, truyền theo kiểu quảng bá (Broadcasting) thông tin trên toàn mạng và thường có một chủ nhân cụ thể. - Các thành phần: Máy trạm (Workstation), Máy chủ tệp (File Server), Máy chủ in ấn (Printer Server), Máy chủ truyền thông (Communications Server), Dây cáp (Cabling), Cạc giao diện mạng NIC (Network Interface Cards), Hệ điều hành mạng NOS (Network Operating System). - Cấu hình mạng LAN: Có nhiều cấu hình vật lý (Topology) như: Mạng hình sao (Star), mạng đường trục (Bus), mạng vòng (Ring), mạng LAN hỗn hợp, mạng xương sống (Backbone). MÁY CHỦ TỆP Máy In Máy trạm Máy trạm HUB Máy trạm Hình 6: Sơ đồ mạng LAN hỗn hợp * Lý do cài đặt mạng LAN: Dùng chung các thiết bị ngoại vi đắt tiền; Chia sẻ các tệp dữ liệu; Sử dụng các phần mềm nhiều người dùng; Truyền thông tin giữa các nhân viên với nhau không cần in ra giấy; Nhắn tin, thư tín điện tử hoặc hội thoại điện tử; Truy cập vào máy tính lớn hoặc các mạng khác. 1.2. Phân tích, thiết kế và cài đặt một hệ thống thông tin 1.2.1. Nguyên nhân dẫn tới việc phát triển một hệ thống thông tin - Những vấn đề về quản lý: Hệ thống quản lý cũ phát sinh những sai xót hay những rắc rối trong quá trình vận hành, điều đó đã làm giảm hiệu quả hoạt động quản lý và sản xuất kinh doanh. - Những yêu cầu mới của nhà quản lý: Sự phát triển về tiềm lực cũng như tăng gia về các chỉ tiêu cần đạt được trong quản lý và kinh doanh đã đặt ra những yêu cầu nâng cấp hệ thống đã có để có thể đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp trong Mô hình phân rã liên kết thực thể liên kết quan hệ giai đoạn mới. Sự nhìn nhận và đánh giá của nhà quản lý về môi trường quan hệ mật thiết với doanh nghiệp cũng sẽ ảnh hưởng đên quyết định học tập hay áp dụng một hệ thống thông tin quản lý hiệu quả đã được xây dựng và kiểm chứng ở đơn vị khác. - Sự thay đổi công nghệ: Sự phát triển mới của công nghệ tác động mạnh mẽ đến khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trong việc đáp ứng các yêu cầu của thị trường. Bên cạnh việc giúp doanh nghiệp liên kết chặt chẽ hơn với môi trường mật thiết bên ngoài doanh nghiệp, công nghệ mới còn có thể giúp doanh nghiệp đạt được những bước tiến mới trong việc nâng cao hiệu quả quản lý và sản xuất kinh doanh. - Thay đổi sách lược chính trị: Dự đoán được xu thế phát triển tương lai của đơn vị mình trong môi trường cạnh tranh gay gắt là cơ sở để các nhà lãnh đạo hoạch định các chiến lược phát triển một cách hiệu quả. Việc lãnh đạo quyết định có xây dựng một hệ thống thông tin quản lý mới hay chỉ nâng cấp từ hệ thống đã có là phương tiện để nhà quản lý thưc hiện các đường lối, sách lược phát triển của mình. Tuy nhiên, việc nhận ra yêu cầu phát triển một cách rõ ràng vẫn chưa là điều kiện đủ để bắt đầu phát triển một hệ thống thông tin quản lý trong đơn vị. Nó còn tuỳ thuộc vào từng hoàn cảnh cụ thể. 1.2.2. Phương pháp phát triển hệ thống thông tin * Phương pháp phân tích và thiết kế hệ thống: Phương pháp SADT (Structured Analysis and Design Technique): Kỹ thuật phân tích cấu trúc và thiết kế. Phương pháp này xuất phát từ Mỹ. Nguyên tắc xây dựng: - Sử dụng các mô hình. [...]... thanh toán tiền hàng - Nhận tiền thanh toán Các hệ thống ứng dụng - Hệ thống ghi nhận đơn đặt hàng - Hệ thống giao hàng hoá và dịch vụ - Hệ thống lập hoá đơn bán hàng - Hệ thống thu quỹ Các chứng từ cáo tài chính Báo - Lệnh bán hàng (do bộ phận ghi nhận đặt hàng lập) - Phiếu gửi hàng (do bộ phận gửi hàng lập) - Hoá đơn bán hàng (do bộ phận lập hoá đơn lập) - Phiếu thu tiền (đối với bán hàng thu tiền... Đơn vị tiến hành thanh toán theo hoá đơn Các hệ thống ứng dụng - Hệ thống mua hàng - Hệ thống nhận hàng - Hệ thống thanh toán theo hoá đơn - Hệ thống chi tiền Các chứng từ - Yêu cầu mua hàng (do các bộ phận bộ phận trong doanh nghiệp lập khi có nhu cầu và gửi đến bộ phận mua hàng) - Đơn đặt hàng (do bộ phận mua hàng lập) - Báo cáo nhận hàng (do bộ phận nhập hàng lập) - Chứng từ thanh toán (do bộ phận... Các chu trình nghiệp vụ trong hệ thống thông tin kế toán Các giao dịch Các sự kiện kinh tế Hình 7: Mô hình chu trình nghiệp vụ của một hệ thống thông tin kế toán A – Chu trình tiêu thụ Chức năng Chu trình tiêu thụ ghi chép những sự kiện phát sinh liên quan đến việc tạo doanh thu Các sự kiện kinh tế - Nhận đơn đặt hàng của khách hàng - Giao hàng hoá và dịch vụ cho khách hàng - Yêu cầu khách hàng thanh... cho các hoạt động nghiệp vụ hàng ngày * Sơ đồ dòng dữ liệu nghiệp vụ: (Hình 8) 31 22 24 Chú thích các dòng dữ liệu: 01 – Đơn đặt hàng 02 – Lệnh bán hàng 03 – Lệnh bán hàng chưa xử lý 04 – Hoá đơn bán hàng 05 – Hoá đơn bán hàng 06 – Giấy báo về tình hình công nợ còn phải thu của khách 07 – Lệnh bán hàng 08 – Đơn đặt hàng sản xuất 09 – Đơn đặt hàng sản xuất 10 – Phiếu gửi hàng 28 11 – Hoá đơn kiêm phiếu... quản lý đã phác hoạ được tầm quan trọng và phương pháp xây dựng một ứng dụng công nghệ thông tin hiệu quả trong doanh nghiêp Những thông tin trình bày về hệ thống kế toán doanh nghiệp đã mô tả chi tiết quy trình hoạt động của công tác quản lý sản xuất kinh doanh trong một đơn vị kinh tế, làm nền tảng cho việc xây dựng một phần mềm quản lý bán hàng hiệu quả Bên cạnh đó còn có các kiến thức bổ sung,... Giải Không Khách hàng lựa chọn Có Xây dựn Thanh toán, thanh lý HĐPM Theo dõ Tổng hợp 3 – Quy trình 3: Xây dựng và quản lý hợp đồng phần mềm Mở đầu Lập kế hoạch Không Có Thông qua Xây dựng đặc tả phần mềm Thiết kế kiến trúc Thiết kế kỹ thuật Thiết kế mức cao Tổng hợp kết quả thiết kế Kết thúc 4 – Quy trình 4: Lập trình phần mềm Mở đầu Lập kế hoạch Tích hợp Kiểm tra công cụ lập trình Có Lập trình thư viện... vật liệu, lao động và chi phí sản xuất khác trong quá trình sản xuất - Chuyển đổi chi phí tạo thành phẩm - Thanh toán lương Các hệ thống ứng dụng - Hệ thống tiền lương - Hệ thống hàng tồn kho - Hệ thống chi phí - Hệ thống tài sản cố định D – Chu trình tài chính Chức năng Chu trình cung cấp ghi chép kế toán các sự kiện liên quan đến việc huy động và quản lý các nguồn vốn quỹ, kể cả tiền mặt Các sự kiện... đặc biệt: nhật ký bán hàng, nhật ký giảm giá hàng bán - hàng bán bị trả lại và nhật ký thu tiền - Một sổ chi tiết phải thu khách hàng: theo dõi chi tiết cho từng khách hàng B – Chu trình cung cấp Chức năng Chu trình cung cấp ghi chép những sự kiện phát sinh liên quan đến mua hàng hay dịch vụ Các sự kiện kinh tế - Yêu cầu đặt hàng hay dịch vụ cần thiết - Nhận hàng hay dịch vụ - Xác định nghĩa vụ thanh... phát triển của phần mềm: Công nghệ HT P Hình 11: Sơ đồ thác nước vòng đời phát triển của phần mềm 2.2 Quy trình xây dựng phần mềm (Mô tả bằng các lưu đồ hoạt động) 1 – Quy trình 1: Xác định yêu cầu phần mềm Mở đầu Lập kế hoạch xác định yêu cầu Khảo sát thực tế Phân tích nghiệp vụ Phân tích yêu cầu người sử dụng Mô tả hoạt động Tổng hợp kết quả Kết thúc 2 – Quy trình 2: Xây dựng và quản lý hợp đồng phần... 13 – Đơn đặt hàng sản xuất 26 14 – Phiếu gửi hàng cùng hàng hoá gửi cho người mua 15 – Kế hoạch sản xuất 16 – Báo cáo về tình hình sản xuất 17 – Yêu cầu mua hàng hoá hoặc dịch vụ 18 – Bảng chấm công, phiếu giao nộp sản phẩm 19 – Đơn đặt mua hàng của tổ chức 20 – Đơn đặt mua hàng của tổ chức 21 – Đơn đặt mua hàng 22 – Phiếu gửi hàng cùng hàng hoá do nhà cung cấp gửi tới 23 – Hoá đơn bán hàng của nhà . Thông tin Thông tin Thông tin Dữ liệu Dữ liệu Dữ liệu QUY TRÌNH XÂY DỰNG HỆ THỐNG IESS HỆ THỐNG BÁN HÀNG ĐIỆN TỬ THÔNG MINH A. CƠ SỞ PHƯƠNG. - Hệ thống ghi nhận đơn đặt hàng. - Hệ thống giao hàng hoá và dịch vụ. - Hệ thống lập hoá đơn bán hàng. - Hệ thống thu quỹ. Các chứng từ - Lệnh bán hàng