KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG Nhiệm vụ của chương này là thông qua khảo sát hiện trạng hoạt động nghiệp vụ của các xí nghiệp dược như: Sanofi Synthelabo, Imexpharm, Domesco để từ đó có cơ sở cho quá trình phân tích thiết kế hệ thống. Do việc khảo sát hiện trạng dựa trên nhiều xí nghiệp, trong mỗi xí nghiệp các hoạt động nghiệp vụ lại khác nhau, cũng như có xí nghiệp đã đạt chuẩn GSP, có xí nghiệp chưa đạt chuẩn GSP, nên ở đây chúng em xin trình bày các hoạt động chung nhất của các xí nghiệp với sự tham khảo tài liệu chỉ dẫn thực hiện GSP của WHO và Bộ y tế Việt Nam. 1.1 Công việc nhập nguyên phụ liệu, bao bì, hóa chất- thuốc thử Ghi chú: Do qui trình nhập nguyên phụ liệu, bao bì, hóa chất, thuốc thử tương tự nhau nên ở đây ta chỉ xét đến qui trình nhập nguyên phụ liệu. Qui trình nhập bao bì, hóa chất, thuốc thử thì tương tự. 1.1.1 Hoạt động nhập nguyên phụ liệu Hàng tháng, phòng kế hoạch sẽ lên kế hoạch sản xuất một lượng thành phẩm nhất định. Từ lượng thành phẩm này phòng kế hoạch sẽ tính toán được lượng nguyên phụ liệu cần đặt và yêu cầu phòng cung ứng đặt hàng nhà cung cấp. Lúc này phòng cung ứng sẽ lập đơn đặt hàng nhà cung cấp. Mỗi nguyên phụ liệu bao gồm các thông tin sau: Nguyên phụ liệu: Mã nguyên liêu, tên nguyên liêu, đơn vị tính, nhiệt độ bảo quản và các yêu cầu bảo quản khác. Nguyên phụ liệu bao gồm nhiều loại: độc thường lạnh cháy nổ. Mỗi nguyên phụ liệu nằm trong nhiều lô sản xuất Mỗi lô sản xuất bao gồm các thông tin: Lô sản xuất: Mã lô sản xuất, ngày sản xuất, nơi sản xuất, hạn dùng, số thùng, qui cách, nước sản xuất. Một lô sản xuất được cung ứng bởi một nhà cung cấp duy nhất. Thông tin nhà cung cấp bao gồm: Nhà cung cấp: Mã nhà cung cấp, tên nhà cung cấp. Có 2 loại nhà cung cấp: trong nước và ngoài nước. Khi nguyên phụ liệu về đến kho, nguyên phụ liệu sẽ được biệt trữ tại kho. Lúc này thủ kho sẽ lập phiếu tiếp nhận nguyên phụ liệu. Phiếu tiếp nhận nguyên phụ liệu: Tên kho sẽ tiếp nhận nguyên phụ liệu, ngày nhận, tên nguyên phụ liệu, lô sản xuất, hạn dùng, quy cách, tổng số thùng, số lượng tòan bộ, tên nhà sản xuất, tình trạng nguyên phụ liệu bao bì. Phiếu tiếp nhận này sẽ được gửi cho phòng kiểm nghiệm. Lúc này phòng kiểm nghiệm sẽ xuống kho lấy mẫu để kiểm nghiệm xem nguyên phụ liệu có đạt yêu cầu hay không. Sau khi kiểm nghiệm xong, phòng kiểm nghiệm sẽ lập phiếu báo kết quả nguyên phụ liệu thành 2 liên một cho kho, một cho phòng cung ứng. Phiếu báo kết quả nguyên phụ liệu: Tên nguyên phụ liệu, lô sản xuất, nơi sãn xuất, hàm lượng, mã phiếu tiếp nhận, ngày tiếp nhận, phiếu kiểm nghiệm, ngày kiểm tra lại, số thùng. Mỗi phiếu kiểm nghiệm là duy nhất. Nếu lô nguyên phụ liệu không đạt chất lượng thì phòng cung ứng sẽ có nhiệm vụ liên lạc với nhà cung cấp. Ngược lại, lô nguyên phụ liệu nào đạt chất lượng sẽ được đánh lại theo lô riêng của xí nghiệp để dễ dàng cho việc quản lý. Do nguyên phụ liệu về làm nhiều đợt nên với một lô nhà sản xuất ta sẽ có nhiều lô kho. Nếu một lô nhà sản xuất có nhiều lô kho thì các lô kho sẽ phân biệt với nhau qua: lô sản xuất, ngày nhập kho. Mỗi lô kho phải được kiểm nghiệm lại sau một khoảng thời gian qui định. Qúa trình kiểm nghiệm này giống như trên. Mỗi lô kho sẽ được cấp cho 1 phiếu tình trạng. Phiếu này gồm 3 loại: phiếu xanh, phiếu đỏ, phiếu vàng. Phiếu xanh: nguyên phụ liệu đạt, phiếu đỏ: nguyên phụ liệu không đạt và chờ xử lý. Phiếu vàng: nguyên phụ liệu đang chờ được kiểm nghiệm. Nếu lô kho nào có phiếu vàng hay phiếu đỏ thì không được xuất đi sản xuất. Sau khi nhận được phiếu báo kết quả nguyên phụ liệu, phòng cung ứng sẽ lập phiếu nhập kho thành 4 liên cho: kế toán để thanh toán tiền nhà cung cấp, phòng cung ứng, kho, kế toán. 1.1.2 Qui trình nhập nguyên phụ liệu 1.2 Công việc nhập thành phẩm, vật tư y tế Ghi chú: Do qui trình nhập thành phẩm, vật tư y tế tương tự nhau nên ở đây ta chỉ xét đến qui trình nhập thành phẩm. Qui trình nhập vật tư y tế tương tự như qui trình này. 1.2.1 Hoạt động nhập thành phẩm Sau khi đã sản xuất ra thành phẩm, bộ phận sản xuất sẽ thông báo đến cho phòng kiểm nghiệm. Lúc này phòng kiểm nghiệm sẽ kiểm nghiệm thành phẩm và gửi phiếu báo kiểm nghiệm thành phẩm cho phòng kinh doanh. Sau đó phòng quản lý chất lượng sẽ làm lệnh đồng ý xuất xưởng cho phòng kinh doanh. Lúc này phòng kinh doanh sẽ lập phiếu nhập thành phẩm thành 4 liên: kho, kế toán, phòng kinh donah, khách hàng. Phòng kinh doanh sẽ gửi phiếu báo kết quả kiểm nghiệm cùng với phiếu nhập thành phẩm cho kho. Kho sẽ lưu trữ lại phiếu kiểm nghiệm và phiếu nhập thành phẩm. 1.2.2 Qui trình nhập thành phẩm 1.3 Công việc xuất thành phẩm, vật tư y tế Ghi chú: Do qui trình xuất thành phẩm, vật tư y tế tương tự nhau nên ở đây ta chỉ xét đến qui trình xuất thành phẩm. Qui trình xuất vật tư y tế thì tương tự 1.3.1 Hoạt động xuất thành phẩm Khi có nhu cầu xuất thành phẩm, phòng kinh doanh sẽ lập phiếu xuất thành phẩm thành 4 liên cho: kho, khách hàng, kế toán, phòng kinh doanh 1.3.2 Qui trình xuất thành phẩm Hình - Qui trình nhập nguyên phụ liệu (1): Phiếu tiếp nhận (2), (3): Phiếu báo kết quả kiểm nghiệm (4), (5), (6): Phiếu nhập kho Hình - Qui trình nhập thành phẩm (1) Lệnh xuất xưởng thành phẩm (2) Phiếu báo kết quả kiểm nghiệm (3), (4), (5): Phiếu nhập kho Hình - Qui trình xuất thành phẩm (1), (2), (3): Phiếu xuất kho 1.4 Công việc theo dõi chất lượng 1.4.1 Hoạt động theo dõi chất lượng Hàng tháng thủ kho phải lập hồ sơ theo dõi chất lượng các sản phẩm. Việc theo dõi chất lượng sẽ có sự tham gia của phòng kiểm nghiệm. Sau đó, kết quả theo dõi sẽ được chuyển cho phòng quản lý chất lượng để giải quyết. Nếu có sản phẩm không đạt chất lượng hay hết hạn dùng, phòng quản lý chất lượng sẽ quýêt đinh xem có hủy bỏ hay không. 1.4.2 Qui trình theo dõi chất lượng 1.5 Công việc kiểm kê 1.5.1 Hoạt động kiểm kê Hàng tháng thủ kho phải thực hiện kiểm kê. Việc kiểm kê giúp xác định được sự sai lệch giữa tồn thực tế và tồn sổ sách. Kết quả kiểm kê sẽ được gửi cho phòng kế toán và tổng kho 1.5.2 Qui trình kiểm kê 1.6 Công việc theo dõi nhập xuất 1.6.1 Hoạt động theo dõi nhập xuất Hàng tháng thủ kho phải thực hiện theo dõi nhập xuất. Việc theo dõi nhập xuất giúp xác định được hoạt động nhập xuất của kho. Kết quả theo dõi nhập xuất sẽ được gửi cho phòng kế toán và tổng kho Hình - Qui trình theo dõi chất lượng (1): Phiếu báo kết quả kiểm nghiệm (2): Báo cáo theo dõi chất lượng Hình - Qui trình kiểm kê (1), (2) : Báo cáo kiểm kê 1.6.2 Qui trình theo dõi nhập xuất Hình - Qui trình theo dõi nhập xuất (1) : Báo cáo theo dõi nhập xuất . KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG Nhiệm vụ của chương này là thông qua khảo sát hiện trạng hoạt động nghiệp vụ của các xí nghiệp. để từ đó có cơ sở cho quá trình phân tích thiết kế hệ thống. Do việc khảo sát hiện trạng dựa trên nhiều xí nghiệp, trong mỗi xí nghiệp các hoạt động nghiệp