CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC I. KHÁI NIỆM, TẦM QUAN TRỌNG CỦA ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC 1. Khái niệm Đánh giá thực hiện công việc được hiểu là sự đánh giá có hệ thống và chính thức tình hình thực hiện công việc của người lao động trong quan hệ so sánh các tiêu chuẩn đã được xác định và thảo luận về sự đánh giá đó với người lao động. 2. Vai trò của đánh giá thực hiện công việc - Đánh giá thực hiện công việc của các cán bộ nhân viên cung cấp cho các cán bộ quản lý dân sự các thông tin cơ bản về tình hình thực hiện công việc của nhân viên trong doanh nghiệp và dựa vào đó để đưa ra các quyết định về đào tạo và phát triển, thù lao, thăng tiến, kỷ luật . của nhân viên. - Đánh giá thực hiện công việc giúp cho cả các cán bộ quản lý và nhân viên có cơ sở để xem xét lại các phẩm chất làm việc của mình để từ đó có sự điều chỉnh lại trong công việc tạo tiền đề hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao cũng như sự phát triển của doanh nghiệp. 3. Hệ thống Đánh giá thực hiện công việc 3.1. Các yếu tố của 1 hệ thống đánh giá 3.1.1. Tiêu chuẩn đánh giá: Là tiêu chí và các tiêu chí được sử dụng để đánh giá sự hoàn thành công việc về số lượng hoặc chất lượng. Để có thể đánh giá hiệu quả, các tiêu chuẩn cần phải được xây dựng một cách hợp lý và khách quan, tức là phải phản ánh các kết quả và hành vi cần có để thực hiện thắng lợi một một công việc. 3.1.2. Đo lường sự thực hiện công việc Là việc đưa ra các đánh giá có tính quản lý về mức độ "tốt" hay "kém" của việc thực hiện công việc của người lao động, bằng cách so sánh kết quả làm việc thực tế với các tiêu chuẩn được sử dụng ở trên. 3.1.3. Thông tin phản hồi về kết quả đánh giá: Đó là việc người quản lý thông báo cho người lao động về kết quả làm việc của họ trong kỳ, tiềm năng của họ trong tương lai cũng như biện pháp để hoàn thiện sự thực hiện công việc của họ thông qua buổi phỏng vấn 3.2. Các yêu cầu đối với 1 hệ thống đánh giá 3.2.1. Tính phù hợp: Hệ thống đánh giá phải phù hợp với mục tiêu quản lý, phục vụ mục tiêu quản lý. 3.2.2. Tính nhạy cảm Đòi hỏi hệ thống đánh giá phải có những công cụ đo lường có khả năng phân biệt được những người hoàn thành tốt công việc và những người không hoàn thành tốt công việc, cũng như đòi hỏi các tiêu chuẩn đánh giá phải rõ ràng và phải lựa chọn người đánh giá một cách hợp lý. 3.2.3. Tính tin cậy (tính nhất quán): Đòi hỏi hệ thống đánh giá phải đảm bảo kết quả đánh giá độc lập của những người khác nhau về người lao động phải thống nhất về cơ bản. 3.2.4. Tín được chấp nhận: Hệ thống đánh giá xây dựng trên cơ sở được người lao động chấp nhận và ủng hộ. 3.2.5. Tính thực tiễn Đòi hỏi hệ thống đánh giá phải đơn giản, dễ hiểu và dễ sử dụng đối với người lao động 4. Mối quan hệ giữa Đánh giá thực hiện công việc với các hoạt động của Quản trị nhân lực Chúng ta luôn thấy rằng đánh giá thực hiện là một trong những yếu tố giúp doanh nghiệp điều chỉnh lại đội ngũ lao động trong các vấn đề như tuyển dụng, đào tạo phát triển, công tác tiền lương, kỷ luật từ đó tạo tiền đề giúp doanh nghiệp có được đội ngũ lao động đáp ứng tốt mục tiêu đề ra tạo nền móng cho sự phát triển của toàn doanh nghiệp. II. TIẾN TRÌNH ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC 1. Lựa chọn và thiết kế phương pháp đánh giá Việc lựa chọn phương pháp đánh giá là phụ thuộc trước tiên vào mục đích đánh giá, đánh giá thực hiện công việc với mục đích để đo lường sự thực hiện công việc của người lao động hay để quản lý người lao động hoặc nhằm mục đích khen thưởng đề bạt tạo động lực lao động . Đồng thời tuỳ thuộc vào mục tiêu của nhà quản lý là dài hạn hay ngắn hạn mà các phương pháp lựa chọn để đánh giá khác nhau. 2. Lựa chọn người đánh giá Thông thường người lãnh đạo trực tiếp đánh giá chủ yếu cần thiết và hiệu quả nhất, bởi họ là người hiểu rõ nhất năng lực của người lao động và họ cũng là người có những kế hoạch về các quyết định nhân sự cho doanh nghiệp. Ngoài ra người đánh giá cũng có thể là người lao động trực tiếp đánh giá mình, đồng nghiệp, người dưới quyền, khách hàng và cuối cùng là kết hợp các ý kiến đánh giá để người lãnh đạo đưa ra ý kiến cuối cùng, ý kiến này mang tính quyết định. 3. Xác định chu kỳ đánh giá Phụ thuộc vào loại công việc, tính ổn định của công việc tầm quan trọng của công việc mà các doanh nghiệp đưa ra chu kỳ đánh giá có thể là 1 tháng, 3 tháng, 6 tháng hoặc 1 năm. Công việc càng ổn định thì chu kì càng dài và ngược lại. Công việc càng quan trọng ảnh hưởng tới các công việc khác càng nhiều thì chu kì nên là càng ngắn để kịp thời đánh giá sự biến động của nó và kịp thời đưa ra giải pháp điều chỉnh. 4. Đào tạo người đánh giá Việc đào tạo người đánh giá nhằm giúp cho người đánh giá sẽ hiểu biết về hệ thống đánh giá, mục đính đánh giá, phương pháp đánh giá để tạo ra sự nhất quán trong đánh giá. Có 2 hình thức để đào tạo người đánh giá: - Mở các lớp đào tạo - Cung cấp các văn bản hướng dẫn 5. Thực hiện phỏng vấn đánh giá Phỏng vấn đánh giá là quá trình xem xét lại 1 cách có hệ thống kết quả thực hiện công việc của người lao động; cung cấp cho họ những ý kiến, những nhận xét về năng lực thực hiện công việc của họ và đưa ra những biện pháp để hoàn thiện thực hiện công việc của họ trong tương lai. Đây là khâu cuối cùng nhưng rất quan trọng đối với hiệu quả của công tác đánh giá. Để thực hiện tốt phỏng vấn đánh giá, người đánh giá cần phải tiến hành những giai đoạn nhất định, bao gồm: + Chuẩn bị: Người lãnh đạo phải xem xét lại kết quả đánh giá, tìm ra cách tiếp cận phù hợp với từng đối tượng để đạt được mục tiêu đã đề ra, sau đó là lựa chọn địa điểm và ấn định thời gian thực hiện và thông báo cho người lao động. + Phỏng vấn: Khi thực hiện phỏng vấn, người lãnh đạo nên tuân theo những hướng dẫn sau đây:  Nhấn mạnh những mặt tích cực của thực hiện công việc.  Giải thích để người lao động hiểu là đánh giá nhằm mục đích hoàn thiện quá trình thực hiện công việc chứ không phải nhằm kỷ luật.  Thực hiện phỏng vấn đánh giá theo một trong ba cách: kể và thuyết phục; kể và lắng nghe; giải quyết vấn đề.  Hướng các ý kiến phê bình vào công việc chứ không vào đặc trưng nhân cách; các ý kiến phê bình phải cụ thể, không nói chung chung, mập mờ.  Giữ bình tĩnh và không tranh cãi với đối tượng.  Luôn luôn làm cho người lao động hiểu rằng người lãnh đạo luôn hỗ trợ người lao động trong những trường hợp cần thiết.  Cuối cùng trên cơ sở nhận xét, đánh giá vẫn phải khẳng định lại những nỗ lực của người lao động trong công việc. III. MỘT SỐ PHƯƠNG PHÁP ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC 1. Phương pháp thang đo đánh giá đồ hoạ Theo phương pháp này, người đánh giá sẽ cho ý kiến về tình hình thực hiện công việc của người lao động theo một thang đo được sắp xếp từ thấp đến cao, hoặc ngược lại, ứng với mỗi mức độ là một số điểm cụ thể. Tổng số điểm đạt được của các tiêu chí sẽ là điểm cuối cùng của người đó. Và dựa vào số tổng điểm có được của người lao động người quản lý sẽ xác định mức độ hoàn thành công việc của người lao động. Từ đó dưa ra các quyết định cuối cùng. Ví dụ : để đánh giá một nhân viên giao dịch với khách hang ta có thể sử dụng bản đánh giá dựa trên thang đo như sau: Điểm tối đa Khá Trung bình Thấp Điểm tối thiểu Doanh thu 50 40 30 20 10 nỗ lực làm việc 25 20 15 10 5 Thái độ với khách hàng 15 12 10 8 5 Tính kỷ luật 10 8 6 4 2 Tổng điểm 100 * Ưu điểm của phương pháp - Việc đánh giá được thực hiện đơn giản - Sử dụng thang điểm thì kết quả đánh giá được lượng hoá trở nên đơn giản, để so sánh năng lực của người lao động với nhau. - Áp dụng rộng rãi, phổ biến cho nhiều loại lao động. * Nhược điểm: - Người đánh giá dễ mắc lỗi thiên vị nếu các tiêu chuẩn về mức độ đánh giá không rõ ràng. - Phiếu đánh giá khó phản ánh hết đặc thù của từng loại công việc một cách chính xác. 2. Phương pháp thang đo dựa trên hành vi Phương pháp này cũng giống như phương pháp thang đo đánh giá đồ hoạ nhưng có kết hợp thêm việc ghi chép các sự kiện quan trọng đồng nghĩa với việc mức độ đánh giá đi sâu hơn, cụ thể chi tiết hơn. Ví dụ để đánh giá nhân viên giao dịch như trên thì ngoài việc phải thiết kế thang đo như ví dụ trên thì với mỗi một tiêu chí thì chúng ta cần phải đi sâu cụ thể hơn nữa.Giả sử đối với tiêu chí thái độ với khách hàng : Điểm tối đa 15 Nhân viên luôn luôn tỏ thái độ vui vẻ, lịch sự với khách hàng trong mọi tình huống. Luôn tìm mọi cử chỉ lời nói tốt đẹp nhất để vưà làm hài lòng khách hàng vừa giữ được hình ảnh đẹp cho chi nhánh. Khá 12 Nhân viên nhiệt tính giới thiệu sản phẩm với khách hàng, khéo léo thuyết phục mọi khách hàng giao dịch. Trung bình 10 Nhân viên chỉ cố gắng mời và thuyết phục khách hàng giao dịch sản phẩm khi họ tỏ ý quan tâm đến sản phẩm. Thấp 8 Nhân viên chỉ mời mà không cố gắng thuyết phục khách hàng giao dịch sản phẩm. Điểm tối thiểu 5 Nhân viên mặc kệ khách hàng, ai mua thì bán, ai không mua thì thôi. * Ưu điểm của phương pháp: là chúng ít thiên vị hơn phương pháp thang đo đánh giá đồ hoạ, các đặc trưng được lựa chọn cẩn thận hơn, giảm bớt nhận thức chủ quan của người đánh giá. * Nhược điểm: Tốn thời gian và chi phí thiết kế thang đo. Đồng thời người đánh giá sẽ gặp một số khó khăn trong việc phải xác định sự tương tự giữa hành vi thực hiện với hành vi được mô ta trong thang đo. Và để khắc phục những nhược điểm trên người ta sử dụng thang điểm quan sát hành vi. Thang điểm quan sát hành vi này chỉ yêu cầu người đánh giá mô tả tần số xảy ra của hành vi là: liên tục,thường xuyên, thỉnh thoảng, hiếm khi, không bao giờ. Mà không cần yêu cầu xem chung tốt hay xấu. 1) Đat doanh số cao: Không bao giờ 1 2 3 4 5 Thường xuyên 2) Nỗ lực trong công việc: Không bao 1 2 3 4 5 Thường giờ xuyên 3. Nhóm phương pháp so sánh Phương pháp này người lãnh đạo sẽ đánh giá tình hình thực hiện công việc của người lao động trong bộ phận trên cơ sở so sánh kết quả làm việc của người lao động với các đồng nghiệp khác. Sự so sánh này dựa trên một tiêu chí đánh giá là tình hình thực hiện công việc nói chung. * Ưu điểm chung của nhóm phương pháp này là đều đơn giản, dễ hiểu, dễ thực hiện. * Nhược điểm: tạo ra sự cạnh tranh thiếu lành mạnh giữa các đồng nghiệp, gây mất đoàn kết nội bộ và phương pháp này cũng dễ mắc lỗi chủ quan của người đánh giá. Nhóm phương pháp này bao gồm: 3.1. Phương pháp xếp hạng: Toàn thể người lao động sẽ được sắp xếp từ cao nhất đến thấp nhất dựa vào tình hình thực hiện công việc của từng người. Có hai cách xếp hạng được sử dụng là: a) Xếp hạng đơn giản: theo cách xếp hạng này thì các nhân viên được sắp xếp tuần tự từ xuất sắc đến yếu kém. b) Xếp hạng luân phiên: theo cách xếp hạng này thì người cán bộ lãnh đạo bộ phân sẽ lựa chọn trong nhóm của mình người thực hiện công việc tốt nhất và kém nhất để loại khỏi danh sách và được viết vào hai đầu cùng của một danh sách khác. Sau đó lại chọn ra người xuất sắc nhất và yếu kém nhất trong số những người còn lại, xoá khỏi danh sách và ghi vào danh sách kia. Việc sắp xếp được tiếp tục như vậy cho tới hết. Phương pháp này cho kết qủa chính xác hơn phương pháp đơn giản. 3.2. Phương pháp so sánh cặp: Tức là người đánh giá phải so sánh từng nhân viên với tất cả những người khác trong bộ phận. Vị trí hay số điểm của nhân viên đó sẽ được xác định dựa vào số lần nhân viên đó được chọn là tốt hơn so với những nhân viên khác. Phương pháp này có ưu điểm là đơn giản và có tính tin cậy cao hơn những phương pháp so sánh khác. 3.3. Phương pháp phân phối bắt buộc Phương pháp này đòi hỏi người đánh giá phải phân loại các nhân viên trong nhóm thành các loại khác nhau theo những tỉ lệ nhất định. Ví dụ: 20% số nhân viên phải được đánh giá là “tốt” 50% số nhân viên phải được đánh giá là “khá” 20% số nhân viên phải được đánh giá là “trung bình” 5% số nhân viên phải được đánh giá là “yếu” 5% số nhân viên phải được đánh giá là “kém” Như vậy phương pháp này hạn chế việc mắc lỗi xu hướng trung bình hay quá dễ dãi, quá nghiêm khắc trong đánh giá. 4. Phương pháp mẫu tường thuật Phương pháp này thì người đánh giá sẽ viết ra một bản tường thuật về tình tình hình thực hiện công việc của nhân viên có thể là tình hình thực hiện công việc, khả năng thăng tiến, các điểm mạnh điểm yếu . và phương pháp này sẽ được người đánh giá viết ra một vài câu hỏi theo mẫu định sẵn. * Ưu điểm của phương pháp: Nếu thực hiện tốt sẽ cung cấp các thông tin phản hồi rất chi tiết và hữu ích cho người lao động. Xác định kết quả công việc dự kiến Xác định các nhiệm vụ Đề ra tiến độ THCV, phương pháp thực hiện Đánh giá THCV Xem xét tiến độ, tính khả thi * Nhược điểm: Khó có thể dựa vào các thông tin tường thuật để đưa ra các quyết định nhân sự. 5. Phương pháp quản lý bằng mục tiêu. Theo phương pháp này, người lãnh đạo và nhân viên sẽ cùng thảo luận để thống nhất với nhau về các điểm sau: - Các yếu tố chính trong công việc của nhân viên - Các mục tiêu cụ thể cần đạt được cho từng yếu tố của công việc trong chu kỳ đánh giá đã định trước ( thường 6 tháng hoặc 1 năm). - Xây dựng một kế hoạch hành động để thực hiện các mục tiêu đó. Cuối kỳ, người lãnh đạo sử dụng các mục tiêu đó để đánh giá sự thực hiện công việc của nhân viên. Tuy nhiên, trong suốt chu kỳ đánh giá, nhân viên luôn tự xem xét lại một cách định kỳ tiến độ công việc của mình dưới sự giúp đỡ của người lãnh đạo và nếu cần thiết có thể đưa ra những điều chỉnh về kế hoạch hành động, thậm chí cả mục tiêu công việc. *Ưu điểm của phương pháp này là: người lao động được tham gia vào quá trình xác định mục tiêu nên sẽ định hướng được cách thức, phương pháp thực hiện công việc tốt nhất; bên cạnh đó nó khiến người lao động cảm thấy mình được coi trọng, vì thế có động lực lao động lớn hơn; ngoài ra phương pháp này còn giúp cải thiện mối quan hệ giữa lãnh đạo và nhân viên. [...]... kiểm tra, phương pháp các sự kiện quan trọng Và tuỳ từng hình thức hoạt động của các doanh nghiệp mà lựa chọn phương pháp đánh giá cho phù hợp IV VAI TRÒ CỦA PHÒNG NHÂN SỰ TRONG CÔNG TÁC ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC Để công tác ĐGTHCV được thực hiện tốt và từ đó có được những cơ sở nền tảng thúc đẩy trong các hoạt đông nhân sự của doanh nghiệp thì vai trò của phòng nhân sự là không thể phủ nhận được,...* Nhược điểm của phương pháp này là :quá nhấn mạnh vào kết quả công việc đạt được mà xem nhẹ quá trình thực hiện; việc xác định các mục tiêu công việc hay kết quả công việc dự kiến không phải dễ, người lãnh đạo thường có xu hướng đưa ra mục tiêu kết quả dự kiến cao, trong khi người lao động lại thường đưa ra các mục tiêu, kết quả công việc không cao 6 Một số phương pháp khác Ngoài các phương pháp chủ... đối với mỗi doanh nghiệp thì phải tuỳ từng loại hình kinh doanh hoạt động …mà khác nhau vì vậy đòi hỏi ĐGTHCV phải đưa ra được phương pháp đánh giá hợp lý -Hơn nữa phòng nhân sự là người trực tiếp giám sát ĐGTHCV của cán bộ nhân viên do đó đòi hỏi phải chính xác, công bằng để đưa ra các quyết định nhân sự đúng đắn . CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC I. KHÁI NIỆM, TẦM QUAN TRỌNG CỦA ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC 1. Khái niệm Đánh giá thực hiện công. được xác định và thảo luận về sự đánh giá đó với người lao động. 2. Vai trò của đánh giá thực hiện công việc - Đánh giá thực hiện công việc của các cán bộ