Đang tải... (xem toàn văn)
Đề tài nêu thực trạng về công tác hoạch định nhân sự trong cơ quan tổ chức góp phần nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, cơ cấu tổ chức và vị trí việc làm trong cơ quan, tổ chức. Tài liệu mang tính chất tham khảo
LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành tiểu luận này, xin cảm ơn đến Ban Giám hiệu Nhà trường nói chung khoa Quản trị văn phòng – Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nói riêng cho sinh viên có hội tiếp cận học phần bổ ích cung cấp kiến thức thực tế với chuyên ngành học Tôi xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ Số hóa tài liệu HT tạo điều kiện thuận lợi giúp đỡ tơi q trình làm tiểu luận Do kiến thức chuyên môn kinh nghiệm thực tiến hạn chế nên tiểu luận khơng thể tránh khỏi thiếu sót Rất mong đóng góp thầy để báo cáo hồn thiện Tơi xin chân thành cảm ơn! LỜI CAM ĐOAN Tôi thực tiểu luận “Khảo sát, đánh giá vai trò Nhà quản trị văn phòng cơng tác hoạch định nhân Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT” Tơi xin cam đoan tập tiểu luận nghiên cứu thời gian qua Tơi xin chịu hồn tồn trách nhiệm có không trung thực thông tin sử dụng tập nghiên cứu Hà Nội, ngày 15 tháng năm 2019 DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT Chữ viết tắt/Ký hiệu Cụm từ đầy đủ GS Giáo sư TS Tiến sĩ QTVP Quản trị văn phòng BHYT Bảo hiểm y tế BHXH Bảo hiểm xã hội CBNV Cán nhân viên CP Cổ phần SXKD Sản xuất kinh doanh HCNS Hành nhân NXB Nhà xuất MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trong thời buổi hội nhập kinh tế phát triển với bùng nổ thơng tin, đẩy nhanh xu hướng tồn cầu hóa đặt cho quốc gia nói chung, tổ chức, doanh nghiệp nói riêng trước thời thách thức Điều đòi hỏi nhà lãnh đạo phải có óc sáng tạo, linh hoạt, áp dụng nhiều sách phù hợp thích ứng kịp thời để đạt nhiều mục tiêu tổ chức Có thể khẳng định yếu tố người yếu tố đóng vai trò tiên giúp tổ chức vận hành khơng ngừng phát triển theo tiến trình phát triển thời đại Đặc biệt, thời đại cơng nghiệp hóa, đại hóa vai trò người lại trở nên quan trọng Bởi vậy, để có đội ngũ nhân thật chất lượng, hoàn thành tốt mục tiêu quan, đơn vị, điều quan trọng công tác hoạch địch nhân phải thực hiệu đòi hỏi phối hợp nhiều phận, cách thường xuyên, liên tục đầy đủ Công ty Cổ phần Cơng nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT thành lập ngày 26/5/2009 với hoạt động chủ yếu lĩnh vực Lưu trữ - Số hóa tài liệu Sau thời gian hoạt động phát triển với cố gắng không ngừng, Công ty Cổ phần Cơng nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT thực lớn mạnh vươn lên trở thành Công ty hàng đầu lĩnh vực dịch vụ Lưu trữ Số hóa tài liệu, với hàng loạt dự án thực cho Cơ quan, ban, ngành tồn quốc Vì vậy, vai trò nguồn nhân lực Cơng ty điều cần quan tâm trọng đòi hỏi Nhà quản trị văn phòng cần hoạch định nhân số lượng, chất lượng kỹ năng… Cơng tác hoạch định nhân đòi hỏi tốn thời gian chi phí thực tốt công tác mang lại vị cạnh tranh cho tổ chức đảm bảo cho tổ chức phát triển bền vững Từ kiến thức trang bị lớp với trình tìm hiểu, khảo sát thực tế công ty, định chọn đề tài “Khảo sát, đánh giá vai trò Nhà quản trị văn phòng cơng tác hoạch định nhân Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT” làm đề tài tiểu luận kết thúc học phần Kỹ hoạch định quản trị văn phòng Lịch sử nghiên cứu Cho đến nay, có nhiều cơng trình nghiên cứu khoa học, hội nghị, hội thảo bàn luận nhân lực hoạch định nhân lực phạm vi khác Đối với đề tài khảo sát, đánh giá vai trò nhà quản trị văn phòng cơng tác hoạch định nhân nói chung có nhiều cơng trình nghiên cứu cụ thể Tuy nhiên, đề tài sâu vào phân tích cơng tác văn phòng phạm vi khơng gian riêng biệt, chưa có cơng trình nghiên cứu vai trò nhà quản trị văn phòng cơng tác hoạch định nhân Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT Đối tượng nghiên cứu giới hạn phạm vi nghiên cứu đề tài - Về đối tượng nghiên cứu: Vai trò Nhà quản trị văn phòng cơng tác hoạch định nhân - Về phạm vi giới hạn nghiên cứu: Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu 4.1 Mục đích nghiên cứu Nội dung nghiên cứu tập trung sâu vào tìm hiểu vai trò Nhà quản trị văn phòng cơng tác hoạch định nhân Phân tích cơng tác tổ chức hoạch định nguồn nhân Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT từ tìm điểm mạnh điểm yếu nguyên nhân chúng Đặc biệt từ nguyên nhân hạn chế bất cập đưa số đề xuất, kiến nghị nhằm hồn thiện cơng tác tổ chức hoạch định nhận Công ty Cổ phần Cơng nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT, từ nâng cao chất lượng nguồn nhân đáp ứng yêu cầu ngày cao công việc 4.2 Nhiệm vụ nghiên cứu Đề tài tập trung nhiệm vụ sau: Thứ nhất: Khái quát tổ chức hoạt động quan Thứ hai: Khảo sát đánh giá vai trò Nhà quản trị văn phòng cơng tác hoạch định nhân Thứ ba: Đề xuất, kiến nghị giải pháp nâng cao vai trò Nhà quản trị văn phòng công tác hoạch định nhân Cơ sở phương pháp luận phương pháp nghiên cứu sử dụng 5.1 Cơ sở phương pháp luận Dựa vào nghiên cứu GS, TS, giảng viên Đại học nghiên cứu đề tài : - “ Hoạch định nhân lực” tác giả Vũ Thanh Hiếu giảng viên Đại học Mở TP Hồ Chí Minh - “ Vai trò cơng tác Hoạch định” T.S Hà Văn Hội 5.2 Các phương pháp nghiên cứu sử dụng - Phương pháp tham khảo, phân tích tài liệu: với đề tài đọc thu thập thông tin kế thừa từ tất nguồn thông tin sách, báo, mạng internet…nhưng nội dung liên quan đến đề tài; - Phương pháp phân tích tổng hợp: phương pháp sử dụng suốt q trình làm đề tài để phân tích ưu điểm hạn chế công tác hoạch định nhân cơng ty để từ tìm giải pháp phù hợp; - Phương pháp thống kê: thống kê số liệu cụ thể từ rút nhận xét công tác hoạch định nhân công ty; - Phương pháp điều tra khảo sát, vấn trực tiếp cán bộ, công chức làm việc Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài 6.1 Ý nghĩa lý luận Đề tài góp phần làm sáng tỏ, bổ sung, nâng cao kiến thức mà tác giả học, đồng thời với mong muốn làm sáng tỏ khúc mắc cơng tác quản trị văn phòng vấn đề hoạch định nhân sự, khẳng định tầm quan trọng người quản trị văn phòng cơng tác hoạch định nhân quan, tổ chức có quy mô lớn kinh tế thị trường nhiều biến động 6.2 Ý nghĩa thực tiễn - Bài nghiên cứu đánh giá vai trò nhà QTVP công tác hoạch định nhân giúp hiểu rõ người quản trị văn phòng cơng tác hoạch định nhân cần thiết phải hoạch định nguồn nhân quan, tổ chức - Giải pháp đưa ứng dụng vào thực tế góp phần nâng cao hiệu công tác công ty - Sản phẩm đề tài nguồn tài liệu tham khảo bổ ích cho cho nghiên cứu sau chuyên đề Cấu trúc đề tài Ngoài Phần Mở đầu, Kết luận, Tài liệu tham khảo Phụ lục, đề tài triển khai thành chương: Chương 1: Cơ sở lý luận hoạch định nhân Chương 2: Vai trò nhà quản trị văn phòng công tác hoạch định nhân Công ty Cổ phần Cơng nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT Chương 3: Giải pháp nâng cao vai trò nhà quản trị văn phòng cơng tác hoạch định nhân Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠCH ĐỊNH NHÂN SỰ 1.1 Khái niệm Hoạch định nhân yếu tố định thành công tổ chức Nhân tổ chức phải hoạch định cách rõ ràng phù hợp với phận, vị trí khác với nhân khác Hoạch định toàn trình ẩn định mục tiêu lựa chọn phương pháp thích hợp nhằm đạt mục tiêu q trình hoạt động văn phòng tổ chức Hoạch định chức quản trị tảng hoạt động quản trị Hoạch định mô tả khả người dự đốn trí tuệ cho bước hành động cần thiết để đạt mục tiêu, để đưa kế hoạch, sách tương ứng Hoạch định thực góp phần cho phát triển tổ chức Nhân bao gồm tất người lao động làm việc tổ chức đó, kể thành viên ban lãnh đạo thành viên tổ chức, sử dụng kiến thức, khả năng, hành vi ứng xử giá trị đạo đức để thành lập, trì phát triển tổ chức Như vậy, hoạch định nhân hay gọi hoạch định nhân lực trình nghiên cứu, xác định nhu cầu nhân sự, đưa giải pháp sách để đảm bảo chất lượng số lượng nhân cho hiểu công việc tổ chức Theo TS Nguyễn Thanh Hội “Hoạch định nguồn nhân lực tiến trình quản trị bao gồm việc phân tích nhu cầu nhân tổ chức điều kiện thay đổi triển khai sách, biện pháp nhằm thỏa mãn nhu cầu đó” Hoạch định nguồn nhân lực hiểu “Q trình quản trị bao gồm việc phân tích nhu cầu nhân tổ chức điều kiện thay đổi, sau triển khai sách, biện pháp thực để đáp ứng nhu cầu đó” Qua khái niệm ta hiểu hoạch định nhân trình nghiên cứu, xác định nhu cầu nguồn nhân sự, đưa sách thực chương trình, hoạt động đảm bảo cho doanh nghiệp có đủ nguồn nhân lực phẩm chất, kỹ phù hợp để thực cơng việc có suất chất lượng hiệu cao, đạt mục tiêu chung đề tổ chức 1.2 Vai trò hoạch định nhân Hoạch định nhân giữ vai trò trung tâm quản trị nhân sự, có ảnh hưởng lớn đến hiệu cơng việc quan, tổ chức Vì nhờ có hoạch định nhân mà tổ chức có định hướng phát triển, hiệu cao cơng việc, thích nghi thay đổi, biến động mơi trường, tối ưu hóa việc sử dụng nhân Hoạch định nhân giúp nhà quản trị đối phó với bất định thay đổi yếu tố môi trường Bất kì tổ chức tương lai ln có thay đổi định Trước thay đổi môi trường kinh doanh biến động kinh tế thị trường đòi hỏi nhà quản trị phải hoạch định nhân mang tính tổng thể Hoạch định nhân sở cho hoạt động tuyển dụng, đào tạo phát triển nhân sự, góp phần tạo phối hợp nhịp nhàng chu trình quản lý nhân Thơng qua hoạch định nhân sự, nhà quản lý nắm bắt thực chất lực đội ngũ lao động, xác định người phù hợp với vị trí nào, đủ khả năng, lực để đảm nhận ví trí Từ thực thun chuyển, ln chuyển, đề bạt, đào tạo, bồi dưỡng nhân cho hợp lý Hoạch định nhân ảnh hưởng lớn tới hiệu công việc tổ chức Để thực chiến lược kinh doanh, sản xuất, tổ chức cần phải có nguồn nhân lực với kiến thức, kỹ cần thiết Hoạch định nguồn nhân lực tốt giúp cho tổ chức có đội ngũ nhân phù hợp Khi khơng có hoạch định nhân hay hoạch định nhân khơng phù hợp, khơng hiệu tổ chức khống thể đánh giá đội ngũ nhân Điều ảnh hưởng lớn tới kết công việc chung tổ chức Như vậy, hoạch định nhân hiệu góp phần tạo nên phát triển thành công quan, tổ chức Là mắt xích quan trọng chu trình quản lý 10 viên yếu hay chưa quen việc; - Thường xuyên quan tâm đến đời sống nhân viên cơng ty, giúp họ giải khó khăn công việc quan hệ với đồng nghiệp; - Thăm dò thị trường có kế hoạch đào tạo ngắn hạn dài hạn cho người lao động phù hợp với biến động thay đổi khách hàng; - Cơng ty áp dụng hình thức đào tạo tạo phong cách làm việc chuyên nghiệp cho nhân viên, tổ chức phong trào thi đua sản xuất hoàn thành vượt mức kế hoạch, giúp đỡ tiến bộ… mang lại hiệu cao trình sản xuất kinh doanh đơn vị; - Xác định phương pháp đào tạo phù hợp: Đào tạo phát triển nơi làm việc ly khỏi cơng việc; - Đối với nhân thuộc phòng HCNS, nhà QTVP có trách nhiệm đưa chương trình phát triển chun mơn, nghiệp vụ cho nhân viên - Phát triển thể lực cho nhân viên: Nhân viên công ty phải khám sức khoẻ định kỳ tháng/1 lần Ngoài tổ chức thi thể dục thể thao khuyến khích tinh thần “khoẻ để làm việc” cho nhân viên; - Phát triển tâm lý –xã hội cho nhân viên : nội quy, quy chế đến công ty; thưởng phạt công với nhân viên; Chế độ đào tạo phát triển nhân phải thực cách khoa học, có tổ chức có kế hoạch Nhất thiết phải chọn người nội dung, phương pháp đào tạo để đạt mục tiêu đề 2.2.3.3 Bố trí sử dụng nhân Bố trí sử dụng nhân trình đặt nhân vào vị trí, khai thác phát huy tối đa lực làm việc nhân viên nhằm đạt hiệu cao công việc Đây bước quan trọng công tác hoạch định nhân Việc bố trí sử dụng nhân tảng để thực quy trình kinh doanh chiến lược cơng ty Bố trí sử dụng nhân hợp lý giúp doanh nghiệp đảm bảo đủ số lượng, chất lượng nhân sự, sử dụng có hiệu nguồn lực có, góp phần nâng cao hiệu cơng việc Hơn bố 24 trí sử dụng nhân hợp giúp cho doanh nghiệp có kế hoạch, chiến lược đào tạo phát triển nhân lực tương lai Vì lẽ mà nhà QTVP thiết lập nên mục tiêu việc bố trí sử dụng nhân nhằm phát huy sở trường người, từ thúc đẩy nâng cao hiệu suất làm việc qua đó, hồn thành mục tiêu chung doanh nghiệp: - Bố trí sử dụng nhân đảm bảo đủ số lượng, chất lượng nhân sự, đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh doanh nghiệp - Bố trí sử dụng nhân đảm bảo người việc: Mục tiêu cần đạt đảm bảo sử dụng nhân lực với lực, sở trường nguyện vọng cá nhân nhằm làm gia tăng suất lao động tạo động lực nhân viên làm việc - Bố trí sử dụng nhân đảm bảo thời hạn, đảm bảo tính mềm dẻo linh hoạt sử dụng lao động Việc sử dụng lao động phải đảm bảo đột biến nhân trình kinh doanh tác động đến từ hưu trí, bỏ việc, thun chuyển cơng tác… Hoặc nhiều trường hợp cần đa dạng hoá loại hình lao động nhằm tiét kiệm chi phí nhân cơng mà hoạt động sản xuất kinh doanh 2.2.3.4 Đãi ngộ nhân Đãi ngộ nhân trình chăm lo đời sống vật chất tinh thần cho người lao động để học hồn thành tốt cơng việc, góp phần hồn thành mục tiêu quan tổ chức.Đãi ngộ nhân góp phần trì nguồn nhân sự, không ngừng nâng cao chất lượng nhân cho hoạt động quan, tổ chức.Giúp nguồn nhân quan tổ chức tăng hiệu làm việc, thức sáng tạo cống hiến cán công nhân viên Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT trọng đến sách đãi ngộ, quan tâm đến đời sống cán nhân viên với phương chân tạo cho cán bộ, nhân viên có sống “đầy đủ vật chất phong phú tinh thần” Từ Nhà QTVP góp ý, tư vấn cho Ban lãnh đạo cơng ty số sách đãi ngộ nhân như: 25 * Lương: - Lương Chức danh; - Lương hiệu công việc; - Lương tháng 13; - Phụ cấp cho vị trí công việc đặc thù; - Chế độ xem xét tăng lương gắn liền với hiệu công việc hiệu hoạt động Công ty * Thưởng: - Thưởng nhân ngày lễ tết kiện đặc biệt Cơng ty; - Thưởng thành tích định kỳ đột xuất cho cá nhân tập thể; - Thưởng sáng kiến cải tiến kỹ thuật, nâng cao hiệu hoạt động kinh doanh * Bảo hiểm: - Bảo hiểm Xã hội, Y tế, Thất nghiệp theo quy định nhà nước; - Bảo hiểm sức khoẻ chất lượng cao cho nhân viên: điều trị bệnh nội,ngoại trú, thai sản; - Bảo hiểm tai nạn 24/24 * Phúc lợi khác: - Trợ cấp hưu công nhân viên có thâm niên cống hiến Cơng ty; - Trợ cấp ăn trưa; - Khám sức khỏe định kỳ trung tâm y tế chất lượng, uy tín; - Các hoạt động văn hóa, văn nghệ, thể thao dành cho công nhân viên; - Hàng năm, Công ty tổ chức cho cán nhân viên tham quan, nghỉ mát để người có hội giao lưu, thư giãn, nghỉ ngơi; - Các chương trình chăm lo cho em nhân viên ngày hội gia đình, hỗ trợ đào tạo, khen thưởng cho em nhân viên có thành tích học tập tốt; - Đãi ngộ tinh thần việc quan tâm đến nhu cầu tinh thần người thỏa mãn nhu cầu như: niềm vui cơng việc, tôn trọng quý trọng, thăng tiến công việc, quan tâm giúp đỡ, 26 khuyến khích gặp khó khăn có rủi ro xảy thân gia đình Tất phương án muốn thực vai trò người Nhà QTVP cơng tác trực tiếp xây dựng, đạo tham gia công tác đại ngộ nhân tham mưu tư vấn cho lãnh đạo cơng ty để có định đắn để hoàn thành mục tiêu nhân cho công ty 2.2.3.5 Kiểm tra, đánh giá nhân Kiểm tra, đánh giá nhân hoạt động quan trọng quản trị nhân mà nhà quản lý trọng quan tâm đến nhằm: - Nâng cao khả thực công việc cung cấp thông tin phản hồi cho nhân viên biết mức độ thực cơng việc, từ có biện pháp nâng cao hồn thiện hiệu công tác - Ðánh giá lực thực công việc giúp doanh nghiệp có liệu cho biết khả thăng tiến nhân viên Nhờ đánh giá doanh nghiệp có sở để hoạch định tài nguyên nhân - Giúp nhân viên điều chỉnh, sửa chữa sai lầm trình làm việc, đồng thời làm sở để khuyến khích động viên họ - Ðánh giá lực thực cơng việc giúp cho doanh nghiệp có sở dự báo nhân tương lai, từ có kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng phát triển nguồn nhân - Thông qua đánh giá lực thực cơng việc nhân viên, nhà quản trị điều chỉnh việc bố trí sử dụng nhân viên cho phù hợp với công việc, phát tiềm ẩn giấu nhân viên giúp họ phát triển Nhà QTVP Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT, giúp Phòng HCNS Lãnh đạo xây dựng kế hoạch kiểm tra, giám sát phương pháp sau: - Đánh giá thang điểm: Đây phương pháp đơn giản phổ biến để đánh giá thực công việc Trong bảng liệt kê điểm yếu theo yêu cầu công việc chất lượng, số lượng công việc xếp thứ tự theo đánh giá thực công việc từ mức đến xuất sắc, theo 27 thang điểm (ví dụ: thang điểm 10, thang điểm 100) Mỗi nhân viên cho điểm phù hợp với mức độ thực điểm theo u cầu cơng việc Sau tổng hợp lại, đưa đánh giá chung tình hình thực công việc nhân viên - Xếp hạng luân phiên: Phương pháp đánh giá nhân viên cách xếp từ người giỏi đến người nhất, theo số điểm như: Thái độ làm việc, kết công việc Cách thực hiện: Liệt kê tất nhân viên cần đánh giá; Trên biểu mẫu, điểm chính, xác định nhân viên đánh giá cao nhất, đến người Ngồi ra, đánh giá nhân cơng ty thực theo phương pháp: người lao động tự đánh giá, thực đánh giá nội phòng lao động quản lý trực tiếp đánh giá lao động quyền; không thực lấy ý kiến cấp đánh giá cấp đánh giá chéo phòng lẫn Từ kết kiểm tra đánh giá có sau q trình đánh giá, nhà quản trị nắm rõ điểm yếu, điểm mạnh nhân viên, qua đưa phương án phù hợp để phát huy hết khả cá nhân giúp cho hiệu cơng việc ngày nâng cao 2.2.4 Vai trò tổ chức thực mục tiêu Mục tiêu tảng hoạch định nhằm xây dựng hệ thống quản trị Khác với mục đích, mục tiêu vừa có tính chất định hướng hành động, vừa xác định rõ tiêu chí đo lường kết hành động cho thời điểm cần hoàn thành mục tiêu biết mục tiêu hồn thành mức độ Ngồi ra, mục tiêu mang tính thời hạn với điểm bắt đầu kết thúc theo thời gian cụ thể Vai trò tổ chức thực mục tiêu bao gồm: - Tạo nên phối hợp đồng phận khác quan, tổ chức để tạo thành thể thống - Sử dụng, khai thác nguồn nhân tổ chức - Kiểm tra, giám sát lộ trình thực mục tiêu - Đánh giá kết thực mục tiêu - Rút học kinh nghiệm, xây dựng niềm tin để nhân tổ chức 28 thực mục tiêu Tiểu kết chương Trong chương tơi trình bày khái quát Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT vai trò nhà quản trị văn phòng cơng tác hoạch định nhân Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT Trong bao gồm: tổ chức thu thập thông tin, tổ chức thiết lập mục tiêu, tuyển dụng nhân sự, đào tạo phát triển nhân sự, bố trí sử dụng nhân sự, đãi ngộ nhân sự, kiểm tra đánh giá nhân vai trò tổ chức thực mục tiêu nhà quản trị văn phòng Qua thấy tầm quan trọng nhà quản trị văn phòng cơng tác hoạch định nhân Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT Những nội dung tơi trình bày chương sở để đưa ưu điểm hạn chế công tác hoạch định nhân từ đưa giải pháp nâng cao vai trò nhà quản trị văn phòng hoạch định nhân công ty Cổ phần Cơng nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT 29 Chương 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG TRONG CƠNG TÁC HOẠCH ĐỊNH NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ LƯU TRỮ - SỐ HÓA TÀI LIỆU HT 3.1 Nhận xét, đánh giá 3.1.1 Ưu điểm Tại Công ty Cổ phần Cơng nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT, Nhà QTVP thực tốt nhiệm vụ, chức mình, đồng thời góp phần quan trọng giúp cho công tác hoạch định công ty trở nên hiệu Cụ thể: - Tổ chức thu thập thông tin làm hoạch định: Các thông tin nhà QTVP cung cấp đầy đủ, xác, kịp thời giúp cho việc hoạch định nhân Phòng HC-NS trở nên phù hợp với yêu cầu thực tế, nhờ việc hoạch định phát triển nhân đẩy nhanh, đáp ứng nhu cầu nhân sự, giúp cơng việc thực hồn thành tiến độ, đem lại hiệu cao - Tổ chức thiết lập mục tiêu: Khi tổ chức thiết lập mục tiêu nhân Cơng ty, nhà QTVP tìm hiểu kĩ nhu cầu nguồn lực thực tế cơng ty, góp phần cung cấp thơng tin để xác lập mục tiêu phù hợp, xuyên suốt trình hoạt động Các mục tiêu đưa ngắn gọn, dễ hiểu, có tính khả thi, ban lãnh đạo ghi nhận đánh giá cao - Tổ chức xây dựng thực giải pháp: Việc tổ chức công tác hoạch định nhân Công ty đặc biệt quan tâm coi trọng, yếu tố quan trọng làm động lực thúc đẩy phát triển mặt Công ty + Về công tác tuyển dụng nhân : Nhà QTVP phối hợp đơn vị khác xây dựng kế hoạch tuyển dụng quy chế tuyển dụng cách linh hoạt , rõ ràng hiệu Có lợi cho người lao động công ty + Về công tác xếp, bố trí nhân : Nhà QTVP ln quan tâm có kế hoạch kịp thời hợp lý vị trí cơng việc + Về công tác Đào tạo phát triển nhân lực : hình thức đào tạo phát triển nhân hợp lý, tạo điều kiện cho nhân phát triển, đồng thời tiết kiệm 30 kinh phí cho quan + Về công tác đãi ngộ nhân : sở khoa học, hợp lý, công + Về công tác kiểm tra, đánh giá nhân : Đánh giá nhân thực cơng việc tương đối xác từ phát kịp thời sai lệch so với yêu cầu quan từ đề phương pháp để khắc phục sai lệch không cần thiết - Tổ chức thực mục tiêu: Nhà QTVP xác định mục tiêu tổ chức thực mục tiêu theo thời gian xác định 3.1.2 Hạn chế Bên cạnh ưu điểm, công tác hoạch định nhân nhà QTVP số hạn chế cần khắc phục: - Mặc dù nhà QTVP đưa kế hoạch, quy trình tuyển dụng nhân trình tổ chức thực gặp nhiều vấn đề nhân tuyển dụng chủ yếu người quen giới thiệu em quan chưa có nhiều lựa chọn để tìm nhân tài đáp ứng nhu cầu phát triển quan - Quy trình tuyển dụng chưa hợp lý, với đối việc thông báo tuyển dụng chưa phổ biến rộng rãi làm nhiều người lao động đến cơng ty - Chưa có giải pháp cụ thể để giữ chân người lao động giỏi trẻ lại với cơng ty họ số lý phải dời cơng ty - Kế hoạch đào tạo chương trình đào tạo chưa cụ thể gây nhiều khó khăn cho q trình áp dụng vào thực tế - Đánh giá nhân dựa chủ quan người quản lý mà khơng thơng qua chương trình đánh giá với nhân viên từ đầu Và việc đánh giá mang nặng tính lý thuyết, chủ quan - Sắp xếp bố trí nhân đơi chậm chễ, chưa đáp ứng nhu cầu cảu nhân viên 3.1.3 Nguyên nhân Những tồn tại, hạn chế công tác hoạch định nhân nhà QTVP 31 Công ty xuất phát từ nguyên nhân sau: * Nguyên nhân khách quan : - Do sách pháp luật nước ta nhân phức tạp, chưa thống làm cho việc hoạch định nhân cũng nhiều khó khăn - Thị trường lao động dồi chất lượng thuộc mức trung bình gây khó khăn q trình tuyển dụng vào đào tạo - Có nhiều cơng ty đối thủ cạnh tranh nên gây khó khăn việc hoạch định nhân hoạch định chiến lược,… * Nguyên nhân chủ quan: - Mơ hình cấu tổ chức Cơng ty, Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT Cơng ty lớn, số lượng cơng việc chia theo chức nhiệm vụ người, nhiên có chồng chéo nội dung cơng việc nên chưa đạt hiệu cao - Công ty chưa xây dựng chiến lược phát triển rõ ràng, tiêu chí kinh tế đưa có độ xác chưa cao, công việc thực chưa rõ ràng phần ảnh hưởng đến việc xây dựng chiến lược phát triển nguồn nhân lực Cơng ty Do đó, gây khó khăn cho nhà QTVP việc hỗ trợ thiết lập mục tiêu nhân 3.2 Một số giải pháp 3.2.1 Về phía Cơng ty Cổ phần Cơng nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT Trước hết, muốn nâng cao vai trò nhà QTVP Ban lãnh đạo cơng ty cần quan tâm đến việc nâng cao trình độ chuyên môn cho đội ngũ nhân viên Sự quan tâm thể giải pháp cụ thể tuyển dụng đào tạo cán nhân viên; phải có kế hoạch đào tạo trang bị kiến thức kiến thức chun mơn nghiệp vụ Hành lĩnh vực có chun mơn liên quan Kỹ quản lý nhân Chương trình đào tạo phải khoa học, hợp lý, tăng cường công tác thực hành Thứ hai, lãnh đạo cơng ty cần có rõ ràng phân chia chức nhiệm vụ cho phận cho phù hợp đem lại hiệu cao công việc 32 Thứ ba, áp dụng tiến khoa học cơng nghệ vào cơng ty nói chúng cơng tác nhân nói riêng Thứ tư, có chương trình đãi ngộ cho tồn công ty vật chất hay tinh thần để nhân công ty với tinh thần thoải mái làm việc Thứ năm, cạnh tranh lành mạnh với công ty bạn tốt công ty khơng mang q nặng tính cạnh tranh mà quan tâm đến chất lượng sản phẩm giải pháp để nâng cao vai trò hoạch định nhân xác khách quan Thứ sáu, công ty nên xây dựng chiến lược phát triển ngắn hạn để từ Trưởng phòng HCNS có sách, phương hướng nhân cụ thể khả thi Thứ bảy, cần đào tạo nhà QTVP lĩnh vực tuyển dụng để nắm vững kỹ như: kỹ giao tiếp thuyết phục, kỹ đặt câu hỏi, kỹ giải vấn đề,… Thứ tám, đào tạo phát triển, xây dựng đội ngũ cán lãnh đạo quản lý, điều hành chuyên môn nghiệp vụ chuyên sâu Quản lý kiểm sốt chặt chẽ khả trình độ cán nhân viên Cuối cùng, cơng ty nên tách phòng HCNS hai phận : Hành văn phòng Tổ chức cán (phòng Nhân sự) để chun mơn hố cơng việc phận Hai phận phối hợp với đặc biệt hỗ trợ lẫn công tác hoạch định nhân 3.2.2 Về phía Nhà quản trị Trước hết, nhà QTVP nâng cao kiến thức chuyên môn để giúp ban lãnh đạo việc thực công tác nhân Thứ hai, làm cánh tay đắc lực lãnh đạo cơng ty mà trưởng phòng HCNS phải nắm bao quát tất vấn đề công ty để kịp thời tư vấn, tham mưu cho lãnh đạo công việc cần thiết công tác hoạch định nhân Thứ ba, trang bị thêm nhiều kỹ năng, thành thạo nghiệp vụ để giải tốt công việc mà lãnh đạo giao phó 33 Thứ tư, làm việc cách khoa học, sáng tạo Luôn giữ mối quan hệ tốt với phòng ban khác để phối hợp đưa định đắn nhân hoạch định nhân Thứ năm, cần quan tâm đến vấn đề đào tạo cho nhân viên kiến thức, kỹ để nhân viên san sẻ công việc thân, giảm bớt áp lực cơng việc Thứ sáu, gần gũi hồ đồng với nhân viên, tạo bầu khơng khí thoải mái q trình làm việc Cuối cùng, tìm tòi, phát cách làm việc mới, hiệu việc áp dụng tin học, khoa học cơng nghệ vào q trình làm việc cá nhân, đơn vị cơng ty Trong nội dung cụ thể, ta phân chia thành nhóm giải pháp sau: - Giải pháp cho kế hoạch nhân sự: + Xây dựng kế hoạch dài hạn phải ý đến việc xây dựng kế hoạch cụ thể nội dung nhân + Hoạch định chi tiết quy mơ, số lượng, giới tính nhân để đạt tới cấu lao động phù hợp + Xây dựng kế hoạch phải quan tâm đến yếu tố khách quan như: thị trường lao động, pháp luật, đối thủ cạnh tranh,… - Giải pháp cho công tác hoạch định tuyển dụng: + Xây dựng kế hoạch tuyển dụng linh hoạt, cụ thể cho giai đoạn, phù hợp với yếu tố bên bên cơng ty + Nâng cao trình độ lực đội ngũ nhân viên làm công tác tuyển dụng Dễ dàng cho việc tuyển người việc tránh định sai lầm đinh tuyển dụng + Đa dạng hố hình thức tuyển dụng, xây dựng dự trù kinh phí song song q trình tuyển dụng - Giải pháp hoạch định công tác sử dụng, bố trí nhân sự: + Xây dựng quy chế bố trí sử dụng nhân hợp lý, thống 34 cơng ty + Bố trí nhân vào vị trí cơng việc phù hợp với lực họ Việc chọn người người chọn việc + Nâng cao trình độ đội ngũ nhân viên thực cơng tác sử dụng bố trí nhân - Giải pháp cho công tác đãi ngộ nhân sự: + Xây dựng, bổ sung hoàn thiện bảng lương, quỹ lương cho nhân + Thống hình thức trả lương + Bổ sung hình thức đãi ngộ vật chất tinh thần cho nhân : chăm sóc y tế theo quý theo năm, thi hay chuyến du lịch - Giải pháp cho hoạch định công tác kiểm tra, đánh giá nhân sự: + Hoàn thiện hệ thống, chương trình, kế hoạch đánh giá cơng việc cách phù hợp, hợp lý + Trước tiến hành đánh giá cơng việc phải phân tích cơng việc : bảng mô tả công việc; bảng tiêu chuẩn công việc; bảng yêu cầu công việc + Quá trình xây dựng chương trình đánh giá phải dựa thoả thuận góp ý người lao động Xong q trình đánh giá phận HCNS phải thơng qua họ để mặt làm chưa làm được, nguyên nhân cách giải Tiểu kết Chương Trong chương 3, nhận xét đánh giá mặt ưu, nhược điểm nhà QTVP công tác hoạch định nhân Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT Từ đưa nguyên nhân giải pháp nâng cao vai trò nhà QTVP công tác hoạch định nhân gồm phía cơng ty phía Nhà quản trị Các nhóm giải pháp cần phải cơng ty Nhà quản trị nhìn nhận tìm phương án phù hợp để giải thực đạt mục đích cuối đưa cơng ty phát triển 35 KẾT LUẬN Hoạch định nhân trình nghiên cứu xác định nhu cầu nhân lực đưa giải pháp sách để đảm bảo số lượng chất lượng nhân lực cho hiệu công việc tổ chức Trong quan, tổ chức việc hoạch định nhân hoạt động khơng thể thiếu Nó đóng vai trò trung tâm trình hình thành phát triển quan tổ chức Ngoài ra, nhân lực tổ chức quan trọng, giữ vai trò yếu tố tiên cấu thành nên ổn định hoạt động lâu dài quan tổ chức Việc nâng cao hiệu chất lượng công tác hoạch định nhân vấn đề cấp thiết quan tổ chức nói chung công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT nói riêng Trong hoạt động công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT, cơng tác hoạch định nhân hoạt động quan trọng gắn liền với phát triển quan có ảnh hưởng trực tiếp đến công tác quản lý điều hành hoạt động quan Công tác hoạch định nhân hoàn thiện bước đại nhờ ứng dụng Khoa học - Công nghệ vào hoạt động quản lý điều hành nhân mà hoạt động công ty diễn thông suốt Nhận thấy tầm quan trọng đó, cơng ty Cổ phần Cơng nghệ Lưu trữ Số hóa tài liệu HT nhìn nhận ưu điểm đạt hạn chế tồn đọng để tìm phương án phù hợp để giải thực đạt mục đích cuối đưa cơng ty phát triển 36 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO PGS.TS Trần Kim Dung (2011), Giáo trình Quản trị nhân sự, NXB Tổng hợp GS.TS Nguyễn Thành Đô, ThS Nguyễn Ngọc Điệp, ThS Trần Phương Hiền (2012), Giáo trình Quản trị văn phòng, NXB Đại học Kinh tế Quốc dân, Hà Nội ThS Nguyễn Văn Điềm PGS.TS Nguyễn Ngọc Quân (2007), Giáo trình Quản trị nhân sự, NXB Đại học Kinh tế Quốc dân, Hà Nội Vũ Cao Đàm (2007), Giáo trình Phương pháp luận Nghiên cứu khoa học, NXB Khoa học Kỹ thuật, Hà Nội Nghiêm Hồng Kỳ, Lê Văn In, Đỗ Văn Học (2015), Giáo trình Quản trị văn phòng, NXB Đại học Quốc gia Tp.Hồ Chí Minh Vương Thị Kim Thanh (2009), Quản trị hành văn phòng, NXB Thống kê, Hà Nội 37 PHỤ LỤC Phụ lục số 01: Sơ đồ cấu tổ chức công ty cổ phần số hóa tài liệu HT HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ BAN TỔNG GIÁM ĐỐC BAN QUẢN LÝ CÁC DỰ ÁN PHỊNG CƠNG NGHỆ LƯU TRỮ PHỊNG CƠNG NGHỆ SỐ HĨA PHÒNG PHÒNG PHÁT TRIỂN NGUỒN NHÂN LỰC ĐẤU THẦU PHÒNG KẾ HOẠCH TÀI CHÍNH PHỊNG HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN MIỀN NAM ... vai trò nhà quản trị văn phòng hoạch định nhân công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT 29 Chương 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG TRONG CƠNG TÁC HOẠCH ĐỊNH... nâng cao vai trò nhà quản trị văn phòng cơng tác hoạch định nhân Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠCH ĐỊNH NHÂN SỰ 1.1 Khái niệm Hoạch định nhân yếu... dụng nhân sự, đào tạo phát triển nhân sự, bố trí sử dụng nhân sự, đãi ngộ nhân sự, kiểm tra đánh giá nhân vai trò tổ chức thực mục tiêu nhà quản trị văn phòng Qua thấy tầm quan trọng nhà quản trị