BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI LẠI THỊ MINH HIỀN NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ TẠI VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC XÃ HỘI VIỆT NAM LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG LƯU TRỮ HỌC Hà Nội, tháng 11 năm 2019 BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI LẠI THỊ MINH HIỀN NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ TẠI VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC XÃ HỘI VIỆT NAM LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG Chuyên ngành: Lưu trữ học Mã số : 8320303 Người hướng dẫn khoa học: TS.Trần Hoàng Hà Nội, tháng 11 năm 2019 LỜI CAM ĐOAN Tơi xin cam đoan tồn nội dung Luận văn “Nâng cao hiệu hoạt động lưu trữ Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam” nghiên cứu Nếu sai tơi xin hồn tồn chịu trách nhiệm./ Hà Nội, ngày tháng năm 2019 Tác giả luận văn Lại Thị Minh Hiền LỜI CẢM ƠN Tôi xin chân thành cảm ơn Trường Đại học Nội vụ - Bộ Nội vụ tạo điều kiện tốt để học tập, nghiên cứu suốt khóa học Tơi xin trân trọng cảm ơn Thầy, Cô giáo Trường, đặc biệt Thầy, Cô giáo Khoa Văn thư Lưu trữ truyền thụ cho vốn kiến thức vô q báu để tơi hồn thành tốt Luận văn làm giầu thêm hành trang kiến thức đường nghiệp Đặc biệt tơi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tời TS.Trần Hồng tận tình bảo, hướng dẫn, động viên tơi suốt q trình thực đề tài Tơi xin gửi lời cảm ơn tới Lãnh đạo Ban Tổ chức - Cán bộ, Lãnh đạo Văn phòng, đồng chí Phòng Lưu trữ, Phòng Tổ chức - Hành Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam tạo điều kiện, giúp đỡ thời gian thực Luận văn Cuối cùng, xin gửi lời cảm ơn tới gia đình, đồng nghiệp bạn bè quan tâm giúp đỡ thời gian thực Luận văn Xin trân trọng cảm ơn! Hà Nội, ngày tháng năm 2019 Tác giả Lại Thị Minh Hiền DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU VÀ CHỮ VIẾT TẮT CNXH: Chủ nghĩa xã hội CVCC: Chuyên viên cao cấp CCVC: Công chức, viên chức CNTT: Công nghệ thông tin CMCN: Cách mạng công nghiệp CNH, HĐH: Công nghiệp hóa, đại hóa NCVCC: Nghiên cứu viên cao cấp NCVC: Nghiên cứu viên Nxb: Nhà xuất GS: Giáo sư GS.VS: Giáo sư, viện sĩ PGS.TS: Phó giáo sư, tiến sĩ PGS.TSKH: Phó giáo sư, tiến sĩ khoa học TĐKT: Thi đua khen thưởng TS: Tiến sĩ Th.S: Thạc sỹ KH&CN: Khoa học công nghệ KHXH: Khoa học xã hội KHXH&NV: Khoa học xã hội nhân văn KHXH & NVQG: Khoa học Xã hội Nhân văn Quốc gia VPCP: Văn phòng Chính phủ VP: Văn phòng Viện Hàn lâm: Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam Viện KHXHVN: Viện Khoa học xã hội Việt Nam XHCN: Xã hội chủ nghĩa MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU VÀ CHỮ VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Tổng quan tình hình nghiên cứu Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu 5 Phạm vi nghiên cứu 6 Phương pháp nghiên cứu Đóng góp luận văn Bố cục luận văn Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ TÀI LIỆU LƯU TRỮ, HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ 1.1 Một số khái niệm 1.1.1 Khái niệm tài liệu lưu trữ 1.1.2 Khái niệm Lưu trữ, lưu trữ quan 11 1.1.3 Khái niệm hoạt động lưu trữ, nâng cao hiệu hoạt động lưu trữ 12 1.1.3.1 Khái niệm hoạt động lưu trữ 12 1.1.3.2 Khái niệm Hiệu 16 1.1.3.3 Nâng cao hiệu 17 1.2 Hiệu hoạt động lưu trữ, tiêu chí đánh giá hiệu hoạt động lưu trữ 18 1.2.1.Hiệu hoạt động lưu trữ 18 1.2.2 Các tiêu chí đánh giá hiệu hoạt động lưu trữ 20 1.2.2.1 Tiêu chí thực chun mơn nghiệp vụ hoạt động lưu trữ 20 1.2.2.2 Tiêu chí hỗ trợ để nâng cao hiệu hoạt động lưu trữ 22 1.3 Tính đặc thù vai trò hoạt động lưu trữ Viện Hàn lâm 23 1.4 Vai trò, giá trị Tài liệu lưu trữ Viện Hàn lâm 24 Tiểu kết chương 27 Chương THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ TẠI VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC XÃ HỘI VIỆT NAM 28 2.1 Khái quát chức nhiệm vụ cấu tổ chức Viện Hàn lâm28 2.1.1 Lịch sử hình thành giai đoạn phát triển 28 2.1.2 Chức nhiệm vụ cấu tổ chức (phụ lục số 01) 29 2.1.2.1 Chức nhiệm vụ 29 2.1.2.2 Cơ cấu tổ chức 29 2.1.3 Thành phần, nội dung tài liệu Phông lưu trữ Viện Hàn lâm 30 2.1.3.1 Phông lưu trữ, phông lưu trữ quan 30 2.1.3.2 Phông lưu trữ Viện Hàn lâm 30 2.1.3.3 Thành phần, nội dung tài liệu 31 2.2 Tình hình tổ chức quản lý hoạt động lưu trữ Viện Hàn lâm 33 2.2.1 Tổ chức nhân 33 2.2.1.1 Tổ chức lưu trữ 33 2.2.1.2 Nhân lưu trữ (xem phụ lục số 03) 34 2.2.2 Công tác quản lý, đạo điều hành hoạt động lưu trữ 34 2.2.3 Ban hành, phổ biến văn 34 2.2.4 Kiểm tra, hướng dẫn thống kê báo cáo 35 2.2.4.1 Công tác kiểm tra 35 2.2.4.2 Hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ 35 2.2.4.3 Công tác thống kê báo cáo 35 2.2.5 Cơ sở vật chất trang thiết bị (xem phụ lục số 04) 36 2.3 Tình hình hoạt động lưu trữ Viện Hàn lâm 36 2.3.1 Thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ 36 2.3.1.1 Xác định nguồn nộp lưu 36 2.3.1.2.Thành phần tài liệu nộp lưu 37 2.3.2 Phân loại, chỉnh lý tài liệu lưu trữ 38 2.3.2.1 Phân loại tài liệu lưu trữ 38 2.3.2.2 Chỉnh lý tài liệu lưu trữ 39 2.3.3 Xác định giá trị tài liệu lưu trữ 40 2.3.4 Bảo quản tài liệu lưu trữ 41 2.3.5 Công cụ tra cứu thống kê tài liệu lưu trữ 41 2.3.5.1 Công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ 41 2.3.5.2 Công cụ thống kê 42 2.3.6 Khác sử dụng tài liệu lưu trữ 42 2.3.7 Thực giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ lịch sử 42 2.4 Đánh giá thực trạng hoạt động lưu trữ Viện Hàn lâm 43 2.4.1 Ưu điểm 43 2.4.2 Hạn chế 43 2.4.3 Đánh giá hiệu hoạt động lưu trữ Viện Hàn lâm 44 2.4.4 Nguyên nhân 44 Tiểu kết chương 45 Chương 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ TẠI VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC XÃ HỘI VIỆT NAM 46 3.1 Các giải pháp trước mắt nghiệp vụ lưu trữ 46 3.1.1.Thu thập tài liệu vào lưu trữ 46 3.1.2 Phân loại tài liệu lưu trữ 47 3.1.3 Chỉnh lý khoa học kỹ thuật tài liệu lưu trữ 48 3.1.4 Xác định giá trị tài liệu lưu trữ 49 3.1.5 Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 50 3.1.6 Hồn thiện hệ thống cơng cụ tra cứu 51 3.1.7 Bảo quản tài liệu lưu trữ 51 3.2 Các giải pháp hỗ trợ nâng cao hiệu hoạt động lưu trữ 52 3.2.1.Tăng cường vai trò lãnh đạo quản lý 52 3.2.2 Kiện toàn tổ chức máy nhân 52 3.2.3 Hoàn thiện hệ thống văn pháp lý 53 3.2.4 Nâng cao nhận thức phổ biến văn 54 3.2.5 Tăng cường công tác kiểm tra giám sát công tác TĐKT 54 3.2.6 Đầu tư sở vật chất kinh phí cho hoạt động lưu trữ 55 3.2.7 Tăng cường ứng dụng CNTT 55 3.2.8 Tổ chức nghiên cứu khoa học hoạt động lưu trữ 56 3.2.9 Biện pháp để thực giải pháp 56 Tiểu kết chương 56 KẾT LUẬN VÀ KHUYẾN NGHỊ 58 TÀI LIỆU THAM KHẢO 61 PHỤ LỤC PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Từ trước đến nay, Đảng Nhà nước ta đánh giá cao ý nghĩa, tầm quan trọng tài liệu lưu trữ Vì tài liệu lưu trữ có giá trị vơ q giá, di sản văn hóa có giá trị đặc biệt dân tộc, tài nguyên, nguồn thông tin phục vụ công xây dựng bảo vệ tổ quốc Tài liệu lưu trữ có giá trị khai thác, sử dụng vào nhiều mục đích khác Từ việc xây dựng, triển khai thực chủ trương, đường lối, sách quản lý Đảng Nhà nước, quan, tổ chức đến mặt đời sống văn hóa, xã hội cá nhân Trong kỷ XXI, tài liệu lưu trữ khẳng định vai trò, vị trí cơng xây dựng, bảo vệ đất nước, phát triển kinh tế xã hội, xây dựng quốc gia tiên tiến, đậm đà sắc dân tộc Mục đích cuối phát huy tối đa giá trị tài liệu lưu trữ, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ lợi ích Nhà nước xã hội Nhận thức điều đó, từ ngày đầu Nhà nước dân chủ nhân dân, Nhà nước ban hành nhiều văn đạo công tác lưu trữ Trong Thông đạt số 1C/VP ngày 03/01/1946 gửi Bộ trưởng, Hồ Chủ Tịch khẳng định: Tài liệu lưu trữ “có giá trị đặc biệt phương diện kiến thiết Quốc gia” nêu rõ: cấm quan, công sở, viên chức tự tiện hủy bỏ hồ sơ, tài liệu lưu trữ, “những hồ sơ công văn không cần dùng sau phải gửi Sở Lưu trữ công văn thuộc Bộ Quốc gia Giáo dục để tàng trữ” [37] Với nội dung trên, Thông đạt văn đạo Chính phủ nhà nước ta công tác lưu trữ, khẳng định giá trị to lớn tài liệu lưu trữ bước đầu định hình, đề cách thức quản lý tài liệu, trước hết đề việc nghiêm cấm tiêu hủy tài liệu, yêu cầu gìn giữ, bảo vệ phát huy giá trị tài liệu Điều cho thấy từ sớm, Nhà nước ta nhận thức tầm quan trọng tài liệu lưu trữ công tác lưu trữ Bước đầu Đảng Nhà nước có chủ trương, biện pháp để tổ chức, quản lý tập trung thống tài liệu lưu trữ sau Thông đạt số 01-C/VP thực đặt sở, móng cho đời hoạt động công tác lưu trữ nước ta, đánh dấu bước ngoặt hoạt động công tác lưu trữ Trong năm qua, việc bảo quản phát huy giá trị tài liệu lưu trữ Đảng Nhà nước quan quan tâm, trọng khẳng định nhiều văn Đảng Nhà nước ta Tại Đại hội Đảng toàn quốc lần thứ VI (12/1986) Đảng Cộng sản Việt Nam - Đại hội mở đầu cho thời kỳ đổi mới, lần Đảng ta thức giao nhiệm vụ cho ngành, cấp phải: “Tổ chức tốt công tác lưu trữ, bảo quản an tồn sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ quốc gia” [2] Trong Báo cáo trị trình Đại hội Đảng toàn quốc lần thứ X (2006) Đảng xác định nhiệm vụ ngành lưu trữ “Bảo vệ phát huy giá trị tài liệu lưu trữ” [3] Để thực chủ trương trên, ngày 02/3/2007, Thủ tướng Chính phủ ban hành Chỉ thị số: 05/2007/CT-TTg việc tăng cường bảo vệ phát huy giá trị tài liệu lưu trữ Đặc biệt, ngày 11/11/2011, Quốc hội thông qua Luật Lưu trữ số: 01/2011/QH13, khẳng định rõ, tài liệu lưu trữ “Tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử lựa chọn để lưu trữ” [38] Để bảo vệ an toàn sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ quốc gia, nâng cao trách nhiệm quan nhà nước, tổ chức trị, tổ chức xã hội công dân việc bảo vệ, quản lý sử dụng tài liệu lưu trữ quốc gia; với tầm quan trọng giá trị đặc biệt đó, tài liệu lưu trữ phải lựa chọn, xếp bảo quản, khai thác, sử dụng có hiệu nguồn thông tin tài liệu lưu trữ phục vụ cho mục đích xây dựng, bảo vệ phát triển đất nước Hoạt động lưu trữ lĩnh vực hoạt động nhà nước bao gồm tất vấn đề lý luận, thực tiễn pháp chế liên quan tới hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ Vì vậy, hoạt động lưu trữ tổ chức tất quốc gia giới hoạt động nhà nước quan tâm Hoạt động lưu trữ chiếm vị trí quan trọng lĩnh vực quản lý hành nói chung, cải cách hành quốc gia nói riêng Ngày nay, trước yêu cầu nghiệp cơng nghiệp hố, đại hố đất nước, cơng tác đòi hỏi phải xác định ngang tầm với ngành khoa học - xã hội khác Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam (sau viết tắt Viện Hàn lâm) quan thuộc Chính phủ, quan khoa học đầu ngành nước Từ ngày thành lập đến nay, Viện Hàn lâm trải qua 65 năm hình thành phát triển Trong thời gian qua, Viện Hàn lâm có bước phát triển vượt bậc, đạt nhiều thành tựu quan trọng nghiên cứu bản, nghiên cứu triển khai tư 13 Ảnh3: Các giá hộp để tài liệu Kho lưu trữ Viện Hàn lâm 14 Ảnh 4: Tủ bảo quản tài liệu phim ảnh 15 Ảnh 5: Trang thiết bị Phòng lưu trữ Viện Hàn lâm 16 PHỤ LỤC SỐ 06: Một số hình ảnh công cụ tra cứu tài liệu Ảnh 1: Mục lục hồ sơ dùng tra cứu tài liệu lưu trữ 17 Ảnh 2: Mục lục hồ sơ khối Tổ chức – Cán 18 Ảnh 3: Mục lục hồ sơ cơng trình xây dựng 19 Ảnh 5:Mục lục hồ sơ tài liệu lưu trữ phông lưu trữ cá nhân 20 PHỤ LỤC SỐ 07: Công cụ thống kê tài liệu lưu trữ Tại Viện Hàn lâm: Công cụ chủ yếu sổ thống kê tài liệu Tại đơn vị trực thuộc: Công cụ thống kê chủ yếu sổ công văn đi, đến 21 PHỤ LỤC SỐ 08: Phụ lục 8.1: Bảng thống kê sử dụng tài liệu lưu trữ Theo báo cáo thống kê phòng lưu trữ số lượng tài liệu đưa khai thác số lượng độc giả đến khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ năm 2016, 2017, 2018 sau: Số lượng Tổ chức sử dụng tài liệu Đơn vị tính lưu trữ - Tổng số lượt người khai thác sử dụng tài liệu Năm 2016 Số lượng Năm 2017 Số lượng Năm 2018 Lượt người 13686 15760 18500 Hồ sơ/đơn vị bảo quản 3955 7500 8500 Tài liệu 12202 12200 15500 - Ảnh Ảnh 13151 13530 13530 - Ghi âm, ghi hình Giờ 12200 13500 a) Tổng số tài liệu đưa phục vụ khai thác sử dụng - Hồ sơ/đơn vị bảo quản - Tài liệu b) Tổng số tài liệu chụp, cấp chứng thực lưu trữ -Tổng số tài liệu chụp Tài liệu/ Trang 479 - Tổng số yêu cầu độc giả Yêu cầu 6160 15760 18550 Trong đó: Yêu cầu độc giả trả lời Yêu cầu 5495 15760 18450 22 Phụ lục 8.2: Một số hình ảnh khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Ảnh 1: Sổ theo dõi khai thác sử dụng tài liệu Ảnh 2: Phòng khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 23 PHỤ LỤC SỐ 09: Bảng đánh giá hiệu hoạt động lưu trữ Viện Hàn lâm KHXHVN sở tiêu chí quản lý thực nghiệp vụ hoạt động lưu trữ STT NỘI DUNG CÁC TIÊU CHÍ Điểm Ghi Chuẩn Tự Cấp Cấp chấm Viện đơn vị HL I a) b) c) d) a) b) c) d) đ) II a) b) c) d) Phần I CÔNG TÁC QUẢN LÝ , CHỈ ĐẠO HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ NHÂN SỰ Bố trí viên chức làm cơng tác lưu trữ Có lưu trữ chuyên trách Văn thư kiêm lưu trữ Có bố trí cơng chức, viên chức làm công việc khác kiêm văn thư, lưu trữ Không bố trí Trình độ chun mơn cơng chức, viên chức làm công tác lưu trữ Đại học chuyên ngành văn thư, lưu trữ Cao đẳng chuyên ngành văn thư, lưu trữ Trung cấp văn thư, lưu trữ đại học chuyên ngành khác qua lớp bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ Trung cấp, cao đẳng chuyên ngành khác Các ngành khác CHỈ ĐẠO, ĐIỀU HÀNH HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ Chỉ đạo, triển khai, phổ biến văn Nhà nước Viện Hàn lâm liên quan đến hoạt động lưu trữ Có văn đạo, triển khai riêng có hình thức phổ biến khác (như lồng ghép giao ban, họp quan, giới thiệu Website nội bộ, photo văn gửi đơn vị trực thuộc) Có văn đạo, triển khai riêng; khơng có hình thức phổ biến khác Chỉ có phổ biến mà khơng có văn triển khai 40 Chưa có văn hướng dẫn triển khai chưa có hình thức phổ biến 10 5 Trực thuộc 5 3 1 15 5 3 24 Ban hành, sửa đổi văn công tác lưu trữ a) Quy chế công tác văn thư, lưu trữ - Có ban hành - Khơng ban hành b) Danh mục hồ sơ hàng năm Có ban hành Chưa ban hành c) Danh mục thành phần tài liệu Có ban hành Chưa ban hành d) Bảng thời hạn bảo quản tài liệu Có ban hành Chưa ban hành Ban hành kế hoạch cơng tác lưu trữ a) Có ban hành b) Không ban hành Thực báo cáo thống kê sở công tác lưu trữ hàng năm a) Thực đầy đủ báo cáo thống kê c) Khơng có báo cáo có báo cáo thống kê Khơng có báo cáo báo cáo thống kê Tham gia lớp tập huấn, bồi dưỡng lưu trữ Viện Hàn lâm tổ chức a) Thủ trưởng có tham gia mòi tham dự, khơng tham gia đầy đủ khơng tính điểm b) Có cử viên chức tham gia đầy đủ C ) Không tham gia III LẬP HỒ SƠ CÔNG VIỆC Thực lập hồ sơ công việc (7) a) Từ 70% đến 100% công chức lập hồ sơ công việc b) Từ 70% đến 50% công chức lập hồ sơ công việc c) Dưới 50% công chức lập hồ sơ công việc Chất lượng hồ sơ công việc lập a) 100% hồ sơ lập theo quy định (hồ sơ phản ánh chức năng, nhiệm vụ quan, nhiệm vụ giao giải công chức, tài liệu thu thập hồ sơ đầy đủ, có liên quan chặt chẽ với nhau, trình tự diễn biến/giải quyết; có giá trị bảo quản đồng đều; tài liệu xếp biên mục đầy đủ theo quy định) 2 1 1 1 1 2 1 1 2 2 15 7 1 6 8 25 b) c) d) I a) b) c) a) b) a) b) c) a) b) c) II a) b) c) d) đ e) Từ 70% đến 50% hồ sơ lập theo quy định Dưới 50% hồ sơ lập theo quy định Hồ sơ không lập theo quy định Phần II CÔNG TÁC NGHIỆP VỤ CỦA HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ KHO LƯU TRỮ Kho lưu trữ Đã có kho lưu trữ có diện tích riêng biêt Kho tạm để chung với cấc loại hình khác Chưa có kho lưu trữ Nội quy kho lưu trữ Đã có nội quy kho lưu trữ quan Chưa có nội quy kho lưu trữ quan Các trang thiết bị, phương tiện bảo quản tài liệu như: Giá, kệ sắt để đựng tài liệu, hộp đựng tài liệu, quạt thơng gió, thiết bị phòng cháy chữa cháy Có đầy đủ theo quy định Cơ đủ xuống cấp Chưa có trang thiết bị bảo quản tài liệu Thực chế độ vệ sinh kho tài liệu Thường xuyên, định kỳ (kho sẽ, không bị ẩm thấp, tài liệu xếp ngăn nắp, sẽ, không bị mối, mọt ) Thỉnh thoảng, không theo định kỳ (tài liệu kho bụi bẩn, kho không ngăn nắp ) Không thực vệ sinh kho, để tài liệu nấm mốc, mối, mọt, mục nát HOẠT ĐỘNG NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ Thu thập tài liệu vào lưu trữ quan Có kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu thực thu thập 100% tài liệu vào kho theo quy định Có kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu thực thu thập từ 70% đến 100% tài liệu vào kho theo quy định Có kế hoạch thu thập từ 70% đến 50% tài liệu vào kho theo quy định Có kế hoạch thu thập 50% tài liệu vào kho theo quy định Khơng có kế hoạch hoặc, thu tài liệu Khơng có kế hoạch có kế hoạch khơng thu tài liệu 6 60 20 5 5 5 5 0 0 40 5 4 1 0 26 a) b) c) a) b) c) đ) e) a) c) a) b) c) a) b) Thủ tục giao nộp tài liệu vào lưu trữ quan Có biên bản, có mục lục hồ sơ nộp lưu theo quy định Có biên khơng có mục lục hồ sơ nộp lưu theo quy định ngược lại Khơng có biên mục lục hồ sơ nộp lưu Hệ thống hóa, tổ chức xếp tài liệu lưu trữ kho Từ 80 % đến 100% tài liệu kho hệ thống hóa, xếp có biên mục, có sổ mục lục hồ sơ Từ 80% đến 50% tài liệu kho hệ thống hóa, xếp Từ 50% đến 30% tài liệu kho hệ thống hóa, xếp Từ 30% trở xuống tài liệu kho hệ thống hóa, xếp Khơng tổ chức hệ thống hóa tài liệu kho Xác định giá trị tài liệu Có xác định thời hạn bảo quản đầy đủ cho hồ sơ lưu trữ theo quy định Có xác định thời hạn bảo quản đầy đủ cho hồ sơ lưu trữ theo quy định Chưa xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ lưu trữ Giao nộp tài liệu vào lưu trữ - Cấp đơn vị trực thuộc giao nộp vào lưu trữ Viện Hàn lâm - Cấp Viện Hàn lâm giao nộp vào lưu trữ lịch sử Có kế hoạch giao nộp tài liệu lưu trữ giao nộp theo kế hoạch Có kế hoạch giao nộp tài liệu lưu trữ giao nộp khơng theo kế hoạch Khơng có kế hoạch giao nộp tài liệu có kế hoạch chưa thực giao nộp tài liệu Bảo quản tài liệu lưu trữ Bảo quản tốt hồ sơ, tài liệu lưu trữ; bảo vệ an toàn tài liệu; thực vệ sinh kho tài liệu theo định kỳ; không để thất lạc, mát, hư hỏng, côn trùng xâm hại… Bảo quản tốt hồ sơ, tài liệu lưu trữ không thực vệ sinh kho tài liệu theo định kỳ để thất lạc, mát, hư 5 4 0 5 4 0 5 3 0 6 3 0 2 27 c) d) a) b) a) b) c) a) b) c) hỏng, côn trùng xâm hại Bảo quản chưa tốt hồ sơ, tài liệu lưu trữ; không thực vệ sinh kho tài liệu theo định kỳ; để xảy thất lạc, mát, hư hỏng, côn trùng xâm hại… Không thực bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ; không thực vệ sinh kho tài liệu Quy định tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Có quy định Chưa quy định Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu theo quy định (dựa vào số liệu thống kê lượt người số lượng tài liệu đơn vị đưa phục vụ) Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu chưa thủ tục chưa có sổ quản lý chặt chẽ Chưa tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu Ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ Có Đang triển khai Chưa Điểm tổng cộng 1 3 3 3 2 3 100 76 24 ... trữ Viện Hàn lâm - Nghiên cứu tập trung vào thực trạng, đánh giá hiệu hoạt động lưu trữ đề xuất giải pháp nâng cao hiệu hoạt động lưu trữ Viện Hàn lâm hoạt động lưu trữ đơn vị trực thuộc Viện Hàn. .. Hiệu hoạt động lưu trữ, tiêu chí đánh giá hiệu hoạt động lưu trữ 1.2.1 .Hiệu hoạt động lưu trữ Trên sở tham khảo khái niệm hiệu chung, đưa định nghĩa hiệu hoạt động lưu trữ sau: Hiệu hoạt động lưu. .. vụ lưu trữ Viện Hàn lâm Đối tượng nghiên cứu - Cơ sở lý luận hoạt động lưu trữ, sở pháp lý thực tiễn hoạt động lưu trữ 6 - Cơ sở khoa học việc xây dựng giải pháp nâng cao hiệu hoạt động lưu trữ