BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI VŨ THỊ BÍCH NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ TẠI VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ VIỆT NAM LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG LƯU TRỮ HỌC Hà Nội, 11/2019 BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI VŨ THỊ BÍCH NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ TẠI VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ VIỆT NAM LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG Chuyên ngành: Lưu trữ học Mã số: 8320303 NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: GS.TSKH.NGND Nguyễn Văn Thâm Hà Nội, 11/2019 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan Luận văn thạc sỹ cơng trình nghiên cứu cá nhân tơi Luận văn có kế thừa cơng trình nghiên cứu cơng bố, nghiên cứu, chỉnh sửa bổ sung kết nghiên cứu Các số liệu, kết nghiên cứu trình bày luận văn dựa việc khảo sát cụ thể trung thực, trích dẫn đầy đủ Nếu không xin hoàn toàn chịu trách nhiệm TÁC GIẢ LUẬN VĂN Vũ Thị Bích LỜI CẢM ƠN Tơi xin chân thành cảm ơn GS.TSKH.NGND Nguyễn Văn Thâm, Thầy giáo dành nhiều thời gian tâm huyết hướng dẫn nghiên cứu giúp đỡ tơi hồn thành luận văn Đồng thời, xin xin chân thành cảm ơn thầy giáo, cô giáo Khoa Văn thư - Lưu trữ, Phòng Quản lý đào tạo sau đại học, Ban Giám hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội anh, chị, em tập thể lớp Cao học Lưu trữ học K1, bạn bè, đồng nghiệp, gia đình tận tình giúp đỡ, ủng hộ động viên tơi trình học tập thực luận văn tốt nghiệp Thạc sỹ chuyên ngành Lưu trữ học Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Mặc dù cố gắng để hoàn thiện luận văn lực nhiệt tình, nhiên luận văn khơng thể tránh khỏi thiếu sót, mong đóng góp quý báu Quý thầy cô bạn./ MỤC LỤC Trang số LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN PHẦN MỞ ĐẦU Chương LÝ LUẬN CHUNG VỀ NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ TẠI VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ VIỆT NAM 1.1 Một số khái niệm 1.1.1.Khái niệm hiệu … 1.1.2 Khái niệm lưu trữ 11 1.1.3 Khái niệm hoạt động lưu trữ 12 1.1.4 Khái niệm hiệu hoạt động lưu trữ 12 1.2 Vai trò hiệu hoạt động lưu trữ Viện Hàn lâm Khoa học Công nghệ Việt Nam 13 1.3 Nội dung hiệu hoạt động lưu trữ Viện Hàn lâm 17 1.4 Các yêu cầu hiệu hoạt động lưu trữ Viện Hàn lâm .18 1.5 Tiêu chí đánh giá hiệu hoạt động lưu trữ 20 Chương THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ TẠI VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ VIỆT NAM 24 2.1 Giới thiệu chung Viện Hàn lâm Khoa học Cơng nghệ Việt Nam 24 2.1.1 Lịch sử hình thành phát triển, chức Viện Hàn lâm Khoa học Công nghệ Việt Nam 24 2.1.2 Tình hình tổ chức, nhân kho tàng phục vụ cho hoạt động lưu trữ 25 2.1.3 Vai trò Viện Hàn lâm việc đóng góp thành tựu khoa học vào phát triển kinh tế - xã hội đất nước 27 2.1.4 Thành phần, nội dung, đặc điểm giá trị tài liệu lưu trữ Viện Hàn lâm 28 2.2 Thực trạng hiệu hoạt động nghiệp vụ lưu trữ 30 2.2.1 Thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu 30 2.2.2 Xác định giá trị tài liệu 32 2.2.3 Chỉnh lý tài liệu 33 2.2.4 Thống kê xây dựng cơng cụ tra tìm tài liệu lưu trữ 34 2.2.5 Bảo quản tài liệu lưu trữ 34 2.2.6 Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 36 2.3 Đánh giá chung hoạt động lưu trữ Viện Hàn lâm 40 2.3.1 Những kết đạt 40 2.3.2 Những hạn chế 41 Chương GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ TẠI VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ VIỆT NAM 45 3.1 Nhóm giải pháp nâng cao nhận thức trách nhiệm vị trí, ý nghĩa tầm quan trọng hoạt động lưu trữ 45 3.2 Nhóm giải pháp hồn thiện văn đạo, hướng dẫn nghiệp vụ hoạt động lưu trữ 47 3.3 Nhóm giải pháp tổ chức nhân hoạt động lưu trữ 49 3.4 Nhóm giải pháp hoàn chỉnh, hoàn thiện khâu nghiệp vụ hoạt động lưu trữ 50 3.5 Nhóm giải pháp khác 54 KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 59 TÀI LIỆU THAM KHẢO 60 PHẦN PHỤ LỤC 63 PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Đảng Nhà nước ta quan tâm đến hoạt động lưu trữ quan, đơn vị nhà nước Ngay sau giành quyền, số hồ sơ, tài liệu cũ có nguy bị hủy hoại, Chủ tịch Hồ Chí Minh ký ban hành Thơng đạt số 01C/VP yêu cầu “phải giữ gìn tất công văn, tài liệu cấm không hủy cơng văn, tài liệu khơng có lệnh… cho phép hủy bỏ” [31] “phải gửi sở lưu trữ công văn… để tàng trữ” Thông tri số 259-TT/TW ngày 8-9-1959 Ban Bí thư Trung ương Đảng công tác lưu trữ công văn, tài liệu khẳng định tài liệu lưu trữ “là tài sản quý báu, có tác dụng lớn việc nghiên cứu tình hình, tổng kết kinh nghiệm, định chương trình kế hoạch cơng tác đường lối, phương châm, sách mặt trị, kinh tế, văn hóa khoa học, kỹ thuật” Luật Lưu trữ năm 2011 văn hướng dẫn thi hành tạo khuôn khổ pháp lý cho vấn đề hoạt động lưu trữ nói chung hoạt động lưu trữ nói riêng Viện Hàn lâm Khoa học Công nghệ Việt Nam (Viện Hàn lâm) Hoạt động lưu trữ có tác dụng giúp cho việc giải cơng việc cách nhanh chóng, xác, khoa học góp phần cho nghiệp phát triển chung quan, đơn vị nghiệp phát triển chung toàn xã hội Hoạt động lưu trữ quan nhà nước nói chung Viện Hàn lâm nói riêng góp phần nâng cao hiệu hoạt động lưu trữ, đúc kết kinh nghiệm học thành công thất bại việc xây dựng tổ chức hoạt động quan, tổ chức; tiết kiệm thời gian để giải công việc, tiết kiệm tài cơng sức thực nhiệm vụ, bảo vệ lợi ích quan, tổ chức, công chức, viên chức người lao động Viện Hàn lâm Viện Hàn lâm quan thuộc Chính phủ, Viện Hàn lâm thực chức nghiên cứu khoa học tự nhiên phát triển công nghệ theo hướng trọng điểm Nhà nước nhằm cung cấp luận khoa học cho công tác quản lý khoa học xây dựng sách, chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội đào tạo nhân lực khoa học, cơng nghệ có trình độ cao cho đất nước Viện Hàn lâm thành lập hoạt động 40 năm sản sinh khối lượng tài liệu đa dạng thành phần, phong phú nội dung Nhận thức vai trò ý nghĩa hoạt động lưu trữ phục vụ cho hoạt động chuyên môn, công tác lãnh đạo, đạo, Viện Hàn lâm ban hành số văn để tổ chức hoạt động lưu trữ: Quyết định số 1601/QĐ-VHL ngày 30 tháng năm 2008 ban hành Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu Viện Khoa học Công nghệ Việt Nam, Quyết định số 1601/QĐ-VHL ngày 24 tháng năm 2015 Chủ tịch Viện Hàn lâm Khoa học Công nghệ Việt Nam ban hành Quy chế Công tác văn thư lưu trữ Viện Hàn lâm Khoa học Công nghệ Việt Nam Viện Hàn lâm bố trí viên chức làm lưu trữ chun mơn nghiệp vụ, có trình độ đại học, đầu tư kho tàng trang thiết bị theo tiêu chuẩn lưu trữ tài liệu; tích cực tiến hành triển khai nghiệp vụ lưu trữ Tuy nhiên, q trình thực hoạt động lưu trữ số tồn nguồn thu tài liệu từ phòng, Ban chức chưa kịp thời, tài liệu có thu tình trạng bó gói, quy trình nghiệp vụ hoạt động lưu trữ chưa tiến hành đồng bộ, hoạt động chỉnh lý chưa quan tâm mức, thống kê tài liệu lưu trữ chưa thường xuyên Trong thời đại cách mạng công nghiệp 4.0 đội ngũ công chức, viên chức người lao động chưa đào tạo công nghệ thông tin Xuất phát từ vấn đề mang tính chất lý luận thực tiễn hoạt động lưu trữ Viện Hàn lâm, nên mạnh dạn chọn đề tài “Nâng cao hiệu hoạt động lưu trữ Viện Hàn lâm Khoa học Công nghệ Việt Nam” làm đề tài Luận văn tốt nghiệp, nhằm góp phần giải vấn đề hạn chế mặt lý luận thực tiễn hoạt động lưu trữ Viện Hàn lâm Tổng quan tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài Vấn đề nâng cao hoạt động lưu trữ quan có số cơng trình nghiên cứu, báo đề cập đến Về sở pháp lý có đề tài nghiên cứu khoa học cấp Bộ năm 2003 “Cơ sở khoa học để xây dựng Luật Lưu trữ” nhóm tác giả TS Dương Văn Khảm làm chủ nhiệm đề tài nêu sở khoa học cấp thiết việc xây dựng Luật Lưu trữ phát triển công tác lưu trữ, đồng thời giới thiệu phương pháp xây dựng Luật Lưu trữ, làm rõ phạm vi điều chỉnh Luật hình thành đề cương Luật Lưu trữ Các tác giả nghiên cứu trình bày hệ thống văn luật pháp lưu trữ có liên quan đến lưu trữ từ thời phong kiến Việt Nam đến Luật Lưu trữ nước phát triển phát triển, đồng thời đề xuất việc vận dụng vào hoàn cảnh Việt Nam Vận dụng kết nghiên cứu, tác giả nghiên cứu xây dựng đề cương khái quát Luật Lưu trữ, làm sở cho xây dựng Luật Lưu trữ Quốc hội thông qua ngày 11 tháng 11 năm 2011 Đó sở pháp lý cao nước ta tổ chức công tác lưu trữ Đề tài “Nghiên cứu đề xuất mơ hình tổ chức, quản lý tài liệu lưu trữ địa phương để thực quy định Luật Lưu trữ”, Bộ Nội vụ chủ trì, Vũ Thị Thanh Thủy làm chủ nhiệm nghiệm thu năm 2016 Đề tài đề cập đến sở lý luận tổ chức, quản lý tài liệu lưu trữ địa phương, tác giả đưa khái niệm tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ, nguyên tắc, đặc trưng xây dựng, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ địa phương; thực trạng tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ địa phương số quốc gia giới Việt Nam Đề tài trình bày kinh nghiệm tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ quốc gia giới, điểm tương đồng khác biệt việc quản lý tài liệu lưu trữ Việt Nam nước nghiên cứu, đề tài đề xuất mơ hình tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ địa phương, đưa số giải pháp để triển khai thực Luật Lưu trữ Những gợi ý đề tài có ích cho tác giả luận văn Cuốn sách: “Lưu trữ tài liệu quan, tổ chức” tác giả Nguyễn Minh Phương Triệu Văn Cường chủ biên, Nxb Chính trị Quốc gia ấn hành năm 2016 Nội dung sách bao gồm: Những vấn đề chung lưu trữ tài liệu quan, thu thập tài liệu vào lưu trữ quan, xác định giá trị tài liệu lưu trữ quan, tổ chức tài liệu kho lưu trữ quan, quản lý tài liệu lưu trữ quan, thống kê tra tìm tài liệu lưu trữ lưu trữ quan, bảo quản tài liệu lưu trữ quan, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ quan, quản lý công tác lưu trữ quan Cuốn sách hệ thống hóa luật pháp nghiệp vụ lưu trữ tài liệu quan quản lý nhà nước, đơn vị nghiệp công lập, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, doanh nghiệp Đây tài liệu có ý nghĩa quan trọng công tác nghiên cứu, giảng dạy phục vụ cho nội dung nghiên cứu chương tác giả luận văn Năm 2015, luận văn cao học tác giả Nguyễn Văn Sáu đề cập tới việc “Tổ chức lưu trữ khai thác, sử dụng tài liệu nghiên cứu khoa học Viện Hàn lâm Khoa học Công nghệ Việt Nam” Tác giả nghiên cứu thực trạng công tác thu thập, tổ chức khoa học, bảo quản thống kê tài liệu nghiên cứu khoa học đưa giải pháp nâng cao hiệu thu thập tài liệu nghiên cứu khoa học Viện Hàn lâm Tuy luận văn chưa đề cập đầy đủ thực trạng hoạt động lưu trữ Viện Hàn lâm sở để tham khảo nghiên cứu thực trạng đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động lưu trữ Viện Hàn lâm.[21] Năm 2017, đề tài luận văn thạc sĩ: “Sưu tầm, thu thập tài liệu lưu trữ nhà khoa học tiêu biểu Viện Hàn lâm Khoa học Công nghệ Việt Nam (Nghiên cứu trường hợp GS.VS Nguyễn Văn Hiệu)” tác giả Nguyễn Minh Hùng đưa tình hình sưu tầm, thu thập tài liệu GS.VS Nguyễn Văn Hiệu nhà khoa học tiêu biểu Viện Nam đưa giải pháp nhằm sưu tầm, thu thập tài liệu GS.VS Nguyễn Văn Hiệu [18] Năm 2018, viết “Vấn đề quản lý, thu nộp tài liệu khoa học Viện Khoa học Việt Nam” (nay Viện Hàn lâm Khoa học Công nghệ Việt Nam) 64 PHẦN PHỤ LỤC 65 Phụ lục MẪU PHIẾU YÊU CẦU SỬ DỤNG TÀI LIỆU ĐƠN VỊ: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Hà Nội, ngày tháng năm 20 PHIẾU YÊU CẦU SỬ DỤNG TÀI LIỆU Kính gửi: Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học Cơng nghệ Việt Nam Đơn vị: Mục đích nghiên cứu, sử dụng: Nội dung yêu cầu: THÔNG TIN VĂN BẢN STT Tác giả Số, ký hiệu, ngày tháng năm Thông tin người liên hệ: - Họ tên: - Đơn vị cơng tác: Trích yếu nội dung Hình thức khai thác Số Ghi lượng Số điện thoại: XÉT DUYỆT CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ (Chữ ký, đóng dấu) 66 Phụ lục XÂY DỰNG VĂN BẢN HƯỚNG DẪN THÀNH PHẦN HỒ SƠ, TÀI LIỆU CẦN NỘP LƯU VÀO LƯU TRỮ VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ VIỆT NAM Hồ sơ, tài liệu Viện Hàn lâm chia thành nhóm lớn - Nhóm tài liệu chung - Tài liệu hoạt động tổ chức Đảng, Cơng đồn Đồn niên Viện Hàn lâm I NHÓM TÀI LIỆU CHUNG Tài liệu tổng hợp 1.1 Hồ sơ xây dựng văn quy phạm pháp luật gồm văn bản, tài liệu chủ yếu sau: 1.2 Hồ sơ việc tổ chức thực văn quy phạm pháp luật 1.3 Hồ sơ hội nghị tổng kết năm nhiều năm thực văn 1.4 Chương trình, kế hoạch báo cáo tổng kết công tác dài hạn hàng năm quan 1.5 Chương trình, kế hoạch báo cáo tổng kết công tác dài hạn hàng năm Viện Hàn lâm, đơn vị trực thuộc 1.6 Hồ sơ hội nghị tổng kết công tác năm Viện Hàn lâm 1.7 Hồ sơ hội nghị tổng kết kỷ niệm ngày lễ lớn kiện quan trọng Viện Hàn lâm 1.8 Tài liệu công tác tuyên truyền, xuất báo chí quan, ngành văn đạo, chương trình kế hoạch, báo cáo 1.9 Tài liệu hoạt động Chủ tịch Viện với tư cách thành viên Chính phủ (nếu có) báo cáo, thuyết trình, giải trình, văn trả lời chất vấn đại biểu Quốc hội 67 1.10 Sổ ghi biên họp Chủ tịch Viện thư ký Chủ tịch Viện 1.11 Sổ tay công tác Chủ tịch Viện thư ký Chủ tịch Viện Tài liệu quy hoạch, kế hoạch, thống kê 2.1 Văn đạo, hướng dẫn trực tiếp gửi quan quan ban hành công tác quy hoạch, kế hoạch thống kê Viện Hàn lâm 2.2 Hồ sơ xây dựng đề án chiến lược đề án quy hoạch phát triển Viện Hàn lâm 2.3.Hổ sơ xây dựng tổ chức thực đề án, dự án, chương trình mục tiêu Viện Hàn lâm 2.4 Chỉ tiêu kế hoạch, kế hoạch tổng hợp dài hạn hàng năm (chính thức, bổ sung điều chỉnh) báo cáo tình hình thực kế hoạch Viện Hàn lâm 2.5 Chỉ tiêu kế hoạch, kế hoạch tổng hợp dài hạn hàng năm (chính thức, bổ sung điều chỉnh) báo cáo tình hình thực kế hoạch Viện Hàn lâm, đơn vị trực thuộc 2.6 Văn quy định biểu mẫu thống kê, báo cáo Viện Hàn lâm 2.7 Báo cáo thống kê tổng hợp hàng năm, thống kê chuyên đề Viện Hàn lâm, đơn vị trực thuộc 2.8 Tài liệu việc điều tra Viện Hàn lâm 2.9 Hồ sơ hội nghị công tác quy hoạch, kế hoạch thống kê Viện Hàn lâm Tài liệu hoạt động khoa học, công nghệ 3.1 Văn đạo, hướng dẫn hoạt động khoa học, công nghệ 3.2 Hồ sơ việc xây dựng quy định, quy chế hoạt động khoa học, công nghệ (Các loại văn bản, tài liệu có hồ sơ tham khảo 1.1) 3.3 Dự báo chiến lược khoa học, công nghệ 68 3.4 Kế hoạch báo cáo hoạt động khoa học, công nghệ dài hạn hàng năm Viện Hàn lâm, đơn vị trực thuộc 3.5 Hồ sơ hội nghị tổng kết công tác khoa học, công nghệ Viện Hàn lâm, đơn vị trực thuộc 3.6 Hồ sơ hội nghị, hội thảo khoa học Viện Hàn lâm tổ chức 3.7 Hồ sơ chương trình, đề tài nghiên cứu khoa học cấp Nhà nước, cấp Viện Hàn lâm, 3.8 Hồ sơ, tài liệu dự án ứng dụng công nghệ cấp Nhà nước, cấp Viện Hàn lâm Viện Hàn lâm 3.9 Hồ sơ sáng chế, sáng kiến cải tiến kỹ thuật hay quy trình cơng nghệ giải pháp hữu ích Nhà nước ngành cơng nhận Tài liệu Tài - Kế tốn 4.1 Văn đạo, hướng dẫn cơng tác tài chính, kế toán 4.2 Hồ sơ việc xây dựng chế độ, quy định tài chính, kế tốn 4.3 Tài liệu ngân sách quan, quan đơn vị trực thuộc (khối HCSN) 4.4 Kế hoạch tài tốn Viện Hàn lâm, đơn vị trực thuộc 4.5 Hồ sơ hội nghị công tác tài chính, kế tốn Viện Hàn lâm (Các loại văn bản, tài liệu có hồ sơ tham khảo 1.6) 4.6 Báo cáo tổng hợp kiểm kê tài sản cố định định kỳ hàng năm Viện Hàn lâm 4.7 Báo cáo tổng hợp kiểm kê đánh giá lại tài sản cố định đột xuất Viện Hàn lâm 4.8 Hồ sơ, tài liệu việc chuyển nhượng, bàn giao tài sản cố định (nhà cửa cơng trình) 4.9 Hồ sơ, tài liệu kiểm tra, tra tài quan, Viện Hàn lâm, đơn vị trực thuộc 69 4.10 Báo cáo tổng họp thiệt hại chiến tranh thiệt hại lớn thiên tai 4.11 Sổ kế toán tổng hợp Tài liệu quản lý xây dựng 5.1 Văn đạo, hướng dẫn công tác xây dựng Viện Hàn lâm 5.2 Kế hoạch báo cáo tình hình thực kế hoạch khối lượng vốn đầu tư XDCB dài hạn hàng năm Viện Hàn lâm, đơn vị trực thuộc 5.3 Tài liệu quản lý cơng trình XDCB (cơng trình nhóm A, cơng trình áp dụng giải pháp kiến trúc, kết cấu, công nghệ, thiết bị, vật liệu mới, cơng trình xây dựng điều kiện địa chất, địa hình đặc biệt) Tài liệu Tổ chức - Cán 6.1 Văn đạo, hướng dẫn trực tiếp gửi quan quan ban hành công tác tổ chức, cán Viện Hàn lâm 6.2 Chương trình, kế hoạch báo cáo cơng tác tổ chức, cán 6.3 Chương trình, kế hoạch báo cáo công tác tổ chức, cán Viện Hàn lâm, đơn vị trực thuộc 6.4 Hồ sơ hội nghị công tác tổ chức, cán 6.5 Hồ sơ xây dựng đề án tổ chức 6.6 Hồ sơ xây dựng đề án tổ chức Viện Hàn lâm, đề án tổ chức Viện Hàn lâm, đơn vị trực thuộc 6.7 Sơ đồ hệ thống tổ chức Viện Hàn lâm, tổ chức máy Viện Hàn lâm danh mục đơn vị trực thuộc 6.8 Hồ sơ, tài liệu việc thành lập, đổi tên, thay đổi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Viện Hàn lâm, đơn vị trực thuộc 6.9 Hồ sơ, tài liệu việc hợp nhất, sáp nhập, chia tách, giải thể Viện Hàn lâm đơn vị trực thuộc (nếu có) 6.10.Hồ sơ xây dựng quy chế làm việc Viện Hàn lâm 70 6.11 Đề án quy hoạch cán Viện Hàn lâm 6.12 Chỉ tiêu biên chế báo cáo tình hình thực tiêu biên chế hàng năm Viện Hàn lâm, đơn vị trực thuộc 6.13 Báo cáo thống kê số lượng, chất lượng cán Viện Hàn lâm, đơn vị trực thuộc 6.14 Danh sách cán lãnh đạo, cán khoa học kỹ thuật, danh sách cán bộ, công chức, viên chức 6.15 Hồ sơ xây dựng chức danh tiêu chuẩn chức danh công chức 6.16 Hồ sơ việc áp dụng chức danh công chức Viện Hàn lâm 6.17 Hồ sơ, tài liệu việc thi tuyển, thi nâng ngạch, kiểm tra chuyển ngạch hàng năm 6.18 Quv hoạch, kế hoạch báo cáo công tác đào tạo, bồi dưỡng cán Viện Hàn lâm, quan đơn vị trực thuộc 6.19 Hồ sơ, tài liệu việc xây dựng chương trình đào tạo, bồi dưỡng cán (Các loại văn bản, tài liệu có hồ sơ tham khảo 1.1) 6.20 Tài liệu việc quản lý công tác đào tạo 6.21 Các hồ sơ nhân điển hình (anh hùng, chiến sỹ thi đua toàn quốc, cá nhân tặng danh hiệu vinh dự, nhà hoạt động tiếng lĩnh vực, cán cao cấp Trung ương quản lý) 6.22 Hồ sơ xây dựng quy định, quy chế bảo vệ bí mật quốc gia danh mục bí mật 6.23 Hồ sơ xây dựng quy định, quy chế bảo vệ nội 6.24 Kế hoạch báo cáo tổng kết công tác bảo vệ trị nội hàng năm 6.25 Hồ sơ tài liệu vụ việc trị hình quan trọng Tài liệu lao động tiền lương 7.1 Văn đạo, hướng dẫn trực tiếp gửi quan quan ban hành công tác lao động tiền lương 71 7.2 Kế hoạch báo cáo công tác lao động, tiền lương hàng năm Viện Hàn lâm, đơn vị trực thuộc 7.3 Báo cáo thống kê tổng hợp lao động, tiền lương hàng năm 7.4 Hồ sơ hội nghị công tác lao động tiền lương 7.5 Hổ sơ, tài liệu việc xây dựng tổ chức thực chế độ tổ chức, quản lý lao động 7.6 Chương trình, kế hoạch báo cáo cơng tác định mức hàng năm 7.7 Hồ sơ việc xây dựng mức Viện Hàn lâm 7.8 Tài liệu việc xây dựng thực chế độ: 7.9 Báo cáo tổng hợp tình hình tai nạn lao động hàng năm 7.10 Hồ sơ vụ tai nạn lao động điển hình 7.11 Hổ sơ xây dựng thực thang bảng lương 7.12 Hồ sơ, tài liệu việc xây dựng thực chế độ đãi ngộ đặc biệt (phụ cấp, bồi dưỡng ) công chức, viên chức Tài liệu thi đua khen thưởng 8.1 Văn đạo, hướng dẫn Viện Hàn lâm công tác thi đua, khen thưởng 8.2 Hồ sơ xây dựng quy định, quy chế thi đua 8.3 Chương trình kế hoạch báo cáo tổng kết cơng tác thi đua hàng năm, nhiều năm Viện Hàn lâm, đơn vị trực thuộc 8.4 Hồ sơ hội nghị công tác thi đua, khen thưởng Viện Hàn lâm 8.5 Hồ sơ việc tổ chức thực phong trào thi đua kỷ niệm trọng đại dất nước, Viện Hàn lâm 8.6 Hồ sơ xây dựng tiêu chuẩn danh hiệu vinh dự ngành (Các loại văn bản, tài liệu có hồ sơ tham khảo 1.1) 8.7 Hồ sơ xét duyệt công nhận danh hiệu thi đua cho tập thể anh hùng, cá nhân từ chiến sỹ thi đua Viện Hàn lâm trỏ' lên danh hiệu vinh dự khác 72 Tài liệu Hợp tác quốc tế 9.1 Văn đạo, hướng dẫn hợp tác quốc tế 9.2 Kế hoạch báo cáo tình hình hoạt động hợp tác quốc tế hàng năm 9.3 Hồ sơ đoàn 9.4 Hồ sơ đoàn vào 9.5 Hồ sơ hội nghị, hội thảo quốc tế Viện Hàn lâm chủ trì 9.6 Hồ sơ chương trình, dự án hợp tác quốc tế Viện Hàn lâm 10 Tài liệu Thanh tra giải khiếu nại, tố cáo 10.1 Văn đạo công tác tra giải khiếu nại, tố cáo phạm vi Viện Hàn lâm 10.2 Hồ sơ xây dựng quy định, quy chế tra giải khiếu nại, tố cáo Viện Hàn lâm 10.3 Hồ sơ hội nghị tổng kết công tác tra, giải khiếu nại, tố cáo (Các loại văn bản, tài liệu có hồ sơ tham khảo 1.6) 10.4 Hồ sơ, tài liệu việc tổ chức thực Pháp lệnh Thanh tra Pháp lệnh giải khiếu nại, tố cáo, Luật khiếu nại, tố cáo phạm vi Viện Hàn lâm 10.5 Hồ sơ tra vụ việc điển hình 10.6 Hồ sơ giải vụ việc khiếu nại, tố cáo điển hình 10.7 Tài liệu tổng hợp hoạt động tổ chức tra nhân dân chương trình, kế hoạch, báo cáo hàng năm 11 Tài liệu công tác pháp chế, hành văn thư, lưu trữ 11.1 Văn đạo, hướng dẫn Viện Hàn lâm cơng tác pháp chế, hành văn phòng văn thư, lưu trữ 11.2 Tài liệu công tác pháp chế 11.3 Hồ sơ, tài liệu cải cách hành 11.4 Chương trình, kế hoạch báo cáo tổng kết cơng tác văn phòng, 73 văn thư, lưu trữ hàng năm 11.5 Hồ sơ hội nghị công tác văn phòng, văn thư, lưu trữ 11.6 Hồ sơ xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ, bảng thời hạn bảo quản tài liệu 11.7 Báo cáo thống kê tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ tài liệu lưu trữ Viện Hàn lâm 11.8 Tập lưu văn quy phạm pháp luật (Quyết định, Chỉ thị) Viện Hàn lâm ban hành 11.9 Tập lưu Quyết định cá biệt (trừ Quyết định nhân sự) II TÀI LIỆU VỀ HOẠT ĐỘNG CỦA TỔ CHÚC ĐÁNG, CƠNG ĐỒN VÀ ĐỒN THANH NIÊN CƠ QUAN Tài liệu hoạt động tổ chức đảng 4.1 Tài liệu đạo công tác chuyên môn Đảng uỷ Viện Hàn lâm 4.2 Hồ sơ Đại hội 4.3 Chương trình báo cáo tổng kết cơng tác hàng năm Đảng uỷ Viện Hàn lâm 4.4 Kế hoạch báo cáo thực kế hoạch triển khai thực Nghị quyết, vận động lớn tổ chức Đảng 4.5 Tài liệu chủ yếu công tác tổ chức nhân Đảng uỷ Viện Hàn lâm 4.6 Sổ ghi biên Tài liệu hoạt động tổ chức Cơng đồn 5.1 Hồ sơ Đại hội 5.2 Chương trình báo cáo tổng kết cơng tác hàng năm Cơng đồn Viện Hàn lâm 5.3 Kế hoạch báo cáo thực kế hoạch triển khai thực Nghị quyết, vận động lớn Cơng đồn Viện Hàn lâm 5.4 Hồ sơ Hội nghị cán bộ, công chức Viện Hàn lâm 74 5.5 Sổ ghi biên Tài liệu hoạt động Đoàn niên 6.1 Hồ sơ Đại hội 6.2 Chương trình báo cáo tổng kết cơng tác hàng năm Đồn niên 6.3 Kế hoạch báo cáo thực kế hoạch triển khai thực 6.4 Nghị quyết, vận động lớn Đoàn niên 3.5 Sổ ghi biên 75 Phụ lục MẪU BIÊN BẢN GIAO NHẬN HỒ SƠ, TÀI LIỆU VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC VÀ CƠNG NGHỆ VN VĂN PHỊNG Số: CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Hà Nội, ngày /BB-VP tháng năm 2019 BIÊN BẢN Về việc giao nhận tài liệu, tài liệu Căn Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan; Căn ………… (Danh mục hồ sơ năm , Kế hoạch thu thập tài liệu… ), Chúng gồm: BÊN GIAO: (tên đơn vị giao nộp tài liệu), đại diện là: - Ông (bà): …………………………………………………………… Chức vụ công tác/chức danh: ………………………………………… BÊN NHẬN: (Lưu trữ quan), đại diện là: - Ơng (bà): …………………………………………………………… Chức vụ cơng tác/chức danh: ………………………………………… Thống lập biên giao nhận tài liệu với nội dung sau: Tên khối tài liệu giao nộp: …………………………………………… Thời gian tài liệu: …………………………………………… Số lượng tài liệu: - Tổng số hộp (cặp): …………………………………… - Tổng số hồ sơ (đơn vị bảo quản); …… Quy mét giá: ………mét Tình trạng tài liệu giao nộp: ………………………………………… Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu kèm theo Biên lập thành hai bản; bên giao (đơn vị /cá nhân) giữ bản, bên nhận (Lưu trữ quan) giữ bản./ ĐẠI DIỆN BÊN GIAO (Ký tên ghi rõ họ tên) ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN (Ký tên ghi rõ họ tên) 76 MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU Năm 20… Hộp/ cặp số Số, ký hiệu HS Tiêu đề hồ sơ Thời gian TL Thời hạn bảo quản Số tờ Ghi (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) Mục lục gồm: …………………………… hồ sơ (đơn vị bảo quản) Viết chữ: ………………………………………… 77 Phụ lục BẢNG THỐNG KÊ SỐ LƯỢNG TÀI LIỆU THU THẬP TỪ NĂM 2013 ĐẾN NAY STT Thời gian Tên khối tài liên Thời gian Số lượng tài liệu giao nộp quan TL (M) Các hồ sơ, tài 01 11/11/2013 liệu tập lưu Ban Một số hồ sơ xếp theo vụ việc 1986 đến 2011 192 cặp 02 04/9/2014 Ban TCCB Đa số hồ sơ xếp theo vụ việc, vấn đề 1995 đến 2010 242 cặp - Chứng từ kế toán xếp theo nội chứng từ, sổ 04/9/2014 sách, tài liệu xây dựng bản, tài liệu sản phẩm sơ chưa biên mục cho VB, số cặp TL lộn xộn chưa rõ nội dung Khối tài liệu 03 hồ sơ chưa biên mục cho vb nhiều cặp tài liệu lộn xộn chưa rõ nội dung ƯDTKCN Khối tài liệu Tình trạng tài liệu giao nộp 1996 đến 2010 dung, thứ tự theo năm, gọn gàng 81 thùng - Tài liệu XDCB tài liệu khác chưa thành hồ sơ 78 ... động lưu trữ Viện Hàn lâm Khoa học Công nghệ Việt Nam Chương Thực trạng hoạt động lưu trữ Viện Hàn lâm Khoa học Công nghệ Việt Nam Chương Giải pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động lưu trữ Viện Hàn lâm. .. 2015 Chủ tịch Viện Hàn lâm Khoa học Công nghệ Việt Nam ban hành Quy chế Công tác văn thư lưu trữ Viện Hàn lâm Khoa học Công nghệ Việt Nam Viện Hàn lâm bố trí viên chức làm lưu trữ chun mơn nghiệp... LÂM KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ VIỆT NAM 24 2.1 Giới thiệu chung Viện Hàn lâm Khoa học Công nghệ Việt Nam 24 2.1.1 Lịch sử hình thành phát triển, chức Viện Hàn lâm Khoa học Công nghệ Việt Nam