Đang tải... (xem toàn văn)
TÀI LIỆU QUẢN LÝ DỰ ÁN - CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN XÂY DỰNG HÒA BÌNH
QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition Chương 13 Chương 13 Quản lý bên liên quan đến Dự án Quản lý bên liên quan dự án bao gồm trình cần thiết để Nhận diện cá nhân, nhóm, tổ chức ảnh hưởng đến dự án bị ảnh hưởng dự án, để phân tích mong đợi bên liên quan ảnh hưởng họ đến dự án, để triển khai chiến lược quản lý phù hợp việc tham gia có hiệu bên liên quan định thực Quản lý bên liên quan phải lưu tâm đến liên tục thông tin với bên liên quan để hiểu nhu cầu kỳ vọng họ, giải vấn đề chúng xuất hiện, quản lý xung đột lợi ích, khuyến khích cam kết bên liên quan thích hợp định hoạt động dự án Sự hài lòng bên liên quan quản lý mục tiêu dự án Hình 13-1 cung cấp nhìn tổng quan trình quản lý bên liên quan bao gồm: 13.1 Nhận diện bên liên quan - Quá trình nhận diện cá nhân, nhóm, tổ chức ảnh hưởng bị ảnh hưởng định, hoạt động, kết dự án, phân tích tài liệu hóa thơng tin tương ứng liên quan đến quyền lợi họ, tham gia, phụ thuộc lẫn nhau, tác động, ảnh hưởng tiềm tàng đến thành công dự án 13.2 Kế hoạch Quản lý bên liên quan - Quá trình xây dựng chiến lược quản lý thích hợp để bên liên quan tham gia hiệu suốt vòng đời dự án, sở phân tích nhu cầu, quyền lợi họ, ảnh hưởng tiềm tàng đến thành công dự án 13.3 Quản lý tham gia bên liên quan- Quá trình giao tiếp làm việc với bên liên quan để đáp ứng nhu cầu /kỳ vọng họ, giải vấn đề chúng xuất hiện, thúc đẩy tham gia bên liên quan thích hợp hoạt động suốt vòng đời dự án 13.4 Kiểm sốt tham gia bên liên quan- Quá trình giám sát tổng thể mối quan hệ bên liên quan, điều chỉnh chiến lược kế hoạch bên liên quan tham gia Các trình tương tác với với trình lĩnh vực kiến thức khác mô tả chi tiết phần Phụ lục A1 HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (6/2014) Page 383 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition Chương 13 Mỗi dự án có bên liên quan bị ảnh hưởng ảnh hưởng cách tích cực hay tiêu cực đến dự án Còn số bên liên quan ảnh hưởng giới hạn đến dự án, số khác ảnh hưởng đáng kể đến dự án kết kỳ vọng Khả người quản lý dự án phải Nhận diện xác quản lý bên liên quan cách thích hợp có nghĩa khác biệt thành công thất bại HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (6/2014) Page 384 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition Chương 13 13.1 Nhận diện bên liên quan Quá trình Nhận diện cá nhân, nhóm, tổ chức ảnh hưởng bị ảnh hưởng định, hoạt động, kết dự án, phân tích tài liệu hóa thơng tin tương ứng liên quan đến quyền lợi họ, tham gia, phụ thuộc lẫn nhau, tác động, ảnh hưởng tiềm tàng đến thành công dự án Tầm quan trọng q trình cho phép người quản lý dự án xác định trọng tâm phù hợp với đối tượng nhóm bên liên quan Đầu vào, công cụ kỹ thuật, kết đầu q trình mơ tả hình 13-2 Hình 13-3 mơ tả sơ đồ luồng liệu trình HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (6/2014) Page 385 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition bên Chương 13 tham gia dự án Các bên liên quan dự án cá nhân, nhóm, tổ chức ảnh hưởng, bị ảnh hưởng, tự cảm thấy bị ảnh hưởng định, hoạt động, kết dự án Họ bao gồm cá nhân tổ chức khách hàng, nhà tài trợ, tổ chức thực hiện, cơng chúng tích cực tham gia dự án, quyền lợi ảnh hưởng tích cực hay tiêu cực việc thực kết thúc dự án Chúng gây ảnh hưởng tồn dự án chuyển giao dự án Các bên liên quan vị trí khác tổ chức, có quyền khác nhau, tổ chức bên ngồi thực dự án Phần 13.1.2 xác định thành phần khác Yếu tố định cho thành công dự án việc sớm Nhận diện bên liên quan cho dự án giai đoạn dự án phân tích mức độ quan trọng họ, kỳ vọng cá nhân, tầm quan trọng ảnh hưởng họ Đánh giá ban đầu nên xem xét cập nhật thường xuyên Hầu hết dự án có số lượng khác bên liên quan tùy thuộc quy mơ, tính chất phức tạp Trong thời gian PM có giới hạn nên sử dụng cách hiệu có thể, bên liên quan nên phân cấp theo mức độ quan trọng, mức độ ảnh hưởng, mức độ tham gia họ dự án, xem xét thực tế làm tác động đến ảnh hưởng bên HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (6/2014) Page 386 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition Chương 13 liên quan không xảy trở nên rõ ràng giai đoạn sau dự án Điều cho phép PM tập trung vào mối quan hệ cần thiết để đảm bảo thành công dự án 13.1.1 Nhận diện bên liên quan: Đầu vào 13.1.1.1 Tôn dự án Mô tả mục 4.1.3.1 Tôn dự án cung cấp thơng tin người nội bên liên quan đến dự án bị ảnh hưởng kết thực dự án, chẳng hạn nhà tài trợ dự án, khách hàng, thành viên đội, nhóm ban ngành tham gia dự án, người tổ chức bị ảnh hưởng dự án 13.1.1.2 Tài liệu mua hàng Mô tả mục 12.1.3.3 Nếu dự án kết hoạt động mua hàng hợp đồng thiết lập, thành phần tham gia bên hợp đồng bên liên quan dự án Các bên liên quan khác, chẳng hạn nhà cung cấp, cần xem phần danh sách bên liên quan dự án 13.1.1.3 Các yếu tố môi trường doanh nghiệp Mô tả mục 2.1.5 Các yếu tố môi trường doanh nghiệp ảnh hưởng đến q trình Nhận diện bên liên quan bao gồm, không giới hạn: • Văn hóa cấu tổ chức; • Chính phủ tiêu chuẩn ngành nghề (ví dụ: quy định, tiêu chuẩn sản phẩm) • Xu hướng tồn cầu, khu vực địa phương, thực tiễn hay thói quen 13.1.1.4 Tài sản quy trình tổ chức Mơ tả mục 2.1.4 Tài sản quy trình tổ chức ảnh hưởng đến q trình Nhận diện bên liên quan bao gồm, không giới hạn: • Mẫu danh mục bên liên quan, • Bài học kinh nghiệm từ dự án trước đó, • Sổ danh mục bên liên quan từ dự án trước 13.1.2 Nhận diện bên liên quan: Công cụ kỹ thuật HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (6/2014) Page 387 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition Chương 13 13.1.2.1 Phân tích bên liên quan Phân tích bên liên quan kỹ thuật thu thập phân tích cách có hệ thống định lượng định tính thơng tin để xác định lợi ích cần lưu ý suốt dự án Nó xác định lợi ích, mong đợi, ảnh hưởng bên liên quan quan hệ họ với mục đích dự án Nó giúp xác định mối quan hệ bên liên quan (với dự án với bên liên quan khác) thừa hưởng để xây dựng mối liên kết quan hệ đối tác tiềm nhằm nâng cao hội thành công dự án, với mối quan hệ bên liên quan cần tác động cách khác giai đoạn khác dự án phần dự án Phân tích bên liên quan thường theo bước đây: Nhận diện tất bên tham gia dự án tiềm thơng tin có liên quan, vai trò, nhiệm vụ, sở thích, kiến thức, tầm quan trọng mức độ ảnh hưởng họ Các bên liên quan thường dễ dàng xác định Họ bao gồm có vai trò định vai trò quản lý có ảnh hưởng đến hiệu dự án, chẳng hạn nhà tài trợ, PM, khách hàng Nhận diện bên liên quan khác thường thực cách vấn bên liên quan Nhận diện mở rộng danh sách bao gồm tất bên liên quan tiềm Phân tích tác động tiềm hỗ trợ mà bên liên quan tạo ra, phân loại chúng để xác định chiến lược tiếp cận Trong nhóm bên liên quan lớn, quan trọng, phải ưu tiên nổ lực để việc giao tiếp quản lý kỳ vọng họ đảm bảo có hiệu Đánh giá cách bên liên quan ứng xử phản ứng lại tình khác nhau, để biết cách tác động, hỗ trợ cho họ giảm thiểu tác động tiêu cực Có nhiều mơ hình phân loại sử dụng để phân tích bên liên quan, chẳng hạn như: Mơ hình quyền lực/lợi ích, nhóm bên liên quan dựa mức độ thẩm quyền lợi ích kết dự án; Mơ hình quyền lực/sự ảnh hưởng, nhóm các bên liên quan dựa mức độ thẩm quyền ảnh hưởng họ dự án; Mơ hình ảnh hưởng/tác động, phân loại bên liên quan ảnh hưởng họ đến dự án khả tác động họ đến việc thay đổi kế hoạch thi công dự án Mơ hình nét bật, mơ tả phân loại bên liên quan dựa quyền lực, cấp bách, tính hợp pháp họ HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (6/2014) Page 388 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition Chương 13 Hình 13-4 trình bày ví dụ mộ hình quyền lực / tầm quan trọng với A-H đại diện cho vị trí bên liên quan có đặc điểm chung Cao Vẫn hài lòng Quản lý chặt chẽ Theo dõi Giữ liên lạc Năng lực Thấp Quyền lợi Thấp Cao Hình 13-4 Ví dụ Lưới Năng lực/ Quyền lợi với Bên liên quan 13.1.2.2 Tham vấn chuyên gia Để đảm bảo nhận diện toàn diện ghi vào danh sách bên liên quan, việc đánh giá ý kiến chuyên môn nên tìm kiếm từ nhóm, cá nhân có đào tạo chuyên ngành chuyên gia chuyên ngành, chẳng hạn như: Quản lý cấp cao; Các đơn vị khác tổ chức; HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (6/2014) Page 389 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition Chương 13 Các bên liên quan nhận diện Quản lý dự án làm việc dự án loại (trực tiếp thông qua học kinh nghiệm); Các chuyên gia chuyên đề kinh doanh dự án tương đương; Các nhóm chuyên gia tư vấn ngành; Các hiệp hội kỹ thuật chuyên môn, tổ chức phi phủ Ý kiến chun gia thu thông qua tham vấn cá nhân qua bảng khảo sát 13.1.2.3 Hội họp Các họp phân tích hồ sơ họp thiết kế để phát triển am hiểu bên liên quan dự án, chúng sử dụng để trao đổi phân tích thơng tin vai trò, tầm quan trọng, hiểu biết tồn vị trí bên liên quan làm việc dự án 13.1.3 Nhận diện bên liên quan: Đầu 13.1.3.1 Danh mục bên liên quan Kết q trình nhận diện bên liên quan danh sách bên liên quan Tất chi tiết liên quan đến việc nhận diện bên liên quan bao gồm, không giới hạn: Thông tin nhận diện Tên, chức vụ tổ chức, vị trí, vai trò dự án, thơng tin liên lạc; Thơng tin đánh giá u cầu chính, mong đợi chính, ảnh hưởng tiềm dự án, giai đoạn vòng đời với quan tâm nhất, Phân loại bên liên quan Nội / bên ngoài, ủng hộ / trung lập / chống đối, Danh sách bên liên quan nên tư vấn cập nhật cách thường xuyên, bên liên quan thay đổi - nhận diện - suốt vòng đời dự án HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (6/2014) Page 390 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition Chương 13 13.2 Kế hoạch quản lý bên liên quan Kế hoạch quản lý bên liên quan trình đề chiến lược quản lý thích hợp để bên liên quan tham gia hiệu suốt vòng đời dự án, sở phân tích nhu cầu, tầm quan trọng, tác động tiềm đến thành công dự án Lợi ích quan trọng q trình chuẩn bị cách rõ ràng, kế hoạch hành động tương tác với bên liên quan để hỗ trợ lợi ích dự án Đầu vào, công cụ phương pháp kỹ thuật, kết đầu q trình mơ tả hình 135 Hình 13-6 sơ đồ mô tả luồng liệu trình HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (6/2014) Page 391 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition Chương 13 Kế hoạch quản lý bên liên quan xác định dự án ảnh hưởng đến bên liên quan nào, sau cho phép người quản lý dự án mở rộng nhiều cách khác để bên liên quan tham gia có hiệu dự án, quản lý kỳ vọng họ, sau đạt mục tiêu dự án Quản lý bên liên quan cải tiến tốt truyền thơng đòi hỏi cao quản lý nhóm Quản lý bên liên quan việc tạo trì mối quan hệ nhóm dự án bên liên quan, nhằm đáp ứng nhu cầu đòi hỏi tương ứng họ phạm vi dự án ]09pQuá trình tạo kế hoạch quản lý bên liên quan, có kế hoạch chi tiết cách quản lý hiệu bên liên quan thực Khi thực dự án, thành viên bên liên quan mức độ yêu cầu việc tham gia thay đổi, cho nên, kế hoạch quản lý bên liên quan trình lặp lặp lại xem xét cách thường xuyên người quản lý dự án 13.2.1 Kế hoạch quản lý bên liên quan: Đầu vào 13.2 1.1 Kế hoạch quản lý dự án Được mô tả mục 4.2.3.1 Các thông tin sử dụng cho việc xây dựng kế hoạch quản lý bên liên quan bao gồm, không giới hạn: Vòng đời lựa chọn cho dự án trình áp dụng cho giai đoạn; Mô tả cách thức làm việc thực để hoàn thành mục tiêu dự án; Mô tả yêu cầu nguồn nhân lực đáp ứng, vai trò trách nhiệm nào, mối quan hệ báo cáo, nhân quản lý bố trí cấu trúc cho dự án; Kế hoạch quản lý thay đổi cách theo dõi kiểm sốt tài liệu thay đổi, Sự cần thiết phương pháp kỹ thuật để giao tiếp bên liên quan 13.2.1.2 Danh mục bên liên quan Được mô tả mục 13.1.3.1 danh mục bên liên quan cung cấp thông tin cần thiết để lập kế hoạch phù hợp cho bên liên quan tham gia dự án HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (6/2014) Page 392 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition Chuyên gia kinh doanh dự án tương đương; Các nhóm kinh doanh chuyên gia tư vấn; Các hiệp hội kỹ thuật chuyên môn, tổ chức phi phủ Chương 13 Tham vấn chun gia thu thông qua tham vấn cá nhân qua bảng khảo sát 13.2.2.2 Hội họp Các họp nên tổ chức với chuyên gia nhóm dự án để xác định mức độ tham gia tất bên liên quan Thơng tin sử dụng để chuẩn bị kế hoạch quản lý bên liên quan 13.2.2.3 Kỹ thuật phân tích Mức độ tham gia bên liên quan cần phải đối chiếu với mức độ yêu cầu tham gia theo kế hoạch để dự án hoàn thành thành cơng Bên liên quan tham gia suốt vòng đời dự án định thành công dự án Mức độ tham gia bên liên quan phân cấp sau: Khơng biết Khơng biết dự án tác động tiềm Kháng cự Hiểu biết dự án tác động tiềm kháng cự để thay đổi Trung lập Hiểu biết dự án không hỗ trợ không kháng cự Hỗ trợ Hiểu biết dự án tác động tiềm hỗ trợ để thay đổi Lãnh đạo Hiểu biết dự án tác động tiềm tích cực tham gia đảm bảo dự án thành công Thành phần tham gia đưa cách sử dụng bên liên ma trận đánh giá bên liên quan tham gia, hình 13-7, C cho tham gia tại, D cho tham gia mong muốn Nhóm dự án cần xác định mức độ tham gia mong muốn giai đoạn dự án, thơng tin sẵn có Ví dụ hình 13-7 cho thấy bên liên quan mức độ mong muốn tham gia, bên liên quan yêu cầu thông tin nhiều hành động nhiều bổ sung để chuyển họ đến mức mong muốn tham gia HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (6/2014) Page 394 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition Chương 13 Thông qua trình phân tích này, khoảng cách mức độ tham gia mong muốn xác định Hành động thông tin liên lạc cần thiết để đóng khoảng cách xác định cách sử dụng ý kiến chuyên gia nhóm dự án 13.2.3 Kế hoạch quản lý bên liên quan: Đầu 13.2.3.1 Kế hoạch quản lý bên liên quan Các kế hoạch quản lý bên liên quan phần kế hoạch quản lý dự án (mục 4.2.3.1) xác định chiến lược quản lý cần thiết để bên liên quan tham gia có hiệu Kế hoạch quản lý bên liên quan thức hay khơng thức, có nhiều chi tiết tổng thể, nhu cầu dự án Ngoài liệu thu thập sổ danh mục bên liên quan, kế hoạch quản lý bên liên quan thường chuẩn bị: Mức độ tham gia mong muốn bên liên quan chính; Phạm vi tác động thay đổi đến bên liên quan; Xác định mối quan hệ qua lại chồng chéo tiềm bên liên quan; Yêu cầu thông tin liên lạc bên liên quan cho giai đoạn dự án; Thông tin phân phối cho bên liên quan, bao gồm ngôn ngữ, định dạng, nội dung mức độ chi tiết; HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (6/2014) Page 395 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition Chương 13 Lý việc phân phối thơng tin tác động dự kiến đến bên liên quan tham gia; Khoảng thời gian tần số phân phối cho thông tin cần thiết để bên liên quan, Phương pháp cập nhật hoàn thiện kế hoạch quản lý bên liên quan phát triển dự án Quản lý dự án phải thấy tính chất nhạy cảm kế hoạch quản lý bên liên quan đòi hỏi có biện pháp phòng ngừa thích hợp Ví dụ, thơng tin bên liên quan đối kháng với dự án có khả gây tổn hại, xem xét định kỳ phải đưa việc phân phối thông tin Khi cập nhật kế hoạch quản lý bên liên quan, tính hợp lệ giả định phải xem xét để đảm bảo tính xác phù hợp liên tục 13.2.3 Cập nhật tài liệu dự án Tài liệu dự án cập nhật bao gồm, không giới hạn: Tiến độ dự án, Sổ danh mục bên liên quan 13.3 Quản lý tham gia bên liên quan Quản lý tham gia bên liên quan trình giao tiếp làm việc với bên liên quan để đáp ứng nhu cầu / mong đợi họ, giải vấn đề chúng xảy ra, khuyến khích bên liên quan tham gia thích hợp hoạt động dự án xuyên suốt vòng đời dự án Lợi ích quan trọng q trình cho phép người quản lý dự án tăng cường hỗ trợ giảm thiểu đối kháng từ bên liên quan, dẫn đến tăng hội để đạt thành công dự án Các yếu tố đầu vào, công cụ phương pháp kỹ thuật, kết đầu q trình mơ tả hình 138 Hình 13-9 mơ tả sơ đồ luồng liệu trình HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (6/2014) Page 396 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition Đầu vào Kế hoạch Quản lý bên liên quan Kế hoạch Quản lý truyền thông Nhật ký thay đổi Tài sản Quy trình Tổ chức Chương 13 Cơng cụ & Kỹ thuật Các phương pháp truyền thông Các kỹ lực cá nhân Các kỹ quản lý Đầu Nhật ký kiện Yêu cầu thay đổi Cập nhật kế hoạch Quản lý dự án Cập nhật tài liệu dự án Cập nhật tài sản quy trình tổ chức Hình 13-8 Quản lý tham gia Bên liên quan : Đầu vào, Công cụ & Kỹ thuật Đầu Quản lý tham gia bên liên quan bao gồm hoạt động như: Các bên liên quan tham gia giai đoạn thích hợp dự án để đạt cố cam kết tiếp tục họ thành công dự án; HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (6/2014) Page 397 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition Chương 13 Quản lý kỳ vọng bên liên quan thông qua việc thương lượng giao tiếp, đảm bảo đạt mục tiêu dự án; Giải mối lo ngại tiềm chưa trở thành vấn đề vấn đề đốn trước tương lai tăng lên bên liên quan Các mối lo ngại cần phải xác định thảo luận sớm tốt để đánh giá rủi ro liên quan đến dự án; Làm rõ giải vấn đề xác định Quản lý tham gia bên liên quan giúp tăng xác suất thành công dự án cách đảm bảo bên liên quan hiểu rõ mục đích, mục tiêu, lợi ích, rủi ro dự án Điều làm họ hỗ trợ tích cực đến dự án để giúp hướng dẫn hoạt động giải vấn đề dự án Bằng cách dự đoán phản ứng người dự án, hoạt động chủ động thực để hỗ trợ giành thắng lợi giảm thiểu tác động tiêu cực Khả bên liên quan ảnh hưởng đến dự án thường cao giai đoạn ban đầu ngày thấp dự án tiến triển Người quản lý dự án có trách nhiệm cho việc tham gia quản lý bên liên quan khác dự án kêu gọi nhà tài trợ dự án để hỗ trợ cần thiết Quản lý hoạt động tham gia bên liên quan làm giảm rủi ro liên quan dự án không đáp ứng mục đích mục tiêu 13.3.1 Quản lý tham gia bên liên quan: Đầu vào 13.3.1.1 Kế hoạch quản lý bên liên quan Được mô tả mục 13.2.3.1 Kế hoạch quản lý bên liên quan cung cấp hướng dẫn làm để bên liên quan khác tham gia tốt dự án Kế hoạch quản lý bên liên quan mô tả phương pháp kỹ thuật sử dụng để bên liên quan trao đổi thông tin Kế hoạch sử dụng để xác định mức độ tương tác qua lại bên liên quan khác - với tài liệu khác - giúp xác định chiến lược để nhận diện quản lý bên liên quan suốt vòng đời dự án 13.3.1.2 Kế hoạch quản lý thông tin HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (6/2014) Page 398 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition Chương 13 Được mô tả mục 10.1.3.1 Kế hoạch quản lý thông tin cung cấp hướng dẫn cung cấp thông tin quản lý mong đợi bên liên quan Các thông tin sử dụng bao gồm, không giới hạn: Yêu cầu thông tin bên liên quan; Thông tin truyền đạt, gồm ngôn ngữ, định dạng, nội dung mức độ chi tiết; Lý để phân phối thông tin; Người nhóm người nhận thơng tin, Q trình đối kháng căng thẳng 13.3.1.3 Nhật ký thay đổi Được mô tả mục 4.5.3.2 Nhật ký thay đổi sử dụng để làm chứng cho thay đổi xảy suốt dự án Những thay đổi - ảnh hưởng dự án thời gian, chi phí rủi ro truyền đạt đến bên liên quan thích hợp 13.3.1.4 Tài sản q trình tổ chức Được mơ tả mục 2.1.4 Tài sản trình tổ chức ảnh hưởng q trình quản lý tham gia bên liên quan bao gồm, không giới hạn: Yêu cầu truyền thông tổ chức, Quá trình quản lý lưu hành, Thủ tục kiểm sốt thay đổi, Thơng tin lịch sử dự án trước 13.3.2 Quản lý quan tham gia bên liên: Công cụ kỹ thuật 13.3.2.1 Các phương pháp giao tiếp Được mô tả mục 10.1.2.4 Các phương pháp truyền thông xác cho kế hoạch quản lý truyền thông bên liên quan sử dụng trình quản lý tham gia bên liên quan Dựa yêu cầu truyền thông bên liên quan, người quản lý dự án định nào, nào, phương pháp truyền thông sử dụng dự án HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (6/2014) Page 399 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition Chương 13 13.3.2.2 Kỹ giao tiếp Người quản lý dự án áp dụng kỹ giao tiếp để quản lý mong đợi bên liên quan Ví dụ: Xây dựng lòng tin, Giải xung đột, Lắng nghe tích cực, Khắc phục đối kháng để thay đổi 13.3.2.3 kỹ quản lý Người quản lý dự án áp dụng kỹ quản lý để phối hợp làm hài hòa nhóm để hồn thành mục tiêu dự án Ví dụ: Sự đồng thuận mục tiêu dự án, Người ảnh hưởng đến việc hỗ trợ dự án, Đàm phán thỏa thuận để đáp ứng nhu cầu dự án cần, Thay đổi hành vi tổ chức để chấp nhận kết dự án 13.3.1 Quản lý tham gia bên liên quan: Đầu 13.3.3 Nhật ký kiện Quản lý tham gia bên liên quan dẫn đến việc lập nhật ký vấn đề Nhật ký cập nhật vấn đề nhận diện vấn đề giải 13.3.3.2 Những yêu cầu thay đổi Quản lý tham gia bên liên quan kết yêu cầu thay đổi sản phẩm dự án Nó bao gồm hành động khắc phục phòng ngừa dự án tương tác với bên liên quan bị ảnh hưởng, phù hợp 13.3.3.3 Cập nhật kế hoạch quản lý dự án Nội dung kế hoạch quản lý dự án cập nhật bao gồm, không giới hạn, kế hoạch quản lý bên liên quan Kế hoạch cập nhật yêu HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (6/2014) Page 400 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition Chương 13 cầu yêu cầu thay đổi bên liên quan xác định Ví dụ, số thơng khơng cần thiết, phương pháp truyền thơng khơng hiệu thay phương pháp khác, yêu cầu thông tin nhận diện Nó cập nhật kết việc giải mối quan tâm giải vấn đề Ví dụ, xác định bên liên quan có nhu cầu thêm thơng tin 13.3.3.4 Cập nhật tài liệu dự án Tài liệu dự án cập nhật bao gồm, không giới hạn, sổ danh mục bên liên quan Tài liệu cập nhật thông tin thay đổi bên liên quan, bên liên quan xác định, bên liên quan có tên khơng tham gia vào bị ảnh hưởng dự án, cập nhật khác cho bên liên quan cụ thể yêu cầu 13.3.3.5 Cập nhật tài sản trình tổ chức Tài sản trình tổ chức cập nhật bao gồm, không giới hạn: Thông báo cho bên liên quan Thơng tin cung cấp cho bên liên quan vấn đề giải quyết, thay đổi phê duyệt, tình trạng dự án chung Báo cáo dự án Form mẫu thơng tin báo cáo mơ tả tình trạng dự án bao gồm học kinh nghiệm, nhật ký vấn đề, báo cáo kết thúc dự án, liệu đầu từ kiến thức lĩnh vực khác (Phần 4-12) Các thuyết trình dự án Thơng tin thức khơng thức cung cấp nhóm dự án để tất bên tham gia dự án Hồ sơ dự án Hồ sơ dự án bao gồm thư từ qua lại, ghi nhớ, biên họp, tài liệu khác mô tả dự án Thông tin phản hồi từ bên liên quan Thông tin nhận từ bên liên quan hoạt động dự án phân phối sử dụng để sửa đổi cải thiện hiệu suất dự án tương lai Tài liệu học kinh nghiệm Tài liệu bao gồm phân tích nguyên nhân gốc rễ vấn đề phải đối mặt, lý lựa chọn hành động khắc phục, học kinh nghiệm quản lý bên liên quan khác Bài học kinh HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (6/2014) Page 401 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition Chương 13 nghiệm ghi chép phân phối, trở thành phần liệu lịch sử cho dự án tổ chức thực 13.4 Kiểm soát tham gia bên liên quan Kiểm soát tham gia bên liên quan trình giám sát mối quan hệ tổng thể bên liên quan dự án điều chỉnh chiến lược kế hoạch tham gia bên liên quan Lợi ích quan trọng q trình trì nâng cao hiệu kết hoạt động tham gia bên liên quan làm cho dự án tiến triển thay đổi môi trường dự án Các yếu tố đầu vào, công cụ kỹ thuật, kết đầu q trình mơ tả hình 13-10 Hình 13-11 mơ tả sơ đồ luồng liệu trình HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (6/2014) Page 402 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition Chương 13 Hoạt động tham gia bên liên quan bao gồm kế hoạch quản lý bên liên quan thực suốt vòng đời dự án Sự tham gia bên liên quan cần phải liên tục kiểm soát 13.4.1 Kiểm soát tham gia bên liên quan: Đầu vào 13.4.1.1 Kế hoạch quản lý dự án Được mô tả mục 4.2.3.1 Kế hoạch quản lý dự án sử dụng để xây dựng kế hoạch quản lý bên liên quan, mô tả mục 13.1.3.1 Các thông tin sử dụng để kiểm soát tham gia bên liên quan bao gồm, khơng giới hạn: Vòng đời lựa chọn cho dự án trình áp dụng cho giai đoạn; Công việc thực để hoàn thành mục tiêu dự án; HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (6/2014) Page 403 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition Chương 13 Các yêu cầu nguồn nhân lực đươc đáp úng nào, vai trò trách nhiêm sao, báo cáo mối quan hệ, quản lý nhân tập trung tạo cấu trúc cho dự án; Kế hoạch quản lý thay đổi tài liệu thay đổi theo dõi kiểm soát, Nhu cầu cách thức giao tiếp bên liên quan 13.4.1.2 Nhật ký kiện: Được mô tả mục 13.3.3.1 Nhật ký kiện cập nhậtnhư xác định vấn đề vấn đề giải 13.4.1.3 Dữ liệu hiệu suất công việc : Được mô tả mục 4.3.3.2 Dữ liệu hiệu suất công việc quan sát phép đo xác định suốt hoạt động thực để tiến hành công việc dự án Các phép đo khác hoạt động phân phối dự án thu thập q trình kiểm sốt khác Dữ liệu thường xem trừu tượng mà thơng tin từ làm tảng cho tiến trình khác Ví dụ liệu hiệu suất cơng việc bao gồm tỷ lệ phần trăm báo cáo công việc hoàn thành, hiệu suất biện pháp kỹ thuật, ngày bắt đầu kết thúc hoạt động tiến độ, số lượng yêu cầu thay đổi, số khiếm khuyết, chi phí thực tế, thời gian thực tế… 13.4.1.4 Tài liệu dự án Nhiều tài liệu dự án có nguồn gốc từ khởi tạo dự án, lập kế hoạch, thực hiện, kiểm sốt quy trình sử dụng hỗ trợ đầu vào cho việc kiểm soát tham gia bên liên quan Chúng bao gồm, không giới hạn: Tiến độ dự án, Đăng ký bên liên quan, Nhật ký kiện Nhật ký thay đổi Truyền thông dự án HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (6/2014) Page 404 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition Chương 13 13.4.2 Kiểm soát tham gia bên liên quan : Công cụ kỹ thuật 13.4.2 Hệ thống quản lý thông tin Một hệ thống quản lý thông tin cung cấp công cụ tiêu chuẩn cho quản lý dự án để nắm bắt, lưu trữ, phân phối thông tin cho bên liên quan chi phí dự án, tiến độ dự án, hiệu suất Nó cho phép người quản lý dự án tổng hợp báo cáo từ số hệ thống tạo điều kiện phân phối báo cáo cho bên liên quan dự án Ví dụ định dạng phân phối bao gồm báo cáo bảng, phân tích bảng tính thuyết trình Khả đồ họa sử dụng để tạo hình ảnh đại diện thông tin thực dự án 13.4.2.2 Nhận định chuyên gia Để đảm bảo xác định toàn diện danh sách bên liên quan mới, đánh giá lại bên liên quan thực Đầu vào nên tìm kiếm từ nhóm cá nhân đào tạo chuyên ngành ý kiến chuyên gia, như: • Quản lý cấp cao; • Các đơn vị khác, cá nhân tổ chức; • Xác định bên liên quan chính; • Quản lý dự án làm việc dự án khu vực (Trực tiếp thông qua học kinh nghiệm); • Đối tượng chuyên gia lĩnh vực kinh doanh, dự án; • Các nhóm cơng nghiệp chun gia tư vấn • Hội ngành nghề kỹ thuật, quan quản lý tổ chức phi phủ Nhận định chun mơn thu thơng qua tham vấn cá nhân (ví dụ họp người vấn) thông qua bảng khảo sát (như nhóm tập trung, khảo sát) 13.4.2.3 Hội họp Cuộc họp đánh giá tình trạng sử dụng để trao đổi phân tích thơng tin tham gia bên liên quan HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (6/2014) Page 405 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition Chương 13 13.4.3 Kiểm soát tham gia bên liên quan : Đầu 13.4.3.1 Thông tin hiệu suất công việc Các thông tin hiệu suất công việc liệu hiệu suất thu thập từ q trình kiểm sốt khác nhau, phân tích bối cảnh, tích hợp dựa mối quan hệ lĩnh vực Do liệu hiệu suất công việc chuyển thành thông tin hiệu suất công việc Dữ liệu cho (thông tin)gia nhập(data per se are not ) không sử dụng trình định, ý nghĩa bị hiểu sai Tuy nhiên, thơng tin tương quan bối cảnh hóa cung cấp tảng vững cho định dự án Thông tin hiệu suất cơng việc lưu thơng qua q trình giao tiếp Ví dụ hiệu suất thơng tin tình trạng phân phối, tình hình thực u cầu thay đổi, ước tính dự báo hồn thành 13.4.3.2 Yêu cầu thay đổi Phân tích thực dự án tương tác với bên liên quan thường tạo yêu cầu thay đổi Những yêu cầu thay đổi xử lý thơng qua q trình Thực kiểm sốt thay đổi tích hợp (Phần 5) sau: Hành động khắc phục bao gồm thay đổi mang lại hiệu tương lai cho dự án phù hợp với kế hoạch quản lý dự án; Hành động phòng ngừa làm giảm khả phát sinh tiêu cực dự án tương lai 13.4.3 Cập nhật kế hoạch quản lý dự án Như bên liên quan tham gia với dự án, hiệu tổng thể chiến lược quản lý bên liên quan đánh giá Như thay đổi cần thiết cách tiếp cận chiến lược xác định, phần bị ảnh hưởng kế hoạch quản lý dự án cần phải cập nhật để phản ánh thay đổi Các yếu tố kế hoạch quản lý dự án cập nhật bao gồm, khơng giới hạn ở: Kế hoạch quản lý thay đổi, Kế hoạch quản lý truyền thông, Kế hoạch quản lý chi phí, Kế hoạch quản lý nguồn nhân lực, HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (6/2014) Page 406 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition Kế hoạch quản lý mua sắm, Kế hoạch quản lý chất lượng, Kế hoạch quản lý yêu cầu, Kế hoạch quản lý rủi ro, Kế hoạch quản lý tiến độ, Kế hoạch quản lý phạm vi, Kế hoạch quản lý bên liên quan Chương 13 13.4.3.4 Cập nhật dự án tài liệu Tài liệu dự án cập nhật bao gồm, không giới hạn: Đăng ký bên liên quan: Là việc cập nhật thông tin bên liên quan có thay đổi, bên liên quan xác định, bên liên quan đăng ký khơng tham gia vào bị ảnh hưởng dự án, cập nhật khác cho bên liên quan cụ thể yêu cầu Nhật ký kiện: Là việc cập nhật vấn đề xác định vấn đề giải 13.4.3.5 Cập nhật tài sản quy trình tổ chức Các tài sản quy trình tổ chức, cập nhật bao gồm, khơng giới hạn: Thông báo bên liên quan Thông tin cung cấp cho bên liên quan vấn đề giải quyết, phê duyệt thay đổi, tình trạng dự án chung Báo cáo dự án: Báo cáo dự án thức khơng thức mơ tả tình trạng dự án bao gồm học kinh nghiệm, nhật ký kiện, báo cáo dự án kết thúc, kết đầu từ phần kiến thức khác (Phần 4-12) Các thuyết trình dự án: Thơng tin thức khơng thức cung cấp nhóm dự án để tất bên tham gia dự án Hồ sơ dự án: Hồ sơ dự án bao gồm thư từ, bảng ghi nhớ, biên họp, tài liệu khác mô tả dự án HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (6/2014) Page 407 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition Chương 13 Thông tin phản hồi từ bên liên quan Thông tin nhận từ bên liên quan hoạt động dự án phân phối sử dụng để sửa đổi cải thiện hiệu suất tương lai dự án Bài học kinh nghiệm: Tài liệu bao gồm phân tích nguyên nhân gốc rễ vấn đề phải đối mặt, lý đằng sau hành động khắc phục lựa chọn, loại học kinh nghiệm quản lý bên liên quan Bài học kinh nghiệm tài liệu hóa phân phối để trở thành phần sở liệu lịch sử cho dự án tổ chức thực oOo HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (6/2014) Page 408 ... trình mơ tả hình 13- 2 Hình 13- 3 mơ tả sơ đồ luồng liệu trình HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (6/2014) Page 385 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition bên Chương 13 tham gia dự... dự án trước 13. 1.2 Nhận diện bên liên quan: Công cụ kỹ thuật HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (6/2014) Page 387 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition Chương 13 13.1.2.1 Phân... trình mơ tả hình 135 Hình 13- 6 sơ đồ mơ tả luồng liệu trình HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (6/2014) Page 391 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition Chương 13 Kế hoạch quản