Đang tải... (xem toàn văn)
TÀI LIỆU QUẢN LÝ DỰ ÁN - CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN XÂY DỰNG HÒA BÌNH
QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition Chương 10 Chương 10 Quản lý thông tin dự án Quản lý thơng tin dự án bao gồm quy trình yêu cầu để đảm bảo việc lên kế hoạch, thu thập, sáng tạo, phân phối, lưu trữ, sử dụng, quản lý, kiểm soát, giám sát chuyển nhượng cuối thơng tin dự án kịp thời thích hợp Nhà quản lý dự án dành phần lớn thời gian họ thông tin với thành viên bên liên quan khác dự án, dù nội (ở tất cấp tổ chức) ngồi tổ chức Thơng tin hiệu tạo cầu nối bên liên quan đa dạng có nguồn gốc khác văn hóa tổ chức, mức độ chuyên môn khác nhau, quan điểm lợi ích khác nhau, tác động có ảnh hưởng thực dự án kết Hình 10-1 cung cấp nhìn tổng quan quy trình quản lý dự án thơng tin, cụ thể sau: 10.1 Quản lý Kế hoạch thơng tin - Quy trình phát triển phương pháp kế hoạch phù hợp cho thông tin dự án dựa nhu cầu yêu cầu thông tin bên liên quan, tài sản có sẵn tổ chức 10.2 Quản lý thơng tin - Quy trình tạo ra, thu thập, phân phối, lưu trữ, khôi phục chuyển nhượng cuối thông tin dự án phù hợp với kế hoạch quản lý thông tin 10.3 Kiểm sốt thơng tin - Quy trình giám sát kiểm sốt thơng tin suốt vòng đời dự án để đảm bảo nhu cầu thông tin bên tham gia dự án đáp ứng Các quy trình tương tác với với quy trình lĩnh vực kiến thức khác mô tả chi tiết phần Phụ lục A1 Các hoạt động thơng tin tham gia vào quy trình thường có nhiều khía cạnh tiềm cần xem xét, bao gồm, không giới hạn: HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (10/2013) Page of 24 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition • Chương 10 Nội (trong dự án) bên (khách hàng, nhà cung cấp, dự án khác, tổ chức, cơng cộng); • Trang trọng (báo cáo, biên bản, thị) không trang trọng (email, thơng báo, thảo luận); • Theo hàng dọc (trên tổ chức) hàng ngang (với đồng nghiệp); • Chính thức (bản tin, báo cáo hàng năm) khơng thức (thơng tin lưu lại) • Bằng văn miệng, lời nói (chuyển điệu giọng nói) khơng lời (ngơn ngữ thể) Hầu hết kỹ giao tiếp thường dùng cho việc quản lý quản lý dự án, chẳng hạn như, khơng giới hạn: • Lắng nghe tích cực có hiệu quả; • Đặt câu hỏi thăm dò ý tưởng tình để đảm bảo hiểu biết tốt hơn; • Giáo dục để tăng kiến thức đội ngũ để họ đạt hiệu hơn; • Tìm thật để xác định xác nhận thơng tin; • Thiết lập quản lý kỳ vọng, • Thuyết phục người, nhóm tổ chức để thực hành động; • Tạo động lực để khuyến khích bảo đảm; • Huấn luyện để cải thiện hiệu suất đạt kết mong muốn; • Đàm phán để đạt thỏa thuận chấp nhận lẫn bên; • Giải xung đột để ngăn chặn tác động gây rối, • Tổng kết, tóm tắt, xác định bước HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (10/2013) Page of 24 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition Chương 10 10.1 Kế hoạch quản lý Thông tin Kế hoạch Quản lý Thông tin quy trình phát triển phương pháp kế hoạch thơng tin thích hợp cho dự án dựa nhu cầu yêu cầu thông tin bên liên quan, tài sản tổ chức có sẵn Lợi ích quan trọng quy trình nhận diện ghi chép lại phương pháp để giao tiếp hiệu hiệu với bên liên quan Đầu vào, công cụ kỹ thuật, đầu quy trình mơ tả hình 10-2 Hình 10-3 mơ tả sơ đồ luồng liệu quy trình quản lý kế hoạch thơng tin HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (10/2013) Page of 24 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition Chương 10 Lập kế hoạch thông tin dự án điều quan trọng cho thành công cuối dự án Kế hoạch thông tin khơng đầy đủ dẫn đến vấn đề chậm trễ việc thông báo bàn giao, thông tin sai thông tin cho đối tượng, thông tin không đầy đủ đến bên liên quan hiểu lầm hiểu sai thông điệp thông tin HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (10/2013) Page of 24 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition Chương 10 Ở hầu hết dự án, lập kế hoạch thông tin thực sớm, chẳng hạn quy trình xây dựng kế hoạch quản lý dự án Điều cho phép nguồn lực thích hợp, chẳng hạn thời gian ngân sách, phân bổ cho hoạt động thơng tin Thơng tin hiệu có nghĩa thông tin cung cấp định dạng phù hợp, lúc, đối tượng, cho tác động Thơng tin đầy đủ có nghĩa cung cấp thông tin cần thiết Trong tất dự án thấy cần thiết phải truyền đạt thông tin dự án, nhu cầu phương pháp phân phối thơng tin khác Ngồi ra, phương pháp lưu trữ, tìm kiếm xếp cuối thông tin dự án cần xem xét ghi chép thích hợp quy trình Cân nhắc quan trọng cần ý bao gồm, khơng giới hạn: • Ai cần thơng tin, người phép truy cập thông tin đó; • Khi họ cần thơng tin; • Trường hợp lưu trữ thơng tin; • Các định dạng lưu trữ thơng tin, • Cách lấy thơng tin • Không biết múi giờ, rào cản ngôn ngữ việc xem xét văn hóa cần tính đến hay khơng Các kết quy trình quản lý kế hoạch thông tin cần xem xét thường xuyên suốt dự án điều chỉnh cần thiết để đảm bảo tiếp tục áp dụng 10.1.1 Kế hoạch quản lý thông tin: Đầu vào 10.1.1.1 Kế hoạch quản lý dự án Mô tả mục 4.2.3.1 Kế hoạch quản lý dự án cung cấp thông tin cách thực hiện, theo dõi, kiểm soát, kết thúc dự án 10.1.1.2 Đăng ký bên liên quan HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (10/2013) Page of 24 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition Chương 10 Mô tả mục 13.1.3.1 Đăng ký bên liên quan cung cấp thông tin cần thiết để lập kế hoạch thông tin với bên liên quan dự án 10.1.1.3 Các yếu tố môi trường doanh nghiệp Mô tả mục 2.1.5 Quy trình quản lý kế hoạch thơng tin liên kết chặt chẽ với yếu tố môi trường doanh nghiệp, cấu trúc tổ chức có ảnh hưởng lớn yêu cầu thông tin dự án Tất yếu tố môi trường doanh nghiệp mô tả mục 2.1.5 dùng làm đầu vào cho quy trình này, kể từ thơng tin cần thích nghi với mơi trường dự án 10.1.1.4 Tài sản quy trình tổ chức Mơ tả mục 2.1.4 Tất tài sản quy trình tổ chức mô tả mục 2.1 sử dụng làm đầu vào cho quy trình quản lý kế hoạch thơng tin Trong đó, học kinh nghiệm thơng tin lịch sử quan trọng chúng cung cấp hiểu biết việc đưa định liên quan đến vấn đề thông tin kết định dự án tương tự trước Điều sử dụng thơng tin hướng dẫn để lập kế hoạch hoạt động thông tin cho dự án 10.1.2 Kế hoạch quản lý thông tin: Công cụ & Kỹ thuật 10.1.2.1 Phân tích kế hoạch quản lý thơng tin Phân tích yêu cầu thông tin xác định thông tin cần có bên liên quan Các yêu cầu xác định cách kết nối loại mẫu thơng tin cần có với việc phân tích giá trị thơng tin Nguồn lực dự án nên dùng hết thơng tin thơng tin để góp phần vào thành công dự án nơi mà thiếu thông tin dẫn đến thất bại Nhà quản lý dự án cần cân nhắc số lượng kênh hay đường dẫn thông tin tiềm số phức tạp thông tin dự án Tổng số kênh thông tin tiềm n(n1)/2, với n số lượng bên liên quan Ví dụ, dự án có 10 bên liên quan có 10(10-1)/2=45 kênh thơng tin tiềm Kết là, thành phần cốt lõi kế hoạch HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (10/2013) Page of 24 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition Chương 10 thông tin dự án thật để xác định giới hạn thông tin với người nhận thơng tin Các nguồn thơng tin điển hình thường dùng để nhận diện yêu cầu thông tin dự án bao gồm, khơng giới hạn: • Sơ đồ tổ chức • Tổ chức dự án quan hệ trách nhiệm bên liên quan • Kỷ luật, phòng ban hợp đồng liên quan tới dự án • Hậu cần nhiều người liên quan tới dự án địa điểm • Nhu cầu thơng tin nội (ví dụ, thơng tin tổ chức) • Nhu cầu thơng tin bên ngồi (ví dụ, thơng tin với phương tiện thông tin đại chúng, công cộng, hay nhà thầu); • u cầu thơng tin thơng tin bên liên quan từ sổ sách bên liên quan 10.1.2.2 Công nghệ thông tin Các phương pháp dùng để thông tin bên liên quan quan trọng Ví dụ, đội dự án sử dụng nhiều kỹ thuật từ giao tiếp ngắn gọn đến họp mở rộng, hay từ tài liệu văn đơn giản đến tài liệu phổ biến rộng rãi (ví dụ, tiến độ, sở liệu, trang web), mà dùng phương pháp thông tin truy cập qua mạng Các yếu tố ảnh hưởng đến cơng nghệ thơng tin bao gồm: • Nhu cầu thơng tin khẩn Thơng tin thông tin cần gấp, thường xuyên theo định dạng từ dự án sang dự án khác giai đoạn khác dự án • Cơng nghệ sẵn có Đảm bảo cơng nghệ tạo điều kiện cho thơng tin thích hợp, sẵn có, dễ truy cập cho tất bên liên quan xun suốt vòng đời dự án • Dễ sử dụng Đảm bảo chon lựa cơng nghệ thơng tin thích hợp cho tất thành viên dự án phù hợp để lên kế hoạch kiện đào tạo, có • Mơi trường dự án Cần xác định đội ngũ gặp gỡ hay mặt-đối-mặt hay môi trường thực tế; nơi mà họ định cư hay nhiều múi giờ; nơi mà HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (10/2013) Page of 24 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition Chương 10 họ dử dụng nhiều ngôn ngữ để giao tiếp; cuối nơi có yếu tố mơi trường dự án khác, văn hóa, ảnh hưởng tới thơng tin • Thơng tin nhạy cảm hay bí mật Cần xác định thông tin thông tin nhạy cảm hay bí mật hay khơng có thêm biện pháp an tồn cần để lấy Bên cạnh đó, cách thức thích hợp để thông tin thông tin cần phải xem xét kỹ 10.1.2.3 Mơ hình thơng tin Các mơ hình thơng tin sử dụng để tạo điều kiện thông tin trao đổi thơng tin thay đổi từ dự án đến dự án khác giai đoạn khác dự án Một mơ hình giao tiếp bản, thể hình 10-4, bao gồm hai bên, người gửi người nhận Phương tiện phương tiện công nghệ bao gồm phương thức giao tiếp tiếng ồn bao gồm can thiệp rào cản làm ảnh hưởng tới thơng tin Trình tự bước mơ hình thơng tin bản: • Mã hóa Suy nghĩ hay ý tưởng chuyển (mã hóa) sang ngơn ngữ người gửi • Trao đổi tin nhắn Thơng tin sau gửi người gửi sử dụng kênh thông tin (phương tiện) Việc truyền tải thơng điệp bị tổn hại yếu tố khác (ví dụ, khoảng cách, công nghệ lạ, sở hạ tầng khơng đầy đủ, khác biệt văn hóa, thiếu thông tin bản) Những yếu tố gọi chung tiếng ồn • Giải mã Thơng điệp dịch người nhận trở thành suy nghĩ có ý nghĩa hay ý tưởng • Thừa nhận Ngay nhận tin nhắn, người nhận báo hiệu (thừa nhận) nhận tin nhắn điều khơng có nghĩa thỏa thuận hiểu kỹ tin nhắn • Thơng tin phản hồi / Trả lời Khi nhận tin nhắn giải mã hiểu rõ, người nhận mã hóa suy nghĩ ý tưởng vào tin nhắn sau thơng tin điệp đến người gửi ban đầu HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (10/2013) Page of 24 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition Chương 10 Các thành phần mô hình giao tiếp cần xem xét thảo luận thông tin dự án Như phần q trình thơng tin, người gửi chịu trách nhiệm cho việc truyền tải thông điệp, đảm bảo thông tin truyền đạt rõ ràng đầy đủ, xác nhận thơng tin hiểu cách xác Người nhận có trách nhiệm đảm bảo thơng tin nhận tồn bộ, hiểu cách xác, thừa nhận hay phản hồi cách thích hợp Có nhiều thách thức việc sử dụng thành phần để giao tiếp hiệu với bên liên quan dự án, chẳng hạn kỹ thuật cao, nhóm dự án đa quốc gia Giao tiếp thành công khái niệm kỹ thuật từ thành viên nhóm đến thành viên nhóm quốc gia khác liên quan đến việc mã hóa thơng tin ngơn ngữ thích hợp, gửi tin nhắn sử dụng loạt công nghệ, có người nhận giải mã tin nhắn chuyển thành ngơn ngữ mẹ đẻ sau trả lời cung cấp thông tin phản hồi Bất kỳ tiếng ồn đường làm ảnh hưởng tới ý nghĩa ban đầu tin nhắn Trong ví dụ này, có nhiều yếu tố dẫn đến ý nghĩa dự định thông điệp bị hiểu lầm hiểu sai 10.1.2.4 Các phương pháp thông tin HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (10/2013) Page of 24 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition Chương 10 Có số phương pháp thông tin sử dụng để chia sẻ thông tin bên liên quan đến dự án Những phương pháp phân loại rộng rãi sau: • Thông tin tương tác Giữa hai nhiều bên thực trao đổi thơng tin đa chiều Đó cách hiệu để đảm bảo hiểu biết chung cho người tham gia chủ đề đặc biệt, bao gồm họp, gọi điện thoại, nhắn tin tức thời, hội nghị truyền hình, vv • Thông tin chủ động Gửi đến người nhận đặc biệt người cần phải nhận thông tin Điều đảm bảo thông tin phân phối khơng đảm bảo thực nắm bắt hiểu khán giả dự định.Thông tin đẩy bao gồm thư, ghi nhớ, báo cáo, email, fax, thư thoại, blog, thơng cáo báo chí, vv • Thơng tin lôi kéo Sử dụng cho khối lượng lớn thông tin, cho lượng khán giả lớn, yêu cầu người nhận truy cập nội dung thông tin theo định riêng Những phương pháp bao gồm trang web mạng nội bộ, học điện tử, học kinh nghiệm sở liệu, kho kiến thức, vv Các lựa chọn phương pháp thông tin sử dụng cho dự án cần thảo luận thoả thuận bên liên quan dự án dựa yêu cầu thông tin, hạn chế chi phí thời gian, tính quen thuộc sẵn có cơng cụ cần thiết nguồn lực áp dụng cho trình thơng tin 10.1.2.5 Hội họp Mơ tả mục 4.3.2.3 Quy trình lập kế hoạch quản lý thơng tin đòi hỏi phải thảo luận đối thoại với đội dự án để xác định cách thích hợp để cập nhật trao đổi thông tin dự án, để đáp ứng yêu cầu bên liên quan khác thơng tin Các thảo luận đối thoại thường hỗ trợ thông qua họp, thực mặt đối mặt trực tuyến địa điểm khác nhau, chẳng hạn trang web dự án trang web khách hàng Có số loại họp dự án liên quan đến thông tin dự án xảy Hầu hết họp dự án bao gồm bên liên quan với với mục đích giải vấn đề định Mặc dù thảo luận bình thường hiểu HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (10/2013) Page 10 of 24 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition Chương 10 họp, hầu hết họp thức dự án với thời gian chuẩn bị trước vấn đề cần thảo luận, lưu hành trước biên thông tin đặc biệt khác cho họp Thông tin sau phổ biến cho bên liên quan thích hợp khác sở cần thiết 10.1.3 Kế hoạch quản lý thông tin: Đầu 10.1.3.1 Kế hoạch quản lý thông tin Kế hoạch quản lý thông tin phần kế hoạch quản lý dự án mô tả cách lập kế hoạch, tổ chức, theo dõi kiểm sốt thơng tin dự án Kế hoạch bao gồm thơng tin sau: • u cầu thơng tin bên; • Thơng tin truyền đạt, kể ngôn ngữ, định dạng, nội dung mức độ chi tiết; • Lý phân phối thơng tin đó; • Khung thời gian tần số phân phối cho thông tin cần thiết nhận thừa nhận phản ứng, có, • Người chịu trách nhiệm truyền đạt thơng tin; • Người chịu trách nhiệm cho phép tiết lộ thông tin mật; • Người nhóm người nhận thơng tin; • Các phương pháp hay cơng nghệ sử dụng để truyền tải thông tin, chẳng hạn ghi nhớ, e-mail, / thông cáo báo chí; • Nguồn lực phân bổ cho hoạt động thông tin, bao gồm thời gian ngân sách; • Quy trình leo thang xác định khung thời gian chuỗi (tên) quản lý cho leo thang vấn đề giải mức độ nhân viên thấp hơn, • Phương pháp cập nhật lọc kế hoạch quản lý thông tin tiến trình phát triển dự án; • Tự điển thuật ngữ chung; HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (10/2013) Page 11 of 24 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition • Chương 10 Sơ đồ phân luồng lưu lượng thông tin dự án, tiến trình cơng việc với trình tự hợp lý ủy quyền, danh sách báo cáo, kế hoạch hội họp, vv; • Ràng buộc thông tin thường xuất phát từ luật quy định, cơng nghệ, sách, tổ chức, vv đặc biệt, Kế hoạch quản lý Thơng tin bao gồm hướng dẫn mẫu cho họp tình trạng dự án, họp nhóm dự án, họp qua mạng, e-mail Việc sử dụng trang web dự án phần mềm quản lý dự án đưa vào để sử dụng dự án 10.1.3 Cập nhật tài liệu dự án Tài liệu dự án cập nhật bao gồm, khơng giới hạn: • Tiến độ dự án, • Đăng ký bên liên quan 10 Quản lý thông tin Quản lý Thông tin quy trình tạo ra, thu thập, phân phối, lưu trữ, thu hồi, bố trí cuối thông tin dự án phù hợp với kế hoạch quản lý thơng tin Lợi ích quy trình cho phép luồng thơng tin có suất cao hiệu bên tham gia dự án Đầu vào, công cụ kỹ thuật, kết đầu quy trình mơ tả hình 10-5 Hình 10-6 mơ tả sơ đồ luồng liệu quy trình quản lý thơng tin HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (10/2013) Page 12 of 24 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition Chương 10 Quy trình chi tiết việc phân phối thông tin liên quan tìm cách để đảm bảo thông tin truyền đạt đến bên liên quan dự án cách thích hợp, nhận hiểu rõ thơng tin Nó cung cấp hội cho bên liên quan thực yêu cầu để biết thêm thông tin, làm sáng tỏ, thảo HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (10/2013) Page 13 of 24 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition Chương 10 luận Kỹ thuật cân nhắc cho việc quản lý thông tin hiệu bao gồm, không giới hạn, sau: • Các mơ hình người gửi-nhận Kết hợp vòng thơng tin phản hồi để tạo hội cho tương tác / tham gia loại bỏ rào cản thơng tin • Chọn lọc phương tiện thông tin Trường hợp đặc biệt giao tiếp văn so với lời nói, chuẩn bị ghi nhớ thân mật so với báo cáo trang trọng, giao tiếp mặt đối mặt so với e-mail • Phong cách viết Sử dụng hợp lý hành động so với giọng nói thụ động, cấu trúc câu, lựa chọn từ ngữ • Kỹ thuật quản lý họp Chuẩn bị chương trình nghị giải xung đột • Kỹ thuật trình bày Nâng cao nhận thức tác động ngôn ngữ thể thiết kế phương tiện trực quan • Kỹ thuật tạo thuận lợi Xây dựng đồng thuận trở ngại khắc phục • Kỹ thuật lắng nghe Lắng nghe tích cực (cơng nhận, làm rõ, xác nhận hiểu biết) loại bỏ rào cản ảnh hưởng xấu đến hiểu rõ 10.2.1 Quản lý thông tin: Đầu vào 10.2.1.1 Kế hoạch quản lý Thông tin Mô tả mục 10.1.3.1 Kế hoạch quản lý thông tin mô tả cách lập kế hoạch, tổ chức, theo dõi kiểm sốt thơng tin dự án, 10.2.1.2 Báo cáo hiệu suất công việc Mô tả mục 4.4.3.2 Báo cáo hiệu suất công việc tập hợp thực dự án trạng thái thơng tin sử dụng để tạo điều kiện thảo luận để tạo thông tin Để tối ưu hóa quy trình này, điều quan trọng báo cáo đầy đủ, xác, có sẵn kịp lúc 10.2.1.3 Yếu tố môi trường tổ chức HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (10/2013) Page 14 of 24 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition Chương 10 Mô tả mục 2.1.5 Yếu tố mơi trường tổ chức đặc biệt ảnh hưởng tới quy trình Quản lý Thơng tin bao gồm, khơng giới hạn: • Văn hóa cấu tổ chức, • Chính phủ, tiêu chuẩn cơng nghiệp quy định, • Hệ thống thơng tin quản lý dự án 10.2.1.4 tài sản Quy trình tổ chức Mô tả mục 2.1.4 Tài sản quy trình tổ chức ảnh hưởng tới quy trình Quản lý Thông tin bao gồm, không giới hạn: • Chính sách, thủ tục, quy trình hướng dẫn quản lý Thơng tin; • Mẫu • Thơng tin lịch sử học kinh nghiệm 10.2.2 Quản lý thông tin: Công cụ kỹ thuật 10.2.2.1 Công nghệ thông tin Mô tả mục 10.1.2.2 Lựa chọn công nghệ thông tin cân nhắc quan trọng q trình quản lý thơng tin Vì điều thay đổi nghiêm trọng từ dự án đến dự án suốt vòng đời dự án, tập trung việc đảm bảo thông tin truyền đạt lựa chọn thích hợp 10.2.2.2 Mơ hình thơng tin Mơ tả mục 10.1.2.3 Sự lựa chọn mơ hình thơng tin yếu tố quan trọng quy trình Cũng thành phần thông tin tất đóng góp vào q trình thơng tin liên lạc hiệu đạt hiệu suất cao, trọng tâm để đảm bảo lựa chọn mơ hình thơng tin phù hợp với dự án thực rào cản (tiếng ồn) nhận diện quản lý 10.2.2.3 Phương pháp giao tiếp HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (10/2013) Page 15 of 24 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition Chương 10 Mô tả mục 10.1.2.4 Lựa chọn phương pháp giao tiếp yếu tố quan trọng quy trình Cũng có nhiều rào cản thách thức tiềm ẩn quy trình này, trọng tâm đảm bảo việc tạo phân phối thông tin nhận hiểu cho phép phản ứng phản hồi 10.2.2.4 Hệ thống quản lý thông tin Thông tin dự án quản lý phân phối cách sử dụng loạt cơng cụ, bao gồm: • Quản lý cứng tài liệu: thư từ, ghi nhớ, báo cáo, thông cáo báo chí, quản lý thơng tin liên lạc • Quản lý thông tin điện tử: thư điện tử, fax , hộp thư thoại, điện thoại, video trang web diễn đàn, trang web, xuất web cơng cụ quản lý dự án • Cơng cụ quản lý dự án điện tử: giao diện web để tiến độ phần mềm quản lý dự án, hội họp phần mềm hỗ trợ văn phòng ảo, cổng thơng tin, công cụ quản lý công việc hợp tác 10.2.2.5 Báo cáo hiệu suất Báo cáo hiệu suất hành vi thu thập phân phối hiệu suất thơng tin, bao gồm báo cáo tình trạng, đo lường tiến triển, dự báo Báo cáo hoạt động liên quan đến việc thu thập định kỳ phân tích sở liệu so với thực tế để hiểu truyền đạt tiến triển thực dự án dự báo kết dự án Báo cáo hiệu suất cần phải cung cấp thông tin mức độ phù hợp với đối tượng Các định dạng từ báo cáo tình trạng đơn giản để báo cáo phức tạp chuẩn bị thường xuyên sở ngoại lệ Một báo cáo tình trạng đơn giản hiển thị thơng tin hiệu suất, chẳng hạn phần trăm hồn thành tình trạng biểu đồ cho khu vực (ví dụ, phạm vi, thời gian, chi phí chất lượng) Báo cáo phức tạp bao gồm: • Phân tích hiệu suất q khứ, • Phân tích dự báo dự án (bao gồm thời gian chi phí), HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (10/2013) Page 16 of 24 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition • Thực trạng vấn đề rủi ro, • Cơng việc hồn thành thời gian này, • Cơng việc phải hồn thành giai đoạn tiếp theo, • Tóm tắt thay đổi phê duyệt theo giai đoạn, • Thơng tin khác có liên quan, xem xét thảo luận Chương 10 10.2.3 Quản lý truyền thông: Đầu 10.2.3.1 Truyền thơng Dự án Quy trình quản lý truyền thông liên quan đến hoạt động cần thiết để tạo ra, phân phối, tiếp nhận, thừa nhận, hiểu rõ thơng tin Truyền thơng dự án bao gồm khơng giới hạn: báo cáo hiệu suất, tình trạng phân phối, tiến triển tiến độ, chi phí phát sinh Truyền thơng dự án thay đổi nghiêm trọng ảnh hưởng yếu tố, khơng giới hạn, tính cấp bách tác động tin nhắn, phương pháp giao nhận, mức độ mật 10.2.3.2 Cập nhật Kế hoạch quản lý dự án Kế hoạch quản lý dự án cung cấp thông tin mốc sở dự án, quản lý truyền thông, quản lý bên liên quan Mỗi phần yêu cầu cập nhật dựa hiệu suất dự án sở đo lường hiệu suất (Ban QLDA) Các sở đo lường hiệu suất kế hoạch phê duyệt cho công tác dự án so sánh với việc thực dự án, xác định độ lệch để kiểm soát quản lý Mốc sở đo lường hiệu suất thường tích hợp phạm vi, thời gian, thông số chi phí dự án, bao gồm thông số kỹ thuật chất lượng 10.2.3.3 Cập nhật tài liệu dự án Tài liệu dự án cập nhật bao gồm, khơng giới hạn: • Nhật ký phát hành, • Tiến độ dự án, • Yêu cầu tài trợ dự án HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (10/2013) Page 17 of 24 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition Chương 10 10.2.3.4 Cập nhật tài sản qui trình tổ chức Các tài sản quy trình tổ chức, cập nhật bao gồm, khơng giới hạn: • Thơng báo bên liên quan Thơng tin cung cấp cho bên liên quan việc giải vấn đề, phê duyệt thay đổi, tình trạng dự án chung • Báo cáo dự án Báo cáo dự án thức khơng thức mơ tả tình trạng dự án bao gồm học kinh nghiệm, nhật ký kiện, báo cáo kết thúc dự án, đầu từ khu vực kiến thức khác (Phần 4-13) • Trình bày dự án Nhóm dự án cung cấp thơng tin thức khơng thức với tất bên tham gia dự án Các phương pháp thơng tin trình bày phải phù hợp với nhu cầu khán giả • Hồ sơ dự án Hồ sơ dự án bao gồm thư từ, thông báo, biên họp, tài liệu khác mô tả dự án Thơng tin nên, đến mức thích hợp, trì cách có tổ chức Thành viên nhóm dự án trì hồ sơ sổ tay đăng ký dự án, mà tay điện tử • Thông tin phản hồi từ bên liên quan Thông tin nhận từ bên liên quan hoạt động dự án phân phối sử dụng để sửa đổi cải thiện hiệu suất tương lai dự án • Tài liệu học kinh nghiệm Tài liệu bao gồm nguyên nhân vấn đề, lý đằng sau hành động khắc phục lựa chọn, loại học kinh nghiệm quản lý truyền thông Bài học kinh nghiệm cần phải ghi chép phân phối để phần sở liệu lịch sử cho dự án tổ chức thực 10.3 Kiểm sốt thơng tin Kiểm sốt thơng tin quy trình giám Sát kiểm sốt thơng tin suốt vòng đời dự án nhằm bảo đảm thông tin cần thiết đến với bên liên quan Lợi ích HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (10/2013) Page 18 of 24 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition Chương 10 quy trình bảo đảm luồng thông tin đến bên tham gia dự án, thời điểm Đầu vào, công cụ kỹ thuật, kết đầu quy trình mơ tả hình 10-7 Hình 10-8 mơ tả sơ đồ luồng liệu q trình kiểm sốt thơng tin HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (10/2013) Page 19 of 24 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition Chương 10 10.3.1 Kiểm sốt truyền thơng: Đầu vào 10.3.1.1 Kế hoạch quản lý dự án Mô tả mục 4.2.3.1 Kế hoạch quản lý dự án mô tả cách thực hiện, theo dõi, kiểm sốt, đóng cửa dự án Nó cung cấp thơng tin có giá trị cho việc kiểm sốt quy trình truyền thơng là, khơng giới hạn: • u cầu truyền thơng bên liên quan, • Lý phân bố thơng tin, • Khung thời gian tần số phân phối cho thơng tin cần thiết, • Cá nhân nhóm chịu trách nhiệm truyền thơng thơng tin, • Cá nhân nhóm nhận thơng tin 10.3.1.2 Truyền thông dự án Mô tả mục 10.2.3.1 Quy trình kiểm sốt truyền thơng liên quan đến hoạt động yêu cầu cung cấp thông tin giám sát, thực thi, phát hành truyền thông đến bên liên quan Thông tin dự án đến từ nhiều nguồn khác thay đổi nghiêm trọng định dạng, mức độ chi tiết, mức độ hình thức mật chúng Truyền thơng dự án bao gồm khơng giới hạn: • Tình trạng chuyển giao, • Tiến triển tiến độ, • Chi phí phát sinh 10.3.1.3 Nhật ký kiện Mơ tả mục 13.3.3.1 Một nhật ký kiện dùng để ghi theo dõi việc giải vấn đề Nó sử dụng để tạo điều kiện truyền thông đảm bảo hiểu biết chung vấn đề Một văn ghi lại giúp theo dõi người có trách nhiệm giải vấn đề đặc biệt vào ngày mục tiêu Giải vấn đề trở ngại ngăn chặn đội đạt mục tiêu Thơng tin quan trọng quy trình kiểm sốt truyền thơng cung cấp kho HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (10/2013) Page 20 of 24 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition Chương 10 lưu trữ cho xảy dự án tảng chuyển giao cho truyền thông 10.3.1.4 Dữ liệu hiệu suất công việc Mô tả mục 4.3.3.2 Dữ liệu hiệu suất công việc tổ chức tóm tắt thơng tin thu thập trình bày kết phân tích so sánh với sở đo lường hiệu suất 10.3.1.5 Tài sản quy trình tổ chức Mơ tả mục 2.1.4 Tài sản quy trình tổ chức ảnh hưởng tới quy trình kiểm sốt truyền thơng bao gồm, khơng giới hạn: • Báo cáo mẫu; • Chính sách, tiêu chuẩn, thủ tục truyền thơng xác định; • Cơng nghệ truyền thơng có sẵn đặc biệt, • Phương tiện truyền thơng phép; • Chính sách trì lưu trữ • u cầu an ninh 10.3.2 Kiểm sốt truyền thông: Công cụ kỹ thuật 10.3.2.1 Hệ thống quản lý thông tin Một hệ thống quản lý thông tin cung cấp công cụ tiêu chuẩn cho quản lý dự án để nắm bắt, lưu trữ, phân phối thông tin cho bên liên quan chi phí, tiến độ, hiệu suất dự án Một số gói phần mềm cho phép người quản lý dự án tổng hợp báo cáo từ số hệ thống tạo điều kiện phân phối báo cáo cho bên tham gia dự án Ví dụ định dạng chuyển giao bao gồm bảng báo cáo, phân tích thuyết trình bảng tính Khả đồ họa sử dụng để tạo hình ảnh đại diện thông tin thực dự án 10.3.2.2 Nhận định chuyên môn Chuyên môn thường dựa vào nhóm dự án để đánh giá tác động truyền thông dự án, cần phải hành động hay can thiệp, hành động cần thực hiện, trách nhiệm cho HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (10/2013) Page 21 of 24 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition Chương 10 hành động vậy, khung thời gian cho hành động Nhận định chun mơn áp dụng cho chi tiết kỹ thuật và/ quản lý cung cấp nhóm cá nhân có kiến thức chun mơn, qua đào tạo, chẳng hạn như: • Các đơn vị khác tổ chức, • Tư vấn, • Các bên liên quan, bao gồm khách hàng nhà tài trợ, • Hội nghề nghiệp kỹ thuật, • Các nhóm cơng nghiệp, • Chuyên gia vấn đề, • Bộ phận Quản lý dự án (PMO) Người quản lý dự án, phối hợp với nhóm dự án, sau xác định hành động cần thiết để đảm bảo thông điệp phải truyền đạt đến đối tượng vào thời điểm 10.3.2.3 Hội họp Quy trình kiểm sốt truyền thơng đòi hỏi phải thảo luận đối thoại với nhóm dự án để xác định cách thích hợp để cập nhật giao tiếp việc thực dự án, để đáp ứng yêu cầu bên liên quan để biết thông tin Các thảo luận đối thoại thường hỗ trợ thơng qua họp, thực mặt đối mặt trực tuyến địa điểm khác nhau, chẳng hạn trang web dự án trang web khách hàng Các họp dự án bao gồm thảo luận đối thoại với nhà cung cấp, nhà cung cấp bên liên quan khác dự án 10.3.3 Kiểm sốt truyền thơng: Đầu 10.3.3.1 Thơng tin hiệu suất công việc Mô tả mục 4.4.1.5 Thơng tin hiệu suất cơng việc tổ chức tóm tắt liệu hiệu suất thu thập Dữ liệu hiệu suất thường cung cấp tình trạng tiến triển thông HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (10/2013) Page 22 of 24 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition Chương 10 tin dự án mức độ chi tiết theo yêu cầu bên liên quan khác Thông tin sau thơng báo cho bên liên quan thích hợp 10.3.3.2 u cầu thay đổi Mơ tả mục 4.3.3.3 Quy trình kiểm sốt thơng thường dẫn đến việc cần thiết phải điều chỉnh, hành động can thiệp Kết là, yêu cầu thay đổi tạo đầu Những yêu cầu thay đổi xử lý thơng qua quy trình Thực kiểm sốt thay đổi tích hợp (Phần 5) dẫn đến: • Dự tốn chi phí thay đổi, trình tự hoạt động, ngày tiến độ, yêu cầu nguồn lực, phân tích lựa chọn thay đáp ứng rủi ro; • Điều chỉnh kế hoạch quản lý dự án văn bản; • Khuyến nghị hành động khắc phục mang lại hiệu mong muốn tương lai dự án phù hợp với kế hoạch quản lý dự án; • Khuyến nghị hành động phòng ngừa làm giảm khả thực dự án phát sinh tiêu cực tương lai 10.3.3.3 Cập nhật kế hoạch quản lý dự án Quy trình kiểm sốt truyền thơng tạo cập nhật cho kế hoạch quản lý truyền thông thành phần khác kế hoạch quản lý dự án (ví dụ bên liên quan kế hoạch quản lý nguồn nhân lực) 10.3.3.4 Cập nhật tài liệu dự án Tài liệu dự án cập nhật kết quy trình kiểm sốt truyền thơng Những cập nhật bao gồm, khơng giới hạn: • Dự báo, • Nhật ký kiện 10.3.3.5 Cập nhật tài sản quy trình tổ chức Các tài sản quy trình tổ chức cập nhật bao gồm, không giới hạn, định dạng báo cáo tài liệu học kinh nghiệm Tài liệu trở thành HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (10/2013) Page 23 of 24 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition Chương 10 phần sở liệu tiến độ cho dự án tổ chức thực bao gồm nguyên nhân vấn đề, lý ẩn sau hành động khắc phục lựa chọn, loại học kinh nghiệm quy trình dự án HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (10/2013) Page 24 of 24 ...QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition • Chương 10 Nội (trong dự án) bên (khách hàng, nhà cung cấp, dự án khác,... định bước HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (10/2013) Page of 24 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition Chương 10 10.1 Kế hoạch quản lý Thông tin Kế hoạch Quản lý Thông tin quy... thông tin HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (10/2013) Page of 24 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition Chương 10 Lập kế hoạch thông tin dự án điều quan trọng cho thành công