Đang tải... (xem toàn văn)
TÀI LIỆU QUẢN LÝ DỰ ÁN - CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN XÂY DỰNG HÒA BÌNH
QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition Chương CHƯƠNG QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN Quản lý chi phí dự án bao gồm quy trình lập kế hoạch, dự tốn, ngân sách, tài chính, tài trợ, quản lý kiểm sốt chi phí để dự án hồn tất vòng ngân sách duyệt Hình 7-1 cung cấp nhìn tổng quan quy trình quản lý chi phí dự án sau đây: 7.1 Kế hoạch quản lý chi phí - Quy trình thiết lập sách, thủ tục tài liệu hướng dẫn lập kế hoạch, quản lý, mở rộng, kiểm sốt chi phí dự án 7.2 Dự tốn chi phí - Quy trình phát triển nguồn lực tài tương đối cần thiết để hồn thành hoạt động dự án 7.3 Quyết định ngân sách - Quy trình tổng hợp chi phí dự tốn cho hoạt động cá nhân gói cơng việc để thiết lập mốc sở chi phí được giao 7.4 Kiểm sốt chi phí - Quy trình theo dõi tình trạng dự án để cập nhật chi phí dự án quản lý thay đổi mốc sở chi phí Các quy trình tương tác với với quy trình lĩnh vực kiến thức khác mô tả chi tiết phần Phụ lục A1 Ở số dự án, đặc biệt phạm vi nhỏ hơn, dự tốn chi phí ngân sách chi phí liên kết chặt chẽ xem quy trình đơn lẻ thực người khoảng thời gian tương đối ngắn Chúng trình bày quy trình riêng biệt cơng cụ kỹ thuật cho quy trình khác Khả ảnh hưởng đến chi phí lớn giai đoạn đầu dự án, làm cho định nghĩa phạm vi quan trọng (Mục 5.3) HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (10/2013) Page of 32 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition Chương Quản lý chi phí dự án nên xem xét yêu cầu bên liên quan việc quản lý chi phí Các bên liên quan khác đo lường chi phí dự án theo cách khác thời điểm khác Ví dụ, chi phí mặt hàng mua đo thực cam kết định mua lại, đặt đơn hàng, giao hàng, chi phí thực tế phát sinh lưu lại cho mục đích kế tốn dự án HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (10/2013) Page of 32 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition Chương Chi phí quản lý dự án chủ yếu liên quan đến chi phí nguồn lực cần thiết để hồn thành hoạt động dự án Quản lý chi phí dự án nên xem xét tác động định dự án chi phí định kỳ việc sử dụng, bảo trì hỗ trợ sản phẩm, dịch vụ, kết dự án Ví dụ, hạn chế số ý kiến thiết kế làm giảm chi phí dự án làm tăng kết chi phí hoạt động sản phẩm Trong nhiều tổ chức, dự đoán phân tích hiệu suất tài tiềm sản phẩm dự án thực bên dự án Trong tổ chức khác, chẳng hạn dự án vốn sở, quản lý chi phí dự án bao gồm cơng việc Khi dự đốn phân tích bao gồm, quản lý chi phí dự án giải quy trình bổ sung nhiều kỹ thuật quản lý tài chung hồn vốn đầu tư, giảm giá luồng tiền mặt, phân tích hồn vốn đầu tư Các nỗ lực lập kế hoạch quản lý chi phí có mặt sớm việc lập kế hoạch thiết lập khuôn khổ cho công đoạn quản lý chi phí để thực hiệu phối hợp quy trình Kế hoạch quản lý chi phí Kế hoạch quản lý chi phí quy trình thiết lập sách, thủ tục tài liệu hướng dẫn lập kế hoạch, quản lý, mở rộng, kiểm sốt chi phí dự án Lợi ích quan trọng quy trình cung cấp hướng dẫn đạo cách quản lý chi phí dự án suốt dự án Đầu vào, công cụ kỹ thuật, đầu quy trình mơ tả hình 7-2 Hình 7-3 mơ tả sơ đồ luồng liệu quy trình HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (10/2013) Page of 32 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition Chương Các quy trình quản lý chi phí cơng cụ kỹ thuật liên quan chúng ghi kế hoạch quản lý chi phí Kế hoạch quản lý chi phí phần kế hoạch quản lý dự án 7.1.1 Kế hoạch quản lý chi phí: Đầu vào 7.1.1.1 Kế hoạch quản lý dự án Mô tả mục 4.2.3.1 Kế hoạch quản lý dự án có chứa thơng tin dùng để xây dựng kế hoạch quản lý chi phí, có, khơng giới hạn: Phạm vi sở Bao gồm tuyên bố phạm vi dự án cấu trúc phân cấp công việc cho việc lập quản lý chi tiết cho chi phí Tiến độ sở Mốc sở tiến độ xác định phát sinh chi phí dự án Thơng tin khác Lập chi phí khác liên quan đến tiến độ, rủi ro, định truyền thông từ kế hoạch quản lý dự án 7.1.1.2 Điều lệ dự án Mô tả mục 4.1.3.1 Điều lệ dự án cung cấp ngân sách vắn tắt để từ phát triển chi tiết chi phí dự án Điều lệ dự án xác định yêu cầu phê duyệt dự án ảnh hưởng tới việc quản lý chi phí dự án HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (10/2013) Page of 32 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition Chương 7.1.1.3 Yếu tố môi trường tổ chức Mô tả mục 2.1.5 Các yếu tố môi trường doanh nghiệp ảnh hưởng tới quy trình quản lý chi phí Kế hoạch bao gồm, khơng giới hạn: • Văn hóa cấu tổ chức ảnh hưởng tồn đến quản lý chi phí; Điều kiện thị trường mô tả sản phẩm, dịch vụ, kết sẵn có khu vực tồn cầu Tỷ giá hối đối cho chi phí dự án có nguồn gốc từ nhiều quốc gia; Thông tin thương mại đăng thơng tin tỷ lệ chi phí nguồn lực thường có sẵn từ sở liệu thương mại có kỹ truy xuất chi phí nguồn nhân lực, cung cấp chi phí tiêu chuẩn cho vật liệu thiết bị Danh sách giá bán công bố nguồn thông tin khác Hệ thống thông tin quản lý dự án, cung cấp khả thay cho việc quản lý chi phí 7.1.1.4 Tài sản quy trình tổ chức Mơ tả mục 2.1.4 Tài sản quy trình tổ chức ảnh hưởng đến quy trình lập kế hoạch quản lý chi phí bao gồm, khơng giới hạn: • Thủ tục kiểm sốt tài (ví dụ: báo cáo thời gian, chi phí cần thiết xem xét giải ngân, mã kế toán điều khoản hợp đồng tiêu chuẩn); • Thơng tin lịch sử học kinh nghiệm từ tảng kiến thức; • Cơ sở liệu tài • Việc dự tốn chi phí ngân sách chi phí có thức khơng thức sách, thủ tục hướng dẫn liên quan 7.1.2 Kế hoạch quản lý chi phí: Các cơng cụ Kỹ thuật 7.1.2.1 Tham vấn chuyên gia Tham vấn chuyên gia cung cấp chuyên môn sâu có giá trị mơi trường thơng tin từ dự án tương tự trước Tham vấn chuyên gia đề xuất phương pháp kết hợp cách hòa giải khác biệt chúng Tham vấn dựa kiến thức chuyên sâu lãnh vực ứng dụng, gọi Lãnh vực Kiến thức, áp dụng việc hoạch định quản lý chi phí 7.1.2.2 Các kỹ thuật phân tích Phát triển kế hoạch quản lý dự án liên quán đến việc chọn phương án chiến thuật để tài trợ cho dứ án tự tài trợ, tài trợ cổ phần, thông qua nợ Kế hoạch quản lý chi phí chi tiết hóa phương cách để tài chánh nguồn lực dự án tạo ra, bán, cho thuê Những định tác động đến tiến độ hoặc/và rủi ro dự án, định tài khác liên quan đến dự án HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (10/2013) Page of 32 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition Chương Các sách quy trình tổ chức ảnh hưởng đến kỹ thuật tài chánh Các kỹ thuật là: thời gian hồn trả, ROI, internal rate of return, dòng ngân lưu giảm giá, net present value.- NPV 7.1.2.3 Hội họp Nhóm dự án tổ chức buổi họp hoạch định kế hoạch quản lý chi phí Thành phần tham dự PM, nhà tài trợ, viên nhóm dự án chọn, bên liên quan chọn, có trách nhiệm chi phí dự án, vá đối tượng cần thiết khác 7.1.3 Kế hoạch quản lý chi phí: Đầu 7.1.3.1 Kế hoạch quản lý chi phí Các kế hoạch quản lý chi phí phần kế hoạch quản lý dự án mô tả cách thức quy hoạch, cấu trúc, kiểm sốt chi phí dự án Các quy trình quản lý chi phí cơng cụ kỹ thuật liên quan chúng ghi kế hoạch quản lý chi phí Ví dụ, kế hoạch quản lý chi phí thiết lập sau: • Đơn vị đo lường Mỗi đơn vị sử dụng phép đo (như nhân viên, nhân viên ngày, tuần cho biện pháp thời gian, mét, lít, tấn, km, mét khối cho biện pháp số lượng, lần hình thức tiền tệ) xác định cho nguồn lực • Mức độ rõ ràng Mức độ mà dự tốn chi phí cho hoạt động làm tròn lên xuống (như Hoa Kỳ 100,49 $ đến 100 đô la Mỹ, Mỹ $ 995,59 USD 1,000), vào phạm vi hoạt động độ lớn dự án • Mức độ xác Phạm vi chấp nhận (ví dụ , ± 10%) sử dụng việc xác định dự tốn chi phí hoạt động thực tế bao gồm khoản tiền cho dự phòng; • Liên kết thủ tục tổ chức Cấu trúc phân cấp công việc (WBS) (mục 5.4) cung cấp khuôn khổ cho kế hoạch quản lý chi phí, cho phép phù hợp với dự tốn, ngân sách, kiểm sốt chi phí Thành phần WBS sử dụng cho kế tốn chi phí dự án gọi kiểm soát tài khoản Mỗi tài khoản kiểm soát gán mã số tài khoản (s) liên kết trực tiếp đến việc thực hệ thống kế tốn tổ chức • Ngưỡng kiểm sốt Ngưỡng thay đổi cho việc theo dõi hiệu suất chi phí định để số tiền thỏa thuận thay đổi cho phép trước thực số hành động Ngưỡng thường tính theo tỷ lệ phần trăm độ lệch so với kế hoạch ban đầu • Quy định đo lường hiệu suất Các quy định quản lý giá trị thu (EVM) đo lường hiệu suất thiết lập Ví dụ, kế hoạch quản lý chi phí có thể: HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (10/2013) Page of 32 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition Chương o Xác định điểm WBS tài khoản kiểm soát đo lường o Thiết lập kỹ thuật đo lường giá trị thu (ví dụ: Sự kiện quan trọng trọng, cơng thức cố định, phần trăm hồn thành, vv) để dùng, o Xác định phương pháp theo dõi quản lý phương trình tính tốn giá trị thu cho việc tính tốn dự tốn dự tốn mức hồn thành (EAC) dự tốn để cung cấp kiểm tra tính hợp lệ từ lên EAC Để biết thông tin chi tiết Quản lý Giá trị Thu (EVM), tham khảo tiêu chuẩn thực hành cho việc quản lý giá trị thu - Phiên thứ hai • Mẫu báo cáo Xác định định dạng tần số cho báo cáo chi phí khác • Mơ tả quy trình Lập tài liệu mô tả công đoạn quản lý chi phí khác • Các chi tiết bổ sung Chi tiết bổ sung hoạt động quản lý chi phí bao gồm, khơng giới hạn: o Mơ tả lựa chọn tài trợ chiến lược, o Thủ tục lập tài khoản cho biến động tỷ giá hối đối, o Thủ tục lưu lại chi phí dự án Dự tốn chi phí Dự tốn chi phí quy trình phát triển nguồn lực tài tương đối cần thiết để hồn thành hoạt động dự án Lợi ích quan trọng quy trình xác định chi phí cần thiết để hồn thành công việc dự án Đầu vào, công cụ kỹ thuật, kết đầu quy trình mơ tả hình 7-4 Hình 7-5 mô tả sơ đồ luồng liệu quy trình HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (10/2013) Page of 32 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition Chương Dự toán chi phí dự đốn dựa thơng tin biết đến thời điểm Dự tốn chi phí bao gồm nhận diện xem xét chi phí thay để bắt đầu hồn thành dự án Chi phí trao đổi rủi ro cần xem xét, chẳng hạn làm so với mua, mua so với cho thuê, chia sẻ nguồn nguồn lực để đạt chi phí tối ưu cho dự án Dự tốn chi phí thường thể vài đơn vị tiền tệ (ví dụ, đô la, euro, yên, vv…) Mặc dù số trường hợp đơn vị đo lường khác, chẳng hạn ngày làm việc nhân viên, sử dụng để tạo điều kiện so sánh cách loại bỏ ảnh hưởng dao động tiền tệ Dự tốn chi phí cần xem xét xác định quy trình dự án để phản ánh chi tiết bổ sung khiến có sẵn giả định kiểm tra Sự xác dự tốn dự án tăng lên dự án tiến triển thơng qua vòng đời dự án Ví dụ, dự án giai đoạn khởi đầu có trật tự thơ cường độ (ROM) dự tốn khoảng từ -25% đến +75% Sau này, có thêm thơng tin biết, định nghĩa dự tốn thu hẹp phạm vi xác HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (10/2013) Page of 32 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition Chương đến -5% đến 10% Trong số tổ chức, có hướng dẫn thực lọc mức độ tự tin hay xác dự kiến Nguồn thơng tin đầu vào có nguồn gốc từ kết quy trình lĩnh vực kiến thức khác Một nhận được, tất thông tin có sẵn đầu vào cho tất quy trình quản lý chi phí Dự tốn chi phí cho tất nguồn lực tính vào dự án Điều bao gồm, không giới hạn, lao động, vật tư, thiết bị, dịch vụ sở vật chất, loại đặc biệt trợ cấp lạm phát , chi phí tài chính, chi phí dự phòng Dự tốn chi phí đánh giá định lượng chi phí có khả cho nguồn lực cần thiết để hoàn thành hoạt động Dự tốn chi phí trình bày mức độ hoạt động dạng tóm tắt 7.2.1 Dự tốn chi phí: Đầu vào 7.2.1.1 Kế hoạch quản lý chi phí Mơ tả mục 7.1.3.1 Kế hoạch quản lý chi phí xác định cách quản lý kiểm sốt chi phí dự án Đó bao gồm việc sử dụng phương pháp mức độ xác cần thiết để dự tốn chi phí hoạt động 7.2.1.2 Kế hoạch quản lý nguồn nhân lực Mô tả mục 9.1.3.1 Kế hoạch quản lý nguồn nhân lực cung cấp thuộc tính nhân dự án, tỷ lệ nhân sự, phần thưởng/ công nhận liên quan, thành phần cần thiết cho việc phát triển dự tốn chi phí dự án 7.2.1.3 Phạm vi sở Các sở phạm vi bao gồm điều sau đây: • Bản tuyên bố phạm vi dự án Tuyên bố phạm vi dự án (mục 5.3.3.1) cung cấp mơ tả sản phẩm, tiêu chí chấp nhận, chuyển giao chính, ranh giới dự án, giả định, hạn chế dự án Một giả định cần thực dự toán chi phí dự án liệu dự tốn có giới hạn chi phí dự án trực tiếp hay dự tốn bao gồm chi phí gián tiếp Chi phí gián tiếp chi phí mà khơng có nguồn gốc trực tiếp đến dự án cụ thể tích lũy phân bổ cách công nhiều so với số thủ tục kế toán dự án phê duyệt lập tài liệu Một hạn chế phổ biến cho dự án ngân sách dự án hạn chế Ví dụ hạn chế khác yêu cầu ngày giao hàng, nguồn lực có tay nghề có sẵn, sách tổ chức • Cấu trúc phân cấp cơng việc WBS (Phần 4) cung cấp mối quan hệ tất thành phần dự án chuyên giao dự án HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (10/2013) Page of 32 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition • Chương Từ điển WBS (Mục 5.4.3.1) Từ điển WBS cung cấp thông tin chi tiết chuyển giao mô tả công việc cho thành phần WBS cần thiết để sản xuất chuyển giao Thơng tin bổ sung tìm thấy mốc sở phạm vi với liên quan hợp đồng pháp lý, chẳng hạn sức khỏe, an tồn, bảo mật, hiệu suất, mơi trường, bảo hiểm, quyền sở hữu trí tuệ, đăng ký giấy phép Tất thông tin cần xem xét xây dựng dự tốn chi phí 7.2.1.4 Tiến độ dự án Mô tả mục 6.6.3.2 Loại số lượng nguồn lực số lượng thời gian mà nguồn lực áp dụng để hồn thành cơng việc dự án yếu tố việc xác định chi phí dự án Tiến độ thời gian hoạt động nguồn lực sử dụng đầu vào quan trọng cho quy trình Dự toán nguồn lực hoạt động (Phần 6.4) liên quan đến việc xác định tính sẵn có nhân viên, số nhân viên yêu cầu số lượng vật liệu thiết bị cần thiết để thực hoạt động theo tiến độ Chúng phối hợp chặt chẽ với dự tốn chi phí Dự tốn thời gian hoạt động (mục 6.5 3.1) ảnh hưởng đến dự tốn chi phí dự án mà ngân sách dự án bao gồm trợ cấp chi phí tài (bao gồm chi phí lãi vay) nguồn lực áp dụng đơn vị thời gian suốt thời gian hoạt động Dự tốn thời gian hoạt động ảnh hưởng đến dự tốn có chi phí thời gian nhạy cảm chúng, chẳng hạn cơng đồn lao động thường xuyên hết hạn thỏa ước tập thể tài liệu với biến thể chi phí theo mùa 7.2.1.5 Đăng ký rủi ro Mô tả mục 11.2.3.1 Đăng ký rủi ro cần xem xét lại để cân nhắc chi phí ứng phó rủi ro Rủi ro, mối đe dọa hay hội, thường có ảnh hưởng đến hoạt động chi phí chung dự án Theo nguyên tắc chung, dự án trải qua kiện có nguy tiêu cực, chi phí ngắn hạn dự án tăng lên, đơi có chậm trễ tiến độ dự án Theo cách tương tự, đội dự án nên nhạy cảm với hội tiềm mang lại lợi ích cho doanh nghiệp cách giảm chi phí hoạt động trực tiếp cách đẩy nhanh tiến độ 7.2.1.6 Yếu tố môi trường doanh nghiệp Mô tả mục 2.1.5 Các yếu tố môi trường doanh nghiệp ảnh hưởng đến quy trình dự tốn chi phí bao gồm, khơng giới hạn: HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (10/2013) Page 10 of 32 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition Các bên liên quan, bao gồm khách hàng, Cơ hội nghề nghiệp kỹ thuật, Các nhóm cơng nghiệp Chương 7.3.2.4 Mối quan hệ lịch sử Bất kỳ mối quan hệ lịch sử dẫn đến dự tốn thơng số dự toán tương tự liên quan đến việc sử dụng đặc điểm dự án (thông số) để phát triển mơ hình tốn học để dự đốn tổng chi phí dự án Mơ đơn giản (ví dụ, xây dựng nhà dân cư dựa chi phí định cho thước vng khơng gian) phức tạp (ví dụ, chi phí cho mơ hình phát triển phần mềm sử dụng nhiều yếu tố điều chỉnh riêng biệt, thứ số có nhiều điểm bên nó) Cả hai chi phí độ xác mơ hình tương tự thơng số khác Chúng tin cậy khi: • Thơng tin lịch sử dùng để phát triển mơ hình xác, • Các thơng số dùng mơ hình đếm số lượng, • Mơ hình mở rộng, làm việc cho dự án lớn, dự án nhỏ, giai đoạn dự án 7.3.2.5 Điều hòa giới hạn tài trợ Chi phí quỹ phải điều hòa với giới hạn tài trợ vốn cam kết cho dự án Một phương sai giới hạn tài trợ khoản chi phí theo kế hoạch đơi phải có phương sai lịch làm việc để giữ cân với tỷ lệ chi phí Điều thực cách đặt hạn chế áp đặt ngày cho công việc vào tiến độ dự án 7.3.3 Quyết định ngân sách: Đầu 7.3.3.1 Mốc chi phí sở Mốc chi phí sở phiên phê duyệt ngân sách dự án theo thời gian giai đoạn, không bao gồm dự trữ quản lý nào, mà thay đổi thơng qua thủ tục kiểm sốt thay đổi thức sử dụng sở để so sánh với kết thực tế Nó phát triển tổng kết ngân sách phê duyệt cho hoạt động tiến độ khác Hình 7-8 minh họa thành phần khác ngân sách dự án mốc sở chi phí Dự tốn chi phí hoạt động cho hoạt động dự án khác với dự phòng bất trắc (Mục 7.2.2.6) cho hoạt động tổng hợp vào chi phí gói công việc liên HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (10/2013) Page 18 of 32 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition Chương quan chúng Dự tốn gói cơng việc, với dự phòng rủi ro dự tốn cho gói cơng việc, tổng hợp vào tài khoản kiểm soát Tổng kết tài khoản kiểm soát tạo nên sở chi phí Một dự tốn chi phí tạo nên sở chi phí gắn kết trực tiếp vào hoạt động tiến độ, điều cho phép nhìn mốc sở chi phí theo giai đoạn thời gian, thường hiển thị dạng đường cong S, minh họa hình - Quản lý dự trữ (mục 7.2.2 6) thêm vào sở chi phí để tạo ngân sách dự án Như thay đổi bảo hành việc sử dụng dự trữ quản lý phát sinh, quy trình kiểm sốt thay đổi dùng chấp thuận để di dời quỹ dự phòng quản lý áp dụng vào sở chi phí HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (10/2013) Page 19 of 32 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition Chương 7.3.3.2 Yêu cầu tài trợ dự án Tổng số yêu cầu tài trợ yêu cầu tài trợ định kỳ (ví dụ, q, năm) có nguồn gốc từ mốc sở chi phí Mốc sở chi phí bao gồm chi phí dự kiến cộng với nợ dự kiến Kinh phí thường gia tăng số lượng khơng liên tục, khơng phân bố đều, thể bước hình 7-9 Tổng số kinh phí cần thiết thứ sở chi phí, cộng với dự trữ quản lý, có Yêu cầu tài trợ bao gồm nguồn (các) tài trợ 7.3.3.3 Cập nhật tài liệu dự án Tài liệu dự án cập nhật bao gồm, khơng giới hạn: • Đăng ký rủi ro, • Dự tốn chi phí hoạt động, • Tiến độ dự án 7.4 Kiểm sốt chi phí HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (10/2013) Page 20 of 32 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition Chương Kiểm sốt chi phí quy trình theo dõi tình trạng dự án để cập nhật chi phí dự án quản lý thay đổi mốc sở chi phí Lợi ích quan trọng quy trình cung cấp phương tiện để nhận thay đổi so với kế hoạch để có hành động khắc phục giảm thiểu rủi ro Đầu vào, công cụ kỹ thuật, kết đầu quy trình mơ tả hình 7-10 Hình 7-11 mơ tả sơ đồ luồng liệu quy trình HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (10/2013) Page 21 of 32 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition Chương Cập nhật ngân sách đòi hỏi phải có kiến thức chi phí thực tế chi tiêu Bất việc tăng ngân sách có thẩm quyền chấp thuận thơng qua quy trình kiểm sốt thay đổi thực tích hợp (mục 4.5) Theo dõi việc chi tiêu kinh phí mà khơng quan tâm đến giá trị công việc thực cho khoản chi có giá trị cho dự án, ngồi việc cho phép nhóm dự án có ngân sách cho phép Phần lớn nỗ lực kiểm sốt chi phí liên quan đến việc phân tích mối quan hệ việc tiêu thụ nguồn vốn dự án cho công việc thực khoản chi Chìa khóa để kiểm sốt chi phí hiệu việc quản lý sở chi phí phê duyệt thay đổi Kiểm sốt chi phí dự án bao gồm: • Các yếu tố ảnh hưởng tạo thay đổi mốc sở chi phí giao; • Đảm bảo tất yêu cầu thay đổi thực theo kịp thời; • Quản lý thay đổi thực tế chúng xảy , • Đảm bảo khoản chi phí khơng vượt q kinh phí giao theo giai đoạn, thành phần cấu trúc phân cấp công việc, hoạt động, tổng thể dự án; • Thực chi phí giám sát để minh họa hiểu thay đổi từ mốc sở chi phí phê duyệt • Thực cơng việc giám sát để nhằm chống chi tiêu kinh phí; • Ngăn chặn thay đổi không chấp thuận từ việc bao gồm chi phí báo cáo sử dụng nguồn lực; • Thơng báo cho bên liên quan thích hợp tất thay đổi phê duyệt chi phí liên quan; • Đem lại vượt mức chi phí dự kiến giới hạn chấp nhận 7.4.1 Kiểm sốt chi phí: Đầu vào 7.4.1.1 Kế hoạch quản lý dự án Mô tả mục 4.2.3.1 Kế hoạch quản lý dự án gồm thơng tin sử dụng để kiểm sốt chi phí: • Mốc sở chi phí Mốc sở chi phí so sánh với kết thực tế để xác định xem thay đổi, điều chỉnh hành động, hành động phòng ngừa cần thiết • Kế hoạch quản lý chi phí Kế hoạch quản lý chi phí mơ tả cách quản lý kiểm sốt chi phí dự án (mục 7.1.3.1) 7.4.1.2 Yêu cầu kinh phí dự án Mơ tả mục 7.3.3.2 Các u cầu kinh phí dự án bao gồm chi phí dự kiến cộng với nợ dự kiến 7.4.1.3 Dữ liệu hiệu suất công việc HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (10/2013) Page 22 of 32 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition Chương Mô tả mục 4.3.3.2 Dữ liệu hiệu suất công việc bao gồm thông tin tiến độ dự án, chẳng hạn hoạt động bắt đầu, tiến độ chúng, chuyển giao hoàn thành Thơng tin bao gồm chi phí được giao phát sinh 7.4.1.4 Tài sản Quy trình tổ chức Mô tả mục 2.1.4 Các tài sản Quy trình tổ chức ảnh hưởng đến quy trình kiểm sốt chi phí bao gồm, khơng giới hạn: • Chính sách kiểm sốt liên quan đến chi phí thức khơng thức có, thủ tục, hướng dẫn, • Các cơng cụ kiểm sốt chi phí • Giám sát phương pháp báo cáo sử dụng 7.4.2 Kiểm sốt chi phí: cơng cụ kỹ thuật 7.4.2.1 Quản lý giá trị thu Quản lý giá trị thu (EVM) phương pháp kết hợp phạm vi, tiến độ, phép đo nguồn lực để đánh giá hoạt động tiến độ dự án Đó phương pháp thường dùng để đo lường hiệu suất cho dự án Nó tích hợp sở phạm vi với sở chi phí, với sở tiến độ, để tạo sở thực hiện, giúp đội ngũ quản lý dự án đánh giá đo lường hiệu suất tiến độ dự án Đó kỹ thuật quản lý dự án đòi hỏi hình thành sở tích hợp mà dựa vào đo lường hiệu suất suốt thời gian dự án Các nguyên tắc EVM áp dụng cho tất dự án ngành công nghiệp EVM phát triển giám sát ba khía cạnh quan trọng gói cơng việc kiểm sốt tài khoản: • Giá trị theo kế hoạch Giá trị theo kế hoạch (PV) ngân sách có thẩm quyền phân quyền cho cơng việc theo tiến độ Đây ngân sách có thẩm quyền lên kế hoạch cho công việc thực cho hoạt động hay thành phần cấu trúc chi tiết công việc, không bao gồm quản lý dự trữ Ngân sách phân bổ theo giai đoạn xuyên suốt vòng đời dự án, thời điểm, giá trị theo kế hoạch xác định công việc hữu hình cần phải thực Tổng số PV gọi mốc sở đo lường hiệu suất (Ban QLDA) Tổng giá trị dự kiến cho dự án gọi ngân sách điểm hồn thành (BAC) • Giá trị thu Giá trị thu (EV) thước đo công việc thực thể ngân sách giao cho cơng việc Đây ngân sách liên quan đến cơng việc được giao hồn thành EV đo theo nhu cầu có liên quan đến Ban QLDA, EV đo lường lớn ngân sách PV giao cho HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (10/2013) Page 23 of 32 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition Chương thành phần EV thường sử dụng để tính tốn tỷ lệ phần trăm hồn thành dự án Tiêu chuẩn đo lường tiến độ nên thiết lập cho thành phần WBS để đo lường công việc tiến độ Quản lý dự án giám sát EV, hai bước định tình trạng tích lũy để định xu hướng hiệu suất dài hạn • Chi phí thực tế Chi phí thực tế (AC) chi phí thực phát sinh cho công việc thực hoạt động khoảng thời gian đặc biệt Đó tổng chi phí phát sinh việc hồn thành cơng việc mà EV đo lường AC cần phải tương ứng định nghĩa lập ngân sách PV đo lường EV (ví dụ: có trực tiếp, có chi phí trực tiếp, tất chi phí bao gồm chi phí gián tiếp) AC khơng có giới hạn trên, phí hao để đạt EV đo lường Chênh lệch từ mốc sở phê duyệt giám sát: • Phương sai tiến độ Phương sai tiến độ (SV) thước đo hiệu suất tiến độ biểu diễn chênh lệch giá trị thu giá trị kế hoạch Đây khoản tiền mà dự án trước sau ngày giao hàng dự kiến, thời điểm Đó thước đo hiệu suất tiến độ dự án Nó với giá trị thu (EV) trừ giá trị kế hoạch (PV) Tiến độ phương sai EVM thước đo hữu ích chỗ cho biết dự án tụt lại phía sau tiến lên trước thời hạn ban đầu Phương sai tiến độ EVM cuối khơng dự án hồn thành tất giá trị dự kiến đạt giá trị Phương sai tiến độ tốt sử dụng kết hợp với phương pháp đường quan trọng (CPM) lập kế hoạch quản trị rủi ro Phương trình: SV = EV – PV • Phương sai chi phí Phương sai chi phí (CV) khoản thiếu hụt ngân sách thặng dư thời điểm đó, thể khác biệt giá trị thu chi phí thực tế Đó thước đo hiệu suất chi phí dự án Nó với giá trị thu (EV) trừ chi phí thực tế (AC) Phương sai chi phí vào cuối dự án khác biệt ngân sách điểm hoàn thành (BAC) số tiền chi tiêu thực tế Phương sai chi phí CV đặc biệt quan trọng cho thấy mối quan hệ hoạt động thể chất với chi phí bỏ CV tiêu cực thường khó khăn để thu hồi dự án Phương trình: CV = EV - AC Giá trị SV CV chuyển đổi sang số hiệu để phản ánh chi phí hiệu suất tiến độ dự án để so sánh với tất dự án khác danh mục đầu tư dự án Sự chênh lệch hữu ích để xác định tình trạng dự án HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (10/2013) Page 24 of 32 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition • Chương Chỉ số hiệu suất tiến độ Chỉ số hiệu suất tiến độ (SPI) thước đo việc thể tiến độ đầy đủ tỷ lệ giá trị đạt so với giá trị theo kế hoạch Nó đo lường cách mà đội dự án sử dụng thời gian hiệu Đơi dùng kết hợp với số hiệu suất chi phí (CPI) để dự báo dự tốn hồn thành dự án cuối Một giá trị SPI 1,0 thể cơng việc hồn thành so với kế hoạch Một SPI lớn 1.0 cho thấy nhiều việc hoàn thành so với kế hoạch Kể từ SPI đo lường tất công việc dự án, việc thực đường quan trọng cần phân tích để định xem dự án kết thúc trước hay sau so với ngày lên kế hoạch SPI tương đương với tỷ lệ EV với PV Phương trình: SPI = EV / PV • Chỉ số hiệu suất chi phí Chỉ số hiệu suất chi phí (CPI) thước đo chi phí đầy đủ nguồn lực ngân sách, thể dạng tỷ lệ giá trị thu so với chi phí thực tế Nó coi số liệu EVM quan trọng biện pháp chi phí đầy đủ cho cơng việc hồn thành Một giá trị số CPI cho thấy chi phí vượt cơng việc hồn thành Một giá trị số CPI lớn 1.0 cho thấy chi phí mức thực Chỉ số CPI tương đương với tỷ lệ EV với AC Các số hữu ích để định tình trạng dự án cung cấp sở để dự toán chi phí dự án hiệu tiến độ Phương trình: CPI = EV / AC Ba thơng số giá trị kế hoạch, đạt giá trị, chi phí thực tế theo dõi báo cáo sở thời gian theo thời gian (thường hàng tuần hàng tháng) sở tích lũy Hình 7-12 sử dụng S-đường cong để hiển thị liệu EV cho dự án thực vượt ngân sách tiến độ HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (10/2013) Page 25 of 32 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition Chương 7.4.2.2 Dự báo Như tiến độ dự án, đội dự án phát triển dự báo cho dự tốn hồn thành (EAC) khác với ngân sách hồn thành (BAC) dựa việc thực dự án Nếu rõ ràng BAC khơng khả thi, người quản lý dự án nên xem xét EAC dự báo Dự báo EAC liên quan đến điều kiện kiện tương lai dự án dựa thông tin hiệu suất kiến thức khác sẵn có thời điểm dự báo Dự báo tạo ra, cập nhật, tái phát hành dựa liệu hiệu suất làm việc (phần 4.3.3 2) cung cấp việc thực dự án Thông tin hiệu suất công việc bao gồm hiệu suất trước dự án thơng tin ảnh hưởng đến dự án tương lai EAC thường dựa chi phí thực tế phát sinh cho cơng việc hồn thành, cộng với dự tốn để hồn thành (ETC) cơng việc lại Phận đội dự án dự đốn gặp phải để thực ETC, dựa kinh nghiệm Phương pháp EVM hoạt động tốt với cẩm nang dự báo chi phí EAC cần thiết Phương pháp dự báo EAC phổ biến cẩm nang, người quản lý dự án đội dự án tổng kết từ lên HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (10/2013) Page 26 of 32 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition Chương Phương pháp EAC từ lên người quản lý dự án xây dựng dựa chi phí thực tế kinh nghiệm phát sinh cho cơng việc hồn thành, đòi hỏi dự tốn để hồn thành cơng việc dự án lại Phương trình: EAC = AC + từ lên Cẩm nang EAC người quản lý dự án nhanh chóng so sánh với loạt cách tính EACs đại diện cho tình rủi ro khác Khi tính tốn giá trị EAC, số CPI lũy tiến giá trị SPI thường sử dụng Trong liệu EVM nhanh chóng cung cấp nhiều thống kê EACs, có ba phương pháp phổ biến mô tả sau: • Dự báo EAC cho việc thực công việc ETC theo tỷ giá ngân sách Phương pháp EAC chấp nhận việc thực dự án thực tế (cho dù thuận lợi hay bất lợi) với đại diện chi phí thực tế, dự đốn tất cơng việc ETC tương lai thực theo tỷ giá ngân sách Khi việc thực thực tế không thuận lợi, giả định hiệu suất tương lai cải thiện nên chấp nhận hỗ trợ phân tích rủi ro dự án Phương trình: EAC = AC + (BAC EV) • Dự báo EAC cho việc thực công việc ETC số CPI Phương pháp giả định dự án có kinh nghiệm dự kiến tiếp tục tương lai Công việc ETC giả định thực số hiệu suất chi phí tích lũy (CPI) phát sinh dự án Phương trình: EAC = BAC / CPI • Dự báo EAC cho việc thực công việc ETC xem xét hai yếu tố SPI CPI Trong dự báo này, công việc ETC thực với tỷ lệ đầy đủ mà xem xét việc thực chi phí số tiến độ Phương pháp hữu ích tiến độ dự án yếu tố ảnh hưởng đến nỗ lực ETC Các biến thể phương pháp trọng lượng số CPI SPI giá trị khác (ví dụ, 80/20, 50/50, số tỷ lệ khác) theo đánh giá quản lý dự án Phương trình: EAC = AC + [(BAC EV) / (CPI × SPI)] Mỗi phương pháp áp dụng cho dự án định cung cấp cho đội ngũ quản lý dự án với tín hiệu "cảnh báo sớm" dự báo EAC không phạm vi dung sai chấp nhận 7.4.2.3 Chỉ số hiệu suất để hoàn thành (TCPI) Chỉ số hiệu suất để hoàn tất (TCPI) thước đo hiệu suất chi phí đòi hỏi phải đạt với nguồn lực lại để đáp ứng mục tiêu quản lý đặc biệt, thể dạng tỷ lệ chi phí để HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (10/2013) Page 27 of 32 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition Chương hồn tất cơng việc tồn đọng với ngân sách lại TCPI số hiệu suất chi phí tính tốn đạt tới cơng việc lại để đáp ứng mục tiêu quản lý đặc biệt, BAC EAC Nếu hiển nhiên BAC không khả thi, người quản lý dự án nên xem xét dự báo EAC Một chấp nhận, EAC thay BAC việc tính tốn TCPI Phương trình cho TCPI dựa BAC: (BAC - EV) / (BAC - AC) TCPI khái niệm hiển thị hình 7-13 Phương trình TCPI hiển thị bên trái thấp công việc lại (xác định BAC trừ EV) chia cho số tiền lại (có thể hai BAC trừ AC, EAC trừ AC) Nếu lũy tiến CPI giảm xuống mốc sở (như thể hình 7-13), tất cơng việc tương lai dự án cần phải thực phạm vi TCPI (BAC) (như phản ánh dòng đầu hình 7-13) lại vòng BAC có thẩm quyền Cho dù mức độ hiệu suất đạt gọi án dựa số cân nhắc, bao gồm rủi ro, tiến độ hiệu suất kỹ thuật Mức độ hiệu suất hiển thị dòng TCPI (EAC) Phương trình cho TCPI dựa EAC: (BAC - EV) / (EAC - AC) Các công thức EVM cung cấp Bảng 7-1 7.4.2.4 Xem xét hiệu suất HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (10/2013) Page 28 of 32 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition Chương Xem xét hiệu suất so sánh hiệu suất chi phí theo thời gian, hoạt động tiến độ gói cơng việc vượt ngân sách kinh phí dự tốn cần thiết để hồn thành cơng việc tiến hành Nếu sử dụng EVM, thơng tin sau xác định: • Phân tích phương sai Phân tích phương sai, sử dụng EVM, lời giải thích (nguyên nhân, tác động điều chỉnh hành động) cho chi phí (CV = EV - AC), tiến độ (SV = EV - PV), chênh lệch điểm hoàn thành (VAC = BAC - EAC) Chênh lệch chi phí tiến độ thường phân tích để đo lường Đối với dự án không sử dụng quản lý giá trị đạt được, phân tích phương sai tương tự thực cách so sánh chi phí hoạt động theo kế hoạch với chi phí hoạt động thực tế để xác định chênh lệch mốc sở chi phí việc thực dự án thực tế Phân tích sâu thực để xác định nguyên nhân mức độ chênh lệch so với mốc sở tiến độ hành động khắc phục phòng ngừa cần thiết Việc đo lường hiệu suất chi phí dùng để đánh giá tầm quan trọng phương sai với sở giá gốc Một khía cạnh quan trọng kiểm sốt chi phí dự án bao gồm việc xác định nguyên nhân mức độ chênh lệch so với chi phí ban đầu (mục 7.3.3.1) định xem hành động khắc phục hay phòng ngừa cần thiết Phạm vi tỷ lệ phương sai chấp nhận có xu hướng giảm dần thực nhiều cơng việc • Phân tích xu hướng Phân tích xu hướng nghiên cứu thực dự án theo thời gian để xác định hiệu suất cải thiện xấu Kỹ thuật phân tích đồ họa có giá trị để hiểu hiệu suất so với mục tiêu thực tương lai theo hình thức BAC so với EAC ngày hồn tất • Hiệu suất giá trị đạt Hiệu suất giá trị đạt so sánh mốc sở thực đo lường thực tế với tiến độ thực tế chi phí thực Nếu EVM khơng dùng, phân tích mốc sở chi phí so với chi phí thực tế sau cho cơng việc thực sử dụng để so sánh hiệu suất chi phí HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (10/2013) Page 29 of 32 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (10/2013) Chương Page 30 of 32 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition Chương 7.4.2.5 Phần mềm quản lý dự án Phần mềm quản lý dự án thường dùng để giám sát ba chiều EVM (PV, EV, AC), để hiển thị xu hướng đồ họa, dự báo loạt kết dự án cuối 7.4.2.6 Phân tích dự phòng Trong kiểm sốt chi phí, phân tích dự trữ dùng để theo dõi tình trạng ngẫu nhiên dự trữ quản lý cho dự án để xác định xem dự trữ cần thiết yêu cầu bổ sung dự trữ Như công việc theo tiến độ dự án, dự trữ sử dụng theo kế hoạch để trang trải chi phí cho kiện giảm thiểu rủi ro hay ngẫu nhiên khác Hoặc, kiện rủi ro xảy khơng xảy ra, khoản dự phòng khơng sử dụng loại bỏ khỏi ngân sách dự án để giải phóng nguồn lực cho dự án hoạt động khác Phân tích rủi ro bổ sung suốt dự án cho thấy nhu cầu yêu cầu dự trữ bổ sung thêm vào ngân sách dự án Dự trữ quản lý ngẫu nhiên đề cập chi tiết mục 7.2.2.6 7.4.3 Kiểm sốt chi phí: Đầu 7.4.3.1 Thông tin hiệu suất công việc Các tính giá trị Thay đổi chi phí (CV), Thay đổi tiến độ (SV), Chỉ số thực chi phí (CPI), Chỉ số thực tiến độ (SPI), Chỉ số thực để hoàn thành (TCPI), Thay đổi hoàn thành (VAC) cho thành phần cấu trúc phân cấp công việc, đặc biệt gói cơng việc tài khoản kiểm sốt, ghi nhận thơng báo cho bên liên quan 7.4.3.2 Dự tốn chi phí Hoặc giá trị Dự tốn hồn thành (EAC) tính tốn giá trị Dự tốn hồn thành (EAC) từ lên ghi lại thông báo cho bên liên quan 7.4.3.3 Yêu cầu thay đổi Phân tích thực dự án dẫn đến yêu cầu thay đổi mốc sở chi phí thành phần khác kế hoạch quản lý dự án Các yêu cầu Thay đổi bao gồm hành động phòng ngừa khắc phục, xử lý để xem xét bố trí thơng qua quy trình kiểm sốt thay đổi thực tích hợp (mục 4.5) 7.4.3.4 Bản cập nhật Kế hoạch quản lý dự án Yếu tố kế hoạch quản lý dự án cập nhật bao gồm, khơng giới hạn: • Mốc sở chi phí Thay đổi mốc sở chi phí kết hợp để đáp ứng với thay đổi phê duyệt phạm vi, nguồn lực hoạt động, dự toán chi phí Trong số trường hợp, chênh lệch chi phí nghiêm trọng mà sở chi phí sửa đổi cần thiết để làm sở thực tế để đo lường hiệu suất HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (10/2013) Page 31 of 32 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition • Chương Kế hoạch quản lý chi phí Những thay đổi kế hoạch quản lý chi phí, chẳng hạn thay đổi ngưỡng kiểm sốt mức độ chuyên biệt xác cần thiết việc quản lý chi phí dự án, kết hợp để đáp ứng với phản hồi từ bên liên quan 7.4.3.5 Cập nhật tài liệu dự án Tài liệu dự án cập nhật bao gồm, khơng giới hạn: • Dự tốn, • Cơ sở dự tốn 7.4.3.6 Cập nhật tài sản quy trình tổ chức Tài sản quy trình tổ chức cập nhật bao gồm, khơng giới hạn: • Nguyên nhân thay đổi, • Chọn lựa hành động khắc phục lý do, • Cơ sở liệu tài chính, • Các loại học kinh nghiệm khác từ việc kiểm sốt chi phí dự án HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (10/2013) Page 32 of 32 ... (10/2013) Page 29 of 32 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (10/2013) Chương Page 30 of 32 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition Chương 7.4.2.5... tốn dự án HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (10/2013) Page of 32 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition Chương Chi phí quản lý dự án chủ yếu liên quan đến chi phí nguồn lực cần... quy trình HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (10/2013) Page of 32 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition Chương Các quy trình quản lý chi phí cơng cụ kỹ thuật liên quan chúng