1 LỜI CẢM ƠN Để hồn thành khóa luận tốt nghiệp với đề tài “ Hoàn thiện hoạt động tổ chức kiện Khách sạn Thái Bình Dương, Thanh Hóa” Em xin chân thành cảm ơn giúp đỡ thầy, cô giáo trường đặc biệt Khoa Khách sạn – Du lịch, người truyền đạt cho em kiến thức bổ ích suốt trình em theo học nhà trường tạo điều kiện cho em trình viết hồn thành khóa luận tốt nghiệp Qua đây, em muốn bày tỏ lời cảm ơn sâu sắc tới cô giáo ThS Kiều Thu Hương giáo viên hướng dẫn em suốt trình thực khóa luận Em xin gửi lời cảm ơn tới Giám đốc, phòng Tổ chức – Hành tồn thể nhân viên Khách sạn Thái Bình Dương, Thanh Hóa tạo điều kiện, giúp đỡ em trình thực tập Khách sạn để em hồn thành khóa luận tốt nghiệp Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên Lê Thị Hoa MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN i MỤC LỤC ii DANH MỤC BẢNG, BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ .v DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT .vi MỞ ĐẦU 1 Tính cấp thiết nghiên cứu đề tài Tình hình nghiên cứu đề tài 2.1 Tình hình nghiên cứu nước .2 2.2 Tình hình nghiên cứu giới Mục tiêu nhiệm vụ nghiên cứu đề tài Phạm vi nghiên cứu đề tài .3 Phương pháp nghiên cứu đề tài .4 5.2 Phương pháp thu thập phân tích liệu sơ cấp 5.2 Phương pháp thu thập phân tích liệu thứ cấp CHƯƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN Ơ BẢN VỀ HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN TRONG KINH DOANH KHÁCH SẠN 1.1 Khái luận hoạt động tổ chức kiện kinh doanh khách sạn .6 1.1.1 Một số khái niệm 1.1.2 Vai trò hoạt động tổ chức kiện kinh doanh khách sạn .7 1.1.3 Đặc điểm tổ chức kiện loại hình kiện 1.2 Nội dung hoạt động tổ chức kiện kinh doanh khách sạn 10 1.2.1 Xác định mục tiêu kiện .10 1.2.2 Xác định chủ đề kiện 11 1.2.3 Xác định đối tượng, đại biểu 12 1.2.4 Xây dựng chương trình, kế hoạch cho kiện .13 1.2.5 Lập thời gian biểu lựa chọn địa điểm 14 1.2.6 Xác định ngân sách hoạt động tổ chức kiện 21 1.2.7 Tài trợ kiện 22 1.3 Các nhân tố môi trường ảnh hưởng đến hoạt động tổ chức kiện kinh doanh khách sạn 23 1.3.1 Các nhân tố thuộc môi trường vĩ mô 23 1.3.2 Các nhân tố thuộc môi trường ngành .25 1.3.3 Các nhân tố thuộc môi trường nội 25 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN CỦA KHÁCH SẠN THÁI BÌNH DƯƠNG, THANH HĨA 27 2.1 Tổng quan hoạt động kinh doanh khách sạn Thái Bình Dương ảnh hưởng nhân tố môi trường đến hoạt động tổ chức kiện khách sạn Thái Bình Dương .27 2.1.1 Tổng quan hoạt động kinh doanh khách sạn Thái Bình Dương .27 2.1.2 Phân tích ảnh hưởng nhân tố môi trường đến hoạt động tổ chức kiện khách sạn Thái Bình Dương .29 2.2 Kết nghiên cứu hoạt động tổ chức kiện khách sạn Thái Bình Dương.31 2.2.1 Xác định mục tiêu 33 2.2.2 Xác định chủ đề tổ chức kiện .33 2.2.3 Xác định đối tượng đại biểu 34 2.2.4 Xây dựng chương trình kế hoạch 36 2.2.5 Lập thời gian biểu lựa chọn địa điểm 37 2.2.6 Xác định ngân sách 37 2.2.7 Tài trợ kiện 37 2.3 Đánh giá kết chung 38 2.3.1 Ưu điểm nguyên nhân 38 2.3.2 Nhược điểm nguyên nhân 39 CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN CỦA KHÁCH SẠN THÁI BÌNH DƯƠNG, THANH HĨA 40 3.1 Dự báo triển vọng quan điểm hoàn thiện hoạt động tổ chức kiện Khách sạn Thái Bình Dương, Thanh Hóa 40 3.1.1 Dự báo triển vọng hoạt động kinh doanh Khách sạn Thái Bình Dương 40 3.1.2 Quan điểm hoàn thiện hoạt động tổ chức kiện Khách sạn Thái Bình Dương 42 3.2 Giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động tổ chức kiện Khách sạn Thái Bình Dương 43 3.2.1 Xác định chủ đề kiện 43 3.2.2 Xác định đối tượng đại biểu tham dự 43 3.2.3 Xây dựng chương trình, kế hoạch cho kiện .44 3.2.4 Xác định ngân sách cho hoạt động tổ chức kiện .45 3.2.5 Tài trợ kiện 45 3.3 Một số kiến nghị 45 3.3.1 Kiến nghị Tổng cục du lịch 45 3.3.2 Kiến nghị với UBND Tỉnh Thanh Hóa Sở Văn hóa, Thể thao Du lịch tỉnh Thanh Hóa 46 KẾT LUẬN .48 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC DANH MỤC BẢNG, BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ Bảng, biểu Bảng 2.1 TÊN BẢNG, BIỂU Trang Số lượng kiện Khách sạn Thái Bình Dương tổ 32 chức năm 2013-2015 Bảng 2.2 Kết vấn phương tiện truyền thông tin 36 kiện Khách sạn Thái Bình Dương tổ chức Bảng 2.3 Kết đánh giá hoạt động xây dựng chương trình kế hoạch 36 kiện Khách sạn Thái Bình Dương Biểu đồ 2.1 Biểu đồ 2.2 Biểu đồ 2.3 Kết đánh giá hoạt động xác định mục tiêu kiện 33 tổ chức Khách sạn Thái Bình Dương Kết đánh giá ý tưởng chủ đề kiện khách sạn tổ 34 chức Kết vấn đối tượng, khách mời mời 35 đến dự kiện mà khách sạn Thái Bình Dương tổ chức Biểu đồ Kết vấn hình thức quảng bá thông tin kiện 2.4 thu hút ý công chúng hoạt động tổ chức kiện Khách sạn Thái Bình Dương 35 DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT ST T TỪ ĐẦY ĐỦ Tổ chức kiện Ủy Ban Nhân Nhân Bộ Văn Hóa, Thể Thao Du Lịch TỪ VIẾT TẮT TCSK UBND Bộ VH, TT & DL MỞ ĐẦU Tính cấp thiết nghiên cứu đề tài Hiện nay, du lịch ngành phát triển mạnh mẽ có đóng góp quan trọng vào thu nhập quốc gia Thế giới Ngành du lịch phát triển mạnh nhu cầu du lịch người ngày nhiều dần trở thành nhu cầu thiết yếu, quan trọng sống Theo xu đó, ngành du lịch Việt Nam nói chung ngành kinh doanh khách sạn nói riêng có bước chuyển lớn Kết tăng trưởng ngành du lịch Việt Nam năm qua có đóng góp quan trọng ngành kinh doanh khách sạn Trước đây, kinh doanh khách sạn đơn giản kinh doanh dịch vụ lưu trú, ăn uống dịch vụ mà khách sạn cung cấp đa dạng với nhiều dịch vụ khác vận chuyển, giải trí, tổ chức kiện,… Trong đó, tổ chức kiện hoạt động phát triển thị trường Việt Nam năm gần đây, đem lại lợi nhuận cao cho khách sạn Thực tốt hoạt động tổ chức kiện giúp khách sạn khẳng định uy tín, tạo ấn tượng với công chúng khách hàng Trong nước giới có cơng trình nghiên cứu hoạt động tổ chức kiện Tuy nhiên, phần lớn cơng trình nghiên cứu lâu khơng phù hợp với tình hình tại, cơng trình nghiên cứu chưa giải vấn đề tồn hoạt động tổ chức kiện Khách sạn Thái Bình Dương khách sạn Sầm Sơn, Thanh Hóa thiết kế đầu tư thương gia Việt kiều Canada, khách sạn có chất lượng cao, phong cách phục vụ chuyên nghiệp, nhân viên thân thiện, nhiệt tình, ẩm thực phong phú… Tất điều tạo nên tên tuổi, gây ấn tượng với khách hàng đến với khách sạn Tuy nhiên, thực tế hoạt động kinh doanh khách sạn nói chung lĩnh vực tổ chức kiện nói riêng tồn Khách sạn Thái Bình Dương tổ chức số kiện nhằm nâng cao uy tín tên tuổi giới thiệu hình ảnh khách sạn đến với nhiều khách hàng chưa tổ chức thường xuyên, chất lượng kiện chưa cao, ngân sách cho kiện chưa nhiều Vì vậy, số kiện chưa mang lại hiệu mong muốn Trong trình thực tập khách sạn qua thơng tin tìm hiểu được, em nhận thấy hoạt động tổ chức kiện khách sạn Thái Bình Dương cần quan tâm hoàn thiện Em lựa chọn đề tài khóa luận “Hồn thiện hoạt động tổ chức kiện khách sạn Thái Bình Dương, Thanh Hóa” Theo em đề tài có tính thiết thực giải vấn đề tồn hoạt động kinh doanh khách sạn Thái Bình Dương Tình hình nghiên cứu đề tài 2.1 Tình hình nghiên cứu nước Một số cơng trình nghiên cứu tiêu biểu có liên quan đến đề tài: Các đầu sách, tài liệu: - Nguyễn Vũ Hà (2009), Bài giảng tổ chức kiện, Trường Cao đẳng Du lịch Hà Nội Nội dung giảng sâu vào khái niệm kiện, hoạt động tổ chức kiện, phân loại hoạt động tổ chức kiện, bước tác nghiệp quản trị hoạt động tổ chức kiện - PGS.TS Lưu Văn Nghiêm (2012), Tổ chức kiện, NXB Đại học Kinh tế Quốc dân Nội dung sách đề cập đến khái niệm hoạt động tổ chức kiện, tình hình tổ chức kiện Việt Nam Trình bày hoạt động tổ chức kiện cách chi tiết, hoạt động trước, sau kết thúc kiện Luận văn, khóa luận sinh viên khoa Khách sạn – Du lịch, Trường Đại học Thương Mại: - Nguyễn Thị Hằng (2012), Khóa luận tốt nghiệp “ Phát triển hoạt động kinh doanh dịch vụ tổ chức kiện Công ty TNHH Thương mại Truyền thông Việt Anh, Hà Nội” Luận văn đề cập đến lý luận hoạt động tổ chức kiện, trình bày thực trạng hoạt động kinh doanh dịch vụ tổ chức kiện Công ty TNHH Thương mại Truyền thông Việt Anh, Hà Nội; đưa giải pháp phát triển hoạt động kinh doanh dịch vụ tổ chức kiện công ty Việt Anh - Lê Lan Linh (2015), Khóa luận tốt nghiệp “Hồn thiện hoạt động tổ chức kiện bệnh viện da liễu trung ương, Hà Nội” Luận văn đề cập đến lý luận hoạt động tổ chức kiện, trình bày thực trạng hoạt động tổ chức kiện bệnh viện da liễu trung ương, Hà Nội, đưa giải pháp kiến nghị nhằm hoàn thiện hoạt động tổ chức kiện bệnh viện da liễu trung ương, Hà Nội - Lê Thị Lý (2014), Khóa luận tốt nghiệp “Hồn thiện hoạt động tổ chức kiện nhà khách La Thành” Luận văn đề cập đến lý luận hoạt động tổ chức kiện, trình bày thực trạng hoạt động tổ chức kiện Nhà khách La Thành, đưa giải pháp kiến nghị nhằm hoàn thiện hoạt động tổ chức kiện Nhà khách La Thành 2.2 Tình hình nghiên cứu giới Trên giới có nhiều sách, tài liệu, cơng trình nghiên cứu sâu nghiên cứu nội dung tổ chức kiện từ vấn đề quản lý, nội dung quy trình tổ chức kiện đến bước tác nghiệp tổ chức kiện Dưới số sách tiêu biểu: - Judy Allen (2009), Event planning: The ultimate guide to successful meetin, coporate events, fundraising galas, conferences, conventions,…, Wiley, United States Cuốn sách trình bày cách chi tiết hoạt động lập kế hoạch, triển khai kế hoạch thực hoạt động tổ chức kiện loại hình kiện khác hội thảo, giải trí,… - Lym Van Der Wagen & Brenda R Carlos (2004), Event management Cuốn sách tiếp cận hoạt động tổ chức kiện góc độ quản trị, hoạt động quản trị tác nghiệp tổ chức kiện, phân tích thành cơng thất bại kiện - Planning and mansaging events, Đại học Nottinggham Tài liệu trình bày cách chi tiết hoạt động tác nghiệp tổ chức kiện, bước cần thiết để tổ chức kiện góc độ quản trị Các nghiên cứu tổ chức kiện nước khơng có nhiều, phần lớn đề cập lý luận tổ chức kiện số nghiên cứu đề cập đến hoạt động hoàn thiện tổ chức kiện chưa có nghiên cứu vấn đề quản lý hay nghiên cứu lâu khơng phù hợp với tại, số nghiên cứu chưa giải vấn đề tồn hoạt động tổ chức kiện Đối với nghiên cứu giới, đề tài nghiên cứu đa dạng mặt tiếp cận hoạt động tác nghiệp, quản lý, kỹ tổ chức kiện,… Tuy nhiên, phần lớn nghiên cứu chưa sâu vào vấn đề tổ chức kiện khách sạn mà đề cập tổ chức kiện doanh nghiệp kinh doanh thương mại, dịch vụ nói chung Mục tiêu nhiệm vụ nghiên cứu đề tài Mục tiêu đề tài xây dựng hệ thống giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động tổ chức kiện Khách sạn Thái Bình Dương Từ mục tiêu nghiên cứu trên, đề tài có nhiệm vụ sau: - Hệ thống hóa số sở lý luận hoạt động tổ chức kiện kinh doanh khách sạn - Tìm hiểu đánh giá chung thực trạng hoạt động tổ chức kiện khách sạn Thái Bình Dương - Đề xuất giải pháp kiến nghị nhằm hoàn thiện hoạt động tổ chức kiện khách sạn Thái Bình Dương thời gian tới Phạm vi nghiên cứu đề tài - Về nội dung: Đề tài tập trung nghiên cứu hệ thống lý thuyết hoạt động tổ chức kiện thực trạng hoạt động tổ chức kiện kinh doanh khách sạn Từ đưa số giải pháp kiến nghị nhằm hoàn thiện hoạt động tổ chức kiện khách sạn Thái Bình Dương Đề tài tập trung nghiên cứu nội dung trình lập kế hoạch tổ chức kiện, kiện khách sạn - Về thời gian: Đề tài tập trung nghiên cứu hoạt động tổ chức kiện thời gian năm 2014, 2015 xu hướng phát triển đến năm 2020 - Về không gian: Đề tài nghiên cứu khách sạn Thái Bình Dương, Thanh Hóa Phương pháp nghiên cứu đề tài 5.1 Phương pháp thu thập phân tích liệu sơ cấp 5.1.1 Phương pháp thu thập liệu sơ cấp Có nhiều phương pháp thu thập liệu sơ cấp phạm vi nghiên cứu khóa luận tác giả sử dụng phương pháp điều tra vấn Khách sạn Thái Bình Dương thơng qua phiếu điều tra Mục đích: Thu thập thơng tin tìm hiểu thực trạng hoạt động tổ chức kiện Khách sạn Thái Bình Dương làm rõ nội dung trình lập kế hoạch tổ chức kiện Nội dung: Tìm hiểu sâu nội dung trình lập kế hoạch tổ chức kiện Khách sạn Thái Bình Dương xác định mục tiêu kiện, xác định đối tượng khách mời, xác định ngân sách kiện,… Quy trình thực hiện: Quy trình thực điều tra gồm bước sau: - Bước 1: Xác định đối tượng điều tra Đối tượng điều tra Trưởng Bộ phận Lễ tân, Bộ phận nhà hàng, Bộ phận Kinh doanh marketing, Bộ phận nhân sự, Bộ phận bếp; Trưởng nhóm, trưởng ca phận nghiệp vụ môt số nhân viên khách sạn - Bước 2: Thiết kế phiếu điều tra Phiếu điều tra thiết kế với nội dung 10 câu hỏi trực diện vào đối tượng phạm vi nghiên cứu khóa luận (Phiếu điều tra trình bày phần phụ lục 1) - Bước 3: Phát thu phiếu điều tra Tác giả tiến hành phát phiếu điều tra 30 nhân viên khách sạn trình bày Bước Thời gian vấn từ 01/04/2016-03/04/2016 Khách sạn Thái Bình Dương Thu 29 phiếu, có 27 phiếu hợp lệ, tỷ lệ 90% ( Xem phụ lục 2) 5.1.2 Phân tích liệu sơ cấp Khi phân tích, xử lý liệu người ta thường dùng phương pháp thống kê, phân tích nội dung, đánh giá Trong phương pháp thống kê sử dụng phổ biến, việc thu thập lại phiếu điều tra, tơng hợp số liệu, tính tốn phân tích kết Sau thực điều tra, tác giả tập hợp phiếu điều tra thu được, sử dụng phương pháp thống kê để xử lý số liệu Đối với câu hỏi từ câu hỏi số đến câu hỏi số dạng trắc nghiệm sẵn có đáp án lựa chọn, tác giả tổng hợp tính tốn tỷ lệ % câu trả lời câu hỏi 5.2 Phương pháp thu thập phân tích liệu thứ cấp 5.2.1 Phương pháp thu thập liệu thứ cấp Việc thu thập liệu thứ cấp thự theo bước sau: 3.1.2 Quan điểm hoàn thiện hoạt động tổ chức kiện Khách sạn Thái Bình Dương Tổ chức kiện phận góp phần quảng bá hình ảnh, giữ chân khách hàng,… cho Khách sạn Thái Bình Dương Hồn thiện hoạt động tổ chức kiện đóng vai trò quan trọng việc nâng cao suất, chất lượng hiệu phục vụ kiện Qua trình nghiên cứu thực trạng hoạt động tổ chức kiện khách sạn, triển vọng hoạt động kinh doanh tổ chức kiện khách sạn, em thấy việc hoàn thiện hoạt động tổ chức kiện việc làm cần thiết, làm tăng hiệu kinh doanh khách sạn Để góp phần giải số vấn đề tồn Khách sạn Thái Bình Dương em xin đưa số quan điểm sau: - Khách sạn Thái Bình Dương cần xác định rõ tầm quan trọng việc hoàn thiện hoạt động tổ chức kiện nhằm đáp ứng nhu cầu ngày cao thị trường Vì khách sạn cần quan tâm đầu tư công tác xác định mục tiêu, xác định chủ đề, loại hình kiện, quy trình lập kế hoạch xác định ngân sách cho kiện Từ chiến lược mà khách sạn đưa hiệu - Sự phát triển hoạt động tổ chức kiện phải phù hợp với xu hướng phát triển dịch vụ tổ chức kiện nói chung phù hợp với điều kiện kinh doanh khách sạn điều kiện sở vật chất kỹ thuật, nhân viên, ngân sách,… cho hoạt động tổ chức kiện - Phát triển hoạt động tổ chức kiện phải gắn liền với việc phát triển hoạt động khác kinh doanh khách sạn nhằm đảm bảo phát triển đồng bộ, phù hợp Ngoài ra, phải ý đẩy mạnh công tác nghiên cứu thị trường, sáng tạo đưa ý tưởng mới, không ngừng nâng cao chất lượng kiện - Các giải pháp đưa giúp hoàn thiện hoạt động tổ chức kiện Khách sạn Thái Bình Dương phải cứa vào mục tiêu, phương hướng phát triển khách sạn Các giải pháp cần phải phù hợp với thị trường mục tiêu, nguồn lực tài khách sạn, phải có tính khả thi tận dụng hiệu ngân sách cho hoạt động tổ chức kiện - Để hoàn thiện hoạt động tổ chức kiện phải ý đến gải pháp nâng cao chất lượng dịch vụ, chất lượng hoạt động tổ chức kiện đa dạng hóa loại hình dịch vụ kiện Cần có đầu tư sở vật chất kỹ thuật, trang thiết bị phục vụ cho tổ chức kiện đạt kết tốt - Cần quan tâm đến việc xây dựng đội ngũ nhân viên có trình độ, tay nghề cao, vững nghiệp vụ Cần tạo điều kiện phát triển cho nhân viên có khả làm việc tốt, chất lượng hiệu làm việc cao Tạo điều kiện cho nhân viên tự sáng tạo, đề bạt ý tưởng, học hỏi kinh nghiệm để đưa ý tưởng độc đáo, sáng tạo cho kiện khách sạn tạo nét hấp dẫn, đặc trưng riêng cho hoạt động tổ chức kiện 3.2 Giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động tổ chức kiện Khách sạn Thái Bình Dương 3.2.1 Xác định chủ đề kiện Đối với kiện chủ đề kiện vơ quan trọng Chủ đề kiện thường bị ràng buộc chi phối vấn đề văn hóa riêng, khu vực tổ chức, nguồn lực,… Để có chủ đề kiện phong phú, đa dạng, có sáng tạo, khác biệt chủ đề kiện tạo ấn tượng, Khách sạn Thái Bình Dương nên thực giải pháp sau: - Đối với chương trình kiện nên xác định rõ đối tượng khách mời công chúng nhận tin để hình thành chủ đề phù hợp, tránh tình trạng chủ đề nội dung khơng ăn khớp với - Tạo điều kiện để nhân viên phận trao đổi với nhiều môi trường thoải mái, thân thiện Đảm bảo cho nhân viên thể sáng tạo, tự đóng góp ý kiến Bên cạnh ban lãnh đạo ý lắng nghe, tạo nhiều hội để tán thưởng, động viên người có nhiều ý tưởng sáng tạo - Tổ chức thi sáng tạo ý tưởng cho tồn cơng nhân viên khách sạn cho quần chúng Việc vừa góp phần tạo nên tiếng vang, vừa giúp khách sạn tìm nhiều chủ đề kiện sáng tạo độc đáo - Học hỏi kinh nghiệm, thu thập thông tin hoạt động tổ chức kiện công ty tổ chức kiện chuyên nghiệp, từ đối thủ cạnh tranh khách sạn 3.2.2 Xác định đối tượng đại biểu tham dự Để xác định đối tượng đại biểu tham dự kiện cách xác, tránh tình trạng mời nhiều đối tượng khác với số lượng khách lớn mà không đạt hiệu truyền thông mong đợi, Khách sạn Thái Bình Dương nên xem xét áp dụng giải pháp sau vào thực tiễn hoạt động: - Xác định rõ ràng mục tiêu mà kiện cần đạt được, từ mục tiêu lớn đến mục tiêu nhỏ hơn, lựa chọn nhóm đối tượng phù hợp với mục tiêu Ví dụ kiện có mục tiêu tri ân khách hàng đối tượng mời đến cần lựa chọn đối tượng tạo tầm ảnh hưởng lớn khách hàng mục tiêu, khách hàng tiềm năng, nhà báo, phóng viên Có thể mời diễn viên, ca sĩ, người tiếng tới để tăng thu hút cho kiện từ tăng hiệu truyền thơng,… - Xem xét nơi dung kiện từ định đối tượng khách mời phù hợp với hoạt động kiện Ví dụ, kiện giải trí có tổ chức trò chơi vận động kiện đối tượng khách mời kiện nên đối tượng trẻ có sức khỏe để tham gia, khơng nên chọn khách mời có tuổi tham gia hoạt động chương trình - Cần lập danh sách khách mời cách rõ ràng, chia khách mời thành nhóm đối tượng khác nhau, tính tốn hiệu truyền thơng từ kết hợp mời nhóm khách Danh sách khách mời cần xem xét thông qua họp, cần tham khảo ý kiến nhà quản trị tất người ban tổ chức, danh sách thông qua thực hoạt động thông báo thông tin, gửi thiệp mời - Tìm hiểu thơng tin khách mời đến dự kiện, lựa chọn cách thức thông báo kiện đến đối tượng cho hiệu phù hợp như: gửi thiệp mời trực tiếp, gửi thư mời điện tử, thông qua phương tiện truyền thơng truyền hình, radio,… thơng báo qua internet, mạng xã hội 3.2.3 Xây dựng chương trình, kế hoạch cho kiện Xây dựng chương trình lên kế hoạch cho kiện việc quan trọng hoạt động tổ chức kiện, bước thể rõ sáng tạo, khả tổ chức doanh nghiệp tổ chức kiện Đây bước cần phải thực cách tốt nhất, phải có hồn thiện cơng tác thực vậy, khách sạn cần có quan tâm hồn thiện hoạt động xây dựng chương trình, kế hoạch cho kiện thông qua giải pháp sau: - Để lập kế hoạch cho kiện phải tìm hiểu kỹ mục tiêu kiện mà khách sạn muốn đạt ngân sách dành cho kiên, cách thức để đưa bảng kế hoạch hoàn hảo đơi có ý tưởng hay kinh phí thực chương trình lại q cao khơng phù hợp với tài khách sạn Lập kế hoạch cho kiện nên ý đến thời gian để người biết đến ý đến kiện, nên thông báo trước cho họ khoảng thời gian định hạn chế nhiều rủi ro xảy - Học hỏi kinh nghiệm tổ chức kiện doanh nghiệp chuyên tổ chức kiện đối thủ cạnh tranh, tham khảo ý kiến chuyên gia lĩnh vực tổ chức kiện để có sư lựa chọn nội dung hoạt động tốt - Chia nhỏ cơng việc cần thực cho nhóm nhân viên khác nhau, phân chia công việc cách chi tiết, phù hợp với khả nhân viên để đạt hiệu công việc tốt - Tránh tình trạng dùng lại kế hoạch, chương trình kiện cũ cho kiện Các tài liệu nên giữ lại dùng để so sánh, tìm ưu điểm nhược điểm kế hoạch, chương trình cũ, rút kinh nghiệm cho lần tổ chức sau để xây dựng chương trình lên kế hoạch hoàn thiện 3.2.4 Xác định ngân sách cho hoạt động tổ chức kiện Để hoạt động xác định ngân sách cho tổ chức kiện thực xác, việc xác định ngân sách phù hợp, huy động ngân sách nhanh chóng, Khách sạn Thái Bình Dương cần thưc số giải pháp sau: - Khách sạn thân nhân viên phụ trách cơng việc dự tốn ngân sách phải cập nhật thơng tin nhanh chóng xác giá hạng mục kiện để đưa dự tốn ngân sách xác, cụ thể cho kiện tổ chức - Khách sạn nên xây dựng mẫu chung chuẩn bao gồm hạng mục nội dung cơng việc có kiện để tạo thuận lợi cho cơng việc dự tốn ngân sách hợp lý - Liệt kê rõ loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ cần thue hay mua sắm, ghi rõ số lượng Đối chiếu với số lượng khách mời dự kiện cho việc chi tiêu cho kiện vừa đủ, tránh gây thiếu hụt hay dư thừa gây hiệu trái ngược với mong muốn - Cần có dự tốn sơ chi phí, trích khoản ngân sách để phòng cố xảy hoạt động tổ chức kiện - Lập kế hoạch phân bổ ngân sách cho hoạt động diễn kiện Lập bảng chi phí có kiểm tra, rà sốt cách kỹ càng, có thay đổi kế hoạch thực cần phải chỉnh sửa chi phí cho phù hợp, cần lưu lại chỉnh sửa để so sánh, tính tốn - Công tác đào tạo, bối dưỡng nghiệp vụ cho nhân viên dự toán ngân sách cần phải ý Bộ phận cần có ngân sách riêng để hỗ trợ cho việc đa dạng hóa sản phẩm dịch vụ tổ chức kiện Ngoài ra, để dịch vụ tổ chức kiện chuyên nghiệp thiết khách sạn phải có phận chun lập kế hoạch đưa nhiều phương án thực để chọn lựa cho phù hợp với ngân sách mà khách sạn giành cho tổ chức kiện 3.2.5 Tài trợ kiện Để có thêm ngân sách tổ chức nhiều kiện khác nâng cao chất lượng kiện, Khách sạn Thái Bình Dương nên huy động nguồn tài trợ từ đối tác nhà cung cấp khách sạn, trì mở rộng quan hệ hợp tác với nhiều đối tác khác Có kế hoạch chi tiết, cụ thể kiện để huy động nguồn tài trợ 3.3 Một số kiến nghị 3.3.1 Kiến nghị Tổng cục du lịch Để thực thành cơng hoạt động hồn thiện hoạt động tổ chức kiện Khách sạn Thái Bình Dương năm tiếp theo, cố gắng nỗ lực thân khách sạn cần có hỗ trợ nhà nước vốn, khoa học kỹ thuật cơng nghệ hồn thiện chế sách pháp luật…Từ tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động tổ chức kiện doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ tổ chức kiện nói chung khách sạn Thái Bình Dương nói riêng Em xin đưa số kiến nghị với Tổng cục du lịch sau: - Tăng cường quản lý Tổng cục du lịch với ngành kinh doanh khách sạn nói chung kinh doanh dịch vụ tổ chức kiện nói riêng: Trên địa bàn tỉnh Thanh Hóa số lượng khách sạn nhiều, dẫn đến tình trạng cạnh tranh khơng lành mạnh thi giảm giá dịch vụ chất lượng dịch vụ khơng đảm bảo, có dịch vụ tổ chức kiện, ảnh hưởng xấu tới hình ảnh uy tín khách sạn Vì vậy, Tổng cục du lịch cần nâng cao quản lý khách sạn, đảm bảo cạnh tranh lành mạnh kinh doanh nói chung lĩnh vực kinh doanh hoạt động tổ chức kiện nói riêng - Tăng cường công tác quản lý giá cả, chất lượng dịch vụ tổ chức, sư kiện Trong kinh tế thị trường cạnh tranh ngày khốc kiệt lĩnh vực tổ chức kiện để quản lý tốt giá chất lượng kiện cần ban hành quy định cụ thể chặt chẽ giá chất lượng kiện bảo đảm lượng hóa tiêu đánh giá chất lượng để giảm bớt gánh nặng cho công tác quản lý - Tạo môi trường pháp lý ổn định: Cần tạo môi trường pháp lý quán, loại bỏ thủ tục rườm rà không cần thiết nhằm tránh tiêu cực kinh doanh, tạo môi trường kinh doanh lành mạnh, thu hút vốn đầu tư nước ngồi - Cần có đầu tư hồn thiện sở hạ tầng kỹ thuật điện đường trường trạm tạo điều kiện thuận lợi cho công việc phát triển ngành dịch vụ nói chung dịch vụ tổ chức kiện nói riêng - Tuyên truyền, quảng bá tốt hoạt động du lịch Việt Nam 3.3.2 Kiến nghị với UBND Tỉnh Thanh Hóa Sở Văn hóa, Thể thao Du lịch tỉnh Thanh Hóa - Tổ chức hội thảo phát triển hoạt động tổ chức kiện cách có quy hoạch, đồng bộ, chất lượng cao toàn tỉnh Tổ chức quản lý hoạt động tổ chức kiện việc quản lý doanh nghiệp tổ chức kiện, quản lý số lượng, chất lượng, loại hình nội dung kiện phù hợp với giá trị văn hóa, xã hội nhằm đảm bảo giữ gìn vệ sinh môi trường, bảo vệ tài nguyên thiên nhiên, tài nguyên nhân văn - Đẩy mạnh hoạt động nghiên cứu xu hướng hoạt động tổ chức kiện, kịp thời nắm bắt thay đổi dự báo xu hướng phát triển tương lai hoạt động tổ chức kiện, từ bám sát quản lý chặt chẽ hoạt động tổ chức kiện - Rà soát, kiểm tra sở kinh doanh hoạt động tổ chức kiện, cơng ty cung cấp dịch vụ, hàng hóa có liên quan đến hoạt động tổ chức kiện, khách sạn, công ty lữ hành, vận chuyển để xử lý đơn vị vi phạm ảnh hưởng đến hình ảnh chung Tỉnh hình ảnh du lịch, dịch vụ tổ chức kiện khách hàng - Có biện pháp tuyên truyền, tổ chức buổi tọa đàm hội thảo để nâng cao nhận thức cá nhân, doanh nghiệp, tổ chức giá trị cần thiết hoạt động tổ chức kiện, nâng cao chất lượng, hoàn thiện kỹ tổ chức kiện doanh nghiệp, tổ chức góp phần tạo phát triển chung cho tồn tỉnh KẾT LUẬN Hoạt động tổ chức kiện ngày thể rõ mạnh hiệu việc đánh bóng tên tuổi doanh nghiệp kinh doanh kinh doanh thương mại, dịch vụ nói chung doanh nghiệp kinh doanh khách sạn nói riêng Hoạt động tổ chức kiện giúp cho doanh nghiệp có hoạt động marketing hiệu cao Nhận biết tầm quan trọng hoạt động tổ chức kiện lợi ích mà mang lại ngày nhiều doanh nghiệp, có doanh nghiệp kinh doanh khách sạn đầu tư cho dịch vụ Khách sạn Thái Bình Dương khách sạn kinh doanh lĩnh vực tổ chức kiện, Khách sạn khẳng định thương hiệu lĩnh vực kinh doanh lưu trú ăn uống, thị trường tỏ chức kiện Khách sạn Thái Bình Dương doanh nghiệp non trẻ, kinh nghiệm chưa thực bật Tuy nhiên với nổ lực không ngừng, đầu tư quan tâm mức với giải pháp thông minh giúp giải vấn đề tồn tại, tương lai khơng xa Khách sạn Thái Bình Dương khẳng định vị thị trường kinh doanh, giúp khách sạn đánh bóng tên tuổi, nâng cao tính hiệu hoạt động marketing thu hút khách du lịch nâng cao uy tín, tên tuổi thị trường kinh doanh lưu trú ăn uống Thơng qua việc tìm hiểu khái niệm khái niệm khách sạn, kinh doanh khách sạn tổ chức kiện kinh doanh khách sạn, Khóa luận dặt lý luận việc hoàn thiện hoạt động tổ chức kiện kinh doanh khách sạn Phần sở lý luận đưa lý luận nội dung lập kế kế hoạch tổ chức kiện kinh doanh khách sạn ảnh hưởng nhân tố môi trường đến hoạt động tổ chức kiện nói chung Ngồi việc tìm hiểu lý luận tảng, khóa luận sâu tìm hiểu tình hình thực tế, thực trạng hoạt động tổ chức kiện Khách sạn Thái Bình Dương năm 2014 2015 thông qua liệu thứ cấp liệu sơ cấp Bài khóa luận đưa đánh giá hoạt động tổ chức kiện Khách sạn Thái Bình Dương, thành cơng, hạn chế tồn nguyên nhân điều qua đưa số giải pháp kiến nghị nhằm hoàn thiện hoạt động tổ chức kiện Khách sạn Thái Bình Dương DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Nguyễn Vũ Hà (2009), Bài giảng tổ chức kiện, Trường Cao đẳng Du lịch Hà Nội, Hà Nội Nguyễn Thị Hằng (2012), Khóa luận tốt nghiệp “ Phát triển hoạt động kinh doanh dịch vụ tổ chức kiện Công ty TNHH Thương mại Truyền thông Việt Anh, Hà Nội” Lê Lan Linh (2015), Khóa luận tốt nghiệp “Hồn thiện hoạt động tổ chức kiện bệnh viện da liễu trung ương, Hà Nội” Lê Thị Lý (2014), Khóa luận tốt nghiệp “Hoàn thiện hoạt động tổ chức kiện nhà khách La Thành” Lưu Văn Nghiêm (2012), Tổ chức kiện, NXB Đại học Kinh tế Quốc Dân, Hà Nội Bùi Xuân Nhàn (2009), Giáo trình marketingdu lịch, NXB Thống Kê, Hà Nội Judy Allen (2009), Event planning: The ultimate guide to successful meetin, coporate events, fundraising galas, conferences, conventions,…, Wiley, United States Lym Van Der Wagen & Brenda R Carlos (2004), Event management Planning and mansaging events, Đại học Nottinggham 10 Website Bộ VH, TT & DL: http://www.cinet.gov.vn/ 11 Website khác: http://wwwsamsonpacific.com http://www.marketing-branding.vn http://vanminsonghong.gov.vn/ http://tailieu.vn/ PHỤ LỤC PHỤ LỤC PHIẾU ĐIỀU TRA Để có thêm thơng tin nhằm mục đích phục vụ cho việc nghiên cứu đề tài “Hồn thiện hoạt động tổ chức kiện khách sạn Thái Bình Dương, Thanh Hóa” mong q ơng (bà) vui lòng cung cấp số thơng tin qua việc trả lời đầy đủ xác vào câu hỏi phiếu điều tra Xin ơng (bà) vui lòng tích √ vào câu trả lời lựa chọn Câu hỏi 1: Xin ông (bà) cho biết mục tiêu kiện quý công ty xác định nào? □ Xác định rõ ràng □ Xác định chưa rõ ràng □ Không xác định Câu hỏi số 2: Xin ông (bà) cho biết đánh giá ý tưởng chủ đề kiện khách sạn tổ chức? □ Độc đáo, sáng tạo □ Bình thường □ Chưa bật Câu hỏi 3: Xin ông (bà) cho biết đối tượng khách mời mời đến dự kiện mà quý công ty tổ chức? □ Khách hàng □ Những đối tác □ Đại diện quyền địa phương □ Nhân viên công ty □ Nhà báo, phóng viên □ Đối tượng khác (vui lòng ghi rõ): ……………………………………………… Câu hỏi 4: Xin ông (bà) cho biết q cơng ty sử dụng hình thức để quảng bá thông tin kiện, thu hút ý công chúng? □ Gửi thư mời, thiệp mời □ Sử dụng tờ rơi □ Sử dụng phương tiện truyền thơng ( báo, internet,…) □ Hình thức khác ( vui lòng ghi rõ ): …………………………………………… Câu hỏi 5: Xin ông (bà) cho biết quý công ty sử dụng phương tiện để truyền thông tin kiện? □ Tài liệu □ Thuyết diễn □ Sử dụng chủ đề kiện: hình ảnh, âm thanh, trang trí… □ Hình thức khác ( vui lòng ghi rõ ): …………………………………………… Câu hỏi 6: Xin ông (bà) cho biết đánh giá chương trình kế hoạch kiện tổ chức quý công ty? □ Rất tốt □ Tốt □ Trung bình □ Kém □ Rất Câu hỏi 7: Xin ông (bà) cho biết tần suất xảy cố khả khắc phục cố tổ chức kiện quý công ty? a Tần suất □ Thường xuyên □ Thỉnh thoảng □ Không đáng kể b Khả khắc phục □ Rất tốt □ Tốt □ Trung bình □ Kém □ Rất Câu hỏi 8: Xin ông (bà) cho biết mức độ đảm bảo an ninh, an toàn tổ chức kiện quý công ty? □ Luôn sẵn sàng □ Đáp ứng phần □ Chưa đáp ứng Câu hỏi 9: Được biết quý công ty huy động nguồn ngân sách cho hoạt động tổ chức kiện từ doanh thu kinh doanh, xin ông (bà) vui lòng cho biết ngân sách q cơng ty chi cho hoạt động tổ chức kiện cơng ty tính tổng doanh thu năm bao nhiêu? □ Ít 1% □ 3% - 5% □ 1% – 2% □ Lớn 5% Câu hỏi 10: Đề xuất hướng phát triển cho hoạt động tổ chức kiện Khách sạn tương lai ? ……………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… Xin chân thàng cảm ơn! Chức vụ: ………………………………………… PHỤ LỤC Kết phiếu điều tra Câu hỏi 1: Xin ông (bà) cho biết mục tiêu kiện quý công ty xác định nào? Câu trả lời Xác định rõ ràng Xác định chưa rõ ràng Không xác định Số phiếu Tỷ lệ (%) 22 81,48% 14,81% 3,71% Câu hỏi số 2: Xin ông (bà) cho biết đánh giá ý tưởng chủ đề kiện khách sạn tổ chức? Câu trả lời Số phiếu Tỷ lệ (%) Độc đáo, sáng tạo 18,5 Bình thường 19 70,4 Chưa bật 11,1 Câu hỏi 3: Xin ông (bà) cho biết đối tượng khách mời mời đến dự kiện mà quý công ty tổ chức? Câu trả lời Khách hàng Những đối tác Nhóm chuyên gia Đại diện quan quyền địa phương Phóng viên, nhà báo Nhân viên công ty Các đối tượng khác Số phiếu 21 13 27 16 20 Tỷ lệ (%) 77,78 48,15 14,81 100 59,26 74,1 11,1 Câu hỏi 4: Xin ông (bà) cho biết quý công ty sử dụng hình thức để quảng bá thơng tin kiện, thu hút ý công chúng? Câu trả lời Gửi thư mời, thiệp mời Sử dụng tờ rơi Sử dụng phương tiện truyền thông (báo, internet,…) Hình thức khác Tỷ lệ (%) 92,59 37,04 74,07 11,11 Câu hỏi 5: Xin ông (bà) cho biết quý công ty sử dụng phương tiện để truyền thông tin kiện? Câu trả lời Tài liệu Thuyết diễn (diễn giả, video,…) Sử dụng hình ảnh, âm thanh, trang trí Hình thức khác Số phiếu 22 19 10 Tỷ lệ (%) 81,48 70,37 37,04 7,4 Câu hỏi 6: Xin ông (bà) cho biết đánh giá chương trình kế hoạch kiện tổ chức quý công ty? Câu trả lời Rất tốt Tốt Trung bình Kém Rất Số phiếu 21 Tỷ lệ (%) 14,81 77,78 7,4 Câu hỏi 7: Xin ông (bà) cho biết tần suất xảy cố khả khắc phục cố tổ chức kiện quý công ty? Câu trả lời a Tần suất Thường xuyên Thỉnh thoảng Không đáng kể b Khả khắc phục Rất tốt Tốt Bình thường Kém Rất Số phiếu Tỷ lệ (%) 22 18,51 81,49 22 0 7,4 81,49 11,11 0 Câu hỏi 8: Xin ông (bà) cho biết mức độ đảm bảo an ninh, an toàn tổ chức kiện quý công ty? Câu trả lời Luôn sẵn sàng Đáp ứng phần Chưa đáp ứng Số phiếu 20 Tỷ lệ (%) 74,07 22,22 3,71 Câu hỏi 9: Được biết quý công ty huy động nguồn ngân sách cho hoạt động tổ chức kiện từ doanh thu kinh doanh, xin ơng (bà) vui lòng cho biết ngân sách quý công ty chi cho hoạt động tổ chức kiện cơng ty tính tổng doanh thu năm bao nhiêu? Câu trả lời Ít 1% 1% - 2% 3% - 5% > 5% Số phiếu 25 0 Tỷ lệ (%) 92,59 7,41 0 PHỤ LỤC Sơ đồ cấu tổ chức khách sạn Thái Bình Dương Tổng giám đốc Giám đốc điều hành Bộ phận buồng Bộ phận lễ tân Bộ phận kinh doanh marketing Bộ phận nhân Bộ phận tài Bộ phân nhà hàng Bộ phận bếp Bộ phận an ninh (Nguồn: Phòng nhân khách sạn Thái Bình Dương) PHỤ LỤC Kết hoạt động kinh doanh khách sạn Thái Bình Dương ST T So sánh 2015/2014 +/% 32.862 36.725 3.863 111,76 18.986 21.886 2.900 115,27 57,77 59,59 1,82 9.134 10.736 1.602 117,54 27,79 29,23 1,44 4.742 4.103 -639 86,52 14,44 11,18 (3,26) 20.626 21.425 799 103,87 62,77 58,34 (4,43) 6.248 6.672 424 106,77 30,29 31,14 0,85 5.845 6.224 379 106,48 28,34 29,05 0,71 4.962 5.276 314 106,33 24,06 24,63 0,57 3.571 3.257 (318) 91,21 17,31 15,18 (2,13) 12.236 15.300 3.064 125,04 32,23 41,66 9,43 3.059 3.825 766 125,04 9,3 10,42 1,12 9.177 11.475 2.298 125,04 27,93 31,24 3,31 (Nguồn: Khách sạn Thái Bình Dương) Chỉ tiêu Năm Đơn vị tính 2014 Tổng doanh thu - Doanh thu lưu trú Tỷ trọng DT lưu trú - Doanh thu ăn uống Tỷ trọng DT ăn uống - Doanh thu khác Tỷ trọng DT khác Tổng chi phí Tỷ suất chi phí - Tiền lương nhân viên Tỷ trọng - Chi phí lưu trú Tỷ trọng - Chi phí ăn uống Tỷ trọng - Chi phí khác Tỷ trọng Lợi nhuận trước thuế Tỷ suất LNTT Thuế GTGT Tỷ suất thuế GTGT Lợi nhuận sau thuế Tỷ suất LNST Triệu đồng Triệu đồng % Triệu đồng % Triệu đồng % Triệu đồng % Triệu đồng % Triệu đồng % Triệu đồng % Triệu đồng % Triệu đồng % Triệu đồng % Triệu đồng % PHỤ LỤC Năm 2015 Một số hình ảnh địa điểm tổ chức kiện khách sạn Thái Bình Dương ... Thành” Luận văn đề cập đến lý luận hoạt động tổ chức kiện, trình bày thực trạng hoạt động tổ chức kiện Nhà khách La Thành, đưa giải pháp kiến nghị nhằm hoàn thiện hoạt động tổ chức kiện Nhà khách. .. niệm 1.1.1.1 Khách sạn kinh doanh khách sạn  Khách sạn Khái niệm khách sạn đời từ lâu, từ “ hotel” có nguồn gốc từ Pháp Tùy thời điểm đặc điểm quốc gia người ta sử dụng khái niệm khách sạn khác... ương, Hà Nội, đưa giải pháp kiến nghị nhằm hoàn thiện hoạt động tổ chức kiện bệnh viện da liễu trung ương, Hà Nội - Lê Thị Lý (2014), Khóa luận tốt nghiệp “Hoàn thiện hoạt động tổ chức kiện nhà khách