Đang tải... (xem toàn văn)
Bài giảng Kỹ năng tổ chức và điều hành hội họp giới thiệu tới người đọc các nội dung: Hoạt động hội họp của tổ chức nhà nước, tổ chức hoạt động hội họp của tổ chức nhà nước, điều hành các hoạt động hội họp. Mời các bạn cùng tham khảo nội dung chi tiết.
BỘ TƯ PHÁP VIỆT NAM Lớp bồi dưỡng ngạch Chun viên chính tổ chức tại Thành phố Hồ Chí Minh KỸ NĂNG TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH HỘI HỌP ü TS. BÙI QUANG XN KỸ NĂNG TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH HỘI HỌP § Cuộc họp là nơi để trao đổi và § bàn bạc để cùng giải quyết một vấn đề gì đó. Muốn cuộc họp thành cơng thì người điều hành cuộc họp phải có những kỹ năng cơ bản để điều hành tốt cuộc họp của mình N ỘI D UN G CHÍN H I. HOẠT ĐỘNG HỘI HỌP CỦA TỔ CHỨC NHÀ NƯỚC Khái niệm Vai trò\các loại hình và tính chất II. CHỨC HOẠT ĐỘNG HỘI HỌP CỦA TỔ CHỨC NHÀ NƯỚC Khái niệm Nội dung III. ĐIỀU HÀNH CÁC HOẠT ĐỘNG HỘI HỌP Tổng quan Nội dung Xử lý tình huống I. HOẠT ĐỘNG HỘI HỌP CỦA TỔ CHỨC NHÀ NƯỚC Khái niệm Vai trò các loại hình và tính chất VAI TRỊ HỘI HỌP ĐỐI VỚI HOẠT ĐỘNG CỦA TỔ CHỨC NHÀ NƯỚC Là phương thức hoạt động của tổ chức Nhà nước Hội họp đối với việc xây dựng, ban hành và tổ chức thực hiện các quyết định quản lý Hội họp đối với việc vận hành tổ chức Nhà nước CUỘC HỌP ĐĨNG VAI TRỊ RẤT QUAN TRỌNG üLà nơi mà bầu khơng khí và văn hố của tổ chức được duy trì, üLà một trong những cách thức để các tổ chức nói với đội ngũ nhân viên II. CHỨC HOẠT ĐỘNG HỘI HỌP CỦA TỔ CHỨC NHÀ NƯỚC Khái niệm Nội dung CÁC LOẠI HÌNH VÀ TÍNH CHẤT CỦA HỘI HỌP ẠI H Ì HỌ N H P H Ộ I 1. ĐẠI HỘI I N HỘ 4. GIAO BAN H ÌN C H Á C H Á C C K Ứ TH LO Ị GH 3. H Ộ I T H Ả O CÁC LOẠI HÌNH VÀ TÍNH CHẤT CỦA HỘI HỌP § Ho ä i n g h ò § Ho ä i đ o n g § Uû y b a n § § § § Th ø n g x u y e â n Đ ie u đ ìn h , t h o û a t h u a ä n Ñ o ä n g v ie â n Ra q u y e t đ ò n h § Ha ø n g n g a ø y § Ha ø n g t u a n tháng hoặ c hàng N ỘI D UN G CHÍN H § § § § § § § § § § § Tại phải điều hành họp? Các chức họp Các kiểu họp Chuẩn bò cho họp Đònh nghóa mục tiêu Con người Bài thuyết trình Chủ tọa Điều hành họp Thời gian trình bày Kết thúc họp LOAFS VỚI CÁC LỜI PHÊ BÌNH Lắng nghe (Listen to) Quan sát (Observe) Chấp nhận (Accept) Chòu đựng (Feel) Ngậm miệng (ShutUp) Điều đó giải thích tại sao chúng ta có hai tai, hai mắt và chỉ có một miệng KẾT THU ÙC CUỘC HỌP ü Giúp đỡ tập thể quyết định những bước tiếp theo. ü Xem xét lại những bước đi tiếp theo đã được ấn định, đảm bảo rằng mỗi người đều biết rõ nhiệm vụ của mình. Hãy chắc chắn rằng mọi người đang chuyển từ “bàn bạc” sang “hành động”. ü Ở phần kết luận, hãy tổng kết lại những gì tập thể đã làm được. ü Lịch sự cảm õn sự tham gia và đóng góp của mọi người trong cuộc họp KẾT THÚC CUỘC HỌP üNội dung tối thiểu biên họp: Thời gian, ngày, nơi họp chủ toạ họp Tên tất thành viên dự họp thành viên vắng mặt (cùng với lý vắng mặt) Toàn nội dung thảo luận, đònh, trách nhiệm cá nhân SAU HỘI NGHỊ Hồn thiện các văn bản Sao gửi tài liệu của hội nghị Thanh tốn các chi phí Rút kinh nghiệm Triển khai, theo dõi thực hiện Tiến hành thu thập các dữ liệu chuẩn bị chọ kỳ họp sau nếu có SAU HỘI NGHỊ Hãy chuyển biên họp cho thành viên họp người liên quan Ghi nhận lại kế hoạch quan điểm thống làm sở để thực SAU HỘI NGHỊ Ø Có đánh giá vui giới cơng sở họ hay nói “sau buổi họp lại phát sinh nhiều buổi họp sau buổi họp lại phát sinh vấn đề tiếp theo”, Điều bạn không tuân thủ nguyên tắc họp hành SAU HỘI NGHỊ Hãy xem họp công cụ điều hành, đừng biến thành cỗ máy nuốt thờigian NHỮNG HÀNH ĐỘNG TIẾP THEO üĐánh giá về cuộc họp: Những gì đã làm được? Những gì chưa làm được? Những gì cần cải thiện trong những lần tiếp theo? üChuẩn bị những việc “hậu bàn bạc” sau khi cuộc họp kết thúc. III. ĐIỀU HÀNH CÁC HOẠT ĐỘNG HỘI HỌP Tổng quan Nội dung Xử lý tình huống III. ĐIỀU HÀNH CÁC HOẠT ĐỘNG HỘI HỌP Cơng việc được tiến hành để mở đầu, điều phối, kết thúc một hoạt động hội họp, đảm bảo cho hoạt động hội họp diễn ra theo chương trình & đạt tới mục tiêu đã định YÊU CẦU ĐỐI VỚI ĐIỀU HÀNH Bám sát mục tiêu tổ chức hội họp Đảm bảo hiệu quả của hoạt động hội họp Đảm bảo tính khoa học Đảm bảo tính nghệ thuật NỘI DUNG ĐIỀU HÀNH TRƯỚC KHI ĐIỀU HÀNH HỘI HỌP Tìm hiểu kế hoạch & chương trình nghị sự Liên hệ & phối hợp Lập phương án điều hành ĐIỀU HÀNH HỘI HỌP Đúng giờ Mục đích và mục tiêu Từ đơn giản đến phức tạp Cơ hội cho mọi người phát biểu Thái độ tích cực & động viên Can thiệp nếu có ý kiến phán Lắng nghe 10 11 12 13 Yêu cầu mọi người đóng góp ý kiến Đừng vội vàng quyết định Kết thúc khi đạt mục tiêu Tóm tắt những vấn để thảo luận Củng cố tầm quan trọng Cám ơn 3. XỬ LÝ TÌNH HUỐNG § § § § Ý kiến trái chiều Bị kéo dài thời gian Trầm lắng Người dự bất bình với điều hành KẾT THÚC CUỘC HỌP Xác định lại những vấn đề đã xem xét Nêu lại những quyết định trong buổi họp Không quên hỏi thư ký đã ghi nhận đấy đủ hay chưa Kết thúc cuộc họp và cảm ơn ... phải điều hành họp? Các chức họp Các kiểu họp Chuẩn bò cho họp Đònh nghóa mục tiêu Con người Bài thuyết trình Chủ tọa Điều hành họp Thời gian trình bày Kết thúc họp II. TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG HỘI HỌP CỦA ...KỸ NĂNG TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH HỘI HỌP § Cuộc họp là nơi để trao đổi và § bàn bạc để cùng giải quyết một vấn đề gì đó. Muốn cuộc họp thành cơng thì người điều hành ... Các đối tượng khác mà múc đích tổ chức họp hội VAI TRỊ CỦA NGƯỜI TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH CUỘC HỌP + Mục tiêu ? + Thời gian và địa điểm ? + Thành phần ? Ø Người tổ chức cần xếp + Nội dung ? + Tiến độ ?