Đang tải... (xem toàn văn)
Bài 2 cung cấp người học những kiến thức về báo cáo tổng hợp nhóm (SubTotal) và báo cáo PivotTable. Những nội dung cụ thể trong chương này gồm có: Khái niệm, trình tự tạo báo cáo, khai thác thông tin trên báo cáo, tổng quan, trình tự tạo PivotTable, tổ chức dữ liệu, hoàn thiện PivotTable.
Bài 2: NỘI DUNG 2.1 Báo cáo tổng hợp nhóm (SubTotal) 2.1.1 Khái niệm 2.1.2 Trình tự tạo báo cáo 2.1.3 Khai thác thông tin báo cáo 2.2 Báo cáo PivotTable 2.2.1 Tổng quan 2.2.2 Trình tự tạo PivotTable 2.2.3 Tổ chức liệu 2.2.4 Hoàn thiện PivotTable 2.1 Báo cáo tổng hợp nhóm (SubTotal) 2.1.1 Khái niệm Grand & Sub Total ? Tổng giá trị đặt hàng? Giá trị đặt hàng theo nhân viên ?? Số lượng đơn đặt hàng? Số lượng đơn hàng nhân viên thực ?? Order List Order Order n Order 2.1.2 Trình tự tạo báo cáo Chuẩn bị SubTotals dùng tổng hợp liệu theo nhóm Yêu cầu tổ chức liệu: danh sách – Nhãn cột đặt dòng – Mỗi cột có kiểu liệu – Khơng có dòng, cột rỗng chen danh sách Xác định cột phân nhóm giá trị cần tổng hợp Ví dụ: giá trị đặt hàng theo nhân viên cột phân nhóm cột tổng hợp 2.1.2 Trình tự tạo báo cáo Ra lệnh SubTotals dùng tổng hợp liệu theo nhóm danh sách Cột phân nhóm Hàm tổng hợp Cột chứa giá trị tổng hợp 1.Sắp thứ tự theo cột phân nhóm 2.Chọn danh sách 3.Ra lệnh Data, SubTotals 2.1.3 Khai thác thông tin báo cáo SubTotal Drill down Outline symbol Show and Hide details 2.1 Báo cáo tổng hợp nhóm (SubTotal) Thực hành Tạo báo cáo SubTotal Doanh số nhân viên Doanh số bán theo quốc gia Số lượng đơn đặt hàng nhân viên thực … … … … 2.2 Báo cáo PivotTable 2.2.1 Tổng quan Doanh số nhân viên năm & năm nhân viên Nhân viên Nhân viên Năm Năm Năm Nhân viên 2.2.1 Tổng quan Công cụ tổ chức tổng hợp đa chiều Year PivotTable … present comparisons, reveal patterns and relationships, and analyze trends Salesperson Countries Doanh số nhân viên năm theo quốc gia 10 2.2.4 Hoàn thiện PivotTable ⑤ Tổng hợp liệu Khơng có SUM Nhấn mũi tên tên xổ xuống cạnh field cần định dạng vùng Values Chọn Value Field Settings danh sách mở Chọn phương thức xử lý mục Summarize value field by 33 2.2.4 Hoàn thiện PivotTable Thực hành Đổi tên vùng Thay đổi thứ tự xếp Định dạng lại số Thay đổi cách thức tổng hợp số liệu Hủy bỏ báo cáo Bài thực hành (Pivot3.xlsx) 34 2.2.4 Hoàn thiện PivotTable ⑥ Group & Show Detail Tạo báo cáo Quý Để bổ sung thông tin thời gian vào báo cáo Hiển thị lại PivotTable Field List Drag vùng Order Date vào vị trí sau Salesperson vùng Row Lables Đổi tên vùng Order Date thành Qtr Lưu ý: giá trị cột Order Date ngày bán, chưa quy đổi quý 35 2.2.4 Hoàn thiện PivotTable ⑥ Group & Show Detail Phân nhóm Right-click vùng Qtr Chọn Group, sau chọn Quarters 36 2.2.4 Hoàn thiện PivotTable ⑥ Group & Show Detail Công dụng Group and Show Detail cho phép phân tích báo cáo mức tổng hợp hay chi tiết • Có khả group liệu thời gian theo seconds, minutes, hours, days, … • Để hủy nhóm: Right—Click vào field, chọn Ungroup 37 2.2.4 Hồn thiện PivotTable ⑦ Inner–Outer Row Field Row & Column Để hiển thị thời gian, bạn cần thêm vùng Order Date Vấn đề để vùng Order Date vào vị trí row hay column? A PivotTable report before and after the Order Date field is added to it Nếu đưa vào vị trí “row” thì: – Trước “Salesperson”? hay – Sau “Salesperson”? – Bất kỳ? 38 2.2.4 Hoàn thiện PivotTable ⑦ Inner–Outer Row Field Trước sau Doanh thu quý nhân viên Doanh thu nhân viên theo quý 39 2.2.4 Hoàn thiện PivotTable ⑦ Inner–Outer Row Field Khái niệm Khi có nhiều row fields thì: • Duy “inner row field” sát vùng liệu • Còn lại “outer row fields” Whether a row field is an inner or outer field determines how the data is displayed (repeated) Các giá trị Outer field xuất lần Các giá trị field khác xuất lặp lại cần 40 2.2.4 Hoàn thiện PivotTable Thực hành Sử dụng row fields Tạo báo cáo quý Pivot báo cáo để quan sát thông tin khác … Bài thực hành (Pivot4.xlsx) 41 2.2.4 Hoàn thiện PivotTable ⑧ Thêm Data Item Vấn đề Báo cáo trước cho biết giá trị đặt hàng nhân viên Yêu cầu xem lúc thông tin doanh số số lượng đơn đặt hàng nhân viên PivotTable reports can more than add 42 2.2.4 Hoàn thiện PivotTable ⑧ Thêm Data Item Đưa nhiều field vào khu vực Data Items Đưa thêm vùng Order Amount vào khu vực Value Khi đưa vùng Order Amount vào lần thứ 2, Excel sẽ: Cộng giá trị đặt hàng lần đặt tên Sum of Order Amount2 43 2.2.4 Hoàn thiện PivotTable ⑧ Thêm Data Item Đếm số đơn hàng Right Click vào ô Sum of Order Amount2 Chọn Value Field Settings danh sách mở Changing the summary from Sum to Count in the PivotTable Field dialog box Chọn Count danh sách Summarize value field by 44 2.2.4 Hoàn thiện PivotTable ⑨ Format bảng Pivot AutoFormat Nhấn vào báo cáo Chọn Design PivotTable Tools Chọn định dạng thích hợp PivotTable Style 45 2.2.4 Hoàn thiện PivotTable ⑩ Đổi cách xử lý Tính tỷ trọng giá trị đặt hàng nhân viên Right Click vào ô Sum of Order Amount Chọn Value Field Settings danh sách mở Click mục Show values as, chọn % of Gand Total danh sách Show values as OK Show data as a percentage of the total instead of as the number of orders 46 2.2.4 Hoàn thiện PivotTable Thực hành Tổng hợp vùng liệu theo nhiều cách khác Đếm số đơn hàng thể dạng tỷ trọng Định dạng report Bài thực hành (Pivot5.xlsx) 47 ... 2.1 Báo cáo tổng hợp nhóm (SubTotal) Thực hành Tạo báo cáo SubTotal Doanh số nhân viên Doanh số bán theo quốc gia Số lượng đơn đặt hàng nhân viên thực … … … … 2.2 Báo cáo PivotTable 2.2.1 Tổng. ..NỘI DUNG 2.1 Báo cáo tổng hợp nhóm (SubTotal) 2.1.1 Khái niệm 2.1.2 Trình tự tạo báo cáo 2.1.3 Khai thác thông tin báo cáo 2.2 Báo cáo PivotTable 2.2.1 Tổng quan 2.2.2 Trình tự tạo... định cột phân nhóm giá trị cần tổng hợp Ví dụ: giá trị đặt hàng theo nhân viên cột phân nhóm cột tổng hợp 2.1.2 Trình tự tạo báo cáo Ra lệnh SubTotals dùng tổng hợp liệu theo nhóm danh