Câu Lạc Bộ My Computer Giáo trình Microsoft Word 2000 I - Khởi động - Màn hình Microsoft Word - Khởi động Microsoft Word Thông thờng sau cài đặt, Shortcut Microsoft Word đợc đặt Programs Start menu Còn đĩa chơng trình đợc đặt C:\Program files\Microsoft Office\Office Vì để khởi động Word cã thĨ thùc hiƯn b»ng mét c¸ch sau : Cách : Kích chuột vào Start menu chän Programs råi chän Microsoft Word C¸ch (dïng biểu tợng Word) : Kích chuột vào Start menu chän Programs råi nhËp dßng lƯnh : "C:\Program Files\Microsoft Office\Office\WINWORD.EXE" - Màn hình Microsoft Word 2000 Về cửa sổ Word tơng t nh cửa sổ phần mềm ứng dụng khác (đà trình bày phần Microsoft Windows), trình bày chi tiết thành phần đặc tr ng : Thanh menu gồm : Trình đơn File chứa lệnh liên quan đến tệp, Edit chứa lệnh soạn thảo, View chứa lệnh quản lý khung nhìn, Edit chứa lệnh phục vụ soạn thảo, Insert chứa lệnh chèn (nhúng) đối tợng, Format chứa lệnh định dạng văn bản, Tools chứa lệnh công cụ Word, Table chứa lệnh bảng biểu, Windows chứa lệnh thao tác với cửa sổ tài liƯu vµ Help híng dÉn sư dơng Word Thanh công cụ chuẩn : Biên soạn: Nguyễn Hoàng Lâm Câu Lạc Bộ My Computer Giáo trình Microsoft Word 2000 Híng dÉn sư dơng Microsoft Word KiĨm so¸t tØ lƯ cửa sổ tài liệu ẩn/Hiện dấu ngắt đoạn Hiện tài liệu dới dạng đồ Bật/Tắt công cụ vẽ Tạo cột cho văn Chèn bảng tính Excel vào tài liệu Chèn bảng vào tài liệu (4 x 5) Bật/Tắt công cụ bảng đờng viền Chèn đối tợng siêu liên kết Thực lại lệnh soạn thảo Huỷ thực lệnh soạn thảo Sao chép định dạng Dán văn bản, đối tợng từ đệm hình soạn thảo Chép văn bản, đối tợng vào đệm Cut văn bản, đối tợng vào đệm Kiểm tra ngữ pháp tả tiÕng Anh Xem tríc trang in In tµi liƯu Ghi tài liệu lên đĩa Mở tài liệu đà có đĩa Mở tài liệu Thanh trạng thái : Thanh trạng thái thông báo số thông tin tình trạng làm việc bao gồm Số thứ tù cđa hiƯn hµnh (trang chøa trá) - Page , vùng tại, trang tổng số trang - 3/9, tạo độ trỏ hành, nút lƯnh Record Macro, nót lƯnh theo dâi sù thay ®ỉi tài liệu, tình trạng phím Insert, trạng thái in thùc hiƯn in tƯp,… Thanh c«ng định dạng : Biên soạn: Nguyễn Hoàng Lâm Câu Lạc Bộ My Computer Giáo trình Microsoft Word 2000 Đặt màu cho văn Đặt màu cho văn Viền xung quanh khối chọn Tăng khoảng thụt vào so với lề trái Giảm khoảng thụt vào so với lề trái Tạo dầu nhấn mạnh cho đoạn văn Đánh số cho đoạn văn Căn thẳng văn theo hai lề Căn thẳng văn theo lề phải Căn thẳng văn theo hai lề Căn thẳng văn theo lề trái Tạo hiệu ứng gạch chân cho văn Tạo hiệu ứng nghiêng cho văn Tạo hiệu ứng đậm cho văn Hộp kích thớc chữ Hộp danh sách kiểu chữ Hộp danh sách thẻ định dạng II - Thao tác với tệp tin tài liệu - Tạo tài liệu theo mẫu chuẩn Word phần mềm soạn thảo mạnh tích gộp chơng trình mẫu văn đợc thiết kế sẵn Normal kiểu gồm định dạng thông dơng ngêi dïng tù thiÕt lËp, dïng thỴ soạn thảo cần thay đổi số định dạng nhỏ cho phù hợp với loại tài liệu cần soạn thảo Để tạo tệp tài liệu với thẻ Normal thùc hiƯn c¸c thao t¸c sau : +> Më trình đơn File chọn lệnh New +> Chọn thẻ General, chän Blank Document, chän Document Create New sau ®ã nhấn OK - Mở tài liệu đà có đĩa +> Mở trình đơn File chọn lệnh Open Biên soạn: Nguyễn Hoàng Lâm Câu Lạc Bộ My Computer Giáo trình Microsoft Word 2000 +> Chọn danh mục chứa tệp cần mở Look in +> Chọn tên tệp cần mở hộp nội dung danh mục đà ®ỵc chän → Open * - Lu ý ë Files of type cần chọn All Word Documents danh sách hiển thị tên tệp tài liệu có danh mục đợc chọn - Cất giữ tệp tài liệu +> Chuyển tệp cần ghi thành hành +> Mở trình đơn File chọn lệnh Save +> Nhập tên tệp tài liệu đợc ghi File name +> Chän danh mơc chøa tƯp cÇn ghi ë hép Save in +> Chän kiĨu ghi tƯp ë Save as type (Word Document, Text Only hc Word 6.0/95 v.v…) Save - Đóng tệp Mở trình đơn File chọn lệnh Close +> Nếu tệp đợc đóng thay đổi đợc đóng giải phóng khỏi nhớ +> Trong trờng hợp tệp đợc đóng tệp tệp đà ghi nhng có thay đổi thông báo sau xuất : Biên soạn: Nguyễn Hoàng Lâm Câu Lạc Bộ My Computer Giáo trình Microsoft Word 2000 - Nếu ngời dùng chọn Yes mà tệp đợc đóng tệp Word cho hiển thị hộp thoại Save as để yêu cầu cung cấp thêm thông tin cho lệnh ghi, tệp đà đợc ghi tối thiểu lần Word tiến hành ghi lại thay đổi đóng tệp - Nếu chọn No Word đóng tệp mà không lu lại thay đổi - Chọn Cancel để quay soạn thảo - Thiết lập trang +> Chuyển tệp cần đặt trang thành hành +> Mở trình đơn File chọn lệnh Page Setup Hộp thoại Page Setup gồm nhiều thẻ để thiết lập loại thuộc tính trang văn a - Đặt lề +> Chọn thẻ Margin +> Đặt kích thớc lề mục Top (lề trên), Bottom (lề dới), Left (lề trái), Right (lề phải); Kích thớc tiêu đề (Header), dới (Footer) mục From edge +> Chän Mirror margins trêng hỵp mn in văn mặt +> Nhấn OK để thực lệnh, muốn lu tuỳ chọn vào thẻ Normal nhấn nút Default b - Đặt khổ giấy +> Chọn thẻ Paper Size Biên soạn: Nguyễn Hoàng Lâm Câu Lạc Bộ My Computer Giáo trình Microsoft Word 2000 +> Chän khæ giÊy ë hép Paper size (Lu ý : Các khổ đợc thiết lập đà cài máy in vµo Windows) +> Chän híng giÊy theo chiỊu däc (Portrait) ngang (Landscape) mục Orientation OK (Default) c - Đặt nguồn giấy +> Chọn thẻ Paper Source +> Đặt kiểu nguồn giấy cho trang đầu mục First page : Khay giấy ngầm định [Default tray (Auto Select)], Tự động chọn [Auto Select] nạp tay (Manual Feed) Biên soạn: Nguyễn Hoàng Lâm Câu Lạc Bộ My Computer Giáo trình Microsoft Word 2000 +> Đặt kiểu nguồn giấy cho trang l¹i ë mơc Other page +> Chän OK (Default…) III - Soạn thảo văn Word - Phơng thức gõ tiếng Việt kiểu Telex aw ă AW → ¡ f → DÊu hun aa → © AA  s Dấu sắc dd đ DD Đ r Dấu hỏi ee ê EE → £ x → DÊu ng· oo → « OO Ô j Nặng ow ([) OW({) Ơ z Xoá dấu uw (]) UW (}) Ư Phơng thức bỏ dấu theo kiểu mũ-trực-tiếp-dấu-tự-động Bạn chuyển đổi sang chế độ không bỏ dấu tổ hợp phím SHIFT-SHIFT Alt-Z hay Ctrl - ~ Ví dụ: Bạn gõ dòng chữ : "Nớc chảy đá mòn" dÃy phím sau Nuwowcs chayr < phÝm c¸ch> ddas monf - Nguyên tắc nhập văn Word Đối tợng xư lý cđa Word lµ tõng kÝ tù, tõng tõ, câu, đoạn chí tệp tài liệu Nhng đoạn văn đối tợng chủ yếu Word quan tâm xử lý Do đó, trình soạn thảo nên cố gắng phân biệt đoạn cách rõ ràng Đoạn đợc bắt đầu dấu Enter kết thúc dấu này, câu đoạn phải đợc nhập liên tục hết chỗ dòng Word tự động chuyển trỏ xuống dòng dới để nhập tiếp - Thao tác khối a - Chọn văn - Đối tợng Chọn văn : +> Chọn bàn phím : Thực việc chọn văn cách ấn giữ phÝm Shift råi gâ c¸c phÝm di chun +> Chän chuột : - Kích chuột vị trí đầu kéo đến vị trí cuối để chọn khối văn - Kích liên tiếp ba lần đoạn để chọn toàn đoạn Chọn đối tợng : Để chọn đối tợng cách đặt chuột lên đối tợng bấm chọn Đối tợng đợc chọn có đờng viền bao quanh b - Cắt Biên soạn: Nguyễn Hoàng Lâm Câu Lạc Bộ My Computer Giáo trình Microsoft Word 2000 Chọn văn đối tợng cần cắt sau kích chuột vào nút Cut công cụ hay thực lệnh Edid\Cut, nội dung bị cắt đợc chuyển vào đệm (Clip board) c - Sao chép Chọn văn đối tợng cần chép kích vào nút Copy cung hay thùc hiƯn lƯnh Edid\Copy, néi dung văn đợc chuyển vào ClipBoard d - Dán Đặt trỏ vị trí cần dán thực lệnh Edid\Paste kích vào nút Paste công cụ, nội dung đệm đợc dán hình soạn thảo vị trí trỏ e - Di chuyển - Bản chất thực thao tác cắt dán - Để thực nhanh thao tác chuột hộp thoại Opition thẻ Edid chọn mục Drag-and-Drop text Editing Chọn văn (đối tợng) cần di chuyển sau đặt chuột vào vùng chọn thực thao tác kích kéo đến vị trí f - Huỷ bỏ lệnh soạn thảo đà thực Để huỷ bỏ lệnh soạn thảo đà thực vào trình đơn Edit chọn lệnh Undo g - Lặp lại lệnh soạn thảo đà thực Để làm lại lệnh soạn thảo đà thực vào trình đơn Edit chọn lệnh Redo - Tìm kiếm thay văn +> Mở trình đơn Edit chọn lệnh Replace Chọn thẻ Replace +> Nhập văn cần tìm vào hộp Find What văn cần thay vào hộp Replace with +> Để thiết lập tuỳ chọn tìm kiếm nhấn chuột vào nút More, hộp thoại Find and Replace đợc mở rộng thêm phần xuèng phÝa díi Chän : - All (Up/Down) ë hép Search để xác định phạm vi tìm kiếm - Match case : tìm có phần biệt chữ hoa chữ thờng Biên soạn: Nguyễn Hoàng Lâm Câu Lạc Bộ My Computer Giáo trình Microsoft Word 2000 - Find whole words only : tìm riêng từ - Use wildcards : tìm theo kí tự đại diện - Sounds like : tìm theo phiên âm - Find all word forms : tìm từ biểu mẫu +> Kích nút Find Next để bắt đầu tìm kiếm +> Khi tìm thấy văn Word tự động chọn từ đợc tìm thấy dừng lại chờ định ngời dùng Lúc này, chọn nút Replace để thay chọn Replace All Word tự động thay tất từ đợc tìm thấy, chọn Find Next Word bỏ qua văn đợc tìm thấy tiếm tục tìm kiếm +> Kết thúc tìm kiếm Word đa thông báo : Kích OK ®Ĩ kÕt thóc råi kÝch Cancel ®Ĩ ®ãng hép tho¹i Find and Replace IV - Biên tập biến đổi thuộc tính văn - Định dạng kiểu chữ +> Chọn đoạn văn cần định dạng kiểu chữ thực lệnh Font trình đơn Fomat Chọn thẻ Font +> Chọn kiểu chữ hộp Font +> Để thay đổi kích thớc chữ chọn kích thớc mơc Size +> Hép Font Style cho phÐp g¸n c¸c kiểu dáng chữ Font cho văn gồm có : Regular cho kiểu chữ bình thờng, Italic cho kiều chữ nghiêng , Bold cho kiều chữ đậm , Bold Italic cho kiểu dáng chữ đậm nghiêng +> Hộp Underline dùng lựa chọn kiểu gạch chân +> Mục Effect dùng đặt hiệu ứng cho văn nh : - Strikethough : tạo hiệu ứng gạch bỏ văn dấu gạch đơn - Double strikethough : tạo hiệu ứng gạch bỏ văn dấu gạch đôi - Superscript : tạo hiệu ứng số - Subscript : tạo hiệu ứng số dới - Shadow, Outline, Emboss, Engrave : Bật/tắt hiệu ứng tạo chữ bóng, viền ngoài, làm hiệu ứng khắc sâu - Small caps, All caps, Hidden : Bật/tắt hiệu ứng tạo chữ hoa nhỏ, chữ hoa đầy đủ ẩn văn Biên soạn: Nguyễn Hoàng Lâm Câu Lạc Bộ My Computer Giáo trình Microsoft Word 2000 Sau đà thực song toàn thay đổi, chọn nút OK để áp dụng, chọn Default Word ghi tuỳ chọn vào tệp Normal.DOT (đặt chế độ ngầm định) - Định dạng đoạn văn +> Chọn đoạn văn cần định dạng thực lệnh Pragraph trình đơn Fomat Chọn thẻ Indents and Spacing +> Chọn chiều canh chØnh hép Aligment gåm : Left canh chØnh th¼ng theo lề trái, Center canh chỉnh thẳng theo hai lề, Right canh chỉnh thẳng theo lề phải, Justify canh theo hai lề +> Mục Indentation dùng đặt khoảng thơt so víi hai lỊ : - Left, Right : thụt dòng so với lề trái phải - Thụt dòng đặc biệt (Special) với First line (dòng đầu), Hanging thụt dòng kiểu treo +> Đặt khoảng cách đoạn dòng đoạn mục Spacing 10 Biên soạn: Nguyễn Hoàng Lâm Câu Lạc Bộ My Computer Giáo trình Microsoft Word 2000 +> Mục Width and Spacing dùng đặt rộng khoảng cách cột với điều kiện tuỳ chọn Equal column width đà đợc tắt +> Chọn Line between muốn tạo đờng kẻ cột +> Hộp Apply dùng để chọn áp dụng : Whole Document toàn văn , This Point Forward áp dụng từ vị trí trỏ cuối tƯp tµi liƯu +> Chän Start New Colums nÕu mn thiết lập cột trang +> Kích OK để thiết lập thông số đà chọn đóng hộp thoại - Cài đặt tab +> Chọn đoạn văn cần đạt TAB chọn lệnh Tabs trình đơn Format +> Nhập khoảng cách điểm dõng tÝnh tõ lỊ tr¸i ë hép Tab Stop Position +> Chän chiỊu canh chØnh t¹i dÊu Tab t¹i mơc Alignmemt gåm : - Left : canh chØnh th¼ng theo mép trái điểm Tab - Center: lấy điểm Tab làm tâm canh chỉnh văn sang bên - Right : canh chỉnh thẳng theo mép phải điểm Tab - Decimal: chỉnh thẳng cột số liệu theo dấu chấm thập phân - Bar : chèn vạch thẳng đứng điển Tab +> Chọn kiểu dẫn đến điểm Tab mục Leader +> Đặt điểm Tab ngầm ®Þnh hép Default Tab Stop +> Chän Set ®Ĩ thiết lập điểm dừng đa vào danh sách +> Chọn Clear (Clear All) muốn xoá điểm dừng hép Tab Stop Position +> KÝch OK ®Ĩ thiÕt lập tuỳ chọn * Ngoài đặt Tab trực tiếp thớc cách : Chọn kiểu điểm dừng nút bên trái thớc ( ) kích chuột lên thớc điển muốn đặt Tab Muốn điều chỉnh lại điểm dừng thớc ta bấm lên dấu Tab kéo đến điểm 12 Biên soạn: Nguyễn Hoàng Lâm Câu Lạc Bộ My Computer Giáo trình Microsoft Word 2000 Muốn xoá dấu Tab bấm chuột lên kéo khỏi thớc - Đánh số tạo dấu nhấn mạnh cho đoạn văn +> Chọn đoạn văn cần đánh số hay t¹o dÊu nhÊn m¹nh Råi thùc hiƯn lƯnh Bullets and Numbering trình đơn Format +> Để tạo dấu nhấn mạnh : Chọn thẻ Bullsted sau chọn cách tạo nhấn mạnh kích chuột vào nút OK +> Để đánh số cho đoạn : Chọn thẻ Nummbered chọn cách đánh số kích chuột vào nút OK * Lu ý chän nót Customize… ®Ĩ ®iỊu chØnh chi tiết kiểu đánh số nhấn mạnh đà chọn Muốn huỷ bỏ đánh số vào dấu nhấn mạnh cho đoạn văn trớc hết chọn đoạn văn đà đợc đánh số tạo dấu nhấn mạnh bật nút Bullets Numbering định dạng - Phóng to kí tự đầu đoạn văn +> Chọn kí tự cần định dạng +> Chọn lệnh Drop Cap trình đơn Format +> Chọn kiểu drop cap mục Position gồm : - None : Không tạo drop cap - Dropped : Phãng to kÝ tù - In Margin : Phóng to kí tự đặt nằm cột riêng Biên soạn: Nguyễn Hoàng Lâm 13 Câu Lạc Bộ My Computer Giáo trình Microsoft Word 2000 +> Chän kiĨu ch÷ cho kÝ tù phãng to ë hộp Font +> Chọn số dòng chứa kí tự đợc phãng to t¹i mơc Lines to drop +> Mơc Distance from Text dùng đặt khoảng cách từ kí tự phóng to đến văn +> Chọn OK để thực lệnh đóng hộp thoại - Thẻ định dạng a - Tạo thẻ +> Chọn đoạn văn chứa định dạng cần đa vào thẻ +> Mở trình đơn Format chọn lệnh Style +> Chọn nút New xuất hộp thoại nhập tên thẻ cần tạo vào hộp Name 14 Biên soạn: Nguyễn Hoàng Lâm Câu Lạc Bộ My Computer Giáo trình Microsoft Word 2000 +> Nếu muốn lu thẻ vào tệp Normal.dot kích chọn Add to template +> Nếu muốn gán tổ hợp phím tắt cho thẻ chọn nút Shortcut key xuất hộp thoại Customize Keyboard nhấn tổ hợp phím tắt phím di chuyển, phím xoá, Insert tổ hợp phím phải bắt đầu phím Ctrl, Alt hay Shift Sau ®ã chän Assign råi kÝch Close +> Chän Close (Apply) để kết thúc việc tạo thẻ đóng hộp thoại b - Sử dụng thẻ Muốn gán thẻ đà tạo cho đoạn văn đợc chọn nhấn phím tắt chọn tên thẻ hộp Style công cụ định dạng hay mở hộp thoại Style chọn tên thẻ cần gán nhấn nút Apply c - Hiệu chỉnh thẻ đà tạo Để hiệu chỉnh thẻ đà tạo mở hộp thoại Style chọn tên thẻ cần hiệu chỉnh sau chọn nút Modify tiến hành hiệu chỉnh cách nhấn chọn nút Format d - Xoá thẻ Xoá thẻ cách mở hộp thoại Style chọn tên thẻ cần xoá chọn Delete - Sao chép định dạng Chọn đoạn văn đà chứa định dạng cần chép, sau nhấn nút lệnh Format Painter công cụ Standard, trỏ soạn thảo chuyển sang dạng đoạn văn muốn chép đến chọn V - Tạo biên tập bảng - Chèn bảng vào văn soạn thảo Đặt trỏ vị trí muốn chèn bảng, chọn Table Table\Insert Biên soạn: Nguyễn Hoàng Lâm 15 Câu Lạc Bộ My Computer Giáo trình Microsoft Word 2000 +> Nhập số cột số hàng bảng muốn chèn Number of Columns Number of Rows +> Xác định ®é réng cđa cét ë mơc AutoFit behavior gåm c¸c tuú chän : - Fixed column width : ngêi dïng đặt xác độ rộng để Word tự động xác định độ rộng cột, thờng chọn Auto - AutoFit to contents : Word tù ®éng ®iỊu chØnh ®é réng cđa cét cho lu«n ®đ chøa néi dung ô cột - AutoFit to windows : lấy độ rộng cột tơng ứng với kích thớc cđa cưa sỉ tµi liƯu +> KÝch cht vµo vµo nút OK để chèn bảng - Biên tập lại dạng thức bảng a - Di chuyển trỏ soạn thảo bảng Tab : Di chuyển trỏ ®Õn « kÕ tiÕp Shift + Tab : Di chun trá vỊ « tríc Alt + Home : Di chuyển trỏ ô hàng thêi Alt + End : Di chun trá ®Õn « ci cïng cđa hµng hiƯn thêi Alt + PageUp : Di chuyển trỏ ô cét hiƯn thêi Alt + PageDown : Di chun trá xng « díi cïng cđa cét hiƯn thêi b - Chọn ô Chọn ô đơn : Đặt chuột đến vùng chọn ô bấm đơn Chọn ô liên tiếp : Bấm chuột ô đầu kéo đến ô cuối (nếu dùng bàn phím: ấn giữ phím Shift + phím di chuyển trỏ để chọn Chọn nhiều cột : Đặt chuột lên cột cần chọn chuột chuyển sang dạng kích chuột để chọn nhiều cột liên tiếp Chọn nhiều hàng liên tiếp : Đặt chuột hàng cần chọn chuột chuyển dạng ngầm định kích chuột để chọn nhiều hàng liên tiếp c - Xoá nội dung văn ô Chọn ô cần xoá bấn phím Delete d - Xoá ô, hàng, cột bảng +> Chọn ô cần xoá +> Mở trình đơn Table Delete : - Chọn Table xoá toàn bảng - Chọn Columns để xoá cột chứa ô đà đợc chọn - Chọn Rows để xoá hàng chứa ô đà đợc chọn - Chọn Cells hộp đối thoại xuất tiếp tục xác định tuỳ chọn xoá : Shift Cells Left xoá ô đợc chọn kéo ô bên trái 16 Biên soạn: Nguyễn Hoàng Lâm Câu Lạc Bộ My Computer Giáo trình Microsoft Word 2000 Shift Cells Up xoá ô đợc chọn đa nội dung ô bên dới lên Delete Entire Row xoá hàng chứa ô đợc chọn Delete Entire Column xoá cột chứa ô đợc chọn - Chọn nút OK để tiến hành xoá e - Chèn thêm hàng cột +> Chọn cột hàng cột bảng để xác định vị trí chèn +> Mở trình ®¬n Table → Insert, råi chän : - Columns to the Left : chèn cột vào bên trái điểm chän - Columns to the Right : chÌn c¸c cét vào bên phải điểm chọn - Rows Above : chèn hàng lên trớc điểm chọn - Rows Below : chèn hàng xuống phía dới điểm chọn - Cells Xác định tuỳ chọn chèn nhấn nút OK +> Muốn chèn hàng vào cuối bảng đặt trỏ đến ô cuối bảng nhấn phím Tab hàng đợc tạo thêm vào cuối bảng f - Thay đổi độ rộng cột Đặt chuột đến biên bên phải cột cần thay đổi trỏ chuyển sang dạng kích kéo chuột ®Ĩ thay ®ỉi kÝch thíc * Lu ý : Víi chiều cao hàng đợc tự động mở rộng nhập văn đầy ô nhấn phím Enter g - Tạo đờng viền cho bảng +> Hiển thị công cụ Tables and Borders (nếu bị tắt hiển thị) +> Chọn kiểu nét viền hộp Line Style trªn Tables and Borders (nÕu muèn bá nÐt kiỊn chän Line Style lµ No Border) +> NhÊn nút Draw Table thực thao tác vẽ đờng cần tạo nét viền muốn xoá nét viền h - Xoá đờng bảng Để xoá ®êng b¶ng nhÊn nót Eraser råi thùc hiƯn thao tác vẽ đờng muốn xoá Biên soạn: Nguyễn Hoàng Lâm 17 Câu Lạc Bộ My Computer Giáo trình Microsoft Word 2000 VI - Thay đổi dạng thức hiển thị tài liệu - Các chế độ trình bày hình a - Chế độ thờng Để giảm thời gian xư lý tµi liƯu ngêi ta thêng lµm viƯc chế độ Normal Chế độ cho phép quan sát tất định dạng đặc biệt hình giống in giấy Tuy nhiên số đặc điểm khác nh : tiêu đề, đờng ranh giới văn không đ ợc đơn giản hoá để tăng tốc độ soạn thảo Để chuyển sang chế độ chọn lệnh Normal trình đơn View bấm vào nút góc dới bên trái cn ngang ®Ĩ chän b - ChÕ ®é tỉ chức tài liệu dới dạng trang Web chế độ tài liệu đợc hiển thị giống nh đợc duyệt trình duyệt Web Muốn chuyển sang chế độ chọn lệnh Web Layout trình đơn View bấm vào nút thứ hai góc dới bên trái cuộn ngang để chọn c - Chế độ trình bày trang Đây chế độ trình bày trang giống nh in giấy Nó tất thành phần có trang tài liệu Nhợc điểm chế độ làm cho tốc độ xử lý Word giảm đáng kể Chọn lệnh Print Layout từ trình đơn View bấm nút biểu tợng thø ba ë cn ngang ®Ĩ chun sang chÕ ®é Print Layout d - ChÕ ®é tæng quan Dïng chế độ tổng quan để tạo phần tóm tắt để kiểm tra cấu trúc tài liệu ta chọn để xem mục tiêu đề lớn tài liệu dấu tất chi tiết, mục nhỏ công việc xem tiêu đề lớn với văn phụ kèm nó, chuyển đến vị trí Muốn sử dụng tốt đặc tính ta cần phải gán kiểu trình bày mục tiêu đề cho tiêu đề tài liệu Thông thờng kiểu trình bày : Heading, List, Body text Tác dụng : Hỗ trợ mạnh cho việc tổ chức lại nội dung tài liệu lớn, thay đổi mục tiêu đề, di chuyển hay chép nội dung văn Vào View chọn Outline để chuyển sang chế độ - Xem tài liệu trớc in +> Mở trình đơn File chọn lệnh Print Preview +> Tài liệu đợc hiển thị dới dạng nh đợc in giấy +> Thanh công cụ Print Priview 18 Biên soạn: Nguyễn Hoàng Lâm Câu Lạc Bộ My Computer Giáo trình Microsoft Word 2000 In tài liệu Bật/tắt chế độ phóng to vị trí đợc trọn Hiển thị chọn vẹn trang tài liệu hình Chọn hiển thị nhiều trang tài liệu lúc Thay đổi tỉ lệ khung nhìn Trợ giúp theo ngữ cảnh Đóng chế độ xem nhanh Hiển thị đầy hình Co lại tài liệu cho vừa trang hình Bật/tắt hiển thị thớc +> Chọn nút Close để quay tài liệu hành - Thay đổi tỉ lệ hiển thị tài liệu Để thay đổi tỉ lệ hiển thị tài liệu mở trình đơn View chọn lệnh Zoom chọn tỉ lệ hiển thị mục Zoom to hay đặt tỉ lệ tuỳ ý hộp Percent - Bật tắt hiển thị công cụ Để bật hay tắt hiển thị công cụ mở trình đơn View chọn Toolbars chọn công cụ cần ẩn Để thêm bớt nút lệnh công chän lƯnh Customize … hép tho¹i Customize xt chọn thẻ chọn thẻ Commands, để lại bỏ nút lệnh cần kích vào nút lệnh kéo khỏi công cụ Muốn thên nút lệnh cần chọn loại lệnh mục Categories kích vào nút lệnh cần thêm hộp Commands vào kéo vào công cụ cần đặt Lu ý : Một số công cụ tự hiển thị chọn làm việc với đối tợng VII - Đối tợng microsoft Word - Chèn kí hiệu đặc biệt +> Xác định vị trí muốn chèn kí hiệu đặc biệt vào tài liệu soạn thảo +> Thực lệnh Symbol thực đơn Insert +> Chọn thẻ Symbol chọn kí tự đặc biệt hộp Font Chọn font Symbol để thị bảng danh sách kí tự đặc biệt chọn Wingdings để thị bảng danh sách biểu tợng đặc biệt Biên soạn: Nguyễn Hoàng Lâm 19 Câu Lạc Bộ My Computer Giáo trình Microsoft Word 2000 +> Chän kÝ hiƯu cÇn chÌn råi kÝch chuột vào nút Insert +> Thực lại hai thao tác để chèn kí hiệu khác +> Chọn Close để đóng hộp thoại - Chèn ảnh vào tài liệu +> Đặt trỏ vị trí mn chÌn ¶nh +> Thùc hiƯn lƯnh Picture → Clip Art thực đơn Insert +> Khi hộp thoại xuất chọn thẻ Pictures chọn loại ClipArt +> Chọn ảnh cần chèn nhấn nút Insert Clip +> §Ĩ kÕt thóc lƯnh nhÊn nót Close ®Ĩ ®ãng cưa sổ Insert ClipArt - Soạn thảo công thức +> Đặt trỏ đến vị trí cần chèn +> Thực lệnh Object trình đơn Insert +> Chọn thẻ Creat New sau ®ã chän Microsoft Equation 3.0 hép Object Type +> Word chuyển vào môi trờng soạn thảo Equation Trên cửa thành phần đáng quan tâm : - Thanh menu : chđ u chøa c¸c lƯnh định dạng công thức - Vùng soạn thảo công thức - Thanh công cụ Equation, gồm hai hàng nút công cụ : Hàng trên chứa nút dùng chèn kí hiệu đặc biệt, hàng dới chứa nút tạo công thức 20 Biên soạn: Nguyễn Hoàng Lâm Câu Lạc Bộ My Computer Giáo trình Microsoft Word 2000 +> Soạn thảo công thức, muốn kết thúc kích chuột hình soạn thảo để quay cửa sổ tài liệu hành - Tạo hiệu ứng đặc biệt +> Bật công cụ Drawing chän nót Insert WordArt +> Chän kiĨu WordArt ë danh s¸ch võa xt hiƯn +> NhËp néi dung cđa WordArt trªn cưa sỉ Edit WordArt Text → OK +> TiÕn hành hiệu chỉnh hiệu ứng, công việc đợc thực chủ yếu công cụ WordArt thao tác thay đổi kích thớc hiệu ứng * Thanh c«ng WordArt : ChÌn WordArt míi Thay ®ỉi néi dung cđa WordArt võa t¹o Thay ®ỉi kiĨu WordArt vừa tạo Định dạng WordArt Thay đổi hình dáng WordArt Xoay WordArt Thay đổi độ dÃn văn hiệu ứng Canh chỉnh văn hiệu ứng Xoay đứng văn hiệu ứng Tăng chiều cao văn hiệu ứng Thay đổi kiểu bao bọc văn với WordArt - Hiệu chỉnh đối t ợng a - Thay đổi kích thớc đối tợng +> Chọn đối tợng cần thay đổi kích thớc, xuất đờng bao nh hình vẽ : +> Đặt chuột nút chuyển thành kích kéo để thay đổi thay ®ỉi kÝch thíc cđa ®èi tỵng b - HiƯu chØnh nội dụng Để hiệu chỉnh nội dụng đối tợng kích kép vào đối tợng đó, đà vào môi trờng tạo đối tợng tiến hành hiệu chỉnh nội dung Biên soạn: Nguyễn Hoàng Lâm 21 Câu Lạc Bộ My Computer Giáo trình Microsoft Word 2000 vIII - Đồ häa Winword 1- C¸ch vÏ chi tiÕt +> Chän nót c«ng vÏ +> KÐo trá cht đến vị trí cần vẽ, lúc trỏ có hình dấu cộng (+) +> Kích giữ phím chuột vị trí xuất phát kéo hớng muốn phát triển hình +> Khi hình xuất nét vẽ nh mong muốn nhả tay để kết thúc vÏ - Thanh c«ng Drawing Nót hiƯu chØnh nÐt vÏ (Group, UnGroup, Order, Grid, Rotate and flip, Text Wrapping, Change AutoShape, Set AutoShape Default) Chọn đối tợng Xoay tự đối tợng Các công cụ vẽ hình với kiểu dáng thiết kế trớc Công cụ vẽ đờng thẳng Công cụ vẽ mũi tên Công cụ vẽ hình chữ nhật Công cụ vẽ hình tròn Công cụ vẽ hộp văn Chèn hiệu ứng đặc biệt Chèn ảnh vào tài liệu Thay đổi màu Thay đổi màu nét vẽ Thay đổi màu văn Thay đổi kiểu nét vẽ Thay đổi kiểu đờng gạch ngang Thay đổi kiểu mũi tên Tạo bóng chiều Tạo bóng chiều 22 Biên soạn: Nguyễn Hoàng Lâm Câu Lạc Bộ My Computer Giáo trình Microsoft Word 2000 IX - Hoàn thiện in tài liệu - Tự động đánh số trang +> Chuyển tài liệu cần đánh số trang thành hiƯn hµnh +> Chän lƯnh Page Number tõ menu lƯnh Insert +> Xác định vị trí muốn đánh số trang ë hép Poisition : - Top of Page (Footer) : Chọn đánh số đầu trang - Bottom of Page (Header) : Chọn đánh số cuối trang +> Trong hộp Aligment chọn Left, Center, Right, Inside, Outside để đặt trang bên trái, giữa, bên phải, phía hay phía gáy giấy +> Nếu muồn đánh trang vị trí nhấn nút Format nhập giá trị vào hộp Start at +> OK để Word tiến hành tự động đánh số trang - Thêm tiêu đề cho trang tài liệu +> Chuyển tài liệu cần tạo tiêu đề thành hành +> Vào menu View chọn lệnh Header and Footer phần diện tích dành cho tiêu đề đợc xuất cïng víi c«ng Header and Footer +> Chun đến tiêu đề cần tạo nhập nội dung cho tiêu đề * Nội dung tiêu đề định dạng nh văn bình thờng +> Bấm vào nút Close để chuyển hình soạn thảo - Xoá bỏ tiêu đề số trang Muốn xoá bỏ tiêu đề số trang, mở hiển thị tiêu đề trang bất xoá hết nội dung nó, sau đóng tiêu đề nh phần tiêu đề tự động đợc loại bỏ cho tất trang - In tài liệu a - Thao tác in +> Mở chuyển sang tài liệu cần in +> Kiểm tra tài liệu trớc in Biên soạn: Nguyễn Hoàng Lâm 23 Câu Lạc Bộ My Computer Giáo trình Microsoft Word 2000 +> Chọn lệnh Print trình đơn File +> Kiểm tra lại thiết lập máy in ngầm định mục Printer +> Chän vïng in môc Page Range gåm tuỳ chọn : All in toàn trang tµi liƯu; Current page in trang hiƯn thêi (trang chứa trỏ soạn thảo); Selection in vùng văn đà đợc chon trớc; Pages in trang định, trang liên tiếp dùng dấu "-" để ngăn cách trang đầu trang cuối, trang không liên tiếp dùng dấu "," để ngăn cách +> Đặt số lợng in vào hộp Copies; tuỳ chọn Collate dùng đặt thứ tự in +> Kiểm tra đối tợng in hộp Print What đảm bảo đà chọn Document +> Xác định trang in tron hộp Print chọn : - All Pages in Range in toàn trang tài liệu - Old Pages in trang lẻ tong tài liệu - Even Pages in trang chẵn tài liệu +> Nhấn OK để bắt đầu in tài liƯu b - Hủ bá c«ng viƯc in NhÊn ESC Word ®ang thùc hiƯn thđ tơc Background Printing, nÕu không kịp hÃy kích kép chuột nên biểu tợng trạng thái in chuyển sang trình điều khiển máy in lệnh Purge Print Documents Để thiết lập chế độ Background Printing sử dụng hộp thoại Option thẻ Print 24 Biên soạn: Nguyễn Hoàng Lâm Câu Lạc Bộ My Computer Giáo trình Microsoft Word 2000 X - Công cụ Word - Auto Text a - T¹o AutoText +> Chọn đoạn văn cần tạo Auto Text +> Chọn lệnh AutoCorrect trình đơn Tools +> Chọn thẻ AutoText nhập tên AutoText cần tạo mục Enter AutoText entries here, sau ®ã kÝch nót Add b - Sư dụng AutoText +> Đặt trỏ vị trí muốn chèn AutoText gõ vào tên AutoText cần chèn nhấn phím F3 c - Xoá AutoText Mở hộp thoại AutoCorrect chuyển đến thẻ AutoText chọn AutoText cần xoá kích vào nút Delete - Tự động sửa lỗi nhập văn a - Định nghĩa chuỗi AutoCorrect +> Mở trình đơn Tools chọn lệnh AutoCorrect Thẻ AutoCorrect Biên soạn: Nguyễn Hoàng Lâm 25 Câu Lạc Bộ My Computer Giáo trình Microsoft Word 2000 +> Nhập nội dung đợc thay mục Replace (chuỗi dài đến 14 kí tự nhng không đợc chứa khoảng trắng) +> Nhập nội dung cần thay mơc With +> KÝch nót Add ®Ĩ ®a tõ võa định nghĩa vào danh sách +> Kích OK để kết thúc lệnh b - Tự động sửa lỗi Công cụ cho phép tự động sửa từ bị lỗi gõ văn thành từ xác đà cài đặt trớc Vì lợi dụng công cụ để tạo cụm từ gõ nhanh gièng nh AutoText Khi sư dơng ta chØ cÇn gâ côm tõ thay thÕ, sau phÝm SpaceBar néi dung thay hình soạn thảo - Tạo thực Macro Macro chơng trình nhỏ gồm nhóm lệnh, gán cho tỉ hỵp phÝm nãng Khi thùc hiƯn Macro chØ việc bấm tổ hợp phím nóng, lệnh chơng trình Macro lần lợt đợc tiến hành a - Tạo Macro +> Mở trình đơn Tools Macro chọn lệnh Record New Macro +> Đặt tên cho Macro hộp Macro Name chọn OK chọn gán macro cho công cụ bàn phím +> Thực lệnh cần ghi vào Macro, để tạm dừng ghi lệnh vào Macro chọn nút lệnh Pause, kết thóc viƯc nhËp kÝch cht t¹i nót Stop +> Thùc lệnh Save all trình đơn File để lu lệnh vào Macro vừa tạo b - Chạy Macro Có hai cách để thực macro : +> Chọn Macro từ đối tợng mà đà đợc gán 26 Biên soạn: Nguyễn Hoàng Lâm ...Câu Lạc Bộ My Computer Giáo trình Microsoft Word 2000 Híng dÉn sư dơng Microsoft Word KiĨm so¸t tØ lƯ cửa sổ tài liệu ẩn/Hiện dấu ngắt đoạn Hiện tài... Giáo trình Microsoft Word 2000 - Nếu ngời dùng chọn Yes mà tệp đợc đóng tệp Word cho hiển thị hộp thoại Save as để yêu cầu cung cấp thêm thông tin cho lệnh ghi, tệp đà đợc ghi tối thiểu lần Word. .. Lạc Bộ My Computer Giáo trình Microsoft Word 2000 - Find whole words only : tìm riêng từ - Use wildcards : tìm theo kí tự đại diện - Sounds like : tìm theo phiên âm - Find all word forms : tìm