Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Thương mại Quốc tế LỜI CẢM ƠN Trong q trình tồn cầu hố diễn mạnh mẽ, đặc biệt Việt Nam thành viên WTO q trình kí kết Hiệp định đối tác kinh tế xuyên Thái Bình Dương TPP việc đổi cơng nghệ để theo kịp nước phát triển giới xu tất yếu Việc nhập thiết bị điện gia dụng thiết bị điện công nghiệp đại từ nước phát triển góp phần phát triển công nghệ điện Việt Nam nâng cao chất lượng sống người Qua thời gian thực tập Công ty Cổ phần Thiết bị Công nghệ Châu Á, giúp đỡ nhân viên công ty TS Lê Thị Việt Nga, em có điều kiện tìm hiểu quy trình đàm phán kí kết hợp đồng nhập thiết bị điện từ đối tác cơng ty nói chung từ trường Bồ Đào Nha nói riêng Vì nên em lựa chọn đề tài: “ Hoàn thiện quy trình đàm phán kí kết hợp đồng nhập thiết bị điện từ thị trường Bồ Đào Nha Công ty Cổ phần Thiết bị Công nghệ Châu Á” để hồn thành khố luận tốt nghiệp Em xin cám ơn TS Lê Thị Việt Nga – giảng viên Bộ môn Quản trị tác nghiệp Thương mại quốc tế, trường Đại học Thương Mại hướng dẫn cho em suốt q trình thực khố luận tốt nghiệp Đồng thời em xin gửi lời cám ơn đến Ban Giám đốc toàn thể nhân viên Công ty Cổ phần Thiết bị Công nghệ Châu Á tạo điều kiện giúp em hoàn thành khoá luận Do hạn chế thời gian kinh nghiệm thực tế nên khố luận khơng thể tránh khỏi thiếu sót kiến thức, em mong nhận giúp đỡ đóng góp ý kiến thầy để khố luận em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn Sinh viên Nguyễn Thu Phương GVHD: TS Lê Thị Việt Nga 11 SVTH: Nguyễn Thu Phương Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Thương mại Quốc tế MỤC LỤC DANH MỤC BẢNG SỐ LIỆU DANH MỤC BIỂU ĐỒ, SƠ ĐỒ GVHD: TS Lê Thị Việt Nga 22 SVTH: Nguyễn Thu Phương Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Thương mại Quốc tế DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT Từ viết tắt ASEAN Nghĩa Tiếng Anh Association of Southest Asian Nghĩa Tiếng Việt Hiệp hội quốc gia Nations Đơng Nam Á Cộng hồ xã hội chủ CHXHCN EU LNST TMQT UNESCO USD VNĐ WTO United Nations Educational nghĩa Liên minh Châu Âu Lợi nhuận sau thuế Thương mại quốc tế Tổ chức Giáo dục, Khoa Scientific and Cultural học Văn hóa Organization United States Dollar Vietnam dong World Trade Organization Liên hợp Quốc Đô la Mỹ Việt Nam đồng Tổ chức Thương mại European Union Thế giới GVHD: TS Lê Thị Việt Nga 33 SVTH: Nguyễn Thu Phương Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Thương mại Quốc tế CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ QUY TRÌNH ĐÀM PHÁN KÝ KẾT HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU 1.1 Tính cấp thiết vấn đề nghiên cứu Trong bối cảnh quốc tế nay, hoạt dộng thương mại quốc tế ngày phát triển có vai trị quan trọng hết Thương mại quốc tế đường tất yếu để nước hội nhập vào nên kinh tế giới, tận dụng lợi so sánh, khai thác tiềm đất nước nước để phát triển kinh tế xã hội đất nước Việt Nam sau gia nhập WTO có gia tăng khơng ngừng số lượng chất lượng hàng hoá xuất nhập khẩu, việc cắt giảm hàng rào thuế quan phi thuế quan giúp nước thành viên WTO giúp Việt Nam mở rộng quan hệ hợp tác với quốc gia giới Như ta biết, mắt xích quan trọng để tham gia vào kinh tế giới hoạt động xuất nhập Để hoạt động TMQT diễn đàm phán khâu quan trọng giúp doanh nghiệp kí kết hợp đồng ngoại thương, đảm bảo hiệu kinh doanh doanh nghiệp Trên thực tế hoạt động đàm phán, kí kết hợp đồng mua bán hàng hoá dịch vụ doanh nghiệp Việt Nam nói chúng doanh nghiệp Việt Nam có hoạt động thương mại quốc tế nói riêng cịn có nhiều sai sót yếu Vì vậy, việc hồn thiện, nâng cao khả hiệu đàm phán kí kết hợp đồng ngoại thương trở thành vấn đề mà doanh nghiệp đặc biệt quan tâm Công ty Cổ phần Thiết bị Công nghệ Châu Á công ty hoạt động lĩnh vực kinh doanh thiết bị điện gia dụng cơng nghiệp có uy tín Hà Nội Các sản phẩm thiết bị điện công ty nhập từ nước: Bồ Đào Nha, Italy, Pháp, Séc, Hàn Quốc… – nước có cơng nghiệp đại giới Các sản phẩm kinh doanh Công ty Cổ phần Thiết bị Công nghệ Châu Á sản phẩm nhập 100% từ nước ngồi, việc đàm phán với đối tác nước ngồi có ý nghĩa vơ quan trọng, định đến thành công hay thất bại hoạt động kinh doanh công ty Trong trình thực tập cơng ty, em nhận thấy bên cạnh thành tựu đạt cơng ty gặp khơng khó khan q trình đàm phán kí kết hợp đồng nhập khẩu, GVHD: TS Lê Thị Việt Nga 44 SVTH: Nguyễn Thu Phương Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Thương mại Quốc tế vấn đề nhân sự, giá cả… Vì nên em lựa chọn đề tài: “Hồn thiện quy trình đàm phán kí kết hợp đồng nhập thiết bị điện từ thị trường Bồ Đào Nha Công ty Cổ phần Thiết bị Công nghệ Châu Á” 1.2 Tổng quan vấn đề nghiên cứu Trong thời gian từ năm 2010 – 2013, trường Đại học Thương Mại chưa có luận văn, khố luận viết hồn thiện quy trình đàm phán kí kết hợp đồng nhập thiết bị điện từ thị trường Bồ Đào Nha Công ty Cổ phần Thiết bị Công nghệ Châu Á, với tìm hiểu số luận văn trường Đại học Thương Mại có liên quan như: - Nguyễn Thị Hương, năm 2010, Quản trị quy trình đàm phán kí kết hợp đồng nhập - nguyên liệu từ thị trường Trung Quốc công ty TNHH Hàn Việt Tạ Thành Nam, năm 2012, Quản trị quy trình giao dịch đàm phán ký kết hợp đồng - nhập dầu phụ gia từ thị trường Pháp cuả công ty cổ phần hóa dầu Petrolimex Phạm Thị Thu Phương, năm 2013, Hồn thiện quy trình đàm phán kí kết hợp đồng nhập thảm vật liệu trang trí nội thất công ty TNHH Quốc Minh Qua em xin khẳng định khóa luận em hồn tồn khác với luận văn năm trước trường Đại học Thương Mại, sản phẩm em thiết bị điện công ty mà em thực tập Công ty Cổ phần Thiết bị Công nghệ Châu Á 1.3 Mục đích nghiên cứu Khố luận góp phần củng cố kiến thức, số vấn đề đàm phán TMQT quy trình đàm phán TMQT học trường thông qua việc tìm hiểu thực tế hoạt động nhập thiết bị điện Công ty Cổ phần Thiết bị Công nghệ Châu Á Trên sở lý thuyết tình hình thực tế cơng ty, khố luận đề xuất số giải pháp chủ yếu nhằm hoàn thiện quy trình đàm phán kí kết hợp đồng nhập thiết bị điện Công ty Cổ phần Thiết bị Công nghệ Châu Á 1.4 Đối tượng nghiên cứu Quy trình đàm phán kí kết hợp đồng nhập thiết bị điện từ thị trường Bồ Đào Nha Công ty Cổ phần Thiết bị Công nghệ Châu Á 1.5 Phạm vi nghiên cứu - Không gian nghiên cứu: Công ty Cổ phần Thiết bị Công nghệ Châu Á - Thời gian nghiên cứu: kết đàm phán kí kết hợp đồng nhập thiết bị điện GVHD: TS Lê Thị Việt Nga 55 SVTH: Nguyễn Thu Phương Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Thương mại Quốc tế giai đoạn 2013 – 2015 1.6 Phương pháp nghiên cứu 1.6.1 Phương pháp thu thập liệu - Quan sát thực tế tìm hiểu quy trình đàm phán kí kết hợp đồng nhập thiết bị điện gia dụng công nghiệp tai công ty Cổ phần Thiết bị Công nghệ Châu Á, bao gồm công tác: lập kế hoạch, tổ chức thực đàm phán kiểm tra, đánh giá rút - kinh nghiệm sau đàm phán Các giáo trình, tài liệu có liên quan đến hoạt động nhập khẩu, quy trình đàm phán kí - kết hợp đồng thương mại quốc tế Thu thập nguồn liệu bên doanh nghiệp giai đoạn 2013 – 2015 Phòng Kế tốn, Phịng kinh doanh, bao gồm báo cáo tài giai đoạn 2013 – 2015, số liệu cấu nhập khẩu, hợp đồng nhập giai đoạn 2013 – 2015… 1.6.2 Phương pháp phân tích xử lý liệu a Phương pháp thống kê Từ nguồn thông tin, liệu thu thập được, tiến hành thống kê tổng hợp liệu theo mục tiêu nghiên cứu đề tài b Phương pháp phân tích Trên sở thống kê tổng hợp nguồn liệu thu thập tiến hành phân tích, q trình phân tích sử dụng: - Phương pháp định tính: định tính mối quan hệ sở lý luận thực tiễn quy - trình đàm phán kí kết hợp đồng Phương pháp định lượng: lượng hóa tình hình tốn, tình hình sản xuất kinh doanh 1.7 Kết cấu khóa luận Ngồi lời cảm ơn, mục lục, danh mục bảng biểu, sơ đồ, hình vẽ, danh mục từ viết tắt, tài liệu tham khảo, khóa luận có kết cấu gồm chương: - Chương 1: Tổng quan quy trình đàm phán kí kết hợp đồng nhập Chương 2: Cơ sở lý luận quy trình đàm phán kí kết hợp đồng nhập Chương 3: Thực trạng quy trình đàm phán kí kết hợp đồng nhập thiết bị điện - từ thị trường Bồ Đào Nha Công ty Cổ phần Thiết bị Châu Á Chương 4: Định hướng phát triển đề xuất số giải pháp nhằm hồn thiện quy trình đàm phán kí kết hợp đồng nhập thiết bị điện từ thị trường Bồ Đào Nha Công ty Cổ phần Thiết bị Công nghệ Châu Á GVHD: TS Lê Thị Việt Nga 66 SVTH: Nguyễn Thu Phương Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS Lê Thị Việt Nga Khoa: Thương mại Quốc tế 77 SVTH: Nguyễn Thu Phương Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Thương mại Quốc tế CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH ĐÀM PHÁN KÝ KẾT HỢP NHẬP KHẨU 2.1 Tổng quan đàm phán kí kết hợp đồng nhập 2.1.1 Khái niệm hợp đồng Thương mại quốc tế Hợp đồng Thương mại quốc tế thỏa thuận thương mại đương có trụ sở kinh doanh quốc gia khác (PGS.TS Vũ Hữu Tửu – 2007) Bản chất hợp đồg thương mại quốc tế hợp đồng mua bán hàng hóa dịch vụ, thỏa thuận bên kí kết hợp đồng Hợp đồng TMQT giữ vai trò quan trọng kinh doanh TMQT, xác nhận nội dung giao dịch mà bên tham gia thỏa thuận cam kết thực nội dung đó, xác nhận quyền lợi trách nhiệm bên trình giao dịch thương mại 2.1.2 Khái niệm đàm phán Thương mại quốc tế Theo Joseph Burnes: “Đàm phán thỏa thuận hai hay nhiều bên để đến mục đích chung đạt thỏa thuận vấn đề ngăn cách bên mà khơng bên có đủ sức mạnh có đủ sức mạnh khơng muốn sử dụng để giải vấn đề ngăn cách đó” Theo sách hướng dẫn nhân viên vụ không quân Mỹ: “Đàm phán thương mại quốc tế nghệ thuật đén hiểu biết chung thông qua mặc dựa yếu tố thiết yếu hợp đồng chẳng hạn giao hàng, quy cách phẩm chất, giá điều khoản khác” Ngoài có khái niệm khác đàm phán TMQT là: “Đàm phán TMQT qua trình mà bên có trụ sở kinh doanh đặt quốc gia khác tiến hành thảo luận, thương lượng nhằm thống mối quan tâm chung quan điểm bất đồng để đến hợp đồng thương mại” (PGS.TS Dỗn Kế Bơn – 2014) Thực chất đàm phán khoa học, nghệ thuật sử dụng kĩ giao dịch đến mức thục, điêu luyện, bao gồm khả thuyết phục chấp nhận thuyết phục, khả sử dụng tiểu xảo đàm phán, khơn khéo q trình thỏa hiệp lợi ích thống mặt đối lập để giải bất đồng tồn để đến kí kết hợp đồng mua bán mà bên có lợi 2.1.3 Đặc điểm đàm phán Thương mại quốc tế GVHD: TS Lê Thị Việt Nga 88 SVTH: Nguyễn Thu Phương Khóa luận tốt nghiệp - Khoa: Thương mại Quốc tế Trong đàm phán thương mại quốc tế, bên tham gia có hai bên có trụ sở kinh doanh đặt quốc gia khác Đây điểm phân biệt rõ nét đàm phán thương mại quốc tế với đàm phán thương mại nước, - bên có quốc tịch khác có tính dân tộc khác Các bên tham gia đàm phán thương mại quốc tế có quốc tịch khác thường sử dụng ngôn ngữ phổ thông khác Điều gây khó khăn cho người đàm phán q trình tiếp nhận, truyền đạt thông tin ý tưởng cho đối tác, trình tư duy, sáng tạo, khả phản ứng, định - đàm phán Điều dễ gây hiểu lầm dẫn đến rủi ro kinh doanh Các bên tham gia đàm phán thương mại quốc tế, khác thể chế trị khác thể chế trị dẫn đến khác quan điểm, lập - trường, tư tưởng tính dân tộc đề cao Trong q trình đàm phán có gặp gỡ hệ thống pháp luật khác nên tượng có cách giải thích đưa định khác nhau, điều ảnh hưởng lớn đến trình thực hợp đồng, dễ tạo rủi ro cho hoạt - động kinh doanh Trong đàm phán thương mại quốc tế có giao thoa văn hóa, phong tục tập quán khác Mỗi quốc gia có văn hóa truyền thống phong tục tập quán riêng, hình thành nên tính cách, phong cách ứng xử, thái độ đàm phán cách thức sử dụng kĩ thuật, định đàm phán khác nhau, 2.1.4 - phải nghiên cứu, tìm hiểu để có đối sách thích hợp Những nguyên tắc đàm phán Thương mại quốc tế Chỉ đàm phán xuất vùng thỏa thuận đàm phán Vùng thỏa thuận vùng mà - kết bên chấp nhận được, đồng thời chồng chéo lên Đảm bảo lợi ích bên tham gia đàm phán: sở gốc rễ hoạt động đàm phán lợi ích, đàm phán q trình tác động chủ thể có lợi ích riêng, lợi ích chung, lợi ích xung đột, nhằm tối đa hóa lợi ích chung giảm thiểu - xung đột lợi ích bên, từ đến giải pháp chấp nhận lẫn Kết hợp tính khoa học tính nghệ thuật đàm phán: đàm phán cần phải tiến hành cách khoa học, từ nghiên cứu, phân tích, lập phương án tiến hành đàm phán theo quy trình chặt chẽ, với đối sách thích hợp Đồng thời người đàm phán phải biết ứng xử linh hoạt sử dụng kỹ năng, kỹ xảo để nâng đàm - phán thành nghệ thuật Trong đàm phán phải tập trung vào lợi ích lập trường quan điểm GVHD: TS Lê Thị Việt Nga 99 SVTH: Nguyễn Thu Phương Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Thương mại Quốc tế Con người tham gia vào q trình đàm phán thường dễ có xúc cảm, dẫn đến việc giữ lập trường riêng mình, quan tâm đến quyền lợi dẫn đến việc thương lượng khơng khách quan Vì đàm phán phải biết tách cảm xúc khỏi vấn - đề đàm phán, tập trung vào quyền lợi bên Kiên bảo tiêu chuẩn khách quan, công bằng, không phụ thuộc vào lập trường bên nào, từ chấp nhận giải pháp cơng cho hai bên 2.1.5 Các hình thức đàm phán Thương mại quốc tế 2.1.5.1 Đàm phán trực tiếp Là hình thưc mà bên đối tác trực tiếp gặp gỡ để tiến hành đàm phán Đây hình thức đàm phán đặc biệt quan trọng, bên trực tiếp gặp gỡ nhau, nên hiệu suất trao đổi thông tin cao, tránh hiểu lầm, giúp bên nắm bắt thái độ, tâm lý phản hồi cách dễ dàng Đàm phán trực tiếp thường áp dụng đàm phán hợp đồng có giá trị lớn, hàng hóa có tính phức tạp, bên có nhiều điều khoản cần trao đổi, thuyết phục bên lần tiến hành giao dịch với 2.1.5.2 Đàm phán qua thư tín Là hình thức đàm phán chủ yếu nhà kinh doanh quốc tế, hình thức mà bên tiến hành thông qua việc trao đổi thư thương mại Đàm phán qua thư giúp tiết kiệm chi phí, có thời gian chuẩn bị, cân nhắc phân tích, suy nghĩ vấn đề cần đàm phán Đàm phán qua thư tín thường sử dụng cho tiếp xúc ban đầu, đàm phán để thay đổi điều khoản hợp đồng, hay giải tranh chấp 2.1.5.3 Đàm phán qua điện thoại Đây hình thức đàm phán sử dụng phổ biến Đàm phán qua điện thoại đảm bảo tính thời điểm, nhanh chóng nắm bắt thơng tin, phản hồi nhanh chóng đến thỏa thuận chung Tuy nhiên hình thức địi hỏi người tham gia đàm phán cần phải có kỹ nghe nói ngoại ngữ tốt khả xử lý thông tin nhanh chóng, linh hoạt trước vấn đề đối phương đưa Mặt khác đàm phán qua điện thoại khơng có làm chứng thỏa thuận sử dụng trường hợp cần thiết sau trao đổi qua điện thoại cần có thư xác nhận nội dung đàm phán GVHD: TS Lê Thị Việt Nga 10 10 SVTH: Nguyễn Thu Phương Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Thương mại Quốc tế hợp đồng quan trọng cơng ty đối tác gặp gỡ trực tiếp, hợp - đồng nhỏ quan trọng cơng ty giao dịch với đối tác qua thư tín Trong q trình đàm phán với đối tác Efapel (Bồ Đào Nha), công ty củng cố, - trì mối quan hệ với đối tác Trong trình đàm phán lập kế hoạch đàm phán, công ty xác định chiến - lược đàm phán phù hợp với đối tác để đến thành công Công ty xác định mục tiêu cần đàm phán thông qua việc xác định tầm quan trọng vấn đề đàm phán sở hợp đồng ký kết với - đối tác trước Nội dung đàm phán công ty chuẩn bị tốt nội dung cần thiết hợp đồng nhập tên hàng, số lượng, giá cả, điều - kiện toán, thời gian địa điểm giao hàng… Về quy mô nhân sự, lựa chọn nhân cho đàm phán công ty có thay đổi tích cực Kinh nghiệm tác phong đồn đàm phán có nhiều tiến trước, trình độ kỹ đàm phán - viên nâng lên bước đáng kể Trong trình đàm phán, thành viên đoàn đàm phán vận dụng tốt - kỹ cần thiết để đưa ý kiến, thuyết phục nhượng đối tác Sau hoàn thành q trình đàm phán, cơng ty có đánh giá kết đạt được, chưa đạt đàm phán để từ lưu ý, rút kinh nghiệm cho đàm phán sau 3.4.2 Một số tồn nguyên nhân 3.4.2.1 Một số tồn Mặc dù đạt nhiều thành tựu trình đàm phán ký kết hợp đồng nhập bên cạnh đó, cơng ty có số vấn đề tồn hạn chế việc đàm phán kỹ kết hợp đồng nhập thiết bị điện với đối tác Bồ Đào Nha: - Trong khâu lập kế hoạch đàm phán, công ty quan tâm đến việc xác định mục tiêu, mục đích chiến lược đàm phán mình, mà chưa thực quan - tâm tới mục đích, mục tiêu chiến lược đối tác Về nhân sự: đoàn đàm phán công ty thiếu chuyên gia pháp lý, am hiểu văn hóa nước Bồ Đào Nha phiên dịch viên tiếng Bồ Đào Nha; đồng thời chiến lược nhân cịn thiếu linh hoạt, nguồn nhân lực có kinh nghiệm cịn thiếu, thành viên phải đảm nhiệm nhiều công việc lúc, đàm phán gặp nhiều bất lợi giảm hiệu trình đàm phán GVHD: TS Lê Thị Việt Nga 36 36 SVTH: Nguyễn Thu Phương Khóa luận tốt nghiệp - Khoa: Thương mại Quốc tế Do nguồn vốn cơng ty cịn hạn chế, kinh phí chưa nhiều nên hiệu qua việc thu thập thông tin chưa cao, nên nội dung đàm phán chưa chi tiết Chuẩn bị nội dung đàm phán tập trung vào thông tin như: thơng tin chung hàng hóa, địa điểm giao hàng, điều kiện tốn… mà quan tâm đến thông tin đối tác nhiều thiếu chủ động, phải thông qua - nhà môi giới Địa điểm thời gian đàm phán đàm phán trực tiếp sở đối tác vị công ty bàn đàm phán thường thấp đối tác, nên công ty - thường phải nhượng nhiều Sau kết thúc đàm phán cơng ty có họp nhỏ đánh giá kết đàm phán chưa rút nhiều kinh nghiệm cho đàm phán Nhưng họp đa số diễn cách nhanh chóng, khơng hình thành văn bản, có lặp lại cho lần tiếp theo, nên chưa thực - mang lại hiệu cao Vì vị cơng ty cịn thấp so với đối tác nên uy tín lòng tin họ chưa thực củng cố 3.4.2.2 Nguyên nhân - Nguyên nhân dẫn đến tồn phải nói đến khác biệt văn hóa phong cách làm việc người Việt Nam người Bồ Đào Nha, rào cản - gây cản trở hai bên trình đàm phán Sự khác biệt hệ thống pháp luật gây khơng khó khăn cho cơng ty Do khủng hoảng suy thoái kinh tế giới năm trước đó, ảnh hưởng đến hoạt động đàm phán công ty việc tìm kiếm, lựa chọn đối - tác đàm phán để ký kết hợp đồng Sự hạn chế quy mơ nguồn vốn, kinh phí dành cho cơng tác đàm phán công ty cổ phần thiết bị công nghệ Châu Á khơng nhiều nên việc thu thập, tìm kiếm - thơng tin gặp nhiều khó khăn, hiệu đạt chưa cao Các thông tin mà công ty biết đối tác hầu hết thông tin chung chung đơn giản tên đối tác như; địa chỉ, sản phẩm mà đối tác kinh doanh,… thơng tin cụ thể nguồn tài chính, nhân lực thường cơng ty biết đến q trình trao đổi với đối tác, điều dẫn tới chủ động trình - đàm phán Việc thiếu nhân tham gia đàm phán nguyên nhân dẫn đến hạn chế mà công ty gặp phải q trình đàm phán Đồn đàm phán cơng ty có người có khả tham gia công tác đàm phán Giám đốc trực tiếp dẫn dắt GVHD: TS Lê Thị Việt Nga 37 37 SVTH: Nguyễn Thu Phương Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Thương mại Quốc tế Trên số tồn nguyên nhân tồn trình đàm phán ký kết hợp đồng nhập thiết bị điện Công ty Cổ phần Thiết bị Cơng nghệ Châu Á Việc tìm giải pháp hồn thiện quy trình đàm phán ký kết hợp đồng nhập có vai trị quan trọng nhằm góp phần nâng cao hiệu hoạt động nhập nói riêng hiệu kinh doanh cơng ty nói chung GVHD: TS Lê Thị Việt Nga 38 38 SVTH: Nguyễn Thu Phương Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Thương mại Quốc tế CHƯƠNG 4: ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP HỒN THIỆN QUY TRÌNH ĐÀM PHÁN KÝ KẾT HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU THIẾT BỊ ĐIỆN TỪ THỊ TRƯỜNG BỒ ĐÀO NHA CỦA CÔNG TY CÔ PHẦN THIẾT BỊ CÔNG NGHỆ CHÂU Á 4.1 Định hướng phát triển quy trình đàm phán ký kết hợp đồng nhập thiết bị điện từ thị trường Bồ Đào Nha Công ty Cổ phần Thiết bị Công nghệ Châu 4.1.1 Á Hoạt động nhập thiết bị điện từ thị trường Bồ Đào Nha Công ty Cổ phần thiết bị Công nghệ Châu Á thời gian tới Mục tiêu cho hoạt động nhập thiết bị điện Công ty Cổ phần Thiết bị Công nghệ Châu Á thời gian tới: - Tiếp tục củng cố, xây dựng quan hệ hợp tác lâu dài với đối tác Bồ Đào Nha, bên cạnh tích cực tìm kiếm đối tác tiềm nhằm phát triển, đa dạng hóa sản phầm thiết bị điện nhằm thỏa mãn nhu cầu đối tượng khách hàng khác - Nâng cao lực, trình độ, kỹ nhân viên công ty đáp ứng yêu cầu ngày cao nguồn nhân lực đàm phán, đồng thời tích cực nâng cao vị công ty bàn đàm phán với đối tác để đạt nhiều quyền lợi - Tăng cường tìm kiếm, lựa chọn nhà nhập khác để đa dạng hóa sản phẩm hình thức chất lượng, kỹ thuật, giá phù hợp với điều kiện kinh doanh công ty nhu cầu khách hàng nước 4.1.2 Quan điểm hồn thiện quy trình đàm phán kí kết hợp đồng nhập thiết bị điện từ trường Bồ Đào Nha Công ty Cổ phần Thiết bị Công nghệ Châu Á Hoạt động đàm phán để đến kí kết hợp đồng nhập Cơng ty Cổ phần Thiết bị Công nghệ Châu Á việc vơ quan trọng, sản phẩm mà công ty kinh doanh nhập từ nước ngồi Đàm phán hiệu giúp cho cơng ty có hợp đồng tốt, tránh rủi ro trình thực hợp đồng Vì thực tốt quy trình đàm phán ký kết hợp đồng nhập phần giúp Công ty Cổ phần Thiết bị Công nghệ Châu Á đạt GVHD: TS Lê Thị Việt Nga 39 39 SVTH: Nguyễn Thu Phương Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Thương mại Quốc tế mục tiêu đề Để hoàn thiện quy trình đàm phán ký kết hợp đồng nhập thiết bị điện thời gian tới công ty cần thực tốt việc sau: - Lập kế hoạch phải tiến hành sau phân tích tình môi trường đàm phán Các kế hoạch tiết cụ thể khâu phải đảm bảo tính hợp lý cho điều kiện cụ thể - Nâng cao lực, chuyên môn nghiệp vụ đàm phán viên để thuyết phục đối tác đưa phương án có lợi cho cơng ty Bên cạnh thành viên phải có phản ứng linh hoạt, khéo léo trước tình phát sinh, có khả thuyết phục đối tác, đảm bảo lợi ích cơng ty, phân rõ quyền hạn trách nhiệm thành viên đoàn - Mở rộng kênh thu thập thông tin, đảm bảo thu thập đầy đủ thông tin sản phẩm, công nghệ giới, đặc biệt thông tin đối tác để công ty tiến gần đến kết đàm phán - Phải thu thập xử lý thông tin hiệu quả, cung cấp thông tin xác, kip thời đảm bảo độ tin cậy cho đàm phán - Kiểm tra, đánh giá rút kinh nghiệm: sau lần đàm phán phải kiểm tra, đánh giá kết đạt cách khách quan, thẳng thắn nhìn nhận tồn nguyên nhân thất bại đàm phán để từ rút học kinh nghiệm cho đàm phán 4.2 Đề xuất số giải pháp nhằm hồn thiện quy trình đàm phán kí kết hợp đồng nhập thiết bị điện từ thị trường Bồ Đào Nha Công ty Cổ phần 4.2.1 Thiết bị Công nghệ Châu Á Nâng cao hiệu việc lập kế hoạch đàm phán Lập kế hoạch đàm phán định xem phải làm làm nào, phân công cho làm công việc Trên thự tế cơng tác lập kế hoạch Công ty Cổ phần Thiết bị Công nghệ Châu Á đạt mức Hàng năm, công ty bỏ lỡ số hội đàm phán từ đối tác, chí có đàm phán khơng thành cơng khơng dự báo lường trước hết rủi ro xảy Công ty vào số thông tin biến động lớn công nghệ nhu cầu thay đổi khách hàng, sau dựa vào thực tế doanh số bán năm trước dự đoán để lập kế hoạch nhập Do đó, có mặt hàng nhập GVHD: TS Lê Thị Việt Nga 40 40 SVTH: Nguyễn Thu Phương Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Thương mại Quốc tế không đáp ứng đủ nhu cầu thị trường, chưa bán được, tồn kho, gây ứ đọng vốn, thua lỗ cho công ty Để giảm thiểu rủi ro, công ty cổ phần thiết bị công nghệ Châu Á cần xác định rõ nhu cầu thị trường thường xuyên cập nhật thông tin cơng nghệ từ đối tác Đó biến động công nghệ, biến động nhu cầu, xu hướng biến động giá,… Vì việc lập kế hoạch đàm phàn phải phù hợp với mục tiêu, mục đích đàm phán, việc lập kế hoạch số lượng hàng nhập vào đơn đặt hàng khách hàng, vào lực công ty hay vào đối thủ cạnh tranh thị trường,… Công ty cần xác định rõ mục đích, mục tiêu cần đạt được, xếp theo thứ tự ưu tiên, mục tiêu quan trọng phải đàm phán trước, đàm phán đến mục tiêu quan trọng Dựa vào kế hoạch giao dịch đàm phán, cơng ty xác định rõ vấn đề cần đàm phán xử lý cách linh hoạt tình đàm phán thay đổi Đồng thời công ty cần nắm bắt, phân tích dự báo trước thời cơ, thách thức, khó khăn, thuận lợi q trình đàm phán, từ chủ động có giải pháp năm bắt thời hạn chế rủi ro Kế hoạch đàm phán của công ty phải chuẩn bị nội dung hình thức, đồng thời đảm bảo tính khả thi 4.2.2 Nâng cao lực đoàn đàm phán hiệu tổ chức đàm phán Đối với Công ty Cổ phần Thiết bị Công nghệ Châu Á, nguồn nhân lực có vai trị vơ quan trọng ban Giám đốc đặc biệt quan tâm Tuy nhiên nguồn nhân lực phục vụ cho công tác giao dịch đàm phán để ký kết hợp đồng cịn thiếu chưa có đủ lực Hiện nay, số lượng nhân viên cơng ty đảm nhận cơng tác người, có người đàm phán trực tiếp với đối tác bên Bồ Đào Nha có người Trong Giám đốc trưởng đồn, người có kinh nghiệm họat động thương mại quốc tế tham gia vào đàm phán với đối tác Bồ Đào Nha Do đó, cơng ty cần bổ sung thêm người có lực chun mơn, nữa, cơng ty nên đầu tư kinh phí đào tạo, nâng cao nghiệp vụ, chuyên môn kinh nghiệm thực tế cho nhân viên thông qua hội thảo, khóa đào tạo ngắn hạn Bên cạnh đó, cơng ty nên tổ chức GVHD: TS Lê Thị Việt Nga 41 41 SVTH: Nguyễn Thu Phương Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Thương mại Quốc tế đàm phán thử trước gặp đối tác để dự báo khắc phục rủi ro tiến hành đàm phán thức Ngồi ra, cơng ty cần có chuyên gia luật pháp, không am hiểu luật Việt Nam, mà phải am hiểu luật thương mại quốc tế, luật đối tác luật EU Bồ Đào Nha cung thành viên EU để hỗ trợ, tư vấn cho nhà đàm phán công ty, đảm bảo tính pháp lý hợp đồng, tránh tranh chấp xảy làm ảnh hưởng đến quan hệ làm ăn với đối tác Việc lựa chọn thành viên đoàn đàm phán cần vào lực, nghiệp vụ, trình độ chun mơn Cần phân cơng rõ trách nhiệm người tham gia đàm phán, người đàm phán trực tiếp, chịu trách nhiệm ghi chép, cung cấp tài liệu, … Cơng ty gắn quyền lợi nhân viên vào đàm phán để họ làm việc có trách nhiệm hơn, thành viên cần phải kết hợp ăn ý, hỗ trợ cho để tạo ưu bàn đàm phán Khi tiến hành đàm phán với đối tác, nhân viên đàm phán công ty phải tiếp cận đối tác cách tự nhiên, thể hiểu biết quan tâm đến đối tác nhằm tạo khơng khí thoải mái dễ chịu gây ấn tượng tốt đẹp với đối tác Trong trình đàm phán, cần cố gắng giữ quyền kiểm soát nội dung, đưa lỹ lẽ xác đáng để thuyết phục đối tác nhượng bộ, tạo chủ động cho công ty 4.2.3 Chuẩn bị nội dung đàm phán cách đầy đủ, chi tiết Trước đàm phán, công ty cần chuẩn bị chi tiết nội dung cần đàm phán Trong nội dung đàm phán lại cần phải xác định phương án, trình tự đàm phán, giải pháp giải tình phát sinh Nội dung đàm phán phải đảm bảo phải đầy đủ, chi tiết; phải có trình tự logic, rõ ràng, loại trừ lý lẽ mập mờ, chứng sai lầm, thiếu tính thuyết phục; đồng thời phải đảm bảo tính chuyên sâu nghiệp vụ, khách quan tin cậy Đối với mặt hàng thiết bị điện mà Công ty Cổ phần Thiết bị Công nghệ Châu Á kinh doanh nội dung ưu tiên đàm phán trước tiên giá chất lượng sản phẩm, phải đảm bảo yêu cầu kỹ thuật an toàn cho người sử dụng Để đàm bảo cho nội dung đàm phán đạt u cầu hệ thống thơng tin có vai trị vơ quan trọng Vì vậy, trước đàm phán, công ty nên chuẩn bị kĩ lưỡng đầy đủ thông tin đối tác văn hóa kinh GVHD: TS Lê Thị Việt Nga 42 42 SVTH: Nguyễn Thu Phương Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Thương mại Quốc tế doanh, tư cách pháp nhân, cấu tổ chức, phạm vi kinh doanh lực tài chính… Cơng ty cần đầu tư thêm kinh phí cho việc thu thập thơng tin, nghiên cứu, tìm kiếm, chuẩn bị kỹ đối tác thị trường Bồ Đào Nha Công ty nên kết hợp thông tin từ nguồn khác phải xác định tính xác tính cập nhật Cơng ty khơng nên chủ quan dựa vào tin cũ cho dù đối tác làm ăn lâu dài, thơng tin khơng cịn phù hợp thời điểm tiến hành đàm phán Thông tin sau thu thập cần tiến hành kiểm chứng tính xác hợp lý với điều kiện đàm phán cụ thể trước đưa quyêt định để bảo vệ bàn đàm phán Cơng ty nên dành nhiều thời gian cho việc xử lý phân tích thơng tin, lây ý kiến tập thể để có thơng tin hiệu cho q trình đàm phán Các thông tin nên lưu trữ lại để phục vụ cho thương vụ tương lai 4.2.4 Nâng cao vị công ty bàn đàm phán Từ trước tới nay, vị công ty bàn đàm phán thường thấp nhiều so với đối tác bên Bồ Đào Nha Các đàm phán công ty chủ yếu diễn trụ sở đối tác Do đó, cơng ty phải nhượng đối tác số điều khoản định Để khắc phục tình trạng này, Cơng ty Cổ phần Thiết bị Công nghệ Châu Á cần phải nâng cao lực bàn đàm phán, thơng qua việc nâng cao, trình độ, kỹ cho đàm phán viên, nâng cao khả tài mình, mở rộng mạng lưới thông tin cho phù hơp với đối tác từ thể tầm quan trọng cơng ty hợp đồng, phải dung hòa việc thuyết phục nhượng với đối tác 4.2.5 Tăng cường công tác kiểm tra, đánh giá rút kinh nghiệm sau đàm phán Để đảm bảo thành cơng hiệu q trình đàm phán, công ty cần thực tốt khâu kiểm tra, giám sát thời điểm, từ lập kế hoạch kết thúc đàm phán Qua đó, sửa chữa thiếu sót tín quy trình đàm phán cơng ty với đối tác Cơng ty cần phải xem xét lại tồn quy trình, tìm bước thực hiệu quả, bước thiếu, bước cần bổ sung; xem xét lợi ích GVHD: TS Lê Thị Việt Nga 43 43 SVTH: Nguyễn Thu Phương Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Thương mại Quốc tế công ty đạt được, lợi ích cơng ty phải nhượng đối tác Từ cơng ty khái qt đươc thành công, hạn chế, rút học kinh nghiệm cho lần đàm phán sau Ngồi ra, sau đàm phán, cơng ty cần tổ chức họp nhằm đánh giá, rút kinh nghiệm, đánh giá khách quan việc thực hiện, thẳng thắn nhận thiếu sót, sai lầm để rút kinh nghiệm Nội dung họp cần lưu lại văn để làm tài liệu cho lần đàm phán với đối tác tương lai 4.2.6 Xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với đối tác Sau kết thúc đàm phán dù có thành cơng hay khơng, cơng ty nên tỏ thiện chí với đối tác Việc xây dựng mối quan hệ tốt đẹp giúp công ty thu thập thông tin đối tác, từ thiết lập mối quan hệ làm ăn với họ phù hợp tạo mối quan hệ thông qua đối tác làm trung gian Cơng ty cần phải tạo dựng lịng tin uy tín đối tác thơng qua lực tài chính, lực đồn đàm phán,….để khẳng định xây dựng uy tín họ 4.3 Một số kiến nghị với Bộ, Ban ngành có liên quan Bên cạnh nỗ lực từ phía cơng ty, Nhà nước Bộ, Ban ngành có liên quan cần có chủ trương, sách thích hợp, nhằm tạo điều kiện thuận lợi định: - Tăng cường mối quan hệ tốt đẹp Việt Nam với nước khối Liên minh Châu Âu, có Bồ Đào Nha thơng qua diễn đàn kinh tế Á Âu hay thỏa thuận kinh tế song phương hai nước để doanh nghiệp Việt Nam nói chung Cơng ty Cổ phần Thiết bị Cơng nghệ Châu Á nói riêng thiết lập mối quan hệ làm ăn lâu dài với đối tác Châu Âu Bồ Đào Nha - Nhà nước với Bộ Cơng thương phịng ban khác cần phải phối hợp với nhau, hỗ trợ doanh nghiệp việc tìm kiếm thơng tin đối tác; cập nhật kịp thời, nhanh chóng thơng tin cần thiết cung cấp cho công ty văn hóa, mơi trường pháp luật, trị, hàng rào thuế quan phí thuế quan đối tác Bên cạnh đó, cần nâng cao vai trị quan ngoại giao đại diện thương mại Việt Nam Châu Âu để giúp doanh nghiệp nắm bắt kịp thời sách thị trường đối tác GVHD: TS Lê Thị Việt Nga 44 44 SVTH: Nguyễn Thu Phương Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Thương mại Quốc tế - Xây dựng môi trường pháp lý minh bạch, rõ ràng, tạo động lực thúc đẩy, khuyến khích hoạt động xuất nhập khẩu, hoàn thiện thể chế kinh tế cho phù hợp với hệ thống pháp luật thương mại quốc tế giới, phải đảm bảo với thể chế xã hội Việt Nam - Đơn giản hóa thủ tục hành liên quan đến hoạt động nhập thủ tục nhập khẩu, thủ tục thông quan hải quan Hiện nay, thủ tục hành nhà nước cịn rườm rà, phức tạp Điều làm cản trở lớn tới hoạt động kinh doanh doanh nghiệp mà Công ty Cổ phần Thiết bị Công nghệ Châu Á nằm số Yếu tố cản trở lớn doanh nghiệp hoạt động thương mại quốc tế việc thông quan hải quan Mặc dù thủ tục nhập thông quan hải quan cải cách chưa thực tốt khiến cho doanh nghiệp gặp khó khăn hoạt động thương mại quốc tế -Nhà nước cần hỗ trợ doanh nghiệp việc đào tạo nguồn nhân lực cho hoạt động thương mại quốc tế nói chung hoạt động đàm phán nói riêng Đặc biệt, việc đưa giao dịch đàm phán thương mại quốc tế vào giảng dạy môn học thức, bắt buộc chương trình đào tạo trường đại học khối ngành kinh tế Việt Nam vô cần thiết, nhằm trang bị kiến thức định cho thương nhân tương lai từ sinh viên GVHD: TS Lê Thị Việt Nga 45 45 SVTH: Nguyễn Thu Phương Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS Lê Thị Việt Nga Khoa: Thương mại Quốc tế 46 46 SVTH: Nguyễn Thu Phương Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Thương mại Quốc tế TÀI LIỆU THAM KHẢO PGS TS Dỗn Kế Bơn (2014) – Giáo trình Quản trị tác nghiệp Thương mại Quốc tế - Nhà xuất Chính trị- Hành PGS TS Vũ Hữu Tửu (2007) – Giáo trình kỹ thuật nghiệp vụ Ngoại thương – Nhà xuất Giáo dục Phạm Thị Thu Phương (2013) – Khóa luận tốt nghiệp – “Hồn thiện quy trình ký kết hợp đồng nhập mặt hàng thảm vật liệu trang trí nội thất Cơng ty TNHH Quốc Minh” Nguyễn Thị Hương (2010) – Khóa luận tốt nghiệp – “Quản trị quy trình đàm phán ký kết hợp đồng nhập nguyên liệu từ thị trường Trung Quốc Công ty TNHH Hàn Việt” Công ty Cổ phần Thiết bị Công nghệ Châu Á, Báo cáo tài năm 2013, năm 2014, năm 2015 Điều lệ Công ty Cổ phần Thiết bị công nghệ Châu Á Website: www.ate.com.vn GVHD: TS Lê Thị Việt Nga SVTH: Nguyễn Thu Phương ... điện Công ty Cổ phần Thiết bị Công nghệ Châu Á 1.4 Đối tượng nghiên cứu Quy trình đàm phán kí kết hợp đồng nhập thiết bị điện từ thị trường Bồ Đào Nha Công ty Cổ phần Thiết bị Công nghệ Châu... ĐÀO NHA CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ CÔNG NGHỆ CHÂU Á 3.1 Tồng quan Công ty Cổ phần Thiết bị Công nghệ Châu Á 3.1.1 Giới thiệu chung Công ty Cổ phần Thiết bị Công nghệ Châu Á Công ty Cổ phần Thiết. .. ĐỒNG NHẬP KHẨU THIẾT BỊ ĐIỆN TỪ THỊ TRƯỜNG BỒ ĐÀO NHA CỦA CÔNG TY CÔ PHẦN THIẾT BỊ CÔNG NGHỆ CHÂU Á 4.1 Định hướng phát triển quy trình đàm phán ký kết hợp đồng nhập thiết bị điện từ thị trường Bồ