Đang tải... (xem toàn văn)
Tài liệu tập huấn thiết kế và giám sát dự án phát triển:Thúc đẩy quản lý cộng đồng tại Việt Nam - PCM trình bày nội dung về các khái niệm cơ bản; sáu giai đoạn vòng đời của dự án; khung logic trong dự án
Dự án “Thúc đẩy quản lý cộng đồng Việt Nam - PCM” Nhà tài trợ: Cơ quan hợp tác phát triển Thụy Sỹ (SDC) Đơn vị thực dự án: Trung tâm hỗ trợ phát triển Phụ nữ Trẻ em (DWC) TÀI LIỆU TẬP HUẤN Thiết kế giám sát dự án phát triển - 2014 - Mục lục CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN Dự án gì? Các bên liên quan đến dự án ai? SÁU GIAI ĐOẠN CỦA VÒNG ĐỜI DỰ ÁN Giai đoạn 1: Phân tích trạng Giai đoạn 2: Xác định dự án Giai đoạn 3: Hình thành dự án/lập kế hoạch Giai đoạn 4: Nguồn tài cho dự án Giai đoạn 5: Thực dự án theo dõi/giám sát Khái niệm giám sát Các cách tiếp cận giám sát Quy trình giám sát dự án Mối liên quan giám sát, công tác lập kế hoạch, thực và đánh giá dự án Các lưu ý giám sát dự án Giai đoạn 6: Đánh giá dự án KHUNG LOGIC TRONG DỰ ÁN 10 Phụ lục 1: Ví dụ tiểu dự án 14 Phụ lục 2: Nội dung tiểu dự án 17 Phụ lục 3: Bảng ngân sách chi tiết 19 MỤC LỤC MỤC TIÊU CỦA KHÓA TẬP HUẤN Sau khóa tập huấn, tham dự viên sẽ: Hiểu giai đoạn vòng đời dự án; Hiểu nội dung đề xuất dự án; Biết cách xây dựng dự án theo khung logic đơn giản CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN Dự án gì? Là tập hợp mục đích mục tiêu; Là kết hợp họat động để tạo kết đạt mục tiêu; Có nguồn lực bị giới hạn: Thời gian, nhân lực, vật tư, thiết bị, tài chính… Là hội để nâng cao lực cho cá nhân tổ chức Dự án trình tạo kết cụ thể với nguồn lực có hạn hồn cảnh ln biến động hội để lực bên liên quan nâng cao Các bên liên quan đến dự án ai? Là người nhóm người hưởng lợi ích trực tiếp gián tiếp từ dự án Là người nhóm người khơng hưởng lợi lại có ảnh hưởng đến thành công hay thất bại dự án SÁU GIAI ĐOẠN CỦA VỊNG ĐỜI DỰ ÁN Phân tích trạng Đánh giá dự án Thực dự án theo dõi giám sát Xác định dự án Sự tham gia bên liên quan Hình thành dự án (và Lập kế hoạch) Nguồn tài cho dự án Ghi chú: Giai đoạn gộp với giai đoạn giai đoạn gộp với giai đoạn Giai đoạn 1: Phân tích trạng Phân tích tình hình thực tế kinh tế, văn hố-xã hội (có bao gồm y tế giáo dục) môi trường Xác định vấn đề tồn tại, khó khăn trở ngại, hội tiềm mà dự án phát triển can thiệp Nghiên cứu dự án thực hiện, kinh nghiệm học từ dự án Tìm hiểu quan tâm hướng ưu tiên nhà tài trợ (nếu có) Giai đoạn 2: Xác định dự án Xác định ý tưởng hành động phát triển Xác định loại dự án can thiệp Xác định bên liên quan Thảo luận với bên liên quan vấn đề mục tiêu ban đầu Xây dựng tiêu chí để lựa chọn can thiệp Xác định giả định rủi ro/nguy Giai đoạn 3: Hình thành dự án/lập kế hoạch Lựa chọn vấn đề cần phải giải dự án Phân tích vấn đề theo chiều sâu (cây vấn đề) Phân tích tìm cách giải vấn đề Xây dựng dự án dựa trên: o Các tiêu chí bên liên quan chấp nhận o Các ưu tiên lựa chọn o Năng lực thực o Trần ngân sách (Mức ngân sách cao có) Xác định kết quả, số họat động dự án Xây dựng Khung logic dự án Lập dự toán ngân sách cho dự án Lập kế hoạch thực hoạt động dự án theo thời gian (tháng, quý, năm) Hoàn chỉnh hồ sơ dự án (theo yêu cầu nhà tài trợ - có) Giai đoạn 4: Nguồn tài cho dự án Liệt kê ước lượng nguồn huy động từ người dân (nguyên vật liệu, nhân công, tiền mặt, ); Các nguồn tài trợ huy động từ quyền địa phương, doanh nghiệp đóng địa bàn nhà hảo tâm Đề xuất phần ngân sách cụ thể cần nhà tài trợ hỗ trợ (nếu có nhà tài trợ) nộp đề xuất dự án cho nhà tài trợ để nhà tài trợ thẩm định Chú ý: Nếu phần đóng góp đối ứng cộng đồng cao việc xin hỗ trợ từ nhà tài trợ dễ dàng; Nếu dự án xét duyệt, nhà tài trợ thông báo ký hợp đồng hỗ trợ dự án Giai đoạn 5: Thực dự án theo dõi/giám sát Tổ chức hội thảo giới thiệu dự án Thực hoạt động dự án Theo dõi giám sát dự án Tổ chức chia sẻ, sơ kết để rút kinh nghiệm Khái niệm giám sát Giám sát nghĩa quan sát, thu thập ghi chép thường xuyên thông tin tiến độ chất lượng hoạt động diễn dự án Mục tiêu giám sát giúp người thực dự án phát kịp thời khó khăn có đề xuất giải phù hợp, đảm bảo dự án hướng đạt kết mục tiêu đề Ngoài ra, giám sát cịn cần thiết để cung cấp kịp thời thơng tin cho bên liên quan (ví dụ cho thành viên cộng đồng cho nhà tài trợ) tiến độ, chất lượng hiệu hoạt động diễn dự án Giám sát hoạt động quan trọng thiếu dự án phát triển Quan sát mắt tham gia giao thơng bạn biết đường hay không, cần đổi hướng cần nhanh hay chậm để không gây tai nạn Việc quan sát tham gia giao thông quan trọng việc giám sát dự án phát triển quan trọng Giám sát tốt giúp cộng đồng kiểm soát nâng cao chất lượng, hiệu dự án đồng thời giúp cộng đồng sử dụng nguồn lực nguyên vật liệu, nhân công, thời gian, tài cách hợp lý tiết kiệm Các cách tiếp cận giám sát Cách tiếp cận thực thi Cách tiếp cận thực thi giám sát tập trung vào hoạt động, đầu vào đầu dự án Cách tiếp cận nhằm trả lời câu hỏi sau: Nhóm cộng đồng huy động đầu vào cần thiết chưa? Nhóm cộng đồng thực hoạt động dự án chưa? Nhóm cộng đồng cung cấp đầu nào? Cách tiếp cận không giúp bên liên quan hiểu thành công thất bại dự án Cách tiếp cận dựa kết Cách tiếp cận dựa kết cung cấp thông tin phản hồi kết thực tế mục tiêu đạt hoạt động Cách tiếp cận nhằm trả lời câu hỏi sau: Mục tiêu cụ thể mà dự án cần đạt gì? Các mục tiêu có đạt hay khơng nhờ có kết cụ thể nào? Làm để chứng minh kết đạt được? Khi thực giám sát tiểu dự án cộng đồng, Ban giam sát cần ý đến hai cách tiếp cận nêu cần thu thập đầy đủ thông tin để trả lời câu hỏi sau: Các hoạt động sản phẩm đầu nêu kế hoạch dự án có thực tiến độ đạt chất lượng khơng? Nếu khơng sao? Những chịu trách nhiệm cho hoạt động thời gian bao lâu? Các nguồn lực đầu vào phục vụ cho việc thực tiểu dự án sử dụng nào? Các vấn đề, khó khăn, trở ngại mà dự án gặp phải cách giải nào? Các đề xuất thay đổi cần thiết để đảm bảo dự án hướng đạt kết đề ra? Quy trình giám sát dự án Công tác giám sát thực Ban giám sát mà thành viên người dân bầu chọn Trong thành phần Ban giám sát phải có đại diện người hưởng lợi số người am hiểu dự án Giám sát tiểu dự án cộng đồng phải thực thường xuyên xuyên suốt thời gian thực dự án, lập kế hoạch hoạt động đến hoàn thành xong hết hoạt động tiểu dự án Giám sát bao gồm bước: (i) Thu thập số liệu; (ii) Phân tích xử lý số liệu (iii) Viết báo cáo; Ban giám sát thu thập số liệu nhiều cách: quan sát nơi diễn hoạt động dự án; vấn, thảo luận nhóm với người thực dự án, người hưởng lợi bên có liên quan; đọc nhật ký dự án nghiên cứu biểu mẫu ghi chép hoạt động dự án; Dựa số liệu thu thập được, Ban giám sát phân tích số liệu, so sánh với kế hoạch, phát sai lệch nguyên nhân dẫn đến sai lệch Trong thu thập số liệu, Ban giám sát phải ghi chép vào giấy nộp ghi chép cho Trưởng nhóm nịng cốt để lưu vào hồ sơ cộng đồng; Viết báo cáo giám sát, đưa kiến nghị điều chỉnh thảo luận với người dân bên liên quan kết giám sát Các báo cáo phải lưu vào hồ sơ cộng đồng Mối liên quan giám sát, công tác lập kế hoạch, thực và đánh giá dự án Bản kế hoạch số đo kết quả, mục tiêu mà cộng đồng xây dựng đề xuất dự án sở cho công tác giám sát Trong kế hoạch có đầy đủ thơng tin hoạt động theo thời gian người chịu trách nhiệm Vì vậy, lập kế hoạch, cộng đồng cần thảo luận thống tiêu chí giám sát (về số lượng, chất lượng thời gian) Trong kế hoạch phải rõ giám sát giám sát thơng qua hệ thống biểu mẫu đơn giản rõ ràng Vì kế hoạch dự án kèm biểu mẫu giám sát coi kim nam cho hoạt động giám sát dự án Khi thực dự án, cộng đồng cần huy động sử dụng hợp lý nguồn lực (vật chất, nhân lực, tài thời gian) để thực kế hoạch đề nhằm đạt kết mục tiêu, cần linh hoạt xem xét điều chỉnh lại kế hoạch cách hợp lý phù hợp với hoàn cảnh thực tiễn Trong trình thực dự án, người phân công giám sát cần theo dõi ghi chép đầy đủ thông tin hoạt động dự án vào biểu mẫu giám sát Người giám sát có trách nhiệm phát đề xuất điều chỉnh để đảm bảo dự án hướng Ở giai đoạn đánh giá dự án, cần xem xét rõ mục tiêu dự án đề đạt mức độ nào, tác động định trước không định trước dự án nhóm đối tượng sao, tìm yếu tố cản trở hay thúc đẩy việc đạt kết Đánh giá xem xét phân tích chi phí bỏ so với lợi ích mà dự án đem lại Đặc biệt, đánh giá cần rút học kinh nghiệm để phục vụ việc thực dự án khác tốt Nếu so sánh giám sát với đánh giá giám sát nghĩa thường xuyên quan sát, thu thập ghi chép thông tin dự án đánh giá lại hoạt động tiến hành vào thời điểm định (thường đánh giá vào kỳ cuối kỳ dự án) Các kết báo cáo giám sát sở liệu quan trọng cho việc đánh giá Tóm lại, mối liên hệ giám sát, lập kế hoạch, thực đánh giá dự án chặt chẽ: Lập kế hoạch mô tả cách thực dự án cách giám sát dự án; Thực dự án giám sát dự án dẫn dắt kế hoạch; Giám sát dự án cung cấp thông tin phục vụ trở lại cho việc lập kế hoạch thực dự án; Giám sát cung cấp thông tin cho đánh giá dự án Các lưu ý giám sát dự án Dự án cần có mục tiêu rõ ràng kèm theo số cụ thể có kế hoạch chi tiết Ban giám sát cần nêu rõ cách giám sát, cách thu thập chia sẻ thông tin giám sát bên liên quan Ban giám sát cần xây dựng thời gian biểu giám sát, nêu rõ chu kỳ giám sát? Ban giám sát cần quan sát kỹ ghi chép đầy đủ điều xảy kèm theo nhận xét phân tích Ban giám sát cần lưu giữ cẩn thận thông tin, tài liệu thu thập giám sát, xếp tài liệu cách ngăn nắp, quy củ để tra cứu thơng tin vào thời điểm Ban giám sát cần thực quy định biểu mẫu (cách thiết kế, cách thu thập cách lưu trữ thông tin) Các biểu mẫu cần đơn giản, dễ sử dụng, tiết kiệm nhân công thời gian Giai đoạn 6: Đánh giá dự án Đánh giá nội đánh giá bên Đánh giá kỳ cuối kỳ Báo cáo đánh giá cuối kỳ đề xuất KHUNG LOGIC TRONG DỰ ÁN Khung logic coi cơng cụ quản lý dự án Khung logic tóm tắt kết dự án, giúp chúng ta: Hiểu biết sâu sắc dự án Giao tiếp dễ dàng thực quản lý dự án Ra định đắn Đánh giá dự án dễ dàng Cấu trúc Khung logic mô tả sơ đồ sau: KHUNG LOGIC Nội dung Các số đo/chỉ báo Nguồn thẩm định Các giả định/rủi ro Mục đích (mục tiêu dài hạn) Mục tiêu cụ thể Các kết quả/ đầu Các hoạt động 3 Mục đích/Mục tiêu tổng quát: khẳng định việc dự án muốn góp phần vào cải thiện tình trạng cụ thể Mục tiêu cụ thể dự án: khẳng định thay đổi cần thiết mà dự án muốn đạt sau kết thúc dự án 10 Kết quả/đầu dự án: Là sản phẩm, dịch vụ, đóng góp cần thiết để đạt mục tiêu dự án Nó kết hoạt động dự án thực với nguồn lực cho phép dự án Các hoạt động: Là hành động nhằm đạt kết dự án Ban quản lý dự án có trách nhiệm đảm bảo việc thực đắn hoạt động Các số: thước đo kết thu (định tính định lượng) Mỗi số phải thể rõ người hưởng lợi, số lượng, chất lượng, thời gian địa điểm Chỉ tiêu: Là số tối thiểu mà dự án phải đạt sau dự án kết thúc Chỉ số/chỉ tiêu phải thông minh (SMART) sau: Phải cụ thể (Specific) Phải đo đạc với điều kiện sẵn có (Measurable) Phải đạt (nghĩa có tính khả thi) (Achievable) Phải hợp lý có liên quan đến kết quả/mục tiêu dự án (Relevant) Phải có giới hạn thời gian (Time bound) Nguồn thẩm định: Phải rõ nơi lấy số liệu để kiểm tra xem mục tiêu hay kết dự án đạt mức nào? Ví dụ: báo cáo, số liệu thống kê từ vấn bên liên quan Các giả định: điều kiện cần phải có để dự án thành công Các rủi ro: rủi ro (đối với dự án) xảy cách giảm thiểu khắc phục rủi ro Trong trình thực hiện, khung logic thể hiện: Các hoạt động cần tiến hành để sản sinh đầu ra/kết mà dự án đưa Các đầu ra, kết quả, kết hợp với giả định để đạt mục tiêu cụ thể dự án Mục tiêu cụ thể dự án đạt góp phần tiến tới đạt mục đích/mục tiểu tổng quát 11 Đầu vào Mục tiêu Các hoạt động Các kết Các kết Các hoạt động Mục tiêu Mục đích Đầu vào Hình thành dự án Khung Theo dõi giám sát dự án logic Đánh giá dự án Thông tin vắn tắt dự án 12 Quá trình thực kế hoạch Q trình lập kế hoạch Mục đích Sơ đồ Gantt: Là sơ đồ phân bố thời gian thực hoạt động Ví dụ bảng phân bố thời gian cho họat động dự án Hoạt động Năm 2012, tháng x x x xx Các hoạt động để đạt kết 02 khóa tập huấn bình đẳng giới dự án phát triển cho lãnh đạo thúc đẩy viên 03 khóa tập huấn kỹ thúc đẩy cho thúc đẩy viên Ban quản lý cộng đồng Các hoạt động để đạt kết Xây dựng mương nội đồng 13 10 11 12 Phụ lục 1: Ví dụ tiểu dự án Tên tiểu dự án: Cải thiện sức khỏe sinh sản cho phụ nữ thôn Trại Cau, xã Cây Thị, Huyện Đồng Hỷ, Tỉnh Thái Nguyên Bối cảnh tại: Ở thôn Trại Cau xã Cây Thị có khoảng 200 phụ nữ trẻ em gái vị thành niên, họ ngại khám phụ khoa Nhiều chị em mang thai phải làm việc nặng nhọc chưa có chế độ ăn uống hợp lý Khoảng 30% cháu trẻ sơ sinh bị thiếu cân chào đời Tiểu dự án muốn có can thiệp cụ thể để cải thiện sức khỏe sinh sản cho phụ nữ trẻ em gái vị thành niên Mục tiêu tiểu dự án: Cải thiện sức khỏe sinh sản cho phụ nữ độ tuổi sinh sản thôn Trại Cau Đối tượng hưởng lợi: Trực tiếp: 30 phụ nữ độ tuổi sinh sản thôn Trại Cau Gián tiếp: 200 phụ nữ trẻ gái vị thành niên thôn Trại Cau Thời gian thực dự án: tháng (từ 1.7.2012 đến 30.12.2012) Ban quản lý tiểu dự án: Ban tự quản Câu lạc thơn Trại Cau (gồm người, có nữ) Tổng ngân sách: 30.000.000 đồng đó: Dân đóng góp: Huy động từ nguồn khác: Dự án hỗ trợ (SDC): 10.000.000 đồng 5.000.000 đồng 15.000.000 đồng 14 Các kết số đo: Các kết Chỉ số đo Các chị độ tuổi sinh sản biết cách phòng chống bệnh phụ khoa 30 chị dự án tập huấn biết cách chăm sóc sức khỏe sinh sản Các chị có bệnh phụ khoa khám điều trị miễn phí 30 chị khám bệnh phụ khoa miễn phí Các chị độ tuổi sinh sản biết cách lựa chọn ăn bổ dưỡng mang thai 30 chị độ tuổi sinh sản tập huấn hiểu biết chế độ ăn bổ dưỡng mang thai 100 % phụ nữ trẻ em gái từ 14 tuổi trở lên dự án cung cấp kiến thức chăm sóc sức khỏe sinh sản 100% chị mắc bệnh phụ khoa điều trị miễn phí Giả định: Các chị độ tuổi sinh sản em gái vị thành niên tham gia đầy đủ vào hoạt động dự án kinh phí dự án đủ để chi trả chữa bệnh miễn phí cho chị em bị mắc bệnh phụ khoa Rủi ro: STT Rủi ro Có thể sau khám phát số chị mắc bệnh phụ khoa hiểm nghèo nên dự án không đủ kinh phí để chữa trị miễn phí Cách khắc phục u cầu chị gia đình có trách nhiệm chi trả cho việc điều trị huy động thêm hỗ trợ từ quyền, doanh nghiệp, nhà hảo tâm 10 Tính bền vững dự án: Có kế hoạch để chị hưởng lợi từ dự án tuyên truyền sâu rộng kiến thức sức khỏe sinh sản cho thành viên khác cộng đồng buổi sinh hoạt cộng đồng sinh hoạt chi hội phụ nữ sau dự án kết thúc 15 11 Kế hoạch hoạt động Hoạt động Giới thiệu dự án T1 T2 T3 T4 T5 T6 x Trách nhiệm Ơng A Tập huấn chăm sóc sức khỏe sinh sản x Khám điều trị bệnh phụ khoa x Bà B x Tập huấn chế độ ăn bổ dưỡng Ông A x In ấn phân phát tờ rơi Bà B x 12 Kế hoạch ngân sách chi tiết: Xem Phụ lục 16 x Bà C Phụ lục 2: Nội dung tiểu dự án Tên tiểu dự án: Nêu rõ mục tiêu, địa điểm, nhóm hưởng lợi từ dự án (không nêu tên hoạt động) Bối cảnh lý thực tiểu dự án: Phân tích ngắn gọn lý muốn thực dự án, dự định giải vấn đề tồn tại địa phương? Giới thiệu nhóm viết đề xuất tiểu dự án (thành phần gồm ai, làm địa phương, nữ?) nêu rõ vấn đề cần phải giải có liên quan với tiêu chí tiểu dự án? Mục tiêu tiểu dự án: Nêu rõ thay đổi mà tiểu dự án đạt Đối tượng hưởng lợi: Những ai? Bao nhiêu người? Tách biệt theo nam/nữ Thời gian thực tiểu dự án: Từ đến Ban quản lý tiểu dự án: bao gồm (bao nhiêu nữ?) a) b) c) Tổng ngân sách: đồng, đó: Dân đóng góp là: đồng Các nguồn khác là: đồng Dự án hỗ trợ là: đồng Các kết quả/đầu số đo: Các kết quả/đẩu Chỉ số để đo kết quả/đầu (định tính, định lượng thời gian) 17 Các giả định: điều kiện cần thiết để dự án thành công Các rủi ro cách khắc phục: Các rủi ro STT Cách khắc phục 10 Tính bền vững tiểu dự án: Các kết mà dự án tạo trì sau dự án kết thúc? 11 Kế hoạch hoạt động: theo sơ đồ Gantt Tên hoạt động Hoạt động Hoạt động Tháng Tháng Tháng Tháng Người chịu trách nhiệm xx x Hoạt động x Hoạt động 12 Kế hoạch ngân sách chi tiết: Đưa vào Phụ lục ghi Xem phụ lục 18 Phụ lục 3: Bảng ngân sách chi tiết Nội dung STT Đơn vị Đơn giá Số Thành tiền (đồng) lượng (đồng) I Tập huấn… Photo tài liệu Quyển 5.000 20 100.000 Giải khát buổi Người 3.000 100 300.000 … …… … … … … Tổng tiền 01 khoá tập huấn Tổng tiền 03 khoá tập huấn II Tổ chức khám chữa bệnh: 2.000.000 6.000.000 III Tổng kinh phí 30.000.000 (I + II + III) Dự án hỗ trợ 15.000.000 Dân đóng góp 10.000.000 Huy động từ doanh nghiệp 5.000.000 Chúc thành công! 19 ... hệ giám sát, lập kế hoạch, thực đánh giá dự án chặt chẽ: Lập kế hoạch mô tả cách thực dự án cách giám sát dự án; Thực dự án giám sát dự án dẫn dắt kế hoạch; Giám sát dự án cung cấp thông... khóa tập huấn bình đẳng giới dự án phát triển cho lãnh đạo thúc đẩy viên 03 khóa tập huấn kỹ thúc đẩy cho thúc đẩy viên Ban quản lý cộng đồng Các hoạt động để đạt kết Xây dựng mương nội đồng. .. Trong kế hoạch phải rõ giám sát giám sát thông qua hệ thống biểu mẫu đơn giản rõ ràng Vì kế hoạch dự án kèm biểu mẫu giám sát coi kim nam cho hoạt động giám sát dự án Khi thực dự án, cộng đồng