Ứng dụng giao tiếp trong đàm phán.doc

Ứng dụng giao tiếp trong đàm phán

Đàm phán là một hoạt động cơ bản của con người Trong cuộc sống hàng ngày, đàm phán hiện diện ở mọi lúc, mọi nơi Con người luôn tiến hành đàm phán ngay cả khi họ không biết chính mình đang làm điều đó.

Vậy đàm phán là gì?

Có rất nhiều khái niệm, định nghĩa về đàm phán Vì đàm phán diễn ra trong mọi lĩnh vực của cuộc sống, mà trong mỗi lĩnh vực lại có những định nghĩa khác nhau Dưới đây chúng tôi xin giới thiệu một số khái niệm phổ biến về đàm phán:

Theo Gerald I.Nierenberg (USA) thì: “Định nghĩa về đàm phán đơn giản nhất,

mỗi nguyện vọng thỏa mãn yêu cầu và mỗi nhu cầu tìm kiếm sự thỏa mãn, ít nhấtđều nảy nở từ mầm sống của quá trình người ta triển khai đàm phán Chỉ cầnngười ta vì muốn biến đổi quan hệ hỗ tương mà trao đổi với nhau về quan điểm,chỉ cần người ta muốn hiệp thương bàn bạc để đi đến nhất trí, là họ tiến hành đàmphán” “Đàm phán thông thường tiến hành giữa cá nhân, họ hoặc vì bản thânmình, hoặc thay mặt đoàn thể có tổ chức, vì thế có thể coi đàm phán là bộ phậncấu thành của hành vi nhân loại, lịch sử đàm phán của nhân loại cũng lâu dài nhưlịch sử văn minh nhân loại”.

(The Art of Negotiating – Nghệ thuật đàm phán).

Theo Trương Tường (Trung Quốc), thì: “Đàm phán là hành vi và quá trình mà

người ta muốn điều hòa quan hệ giữa hai bên, thỏa mãn nhu cầu của mỗi bên,thông qua hiệp thương mà đi đến ý kiến thống nhất”.

(Nghệ thuật đàm phán thương vụ quốc tế - NXB Trẻ 1996).

Theo Roger Fisher và William Ury (USA): “Đàm phán là phương tiện cơ bản

để đạt được điều chúng ta mong muốn từ người khác Đó là sự trao đổi ý kiến qualại nhằm đạt được thỏa thuận trong khi bạn và phía bên kia có một số lợi íchchung và một số lợi ích đối kháng”.

(Getting to Yes – Để đạt được thỏa thuận – NXB TP.HCM 1997).

Còn theo chúng tôi: “ Đàm phán được hiểu là cuộc đối thoại giữa hai hay

nhiều bên với nhau về yêu cầu và nguyện vọng của mỗi bên đối với bên kiaquanh vấn đề có liên quan đến quyền lợi của tất cả các bên”.

Hay hiểu theo cách khác, “Đàm phán là quá trình hai hay nhiều bên tiến

hành bàn bạc, trao đổi để đi đến thống nhất quyền lợi và nghĩa vụ của mỗibên”

Trong vô vàn cuộc đàm phán diễn ra hàng ngày, có những cuộc đàm phán, trong đó các yêu cầu đặt ra không cao và không cần phải lập kế hoạch trước cho quá trình và kết quả đàm phán, ví dụ như: các cuộc đàm phán trong gia đình, giữa những bè bạn thân thích, trong cuộc sống đời thường… Ngược lại, các cuộc đàm phán trong kinh doanh, yêu cầu cần đạt được rất cao, đòi hỏi phải chuẩn bị kỹ lưỡng, lập kế hoạch và đàm phán thận trọng hơn.

 Các đặc trưng cơ bản của đàm phán

Trao đổi thông tin cởi mở giữa các bên Trong trường hợp này, cả hai bên đều chân thành bày tỏ các mục tiêu của mình và lắng nghe các mục tiêu của phía bên kia để tìm ra điểm chung của cả hai bên.

Tìm các giải pháp để đạt được mục tiêu của cả hai bên.

Các bên hiểu rằng họ có cả các mục tiêu chung lẫn các mục tiêu mâu thuẫn nhau và họ phải tìm cách đạt được càng nhiều mục tiêu chung và có tính bổ sung cho nhau mà cả hai bên đều chấp nhận được thì càng tốt.

Để làm được những việc trên, cả hai bên phải chân thành và thực sự cố gắng hiểu quan điểm của bên kia.

Trong kiểu đàm phán này, các bên phải tìm ra giải pháp có lợi và chấp nhận được cho cả đôi bên – một giải pháp mà đôi bên đều thắng (win – win solution).

1.2 Các nguyên tắc cơ bản và những sai lầm thường mắc phải trong đàmphán

1.2.1 Các nguyên tắc cơ bản cần nắm vững

Đàm phán có thể ví như một chuyến du lịch đến những miền đất mới, rất nhiều điều bất ngờ có thể xảy ra Các cuộc đàm phán có thể diễn ra rất khác nhau, đơn giản hay phức tạp, căng thẳng hay nhẹ nhàng, dài hay ngắn… điều đó còn phụ thuộc vào năng lực của người đàm phán, đối tượng đàm phán, “thế” của các bên, bối cảnh đàm phán… Vì vậy, không thể áp dụng máy móc, rập khuôn những nguyên tắc, kinh nghiệm của người khác vào cuộc đàm phán của mình Nói như vậy, không có nghĩa là đàm phán không có nguyên tắc Vẫn có những nguyên tắc cơ bản mà ta cần nắm vững, nếu không sẽ phải trả giá cho sự thiếu hiểu biết của mình.

“If you are going to play the game properly you’d better know the ruler” –“Muốn chơi đúng điệu, hãy học luật chơi”.

(The Essence of negotiation – Jean M Hiltrop and Sheila Udall).

Những nguyên tắc đó là:

- Đàm phán là một việc tự nguyện, theo nghĩa bất cứ bên nào cũng có thể thoát lui hay từ chối tham dự đàm phán vào bất cứ lúc nào.

- Đàm phán chỉ có thể bắt đầu khi ít nhất có một bên muốn thay đổi thỏa thuận hiện tại và tin rằng có thể đạt được một thỏa thuận mới thỏa mãn cả đôi bên.

- Chỉ xảy ra đàm phán khi các bên hiểu rằng: sự việc chỉ được quyết định khi có thỏa thuận chung, còn nếu sự việc có thể quyết định đơn phương thì không cần xảy ra đàm phán.

- Thời gian là một trong những yếu tố quyết định trong đàm phán Thời gian có ảnh hưởng to lớn đến tình hình đàm phán và ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả cuối cùng của đàm phán.

- Một cuộc đàm phán được coi là thành công không có nghĩa là phải giành thắng lợi bằng mọi giá mà là đạt được điều mà cả hai bên đều mong muốn.

- Phẩm chất, năng lực, kỹ năng, thái độ và tình cảm của những người ngồi trên bàn đàm phán có ảnh hưởng quyết định đến tiến trình đàm phán.

Từ những nguyên tắc nêu trên chúng ta có thể rút ra các kết luận sau:

- Đàm phán không phải là “một trận võ mồm” (a verbal tug of war).

- Để đàm phán thành công đòi hỏi người đàm phán phải biết xác định đúng mục tiêu, giỏi thỏa hiệp, biết thuyết phục đối tác, tạo thế cạnh tranh công bằng, công khai, chính trực để cùng mở rộng lợi ích tổng thể.

- Không phải mọi tình huống đều có thể dùng đàm phán để giải quyết thành công.

1.2.2 Những sai lầm thường mắc phải trong đàm phán

Các nhà đàm phán, ngay cả những người lão luyện nhất, cũng khó tránh khỏi mọi sai lầm Và một khi đã mắc sai lầm thì ít có khả năng đạt được kết quả một cách mỹ mãn Chính vì vậy, chúng ta cần nghiên cứu kinh nghiệm của những người đi trước để giảm thiểu những sai lầm đó.

Từ những kinh nghiệm của mình, nhà đàm phán John Illich (1992) cho rằng: Những sai lầm thường gặp trong đàm phán là:

- Ngồi vào bàn đàm phán với một cái đầu đầy những định kiến.

- Không xác định được người có quyền quyết định cuối cùng của phía đối tác - Không xác định được chính xác thế mạnh của mình là gì và không thể sử dụng thế mạnh đó một cách có hiệu quả.

- Ngồi vào bàn đàm phán chỉ với một phương án duy nhất mà không có phương án thay thế, nên thường rơi vào thế bị động.

- Không biết cách nâng cao vị thế của mình.

- Không kiểm soát được những yếu tố quan trọng như: thời gian, những vấn đề cần giải quyết… mà để đối tác kéo đi theo ý muốn của họ.

- Để vuột khỏi tay quyền ra yêu cầu trước.

- Không tận dụng được ưu thế về thời gian và địa điểm trong đàm phán - Vội bỏ cuộc khi cuộc đàm phán có vẻ như đi vào chỗ bế tắc.

- Không chọn được thời điểm hợp lý để kết thúc cuộc đàm phán.

Trên đây mới chỉ ra những sai lầm chủ yếu, trong đàm phán còn có thể gặp nhiều loại sai lầm khác; nếu xét theo nguyên nhân, người ta có thể chia chúng thành 5 loại “hội chứng” sau:

Hội chứng “Một chiều” (The “one – track” syndrome) Hội chứng “Thắng – thua” (The “win – lose” syndrome).

Hội chứng “Bước thất thường” (The “random walk” syndrome).

Hội chứng “Trốn tránh mâu thuẫn” (The “conflict avoidance” syndrome) Hội chứng “Hộp cổ vật chứng” (The “time capsule” syndrome) – Bị ảnh hưởng bởi quá khứ, nhìn nhận sự việc một cách chủ quan, rời rạc, thiếu tính khách quan, hệ thống.

1.3 Đặc điểm của đàm phán trong kinh doanh

1.3.1 Đàm phán là một khoa học

Muốn đàm phán thành công phải xác định rõ mục tiêu đàm phán một cách khoa học, phải kiên định, khôn ngoan bảo vệ quyền lợi của mình, đồng thời phải biết ứng phó một cách linh hoạt, sáng tạo trong từng trường hợp cụ thể: Đàm phán là quá trình bàn bạc, thỏa thuận giữa các bên nhằm đi đến ý kiến thống nhất; nên đàm phán là quá trình các bên đưa ra yêu cầu, chấp nhận nhượng bộ, để nếu thành công

thì sẽ ký hợp đồng, đạt được lợi ích cho cả hai bên, chứ không phải quá trình mỗi bên khăng khăng bảo vệ lợi ích của riêng mình

Nếu đàm phán là quan hệ điều hòa lợi ích giữa người với người, thì thỏa mãn nhu cầu mỗi bên là một hành vi và quá trình để đạt tới cộng đồng ý kiến Vì vậy, người ta cần suy nghĩ, cân nhắc những gì có liên quan đến lợi ích của đôi bên, phải tiến hành nghiên cứu, phân tích, đánh giá một cách có hệ thống, khách quan và toàn diện, dựa trên các quy luật, quy tắc nhất định, trên cơ sở để xây dựng chiến lược và chiến thuật đàm phán Đó chính là khoa học của đàm phán.

1.3.2 Đàm phán là một nghệ thuật

Bên cạnh tính khoa học, đàm phán còn là một nghệ thuật, đòi hỏi người đàm phán phải tinh tế, nhanh nhạy, mềm dẻo, linh hoạt, biết “tùy cơ mà ứng phó”, thì mới có thể đạt được thành công mỹ mãn.

1.3.3 Đàm phán là quá trình thỏa hiệp về mặt lợi ích và thống nhất giữa cácmặt đối lập

Đàm phán thành công – ký hợp đồng, tức vừa giữ được mối quan hệ, vừa đảm bảo lợi ích của các bên, nên đàm phán là quá trình thống nhất giữa hai mặt mâu thuẫn “hợp tác” và “xung đột” Trong đàm phán phải tránh khuynh hướng: đàm phán theo kiểu quá “Mềm”, chỉ chú trọng gìn giữ mối quan hệ giữa hai bên, mà không quan tâm bảo vệ lập trường của mình, kết cục bị đối phương dồn ép, phải đi từ nhượng bộ này tới nhượng bộ khác, cuối cùng tuy ký được hớp đồng, nhưng phải gánh chịu mọi thiệt thòi Ngược lại, cũng phải tránh khuynh hướng đàm phán theo kiểu quá “Cứng”, khăng khăng bảo vệ lập trường làm cho đàm phán tan vỡ, không ký được hợp đồng, hoặc ký được hợp đồng nhưng đối phương bị ép quá không thực hiện nổi.

“Đàm phán không chỉ là một ván cờ, không nên yêu cầu quyết đấu một trậnthắng thua, đàm phán cũng không phải là một trận đánh, phải tiêu diệt hoặc đặtđối phương vào đất chết, mà đàm phán là một sự nghiệp hợp tác đôi bên cùng cólợi”.

Gerald I.Nierenberg.

Vì vậy, người đàm phán cần bảo vệ lợi ích của phía mình, trong phạm vi đã được xác định có thể tìm được lợi ích càng nhiều càng tốt, mặt khác bất cứ người đàm phán nào cũng phải thỏa mãn nhu cầu thấp nhất của đối phương Nếu không làm được điều đó, thì cuộc đàm phán sẽ bị tan vỡ

Vì đàm phán vốn là quá trình động, nên bất cứ sự cảm nhận nào của các bên về bối cảnh và không khí đàm phán, hay bất kì sự triển khai cụ thể nào trong quá trình đàm phán cũng sẽ tác động đến kết quả đàm phán.

2.1 Các yếu tố cơ sở

Các yếu tố cơ sở của quá trình đàm phán bao gồm: mục tiêu, môi trường, vị thế trên thương trường, bên thứ ba và người tham gia đàm phán Nhóm yếu tố cơ sở có ảnh hưởng lớn đến quá trình và bầu không khí đàm phán Ảnh hưởng của các yếu tố khác nhau lên toàn bộ quá trình đàm phán và các giai đoạn khác nhau của quá trình đàm phán là khác nhau Một yếu tố có thể có ảnh hưởng tích cực ở giai đoạn

này, nhưng lại có ảnh hưởng tiêu cực ở giai đoạn khác Ảnh hưởng tích cực có nghĩa là tiết kiệm thời gian và làm cho quá trình đàm phán tiến triển thuận lợi, còn ngược lại, ảnh hưởng tiêu cực gây trở ngại và trì hoãn quá trình đàm phán.

Sau đây chúng ta sẽ đi vào nghiên cứu từng yếu tố:

2.1.1 Mục tiêu

Mục tiêu là điều mà các bên mong muốn đạt được vào giai đoạn cuối của đàm phán Chúng thường được phân loại thành các mục tiêu chung, các mục tiêu mâu thuẫn và các mục tiêu bổ trợ.

Ví dụ: Các bên có quyền lợi chung trong việc đạt được một giao dịch thành công như cả hai bên đều mong muốn, cùng lúc quyền lợi của họ có thể lại mâu thuẫn vì lợi nhuận của một bên lại là chi phí cho bên kia Về các quyền lợi bổ trợ thì người mua trong các giao dịch quốc tế quan tâm tới việc có được công nghệ thích hợp để xây dựng cơ sở hạ tầng Mặt khác, người bán lại muốn thâm nhập thị trường cụ thể và kì vọng vào công việc kinh doanh trong tương lai tại thị trường đó và ở các nước lân cận Các mục tiêu chung và mục tiêu bổ trợ tác động trực tiếp và tích cực tới quá trình đàm phán, trong khi các mục tiêu mâu thuẫn có tác động tiêu cực Các tác động đó tới lượt mình lại ảnh hưởng tới bầu không khí và kết quả đàm phán Cơ hội cho một thỏa thuận sẽ giảm đi khi các mục tiêu mâu thuẫn chiếm ưu thế trong quan hệ giữa các bên và sẽ tăng lên khi các mục tiêu chung và bổ trợ chiếm ưu thế

2.1.2 Môi trường

Bao gồm các yếu tố chính trị, xã hội và cấu trúc hạ tầng xã hội có liên quan đến cả hai bên đối tác Trong đàm phán quốc tế, sự khác biệt về môi trường giữa các bên luôn cản trở quá trình đàm phán Các bên sẽ khó tiếp xúc với nhau khi không quen biết và có nền tảng văn hóa, chính trị… khác nhau Một số đặc điểm của môi

trường có ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình đàm phán, trong khi một số đặc điểm khác lại tác động trực tiếp đến không khí đàm phán Các yếu tố chính trị, xã hội tác động đến quá trình đàm phán, còn cấu trúc thị trường tác động đến bầu không khí đàm phán.

2.1.3 Vị thế trên thương trường

Là một nhân tố quan trọng có ảnh hưởng tới quá trình đàm phán Số lượng người mua và người bán trên thị trường sẽ xác định số phương án lựa chọn có được cho mỗi bên, và tới lượt nó, số phương án lựa chọn này lại tác động của sức ép của đối tác trên thị trường Quá trình đàm phán và vị thế thương lượng của người mua hay người bán có thể tác động nếu một trong hai bên có thể độc quyền trên thương trường.

2.1.4 Bên thứ ba

Là các bên khác ngoài người mua và người bán, như: chính phủ, các đại lý, các nhà tư vấn và các nhà tiêu thụ

Các bên này có thể ảnh hưởng tới quá trình đàm phán vì họ có mục tiêu khác nhau Thường thì chính phủ luôn tác động đến người mua và người bán thông qua các mục tiêu bổ trợ như: cơ sở hạ tầng, cơ hội việc làm, chính sách quản lý ngoại hối hay những mối quan hệ quốc gia có liên quan.

2.1.5 Người tham gia đàm phán

Tác động đến quá trình đàm phán bằng kinh nghiệm và kĩ năng đàm phán của chính họ Nhà đàm phán có hai mục tiêu phải phấn đấu thực hiện: trước hết họ phải tăng cường sự hợp tác giữa các bên; thứ hai, họ phải tối đa hóa lợi ích của mình và đảm bảo một thỏa thuận có giá trị đối với chính họ.

Nhân cách của người đàm phán cũng có vai trò quan trọng, đặc biệt là khi thiếu thông tin về đối tác hoặc xuất hiện thế găng trong đàm phán Người có nhân cách tốt là người có khả năng làm cho người khác thấy được vị thế của mình, dễ tiếp cận với đối tác và tạo cho họ thấy niềm tin, đồng thời đánh giá đúng vị thế của đối tác Tuy nhiên, kĩ năng của các nhà đàm phán phụ thuộc vào các mục tiêu với con người và nghề nghiệp của họ Các nhà đàm phán có chuyên môn kĩ thuật thường chỉ chú trọng các vấn đề kĩ thuật, trong khi các nhà kinh doanh lại cho rằng còn nhiều vấn đề khác quan trọng hơn, như: lợi nhuận, chi phí…

2.2 Bầu không khí đàm phán

Mối quan hệ được phát triển trong suốt quá trình đàm phán giữa các bên được thể hiện bởi bầu không khí đàm phán Bầu không khí này có tầm quan trọng đặc biệt đối với toàn bộ quá trình đàm phán Bầu không khí và quá trình đàm phán có ảnh hưởng qua lại lẫn nhau ở mỗi giai đoạn đàm phán Bầu không khí đàm phán chính là “môi trường” để các bên tiếp xúc với nhau, hiểu nhau, đánh giá hành vi của nhau và đặc tính của quá trình đàm phán Bầu không khí đàm phán giúp các bên nhận thức được thực tế Trong đàm phán, nhận thức được thực tế còn quan trọng hơn chính bản thân thực tế ở mỗi giai đoạn Bầu không khí đàm phán có những có những đặc điểm riêng ở từng giai đoạn Ở giai đoạn tiền đàm phán, bầu không khí bao trùm là hợp tác vì trong giai đoạn này các bên đang cố gắng tìm kiếm giải pháp chung Trong các giai đoạn tiếp theo, đặc tính của bầu không khí đàm phán có thể thay đổi Các đặc tính đó bao gồm: xung đột/hợp tác, ưu thế/lệ thuộc và những kì vọng.

2.2.1 Xung đột và hợp tác

Là đặc tính cơ bản của quá trình đàm phán.

Một mặt, các bên có một số lợi ích chung khi tìm kiếm giải pháp cho vấn đề mà cả đôi bên đều quan tâm Mặt khác, mâu thuẫn về lợi ích có thể phát sinh khi chi phí của một bên lại là thu nhập của bên kia Mức độ xung đột hay hợp tác trong bầu không khí đàm phán phụ thuộc vào mục tiêu của các bên tham gia đàm phán Một số quan hệ mang tính bổ trợ nhiều hơn – so với các mối quan hệ khác Mức độ xung đột hay hợp tác trong các giai đoạn khác nhau của quá trình đàm phán thường phụ thuộc vào các vấn đề cần giải quyết, còn mức độ xung đột hay hợp tác trong bầu không khí đàm phán lại phụ thuộc vào các bên giai quyết vấn đề khác nhau như thế nào Xung đột đôi khi xảy ra chỉ là do sự hiểu lầm giữa đôi bên chứ không hề có xung đột thực sự Các bên càng ít hiểu về nhau thì nguy cơ xảy ra những xung đột chỉ do hiểu lầm càng cao Mỗi quá trình đàm phán, thậm chí ở các giai đoạn khác nhau của cùng một quá trình đàm phán đặc trưng bởi một mức độ hợp tác và xung đột khác nhau.

2.2.2 Ưu thế/ lệ thuộc

Là một đặc tính cơ bản khác của quá trình đàm phán.

Nó có liên hệ mật thiết với mối quan hệ quyền lực thực tế, chịu ảnh hưởng của giá trị của quan hệ với các bên đối tác và các phương án lựa chọn của họ Các yếu tố cơ sở, ví dụ như vị thế trên thương trường, có thể ảnh hưởng tới mối quan hệ ưu thế/ lệ thuộc Khả năng kiểm soát được mối quan hệ phụ thuộc vào ưu thế về nhận thức, trình độ chuyên môn nghiệp vụ, và khả năng tiếp cận thông tin của các bên Chú ý, ưu thế là đặc tính của mối quan hệ, chứ không phải là thuộc tính của nhà đàm phán Trong thực tế, ưu thế còn có mối liên hệ chặt chẽ với sự lệ thuộc.

Do đó, ưu thế sẽ cân bằng nếu các bên cảm nhận có thế mạnh ngang nhau và sẽ mất cân bằng nếu các bên cảm thấy có ưu thế hơn hoặc nếu một bên bị lệ thuộc vào bên kia.

2.2.3 Kỳ vọng các bên tham gia đàm phán

Có hai loại kì vọng: thứ nhất là kì vọng dài hạn về khả năng và giá trị của việc kinh doanh trong tương lai Những kì vọng này càng lớn thì các nhà đàm phán càng có xu hướng thỏa hiệp trong cuộc đàm phán hiện tại Các kì vọng này liên quan đến mục tiêu trước mắt của cuộc đàm phán.

Quyết định của các bên tham gia đàm phán và tiếp tục mỗi giai đoạn nói lên kì vọng sẽ đạt được kết quả tốt hơn khi tiến hành đàm phán hơn là không đàm phán Điều này thúc đẩy các bên tiếp tục chuyển sang giai đoạn tiếp theo Các kì vọng tăng lên và thay đổi trong mỗi giai đoạn của quá trình đàm phán.

2.3 Yếu tố quá trình đàm phán

Quá trình đàm phán trong kinh doanh quốc tế được chia làm ba giai đoạn khác nhau Mỗi giai đoạn của quá trình đàm phán liên quan đến một phần cụ thể của quá trình và bao gồm toàn cách làm việc và tiếp xúc của bất kì bên nào có tham gia đàm phán và thực hiện trong giai đoạn đó Các bên tiếp xúc với nhau để trao đổi thông tin trong mỗi giai đoạn Mỗi giai đoạn cụ thể sẽ kết thúc khi các bên quyết định chuyển sang giai đoạn kế tiếp hoặc quyết định từ bỏ đàm phán nếu họ thấy việc tiếp tục đàm phán không có ý nghĩa gì nữa Sau đây là các giai đoạn đàm phán:

2.3.1 Giai đoạn 1: Tiền đàm phán

Được bắt đầu với những tiếp xúc đầu tiên giữa các bên, trong đó mối quan tâm đến việc hợp tác kinh doanh với nhau được thể hiện Trong giai đoạn này, một số thương thảo được tiến hành và các đề nghị thăm dò được đưa ra Có thể thấy được tính năng động của quá trình ở ngay giai đoạn đầu này khi các bên bắt đầu hiểu nhu cầu của nhau và đánh giá những lợi ích tham gia vào quá trình đàm phán.

Các bên thu thập toàn bộ các thông tin cần thiết về hàng hóa, về đối tác, về môi trường kinh doanh, về mối quan hệ với các bên thứ ba, về những người có ảnh hưởng (chính quyền, cấp trên,…), về các đối thủ cạnh tranh và cơ sở hạ tầng… Các bên cần nhận thức được rằng, các yếu tố trên có ảnh hưởng rất lớn đến vị thế của họ, thế mạnh tương đối của mỗi bên có thể thay đổi bất cứ lúc nào do các yếu tố nêu trên, ví dụ như sự thay đổi của đối thủ cạnh tranh hoặc thay đổi tỉ giá hối đoái… vì chức năng chủ yếu của quá trình đàm phán là giải quyết vấn đề, nên công việc chính của giai đoạn tiền đàm phán là phải xác định cho được vấn đề cần giải quyết, quan trọng hơn nữa là các bên cùng xác định vấn đề vì chúng không chỉ thể hiện kì vọng của mỗi bên mà còn cần thiết để các bên cam kết thực hiện sau này Vì vậy, các bên phải thảo luận một cách trung thực và cởi mở về mục tiêu và kì vọng của nhau để có thể tiến tới giải quyết vấn đề một cách tích cực.

Những cuộc gặp gỡ không chính thức được thực hiện để các bên thăm dò vị thế của nhau Sau những cuộc gặp gỡ này, các bên có quyết định có tiếp tục đàm phán hay không? Quyết định hoàn toàn phụ thuộc vào cảm nhận mức độ hợp tác hay xung đột, ưu thế hay bị lệ thuộc và những lợi ích mong muốn có được từ mối quan hệ Quá trình sẽ kết thúc một khi các bên cảm thấy có quá nhiều xung đột hoặc có sự nghi ngờ về thành công trong tương lai Do đó, trong giai đoạn này các bên nên thành thật xem xét họ sẽ hợp tác với nhau như thế nào? Các mục tiêu kì vọng mà họ đặt ra có khả thi hay không? Và xác định những trở ngại mà họ phải vượt qua để đạt được mục tiêu đã định

Trong mối quan hệ kinh doanh quốc tế, giai đoạn tiền đàm phán còn quan trọng hơn cả giai đoạn đàm phán chính thức Các mối quan hệ xã hội không chính thức giữa các nhà đàm phán được nảy sinh và phát triển trong giai đoạn này có thể rất có ích Sự tin tưởng sẽ giúp tăng khả năng thỏa hiệp Phương pháp thông thường để thiết lập các mối quan hệ này là mời đại diện của phái đối tác đến thăm công ty hoặc đất nước bạn để tạo niềm tin đối với họ Mục đích quan trọng nhất ở đây là

tranh thủ tình cảm, giành quyền ưu tiên Đồng thời các bên phải tìm hiểu được những mối quan tâm và lo lắng của đối tác.

Các bên cùng bắt đầu xây dựng chiến lược cho giai đoạn đàm phán trực tiếp Ở đây chiến lược là một kế hoạch hoàn chỉnh để xem xét và giải quyết các vấn đề, các giải pháp có thể có và những ưu tiên lựa chọn trong mối quan hệ tương quan với những ưu tiên, lựa chọn của đối tác Các bên cố gắng nâng cao thế mạnh tương đối của mình, so sánh các bạn hàng sẵn có, cân nhắc và lựa chọn Cùng trong giai đoạn này các bên có thể xác định được những điểm có thể nhượng bộ và mức độ nhượng bộ.

Các bên cố gắng dự đoán trước và có các biện pháp phòng ngừa cho các sự việc có thể tiên đoán được Việc chuyển tiền về nước, các loại thuế và giấy phép hành nghề chỉ là một số ví dụ về các lật lệ và quy định của một nước cụ thể cần phải được nghiên cứu ở giai đoạn này Hiểu biết về cơ sở hạ tầng của đất nước và công ty cũng rất quan trọng ở giai đoạn tiền đàm phán Ngoài ra, còn phải tìm hiểu tập quán kinh doanh ở nước đối tác, đặc biệt là các đối tác đến từ các quốc gia có nền văn hóa, hệ thống kinh tế, chính trị, pháp luạt có nhiều khác biệt Ngay sau giai đoạn đầu tiên này thường kí một chấp nhận hay còn gọi là bản ghi nhớ (Letter of award hoặc Letter of intent/acceptance) Nhiều nhà phương Tây thường cho rằng bức thư đó là bản chấp nhận kí kết hợp đồng Nhưng thực sự không phải vậy, bức thư đó chỉ đơn thuần cho thấy ý định tiếp tục đàm phán ở phía đối tác mà thôi.

Các bên tham gia đối tác trong đàm phán kinh doanh quốc tế nên có một chiến lược ban đầu, được xây dựng dựa trên các thông tin cần quan tâm cho tới thời điểm đó và các kì vọng Những người tham gia đàm phán nên liệt kê các vấn đề và sự việc, đặc biệt là các giải pháp có thể có mà họ hay bên đối tác có thể đưa ra Các giải pháp đó nên được sắp xép theo thứ tự như: ưu tiên, thích hợp, kì vọng và không chấp nhận được Nếu không thể không chấp nhận được thì phải đưa ra giải

pháp có thể chấp nhận được cho phía bên kia Như vậy, điều quan trọng là phải có nhiều giải pháp cho mỗi vấn đề hay sự việc.

2.3.2 Giai đoạn 2: Đàm phán

Vấn đề cơ bản ở giai đoạn này là các bên tin rằng có thể làm việc cùng nhau để tìm ra giải pháp cho những vấn đề mà đôi bên cùng quan tâm Các bên cũng cần phải nhận thức được rằng mỗi bên có cách nhìn riêng của mình về tình thế, về vấn đề ẩn sau những cuộc tranh luận Họ không chỉ cảm nhận về quá trình đàm phán mà còn có kì vọng khác nhau về kết quả đạt được Vì vậy, điều quan trọng là phải khởi đầu đàm phán một cách cởi mở và có nhiều phương án lựa chọn Ở giai đoạn này, khi quá trình đàm phán tiếp diễn, các bên cần đánh giá các phương án lựa chọn do bên kia đưa ra, chọn những phương án phù hợp với kì vọng của bản thân mình Cách tốt nhất là phải xác định các tiêu chuẩn để xem xét các phương án lựa chọn và sau đó sắp xếp theo thứ tự từng phương án, cả các phương án của bản thân lẫn do bên kia đưa ra, theo các tiêu chuẩn đó Ở đây các bên thậm chí có thể giúp nhau trong việc đánh giá các phương án lựa chọn và có thể tranh luận về các tiêu chuẩn để xem xét Vấn đề chính là phải tìm hiểu những khác biệt trong thứ tự ưu tiên, trong các kì vọng và tiến đến gần nhau hơn

Kinh nghiệm cho thấy rằng, thông thường bên nào lập chương trình nghị sự thì bên đó có thể kiểm soát quá trình đàm phán Vì họ có thể nhấn mạnh những mặt mạnh của chính mình và những mặt yếu của đối tác, nên sẽ đẩy đối tác vào thế phòng ngự Tuy nhiên, chương trình nghị sự có thể để lộ ra trước quan điểm của bên chuẩn bị và do đó tạo cho bên đối tác chuẩn bị các đối pháp phản bác lại những vấn đề xung đột.

Mở đầu cuộc đàm phán, các nhà đàm phán có thể lựa chọn một trong hai chiến thuật sau: cách một bắt đầu thảo luận về những mục tiêu chung, những nguyên tắc chung và những lợi ích chung của các bên, sau đó mới thảo luận về các mục tiêu

xung đột Cách này có thể tạo được không khí hợp tác giữa các bên, trên cơ sở đó các bên sẽ cố gắng mở rộng lợi ích tổng thể, đưa cuộc đàm phán đến thành công Cách hai đàm phán từng bước một – thảo luận cả những vấn đề xung đột lẫn những vấn đề đôi bên cùng quan tâm Việc lựa chọn chiến lược nào còn phụ thuộc vào đối tác đàm phán là khách hàng hay nhà cung cấp Việc dự đoán chiến thuật đàm phán của đối tác có vai trò đặc biệt quan trọng Dự đoán được càng chính xác và càng sớm càng tốt, trên cơ sở đó sẽ lựa chọn được đối sách thích hợp.

Các nhà đàm phán cần chú ý: không nên vội vàng đồng ý ngay với lời đề nghị đầu tiên của đối tác, ngay cả khi đôi bên có những sự trùng hợp đặc biệt Nhà đàm phán có thể buộc đối tác nhượng bộ hơn nữa bằng cách kéo dài quá trình đàm phán Một số nghiên cứu cho thấy rằng, các nhà đàm phán đưa thẳng ngay ‘giá chót’ ra sẽ bị bất lợi Trong đàm phán kinh doanh quốc tế còn phải lưu ý đến truyền thống văn hóa và thông lệ kinh doanh khác nhau của các bên Các bên khó có thể hiểu được đầy đủ và điều chỉnh theo văn hóa và truyền thống của đối tác, nhưng lưu tâm đến sự khác biệt đó là điều quan trọng và có thể làm được Ở nhiều thị trường mới nổi thì mối quan hệ giữa đôi bên đôi khi còn quan trọng hơn nhiều so với các chi tiết về kĩ thuật và kinh tế Các nhà đàm phán từ những nước này rất thận trọng và bỏ nhiều thời gian để không làm người khác bực mình hay không sử dụng những từ ngữ nặng nề, và họ trông chờ phía bên kia cũng xử sự theo cung cách đó

Sự cân bằng giữa thái độ kiên định bảo vệ lập trường và tin tưởng ở đối tác là rất quan trọng trong đàm phán Hiểu được việc đối tác sẵn sàng bỏ qua giai đoạn đầu mà không đòi hỏi sự nhượng bộ là việc làm có ý nghĩa lớn Nhưng việc gửi và nhận tín hiệu đúng và nhanh chóng là không đơn giản Các nhà đàm phán đã từng làm việc với nhau có thể dễ dàng hiểu nhau, nhưng đối với những người gặp nhau lần đầu thì việc này rất khó Các nhà đàm phán luôn đưa ra các tín hiệu có điều kiện như: “Chúng tôi không thể chấp nhận đề nghị của các bạn nếu…”, hoặc

“Chúng tôi thấy thiết bị của các bạn hoàn toàn phù hợp với yêu cầu của chúng tôi, nhưng không phải ở mức giá mà các bạn đưa ra”.

Thường bên nào cho rằng ưu thế tương đối của mình cao hơn đối tác, thì sẽ ít nhượng bộ hơn, còn bên yếu thế hơn sẽ chịu lép vế nhượng bộ nhiều hơn và tạo được bầu không khí đàm phán tốt hơn Giữ được sự mềm dẻo, ôn hòa giũ các bên và các vấn đề là điều tối quan trọng trong giai đoạn này Thường là khi xác định được mức độ thành tâm của đối tác, người ta sẽ quyết định chuyển sang giai đoạn tiếp theo

2.3.3 Giai đoạn 3: Hậu đàm phán

Ở giai đoạn này, tất cả các điều kiện đều được thỏa thuận xong.

Hợp đồng đang được soạn thảo và chuẩn bị để kí Kinh nghiệm cho thấy rằng việc soạn thảo hợp đồng và việc bàn bạc để lựa chọn, quyết định sử dụng ngôn ngữ nào soạn thảo hợp đồng tự thân nó cũng có thể là một quá trình đàm phán, vì hai bên có thể hiểu theo nghĩa khác nhau Trong một vài trường hợp có sự tham gia của các công ty phương Tây và các bên thuộc nước đang phát triển, việc chọn ngôn ngữ sử dụng và ghi lại những vấn đề đã được thỏa thuận trước đó cùng với những phản hồi tiêu cực từ các yếu tố cơ sở và bầu không khí đàm phán Để tránh hiện tượng phiền phức này, trong quá trình đàm phán này các bên nên tóm tắt lại những gì đã thảo luận trước khi chuyển qua vấn đề tiếp theo và nán lại vài phút cuối buổi đàm phán, cả hai bên nên đọc lại điều khoản đã thỏa thuận sau khi có sự tranh luận, nhượng bộ và điều chỉnh Việc đó sẽ giúp kiểm tra mức độ hiểu hợp đồng của mỗi bên vì các bên có thể hiểu hợp đồng theo cách khác nhau Điều này không chỉ có giá trị trong khâu soạn thảo ký kết hợp đồng, mà còn có ý nghĩa trong qúa trình thực hiện hợp đồng Rắc rối có thể phát sinh trong suốt quá trình thực hiện hợp đồng nếu các bên quá nôn nóng muốn đạt được thỏa thuận và không chú ý đến điểm chi tiết Cách tốt nhất để giải quyết vấn đề này là phải chắc chắn rằng các bên

đã hiểu thông suốt những gì đã thỏa thuận trước khi rút khỏi bàn đàm phán Một nhà đàm phán điêu luyện sẽ tóm lược và kiểm tra lại xem hai bên đã hiểu đúng ý nhau chưa bằng các câu nói, ví dụ như: “Liệu chúng tôi có hiểu đúng không nếu chúng tôi đồng ý điều khoản thanh toán của các bạn với thời hạn chậm trong vòng 3 năm kể từ ngày kí hợp đồng thì các bạn sẽ giảm giá 7% có phải không?”

Trong suốt giai đoạn này, bạn hãy luôn nhớ: phải thường xuyên rút kinh nghiệm

- Chuẩn bị thông tin, năng lực cán bộ đàm phán và các điều kiện đàm phán khác.- Xác định nội dung đàm phán, các mục tiêu kì vọng cần đạt được.

- Tiếp xúc, thăm dò đối tác.

- Lập các phương án lựa chọn xây dựng chiến lược đàm phán.

- Trình bày quan điểm, yêu cầu của mình.- Lắng nghe đối tác trình bày quan điểm của họ

3.1 Phương pháp đàm phán

Trong hoạt động kinh doanh có ba phương thức đàm phán chủ yếu sau: đàm phán qua điện tín; đàm phán qua điện thoại và gặp gỡ đàm phán trực tiếp.

3.1.1 Đàm phán qua điện tín

Hình thức lâu đời là thư tín Đàm phán qua thư tín là phương thức trao đổi thông tin giữa các đối tác bằng hình thức viết thư Qua nội dung thư các bên thể hiện nguyện vọng và mong muốn cũng như lợi ích mà các bên sẽ đạt được Thực tế cho thấy phương thức đàm phán qua thư tín đã tạo ra được một nề nếp tốt trong quan hệ bạn hàng, vì vậy nó thường là bước khởi đầu trong đàm phán nhằm duy trì mối quan hệ lâu dài.

Phương thức đàm phán qua thư tín cho phép đàm phán được nhiều bạn hàng nhưng lại giảm được chi phí đàm phán Các quyết định đưa ra được cân nhắc kỹ lưỡng vì có sự chuẩn bị trước của cả một tập thể Ngày nay nhiều người đã dùng hình thức điện tử để thay cho cách viết truyền thống Tuy vậy khi tiến hành đàm phán bằng thư tín cần phải chú ý đến những vấn đề sau: bức thư cần phải ngắn gọn, lịch sự, nội dung thư cần phải được tập trung vào vấn đề chính, lối hành văn đơn giản dễ hiểu, ngôn từ đơn nghĩa để tránh gây ra sự hiểu lầm cho đối tác Nên kiên nhẫn trả lời khách hàng về mọi vấn đề, theo đuổi khách hàng mục tiêu bằng những bức thư liên tiếp nhằm thiết lập được mối quan hệ lâu dài.

Bên cạnh những ưu điểm trên thì việc đàm phán qua thư tín có hạn chế là khó kiểm soát được ý đồ của đối tác, hơn nữa việc trao đổi bằng thư từ đòi hỏi thời gian dài, do đó dễ mất cơ hội kinh doanh Đàm phán bằng thư tín thường được áp dụng cho các hợp đồng đơn giản, có quy mô vừa và nhỏ Sự phát triển của khoa học kỹ thuật và nhất là khi điều kiện gặp gỡ trực tiếp khó khăn, các nhà kinh doanh còn đàm phán qua telex, fax Các hình thức đàm phán này tiện lợi, nhanh chóng Nó

cho phép kèm theo các thuyết minh, chú dẫn không lo thất lạc Đây cũng là xu hướng phát triển trong tương lai.

3.1.2 Đàm phán qua điện thoại, điện tử tin học

Ngày nay, cùng với sự phát triển không ngừng của khoa học kỹ thuật thông tin liên lạc thì phương thức đàm phán qua điện thoại ngày càng trở nên phổ biến ưu điểm nổi bật của phương thức này là tiết kiệm được thời gian, nó cho phép ta nắm bắt được cơ hội kinh doanh nhanh chóng Tuy nhiên, nếu đàm phán kinh doanh qua điện thoại thì không có gì làm bằng chứng hợp pháp cho sự thoả thuận của các bên Do đó người ta thường sử dụng kết hợp đàm phán qua điện thoại với dùng telex, fax.

Đàm phán qua điện thoại thường sử dụng để thoả thuận các chi tiết nhỏ trong hợp đồng, hoặc hợp đồng kinh doanh đơn giản với quy mô nhỏ Sự phát triển của điện tử tin học đã làm cho quá trình đàm phán phong phú về nội dung và hình thức Điển hình là đàm phán qua Internet Sự ra đời và lan truyền với tốc độ cao của Internet đã làm thay đổi bộ mặt thế giới Đây là phương tiện truyền tin, nhận tin và giao dịch rất lý tưởng Đàm phán qua mạng Internet cho phép đàm phán đa phương, song phương với đặc điểm và thời gian trải rộng toàn cầu Qua mạng Internet giúp các bên hiểu rõ nhau, nắm được nhu cầu của nhau Điểm hạn chế là chi phí lớn, nhiều nhà kinh doanh và những cuộc đàm phán nhỏ không thể thực hiện được.

3.1.3 Đàm phán trực tiếp

Đàm phán trực tiếp truyền thống là sự gặp gỡ mặt đối mặt giữa các bên để thoả thuận các điều khoản trong hợp đồng Trong quá trình đàm phán trực tiếp thì các bên nắm bắt được tâm lý và phản ứng của nhau một cách trực tiếp thông qua cử chỉ, vẻ mặt, điệu bộ qua đó các bên có thể tác động đến quan điểm và mong

muốn của nhau bằng cách thức cụ thể để đi đến sự thống nhất chung, tìm ra giải pháp dung hoà lợi ích của các bên Phương thức đàm phán trực tiếp đòi hỏi chi phí cao cho các hoạt động đón tiếp, đi lại và ăn ở của đối tác Phương thức đàm phán trực tiếp đẩy nhanh tốc độ giải quyết và nhiều khi là lối thoát duy nhất cho những cuộc đàm phán qua thư tín, điện thoại điện tử đã kéo dài lâu mà vẫn chưa vẫn đạt kết quả Khi áp dụng phương thức này đòi hỏi nhà đàm phán phải có một kế hoạch đàm phán khoa học, linh hoạt trong giải quyết các tình huống Do phương thức này phải chịu chi phí cao cả về thời gian và tiền bạc, do đó nó chỉ phù hợp cho đàm phán ký kết những hợp đồng lớn, phức tạp cần có sự thoả thuận chi tiết.

Công nghệ điện tử viễn thông phát triển đã đưa vào khái niệm truyền thống về gặp gỡ trực tiếp những nội dung và hình thức mới.

Gặp gỡ trực tiếp truyền thống là "phải bắt được tận tay, nhìn thấy mặt nhau, đối diện nhau Ngày nay vẫn nhìn thấy mọi hành vi của nhau, đối điện nhau nhưng không thể "bắt tay trong tay" Đó chính là hình thức đàm phán qua cầu truyền hình trực tiếp Nhiều cuộc đấu thầu quốc tế lớn, đấu giá quốc tế đã được thực hiện qua cầu truyền hình, điện thoại vô tuyến Phương thức này rõ ràng là bước nhảy vọt trong giao dịch, đàm phán nhưng giá thành, chi phí cho cuộc đàm phán quá cao.

Để đạt được thành công trong đàm phán kinh doanh thì các phương thức đàm phán trên cần được sử dụng kết hợp và bổ sung cho nhau Khi mở đầu quá trình giao tiếp thì nhà đàm phán nên sử dụng phương thức thư tín, khi cần xác nhận các chi tiết một cách nhanh chóng và kịp thời thì chúng ta nên sử dụng phương thức đàm phán qua điện thoại, điện tử còn khi muốn đạt được kết quả nhanh chóng dứt điểm cuộc đàm phán đã kéo dài thì nên sử dụng phương thức đàm phán trực tiếp.

3.1.4 Ưu nhược điểm của các phương thức đàm phán

 Đàm phán qua điện tín

Đàm phán qua điện tín là hinh thức đàm phán lâu đời, đây là hình thức trao đổi thông tin giữa các đối tác bằng hình thức viết thư Qua nội dung thư các bên thể hiện nguyện vọng và mong muốn cũng như lợi ích mà các bên sẽ đạt được Thực tế cho thấy phương thức đàm phán qua thư tín đã tạo ra được một nề nếp tốt trong quan hệ bạn hàng, vì vậy nó thường là bước khởi đầu trong đàm phán nhằm duy trì mối quan hệ lâu dài

Phương thức đàm phán qua thư tín cho phép đàm phán được nhiều bạn hàng và lại giảm được chi phí đàm phán Các quyết định đưa ra được cân nhắc kỹ lưỡng vì có sự chuẩn bị trước của cả một tập thể Ngày nay nhiều người đã dùng hình thức điện tử để thay cho cách viết, gửi truyền thống Bên cạnh những ưu điểm trên thì việc đàm phán qua thư tín cũng có những hạn chế đó là khó kiểm soát được ý đồ của đối tác, hơn nữa việc trao đổi bằng thư từ đòi hỏi thời gian dài, do đó dễ mất cơ hội kinh doanh Đàm phán bằng thư tín thường được áp dụng cho các hợp đồng đơn giản, có quy mô vừa và nhỏ.

 Đàm phán qua điện thoại

Ngày nay, cùng với sự phát triển không ngừng của khoa học kỹ thuật thông tin liên lạc thì phương thức đàm phán qua điện thoại ngày càng trở nên phổ biến Nhanh chóng, tiện lợi nhưng song song với điều đó là những nhược điểm Ưu điểm nổi bật của phương thức này là tiết kiệm được thời gian, nó cho phép ta nắm bắt được cơ hội kinh doanh nhanh chóng Tuy nhiên nếu đàm phán kinh doanh qua điện thoại thì không có gì làm bằng chứng hợp pháp của các bên Do đó người ta thường sử dụng kết hợp đàm phán qua điện thoại với dùng telex, fax Đàm phán qua điện thoại thường sử dụng để thỏa thuận các chi tiết nhỏ trong hợp đồng, hoặc hợp đồng kinh doanh đơn giản với quy mô nhỏ.

 Đàm phán trực tiếp

Đàm phán trực tiếp truyền thống là sự gặp gỡ mặt đối mặt giữa các bên để thỏa thuận các điều khoản trong hợp đồng Trong quá trình đàm phán trực tiếp thì các bên nắm bắt được tâm lý và phản ứng của nhau một cách trực tiếp thông qua cử chỉ, vẻ mặt, điệu bộ qua đó các bên có thể tác động đến quan điểm và mong muốn của nhau bằng cách thức cụ thể đẻ đi đén sự thống nhất chung, tìm ra giải pháp dung hòa lợi ích của các bên Phương thức đàm phán trực tiếp đẩy nhanh tốc độ giải quyết và nhiều khi là lối thoát duy nhất Khi áp dụng phương thức này đòi hỏi nhà đàm phán phải có một kế hoạch đàm phán khoa học, linh hoạt trong giải quyết các tình huống Nhưng phương thức này phải chịu chi phí cao cả về mặt thời gian và tiền bạc.

3.2 Phương pháp đàm phán

3.2.1 Đàm phán kiểu mềm (Soft negotiation)

Đàm phán theo kiểu mềm còn gọi là đàm phán kiểu hữu nghị, trong đó người đàm phán cố gắng tránh xung đột, dễ dàng chịu nhượng bộ Nhằm đạt được thỏa thuận và giữ gìn mối quan hệ giữa đôi bên Họ đặt mục đích phải được thỏa thuận lên hàng đầu, chứ không phải là chiếm ưư thế Người đàm phán theo kiểu mềm theo không coi đối phương và địch thủ, mà luôn xem họ như bạn bè, thân hữu; Trong đàm phán chỉ cố gắng xây dựng và giữ mối quan hệ, ký cho được hợp đồng, còn hiệu quả kinh tế không được xem trọng.

Vì vậy trong kiểu đàm phá này thường diễn ra các bước: đưa ra đề nghị, tin cậy đối tác, chịu nhượng bộ, giữ gìn mối quan hệ thân thiết, hết sức tránh đối lập, nhằm đạt cho được thỏa thuận (thậm chí có khi phải khuất phục đối phương, chấp nhận những thỏa thuận bất lợi cho mình).

Trong thực tế, nếu người đàm phán theo kiểu mềm thường được gặp đối tác cùng kiểu đàm phán thì cuộc đàm phán diễn ra rất thuận lợi, tốc độ nhanh, không

khi thỏa mái, khả năng kí được hợp đồng là chắc chắn Nhưng nếu người đàm phán kiểu mềm mà gặp phải đối thủ cứng rắn thì hết sức bất lợi, cuộc đàm phán diễn ra trong bầu không khí căng thẳng, người đàm phán kiểu mềm lùi từ nhượng bộ này đến nhượng bộ khác, kết cục hoặc cuộc đàm phán tan rã hoặc cố ký cho được nhưng hợp đồng không bình đẳng, người khuất phục phải chịu mọi thiệt thòi.

3.2.2 Đàm phán kiểu cứng

Đàm phán theo kiểu cứng là kiểu đàm phán, trong đó người đàm phán đưa ra lập trường hết sức cứng rắn, rồi tìm mọi cách để bảo vệ lập trường của mình, lo sao đè bẹt được đối phương Trong kiểu đàm phán này người đàm phán cố gắng bảo vệ lập truờng đưa ra, cương quyết không chịu nhượng bộ.

Trong thực tế, nếu người đàm phán theo kiểu cứng gặp phải đối tác yếu thì cuộc đàm phán diễn ra một cách nhanh chóng, người đàm phán dùng mọi mưu kế (kể cả gian kế) áp đảo đối tác, dồn mọi bất lợi cho đối tác, giành mọi thuận lợi về mình Sau này nếu đối tác không có khả năng thực hiện hợp đồng, thì hợp đồng cũng bị đỗ vỡ Nếu hai bên đàm phán cùng chọn đàm phán theo kiểu cứng thì cuộc đàm phán diễn ra căng thẳng kéo dài, có thể đỗ vỡ giữa chừng, hợp đồng không được ký, quan hệ hợp tác đỗ vỡ.

Vì vậy người đàm phán theo kiểu cứng, nếu có thu được thắng lợi, thì chỉ là thắng lợi bề ngoài chứ không phải là thắng lợi đích thực Còn nếu không thu được thắng lợi thì không ký được hợp đồng mà còn lại mất đi mối quan hệ hợp tác mất bạn hàng, mất đối tác.

3.2.3 Đàm phán nguyên tắc

Đàm phán kiểu nguyên tắc gọi là thuật đàm phán Harvard có 4 đặc điểm :

Con người: Tách rời con người ra khỏi với vấn đề, chủ trương đối với con người – ôn hòa, đối với việc - cứng rắn.

Lợi ích: Cần tập trung vào lợi ích của đôi bên, chứ không cố giữ lấy lập trường cá nhân, chủ trương thành thực công khai, không dùng gian kế, không cố bám vào lập trường của mình

Các phương án: Cần đưa ra các phương án khác nhau để lựa chọn, thay thế Tiêu chuẩn: Kết quả của sự thỏa thuận cần dựa trên những tiêu chuẩn khách quan khoa học.

TL kiểu mềm TL kiểu cứng TL kiểu nguyên tắc Đối tác Coi đối tác như

Mục tiêu Đạt thỏa thuận giữ mối quan hệ.

Dành thắng lợi bằng mọi giá

Giải quyết vấn đề hiệu quả và thân thiện Xuất phát điểm Nhượng bộ để

giữ mối quan hệ không phải lập trường Phương pháp Đề xuất kiến

Đàm phán kinh doanh có thể phân loại băng nhiều tiêu thức khác nhau.

- Căn cứ vào quốc tịch của các chủ thể đàm phán người ta chia thành: Đàm phán kinh doanh trong nước và đàm phán kinh doanh quốc tế Những dạng đàm phán này có những đặc trưng về ngôn ngữ, luật pháp, văn hoá Đàm phán giữa các chủ thể trong nước dễ dàng về nhiều mặt so với đàm phán có chủ thể khác quốc tịch.

- Căn cứ số lượng các đối tác tham gia, đàm phán được chia thành: Đàm phán song phương (đàm phán có hai đối tác), đàm phán đa phương (đàm phán có nhiều đối tác cùng tham gia), đàm phán nhóm đối tác (đàm phán theo nhóm chuyên đề).

- Căn cứ vào nội dung của cuộc đàm phán, chia thành: Đàm phán đầu tư, đàm phán thương mại, đàm phán xây dựng, đàm phán xây dựng, đàm phán cung cấp nhân lực

- Căn cứ vào tiến trình đàm phán, chia thành:Đàm phán sơ bộ và đàm phán chính thức Đàm phán sơ bộ để giải quyết những vấn đề thuộc nguyên tắc, thủ tục và những bất đồng lớn, nếu không giải quyết thì không đàm phán chính thức được.

- Căn cứ vào chu trình đàm phán có thể chia thành: Đàm phán một vòng và đàm phán nhiều vòng Đàm phán nhiều vòng khi quy mô đàm phán lớn, có nhiều vấn đề phức tạp liên quan tới các bên, mục tiêu của các bên còn cách xa nhau

Ngoài ra còn có một số tiêu thức phân loại đàm phán khác.

3.3.2 Phong cách đàm phán kinh doanh