CƠNG TY ABCD QUI TRÌNH QUẢN LÝ THƯ VIỆN CƠNG TY Mã tài liệu: HC-01 Hà Nội, 2017 Mã tài liệu: HC-01 Phiên bản: Ver 5.0 Ngày ban hành: QUY ĐỊNH QUẢN LÝ THƯ VIỆN CÔNG TY Bảng theo dõi sửa đổi tài liệu Ngày sửa đổi Vị trí Người biên soạn Họ tên Chữ ký I/ MỤC ĐÍCH: Nội dung sửa đổi Phó ban ISO Lần sửa Ghi Giám đốc QUY ĐỊNH QUẢN LÝ THƯ VIỆN CÔNG TY - Mã tài liệu: HC-01 Phiên bản: Ver 5.0 Ngày ban hành: Đáp ứng nhu cầu tài liệu tham khảo phận Quản lý tài liệu, sách công ty II/ PHẠM VI: - Áp dụng cho phận HCQT phận, cá nhân có nhu cầu III/ ĐỊNH NGHĨA: - Khơng có IV/ NỘI DUNG: Quản trị nội dung  Quản trị nội dung việc xác định nguồn tri thức cần thiết cho hoạt động công ty nhằm cao tri thức cho CNV công ty dựa việc tự học hay làm tài liệu training cho phận  Dựa theo kế hoạch đào tạo hàng năm, phòng nhân chịu trách nhiệm lập kế hoạch loại tài liệu cần thiết phục vụ cho công ty ngân sách kèm theo: HC – 01 – BM01  Sau duyệt, phòng nhân tự thực việc mua bàn giao đầu sách cho phòng hành chánh  Biên bàn giao sách thực theo mẫu: HC – 01 – BM02 Hàng q, phòng HCQT phải thơng tin số lượng sách tăng giảm cho phòng nhân vào cuối quý theo mẫu HC – 01 – BM03 Đối tượng mượn: - Đối tượng cho mượn la tất CBCNV công ty - CNV mượn sách, tài liệu cho nhu cầu sử dụng thân, không cho người khác mược hay mược cho người khác - Đối với đối tượng quản lý cấp trưởng phòng trở lên ưu tiên sử dụng loại tài liệu Danh sách đối tượng ưu tiên phòng nhân chuyển cho phòng HC điều chỉnh vào cuối quý - Những người ưu tiên phải lập giấy đề nghị sử dụng tài liệu sách sử dụng cho quý theo mẫu: HC – 01 – BM04 phải gửi cho phòng HC vào ngày 20 tháng 2,5,8,11 Trường hợp không gửi giấy đề nghị cho phòng HC quyền ưu tiên - Tuỳ theo loại tài liệu thời gian cho mượn tối đa 10 ngày, trường hợp dài phải có ý kiến giám đốc nhân Quản lý sách, tài liệu QUY ĐỊNH QUẢN LÝ THƯ VIỆN CÔNG TY Mã tài liệu: HC-01 Phiên bản: Ver 5.0 Ngày ban hành: - Mỗi loại sách, tài liệu phải có mã số riêng để quản lý - Mỗi loại sách, tài liệu phải để khu vực riêng, có sticker ngồi để dể dàng tìm kiếm, ngồi có danh sách chi tiết ngồi, loại tài liệu xếp theo mã số tăng dần từ trái sang phải - Với loại tài liệu, nhân viên lưu giữ phải lập danh sách loại tài liệu theo mẫu: HC – 01 – BM05 - Khi phát sinh loại sách, tài liệu mới, nhân viên văn thư phải cập nhật danh sách chậm sau 02 ngày - Đối với tài liệu phải có hai để phòng ngừa trường hợp khác - Hàng tháng, nhân viên văn thư phải tổng vệ sinh toàn thư viện, xử lý mối mọt, kiểm tra tồn sách tài liệu, có hư hại phải xử lý kịp thời Quy trình cho mượn - Khi nhân viên có nhu cầu mượn sách, tài liệu nhân viên văn thư xem xét danh mục ưu tiên, có quyền ưu tiên giải cho người có quyền ưu tiên trước - Bước kiểm tra đầu sách, tài liệu thư việc, số lượng ghi thông tin vào sổ theo dõi cho mượn sách theo mẫu: HC – 01 – BM06 - Tiếp hỏi người mượn thời gian mượn, giải thích quy định thời gian mượn vượt thời gian có - Sau chuyển sách cho người mượn ký tên - Đối với sách cho mượn hết, cần kiểm tra người mượn lần trước xem thời gian trả báo cho người có nhu cầu biết, đồng thời thông tin vào sổ theo dõi chờ mượn làm danh sách ưu tiền cho lần tới Xử lý trường hợp vi phạm quy định: 5.1 Trường hợp vượt thời gian cho mượn - Nếu vượt thời gian cho mượn vòng ngày vòng tháng khơng mượn tài liệu thư viện Đối với trường hợp nhân viên văn thư cần ghi vào cột ghi sổ theo dõi cho mượn sách - Nếu vượt thời gian 10 ngày bị xử lý trừ điểm công việc ( trừ điểm) khơng mượn vòng tháng Đối với trường hợp này, nhân viên văn thư ghi biên theo mẫu: HC – 01 – BM07, chuyển cho người mượn sách ký, sau nhân viên văn thư ký chuyển cho phòng nhân sự, lưu lại photo - Nếu vượt 20 ngày xử lý trường hợp tài liệu QUY ĐỊNH QUẢN LÝ THƯ VIỆN CÔNG TY Mã tài liệu: HC-01 Phiên bản: Ver 5.0 Ngày ban hành: 5.2 Trường hợp sách, tài liệu bị hư hỏng - Nếu tài liệu bị hư không sử dụng % xử lý trường hợp vượt thời gian mượt ngày - Nếu từ – 15 % trường hơp 10 ngày - Nếu 15 % xử lý trường hợp sách, tài liệu - Đối với trường hợp này, nhân viên văn thư ghi biên theo mẫu: HC – 01 – BM07, chuyển cho người mượn sách ký, sau nhân viên văn thư ký chuyển cho phòng nhân sự, lưu lại photo 5.3 Trường hợp tài liệu: - Hình thức xử lý phải bồi thường 100 % số tiền mua tài liệu, bị trừ điểm đánh giá công việc không mượn sách thời gian tháng - Nhân viên văn thư chịu trách nhiệp lập biên sách theo mẫu: HC – 01 – BM07, chuyển cho người làm ký tên, nhân viên văn thư ký tên, chuyển cho Trưởng phòng HCQT xác nhận Bản biên chuyển cho phòng nhân làm trừ lương tháng giữ lại photo để theo dõi V/ BIỂU MẪU KÈM THEO Kế hoạch mua sách, tài liệu Biên giao sách, tài liệu Báo cáo danh mục sách, tài liệu hàng quý Danh sách tài liệu, sách Danh sách ưu tiên mượn sách, tài liệu Sổ theo dõi cho mượn Biên thư viện mã số : HC – 01 – BM01 mã số : HC – 01 – BM02 mã số : HC – 01 – BM03 mã số : HC – 01 – BM04 mã số : HC – 01 – BM05 mã số : HC – 01 – BM06 mã số : HC – 01 – BM07 -    ... hại phải xử lý kịp thời Quy trình cho mượn - Khi nhân viên có nhu cầu mượn sách, tài liệu nhân viên văn thư xem xét danh mục ưu tiên, có quy n ưu tiên giải cho người có quy n ưu tiên trước - Bước... giấy đề nghị cho phòng HC quy n ưu tiên - Tuỳ theo loại tài liệu thời gian cho mượn tối đa 10 ngày, trường hợp dài phải có ý kiến giám đốc nhân Quản lý sách, tài liệu QUY ĐỊNH QUẢN LÝ THƯ VIỆN... hành: QUY ĐỊNH QUẢN LÝ THƯ VIỆN CÔNG TY Bảng theo dõi sửa đổi tài liệu Ngày sửa đổi Vị trí Người biên soạn Họ tên Chữ ký I/ MỤC ĐÍCH: Nội dung sửa đổi Phó ban ISO Lần sửa Ghi Giám đốc QUY ĐỊNH