NGUYỄN TIẾN HIỂN - KIỂU VĂN HÔT TỔ CHỨC VÀ BẢO QUẢN TÀI LIỆU Giáo trình dành cho sinh viên Đại học Cao đẳng ngành Thư viện - Thơng tin TRƯỜNG ĐẠI HỌC VĂN HỐ HÀ NỘI HÀ NỘI -Y 005 MỤC LỤC Trang L Ờ I NÓI ĐẦU C H Ư Ơ N G TỔ CH Ứ C VÀ ĐÃNG K Ý TÀ I L IỆ U 11 1.1 Khái niệm mục đích ý nghĩa tổ chức tài liệu 1.1.1 Khái niệm tổ chứctài liệu 11 11 1.1.2 Mục đích, ý nghĩa tổ chức tài liệu 13 1.2 Các phương pháp tổ chức tài liệu 15 1.2.1 Tổ chức tài liệu theo loại hình 15 1.2.2 Tổ chức theo ngơn ngữ 18 1.2.3 Tổ chức tài liệu theo hình thức phục vụ 19 1.2.4.TỔ chức tài liệu theo chức 23 1.2.5 Tổ chức kho kết hợp 25 1.3 Đăng ký tài liệu 26 1.3.1 Mục đích, ý nghĩa cúa đăng ký tài liệu 26 1.3.2 Yêu cầu việc đăng ký tài liệu 27 1.3.3 Các hình thức đăng ký tài liệu 29 1.3.4 Đăng ký báo, tạp chí 33 CHƯ Ơ NG SẮP X Ế P VÀ K IỂ M KÊ TÀI L IỆ U 44 2.1 Khái quát xử lý kỹ thuật đối v ó i tài liệu 44 2.1.1 Đóng dấu 45 2.1.2 Ghi số đăns ký cá biệt vào tài liệu 46 2.1.3 Viết ký hiệu xếp giá dán nhãn 46 2.1.4 Làm túi phiếu sách 46 2.1.5 Sửa chữa nhỏ tài liệu 46 2.1.6 Dán mã vạch cho tài liệu 46 2.2 Sắp xếp tài liệu 48 2.2.1 Muc đích, yêu cầu nguyên tắc xếp tài liệu 2.2.2 Các phương pháp xếp tài liệu 48 49 2.2.3 Ký hiệu xếp giá theo bảng chí số tác giả (chỉ số Cutter) 64 2.3 Kiểm kê tài liệu 80 2.3.1 Mục đích ý nghĩa kiểm kê tài liệu 80 2.3.2 Phân loại kiểm kê tài liệu 80 2.3.3 Các phương pháp kiểm kê 81 2.3.4 Thủ tục kiểm kê 83 CHƯ Ơ NG BẢO Q U ẢN T À I L IỆ U 87 3.1 Khái niệm ý nghĩa công tác bảo quản tài liệu 87 3.1.1 Khái niệm công tác bảo quản tài liệu 87 3.1.2 Ý nghĩa cơng tác bảo quản tài liệu 89 3.2 Đặc tính tài liệu nguyên nhân hư hỏng 3.2.1 Đặc tính 91 tài liệu 3.2.2 Nguyên nhân gây hư hỏng tài liệu 91 94 3.3 Giải pháp bảo quản tài liệu 108 3.3.1 Lập kế hoạch bảo quản 108 3.3.2 Giải vấn đề môi truờng 115 3.3.3 Kho lưu trữ 122 3.3.4 Xử lý số nguyên nhân phá huỷ tài liệu 136 3.3.5 Chuyển dạng tài liệu 165 3.3.6 Phục chế tài liệu 187 3.4 Cán bảo quản 197 3.4.1 Người làm công tác bảo quản chuyên nghiệp 3.4.2 Đào tạo người làm công tác bảo quản 197 199 3.4.3 Tổ chức nghề nghiệp cán bảo quản 201 Câu hỏi ôn tập tập 203 Tài liệu tham khảo 206 LỜI NÓI ĐẦU Nói đến thư viện trung tâm thơng tin nói đến tài liệu Tài liệu bao gồm: sách, báo, tạp chí, vật inang tin dẫn thông tin khác Một nhiệm vụ quan trọng quan thông tin, thư viện lưu trữ tổ chức bảo quản lâu dài tài liệu- kho tàng tri thức nhân loại Tổ chức tài liệu khoa học với mục đích: thuận tiện cho việc phục vụ, dễ bảo quản Bảo quản tài liệu khoa học với mục đích: sử dụng lâu dài, mát, hư hỏng, nhờ tiết kiệm kinh phí bổ sung, lưu giữ vốn tri thức dân tộc nhân loại Tổ chức bảo quản vốn tài liệu nước' phát triển quan tâm, ln đề tài vừa mang tính truyền thống, vừa mang tính đại Tổ chức bảo quản tài liệu coi khoa học đồng thời nghệ thuật tổ chức )ảo quản lâu dài kho tri thức nhân loại Công tác đào tạo cán thư viện thông tin niớc ta, có bề dầy lịch sử 45 năm, môn Tổ chúie bảo quản tài liệu chưa đưa vào chương tnnih giảng dạy, thiếu sót đáng kể chưưnig trình đào tạo năm qua Chương trình đào tạo ngành thư viện thcnig tin Bộ Giáo dục Đào tạo, Bộ Văn hố Thtnig tin thơng qua năm 2004, đưa môn Tổ chức bảto quản tài liệu vào chương trình đào tạo đại học caio đẳng chuyên ngành bắt buộc với đơn vị học trình (4:5 tiết) đắn cần thiết Để phục vụ cho học tập, giảng dạy tổ chức, bả(0 quản tài liệu thư viện, trung tâm thông tin ccơ quan lưu trữ, biên soạn giáo trình Tổ chứíc bảo quản tài liệu Giáo trình gồm chương sau: Chương I: Tổ chức đăng ký tài liệu Chương II: xếp Kiểm kê tài liệu Chương III: Bảo quản tài liệu Dán băng Sử dụng miếng thúy tinh miếng nhựa phẳng làm bề mặt để dán quết keo dán lên băng giấy Nhật bàn chải phẳng Quết lên phần sợi nhơ rìa dải băng Sau nâng dải bâng lên kẹp đặt lên chỗ rách Nếu tài liệu mật, bảo quản mặt trái Giấy nhẹ có xu hướng bị rách quết hồ vào Vì lý mà việc dùng dải băng không dài inch dễ Đối với chỗ rách dài, dùng vài dải băng ngắn xếp nối đuôi Thao tác dải băng mỏng, ướt bảo quản đòi hỏi phải thực hành nhiều Một băng bảo quản đặt vào vị trí, trải giấy khơng có silic pơ-li-ét-te lên đập nhẹ lên chỗ bảo quản Làm khơ trang giấy Nếu có thể, đè vật có trọng lượng nặng lên chỗ bảo quản chờ khô Việc làm đảm bảo kết dính tốt tránh cho giấy khỏi bị cong Cơng việc tiến hành sau: trước tiên đặt miếng giấy báo giấy khơng có pơlieste lên khu vực cần làm khô Chèn tờ giấy thấm vào giữa, đặt miếng kính lên đè vật nặng vừa phải lên kính 194 khống tiếng Có thể sử dụng bàn dán người làm phim ánh đặt chế độ từ thấp đến trung bình để đẩy nhanh trình làm khơ Khơng đế bàn dán tiếp xúc trực tiếp với tài liệu Đặt miếng giấy khơng có pơlieste vào bàn tài liệu Là khơ (10-20 giây), sau đè vật có trọng lượng vừa phải lên vài phút để làm phảng 3.3.6.3 Đóng sách Sách có giá trị khác sử dụng khác nhau, cần lựa chọn cách đóng thích hợp chúng bị rách nát qua phục chế, sửa chữa Nãm 1984, Jan Merill-Oldham xác định đặc tính cần có đóng sách sau: - Đóng sách phải thuận lợi cho việc bảo quản, giảm thiểu việc thay đổi trang gốc; - Đóng sách khơng làm hư hại tới văn gốc rút ngắn tuổi thọ sách; - Tài liệu đóng phải mở dễ dàng khoảng 180 độ để thuận lợi cho việc chụp, tránh làm hỏng tài liệu; - Tài liệu đóng phải giữ trạng thái mở 195 đặt mặt phẳng bạn đọc tự hai tay để ghi chép dễ dàng Hướng dẫn nhằn đáp ứng u cầu - Người đóng sách khơng xén mép sách trừ bị hư hỏng trang chưa đưực cắt Việc bảo quản gờ cần thiết, không điều lệ cắt xén đảm bảo trang ảnh gấp, hình ảnh văn in lệch cạnh trang giấy không bị xén - Cần bảo quản trang dễ rách tập đặc biệt cách khâu lại Tập cần đóng lại bìa Nếu sách quan trọng bị hư hỏng nặng, yêu cầu đóng lại sách cách khâu gáy xử dụng đường khâu ban đầu Đây cách lựa chọn tốn Một cách làm khác làm hộp đựng sách thay Những sách đóng khâu lại qua gáy cần phải đóng cách dán keo đơi tốt khâu gáy sách - Về việc sửa chữa trang giấy, nên sử dụng loại băng dính có chất kco dính tổng hợp chuyên dùng cho giấy, cần miết nhẹ không gây tổn hại cho giấy, không nên dùng loại băng dính gia dụng dành cho nhựa Mặc dù việc sử dụng giấy Nhật Bản sửa chữa 196 việc dán hổ bột phương thức bảo quản chuẩn mực Khơng dùng băng dính để sửa chữa, tu bổ bồi vá sách - Trong trình đóng sách cần sử dụng chất liệu bền, ổn định mật hóa học.Vấn đề đáng ý trang bìa phụ, trang giấy đựơc đính liền sát trang trang cuối sách Trang bìa phụi lót phải có tính kiềm đạt tiêu chuẩn ANSI Z39.48-1992 Yêu cầu người đóng sách trả lại nhãn sáclh thứ đáng quan tâm kèm theo sách 3.4 CÁN B ộ BẢO QUẢN Ngày nay, bảo quản trở thành nghề Việc lựa chon người cơng tác có u cầu riêng 31.4.1 Người làm công tác bảo quản chuyên nghiệp Một số tài liệu sun tập có ý nghĩa, chúng cần phải ý bảo quản Việc bảo quảin tài liệu đặc biệt thích hợp chúng khơng thể dùng chí dùng cẩn thận khơmg gây hỏng, chúng không ổn định mặt vật lv h,ay hóa học, chúng chịu xử lý khơng thícỉh hợp khứ 197 Xử lý bảo quản việc dùng kỹ thuật chất liệu để làm ổn định mặt hóa học, gia cố mặt chất tài liệu sưu tập Mục đích xử lý bảo quản tài liệu có giá trị mặt tạo tác đảm bảo tuổi thọ tài liệu tiếp tục đưa sử dụng thay đổi đặc điểm vật lý mức thấp Bảo quản bao gồm định có liên quan tới việc nhận diện dạng tài liệu cần xử lý xác định cách xử lý thích hợp Xử lý bảo quản sưu tập tài liệu đặc biệt đòi hỏi đánh giá kinh nghiệm người làm cơng tác bảo quản có trình độ Một cán bảo quản chuyên nghiệp người đào tạo cao, có kiến thức thực tiễn lý thuyết rộng lĩnh vực sau: + lịch sử, khoa học thẩm mỹ tài liệu kỹ thuật lưu giữ tài liệu + nguyên nhân tài liệu hỏng bị phá hủy + cách chất liệu dùng xử lý bảo quản + ngụ ý xử lý đề xuất Một nhà bảo quản đồng thời chứng minh 198 khía cạnh cổng việc tuân thủ theo chuẩn mực thực hành Bảo quản lĩnh vực tương đối mà suốt mười nãm qua trải qua giai đoạn phát triển nhanh tính chun mơn hóa ngày tăng, đặc biệt lĩnh vực bảo quán Ihư viện lưu trữ Tuy nhiên, lĩnh vực chưa có hệ thống giáo dục thức, qui trình đánh giá chun mơn chuẩn mực chun mơn quốc gia Chính lý mà đơi khó khăn để tìm lựa chọn người làm bảo quản đào tạo đủ chuyên môn để cung cấp dịch vụ xử lý theo yêu cầu Để đánh giá naười làm công tác bảo quản có triển vọng phải xem xét việc đào tạo bảo quản cá nhân đó, khống thời gian đào tạo, mức độ kinh nghiệm thực tế chuyên mơn Ngồi liên hệ với khách hàng ý tới người làm chứng để đảm bảo bạn có lựa chọn tốt có sở 3.4.2 Đào tạo người làm công tác bảo quản Người bảo quản giỏi đào tạo theo hai cách: ihơng qua việc hồn thành chương trình sau đại học để thạc sĩ thông qua thời gian học nghề dài Sáu chương trình đào tạo sau đại học Bắc Mỹ cung cấp chương trình học thuật từ 199 hai đến ba năm bao gồm lịch sử khoa học lưu giữ tài liệu, bối cánh văn hóa tác phẩm thực tiễn xử lý bảo quản Năm cuối dành để lĩnh hội kinh nghiệm thực tế từ hướng dẫn người làm bảo quản có uy tín chun mơn lĩnh vực bảo quản Những người tốt nghiệp thường theo tiếp thêm khóa học nâng cao năm theo đuổi nghiên cứu hay hội nghiên cứu thông qua chương trình học bổng có Một số người khơng chọn chương trình đào tạo cao học chi phí cao, chương trình khơng phù hợp với quan tâm họ vài lý khác Đối với người vậy, đào tạo thông qua học nghề cách thay Thành công chương trình học nghề phụ thuộc vào nhận thức mồi cá nhân để có kiến thức thực hành lý thuyết sâu rộng thông qua chương trình nâng cao phòng thực tập bảo quản; tham dự hội thảo; thảo luận; chương trình học thuật lựa chọn; tự đọc, tự nghiên cứu Đào tạo học nghề đặc biệl phổ biến nơi mà hội đào tạo đại học quy hạn chế, mang lại chuẩn bị tốt cho việc bảo quản sách Vì chiến lược đào tạo học nghề khác đáns kể chất lượng kết đa 200 dạng, việc đánh giá kỹ lưỡng cá nhân trở nên quan trọng Một người đào tạo chun đóng sách khơng thiết phải người bảo quản- sách Trong người có nhiều kỹ hướng dẫn cần thiết lại kiến thức rộng để đánh giá, đề xuiất tiến hành xử lý thích hợp theo quan điểm bảo quản Tương tự vậy, xưởng làm khung chuyên nghiệp có “phục chế giấy” danh mục dịch vụ, người làm khung lại khơng có kiến thức cần thiết để đưa định bảo quản Bất kể đào tạo theo loại hình nào, tất người làm công tác bảo quản chuyên xử lý dạ.ng tài liệu đặc biệt đưa lời khuyên chưng kho tàng, lưu giữ bảo quản tài liệu Ví dụ, người bảo quản sách có trách nhiệm không cung cấp tư vấn mặt kỹ thuật xử lý cơng trình nghệ thuật đồ đạc vấn đề nằm ngồi chun mơn họ 3.4.3 Tổ chức nghề nghiệp cán bảo quản Là thành viên tham gia tích cực vào tổ chức chiuyên môn lĩnh vực chứng tỏ mối quan tâm người làm bảo quản việc bắt kịp với phát triển kh'oa học kỹ thuật, trao đổi thông tin đẩy mạnh giao 201 tiếp nghề nghiệp Đế đạt mục tiêu này, nhiều người làm công tác bảo quản chuyên nghiệp trực thuộc tổ chức Viện Bảo Quản Mỹ (AIC), Viện Bảo Quản Quốc tế (IIC) hiệp hội bảo quán khu vực Khi chắn kiến thức, thành thạo đạo đức người làm bảo quản danh vị thành viên tổ chức nghề nghiệp chứng quan trọng cho thấy liên quan nghề nghiệp, khơng có yếu tố khơng thể theo kịp phát triển lĩnh vực Danh vị “Hội viên” (Fellow) “Đổng nghiệp” (Professional Associate) AIC trao sau số năm định Irong ngành, dựa trình đánh giá chi tiết Các diện thành viên người làm bảo quản ý tuân thủ Qui ước AIC Đạo đức Chuẩn mực Nghề nghiệp Qui ước Chuẩn mực AIC đưa để “hướng dẫn người làm bảo quản thông lệ đạo đức nghề nghiệp kêu gọi “sự tôn trọng bền vững tính tồn vẹn mặt thẩm mỹ, lịch sử chất lượng vật thể” Lựa chọn người làm bảo quản công việc quan trọng, đòi hỏi kiên trì Phải cẩn thận, không vội vã trao kho báu tài sản cho nguời mà cách nhìn trình độ họ không tương xứng với công việc 202 CÂU HỎI ÔN TẬP VÀ BÀI TẬP Câu hỏi òn tập Nêu khái niên, mục đích, ý nghĩa tổ chức tài liệu? Trình bày phương pháp tổ chức tài liệu theo loại hình theo ngơn ngữ? Trình bày phương pháp tổ chức tài liệu theo hình thức phục vụ theo chức năng? Trình bày mục đích, ý nghĩa, u cầu đơi với đăng ký tài liệu? Trình bày đăng ký tổng quát? Trình bày đăng ký cá biệt? Trình bày đăng ký báo, tạp chí ? Trình bày khái quát xử lý kỹ thuật tài liệu? Mục đích, yêu cầu nguyên tắc xếp tài liệu? 203 10 Trình bày phương pháp xếp tài liệu theo nội dung? 11 Phương pháp xếp tài liệu theo hình thức? 12 Trình bày ký hiệu xếp giá theo bảng số tác giả(chỉ số Cutter)? 13 Mục đích,ý nghĩa phân loại kiểm kê tai liệu? 14 Các phương pháp kiểm kê tài liệu? 15 Nêu khái niệm ý nghĩa cơng tác bảo quản tài liệu 16 Phân tích ngun nhân sinh vật gây hư hỏng tài liệu 17 Phân tích ngun nhân vật lý hố học gây hư hỏng tài liệu 18 Phân tích nguyên nhân thiên tai, hoả hoạn tác động người gây hư hỏng tài liệu 19 Nêu bước việc lập kế hoạch bảo quản tài liệu 20 Phân tích việc giải môi trường bảo quản tài liệu 21 Giải vấn đề kho lưu trữ bảo quản tài liệu 204 22 Nêu cách xử lý nguyên nhân phá huỷ tài liệu 23 Các phương pháp chuyển dạng tài liệu bảo quản tài liệu 24 Cách phục chế đơn giản tài liệu bị hỏng 25 Cán làm công tác bảo quản việc đào tạo họ Bài tập thực hành Thực hành đăng ký tổng quát tài liệu Thực hành đăng ký cá biệt tài liệu Thực hành đăng ký báo, tạp chí Định ký hiệu xếp giá theo bảng số tác giả (chì số Cutter) Thực hành kiểm kê tài liệu Thực hành thao tác lập kế hoạch bảo quản cho thư viện cụ thể số thao tác cư xử lý bảo quản phục chế tài liệu Thực hành số hoá tài liệu 205 TÀI LIỆU TH A M KHẢO Agrawal, o.p Preservation of Art Ojects and Library Materials - New Delhi: National Book Trust, 9 - 102tr ; 19cm Bảo quản tài liệu: tài liệu dịch/Thư viện Anh Quốc - H : TVQG, 1995 - 72tr Boston, George Safeguarding the Documentary Heritage: A Guide to Standards Recommended Prctices and Reference Literature Ralated to the Preservation of Documents of All Kinds - si UNESCO, 1998 - 56tr - 27cm Cunha, Geage M Methods of evaluation to determin the preservation needs in libraries and archives - Paris: unesco, 1988 Digital Preservation Management : Implementing Short-term for Long-term Problems - Ithaca : Cornell University, 2003 - [500] tr ; 25 cm Dobrusina liệu/Dobrusina 1996 - 90tr 206 s A Cơ sở khoa s A, Lê Thi Tiến học bảo tổn tài dịch - H.: TVQG, Grigorev u V Tổ chức kho sách thư viện / Grigorev u V, người dịch Hồ Tuvến - M.: sách, 1976.-3 tr Kyle, manual: Hedi practical Library methods materials presrvation for preseving books, pamphlets and other printed material - Bronxiville: Smith, 1983 Lê Văn Viết, cẩm nang nghề thư viện - H : Văn hóa thơng tin, 2002 - 630tr 10 Lowry, Mrcia Duncan Preservation in the Small library - Chicago: American library assocition, 1989 11 Nguyễn Minh Hiệp, sổ tay quản lý thông tin thư viện TP HCM.: ĐHQG, 2002 12 Preservation of Library & Archival Materials: A Manual - Andover: Northeast Document Conservation Center - CD 13 Teygeler, Rene Preservation of Archives in Tropical Climates - Paris; Jakarta: The Hague, 2001 - 3Ổ8tr ; 19cm 14 Varonko K L Tổ chức kho sách hệ thống mạc lục - M.: Sách, 1990.- 390 tr 207 Tổ CHỨC VÀ BẢO QUẢN TÀI LIỆU ■ NGUYỄN TIẾN HIỂN - KlỀư VĂN HốT Chịu trách nhiệm xuất bản: PGS.TS TRẦN ĐỨC NGÔN Chịu trách nhiệm thảo: TS ĐINH THỊ VÂN CHI B iên tập: TS NGUYỄN THỊ LỆ HÀ C h ế bản: NGƠ BÍCH DIỆP Sửa in: Trình bày bìa: TÁC GIẢ NGUYỄN HỒNG GIANG In ì 000 k h ổ 13x19cm Còng t \ in Giao thông Giấy phép xuất sô: 88/QĐ-CXB cấp ngày 5/4/2005 In xong nộp lưu chiểu quý II năm 2005 ... HÔT TỔ CHỨC VÀ BẢO QUẢN TÀI LIỆU Giáo trình dành cho sinh viên Đại học Cao đẳng ngành Thư viện - Thông tin TRƯỜNG ĐẠI HỌC VĂN HOÁ HÀ NỘI HÀ NỘI -Y 005 MỤC LỤC Trang L Ờ I NÓI ĐẦU C H Ư Ơ N G TỔ... dõi bảo quản có hiệu 1.2 CÁC PHƯƠNG PHÁP TỔ CHỨC TÀI LIỆU 1.2.1 Tổ chức tài liệu theo loại hình Tổ chức tài liệu theo loại hình tài liệu dựa vào loại hình tài liệu có thư viện trung tâm thông tin. .. giảng dạy tổ chức, bả(0 quản tài liệu thư viện, trung tâm thông tin ccơ quan lưu trữ, biên soạn giáo trình Tổ chứíc bảo quản tài liệu Giáo trình gồm chương sau: Chương I: Tổ chức đăng ký tài liệu