Những điều cần biết giao tiếp với khách nước ngồi Một số cách ứng xử, giao tiếp thơng thường giao tiếp quốc tế Mỗi dân tộc có văn hóa đặc điểm riêng Trong giao tiếp quốc tế, người nhiều mang “tính đại diện”cho đất nước, địa phương hay đơn vị mình, lời nói, cử chỉ, hành động cần phải cân nhắc kỹ, thận trọng để tránh hiểu lầm Có chuyện tưởng chừng lặt vặt, ứng xử khơng thích hợp, để lại ấn tượng không tốt, thiếu hữu nghị, ảnh hưởng đến mục đích giao tiếp 1.1 Bắt tay - Tư thế: bình đẳng, nét mặt vui tươi, chìa tay phải nhìn thẳng vào mặt nhau; khơng bắt tay chéo, khơng bắt tay người mà nhìn người khác, không ngậm thuốc lá, không đút tay trái vào túi quần, không mang găng tay - Biểu thị tình cảm mức: nam giới với nhau, nên nắm bàn tay, siết chặt, giữ lâu Giữa nam giới nữ giới người phụ nữ nắm hờ, nam giới không nên siết mạnh - Thứ tự bắt tay: Chủ nhà giơ tay trước để bắt tay tất khách Người đứng sau chủ động giơ tay trước để bắt tay khách Cấp trên, người lớn tuổi chủ động giơ tay trước Cấp dưới, người trẻ tuổi khẽ cúi đầu trước để tỏ lòng kính trọng Nam giới gặp đơi vợ chồng bắt tay người vợ trước, người chồng sau 1.2 Trao danh thiếp Được sử dụng rộng rãi giao tiếp đời thường quan hệ thức để tự giới thiệu làm quen với Danh thiếp cần chứa đựng đầy đủ thông tin cần thiết, khơng nên rườm rà, cầu kỳ - Cần có thái độ trang trọng trao đổi danh thiếp cho nhau, trao nhận hai tay - Người cương vị thấp trẻ tuổi cần trao danh thiếp trước cho người có cương vị cao nhiều tuổi - Khi trao danh thiếp cần trao đáp lại, khơng có nên xin lỗi giải thích lý - Chú ý nhận danh thiếp khách, không nên bỏ túi ngay, cần đọc hỏi cách phát âm tên khách cho (để chứng tỏ quan tâm) 1.3 Cách xưng hô - Phải gọi tên họ, địa vị xã hội khách Phải nhớ tên khách, tránh gọi “trổng” Khi giới thiệu thức cần kèm theo hàm, vị Chỗ thân tình gọi tên riêng Đối với người gặp lần đầu gọi ơng, bà, (Mr/Mrs/Miss) Trường hợp khơng phụ nữ có chồng hay khơng gọi Ms 1.4 Giao tiếp lời nói - Ăn nói lịch sự, khơng khúm núm, không tự cao “Cảm ơn”, “xin phép”, “xin lỗi” lời nói khơng thừa Nói vừa nghe, khen chê phải thích hợp Khơng nên nói nhiều khơng u cầu Khơng nên chủ động hỏi đời tư khách, phụ nữ (tuổi tác, nhân, gia đình, lương bổng, doanh thu…) 1.5 Giao tiếp cử 1.5.1 Nét mặt đôi mắt 1.5.1.1 Nét mặt - Nét mặt nên vui tươi trường hợp có chuyện riêng đáng buồn có chuyện khơng hài lòng khách - Nên cười chỗ, lúc, mức có chuyện thật đáng cười; - Nét mặt tỏ thông cảm trước khó khăn khách mà biết 1.5.1.2 Đơi mắt Đơi mắt gọi “cửa sổ tâm hồn”, giúp bên đối tác nhìn sâu vào phía tâm hồn, suy nghĩ nhau: - Khi nói, nên nhìn vào mặt người nghe để thăm dò phản ứng vấn đề nói, tránh gầm mặt xuống đất, xuống bàn ngó nơi khác; - Đối với vấn đề tế nhị, nhạy cảm, tránh nhìn chằm chằm vào mặt người nghe làm họ ngại, tự nhiên; - Khi cần khống chế tác động vào đối phương cần nhìn thẳng vào mắt họ 1.5.2 Cử tay, chân - Tay: Khi nói cần có điệu thích hợp để thêm phần sinh động linh hoạt, nhiên, khơng nên có q nhiều điệu Việc dùng ngón tay trỏ thẳng vào mặt người nghe điều lịch Cần tránh cử như: nhổ râu, thọc tay vào mũi, ngốy tai… nói chuyện với khách - Chân: Dáng khoan thai, đừng chân “chữ bát”, tay cà bơi, trơng khó coi, tư Khi ngồi không rung đùi Không đứng chàng hảng hai tay chống nạnh nói chuyện Một số lưu ý giao tiếp với khách nước - Thái độ tiếp xúc với người nước ngồi cần chân thành, tự nhiên, khơng khách khí, nên tránh tùy tiện, xuề xòa để khách hiểu lầm ta coi thường họ Người khách nước tiếp xúc với ta lần đầu, để ý đến thái độ Nếu gây cảm tình tốt từ buổi đầu dễ dàng cho việc tiếp xúc sau Trái lại, để khách cảm thấy ta lạnh nhạt, dè dặt, kiểu cách khơng có lợi cho mối quan hệ ta khách, đồng thời gây ấn tượng không đẹp từ buổi đầu, làm cho khách khó chịu - Cần khiêm tốn, nên tránh xu hướng khiêm tốn giả tạo, tránh tự ti, tránh thái độ không tốt tự kiêu dân tộc, khoe khoang thành tích dân tộc Đối với người nước nhỏ, cần ý: không nên làm gì, nói gì, thái độ để khách cảm thấy ta không coi trọng nước nhỏ - Khơng phê phán, trích chế độ trị xã hội, luật lệ, phong tục, tập quán, tôn giáo khách tuyệt đối không nhận xét, trích người lãnh đạo nước họ Cần tơn trọng điều thiêng liêng khách (quốc huy, quốc kỳ) Chúng ta cần nhận thức nước có luật lệ, phong tục tập quán hay, bên cạnh số phong tục tập quán dở Một nước dù văn minh đến có luật lệ, phong tục tập quán mà chưa cho hay, hợp, chí có luật lệ, phong tục lạc hậu, dã man (như chế độ phân biệt chủng tộc, đàn áp người khác màu da ) Bởi thái độ người giao thiệp khơn khéo nói điều hay, biểu dương ưu điểm có thật họ tránh khơng nói đến điều dở - Trong tiếp xúc với khách không nên đưa vấn đề trị, thời gay cấn nên tránh tranh luận gay gắt Nếu khách chủ động nêu vấn đề gay cấn ta nên tìm cách lái sang chuyện khác - Trong lúc vui chuyện với khách nên cân nhắc kỹ không nên làm lộ điều bí mật Song cần tránh thái độ dè dặt làm cho khách không dám chuyện trò cởi mở - Cần giữ lời hứa, vậy, cần cân nhắc kỹ đề xuất khách Trường hợp hứa, lý mà khơng đáp ứng cần nói lại cho khách biết để thông cảm, ta không nên lờ mà khơng nói lại lý khơng làm - Cần giữ cương vị, xã hội có trật tự định Giao thiệp giữ cương vị cần thiết, không khách hiểu lầm cho ta coi thường họ Nhưng ta cấp cao khách cần cân nhắc Cần phân biệt ta đứng cương vị chiêu đãi khách, tiếp khách đến thăm có khác với ta đứng cương vị phụ trách đàm phán, thảo luận công việc Khi tiếp khách, ta tiếp tất người, cương vị khác nhau, thảo luận công việc, đàm phán cần giữ cương vị tương đương cao chút so với khách Trong gặp gỡ chiêu đãi, thường thường người cấp thấp khơng nên chủ động tìm gặp làm quen với người cấp cao - Cần biết tên chức vụ khách để tiện xưng hô Gặp lại khách lần thứ hai cần biết tên chức vụ nghề nghiệp khách Người khách đứng mặt tâm lý có cảm tình ta gọi tên họ - Nếu mời cơm cần nghiên cứu kỹ thực đơn cho phù hợp với vị khách Tránh làm ăn mà khách kiêng kỵ khơng ăn lý tôn giáo, sức khỏe - Cần tôn trọng tập quán sinh họat khách Quan hệ nam, nữ người Châu Âu họ tự nhiên khác với người Châu Á (hôn tay, hôn trán, hôn má ) - Các nước cơng nghiệp phát triển thường có thói quen giữ giấc Ta nên học tập thói quen làm việc giờ, họp hành chiêu đãi Hẹn đến hẹn, lý đột xuất đến chậm cần điện thoại xin lỗi chậm trễ - Trước vào nhà cần phải gõ cửa, đợi người phòng trả lời cho phép mở cửa vào, vào hay khỏi phòng nhớ đóng cửa lại - Xin lỗi, cảm ơn từ luôn cửa miệng, làm điều phiền tóai đến người khác cần xin lỗi, người ta giúp việc nhỏ cần phải cảm ơn Ở nơi cơng cộng đơng người khơng nên nói to Nếu nghiện thuốc nên tìm nơi cho phép hút thuốc Nếu ngồi cạnh phụ nữ, muốn hút thuốc cần hỏi ý kiến trước hút - Về mùa đơng ngồi đường thường đội mũ, mặc áo chồng chống rét vào nhà nên bỏ mũ, cởi áo ngồi - Trong lúc ăn khơng nên xỉa răng, có xỉa nên dùng tay che miệng Sau bữa ăn không nên ngậm tăm Uống nước sau bữa ăn không nên xúc miệng gây thành tiếng (òng ọc), nên tránh xúc nhổ gần chỗ ngồi - Khi nói chuyện với phụ nữ không nên hỏi tuổi, không nên hỏi chuyện riêng gia đình, chồng Phụ nữ Châu Âu khơng thích khen béo Nếu phụ nữ cần thể quan tâm lúc lên xe, xuống xe Khi vào nhà giúp đỡ cởi áo choàng, giúp mặc áo choàng hay xách đỡ đồ vật nặng lên xuống xe Những điều cần biết mời dự chiêu đãi - Tìm hiểu chủ nhà ai, cấp nào, mục đích buổi chiêu đãi, thành phần dự tiệc… - Có dự hay không dự tiệc (để chủ tiệc khơng bị động, lúng túng); - Có quy định trang phục cho buổi tiệc hay không; - Đến theo giấy mời (đặc biệt tiệc ngồi); - Tiệc ngồi thường có sơ đồ xếp bàn tiệc, trước vào phòng tiệc nên quan sát để nhận biết chỗ ngồi mình; - Khi ngồi xuống ghế lấy khăn ăn trải hai đùi, không cài khăn lên cổ áo hay thắt lưng Chủ dùng khăn ăn để chấm thức ăn miệng không dùng lau mặt; - Tư ngồi: thẳng lưng cúi đầu ăn, không để cùi tay lên bàn; - Khi bắt đầu ăn, chờ cho chủ khách lấy thức ăn lấy cho mình; - Đừng ăn uống chủ khách phát biểu; - Ngồi cạnh phụ nữ nên mời nhường phụ nữ lấy thức ăn trước Khơng dùng dụng cụ ăn để lấy thức ăn mời người khác, không ép uống rượu ăn mà người khác có ý khơng thích - Lấy thức ăn vừa phải, ăn hết mời lấy tiếp; - Tại tiệc ngồi, lấy dao, nĩa, thìa ăn từ phía ngồi vào phía đĩa, từ xa đĩa ăn kết thúc với sát đĩa ăn Nếu khơng rành tinh tế quan sát người khác làm theo Tránh cầm nhầm người khác - Cầm muỗng, dao tay mặt Dao dùng để xắt, không dùng để xăm thức ăn vào miệng Nĩa cầm tay trái tay mặt cầm dao Nếu dùng nĩa (khơng có dao) cầm tay phải - Muốn nói chuyện ăn, nên gác dao nĩa lên mép đĩa lớn Tuyệt đối không cầm nĩa dao tay điệu nói chuyện Vừa ăn vừa nói chuyện từ tốn; - Cách đặt dao nĩa xuống đĩa lớn mang ý nghĩa khác nhau: ăn xong không muốn ăn (mặc dù đĩa thức ăn) đặt dao nĩa dọc đĩa lớn Nếu ăn muốn ăn thêm đặt dao nĩa lên hai bên mép đĩa lớn; - Trong ăn tránh nhai tóp tép; - Đừng lấy miếng thức ăn cuối đĩa Đừng yêu cầu phục vụ tiếp lần thứ cho ăn; - Muốn xỉa tăm phải dùng tay che miệng; - Khi dự tiệc đứng, lấy thức ăn xong nên rời khỏi bàn, nhường chỗ cho người khác vào lấy thức ăn; - Khi có việc cần phải sớm, nên gặp chủ nhà giải thích để thông cảm Thúy Anh tổng hợp ... lưu ý giao tiếp với khách nước - Thái độ tiếp xúc với người nước cần chân thành, tự nhiên, khơng khách khí, nên tránh tùy tiện, xuề xòa để khách hiểu lầm ta coi thường họ Người khách nước tiếp. .. định Giao thiệp giữ cương vị cần thiết, không khách hiểu lầm cho ta coi thường họ Nhưng ta cấp cao khách cần cân nhắc Cần phân biệt ta đứng cương vị chiêu đãi khách, tiếp khách đến thăm có khác với. .. nên chủ động tìm gặp làm quen với người cấp cao - Cần biết tên chức vụ khách để tiện xưng hô Gặp lại khách lần thứ hai cần biết tên chức vụ nghề nghiệp khách Người khách đứng mặt tâm lý có cảm