I.THƠNG CÁO BÁO CHÍ LÀ GÌ? Khái niệm mục đích a Khái niệm Thơng cáo báo chí viết phận đối ngoại thông tin tổ chức, hiệp hội, quan doanh nghiệp… gửi đến cho nhà báo hay quan báo chí nhằm thơng tin sách, sáng kiến hay hoạt động ngành đến với công chúng Thông cáo báo chí thường gắn với kiện (khai trương, động thổ, tiệc mừng, giải thưởng, thi …) vấn đề xảy (khủng hoảng doanh nghiệp, thay đổi sách, hoạt động doanh nghiệp …) b Mục đích Thơng Cáo Báo Chí thu hút quan tâm truyền thông (truyền thông in ấn truyền thơng điện tử) Vì phải cần thơng cáo báo chí? Thơng cáo báo chí cơng cụ thiết yếu để thu hút báo chí, truyền thông đưa tin cho bạn đến với công chúng Để thông báo thông tin tổ chức, sản phẩm hay kiện … khơng có cách hiệu rõ ràng thơng cáo báo chí II CÁCH LẬP MỘT THƠNG CÁO BÁO CHÍ Một Thơng Cáo Báo Chí thường bao gồm thơng tin gì? Một thơng cáo báo chí cho sách thường bao gồm thơng tin theo mơ hình 5H + 1W Về bản, khơng khác loại thơng cáo báo chí thường dùng Riêng phần mơ tả “WHO” lại cần nhiều thơng tin Bởi cho đời sách, thông tin mô tả lúc lại kết hợp nhiều chủ thể khác Điển hình như: Tên sách, sách nói gì?, viết, người (địa vị xã hội) mà viết, Nhà Xuất Bản, đơn vị phát hành sách, đơn vị phân phối sách (nếu đơn vị phân phối độc quyền), số sách nhấn mạnh vai trò Dịch giả, giá Những thơng tin phụ có nhà in, người chịu trách nhiệm xuất (nếu người viết thơng cáo báo chí cảm thấy quan trọng) số thơng tin ngồi lề khác nhận xét độc giả (nếu có), người tiếng tác giả gửi cho thảo viết làm cảm nhận ngắn gọn sách Cách lập thơng cáo báo chí Thơng cáo báo chí công cụ tối quan trọng chuyên viên PR sử dụng để truyền tải thông tin tới công chúng với tham gia bên thứ ba, phương tiện truyền thơng đại chúng Có thể hiểu thơng cáo báo chí thể mối quan hệ qua lại PR phương tiện truyền thông Các chuyên viên PR cần phương tiện truyền thông kênh giao tiếp với công chúng mục tiêu, họ phát thơng cáo báo chí với tư cách tài liệu đề nghị công bố báo giới Còn phương tiện truyền thơng lại cần thơng cáo báo chí để có thơng tin viết bài, lúc thơng cáo báo chí có tư cách nguồn tin Thơng cáo báo chí nói chung (News Release) phần tài liệu truyền thông (Media Kit) chuyên viên PR, dạng tài liệu “khơng có quyền” Bởi báo giới coi nguồn tin viết để đăng tải nguyên Giới truyền thông sử dụng thông tin tổng hợp từ nhiều thơng cáo báo chí đến từ nhiều nơi khác làm liệu sở cho viết tin tức viết thể nhìn chun sâu Chính tính chất “khơng quyền” mà thơng cáo báo chí coi công cụ tiếp cận giới truyền thông kiểm sốt chun viên PR Thơng cáo báo chí gửi tới phương tiện truyền thơng báo in (dạng thơng cáo báo chí tiếng Anh gọi Press Release), báo hình (dạng tiếng Anh gọi Video news release) hay báo mạng…thì có tiêu chí chung phải chứa tin Và thơng cáo báo chí viết theo kiểu cấu trúc kim tự tháp ngược chứa đầy đủ yếu tố sau: Who: Ai What: Cái Where: Ở đâu Why: Vì Sao When: Khi How: Như (Gọi chung công thức 5W+1H) III Nội Dung Nội dung Thông cáo báo chí Phần giải thích cách viết thơng cáo báo chí Trước hết, bạn viết “Thơng cáo báo chí” đầu trang Tiếp theo viết ngày tháng Tiêu đề gồm từ kiểu chữ đậm đặt bên trái Tiêu đề nên viết thể chủ động, dễ hiểu, nối điểm câu truyện làm cho người người ý đọc tiếp Đoạn thơng cáo báo chí giới thiệu tin tức thường mở rộng tiêu đề Đoạn tập trung vào kiện xẩy xẩy ra, người liên quan địa điểm kiện Đây phần truyền đạt tóm tắt tồn câu chuyện lợi ích phù hợp với người đọc Bạn phải bảo đảm người đọc hiểu nội dung câu chuyện thiếu phần lại Bạn nên điều chỉnh đoạn giới thiệu theo phương tiện truyền thơng Một tạp chí kinh doanh thường quan tâm tới lợi ích mà sản phẩm mang lại cho độc giả giới kinh doanh tờ báo địa phương lại quan tâm tới việc làm, môi trường lợi ích xã hội cho người dân địa phương Bản thơng cáo phải có hai đoạn giải thích bàng cách sản phẩm mang lại lợi ích cho độc giả mục tiêu để giải thích phát triển đoạn tóm tắt Có thể có thêm thông tin thời gian kiện Điều quan trọng phải có lời trích dẫn thơng cáo báo chí Nên viết ngắn gọn rõ ràng Khơng viết thơng cáo báo chí thơng điệp quảng cáo mà báo Viết doanh nghiệp bạn từ góc độ người thứ ba – dùng ‘họ’ thay ‘chúng tơi’ Cuối cùng, viết tên đầy đủ bạn với thông tin liên lạc gồm có điện thoại, số fax email Mọi thơng tin chi tiết nên để phần ‘Chú thích’ bổ sung Thơng cáo báo chí: bước cuối Thơng cáo báo chí sau viết xong cần đăng phương tiện truyền thơng mục tiêu – tạp chí kinh doanh báo địa phương Đầu tiên, bạn phải biết thời hạn xuất họ Sau đó, gửi thơng cáo báo chí cho ban biên tập phóng viên nhà báo người trực tiếp viết mẩu tin Bạn cần xác định liệu họ có muốn qua email Hiện nay, phần lớn tờ báo tạp chí muốn có mềm thơng tin họ cần copy dán hầu hết nội dung thơng cáo báo chí với chút chỉnh sửa Cần phải theo sát để bảo đảm ban biên tập báo tạp chí nhà báo nhận thơng cáo báo chí bạn gửi cung cấp thêm cho họ thông tin mà họ yêu cầu Ảnh kèm theo giúp nâng cao hội đăng báo cho thơng cáo bạn Ít nhất, nên có ảnh người mà bạn trích lời thông cáo Nếu gửi thông cáo qua email, bạn nên gửi kèm ảnh kỹ thuật số  ... thông cáo phải có hai đoạn gi i thích bàng cách sản phẩm mang lại lợi ích cho độc gi mục tiêu để gi i thích phát triển đoạn tóm tắt Có thể có thêm thơng tin thời gian kiện Điều quan trọng phải... phần lại Bạn nên điều chỉnh đoạn gi i thiệu theo phương tiện truyền thơng Một tạp chí kinh doanh thường quan tâm tới lợi ích mà sản phẩm mang lại cho độc gi gi i kinh doanh tờ báo địa phương... báo nhận thơng cáo báo chí bạn gửi cung cấp thêm cho họ thông tin mà họ yêu cầu Ảnh kèm theo gi p nâng cao hội đăng báo cho thơng cáo bạn Ít nhất, nên có ảnh người mà bạn trích lời thơng cáo Nếu