PHƯƠNG PHÁP QUẢN TRỊ CỔ ĐIỂN Quản Trị Công Việc Tổ Chức Từ cuối kỷ 19 sang đầu kỷ 20, kỹ nghệ ngày phát triển, thị trường tiêu thụ lại gói ghém miền quốc gia có kỹ nghệ cao Sự thiếu cân định luật cung cầu, cách biệt tài chánh giai cấp giàu - nghèo gây nên khủng hoảng trầm trọng, làm thay đổi hẳn mặt tài chánh giới, mà hậu trầm trọng Đại Khủng Hoảng Kinh Tế Hoa Kỳ vào năm 1929, sau giới năm 1930 Sau biến cố này, kinh tế gia nói chung giới quản trị gia nói riêng, nỗ lực tìm kiếm phương pháp lãnh đạo quản trị đem lại hiệu cao mà không làm cân cần thiết kinh tế Những nỗ lực đáng quí bồi đắp xây dựng phương pháp quản trị thành khoa Quản Trị Học ngày Trước đó, nỗ lực nguyên thủy nhắm đến phương pháp gia tăng suất cá nhân làm việc, gia tăng suất với mức chi phí thấp tổ chức, nơi cơng nhân làm việc Phương pháp gia tăng suất mức chi phí thấp coi phương pháp quản trị cổ điển Nói cổ điển, ngày dù kỷ trôi qua, phương pháp sử dụng tổ chức xã hội nào, dù công quyền hay tư nhân, thương mại hay dịch vụ, vụ lợi hay bất vụ lợi, vv… Phương pháp quản trị cổ điển nhấn mạnh đến phân tích chất cơng việc phải làm Sau dùng nguyên tắc lý luận để thiết lập kế hoạch (plan), tổ chức (organize), kiểm sốt (control) cơng việc Qua tiến trình thực nghiệm nhiều năm, phương pháp quản trị phát triển cải biến dần xem khoa quản trị học (scientific management) Vì quản trị mang tính khoa học nên người làm công tác quản trị, để đạt hiệu năng, phải thu thập kiện, phân tích kiện nghiên cứu thành cơng việc Chính kiện thành viên gạch lót đường cho thành cơng hiệu công việc Trong phương pháp quản trị cổ điển tiếp tục phát triển, nguyên lý phương pháp hình thành Trước thời kỳ Đại Khủng Hoảng có lý thuyết gia Frederick W Taylor, Frank and Lilian Gilbreth, Henry L Gantt, Harrington Emerson Sau thời Kỳ Đại Khủng Hoảng lý thuyết gia Henri Fayol, James D Mooney, Alan C Reiley, vv… Sự phối hợp phương pháp quản trị thực nghiệm giáo khoa hình thành khn mẫu quản trị công việc tổ chức, xem nếp suy nghĩ thời đại lúc cung cách quản trị Phương pháp quản trị cổ điển trọng đặc biệt đến “việc” “người” Lý thuyết chủ yếu nhấn mạnh đến quản trị công việc (work) quản trị tổ chức (organization) I QUẢN TRỊ CÔNG VIỆC (work) Trong xí nghiệp thời đó, quản trị viên cấp I (ở khâu nhỏ thuộc hạ tầng sở) phải quan tâm đến công việc thường ngày (routine) qua việc phối hợp công việc thời biểu lao động Mỗi nhân công làm việc phải tuân thủ nguyên tắc luật lệ qui định để công việc đạt suất ấn định Nguyên tắc luật lệ kết phân tích đòi hỏi cần thiết cơng việc tương quan với sức lao động kỹ thuật sẵn có Do đó, Phân tích cơng việc khả quan trọng có tính cách kỹ thuật mà quản trị viên phải có trước thuê mướn Nguyên tắc quản trị công việc Vào năm cuối kỷ 19, Frederick W Taylor, Giám Thị Viên khâu máy tiện xí nghiệp Philadelphia Midvale Steel, nỗ lực nâng cao lượng phẩm sản phẩm, hình thành lý thuyết quản trị cơng việc ơng Ơng nghiên cứu cung cách làm việc nhân công quyền đo lường thời gian cơng việc họ Sau qui định phương pháp làm việc mới, với thời biểu ông ấn định gọi “một ngày làm việc công bằng” (a fair day’s work) Nỗ lực Taylor tóm lược nguyên tắc sau đây: a Đối với yếu tố công việc nhân công, thiết lập phương pháp có tính cách khoa học thay làm việc theo thói quen b Đối với nhân công, cẩn thận chọn lựa, huấn luyện, tái huấn luyện phát triển họ theo phương pháp có tính cách khoa học c Kiểm sốt nhân cơng để bảo đảm tất cơng việc hồn thành theo qui định đề d Trong khâu, công việc trách nhiệm san sẻ công quản trị viên nhân công dựa cấp bậc Quản trị viên nắm giữ hoàn thành cơng việc với cơng tác Taylor người tiên phong nghiên cứu phương pháp quản trị công việc cách đắn Qua cách nghiên cứu phương pháp làm việc ông, lý thuyết gia khác nỗ lực nghiên cứu cho kỹ nghệ khác đem lại nhiều hiệu cho quản trị viên thi hành chức đơn giản hố cơng việc Ngun tắc đơn giản hố cơng việc Vợ chồng Frank Lilian Gilbreth phối hợp cơng trình nghiên cứu cống hiến khoa Quản Trị Học nguyên tắc đơn giản hố cơng việc Frank khơng phải kỹ sư huấn luyện qua trường lớp người có tài Cơng việc đầu đời ông “thợ nề vịn” Ông quan sát thợ làm việc nghĩ có nhiều động tác thừa thãi làm hao tổn sức lực họ khiến suất bị giảm thiểu: nghiêng mình, với tay, cúi xuống, múc hồ, vv… Nếu dùng phương pháp phối hợp giảm thiểu động tác, người thợ nề chắn tăng thêm số gạch xây khoảng thời gian định Như vậy, tài nguyên (thời gian) giảm, hiệu (gạch xây) tăng Gilbreth trình bày vấn đề với chủ để tái huấn luyện thợ nề công ty Với phương pháp cắt giảm động tác thừa thãi, suất thợ tăng 200% Các công ty xây dựng sử dụng phương pháp Gilbreth việc dùng lực công nhân, đồng thời phối hợp với kỹ thuật đại việc trộn hồ, dùng bàn trụ động nâng gạch xi măng, vv… Công việc xây cất ngày tiến đạt hiệu tới mức tối đa Cơng trình Gilbeth tương đồng với nguyên tắc Taylor trên, hai tìm cách tốt để thực công việc Nguyên tắc hiệu Năm 1910, nước Mỹ rúng động Harrington Emerson đối chất trước Ủy Ban Thương Mại Liên Bang (Insterstate Commerce Commission) việc thiết lập đường rầy xe lửa giảm bớt ngày triệu la sử dụng phương pháp Khoa Quản Trị học Con số $1 triệu đô-la số vĩ đại vào năm 1910 Ai cho Emerson mạnh miệng nói càn, ơng lý luận cách khoa học nguyên tắc hiệu ông ông chinh phục toàn người nghe ông lý chứng Tư tưởng Emerson gói ghém chuỗi nguyên lý cách sử dụng tài nguyên cách hiệu Những nguyên lý đòi hỏi quản trị viên phải 1) sử dụng kiện cách khách quan khoa học 2) xác định cách rõ ràng mục tiêu đối tượng đầu tư 3) liên kết phần việc rời rạc vào cơng việc để việc quản trị thống 4) xác định nguyên tắc phương pháp chung để làm việc 5) ban thưởng cho người làm việc tốt hồn thành cơng tác theo dự định Đóng góp Emerson sử dụng sau phát triển xa nguyên tắc hiệu ông, Khoa Quản Trị học khai triển, sử dụng trách nhiệm mẫu mực, mà quản trị viên cần có để quản trị công việc Theo phương pháp quản trị cổ điển, ban quản trị tổ chức có trách nhiệm: a Lập kế hoạch (plan) để thấy trước phẩm lượng sản phẩm cho công việc b Tổ chức (organize) công việc cách hợp lý qua việc xác định phương cách hữu hiệu cách hoàn thành cơng việc c Kiểm sốt cơng việc cách 1) chọn lựa huấn luyện ứng viên có khả thích hợp 2) quan sát tổng qt thành công việc 3) Kiểm tra phẩm lượng sản phẩm đem so sánh với số dự định II QUẢN TRỊ TỔ CHỨC (organization) Nguyên tắc quản trị Những lý thuyết gia tiên khởi thường thao thức tìm kiếm định nghĩa cho nguyên tắc quản trị Người đứng đầu nhóm người Pháp tên Henri Fayol Ơng Quản Trị Gia công ty than đá có tầm vóc Ơng khơng tìm kiếm ngun tắc quản trị đồng nghiệp khác, đường lối suy tư phương pháp quản trị Từ đó, ơng kết luận quản trị khơng khoa học nghệ thuật, lẽ, có nhiều nguyên lý, nguyên lý có giá trị người sử dụng nguyên lý biết áp dụng chúng vào kinh nghiệm riêng Ước vọng Fayol nâng cấp nguyên lý quản trị lên hàng thực nghiệm, qua việc cung cấp hệ thống phân tích Hệ thống bao gồm định nghĩa chức quản trị viên, nguyên lý quản trị tổ chức Chức quản trị viên Fayol gói ghém điều mà ông coi cốt lõi: a Kế hoạch: Quản trị viên cần biết tiên đoán biến cố tương lai có ảnh hưởng đến tổ chức mình, dù thuận lợi hay bất lợi Dựa vào đó, quản trị viên thiết lập kế hoạch phù hợp để thích ứng với biến cố b Tổ chức: gọi phối trí, khả phối hợp nhân sự, máy móc tài nguyên để hoàn thành kế hoạch định c Chỉ huy: Để thành công, trước hết quan trọng nhất, quản trị viên phải mẫu gương tốt, biết rõ cộng tác viên nhân viên Quản trị viên phải biết cần lệnh (direct) lúc cần đối thoại (two-way communication) với cộng viên nhân viên Hơn nữa, quản trị viên cần biết liên tục thẩm định tình trạng tổ chức nhân viên Họ dám can đảm tái phối trí cấu trúc tổ chức họ thấy cấu trúc thiếu hiệu năng, khai trừ nhân viên, nhân viên không đủ khả không đạt suất d Phối hợp: Quản trị viên cần biết nắm vững hoạt động có sức hấp dẫn nhân viên tổ chức, dùng hoạt động để hướng họ tới mục tiêu chung tổ chức e Kiểm soát: để bảo đảm hoạt động gắn liền với kế hoạch Nguyên tắc tổ chức (organization) Năm 1947, James D Mooney Alan C Reiley, bổ sung cập nhật sách họ viết năm 1931 với nhan đề “Onward Industry”, đồi tên lại thành “The Principles of Organization” Cuốn sách trở nên phần sinh động phương pháp quản trị cổ điển “The Principles of Organization – Các Nguyên Tắc Tổ Chức” bổ sung nguyên tắc quản trị Fayol thêm vào định hướng có giá trị khoa Lãnh Đạo Quản Trị hành Mooney chủ trương quản trị vừa kỹ thuật, vừa nghệ thuật để huy để gợi hứng người khác Định luật tự nhiên quản trị hữu từ người biết kết đồn, ơng làm cơng việc tìm tòi xếp đặt chúng theo phương pháp lý luận Những nguyên tắc tổ chức theo Mooney là: a Phối hợp: Là cơng tác tổ chức Khi tổ chức chun mơn hố mục tiêu họ phải đạt cho chun mơn hố nhân viên ban ngành tổ chức b Quyền hành: Việc thiết yếu quyền hành công việc quản trị phải định nghĩa cách rõ ràng dựa bổn phận trách nhiệm quản trị viên Chức quản trị viên xác định quyền hành họ Quyền hành ban phát theo quan hệ hàng dọc c Lãnh đạo: Đây tư tưởng tiến thời điểm Mooney Sau này, khoa Lãnh Đạo Quản Trị khai triển tận dụng chìa khóa thành cơng cơng tác quản trị Mooney chủ trương quyền hành phải phân phối ủy thác cho người quyền để công việc giải tốt đẹp phù hợp với thời gian tính d Chun mơn: Ở tổ chức nào, Fayol, Taylor, nhiều lý thuyết gia khác quan sát chứng thực, chuyên môn hố nhân viên ln nhu cầu cần thiết cho tất công việc khác thời điểm khác Những nguyên lý khoa Quản Trị cổ điển này, khơng hồn tồn phù hợp đem lại kết thực tiễn cho xã hội hơm nay, viên gạch lót đường chắn, để khoa Lãnh Đạo Quản Trị ngày khai triển hồn hảo hóa Mỗi lý thuyết gia nhìn vấn đề theo chiều kích riêng biệt, tùy vào công việc họ làm, tổ chức họ phục vụ Thực ra, vào đầu kỷ 20, thời điểm mà kỹ nghệ thơng tin sơ sài, việc nhận mảng mầu tranh vĩ đại điều khó Nhìn sâu vào cách dung hoà màu sắc để thấy góc cạnh tranh hài hòa rực rỡ lại khó Dù sao, đóng góp lý thuyết gia cổ điển đáng quí Chính họ nhận giá trị hoạch định (planning), tổ chức (organizing), kiểm soát (controlling), lãnh đạo (Leading) Tất bốn chức trở nên chức chủ yếu khoa Lãnh Đạo Quản Trị (Leadership and Management) hành góp phần không nhỏ việc huấn luyện nhiều nhân tài ngành quản trị suốt nhiều thập niên qua  ... Trị học khai triển, sử dụng trách nhiệm mẫu mực, mà quản trị viên cần có để quản trị công việc Theo phương pháp quản trị cổ điển, ban quản trị tổ chức có trách nhiệm: a Lập kế hoạch (plan) để... Henri Fayol Ơng Quản Trị Gia cơng ty than đá có tầm vóc Ơng khơng tìm kiếm nguyên tắc quản trị đồng nghiệp khác, đường lối suy tư phương pháp quản trị Từ đó, ơng kết luận quản trị khơng khoa học... sinh động phương pháp quản trị cổ điển “The Principles of Organization – Các Nguyên Tắc Tổ Chức” bổ sung nguyên tắc quản trị Fayol thêm vào định hướng có giá trị khoa Lãnh Đạo Quản Trị hành Mooney