ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI VĂN PHÒNG - CHUYÊN ĐỀ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ CÔNG VIỆC TẠI ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI 144 Xuân Thủy – 2016 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ CÔNG VIỆC TẠI ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI I Thực trạng công tác quản lý hồ sơ, tài liệu Đại học Quốc gia Hà Nội Thực trạng quản lý hồ sơ công việc mảng công tác tồ chức cán Hàng năm Đại học Quốc gia Hà Nội xử lý khoảng 250.000 hồ sơ loại Trong trình hoạt động Đại học Quốc gia Hà Nội hình thành khối lượng lớn hồ sơ (chiếm khoảng 90% hồ sơ việc, 10% hồ sơ, tài liệu quản lý Nhà nước) Các hồ sơ cơng việc hình thành theo quy định; việc thu thập, bảo quản, khai thác sử dụng có hiệu hồ sơ cơng việcmang ý nghĩa to lớn việc giải yêu cầu cán bộ, giảng viên người học giải yêu cầu đơn vị liên quan Để việc khai thác sử dụng hồ sơ công việc Đại học Quốc gia Hà Nội đạt hiệu cao đáp ứng yêu cầu cơng tác nay, việc nâng cao chất lượng công tác quản lý hồ sơ hồ sơ công việc cần thiết Trong năm qua Lãnh đạo ĐHQGHN Lãnh đạo đơn vị quan tâm tới công tác quản lý hồ sơ hồ sơ kinh phí có hạn; trình độ cán làm cơng tác lưu trữ hạn chế, chưa đáp ứng u cầu cơng tác nay…; việc khảo sát, đánh giá thực trạng công tác quản lý hồ sơ công việc để đưa giải pháp nhằm giải vấn đề tồn để đưa cơng tác quản lý hồ sơ cơng việc tồn ĐHQGHN vào nề nếp; cơng tác bảo quản, khai thác sử dụng có hiệu hồ sơ hồ sơlà vấn đề cấp thiết cần phải tiến hành đồng triển khai toàn ĐHQGHN Nhận thức tầm quan trọng khối hồ sơ công việc nên từ thành lập ĐHQGHN có phòng Lưu trữ hồ sơ với 05 biên chế, trình hoạt động xử lýcủa ĐHQGHN hình thành khối lượng lớn hồ sơ công việc Những năm gần kinh tế đất nước phát triển, bên cạnh mặt tích cực kinh tế thị trường theo định hướng xã hội chủ nghĩa trình hội nhập quốc tế thúc đẩy phát triển kinh tế mặt trái tác động tiêu cực đến xã hội, làm gia tăng vấn đề bất cập Nhiều hồ sơ qua nhiều cấp xử lýnên việc quản lý, khai thác sử dụng hồ sơ công việc yêu cầu cấp thiết để giải yêu cầu Lãnh đạo ĐHQGHN quan tâm đến công tác lưu trữ hồ sơ Đội ngũ chuyên viên đơn vị Đối với cấp ĐHQGHN thành lập phòng Hành với biên chế 11 cán Các đơn vị thành viên ĐHQGHN Đại học KHTN, ĐH KHXHNV, ĐH KT, ĐHCN,… có tổ chức lưu trữ có từ 3-5 cán Phòng Hành đơn vị trực thuộc bố trí 01 cán làm công tác lưu trữ chuyên trách, nhiên có Một số phòng ban bố trí 01 cán làm công tác lưu trữ kiêm nhiệm công tác khác làm văn thư hay thủ quỹ quan; Các phòng ban bố trí 01 cán làm công tác lưu trữ kiêm nhiệm Công tác đào tạo đào tạo lại Lãnh đạo ĐHQGHN Lãnh đạo đơn vị quan tâm Hàng năm, cán làm công tác lưu trữ tham gia lớp tập huấn nghiệp vụ, lớp đào tạo ngắn hạn, ĐHQGHN 100% cán lưu trữ đào tạo chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ Các sách, chế độ cán làm công tác lưu trữ ngành quan tâm đầy đủ, 100% cán làm công tác lưu trữ hưởng chế độ phụ cấp độc hại Đối với cán làm công tác lưu trữ ĐHQGHN khối lượng hồ sơ lớn phải tiếp xúc làm việc thường xuyên với hồ sơ tài liệu theo quy định trang bị bảo hộ lao động Hàng năm, Văn phòng ĐHQGHN tổ chức đoàn kiểm tra hướng dẫn nghiệp vụ cho số Đơn vị Từ năm 2006-2012, ĐHQGHN tổ chức đoàn kiểm tra hướng dẫn nghiệp vụ cho 20/33 Phòng Hành đơn vị thành viờn v trc thuc HQGHN Đặc biệt năm 2007, HQGHN tổ chức Hội nghị tập huấn công tác văn th, lu trữ Nh iu hnh cho ton HQGHN Thành phần tham dự Hội nghị gồm: Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành vµ đội ngũ chun viên đơn vị thc ĐHQGHN Néi dung tËp hn: Ph¸p lƯnh lu trữ Quốc gia năm 2001, Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, Nghị định số 111/2004/NĐ-CP Chính phủ, Thông t liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP Bộ Nội vụ Văn phòng Chính phủ, Quy chế Bảo vệ bí mật nhà nớc cđa ĐHQGHN, triĨn khai thùc hiƯn néi dung ChØ thÞ sè 05/2007/CT-TTg ngµy 02/3/2007 cđa Thđ tíng ChÝnh phđ vỊ tăng cờng bảo vệ phát huy giá trị tài liƯu lu tr÷ Nhìn chung cơng tác quản lý hồ sơ cơng việc có nhiều chuyển biến tích cực, góp phần khơng nhỏ vào việc hồn thành xuất sắc nhiệm vụ Đại học Quốc gia Hà Nội Tuy nhiên, nhận thức số Lãnh đạo Đại học Quốc gia Hà Nội hạn chế, chưa đánh giá vị trí tầm quan trọng công tác quản lý hồ sơ công việc nên chưa bố trí cán làm cơng tác lưu trữ theo chuyên môn, nhiều Đơn vị cán làm công tác lưu trữ chưa tổ chức thi tuyển công chức theo quy định Nhà nước; Đơn vị trực thuộc nhỏ chưa có biên chế làm cơng tác lưu trữ mà chủ yếu thư ký hoạc thủ quỹ, văn thư làm kiêm nhiệm Đội ngũ cán làm cơng tác lưu trữ tồn ĐHQGHN vừa yếu lại vừa thiếu; cán làm công tác lưu trữ đơn vị nhỏ đơn quản lý sử dụng hồ sơ khâu nghiệp vụ khác chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, nộp lưu… chưa thực Phòng Hành đơn vị trực thuộc đạo nghiệp vụ cho Các phòng ban Ngồi cán làm cơng tác lưu trữ đơn vị nhỏ phần lớn kiêm nhiệm khơng dành nhiều thời gian cho công tác Cán làm công tác lưu trữ tồn ĐHQGHN khơng đào tạo chun mơn nên việc đại hóa cơng tác lưu trữ gặp nhiều khó khăn (tính có đến 80% cán làm công tác lưu trữ đơn vị nhỏ chưa sử dụng máy vi tính cập nhật số liệu hồ sơ mục lục thống kê hồ sơ vào máy tính việc quản lý an tồn có hệ thống cơng tác tra tìm thực theo phương pháp thủ cơng chính) Cơng tác nghiệp vụ: a Cơng tác thu thập hồ sơ công việc: Căn vào số liệu Báo cáo tổng kết công tác Đại học Quốc gia Hà Nội từ năm 2009 đến năm 2011, năm Đại học Quốc gia Hà Nội xử lýkhoảng 300.100 hồ sơ việc Năm 2009: xử lý60.433 hồ sơHSST; 10.735 hồ sơHSPT; 72.744 hồ sơDSST; 11.195 hồ sơDSPT; Năm 2010: xử lý51.914 hồ sơHSST; 10.324 hồ sơHSPT; 24.195 hồ sơDSST; 8.614 hồ sơDSPT; Năm 2011: xử lý57.279 hồ sơHSST; 10.485 hồ sơHSPT; 25.727 hồ sơDSST; 9.176 hồ sơDSPT Để quản lý sử dụng có hiệu khối hồ sơ, tài liệu hàng năm cán làm công tác lưu trữ thu lưu trữ hành gần 90% số hồ sơ công việc xử lý Do hệ thống tổ chức hình thành từ Trung ương đến đơn vị (đến cấp huyện) nên công tác thu thập hồ sơ thực theo quy định Nhà nước ngành Do đặc thù ngành nên tất hồ sơ hồ sơkhi giao nộp vào lưu trữ kiểm đếm số bút lục; lên mục lục thống kê hồ sơ giao nhận trực tiếp việc Đối với hồ sơ công việcnếu thiếu nhiều bút lục, thiếu bút lục quan trọng án, cáo trạng, lời khai bị cáo, bút ký phiên tòa…, cán lưu trữ có quyền từ chối khơng nhận; biên giao nhận hồ sơ lập thành 02 bên giữ Tài liệu thu kho cán lưu trữ phân loại, lên mục lục thống kê, đánh số bó, bó gói đưa vào tủ, xếp lên giá, kệ để bảo quản khai thác sử dụng * Tại ĐHQGHN: Hàng năm, phòng Lưu trữ hồ sơ lên kế hoạch giao nhận hồ sơ đơn vị trực thuộc Sau 01 năm Tòa phúc thẩm Tòa chuyên trách bàn giao đầy đủ hồ sơ cơng việc giải xong, phòng Lưu trữ hồ sơ nhận, phân loại, lên mục lục thống kê máy, lên số bó tạm, xếp lên giá nên thuận tiện cho việc tra cứu Năm 2009 thu về: 8.692 hồ sơ việc; 1.017 hồ sơ tài liệu QLNN; Năm 2010 thu về: 7.588 hồ sơ việc; 1.103 hồ sơ tài liệu QLNN; Năm 2011 thu về: 9.014 hồ sơ việc; 9.579 hồ sơ tài liệu QLNN * Tại Phòng Hành đơn vị trực thuộc: Phần lớn việc thực nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan theo quy định Đối với Phòng Hành đơn vị trực thuộc phòng làm việc chật chội, tủ đựng hồ sơ có hạn nên 03 tháng 06 tháng nộp hồ sơ vào lưu trữ quan lần Một số Đơn vị , hàng năm thực khối lượng lớn hồ sơ công việccụ thể sau: * Tại ĐH KHTN: Năm 2009 thu thập tổng số: 2.337 hồ sơ công việccác loại; Năm 2010 thu thập tổng số: 2.244 hồ sơ công việccác loại; Năm 2011 thu thập tổng số: 2.360 hồ sơ công việccác loại; * Tại ĐH KHXHNV: Năm 2009 thu thập tổng số: 5.521 hồ sơ công việccác loại; Năm 2010 thu thập tổng số: 4.658 hồ sơ công việccác loại; Năm 2011 thu thập tổng số: 4.880 hồ sơ công việccác loại * Tại ĐH KT: Năm 2009 thu thập tổng số: 787 hồ sơ công việccác loại; Năm 2010 thu thập tổng số: 485 hồ sơ công việccác loại; Năm 2011 thu thập tổng số: 501 hồ sơ công việccác loại * Tại đơn vị trực thuộc: Do điều kiện Đơn vị trực thuộc trụ sở làm việc chật chội chí số Đơn vị trực thuộc phải mượn th trụ sở làm việc nên khơng có chỗ để chứa hồ sơ, đa số Đơn vị trực thuộc sau 03 tháng 06 tháng nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan lần Do quy định hồ sơ công việc giao nhận trực tiếp kiểm đếm theo số bút lục nên không để xẩy tình trạng nhầm lẫn tài liệu hồ sơ cơng việc Tuy nhiên làm công tác lưu trữ kiêm nhiệm nên số cán lưu trữ cấp huyện nhận hồ sơ không kiểm đếm bút lục mà ký nhận theo đầu hồ sơ, dẫn đến tình trạng có nhiều hồ sơ nộp lưu thiếu nhiều số bút lục, cán làm lưu trữ không xác định bút lục thiếu đâu Do chưa nhận quan tâm mức Lãnh đạo Đơn vị trực thuộc nên công tác lưu trữ nói chung cơng tác giao nhận hồ sơ nói riêng nhiều bất cập Sổ giao nhận hồ sơ, tài liệu không ghi đầy đủ nội dung, việc giao nhận hồ sơ, tài liệu không quy định nên xẩy việc nhầm lẫn hay thất lạc hồ sơ khó khăn quy trách nhiệm b Công tác chỉnh lý xác định giá trị tài liệu: Chỉnh lý hồ sơ, tài liệu khâu nghiệp vụ quan trọng tiến hành cách thường xuyên, liên tục, nhằm xếp tài liệu cách khoa học, loại hủy tài liệu hết giá trị, xác định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu đưa vào lưu trữ Trung bình năm toàn Đại học Quốc gia Hà Nội thu khoảng 320.000 hồ sơ công việc loại; khối hồ sơ chỉnh lý (sơ bộ), xếp cách khoa học để đưa vào lưu trữ sử dụng có hiệu * Tại kho lưu trữ ĐHQGHN: Trung bình năm kho lưu trữ ĐHQGHN thu khoảng 10.000 hồ sơ công việc loại Hiện kho lưu trữ hồ sơ ĐHQGHN bảo quản khoảng 85.000 hồ sơ loại; công tác chỉnh lý thực thường xuyên; hồ sơ công việc thu từ năm 2009 trở trước chỉnh lý hồn chỉnh, đóng vào hộp, lên mục lục thống kê máy vi tính, việc bảo quản, khai thác, sử dụng thuận lợi Tại 02 kho lưu trữ 02 ĐHKHTN ĐHKHXHNV lưu trữ khoảng 35.673 hồ sơ công việc loại; biên chế lưu trữ ít, vậy, hồ sơ công việc thu phân loại, đánh số bó, xếp lên giá, lên Mục lục thống kê hồ sơ mà khơng chỉnh lý, có tài liệu trùng, thừa, hết thời hạn bảo quản vần lưu giữ Tuy nhiên, ĐHKHXHNV tiến hành tiêu hủy hồ sơ công việc từ năm 19601995; ĐHKHTN tiêu hủy hồ sơ công việc từ năm 1960-1992 Năm 2009, ĐHQGHN ban hành Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu Phông lưu trữ ĐHQGHN, vậy, lưu trữ ĐHQGHN hồ sơ, tài liệu hết thời hạn bảo quản tiến hành tiêu hủy theo quy định Hiện kho lưu trữ ĐHQGHN khơng lưu trữ tài liệu hết thời hạn bảo quản Do tính đặc thù hồ sơ hồ sơnên giao nhận hồ sơ phải nhận theo số bút lục thực tế, chỉnh lý hồ sơ cán lưu trữ phải xếp theo thứ tự bút lục đóng thành (đơn vị bảo quản) tài liệu hết giá trị cán làm công tác lưu trữ chưa chủ động loại để tiêu hủy theo quy định chung, cơng tác chỉnh lý mang nặng tính thủ cơng, chưa ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý, khai thác hồ sơ, tài liệu * Tại kho lưu trữ Đơn vị: Các kho lưu trữ Phòng Hành đơn vị trực thuộc, Đơn vị trực thuộc có 01 cán làm cơng tác lưu trữ chuyên trách kiêm nhiệm, nên công tác chỉnh lý hồ sơ chưa tiến hành Vì ĐHQGHN chưa ban hành Bảng thời hạn bảo quản Phông lưu trữ hồ sơ, tài liệu cho Phông lưu trữ Đơn vị, nên Đơn vị chưa tiến hành tiêu hủy hồ sơ, tài liệu hết thời hạn bảo quản Hiện nay, ĐHQGHN Dự thảo Bảng thời hạn bảo quản Phông lưu trữ hồ sơ, tài liệu Đơn vị có Cơng văn xin ý kiến góp ý Đơn vị, đến ĐHQGHN nhận 07 ý kiến đóng góp đơn vị, lại 16 đơn vị chưa có ý kiến đóng góp, khó khăn cho việc ban hành Bảng thời hạn bảo quản Phông lưu trữ Đơn vị II Các khâu nghiệp vụ công tác lưu trữ hồ sơ công việc Đại học Quốc gia Hà Nội: Công tác thu thập: Do đặc thù Đại học Quốc gia Hà Nội nên hồ sơ lưu trữ chủ yếu hồ sơ hồ sơnên công tác thu thập hồ sơ công việc, tài liệu Đại học Quốc gia Hà Nội thực theo bước sau đây: + Hàng năm lưu trữ quan, cán phụ trách công tác lưu trữ xây dựng kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu cá nhân, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu; + Căn vào kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu phê duyệt, lưu trữ quan, cá nhân, đơn vị có hồ sơ thuộc nguồn nộp lưu tiến hành công việc sau: - Lập Mục lục thống kê hồ sơ nộp lưu; - Vệ sinh hồ sơ; - Kiểm đếm số bút lục có hồ sơ (bút lục hồ sơ đơn vị liên quan đánh số liên tục từ tờ hồ sơ đến tờ cuối hồ sơ, hồ sơ có nhiều tập nhiều hệ thống bút lục kiểm đếm, cán làm lưu trữ phải cố định vị trí tập hồ sơ theo mục lục thống kê tài liệu hồ sơ) Trong trình kiểm đếm bút lục cần lưu ý loại bỏ tài liệu trùng thừa tài liệu không liên quan đến hồ sơ + Chuẩn bị kho tàng phương tiện để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu nộp lưu kho lưu trữ; + Tổ chức tiếp nhận tài liệu làm thủ tục giao nhận hồ sơ; * Lưu ý: giao, nhận hồ sơ, cán làm lưu trữ phải nhận trực tiếp hồ sơ kiểm đếm số bút lục mà đơn vị liên quan đánh hồ sơ + Đối với ĐHQGHN Phòng Hành đơn vị trực thuộc, việc nhận hồ sơ chia thành đợt, khối lượng hồ sơ lớn (nếu có), bên giao bên nhận phải nhận theo đầu hồ sơ, sau kiểm đếm bút lục hồ sơ theo quy trình nêu phần trên; + Đối với đơn vị thuộc ĐHQGHN, Phòng Hành đơn vị trực thuộc cấp Huyện, hồ sơ Thẩm tra viên Thư ký nộp lưu sau án có hiệu lực pháp luật, việc nộp lưu phải nhận theo quy định, số lượng hồ sơ khơng nhiều, bên giao bên nhận phải tiến hành kiểm đếm bút lục hồ sơ ký nhận tránh tình trạng nhầm lẫn thất lạc hồ sơ; + Kiểm đếm bút lục phải vào Mục lục thống kê tài liệu hồ sơ Đối với hồ sơ thiếu bút lục cán làm lưu trữ phải ký nhận trực tiếp hồ sơ với đơn vị có hồ sơ nộp lưu; Những hồ sơ thiếu nhiều bút lục thiếu loại văn giấy tờ quan trọng hồ sơ (như Biên nghi lời khai bị cáo; Bản án; Bản kết luận điều tra việc, Bản cáo trạng ) cán làm công tác lưu trữ không nhận mà phải báo cáo Lãnh đạo định; kiểm đếm bút lục hồ sơ cần lưu ý xếp án cuối lên phần hồ sơ để thuận tiện cho việc theo dõi quản lý hồ sơ; - Hai bên giao, nhận hồ sơ phải ký vào Biên giao nhận hồ sơ; Biên giao nhận hồ sơ phải thể đúng, đầy đủ nội dung thông tin khối hồ sơ giao nhận; Biên giao nhận hồ sơ tài liệu hai bên phải có xác nhận Lãnh đạo phụ trách công tác lưu trữ Lãnh đạo quan; Biên lập thành 02 có kèm theo Mục lục thống kê hồ sơ giao nhận bên giữ bản; * Thời hạn nộp lưu hồ sơ: Đối với ĐHQGHN hồ sơ giải xong sau 01 năm công tác nộp lưu vào lưu trữ quan; Đối với Phòng Hành đơn vị trực thuộc Đơn vị trực thuộc hồ sơ, tài liệu nộp lưu theo quy định quan sau 03 tháng 06 tháng cơng tác Công tác phân loại hồ sơ, tài liệu lưu trữ: Hồ sơ hồ sơsau thu thập cá nhân đơn vị thuộc nguồn nộp lưu cán làm công tác lưu trữ tiến hành phân loại theo bước sau: - Xác định xem hồ sơ thuộc loại nào; phân loại xếp thành loại hồ sơ; Ví dụ: Phân loại hồ sơ nhận theo năm (hình sự, dân sự, kinh tế ; năm 1999, năm 2000, năm 2001 ); phân loại hồ sơ theo cấp xử lýnhư hồ sơ hình sự, dân sơ thẩm, phúc thẩm, giám đốc thẩm - Sau phân loại hồ sơ, cán làm lưu trữ tiến hành lập Mục lục thống kê hồ sơ theo loại hồ sơ phân loại (Mục lục thống kê phải có đầy đủ thơng tin, thơng tin phải xác để đảm bảo cho việc tra tìm hồ sơ, tài liệu; - Đối với kho lưu trữ ĐHQGHN sau phân loại hồ sơ cán làm lưu trữ tiến hành kiểm đếm chia hồ sơ thành đơn vị bảo quản (đơn vị bảo quản tập tài liệu có hồ sơ, khoảng từ 250 đến 300 bút lục); 01 hồ sơ 01 đơn vị bảo quản 01 hồ sơ chia nhiều đơn vị bảo quản * Đối với số Đơn vị việc lập Mục lục thống kê hồ sơ thực theo vần, theo địa danh (ví dụ theo vần A, B, C , theo địa danh cần lưu ý việc lập Mục lục thống kê hồ sơ cơng việc theo vần, theo huyện có hạn chế số án không đánh liên tục, việc theo dõi quản lý gặp nhiều khó khăn, dẫn đến việc nhầm lẫn hoạc thất lạc hồ sơ mà Công tác Chỉnh lý, xác định giá trị hồ sơ, tài liệu: a) Đối với ĐHQGHN vào Bảng thời hạn bảo quản Phông lưu trữ ĐHQGHN để xác định thời hạn bảo quản loại hồ sơ, tài liệu lưu trữ quan; xác định giá trị hồ sơ, tài liệu để nộp lưu vào lưu trữ lịch sử theo quy định xác định giá trị hồ sơ, tài liệu hết hạn bảo quản loại để tiêu hủy; Ví dụ: Hồ sơ Hội đồng thẩm phán xử lýcó thời hạn bảo quản vĩnh viễn, thỡ lu tr ton b h s; Các tài liệu khác có hồ sơ (thời hạn bảo quản 20 năm) b) i vi n v cha ban hnh Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ tài liệu, chưa thực việc xác định giá trị hồ sơ, tài liệu, nên bảo quản toàn hồ sơ theo quy định Tuy nhiên, số Đơn vị ĐH KHXHNV, ĐH KT, Đơn vị Nam Định có Cơng văn gửi Lãnh đạo ĐHQGHN đề nghị cho tiêu hủy hồ sơ, tài liệu từ năm 1987 trở trước Qua khảo sat thực tế khối hồ sơ, tài liệu khơng sử dụng sử dụng ít, có chủ yếu khai thác Bản án, phần lớn hồ sơ tài liệu giấy cũ nát Lãnh đạo ĐHQGHN đồng ý với đề nghị đơn vị cho tiêu hủy hồ sơ, tài liệu Thủ tục tiêu hủy thực theo 10 xâm hại Đối với tỉnh hồ sơ tình trạng nêu đề nghị Lãnh đạo quan có biện pháp khắc phục để đảm bảo cơng tác lưu trữ vào nề nếp Đối với Tòa án cán bộ, giảng viên người học Một số phòng ban chuẩn bị xây dựng trụ sở cần có phương án xây kho lưu trữ theo tiêu chuẩn quy định Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 Bộ Nội vụ hướng dẫn kho lưu trữ chun dụng Vì có nhiều Đơn vị có trụ sở làm việc khang trang khơng có kho lưu trữ hồ sơ, tài liệu bảo quản phòng làm việc tận dụng tầng áp mái để làm kho lưu trữ hồ sơ Hệ thống công cụ tra cứu Công cụ tra cứu khoa học hồ sơ tài liệu lưu trữ phương tiện tra, tìm thơng tin phòng kho lưu trữ, nhằm cung cấp thơng tin cần thiết tài liệu lưu trữ cho quan cá nhân Việc xây dựng công cụ tra cứu cần phải đảm bảo giới thiệu đầy đủ toàn diện thành phần, nội dung, ký hiệu tra tìm hồ sơ, tài liệu lưu trữ phục vụ nhanh chóng có hiệu cho việc khai thác, sử dụng tài liệu độc giả Công cụ tra cứu hay kho lưu trữ ĐHQGHN bao gồm: Mục lục thống kê hồ sơ, tài liệu tra tìm hệ thống máy vi tính Mục lục thống kê hồ sơ tài liệu biên mục đầy đủ xác Cơng cụ dùng để thống kê hồ sơ, đơn vị bảo quản Phông lưu trữ ĐHQGHN cố định vị trí hồ sơ, đơn vị bảo quản Phơng lưu trữ Công cụ tra cứu hồ sơ, tài liệu Đơn vị chủ yếu Mục lục thống kê truyền thồng Hầu hết Đơn vị chưa nhập Mục lục thống kê hồ sơ, tài liệu lên máy vi tính, hạn chế cho việc bảo quản sử dụng có hiệu khối hồ sơ, tài liệu mà đơn vị quản lý Tuy nhiên có số Tòa án cán bộ, giảng viên người học thành phố lớn bước đầu tiến hành việc nhập Mục lục thống kê hồ sơ, tài liệu vào máy tính như: ĐH KHXHNV, Các đơn vị ĐHKHTN Mục lục thống kê hồ sơ công cụ tra cứu truyền thống đơn giản dễ xây dựng Việc lập Mục lục thống kê hồ sơ có ưu điểm: giới thiệu thành phần nội dụng hồ sơ, cố định trật tự hồ sơ hệ thống hóa theo phương án phân loại Phơng lưu trữ quan; thống kê hồ sơ đơn vị, tổ chức Phông lưu trữ quan Mục lục thống kê hồ sơ cung cấp cho cán làm công tác lưu trữ thông 13 tin cần thiết để tra tìm hồ sơ, tài liệu cách nhanh chóng, xác, tạo điều kiện thuận lợi cho cán làm công tác lưu trữ Công tác tổ chức, khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ: Công tác khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ phải thực kịp thời theo quy định pháp luật, quy định ngành quan, phải đảm bảo quy định bảo vệ bí mật Nhà nước thực quy định Quy chế bảo vệ bí mật nhà nước Đại học Quốc gia Hà Nội ban hành kèm theo Quyết định số 12/2004/QĐTANDTC ngày 12/8/2004 ĐHQGHN - Đối tượng khai thác, sử dụng hồ sơ tài liệu bao gồm: + Đối tượng nghiên cứu hồ sơ, tài liệu chỗ: đơn vị thuộc, cán bộ, giảng viên người học ; tổ chức cá nhân có liên quan theo quy định pháp luật; + Đối tượng mượn hồ sơ để giải công việc theo quy định Luật lưu trữ; + Đối tượng mượn rút gốc (bản chính) hồ sơ: cá nhân có tài liệu thuộc nhân thân mà Quyết định án tuyên trả để đảm bảo thi hành án, quan có liêm quan cần tài liệu để đối chứng, giám định Lưu ý: cho mượn hay cho rút gốc (bản chính) tài liệu có hồ sơ, cán làm cơng tác lưu trữ phải lập Biên giao nhận tài liệu, ký rõ họ tên, thời gian trả lại tài liệu trường hợp xin mượn tài liệu lưu Biên vào hồ sơ; (phải phôtô lại tài liệu cho rút hoạc mượn lưu vào hồ sơ) Nhất thiết trường hợp rút, mượn tài liệu phải có văn người có thẩm quyền ký, đóng dấu, hoạc đơn xin mượn, rút tài liệu tài liệu thuộc nhân thân - Thủ tục khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ: quan nhà nước đến khai thác hồ sơ, tài liệu phải xuất trình giấy giới thiệu công tác; phiếu mượn, phiếu yêu cầu xin hồ sơ; cá nhân, người có quyền lợi nghĩa vụ liên quan phải xuất trình giấy tờ tùy thân, đơn xin hồ sơ có xác nhận quyền đơn vị nơi cư trú (kèm Chứng minh cán bộ, giảng viên người học) - Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu: Căn vào Quyết định án, Chánh Văn phòng ĐHQGHN, Đơn vị duyệt trường hợp xin rút lại gốc, tài liệu thuộc nhân thân, tài liệu 14 liên quan đến tang vật việc; tài liệu liên quan đến sử dụng động sản, bất động sản; tài liệu liên quan đến việc thực nghĩa vụ; tài liệu dùng để giám định Trưởng phòng, Trưởng phòng Hành đơn vị trực thuộc cho phép sử dụng khai thác loại hồ sơ, tài liệu thông thường khác Đối với yêu cầu khai thác nghiên cứu hồ sơ, tài liệu thuộc Danh mục bí mật nhà nước phải đồng ý Lãnh đạo quan không vi phạm Quy chế bảo vệ bí mật nhà nước - Lưu trữ quan có trách nhiệm lập loại sổ sách để quản lý theo dõi việc khai thác, sử dụng hồ sơ tài liệu theo hướng dẫn Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước theo quy định riêng ngành; - Trách nhiệm người đến khai thác hồ sơ, tài liệu: quan, đơn vị, cá nhân đến khai thác sử dụng hồ sơ, tài liệu có trách nhiệm bảo quản, giữ gìn hồ sơ, tài liệu; khơng viết, tẩy xóa, làm rách nát, thất lạc, xáo trộn thứ tự bút lục hồ sơ; không tự ý chép mang hồ sơ, tài liệu khỏi phòng kho lưu trữ chưa đồng ý Lãnh đạo cán làm lưu trữ - Các hình thức khai thác sử dụng hồ sơ, tài liệu: Rút gốc; chụp tài liệu; mượn nghiên cứu chỗ Những quy định mức độ mật tài liệu Đại học Quốc gia Hà Nội dân: + Theo quy định Điều 1, Quyết định số 01/2004/QĐ-TTg ngày 05/01/2004 Thủ tướng Chính phủ quy định Danh mục bí mật Nhà nước độ Tối mật Đại học Quốc gia Hà Nội + Theo quy định Điều 1, Quyết định số 30/2004/QĐ-BCA(A11) Bộ trưởng Bộ Công an ngày 08/01/2004 quy định danh mục bí mật Nhà nước độ Mật ĐHQGHN gồm tin phạm vi sau đây: Đến công tác giải mật hồ sơ, tài liệu thuộc Danh mục bí mật Nhà nước ĐHQGHN chưa quan tâm đạo thực hiện, có nhiều tài liệu thuộc Danh mục bí mật ngành hết thời hạn mật chưa giải mật mà bảo quản tổ chức khai thác sử dụng theo quy định chế độ tài liệu mật Vì gây khó khăn cho việc khai thác sử dụng loại tai liệu 15 Công tác chỉnh lý hồ sơ, xác định giá trị tài liệu lưu trữ Đại học Quốc gia Hà Nội bất cập hạn chế chưa thể đáp ứng yêu cầu đòi hỏi Lưu ý: Đề nghị trang cấp máy phôtô để phôtô tài liệu đảm bảo việc bảo vệ bí mật nhà nước (không mang hồ sơ, tài liệu khỏi quan để phô tô) Công tác bảo quản hồ sơ cơng việc: Bảo quản hồ sơ q trình áp dụng biện pháp khoa học kỹ thuật nhằm bảo quản an toàn kéo dài tuổi thọ hồ sơ cơng việc Trong cần sử dụng điều kiện tốt để đảm bảo an toàn kéo dài tuổi thọ hồ sơ, tài liệu, việc xây dựng, sửa chữa kho lưu trữ, mua sắm trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ, lắp đặt hệ thống phòng chống cháy nổ việc áp dụng biện pháp khoa học kỹ thuật để đảm bảo tiêu chuẩn quy định khoa lưu trữ hồ sơ Tòa án cán bộ, giảng viên người học đặc biệt Hồ sơ Đại học Quốc gia Hà Nội nguồn tài liệu quan trọng cần bảo quản an toàn kho lưu trữ Nhận thức tầm quan trọng, ý nghĩa hồ sơ công việc nên Lãnh đạo ĐHQGHN Lãnh đạo Đơn vị quan tâm đến hệ thống kho tàng quản lý hồ sơ, tài liệu * Tại ĐHQGHN: Tồn hồ sơ cơng việc nhận lưu vào kho lưu trữ bảo quản kho lưu trữ chuyên dụng Hồ sơ tài liệu bảo quản kho lưu trữ ĐHQGHN xác định từ năm 1955-2011 Lãnh đạo ĐHQGHN đầu tư nhiều tỷ đồng để mua sắm thường xuyên cung cấp trang thiết bị cho kho lưu trữ giá, hộp, bìa hồ sơ, bình bọt, đặc biệt là lắp đặt hệ thống báo cháy tự động Hiện nay, ĐHQGHN có 04 kho lưu trữ 144 Xuân Thủy, ĐHKHTN, ĐHKHXHNV lưu trữ 12.000 hồ sơ công việc Kho lưu trữ lắp đặt thiết bị quạt thơng gió, máy hút bụi…, đặc biệt 02 kho lưu trữ 144 Xuân Thủy hồ sơ thu lưu trữ kho khử trùng, kho thường xuyên chống mối, diệt chuột…, nên hồ sơ bảo quản an tồn, khơng bị mối côn trùng xâm hại Tuy nhiên, kho lưu trữ ĐHQGHN ĐHKHTN ĐHKHXHNV kho lưu trữ chuyên dụng nên không đủ điều kiện để đảm bảo tuổi thọ tài liệu Một số hồ sơ công việc cũ tài liệu bị phân hủy theo thời gian khó khăn cho việc tra cứu (như giấy pơluya, giấy bản, có nhiều loại kích thước khơng đồng nhất, đánh máy chữ, viết tay…, nên khó khăn việc bảo quản, không xử lý bảo quản theo chế độ đặc biệt, kịp thời số tài liệu có nguy 16 bị hỏng khơng sử dụng nữa) Hiện Thủ trưởng đơn vị ĐHKHXHNV xây dựng trụ sở làm việc có phương án xây kho lưu trữ, thời gian tới kho lưu trữ đưa vào sử dụng việc lưu giữ hồ sơ đảm bảo quy định ĐHQGHN khẩn trương tiến hành xây kho lưu trữ chuyên dụng 144 Xuân Thủy Dự kiến năm 2018 đưa vào hoạt động * Phòng Hành đơn vị trực thuộc: Qua kiểm tra thực tế 20 đơn vị trực thuộc ĐHQGHN cho thấy Phòng Hành đơn vị trực thuộc chưa có kho lưu trữ chun dụng mà bố trí từ 2-4 phòng làm việc dành làm kho lưu trữ Phần lớn kho lưu trữ trang bị bình bọt chống cháy, quạt thơng gió hệ thống giá, kệ để xếp hồ sơ công việc Hồ sơ lên Mục lục thống kê, đánh số bó đưa lên giá thuận tiện cho việc bảo quản khai thác, sử dụng Tuy nhiên số Đơn vị Lãnh đạo chưa thực quan tâm đến công tác lưu trữ số kho lưu trữ bố trí tầng I khơng đảm bảo an tồn dễ bị nấm mốc, bị côn trùng xâm hại; hệ thống phòng chống cháy nổ chưa quan tâm; giá tủ đựng hồ sơ thiếu nên có tình trạng hồ sơ bó gói, đựng bao tải để tủ để xếp đống tồn tại…việc tra cứu gặp nhiều khó khăn, khơng đảm bảo an tồn Phần lớn hồ sơ cơng việc khơng khử trùng nên bị côn trùng nấm mốc xâm hại; đường điện kho lưu trữ không thiết kế theo quy định công tác bảo quản hồ sơ, nên khơng đảm bảo an tồn dễ sảy cháy nổ 100% trụ sở xây dựng cấp tỉnh khơng có kho lưu trữ chun dụng Đây vấn đề bất cập chưa Lãnh đạo đơn vị quan tâm * Đơn vị trực thuộc: Các Đơn vị trực thuộc, thị xã xây dựng diện tích rộng nên bố trí từ đến phòng làm việc để làm kho lưu trữ 100% Tòa án cán bộ, giảng viên người học cấp huyện, thị xã khơng có cán làm lưu trữ chuyên trách mà phần lớn Thư ký Tòa án làm kiêm nhiệm, cán làm lưu trữ khơng có chun mơn nghiệp vụ lưu trữ, phần lớn hồ sơ lưu trữ không lên Mục lục thống kê đầy đủ; hồ sơ không phân loại, xếp khoa học nên khó tra tìm Thậm chí số Đơn vị trực thuộc coi nhẹ công tác quản lý hồ sơ công việc nên khơng bố trí kho lưu trữ mà hồ sơ thu bó gói cho vào bao tải xếp thành đống để góc khuất… Một số Tòa án cán bộ, giảng viên người học huyện hồ sơ cũ hồ sơ quan sáp nhập, tách…, bị mối xông thất lạc không lập biên mà không quan tâm, hồ sơ sáp 17 nhập, chia tách huyện Do cán làm công tác lưu trữ không nắm kho lưu trữ có hồ sơ cơng việc; nhiều cán lưu trữ cấp huyện nhận hồ sơ nộp lưu vào kho không đếm số bút lục nên dẫn đến tình trạng số hồ sơ thiếu nhiều bút lục không xác định bút lục đâu Cơng tác tổ chức, sử dụng hồ sơ công việc Công tác tổ chức khai thác sử dụng hồ sơ công việc Đại học Quốc gia Hà Nội thực thường xuyên đạt kết cao Do yêu cầu nghiệp vụ, hàng năm số lượng người đến khai thác sử dụng hồ sơ cơng việc ngày tăng; có hồ sơ đưa phục vụ thường xuyên, nhiều lần Đối với hồ sơ có nhiều bị cáo bị truy nã, hồ sơ yêu cầu nhiều đất đai, thừa kế…, thường xuyên phục vụ quan cá nhân khai thác sử dụng, phục vụ cho công tác xét xử * Tại ĐHQGHN: Công tác phục vụ khai thác sử dụng hồ sơ công việc thực quy định, hồ sơ đưa phục vụ nhanh chóng, kịp thời đáp ứng yêu cầu công tác Đội ngũ cán làm công tác lưu trữ ĐHQGHN đào tạo chun mơn, hồ sơ công việc thu chỉnh lý xếp khoa học thuận lợi cho việc bảo quản, tra cứu ĐHQGHN ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý hồ sơ cơng việc Phòng Lưu trữ hồ sơ trang bị loại phương tiện phục vụ khai thác hồ sơ đầy đủ máy vi tính, máy potocopy nên cơng tác phục vụ thuận tiện, xác, khơng nhầm lẫn, thất lạc tài liệu đảm bảo tính bí mật tài liệu Hiện nay, kho lưu trữ ĐHQGHN chật, khơng có chỗ để bố trí phòng đọc riêng cho người đến khai thác, cán đến nghiên cứu hồ sơ ngồi chung với cán làm việc Công cụ tra cứu hồ sơ, tài liệu kho lưu trữ hồ sơ gồm Mục lục thống kê hồ sơ sở liệu máy vi tính Số lượt người đến khai thác hồ sơ, tài liệu năm gần kho lưu trữ ĐHQGHN lớn, cụ thể: - Năm 2009: phục vụ 10.350 lượt người, với tổng số 52.472 hồ sơ, tài liệu; - Năm 2010: phục vụ 11.052 lượt người, với tổng số 53.618 hồ sơ, tài liệu; - Năm 2011: phục vụ 10 817 lượt người, với tổng số 55.231 hồ sơ, tài liệu 18 + Tòa Phúc thẩm ĐHQGHN 144 Xuân Thủy phục vụ: 1.270 lượt người đến khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu Trong số cấp: 1.130.812 trang tài liệu; mượn 405 hồ sơ công việccác loại; rút tài liệu hồ sơ: 172 trang tài liệu giấy tờ tùy thân gốc + Tòa phúc thẩm ĐHQGHN ĐHKHTN phục vụ: 1.001 lượt người đến khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu Trong cấp: 110.003 trang tài liệu; mượn nghiên cứu: 178 hồ sơ, hồ sơcác loại; rút tài liệu hồ sơ: 136 trang tài liệu giấy tờ tùy thân gốc + Tòa phúc thẩm ĐHQGHN ĐHKHXHNV phục vụ 2.107 lượt người đến khai thác hồ sơ Trong cấp: 1.470.618 trang tài liệu; mượn nghiên cứu: 235 hồ sơ loại; rút tài liệu gốc có hồ sơ: 165 trang tài liệu giấy tờ tùy thân gốc Tại kho lưu trữ Tòa phúc thẩm ĐHQGHN ĐHKHTN ĐHKHXHNV bố trí đến cán làm công tác lưu trữ chuyên trách, nên hồ sơ chưa nhập liệu vào máy vi tính mà lên Mục lục thống kê vào sổ để theo dõi tra cứu nên việc tra cứu thủ cơng, khơng nhanh chóng, kịp thời, xác; hồ sơ cơng việc chưa chỉnh lý theo quy định Hiện kho lưu trữ Tòa phúc thẩm Hồ chí Minh hết chỗ để thu hồ sơ mới, hồ sơ xếp thành đống, trụ sở Tòa sửa chữa nên việc bảo quản hồ sơ bất cập * Tại Phòng Hành đơn vị trực thuộc: Hàng năm Phòng Hành đơn vị trực thuộc phục vụ số lượng lớn cán cán bộ, giảng viên người học đến khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu Cán lưu trữ Phòng Hành đơn vị trực thuộc phục vụ khai thác, sử dụng hồ sơ đạt hiệu cao, đảm bảo bí mật Nhà nước Quan kiểm tra đơn vị có máy potocopy tài liệu, máy tính phục vụ cho cơng tác bảo quản khai thác sử dụng Hồ sơ cơng việc đưa khai thác có ý kiến Lãnh đạo quan Lãnh đạo Văn phòng Các tài liệu mật xử lý quy trình tài liệu mật quy định chế độ bảo vệ bí mật nhà nước, chế độ bảo vệ bí mật Đại học Quốc gia Hà Nội ĐH KHXHNV ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ đạt hiệu cao khâu cấp án, báo cáo thống kê Một số Đơn vị sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ công việc Tuy nhiên chưa nắm thành phần loại tài liệu mật có 19 hồ sơ theo quy định nên chụp tài liệu mật có hồ sơ thực loại tài liệu thông thường khác có hồ sơ Ví dụ: Biên nghị án hồ sơ có quan điểm riêng thành viên hội đồng xét xử Theo quy định tài liệu mật thực tế không đóng dấu mật, phục vụ khai thác cán làm công tác lưu trữ không thực theo quy định chế độ bảo vệ bí mật Nhà nước Nhìn chung Phòng Hành đơn vị trực thuộc bảo vệ phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, đáp ứng tốt cho nhu cầu xã hội giải yêu cầu cơng dân Tuy nhiên, số Đơn vị cán làm công tác lưu trữ chưa đào tạo chuyên môn nên công tác thống kê, chỉnh lý hồ sơ chưa thực đúng, việc xếp hồ sơ chưa khoa học, hồ sơ chưa chỉnh lý nên việc phục vụ khai thác chậm, chí nhầm lẫn, thất lạc… Một số Đơn vị chưa bố trí đủ kho lưu trữ giá, tủ, kệ để xếp hồ sơ thu nên tượng hồ sơ chất đống, đóng bao tải, xếp lên tủ… Do đó, việc khai thác, sử dụng hồ sơ gặp nhiều khó khăn, chí số đơn vị bố trí phòng đọc cho độc giả kho lưu trữ vừa không quy định vừa không thuận tiện cho độc giả đến nghiên cứu hồ sơ * Đơn vị trực thuộc: Các Đơn vị trực thuộc thường xuyên phục vụ khai thác hồ sơ công việc Các hồ sơ đưa phục vụ có ý kiến Lãnh đạo Tòa án cán bộ, giảng viên người học huyện Cán làm công tác lưu trữ Đơn vị trực thuộc 100% kiêm nhiệm nên khơng có thời gian đầu tư cho công tác lưu trữ; hồ sơ nộp lưu thường không kiểm đếm bút lục; hồ sơ thu khơng thống kê theo trình tự quy định mà mang nặng tính thủ cơng, hồ sơ thường bó thành bó, đưa vào tủ; giá, kệ đựng hồ sơ thiếu; máy móc trang thiết bị dùng cho công tác khai thác, sử dụng hồ sơ thiếu khơng trang bị máy phơtơ riêng cho công tác này, nhiều huyện phô tô hồ sơ phục vụ độc giả cán lưu trữ phải mang tài liệu ngồi phơtơ, khơng đảm bảo được tính an tồn bí mật Một số Đơn vị trực thuộc hồ sơ cho vào bao tải để chồng thành đống khó khăn cho việc khai thác làm hư hỏng tài liệu, có tình trạng nhầm lẫn hồ sơ lẫn tài liệu hồ sơ công việc vụ với hồ sơkhác, có trường hợp hồ sơ bị khơng tìm thấy gây khó khăn cho việc giải yêu cầu dân, dẫn đến tình trạng dân súc… Cũng tình trạng quản lý phục vụ khai thác 20 hồ sơ, tài liệu Phòng Hành đơn vị trực thuộc cán làm công tác lưu trữ cấp huyện khơng nắm vững quy trình xử lý tài liệu mật 10 Công tác nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử cấp: Khối hồ sơ cơng việc hình thành q trình hoạt động ĐHQGHN có từ năm 1960 nộp lưu vào Trung tâm lưu trữ Quốc gia III theo quy định Hiện theo quy định hồ sơ cơng việccó thời hạn bảo quản vĩnh viễn phòng Lưu trữ hồ sơ nộp lưu vào lưu trữ lịch sử (Trung tâm lưu trữ quốc gia III, Cục Văn thư lưu trữ Nhà nước) Năm 2007: nộp lưu 34,6m giá hồ sơ, tài liệu (Phông lưu trữ Trọng tài kinh tế Nhà nước giải thể); Năm 2008: nộp lưu 414 ĐVBQ (khối hồ sơ xử lývề tội xâm phạm an ninh quốc gia giai đoạn từ năm 1958-1995); 890 ĐVBQ (hồ sơ Ủy ban thẩm phán xử lýtừ năm 1997-1998); Năm 2009: nộp lưu 525 ĐVBQ (hồ sơ Ủy ban thẩm phán xử lýnăm 1999); 75 ĐVBQ (tài liệu QLNN từ năm 1997-1999); Năm 2011: nộp lưu 3.973 ĐVBQ (hồ sơ Ủy Ủy ban thẩm phán xử lýtừ năm 2000-2006) Các loại hồ sơ hết thời hạn bảo quản phòng Lưu trữ hồ sơ làm thủ tục tiêu hủy theo quy định chung quy định riêng ngành Đối với Phòng Hành đơn vị trực thuộc chưa ban hành Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, nên hồ sơ công việc chưa nộp lưu vào Trung tâm lưu trữ tỉnh mà lưu giữ kho lưu trữ Phòng Hành đơn vị trực thuộc (trừ ĐH KHXHNV, ĐH KT, Đơn vị Nam Định nộp lưu vào Trung tâm lưu trữ tỉnh) Các phòng ban, Thị xã (sau gọi tắt Đơn vị trực thuộc) hồ sơ công việc lưu trữ đơn vị chưa thực chế độ nộp lưu vào Trung tâm lưu trữ cấp huyện III ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ, LƯU TRỮ HỒ SƠ VỤ ÁN Những thành tựu đạt Do nhận thức đầy đủ tầm quan trọng công tác lưu trữ gía trị tài liệu hồ sơ cơng việc nói riêng, tài liệu lưu trữ nói chung, Lãnh đạo ĐHQGHN thường 21 xuyên quan tâm đến công tác lưu trữ Những năm gần Lãnh đạo Đại học Quốc gia Hà Nội nói chung giành phần kinh phí đáng kể để mua sắm trang thiết bị phục vụ cho công tác lưu trữ Đại học Quốc gia Hà Nội giành diện tích tương ứng để làm kho lưu trữ; trụ sở Tòa án xây thiết kế hệ thống phòng chống cháy nổ cho toàn trụ sở làm việc, hệ thống đường điện thiết kế theo quy định nhằm bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu lưu trữ Cán làm công tác lưu trữ học tập để nâng cao trình độ chun mơn, nghiệp vụ Lãnh đạo đơn vị thường xuyên cử cán làm công tác lưu trữ tham gia lớp tập huấn Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước mở Vì vậy, đội ngũ cán làm công tác lưu trữ tăng số lượng chất lượng Công tác nghiệp vụ lưu trữ trọng thường xuyên, đặc biệt đội ngũ cán lưu trữ làm công tác lưu trữ ĐHQGHN đào tạo bản, bảo đảm đủ số lượng Các sách, chế độ cán làm công tác lưu trữ Lãnh đạo ngành thực quan tâm thực đầy đủ Phòng Lưu trữ hồ sơ ĐHQGHN thường xuyên cử cán kiểm tra hướng dẫn nghiệp vụ cho cán lưu trữ Phòng Hành đơn vị trực thuộc cấp huyện ĐHQGHN ban hành văn đạo, hướng dẫn nghiệp vụ cơng tác lưu trữ cho tồn ĐHQGHN Cơng tác thu thập hồ sơ tiến hành thuờng xuyên; hàng năm kho lưu trữ thu khoảng 90% hồ sơ cơng việc xử lýcó hiệu lực pháp luật thi hành; hồ sơ, tài liệu thu bảo quản an toàn phục vụ khai thác, sử dụng có hiệu đáp ứng yêu cầu Những tồn hạn chế: Công tác quản lý hồ sơ công việc Đại học Quốc gia Hà Nội đạt số thành tựu đáng khích lệ, việc nhận thức chưa đầy đủ số Lãnh đạo Đại học Quốc gia Hà Nội tầm quan trọng công tác quản lý hồ sơ cơng việc nên cơng tác bộc lộ số thiếu sót sau: + Cơng tác cán - Cán làm công tác lưu trữ ngành thiếu yếu chun mơn; cán làm công tác lưu trữ Đơn vị phần lớn không đào tạo; không qua thi tuyển công 22 chức theo chuyên môn, nghiệp vụ Đặc biệt cấp Tỉnh cấp Huyện không tổ chức thi tuyển cán làm công tác lưu trữ - Cán Đơn vị trực thuộc làm kiêm nhiệm nên không đào tạo chuyên môn; số Tòa án cán bộ, giảng viên người học huyện cán làm công tác lưu trữ không ổn định mà kiêm nhiệm thời gian ngắn nên khơng nắm khâu nghiệp vụ chí không nắm số lượng hồ sơ lưu trữ kho bao nhiêu; + Trang thiết bị phục vụ cho công tác lưu trữ kho tàng, giá, kệ, tủ đựng hồ sơ để bảo vệ, bảo quản hồ sơ chưa quan tâm mức; kinh phí giành cho cơng tác lưu trữ hạn hẹp; việc ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác lưu trữ chưa thực Qua kiểm tra thực tế phần lớn Phòng Hành đơn vị trực thuộc, Đơn vị trực thuộc trụ sở xây dựng khang trang không thiết kế kho lưu trữ theo tiêu chuẩn khơng dành kinh phí mua sắm trang thiết bị cho kho lưu trữ + Công tác phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, quản lý, khai thác, sử dụng hồ sơ công việc chưa phát huy đầy đủ nên chưa đáp ứng yêu cầu công tác nhu cầu xã hội nay; + Công tác tiêu hủy hồ sơ, tài liệu hết thời hạn bảo quản lưu trữ Đơn vị chưa thực hiện, ảnh hưởng không nhỏ đến công tác bảo quản phục vụ khai thác hồ sơ, tài liệu + Công tác kiểm tra, đạo nghiệp vụ chưa ĐHQGHN thực thường xuyên, việc ban hành văn hướng dẫn nghiệp vụ thống tồn ĐHQGHN chậm, chưa thường xuyên tổ chức tập huấn nghiệp vụ cho cán làm công tác lưu trữ Để đảm bảo khắc phục tồn trên, nhằm “Bảo vệ phát huy giá trị tài liệu lưu trữ” Đại học Quốc gia Hà Nội nói chung phải có giải pháp hữu hiệu để nâng cao hiệu công tác lưu trữ Một số giải pháp: - Đẩy mạnh tuyên truyền, phổ biến pháp luật lưu trữ; thường xuyên tổ chức lớp tập huấn để nâng cao trình độ nhận thức đầy đủ vị trí vai trò cơng tác lưu trữ 23 - Xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng toàn Đại học Quốc gia Hà Nội để bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu - Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước cần ban hành văn luật để hướng dẫn công tác lưu trữ ĐHQGHN ban hành văn đạo chế độ nộp lưu Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu Phông lưu trữ Đơn vị - ĐHQGHN phải thường xuyên mở lớp tập huấn bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán làm công tác lưu trữ tồn ĐHQGHN để nâng cao trình độ chun mơn nhận thức đắn cho công tác lưu trữ cho cán làm công tác lưu trữ - Cán bộ, công chức làm công tác lưu trữ đơn vị trung ương phải tổ chức thi tuyển theo quy định nhà nước; phải có biên chế làm công tác lưu trữ chuyên trách Đội ngũ chuyên viên đơn vị - Từ trước đến cán làm cơng tác lưu trữ quan tâm, nên cán làm công tác chưa thực n tâm cơng tác Chính sách cán làm lưu trữ bất cập cán làm công tác lưu trữ không hưởng phụ cấp thâm niên, phụ cấp nghề, không đào tạo lại…, dẫn tới thiệt thòi cho cán làm cơng tác lưu trữ Vì vậy, Tòa án cán bộ, giảng viên người học phải kiến nghị nhà Nước có sách thỏa đáng cán làm cơng tác lưu trữ để động viên họ yên tâm công tác, đồng thời phải tăng thêm kinh phí, sở vật chất, trang thiết bị nâng cao chất lượng hiệu công tác lưu trữ - Phải kiện toàn lại tổ chức lưu trữ toàn ĐHQGHN; nâng cấp hệ thống kho tàng; cải thiện điều kiện làm việc - phải có phòng đọc giành cho độc giả đến khai thác, sử dụng tài liệu Hiện đại hóa cơng cụ tra cứu hồ sơ để phục vụ việc tra cứu nhanh, xác, quản lý hồ sơ tốt IV KIẾN NGHỊ Đối với Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước - Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước phải thường xuyên đạo kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ Đại học Quốc gia Hà Nội Sớm ban hành văn luật để tạo hành lang pháp lý cho cán làm công tác lưu trữ hoạt động; - Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước cần quan tâm đến chế độ, sách cho cán làm công tác lưu trữ, đặc biệt chế độ độc hại hưởng sau nghỉ hưu chế độ bảo hộ lao động; 24 - Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước phải thường xuyên mở lớp tập huấn cho cán làm công tác lưu trữ Đại học Quốc gia Hà Nội; - Khối lượng hồ sơ cơng việc hình thành q trình xử lýcủa tồn ĐHQGHN Tòa án lớn, mang tính đặc thù riêng Để giải yêu cầu giải yêu cầu Đề nghị Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước xem xét cho phép ĐHQGHN thành lập kho lưu trữ chuyên ngành Đối với Lãnh đạo ĐHQGHN: - ĐHQGHN phải đẩy mạnh công tác đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ cho cán làm công tác lưu trữ, đồng thời tổ chức thi tuyển cán trình độ chuyên môn công tác lưu trữ; - Lãnh đạo ĐHQGHN phải đạo Đội ngũ chuyên viên đơn vị đơn vị nhỏ xây dựng trụ sơ phải có phương án xây dựng kho lưu trữ với tiêu chuẩn quy định Bộ Nội vụ; phải giành khoản kinh phí thỏa đáng đầu tư trang thiết bị đại hóa cơng tác lưu trữ; - Đề nghị Lãnh đạo ĐHQGHN thường xuyên tổ chức đoàn tham quan, khảo sát học hỏi kinh nghiệm công tác quản lý án hồ sơ hồ sơcủa nước tiên tiến nước khu vực; - Đề nghị Lãnh đạo ĐHQGHN cho xây dựng phần mềm quản lý hồ sơ công việc; - Đề nghị Lãnh đạo ĐHQGHN thành lập Trung tâm lưu trữ quản lý hồ sơ lưu trữ Đại học Quốc gia Hà Nội; đạo nghiệp vụ lưu trữ nhằm thống cơng tác lưu trữ tồn ĐHQGHN./ 25 NHỮNG VĂN BẢN HIỆN HÀNH CỦA NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU Luật Lưu trữ số: 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 Quốc hội nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam; Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Thủ tướng Chính phủ Quy định chi tiết thi hành số điều Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia; Pháp lệnh số 30/2000/PL-UBTVQH10 ngày 28/12/2000 Ủy ban thường vụ Quốc hội Bảo vệ bí mật Nhà nước; Quyết định số 01/2004/QĐ-TTg ngày 05/01/2004 Thủ tướng Chính phủ quy định danh mục bí mật Nhà nước độ Tối mật Đại học Quốc gia Hà Nội; Quyết định số 30/2004/QĐ-BCA(A11) ngày 08/01/2004 Bộ trưởng Bộ Cơng an Danh mục bí mật Nhà nước độ Mật ĐHQGHN; Quyết định số 12/2004/QĐ-TANDTC ngày 12/8/2004 ĐHQGHN việc ban hành Quy chế bảo bí mật Nhà nước Đại học Quốc gia Hà Nội; Thông tư số 04/2006/TT-BNV ngày 11/4/2006 Bộ Nội vụ Hướng dẫn xác định quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử cấp; Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 Bộ Nội vụ hướng dẫn kho lưu trữ chuyên dụng; Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 Thủ Tướng Chính phủ việc tăng cường phát huy giá trị tài liệu lưu trữ; 10 Chỉ thị số 03/2008/CT-TATC ngày 09/7/2008 ĐHQGHN việc tăng cường công tác nghiệp vụ văn thư, lưu trữ Đại học Quốc gia Hà Nội; 11 Quyết định số 64/2009/QĐ-TANDTC ngày 14/12/2009 ĐHQGHN việc ban hành Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu Phông lưu trữ ĐHQGHN 26 27 ...THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ CÔNG VIỆC TẠI ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI I Thực trạng công tác quản lý hồ sơ, tài liệu Đại học Quốc gia Hà Nội Thực trạng quản lý hồ sơ công việc mảng công tác tồ chức... nghiệp vụ công tác lưu trữ hồ sơ công việc Đại học Quốc gia Hà Nội: Công tác thu thập: Do đặc thù Đại học Quốc gia Hà Nội nên hồ sơ lưu trữ chủ yếu hồ sơ hồ sơnên công tác thu thập hồ sơ công việc, ... hồ sơDSPT; Năm 2010: xử lý5 1.914 hồ sơHSST; 10.324 hồ sơHSPT; 24.195 hồ sơDSST; 8.614 hồ sơDSPT; Năm 2011: xử lý5 7.279 hồ sơHSST; 10.485 hồ sơHSPT; 25.727 hồ sơDSST; 9.176 hồ sơDSPT Để quản lý