Đang tải... (xem toàn văn)
Khảo sát hiện trạng và tìm hiểu nhu cầu
CHƯƠNG 2 KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG VÀ TÌM HIỂU NHU CẦU- Bước mở đầu của quá trình phát triển hệ thống.- Bước phát triển bài toán, đặt vấn đề, hay nghiên cứu sơ bộ.- Tìm hiểu các nhu cầu đặt ra đối với hệ thống, tập hợp các thông tin cần thiết cho phép trả lời các câu hỏi:• Môi trường, hoàn cảnh, các ràng buộc và hạn chế đối với hệ thống?• Chức năng, nhiệm vụ và mục tiêu cần đạt của hệ thống?• Hình dung sơ bộ một giải pháp đáp ứng được các yêu cầu đặt ra?- Dự án triển khai một hệ thống mới là có thật sự cần thiết và khả thi không?- Kế hoạch và tiến độ triển khai dự án?CÁC VẤN ĐỀ CẦN NẮM TRONG CHƯƠNG• Khảo sát và đánh giá hiện trạng• Xác lập và khởi đầu dự án22 1.1KHẢO SÁT VÀ ĐÁNH GIÁ HIỆN TRẠNG- Mục đích, nội dung, yêu cầu, chiến lược điều tra.- Các nguồn điều tra- Các phương pháp điều tra- Các qui trình điều tra- Phân loại và biên tập thông tin điều tra- Nhận xét hiện trạng1.1.1 ĐẠI CƯƠNG VỀ KHẢO SÁT VÀ ĐÁNH GIÁ HIỆN TRẠNG(1)Mục đích khảo sát hiện trạng• Một hệ thống mới được xây dựng nhằm thay thế hệ thống cũ có nhiều bất cập. Việc tìm hiểu nhu cầu hệ thống mới thường bắt đầu từ việc khảo sát và đánh giá hệ thống cũ. Hệ thống cũ đang tồn tại, hoạt động -> nên ta gọi là hiện trạng.• Việc khảo sát hiện trạng nhằm:- Tiếp cận với nghiệp vụ chuyên môn, môi trường hoạt động của hệ thống.- Tìm hiểu các chức năng, nhiệm vụ và cung cách hoạt động của hệ thống.- Chỉ ra chỗ hợp lý cần kế thừa, chỗ bất hợp lý của hệ thống cần khắc phục.(2)Nội dung khảo sát và đánh giá hiện trạng- Tìm hiểu môi trường xã hội, kinh tế và kỹ thuật của hệ thống; nghiên cứu cơ cấu tổ chức của cơ quan chủ quản của hệ thống.- Nghiên cứu các chức trách, nhiệm vụ, các trung tâm ra quyết định và điều hành, sự phân cấp quyền hạn.- Thu thập và nghiên cứu các hồ sơ, sổ sách, các tệp cùng với các phương thức xử lý các thông tin.23 - Thu thập và mô tả các qui tắc quản lý (các qui định, các công thức làm căn cứ cho các quá trình xử lý thông tin) - Thu thập chứng từ giao dịch và mô tả các chu trình lưu chuyển và xử lý các thông tin và tài liệu giao dịch.- Thống kê các phương tiện và tài nguyên đã và có thể sử dụng.- Thu thập các đòi hỏi về thông tin, các ý kiến phê phán, phàn nàn về hiện trạng, các dự đoán, nguyện vọng và kế hoạch cho tương lai.- Đánh giá, phê phán hiện trạng; đề xuất hướng giải quyết.- Lập hồ sơ tổng hợp hiện trạng.(3)Các yêu cầu đối với một cuộc điều tra- Trung thực, khách quan, phản ánh đúng tình hình hiện tại.- Không bỏ sót thông tin.- Các thông tin thu thập phải được đo đếm (số lượng, tần suất, độ chính xác, thời gian sống…)- Không trùng lắp, phải tiến hành trong một trật tự, sao cho mỗi người được điều tra không bị nhiều người điều tra hỏi đi hỏi lại về một việc.- Không gây cảm giác xấu hay phản ứng tiêu cực ở người bị điều tra: phải luôn gợi mở, tế nhị, tuyệt đối không can thiệp vào công việc nội bộ cơ quan, hay làm tăng thêm các mâu thuẩn trong cơ quan.(4)Chiến lược điều traMột chiến lược bao gồm các yếu tố sau:- Các nguồn thông tin điều tra.- Các phương pháp áp dụng cho mỗi nguồn thông tin điều tra.- Các qui trình điều tra thích hợp.24 Hình 2.1 – Triển khai một chiến lược điều tra25Các nguồnđiều traCác phương pháp điều traCác phương pháp mô hình hoáChọn các nguồn và các phương phápChọn các qui trình điều tra thích hợp 1.1.2 CÁC NGUỒN ĐIỀU TRA- Mỗi nguồn thông tin cung cấp các loại thông tin khác nhau -> cần các phương pháp khai thác khác nhau.- Các nguồn điều tra:+ Người dùng hệ thống+ Sổ sách tài liệu+ Chương trình máy tính+ Tài liệu mô tả qui trình chức trách+ Các thông báo(1)Các người dùng hệ thống- Nhân viên, cán bộ trong cơ quan, khách hàng, đối tác ngoài cơ quan cần được điều tra đầu tiên.- Từ người dùng -> sự hoạt động hệ thống hiện tại, xác định mục tiêu và yêu cầu của từng người dùng.- Phương pháp sẽ dùng: phỏng vấn, phiếu điều tra.(2)Các sổ sách, tài liệu- Dùng điều tra về các loại dữ liệu, luồng dữ liệu và giao dịch.- Phương pháp khai thác: lập danh sách các tài liệu qua tìm hiểu từ người dùng, nghiên cứu từng tài liệu -> các dữ liệu cơ bản và dữ liệu cấu trúc.- Cần tránh trùng lắp, thiếu nhất quán trong tên gọi (tránh trường hợp cùng 1 dữ liệu có 2 tên gọi)(3)Các chương trình máy tính- Dùng xác định chi tiết về cấu trúc dữ liệu và các quá trình xử lý.- Phương pháp tìm hiều: đọc kỹ chương trình và tài liệu kèm theo, chạy chương trình với dữ liệu kiểm chứng.26 (4)Các tài liệu mô tả qui trình, chức trách- Các tài liệu qui định các qui trình làm việc và chức trách của các cán bộ nhân viên trong cơ quan.- Giúp hiểu thêm chi tiết về công việc các người dùng.- Phương pháp khai thác: đọc tài liệu -> thu gom chi tiết có ích.(5)Các thông báo- Thông báo: chứng từ giao dịch, giấy nhắc nợ,… tìm hiểu loại đầu ra cần thiết với các người dùng.Nhận xét: - Mỗi nguồn điều tra chỉ cho một số thông tin. Phải lấy thông tin từ nhiều nguồn khác nhau.27 1.1.3 CÁC PHƯƠNG PHÁP ĐIỀU TRA- Nghiên cứu tài liệu viết- Quan sát- Phỏng vấn- Phiếu điều tra(1)Nghiên cứu tài liệu viết- Đây là sự quan sát trực tiếp.- Nghiên cứu các chứng từ giao dịch (hóa đơn, phiếu thanh toán, các loại sổ sách, tệp máy tính, các tài liệu tổng hợp: kế hoạch, thống kê, biên bản, nghị quyết…) hoạt động chung của cơ quan, các dữ liệu cơ bản, dữ liệu cấu trúc.- Thường kết hợp với phỏng vấn mức thấp (thao tác, thừa hành) -> chi tiết hóa mô hình hệ thống.28 Bảng 2.1 – Phân loại các phương pháp điều tra29Tập hợpcác phương pháp điềutraNghiên cứu các tài liệuPhỏng vấnQuan sátQuan sát về chấtQuan sát về lượngTiến hành không theo tài liệu viếtTiến hành kèm với tài liệu viếtTài liệu đã hoàn chỉnhTài liệu để làm tiếpTài liệu giao dịch: hóa đơn, phiếu thanh toán…Tài liệu lưu: sổ sách, tệp….Tài liệu tổng hợp: kế hoạch, thống kê…Tài liệu để bổ sung: bảng hỏi, phiếu thu nhập…Tài liệu chuẩn bị: cho cuộc hợp, cho máy tính…Phỏng vấn để giải thích các thông tin viếtPhỏng vấn để bổ sung các thông tin viếtPhỏng vấn để kiểm tra các thông tin viếtPhỏng vấn để cập nhật các thông tin viếtTọa đàm (để gợi mở vấn đề)Phỏng vấn cá nhân theo chủ đềPhỏng vấn theo nhómVí dụ: Quan sát và ghi chép tiến trình công việc ở một nơi làm việc.Ví dụ: Theo dõi sự di chuyển của một tài liệu được đánh dấu.Ví dụ: Đếm số lần xuất nhập kho trong ngày.Ví dụ: Thống kê tần suất của các hóa đơn trong một nămVí dụ: Bấm giờ cho một công việc cụ thể. (2)Quan sát- Theo dõi (bằng mắt) tại hiện trường, nơi làm việc, một cách thụ động.- Đòi hỏi nhiều thời gian, tỉ mỉ từng chi tiết.- Không là phương pháp hữu hiệu để thu thập thông tin cho việc phát triển hệ thống máy tính.- Người quan sát thường cảm thấy khó chịu, và họ thường thay đổi cách hành động.- Quan sát thường kết hợp với phỏng vấn sẽ có hiệu quả hơn.(3)Phỏng vấn- Làm việc hai người hoặc theo nhóm: người điều tra đưa ra câu hỏi và chắt lọc các thông tin cần thiết qua các câu trả lời -> phương pháp cơ bản cho mọi cuộc điều tra.- Hai loại câu hỏi:+ Câu hỏi mở: có nhiều câu trả lời, người hỏi chưa hình dung hết -> có ích khi người hỏi chưa có ý định rõ ràng, cần thăm dò, gợi mở vấn đề -> người trả lời phải hiểu biết rộng (cán bộ lãnh đạo).+ Câu hỏi đóng: các phương án trả lời có thể dự kiến sẵn -> dùng khẳng định một phương án -> có ích khi ta có chủ định điều tra và cần biết rõ chi tiết.30 - Các câu hỏi phải sắp xếp hợp lý, phù hợp chủ định điều tra và khả năng trả lời -> trật tư các câu hỏi:+ Thu hẹp dần: câu hỏi tổng quát, hỏi tập trung vào một chủ điểm, chi tiết nhất định.+ Mở rộng dần: tập trung vào một vài công việc cụ thể, mở rộng dần phạm vi.+ Thắt rồi mở: tập trung vào một chủ điểm, rồi lại khuếch trương ra.- Cần thiết lập quan hệ hợp tác trong quá trình phỏng vấn.- Người phỏng vấn phải luôn luôn tỏ ra biết chú ý lắng nghe, luôn luôn biểu lộ sự tin cậy, thiện cảm, tôn trọng. (4)Phiếu điều tra- Là hình thức phỏng vấn không giáp mặt.- Các câu hỏi được liệt kê trong một mẫu điều tra -> người được điều tra ghi các trả lời vào mẫu.- Việc sử dụng các loại câu hỏi và trật tự các câu hỏi như phỏng vấn trực tiếp. Tuy nhiên trật tự câu hỏi ở phiếu điều tra chỉ có ý nghĩa sắp xếp vấn đề.- Điểm yếu của phiếu điều tra (so với phỏng vấn) là thiếu sự giao tiếp (ngôn ngữ nói, cử chỉ, nét mặt, dáng điệu…)- Điểm mạnh là có thể mở rộng diện điều tra, ít tốn kém. 31 [...]... lực ở khâu đối chiếu và kiểm tra bằng tay 43 Chương 2 – Khảo sát hiện trạng và tìm hiểu nhu cầu 1.2XÁC LẬP VÀ KHỞI ĐẦU DỰ ÁN - Sau khi xác định hiện trạng và các u cầu tương lai -> xây dựng một hệ thống mới thay thế hệ thống cũ Cần xác lập và khởi đầu một dự án xây dựng hệ thống mới - Các cơng việc cần thực hiện: + Xác định phạm vi và các hạn chế của dự án + Xác định các mục tiêu và ưu tiên của dự án... Chuyển cơng việc của tổ đối chiếu và kiểm tra từ thực hiện thủ cơng sang thực hiện trên máy tính giảm biên chế cán bộ • Ưu tiên mà cơ quan chủ quản đưa ra: cố gắng tận dụng hai máy tính đã có và các chương trình trên đó 47 Chương 2 – Khảo sát hiện trạng và tìm hiểu nhu cầu 1.2.3 PHÁC HỌA GIẢI PHÁP VÀ CÂN NHẮC TÍNH KHẢ THI (1) Phác họa giải pháp - Do mới chỉ tìm hiểu sơ bộ (chưa phân tích kỹ lưỡng)... – Khảo sát hiện trạng và tìm hiểu nhu cầu • Giải pháp 4 Bỏ cả hai máy tính cũ -> đưa vào trung tâm máy tính chung của cơ quan -> tổ chức lại các cơng việc thủ cơng TRUNG TÂM MÁY TÍNH Bỏ cả hai máy tính cũ • Giải pháp 5 Bỏ tổ đối chiếu và kiểm tra thủ cơng, giữ lại hai hệ đặt hàng và phát hàng: + Hệ đặt hàng vẫn thực hiện đặt hàng nhưng thêm việc kiểm tra thực hiện đơn hàng + Hệ phát hàng vẫn nhận và. .. ứng nhu cầu • Chứng minh tính khả thi - Nên đưa nhiều giải pháp (thể hiện những mức độ tự động hóa khác nhau -> có sự cải tiến quản lý tốt hơn): • Tổ chức lại hoạt động thủ cơng • Sự tự động hóa ở mức vừa phải: máy tính giúp một số việc -> khơng gây đảo lộn lớn • Sự tự động hóa ở mức cao: sự thay đổi lớn về cơ cấu tổ chức và cung cách làm việc 48 Chương 2 – Khảo sát hiện trạng và tìm hiểu nhu cầu (2)... (tới PX) SH – Phát hàng Tên phân xưởng Ngày PH S SH Mặt HàngLượng phát Chương 2 – Khảo sát hiện trạng và tìm hiểu nhu cầu (4) Nhận xét hiện trạng Các yếu kém của hệ thống: • Thiếu Thiếu một kho hàng dự trữ các mặt hàng thơng dụng và rẻ tiền Đầu tư cho một kho như thế khơng tốn kém nhiều mà đáp ứng ngay được cho 60% u cầu vật tư hàng ngày • Kém - Chu trình q lâu, do khâu chờ đợi địa chỉ phát hàng -... hiệp, tận dụng cả hai máy tính (thỏa điều kiện ưu tiên) - Kho hàng dự trữ và các cải tiến về khâu phát hiện địa chỉ phát hàng (xử lý trên hệ phát hàng) và kiểm tra (xử lý trên hệ đặt hàng) được chọn 52 Chương 2 – Khảo sát hiện trạng và tìm hiểu nhu cầu 1.2.4 LẬP KẾ HỐCH TRIỂN KHAI DỰ ÁN - Hợp đồng triển khai dự án - Dự trù thiết bị và kinh phí - Tổ chức nhóm làm việc - Sự điều hành dự án - Tiến trình... kỹ thuật Các khả năng có thể đáp ứng của thiết bị và kỹ thuật • Hạn chế về tài chính Mức độ đầu tư và chi phí dành cho dự án 45 Chương 2 – Khảo sát hiện trạng và tìm hiểu nhu cầu 1.2.2 XÁC ĐỊNH CÁC MỤC TIÊU VÀ ƯU TIÊN CHO DỰ ÁN (1) Mục đích - Mang lại lợi ích nghiệp vụ + Tăng khả năng xử lý; + Đáp ứng u cầu nghiệp vụ một cách tin cậy, chính xác, an tồn, bí mật - Mang lại lợi ích kinh tế + Giảm biên chế... -> xóa bỏ tổ đối chiếu và kiểm tra Hệ Đặt Hàng Thêm kênh liên kết Hệ Phát Hàng 49 Chương 2 – Khảo sát hiện trạng và tìm hiểu nhu cầu • Giải pháp 2 Thêm một máy tính để giải quyết khâu đối chiếu -> ba máy tính được kết nối Hệ Đặt Hàng Thêm một máy tính Hệ Đối Chiếu Hệ Phát Hàng • Giải pháp 3 Gộp hệ Đặt hàng vào hệ phát hàng hay ngược lại -> bỏ một máy tính cũ, bỏ tổ đối chiếu và kiểm tra thủ cơng Hệ... triển lâu dài; - Đáp ứng các ưu tiên, ràng buộc và hạn chế đã được áp đặt Chú ý: Các mục tiêu phải cụ thể -> nhằm đánh giá sự hồn tất (2) Ưu tiên - Do cơ quan chủ quản và người dùng đề xuất hay do khách quan (ràng buộc về kiến trúc hệ thống, về sử dụng thiết bị, về chi phí, địa điểm, thời hạn thực hiện ) 46 Chương 2 – Khảo sát hiện trạng và tìm hiểu nhu cầu (3) Ví dụ: Xây dựng hệ cung ứng vật tư nhà... tìm địa chỉ phát hàng + u cầu mua hàng và danh sách hàng về được chuyển bằng tay từ hệ phát hàng sang hệ đặt hàng Hóa đơn Hệ Đặt Hàng Mua hàng Kiểm tra thực hiện đơn hàng u cầu mua hàng Dự trù Đơn hàng Danh sách Hàng về Hệ Phát Hàng Quản lý các dự trù Quản lý kho dự trữ Nhận và phát hàng Tệp quản lý kho Giao hàng Phát hàng Hình 2.3 – Các giải pháp được đề xuất 51 Chương 2 – Khảo sát hiện trạng và tìm . tra- Phân loại và biên tập thông tin điều tra- Nhận xét hiện trạng1 .1.1 ĐẠI CƯƠNG VỀ KHẢO SÁT VÀ ĐÁNH GIÁ HIỆN TRẠNG(1)Mục đích khảo sát hiện trạng Một hệ. KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG VÀ TÌM HIỂU NHU CẦU- Bước mở đầu của quá trình phát triển hệ thống.- Bước phát triển bài toán, đặt vấn đề, hay nghiên cứu sơ bộ.- Tìm