QUY TRÌNH TÁC NGHIỆP THEO ISO 9001:2008 TẠI PHỊNG ĐẦU TƯ CỦA TỔNG CÔNG TY XÂY DỰNG BẠCH ĐẰNG Quản trị hoạt động có vai trò quan trọng việc định thành công doanh nghiệp Với kiến thức tiếp thu thông qua môn học Quản trị hoạt động Chương trình đào tạo thạc sỹ quản trị kinh doanh quốc tế Đại học Griggs, xin viết quy trình tác nghiệp theo ISO 9001:2008 Phòng đầu tư Tổng cơng ty xây dựng Bạch Đằng Giới thiệu Tổng công ty: Tổng cơng ty xây dựng Bạch Đằng thuộc Tập đồn Phát triển nhà đô thị Việt Nam Tổng công ty doanh nghiệp lớn có uy tín ngành xây dựng Việt Nam Tổng cơng ty có trụ sở 268 Trần Nguyên Hãn, quận Lê Chân, thành phố Hải phòng Được thành lập từ năm 1958, với 50 năm hoạt động, Tổng công ty thi công nhiều cơng trình lớn nước nước ngồi Hiện nay, Tổng cơng ty hoạt động theo mơ hình cơng ty mẹ - cơng ty con, gồm 21 đơn vị thành viên, 06 phòng nghiệp vụ gồm: Phòng Tổ chức lao động, Kế tốn tài chính, Kế hoạch, Đầu tư, Quản lý thi công Văn phòng Ngành nghề kinh doanh là: Xây dựng cơng trình dân dụng cơng nghiệp, sản xuất vật liệu xây dựng, kinh doanh đầu tư phát triển nhà đô thị Chức nhiệm vụ Phòng đầu tư: - Về chức năng: Phòng đầu tư phòng chun mơn tham mưu, giúp việc Hội đồng thành viên, Tổng giám đốc Tổng công ty lĩnh vực đầu tư - Về nhiệm vụ: + Nghiên cứu, khảo sát, tìm kiếm hội dự án đầu tư + Tổng hợp cân đối kế hoạch đầu tư ngắn hạn dài hạn phù hợp với định hướng phát triển Tổng công ty + Chỉ đạo thực kế hoạch đầu tư; theo dõi, đôn đốc tiến độ triển khai dự án đầu tư + Tổng hợp, báo cáo lãnh đạo Tổng công ty định chủ trương đầu tư + Quản lý, đạo thực thủ tục đầu tư xây dựng đấu thầu + Tổ chức thẩm định dự án đầu tư, kết đấu thầu dự án + Tổ chức thực giám sát, đánh giá dự án đầu tư theo quy định Mục đích Quy trình đầu tư nhằm đảm bảo việc thực thủ tục đầu tư theo quy định hành Nhà nước Quy định nội Tổng công ty Quản lý thống khâu, liên kết hoạt động cần thực Từ khâu lập kế hoạch tổng thể, điều phối kiểm soát nhằm đạt mục tiêu thời gian, chi phí, kỹ thuật, chất lượng hiệu kinh tế trình đầu tư, tạo sản phẩm dịch vụ có chất lượng cao - Mơ tả quy trình: Lập kế hoạch đầu tư: Hằng năm, vào hướng dẫn Bộ xây dựng, Tập đồn, định hướng phát triển Tổng cơng ty, phòng Kế hoạch soạn thảo văn hướng dẫn đơn vị lập kế hoạch năm sau, bao gồm kế hoạch đầu tư CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH QUỐC TẾ Website: www.griggs.edu.vn Email: gamba@griggs.edu.vn Tổng hợp, cân đối kế hoạch đầu tư để trình duyệt Căn tiến độ thực hiện, khả cân đối nguồn vốn, nhân lực cho dự án, Phòng Kế hoạch đầu mối, phối hợp Phòng Đầu tư, Tài Kế tốn, Tổ chức lao động tổng hợp cân đối kế hoạch đầu tư sở thứ tự ưu tiên báo cáo Tổng giám đốc xem xét trình Hội đồng thành viên Tổng cơng ty phê duyệt Phê duyệt: Hội đồng thành viên phê duyệt kế hoạch đầu tư hàng năm công ty mẹ - Tổng công ty Lập dự án, báo cáo kinh tế - kỹ thuật: Chủ đầu tư trực tiếp lập thuê tư vấn lập dự án báo cáo kinh tế kỹ thuật để làm rõ cần thiết phải đầu tư hiệu đầu tư xây dựng dự án Thẩm định trình duyệt: Phòng đầu tư thảo tờ trình để Tổng giám đốc ký trình Hội đồng thành viên phê duyệt dự án hay báo cáo kinh tế - kỹ thuật Hội đồng thẩm định dự án hay báo cáo kinh tế - kỹ thuật Phòng đầu tư thường trực có tham gia ý kiến phòng, ban, đơn vị liên quan; lập báo cáo kết thẩm định, trình Chủ tịch hội đồng thành viên phê duyệt dự án Lập thiết kế kỹ thuật dự toán: Căn kết phê duyệt dự án, chủ đầu tư lập thiết kế kỹ thuật dự toán xây dựng Thẩm định trình duyệt: Tổng giám đốc trình Hội đồng thành viên Tổng công ty thẩm định, phê duyệt thiết kế kỹ thuật dự tốn cơng trình Phòng đầu tư đầu mối tiếp nhận hồ sơ, định mức chi phí, đơn giá chế độ sách có liên quan tiến hành thẩm định thiết kế kỹ thuật chi phí dự tốn theo quy định, trình kết thẩm định để Hội đồng thành viên phê duyệt Lập kế hoạch đấu thầu định thầu: Chủ đầu tư lập kế hoạch đấu thầu đề nghị định thầu xây dựng cơng trình theo quy định Luật đấu thầu văn hướng dẫn Phòng Đầu tư trình Hội đồng thành viên Tổng cơng ty phê duyệt kế hoạch đấu thầu đề nghị định thầu 10 Tổ chức đấu thầu hay định thầu 11 Thẩm định kết đấu thầu định thầu: Tổng công ty thành lập Hội đồng thẩm định để thẩm định kết đấu thầu định thầu, sau trình Hội đồng thành viên phê duyệt CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH QUỐC TẾ Website: www.griggs.edu.vn Email: gamba@griggs.edu.vn 12 Quản lý chất lượng cơng trình, hướng dẫn nghiệm thu: Phòng Quản lý thi công Tổng công ty hướng dẫn quản lý chất lượng, giám sát thi công, nghiệm thu công trình xây dựng theo quy định hành 13 Lập hồ sơ toán: Sau dự án hoàn thành, nghiệm thu bàn giao đưa vào sử dụng, chủ đầu tư lập hồ sơ toán vốn đầu tư trình Hội đồng thành viên phê duyệt 14 Thẩm định tốn: Tổng cơng ty thành lập Hội đồng để thẩm định giá trị tốn có tham gia Phòng tài kế tốn, trình Hội đồng thành viên phê duyệt 15 Lưu hồ sơ: Phòng đầu tư lưu trữ hồ sơ dự án trình đầu tư Sau dự án kết thúc bàn giao đưa vào sử dụng, hồ sơ bàn giao cho đơn vị tiếp nhận dự án lưu trữ Tổng cơng ty Qua quy trình đầu tư Tổng cơng ty, tơi nhận thấy có bất cập cơng tác quản lý, là: Quy trình đầu tư liên quan đến nhiều phòng, ban phận doanh nghiệp như: Phòng kế hoạch việc lập kế hoạch, Phòng tài kế tốn tham gia thẩm định giá, Phòng Quản lý thi cơng tham gia quản lý chất lượng cơng trình hay việc thành lập Hội đồng thẩm định giá… Các thủ tục thông qua phòng, ban gây lãng phí thời gian, tiến độ triển khai dự án bị chậm, ảnh hưởng đến sản xuất kinh doanh Để thực công việc tốt hơn, dự án đầu tư nên thành lập Ban quản lý dự án, ban có trách nhiệm làm từ giai đoạn chuẩn bị đầu tư, triển khai dự án đến đưa dự án vào hoạt động Thành viên Ban phải có chuyên môn nghiệp vụ theo yêu cầu như: Quản lý dự án, xây dựng, kế toán… Câu 2: Theo anh/chị nội dung môn học Quản trị Tác nghiệp áp dụng vào cơng việc anh/chị doanh nghiệp anh/chị nay? Anh/chị dự định áp dụng kiến thức vào hoạt động áp dụng nào? Trong môn Quản trị hoạt động, phương pháp sản xuất Lean nội dung áp dụng vào trình sản xuất kinh doanh Tổng công ty xây dựng Bạch Đằng - nơi cơng tác Phương pháp hồn tồn loại bỏ lãng phí xảy q trình thi cơng cơng trình Với Lean, Tổng cơng ty giảm chi phí, tăng doanh thu rút ngắn thời gian thi cơng - Bảy loại lãng phí theo quan điểm Lean là: Sản xuất thừa, chờ đợi,vận chuyển, lưu kho, thao tác, gia công thừa sản phẩm hỏng CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH QUỐC TẾ Website: www.griggs.edu.vn Email: gamba@griggs.edu.vn - Những loại lãng phí theo quan điểm Lean Tổng cơng ty xây dựng Bạch Đằng: Sản xuất thừa: Trong trình sản xuất bê tơng thương phẩm phục vụ cho cơng trình khơng tính tốn kỹ khối lượng cơng việc trước cơng tác thi cơng cốp pha, cốt thép chưa hồn thiện bê tông bị thừa phải đổ gây lãng phí Chờ đợi: Nếu chất lượng vẽ thiết kế không tốt, dẫn đến phải thời gian chờ đợi sửa đổi, bổ sung Thời gian trì hỗn thiếu vật tư bị ảnh hưởng Việc chờ đợi làm tăng thêm chi phí nhân cơng phải chờ đợi; máy móc, thiết bị khơng khấu hao Vận chuyển: Việc bố trí mặt để tập kết vật tư, vật liệu như: cốp pha, đà giáo; cát, đá, xi măng, thép …không hợp lý dẫn đến tốn thêm thời gian chi phí để vận chuyển hàng Lưu kho: Việc tính tốn dự trữ q mức cần thiết vật tư dẫn đến chi phí tài cao tồn kho Thao tác: Sắp xếp vật tư, bố trí vị trí để thiết bị thi công không khoa học, dẫn đến thời gian di chuyển, lại Sản phẩm hỏng: Bảo quản vật tư không tốt, xi măng, sắt thép phải che đậy kỹ để tránh làm giảm chất lượng ảnh hưởng thời tiết Việc tính tốn gia cơng thép khơng chuẩn xác gây lãng phí Các giải pháp khắc phục:  Thiết kế tổng mặt thi công phù hợp với quy mô dự án  Áp dụng định mức theo quy định hành vật tư, nhân công, máy  Đào tạo, nâng cao nghiệp vụ, ý thức cho cán bộ, công nhân viên  Nâng cao vai trò quản lý, thường xuyên kiểm tra, đôn đốc việc thực Ngày quan điểm sản xuất hạn chế lãng phí Lean thực hữu ích cho doanh nghiệp, góp phần tăng suất lao động, nâng cao hiệu sản xuất kinh doanh Kết luận: Đất nước đà phát triển hội nhập quốc tế tạo nhiều hội cho doanh nghiệp phát triển, bên cạnh đặt nhiều thách thức Môn học Quản trị hoạt động thực hữu ích cho tơi doanh nghiệp nơi công tác Giúp cho doanh nghiệp cải thiện quy trình làm việc cho hợp lý, tiết kiệm chi phí, tăng doanh thu hiệu kinh doanh Đặc biệt, giai đoạn cạnh tranh khốc liệt Tài liệu tham khảo: Giáo trình môn Quản trị hoạt động - Trường đại học Griggs Quản trị sản xuất dịch vụ - Nhà xuất LĐ – XH GS.TS Đồng Thị Thanh Phương Tài liệu Tổng công ty xây dựng Bạch Đằng cung cấp ... đạo Tổng công ty định chủ trương đầu tư + Quản lý, đạo thực thủ tục đầu tư xây dựng đấu thầu + Tổ chức thẩm định dự án đầu tư, kết đấu thầu dự án + Tổ chức thực giám sát, đánh giá dự án đầu tư theo. .. năm công ty mẹ - Tổng công ty Lập dự án, báo cáo kinh tế - kỹ thuật: Chủ đầu tư trực tiếp lập thuê tư vấn lập dự án báo cáo kinh tế kỹ thuật để làm rõ cần thiết phải đầu tư hiệu đầu tư xây dựng. .. chủ đầu tư lập thiết kế kỹ thuật dự toán xây dựng Thẩm định trình duyệt: Tổng giám đốc trình Hội đồng thành viên Tổng công ty thẩm định, phê duyệt thiết kế kỹ thuật dự tốn cơng trình Phòng đầu tư